Introduction
GCdocs est la solution adoptée par le gouvernement du Canada pour répondre aux exigences réglementaires et stratégiques en matière de gestion de l'information des documents et des dossiers électroniques et papier. GCdocs permet de stocker, de chercher et de récupérer des ressources documentaires et d'en gérer le cycle de vie. Les renseignements provenant des systèmes existants du Centre de gestion des documents (CGD) seront transférés vers GCdocs et le CGD sera mis hors service.
Objectif
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de GCdocs a été menée afin de déterminer s'il y avait des problèmes de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations en vue de les résoudre ou de les atténuer.
Description
GCdocs permettra de stocker et de gérer les renseignements créés par les programmes et d'y accorder l'accès. Les renseignements stockés comprendront des documents jusqu'au niveau de sécurité « Protégé B », à l'exception des renseignements statistiques de nature délicate. Aucun document classifié ou « Protégé C » ne sera conservé dans GCdocs.
Parmi les types de documents stockés dans GCdocs qui peuvent contenir des renseignements personnels, mentionnons : les demandes de remboursement de frais de déplacement, les rapports de gestion du rendement, les dossiers de grief, les résultats d'entrevues et de vérification de références, les documents relatifs aux processus de dotation (évaluations, lettres d'offre), les plaintes en matière de langues officielles, les rapports d'incident et d'inspection, les évaluations ergonomiques, les documents de gestion des permis de stationnement, les coordonnées des participants aux consultations et les communications publiques.
Même si GCdocs pourra être utilisé par tous les employés de Statistique Canada, seules les personnes ayant besoin aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions pourront y avoir accès. Les groupes et les personnes qui ont accès à des dossiers précis contenant des renseignements personnels seront déterminés par le Bureau de première responsabilité (le directeur ou le directeur général responsable des fonctions, sous-fonctions ou activités pour lesquelles les renseignements sont créés).
Identification et catégorisation des secteurs de risque
L'EFVP relève aussi les secteurs de risque et les classe selon le niveau de risque potentiel (le niveau 1 représentant le risque le plus faible et le niveau 4, le risque le plus élevé) associé au stockage de renseignements personnels dans GCdocs.
- Type de programme ou d'activité — Niveau 2 : Administration des programmes, ou des activités et des services.
- Type de renseignements personnels recueillis et contexte — Niveau 3 : Numéro d'assurance sociale, renseignements médicaux et financiers, autres renseignements personnels de nature délicate, ou renseignements personnels dont le contexte est de nature délicate; renseignements personnels des mineurs, des personnes légalement incapables ou renseignements mettant en cause un représentant agissant au nom de la personne concernée.
- Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité — Niveau 2 : Avec d'autres institutions fédérales.
- Durée du programme ou de l'activité — Niveau 3 : Programme ou activité à long terme.
- Personnes visées par le programme — Niveau 2 : Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives internes touchent tous les employés.
- Transmission des renseignements personnels — Niveau 4 : Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil.
- Technologie et vie privée : GCdocs nécessite la réalisation d'une nouvelle application qui soutiendra les programmes et les activités dans la création et la gestion des renseignements personnels.
- Atteinte à la vie privée : Il existe un très faible risque que des renseignements personnels soient divulgués sans autorisation appropriée.
Conclusion
La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a pas relevé de risques d'entrave à la vie privée qui ne peuvent pas être gérés à l'ide des mesures de protection existantes.