Le logiciel NetSupport est nécessaire pour que notre organisation puisse fournir un Programme efficace de surveillance aux fins de contrôle de la qualité. Il permettra aux superviseurs de fournir une rétroaction complète aux commis à la collecte des données sur les compétences essentielles à détenir dans des domaines qui ne peuvent être abordés uniquement par l'intermédiaire d'une observation audio. La présente évaluation démontre que les risques liés à l'utilisation de NetSupport sont largement compensés par la fonction cruciale qu'il remplit. L'application est essentielle pour fournir les données de formation, de soutien et d'encadrement nécessaires pour que les commis à la collecte des données répondent à nos normes les plus élevées en matière de contrôle de la qualité des données.
Objectif
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée afin de déterminer s'il y avait problèmes de protection de la vie privée, de confidentialité et de sécurité en ce qui concerne l'utilisation de NetSupport dans le cadre du Programme de surveillance aux fins de contrôle de la qualité, et, le cas échéant, de formuler des recommandations quant à leur résolution ou leur atténuation.
Aperçu
Conformément au mandat législatif qu'il doit remplir en vertu de la Loi sur la statistique, Statistique Canada doit recueillir auprès des répondants des renseignements sur divers sujets. Pour s'acquitter de ce mandat, il incombe à l'organisme d'atteindre les objectifs de maintien d'un haut niveau de contrôle de la qualité et d'assurer une gestion efficace du rendement des employés. Le Programme de surveillance aux fins de contrôle de la qualité a été établi dans les bureaux régionaux afin d'atteindre ces objectifs. Il est toutefois inefficace en l'absence d'observations visuelles d'interviews téléphoniques.
Le logiciel NetSupport est une application tierce qui répondra au besoin d'effectuer des observations visuelles lors de séances de surveillance d'interviews téléphoniques. Pour notre utilisation, l'application permettra à un ensemble d'utilisateurs (c.-à-d. les superviseurs de la collecte des données) d'observer visuellement les écrans des autres utilisateurs (c.-à-d. les commis à la collecte des données) aux seules fins de la gestion du rendement et du contrôle de la qualité. Le logiciel permettra aux superviseurs d'évaluer en temps réel les compétences des commis à la collecte des données, de veiller à la qualité des données et d'établir des domaines d'amélioration dans le processus d'interview. Par conséquent, la qualité et le niveau de détail de la rétroaction sur le rendement que les superviseurs peuvent fournir aux commis à la collecte des données sont considérablement améliorés. À aucun moment, les renseignements consultés par l'intermédiaire de NetSupport ne seront enregistrés, recueillis ou enregistrés par le logiciel.
En ce qui concerne les répercussions sur la protection des renseignements personnels liées à NetSupport, des mesures sont en place pour veiller à ce que les parties concernées soient informées. Les commis à la collecte des données seront informés de la possibilité d'être observés par l'intermédiaire de leur convention collective, de la formation qu'ils reçoivent et du texte d'interview qu'ils auront lu. Les répondants aux enquêtes de Statistique Canada seront informés de l'activité surveillance au début de l'interview par l'intermédiaire d'un énoncé type dans nos textes d'enquête qui indiquent qu'il est possible qu'un superviseur écoute l'appel à des fins de contrôle de la qualité.
Bien que NetSupport ne permette pas de sauvegarder ou d'enregistrer des renseignements personnels, les utilisateurs du logiciel auront accès aux renseignements personnels des répondants qui seront visibles à l'écran des commis à la collecte des données. Ces renseignements peuvent contenir des renseignements permettant d'identifier les répondants, tels que des noms, des adresses, des âges et d'autres données démographiques, ainsi que des réponses aux questions de nos enquêtes. Compte tenu du caractère confidentiel de ces renseignements, l'utilisation de NetSupport se limitera aux superviseurs et aux gestionnaires qui ont prêté le serment professionnel. De tels employés suivent une formation sur la façon de traiter et de protéger les renseignements confidentiels qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la statistique.
Notre organisme prend les précautions nécessaires pour limiter le nombre de risques liés à l'utilisation de NetSupport pour les répondants et les employés. Par exemple, l'utilisation de NetSupport sera seulement réservée à l'observation du rendement lié au travail et pour des durées limitées (p. ex. 20 minutes). Les paramètres d'utilisateur seront également restreints afin de désactiver les fonctionnalités qui vont au-delà de la surveillance du rendement. (p. ex. des enregistrements audio ou vidéo) afin d'assurer le respect des procédures de sécurité. De plus, les autorisations liées aux comptes d'utilisateur seront normalisées et harmonisées avec les procédures de sécurité interne.
