Rapport sur l'Initiative d'allégement du fardeau de la paperasserie de Statistique Canada

Dénombrement de référence et mesures complémentaires
Septembre 2007

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Résumé

Statistique Canada est l'un des 13 organismes et ministères fédéraux qui prennent part à l'Initiative d'allégement du fardeau de la paperasserie (IAFP). Statistique Canada a effectué le dénombrement de référence des exigences administratives et des obligations en matière d'information auxquelles doivent se conformer les entreprises. La méthode employée est conforme aux directives fournies pour la sélection des documents admissibles appropriés et le dénombrement des champs pertinents.

Statistique Canada arrive à un dénombrement de référence total de 11 019 exigences, 75 découlant de la Loi sur la statistique et de la Loi sur les déclarations des personnes morales et 10 944 découlant des formulaires. La date limite pour la mise en œuvre de la réduction de 20 % est le 27 octobre 2008.

L'IAFP est une des nombreuses initiatives adoptées ou élaborées par Statistique Canada qui visent alléger la paperasserie administrative. L'organisme travaille depuis longtemps à réduire le fardeau de réponse, autant celui des entreprises que celui des particuliers. L'organisme reconnaît que la bonne volonté des répondants aux enquêtes est l'un de ses atouts les plus précieux, étant donné que c'est grâce à la collaboration soutenue des Canadiens que l'on peut transformer les résultats des enquêtes en information fiable.

Statistique Canada prend deux engagements fondamentaux envers les répondants :

• protéger la confidentialité de l'information qui lui est fournie;
• trouver des moyens innovateurs pour réduire le temps consacré à répondre aux enquêtes et utiliser l'information existante dans la mesure du possible afin de minimiser le nombre d'enquêtes. À vrai dire, une tendance à la baisse du fardeau de réponse, en particulier pour les répondants des petites entreprises, a été constatée au fil des ans.

Table des matières

• 1.0 Introduction
• 2.0 Décompte de base et méthode utilisée
• 3.0 Enquêtes comprises dans le décompte de base
• 4.0 Mesures complémentaires
• 5.0 Comité directeur de l'IAFP

1.0 Introduction

Treize organismes et ministères fédéraux participent à l'Initiative d'allégement du fardeau de la paperasserie (IAFP). Les objectifs de l'IAFP correspondent à ceux de Statistique Canada et prennent appui sur les efforts précédents déployés par l'organisme pour éliminer le chevauchement, réduire le fardeau de réponse des entreprises, améliorer et faciliter la réponse aux enquêtes et faire preuve d'une prise en charge des responsabilités.

L'ombudsman pour le fardeau de réponse des petites entreprises est heureuse d'annoncer que Statistique Canada a respecté l'échéance du 24 août 2007, fixée par l'IAFP, et a effectué le dénombrement de référence des exigences administratives et des obligations en matière d'information auxquelles les entreprises doivent se conformer.

Vous trouverez ci-dessous une description de la méthode employée pour établir le dénombrement, une liste des enquêtes comprises dans l'initiative ainsi qu'un résumé de certaines des nombreuses mesures complémentaires qui ont été effectuées ou qui sont actuellement en vigueur à Statistique Canada.

2.0 Dénombrement de référence et méthode utilisée

Les directives suivantes sur la réalisation du dénombrement de référence ont été fournies aux organismes et ministères participants par Industrie Canada (Faire la coupure : réduire de 20 pour cent les exigences administratives et en matière d'information, Industrie Canada, avril 2007) :

• Le dénombrement de référence sera la somme de A, B et C, où :
  1. (1) Comprend tous les « doit », « doivent » et les équivalents dans les lois fédérales codifiées, auxquelles les entreprises doivent se conformer;
     (2) Comprend tous les « doit », « doivent » et les équivalents dans les règlements d'application, auxquels les entreprises doivent se conformer;
  2. Comprend toutes les exigences administratives et en matière d'information fédérales connexes découlant des politiques et lignes directrices administratives qui se rapportent aux lois ou règlements et auxquelles les entreprises doivent se conformer;
  3. Comprend toutes les obligations de présentation d'information (le nombre de champs multiplié par le nombre d'envois) indiquées sur les formulaires gouvernementaux en rapport avec A ou B.
• Principes directeurs :
  1. Dénombrez toutes les exigences qui imposent une interdiction ou qui obligent une entreprise à entreprendre une série d'activités pour être en conformité avec les règles de l'administration. Les exigences comprennent aussi les champs de données dans les formulaires. N'oubliez aucun élément dans le dénombrement des exigences, mais ne comptabilisez pas les obligations qui ne se rapportent pas à l'entreprise.
  2. Dénombrez les exigences que votre ministère ou organisme impose à l'entreprise uniquement en raison des lois et règlements fédéraux. Ne comptez pas les exigences prévues par des conventions, des normes ou obligations internationales ou provinciales ou d'autres textes similaires ou en découlant.
  3. En cas d'incertitude, cherchez à obtenir des éclaircissements.
• Le dénombrement de référence de Statistique Canada comprend les éléments suivants :
  1. (1) = le dénombrement de tous les « doit », « devra » et mots équivalents dans les lois fédérales codifiées suivantes auxquelles les entreprises doivent se conformer :
     • Loi sur la statistique
     • Loi sur les déclarations des personnes morales
     (2) = ne s'applique pas à Statistique Canada.
  2. = ne s'applique pas à Statistique Canada.
  3. = le total de tous les besoins d'information (nombre de champs x nombre de présentations) sur les formulaires de Statistique Canada associés à A ou B.

