Introduction
Le Tableau de bord de gestion analytique des ressources humaines a été mis au point pour moderniser la prestation de services en ressources humaines (RH) et rendre plus efficiente la gestion des renseignements concernant l'effectif. Le nouveau tableau de bord consolidera les renseignements actuellement conservés dans divers outils de RH en une seule application qui simplifiera l'utilisation et la manipulation des renseignements.
Objectif
On a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en ce qui a trait au Tableau de bord de gestion analytique des ressources humaines, afin de déterminer s'il y avait des problèmes sur le plan de la protection des renseignements personnels, de la confidentialité et de la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations pour les régler ou les atténuer.
Description
Le Tableau de bord de gestion analytique des ressources humaines consolidera les renseignements se trouvant dans divers outils de RH. À l'heure actuelle, avec l'utilisation d'autres outils de RH, certains rapports et chiffriers existent en plus d'une copie, ce qui oblige l'utilisateur à accéder à de multiples bases de données et applications et peut être déroutant pour lui. Le tableau de bord créera un ensemble commun de rapports et d'analyses, ce qui simplifiera l'expérience de l'utilisateur.
Aucun nouveau renseignement personnel ne sera recueilli. Les renseignements personnels contenus dans l'application ont été fournis par l'employé au début de l'emploi, ou tiennent compte des mises à jour effectuées tout au long de la période d'emploi, et comprennent des renseignements concernant l'effectif, les affectations, les nominations intérimaires, les congés sans solde, les listes d'employés devant partir en congé et d'employés devant revenir de congé, l'admissibilité à la retraite, les départs, les congés de maladie, la formation et la langue seconde.
L'accès au Tableau de bord de gestion analytique des ressources humaines sera restreint aux gestionnaires (à partir de l'échelon de directeur adjoint), aux intervenants en RH, aux gestionnaires de portefeuille de secteur et aux conseillers en gestion financière.
Identification et catégorisation des secteurs de risque
L'EFVP relève aussi les secteurs de risque et les classe selon le niveau de risque potentiel (le niveau 1 représentant le risque le plus faible et le niveau 4, le risque le plus élevé) associé à la collecte et à l'utilisation de renseignements personnels des employés.
- Type de programme ou d'activité – Niveau 2 : Administration des programmes, ou des activités et des services.
- Type de renseignements personnels recueillis et contexte – Niveau 1 : Seules les données fournies directement par l'individu – au moment de la collecte – relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de l'individu ou avec son consentement pour la communication, pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte.
- Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité – Niveau 1 : Au sein de l'institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution).
- Durée du programme ou de l'activité – Niveau 3 : Programme ou activité à long terme.
- Personnes visées par le programme – Niveau 2 : Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives internes touchent tous les employés.
- Transmission des renseignements personnels – Niveau 2 : Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est branché à au moins un autre système.
- Technologie et vie privée : Le tableau de bord fait intervenir la mise en œuvre d'un nouveau système électronique à l'appui du programme, mais ne nécessite pas la mise en place de nouvelles technologies.
- Atteinte à la vie privée : Il existe un très faible risque que des renseignements personnels soient divulgués sans autorisation appropriée.
Conclusion
La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a pas relevé de risques d'entrave à la vie privée qui ne peuvent pas être gérés à l'aide des mesures de protection existantes.