Identification et catégorisation des secteurs de risque
L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée détermine le niveau de risque (le niveau 1 correspond au plus faible niveau de risque, et le niveau 4, au le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :
|
a) Type de programme ou d'activité Niveau de risque |
|
|---|---|
| Administration des programmes, des activités et des services. | 2 |
| b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte | |
| Seules les données fournies directement par l'individu – au moment de la collecte – relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de l'individu ou avec son consentement pour la communication, pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte. | 1 |
| c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité | |
| Au sein de l'institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution) | 1 |
| d) Durée du programme ou de l'activité | |
| Programme ou activité à long terme | 3 |
| e) Personnes visées par le programme | |
| Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives internes touchent certains employés. | 1 |
| f) Transmission des renseignements personnels | |
| Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est branché à au moins un autre système. | 2 |
| g) Technologie et vie privée | |
|
Le logiciel NetSupport servira à appuyer le programme existant de contrôle de la qualité et de gestion du rendement des bureaux régionaux. Il aidera les superviseurs à s'acquitter de leur responsabilité de surveiller les interviews téléphoniques et de fournir une rétroaction sur le rendement du personnel concerné. Il ne recueille, ne crée, ni ne traite pas de renseignements personnels. À moins que les gestionnaires de l'application NetSupport n'en fassent la demande, aucun nouveau système ou nouvelle application électronique n'est nécessaire pour appuyer le programme en ce qui concerne la création, la collecte ou le traitement de renseignements personnels. Le logiciel NetSupport comportera la surveillance comme outil administratif pour mesurer le rendement (par observation visuelle) des commis à la collecte des données de Statistique Canada. Comme les renseignements qui peuvent être consultés au moyen de NetSupport peuvent être sensibles sur le plan personnel pour nos répondants, une telle activité pourrait être perçue comme une surveillance des répondants, puisqu'une autre personne consulterait leurs réponses au fur et à mesure qu'elles sont soumises. Afin de répondre à cette préoccupation, les répondants seront informés au cours de l'appel téléphonique de la possibilité qu'un superviseur écoute l'interview à des fins de contrôle de la qualité. Il convient de prendre note que les objectifs de surveillance du programme sont limités seulement à l'amélioration des pratiques internes de contrôle de la qualité. Par exemple, l'application NetSupport servira à vérifier si les commis à la collecte des données suivent les procédures mises en place, saisissent bien les données recueillies et utilisent des techniques appropriées, telles que l'approfondissement. Les réponses fournies dans un questionnaire par les répondants ne sont pas particulièrement pertinentes pour les utilisateurs qui accèdent aux renseignements. Elles sont un sous-produit du travail de contrôle de la qualité, et ne constituent pas l'objectif principal. Indépendamment de la pertinence des données, tous les renseignements confidentiels observés à l'aide de NetSupport seront protégés en vertu du serment professionnel de la Loi sur la statistique qui est prêté par l'utilisateur de NetSupport, ainsi que des lignes directrices du Code de valeurs et d'éthique. Cette protection s'applique tant aux activités des commis à la collecte des données qu'à la participation des répondants. |
|
| h) Risque possible pour l'individu ou l'employé en cas d'atteinte à la protection de la vie privée | |
|
Le risque d'une atteinte à la protection de la vie privée à la suite de l'utilisation de NetSupport par notre organisme est très faible. L'incidence d'une atteinte à la protection de la vie privée des particuliers ou du personnel sera très limitée en raison des mesures mises en place. Statistique Canada a établi des lois et des pratiques qui réduisent et atténuent les risques liés au traitement de renseignements confidentiels. Les superviseurs de la collecte des données se serviront du logiciel NetSupport pour effectuer une observation visuelle pendant qu'ils mènent des séances de surveillance des interviews téléphoniques des commis à la collecte des données. Ces superviseurs sont réputés être des employés qui ont prêté un serment professionnel pour protéger les renseignements confidentiels avec lesquels ils sont en contact dans le cadre de leurs activités professionnelles. Pour mener à bien leurs fonctions, ils traitent et recueillent quotidiennement des renseignements confidentiels et doivent respecter les lignes directrices et les répercussions de la Loi sur la statistique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Statistique Canada prend les mesures de précaution nécessaires pour réduire les répercussions sur les particuliers et les employés qui pourraient découler de l'utilisation de NetSupport. Par exemple, nous désactivons les fonctionnalités de l'application qui poseraient des risques supplémentaires d'atteinte à la vie privée, tels que l'enregistrement, pour que le logiciel ne puisse sauvegarder ou conserver les renseignements. De plus, l'application servira uniquement à surveiller les activités de travail des commis à la collecte des données et à aider les superviseurs à gérer le rendement. Ces restrictions fournissent un cadre de responsabilisation pour limiter toute possibilité de divulgation inappropriée de renseignements confidentiels. Des mesures de protection sont également en place pour prévenir le risque d'atteinte à la protection de la vie privée lié à l'accès non autorisé à NetSupport. Outre les mesures de sécurité qui sont en place actuellement pour prévenir l'accès externe à nos réseaux, l'application sera personnalisée afin d'en améliorer la sécurité. Cette personnalisation comportera des exigences pour les comptes d'utilisateurs, ainsi que des mots de passe et une authentification à deux facteurs afin de limiter davantage le groupe de personnes qui peuvent avoir accès à l'application. |
|
| i) Risque possible pour l'organisme en cas d'atteinte à la protection de la vie privée | |
|
Le risque possible qu'une atteinte à la protection de la vie privée concernant NetSupport ait une incidence sur l'organisme sera très limité en raison des mesures mises en place. Les pratiques et les mesures de protection relatives à l'utilisation de NetSupport offriront des couches raisonnables de responsabilisation dans l'éventualité où les renseignements confidentiels affichés au moyen de NetSupport seraient mal divulgués. Cette infrastructure organisationnelle permettra de traiter efficacement une violation de manière à réduire l'incidence sur l'organisme. Par exemple, les bureaux régionaux seront chargés de gérer les utilisateurs du programme et d'assurer que leurs activités professionnelles respectent la Loi sur la statistique. Les vérifications et équilibres qui existent dans la structure hiérarchique des régions aideront à nous assurer que les utilisateurs sont tenus responsables de leur utilisation de NetSupport. En cas de divulgation illicite de renseignements confidentiels, les utilisateurs de NetSupport seront assujettis aux mêmes recours que pour les activités réalisées dans le cadre de programmes statistiques généraux (voir l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée pour les programmes statistiques de Statistique Canada.). De plus, puisque l'application ne servira pas à conserver ou à stocker des données, le risque de mauvais traitement des renseignements est réduit. |
|
Conclusion
La présente évaluation de NetSupport n'a révélé aucun risque d'entrave à la protection de la vie privée qui ne peut être géré à l'aide des mesures de protection existantes.