On a utilisé deux sources pour déterminer les enquêtes et formulaires à examiner dans le cadre de cette initiative.

1. La Base de métadonnées intégrée (BMDI) de SC tenue à jour par la Division des normes a servi à repérer toutes les enquêtes-entreprises actives en date du 1er novembre 2006.
2. Le document d'examen des programmes utilisation 2006-2007 de Statistique Canada a servi à déterminer les utilisateurs et les utilisations des résultats des enquêtes. Les enquêtes sont menées dans le but de répondre au moins à l'une des utilisations suivantes :
   • exigences réglementaires;
   • textes réglementaires;
   • obligation contractuelle;
   • intérêt stratégique et public;
   • groupes d'intérêt.

Les enquêtes menées dans le but de répondre aux exigences réglementaires ou utilisées à titre de textes réglementaires étaient considérées hors du champ de l'enquête pour cette initiative parce que le critère d'exclusion « Ne pas compter les exigences qui proviennent d'obligations légales, d'ententes et de normes internationales ou provinciales ou d'entités similaires » était respecté.

La plupart des enquêtes-entreprises menées à Statistique Canada entrent dans la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces, la Loi sur les accords de Bretton Woods et des accords connexes, la Norme spéciale de diffusion des données (NSDD) associée avec le Fonds monétaire international ainsi que l'Entente intégrée globale de coordination fiscale (EIGCF) liée à lataxe de vente harmoniséepour ne nommer que ceux-là.

Des discussions ont eu lieu avec les représentants des 15 divisions du programme d'enquête qui mènent des enquêtes-entreprises dans le but de revoir la liste des 381 formulaires et de mettre à jour la BMDI ainsi que le document d'examen des programmes utilisation 2006-2007. Les identificateurs de l'enquête ont été appariés au document d'examen des programmes utilisation et cet appariement sera maintenu annuellement par la Division des finances. Le Recensement de l'agriculture a été exclu en vertu de l'IAFP parce qu'il nécessite l'approbation du Cabinet tous les cinq ans.

Statistique Canada arrive à un dénombrement de référence total de 11 019 exigences, dont 75 découlent de la Loi sur la statistique et de la Loi sur les déclarations des personnes morales et 10 944 des formulaires. On a obtenu ce nombre en multipliant le nombre maximal de champs sur chaque formulaire par le nombre de présentations/fréquence.

3.0 Enquêtes comprises dans le dénombrement de référence

Le dénombrement de référence de Statistique Canada comprend 75 exigences de rapport découlant de la Loi sur la statistique et de la Loi sur les déclarations des personnes morales et 10 944 exigences découlant des 23 enquêtes suivantes (29 formulaires) provenant de cinq divisions du programme d'enquête.

• Division des comptes et de la statistique de l'environnement (DCSE) — 4 enquêtes, 8 formulaires
  • Enquête sur l'industrie de l'environnement
  • Enquête sur les dépenses de protection de l'environnement : formulaire complet
  • Enquête sur les dépenses de protection de l'environnement : formulaire abrégé
  • Enquête de l'industrie de la gestion des déchets : formulaire complet
  • Enquête de l'industrie de la gestion des déchets : formulaire abrégé
  • Enquête sur l'eau — Industries manufacturières
  • Enquête sur l'eau — Industries de l'extraction minière
  • Enquête sur l'eau dans les industries — Centrales d'énergie électrique (combustibles fossiles ou nucléaires)
• Division de l'organisation et des finances de l'industrie (DOFI) — 2 enquêtes, 3 formulaires
  • Enquête sur les intermédiaires financiers de dépôts
  • Enquête auprès des fournisseurs de services de financement aux entreprises — formulaire abrégé
  • Enquête auprès des fournisseurs de services de financement aux entreprises — formulaire complet
• Division de la statistique du travail (DST) — 1 enquête, 1 formulaire
  • Enquête sur le lieu de travail et les employés — questionnaire de l'employeur
• Division de la fabrication, de la construction et de l'énergie (DFCE) — 7 enquêtes, 7 formulaires
  • Fil d'acier et certains produits de fil métallique
  • Laine minérale y compris les isolants en fibre de verre
  • Enquête mensuelle sur les contreplaqués de construction
  • Produits chimiques industriels et résines synthétiques
  • Livraisons des produits de chauffage à combustible solide
  • Déclarations des émissions de gaz à effet de serre
  • Papier toiture asphalté
• Division des sciences, de l'innovation et de l'information électronique (DSIIE) — 9 enquêtes, 10 formulaires
  • Dépenses de recherche et développement énergétique par secteur de technologie
  • Enquête sur l'innovation
  • Enquête sur les technologies de pointe
  • Enquête sur le commerce électronique et la technologie
  • Enquête sur l'utilisation et le développement de la biotechnologie
  • Enquête sur le développement et la production de bioproduits
  • Enquête sur les incubateurs d'entreprises
  • Dépenses de recherche et développement dans le domaine de la santé selon la catégorie thérapeutique
  • Enquête sur les aliments fonctionnels et nutraceutiques
  • Questionnaire de contact préalable avec la DSIIE

