Introduction
À Statistique Canada, tout employé en fin d’emploi doit remplir l’Avis de départ d’un employé, afin qu’on puisse récupérer les documents, les ouvrages de référence et le matériel qui lui ont été attribués. La mise en ligne du formulaire lui facilite la démarche et aide à régler les points connexes.
Objectif
La version électronique de l’Avis de départ a fait l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Il s’agissait de cerner les problèmes concernant la protection des renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité, puis à recommander les moyens d’y remédier ou de les atténuer.
Description
La version électronique de l’Avis de départ s’ajoute au Système de demande d’accès aux données, dans le Portail des systèmes administratifs de Statistique Canada. Elle vise à alléger le fardeau de l’employé qui, jusque-là, devait se rendre d’un service à l’autre du Bureau pour obtenir onze signatures. La démarche était fastidieuse et chronophage et souvent, même après le départ, il fallait obtenir les signatures manquantes et régler les points en suspens.
À son départ, l’employé doit aussi répondre à un questionnaire de fin d’emploi et il n’est pas rare qu’il s’y soustrait par manque de temps. Le questionnaire est maintenant accessible en ligne.
La version électronique de l’Avis de départ permet à l’employé d’amorcer plus tôt la collecte des signatures dans les services visés. On pourra ainsi mieux gérer la récupération ou la réaffectation des documents, des ouvrages de référence et du matériel qu’il a en main. La nouvelle démarche devrait même faire augmenter le taux de réponse au questionnaire de fin d’emploi.
Conclusion
L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a révélé aucun risque qui ne puisse être géré à l’aide des mesures de protection actuelles ou d’autres mesures rattachées à la mise en ligne de l’Avis de départ de l’employé.