La présente partie contient des questions précises élaborées par le Secrétariat du Conseil du Trésor et qui peuvent être utilisées dans le cadre des EFVP. En plus des renseignements sommaires donnés ici, des descriptions plus détaillées sont fournies ailleurs dans l'EFVP.
4.1 Nommer la ou les sources des renseignements personnels recueillis et la manière, s'il y a lieu, dont les renseignements personnels seront créés.
Comme il est expliqué à l'annexe 3, Statistique Canada recueille directement ou indirectement, aux fins de ses programmes statistiques, des renseignements personnels d'un large éventail de sources : des personnes, des gouvernements, des entreprises et d'autres organismes. Avant de recueillir quelque renseignement que ce soit, un programme statistique doit définir quels sont les renseignements requis et la raison pour laquelle ils sont requis. Cette information est transmise aux personnes à qui les renseignements sont demandés et affichée sur le site Web de Statistique Canada. Tous les fichiers de renseignements personnels (FRP) de Statistique Canada sont consignés dans la publication du Secrétariat du Conseil du Trésor, Info Source.
4.2 Nommer les secteurs, les groupes et les personnes (tant à l'interne qu'à l'externe) qui auront accès aux renseignements personnels et les personnes auxquelles ces renseignements seront fournis ou communiqués.
Les renseignements personnels sont recueillis par le personnel de Statistique Canada. Suivant diverses procédures, les renseignements recueillis sont transmis au bureau central de Statistique Canada où ils sont stockés et tenus à jour et où il est possible d'y accéder. Seuls les employés ayant « besoin de savoir » pour exécuter leurs fonctions peuvent accéder à ces renseignements. À l'occasion, des personnes réputées être employéesNote de bas de page 1 peuvent être embauchées pour participer aux opérations statistiques. Les personnes réputées être employées de Services partagés Canada qui fournissent des services de TI à Statistique Canada ont également accès aux renseignements dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles.
La Loi sur la statistique exige que tous les renseignements personnels soient tenus confidentiels. Elle définit cependant certaines exceptions permettant leur divulgation à l'extérieur de l'organisme. Pour plus de renseignements, consulter la section 5.5.11.
4.3 Nommer l'endroit où circuleront les renseignements personnels et où ils seront entreposés et détenus.
Après la collecte des données, les renseignements personnels sont transmis au bureau central de Statistique Canada à l'aide de procédures et de systèmes de transmission sécurisée uniformes approuvés, où ils sont stockés, tenus à jour et utilisés. La Politique sur la sécurité informatique de Statistique Canada décrit les exigences concernant l'accès aux renseignements personnels, leur utilisation et leur stockage. Statistique Canada dispose de directives qui précisent les périodes de conservation de tous ses renseignements statistiques. Pour ce qui est des renseignements personnels, la directive pertinente est la Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques.
4.4 Nommer l'endroit où les secteurs, groupes et individus auront accès aux renseignements personnels.
Sur demande, Statistique Canada donnera aux répondants accès aux renseignements personnels qu'il détient à leur sujet, lorsque ces renseignements sont détenus sous une forme permettant de Pour accéder à ses renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une personne doit présenter une demande officielle à :
Agent de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Statistique Canada
Immeuble R.-H.-Coats, 26e étage
100, promenade du pré Tunney
Ottawa (Ontario) K1A 0T6
Téléphone : 613-951-9869
Courriel : statcan.atip-aiprp.statcan@statcan.gc.ca
Note de bas de page:
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La Loi sur la statistique, une loi fédérale, permet à Statistique Canada d'utiliser les services de personnes (particuliers, fournisseurs constitués en personnes morales, fonctionnaires) pour exécuter des travaux pour l'organisme sans que celles-ci ne soient des employés au sens général du terme. La Loi désigne une telle personne comme étant « réputée être une personne employée en vertu de la présente Loi », d'où l'expression « personnes réputées être employées ».
En bref, la personne réputée être employée fournit un service précis qui, dans la plupart des cas, requiert l'accès à des renseignements confidentiels à des fins statistiques. Lorsqu'elle fournit ce service, la personne réputée être employée a les mêmes obligations qu'un employé de Statistique Canada quant à la protection de la confidentialité des renseignements identifiables. En cas de violation, une personne réputée employée serait sujette aux sanctions prévues par la Loi, c.-à-d. une amende ou une peine d'emprisonnement.