Statistique Canada a reçu confirmation que les enquêtes menées sur une base contractuelle pour d'autres ministères n'ont pas été déclarées dans le dénombrement de référence en vertu de l'IAFP de ces derniers. Elles sont donc comprises ici.

4.0 Mesures complémentaires

4.1 Statistique Canada s'engage à réduire le fardeau de réponse

Nous nous efforçons constamment dans notre travail quotidien de minimiser le fardeau associé à nos enquêtes en :

• échantillonnant et minimisant la taille de l'échantillon;
• nous efforçant de minimiser la longueur de nos questionnaires et en les évaluant de façon rigoureuse;
• utilisant des données fiscales ou d'autres données administratives de préférence aux données d'enquête, dans la mesure du possible;
• offrant des options de déclaration souples, comme la collecte électronique de données (CED);
• demandant au répondant de faire part de ses commentaires, en l'écoutant et en prenant les mesures qui s'imposent;
• minimisant la fréquence des enquêtes selon les besoins du client (p. ex., enquêtes occasionnelles, enquêtes annuelles plutôt que mensuelles ou trimestrielles);
• minimisant l'applicabilité des enquêtes aux petites entreprises;
• adaptant les arrangements de réponse pour les grandes entreprises qui doivent participer à de nombreuses enquêtes.

Les mesures décrites ci-dessous soulignent les réalisations de Statistique Canada dans les initiatives d'allégement du fardeau de réponse.

4.2 Responsabilisation — Mesure annuelle et déclaration du fardeau de réponse

Nous prenons le fardeau de réponse au sérieux. Vous trouverez dans notre Rapport annuel sur le rendement de Statistique Canada une estimation quantitative du nombre total d'heures consacrées au fardeau de réponse calculé annuellement en fonction de (i) la fréquence de chaque enquête, (ii) du temps moyen dont a besoin une entreprise pour remplir les questionnaires et (iii) du nombre de répondants interrogés.

En 2006, le nombre total d'heures consacrées au fardeau de réponse est demeuré inchangé par rapport à 2005, continuant les diminutions importantes réalisées au cours des années précédentes. Même si le fardeau de réponse absolu a diminué de 24 % depuis 1991 (graphique 1 ci-après), le fardeau moyen pour chaque entreprise canadienne a chuté de 39 % (graphique 2 ci-après) sur la même période. Statistique Canada a réduit considérablement le fardeau de réponse des petites entreprises. Pour ce groupe d'entreprises, le fardeau a chuté de 38 % depuis 2000 et de 43 % au cours des 14 dernières années.

Description - Graphique 1 : Indice des heures consacrées au fardeau de réponse

Le graphique 1 représente l'indice des heures consacrées au fardeau de réponse de 1991 à 2006. Depuis 1991, le fardeau de réponse absolu a diminué de 24 %.

Description - Graphique 2 : Indice du nombre moyen d'heures consacrées au fardeau de réponse par entreprise canadienne

Le graphique 2 représente l'indice du nombre moyen d'heures consacrées au fardeau de réponse par entreprise canadienne de 1991 à 2006. Depuis 1991, le fardeau de réponse par entreprise canadienne a diminué de 39 %.

4.3 Utilisation des données administratives pour remplacer les questionnaires d'enquête

Depuis plusieurs années, Statistique Canada utilise les dossiers administratifs de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour remplacer les données statistiques recueillies au moyen des questionnaires d'enquête. Les renseignements de l'ARC qui ont le plus de valeur aux fins statistiques sont les déclarations de revenus pour les entreprises constituées en sociétés et celles non constituées. Dans le cas des enquêtes mensuelles et trimestrielles, on utilise les dossiers administratifs de la taxe sur les produits et services. L'utilisation accrue des données administratives en remplacement des enquêtes directes auprès des répondants a entraîné une diminution assez considérable du fardeau de réponse, en particulier chez les petites entreprises.

4.4 Réduction du fardeau des petites entreprises

Statistique Canada applique un seuil d'exclusion à ses enquêtes-entreprises pour veiller à ce qu'il n'entre pas en communication avec les plus petites entreprises du Canada. Dans le programme d'enquêtes annuelles mesurant la production économique, ce seuil de revenu est établi de façon à exclure les plus petites entreprises qui ensemble représentent 10 % de l'activité dans une industrie et une province. Cela signifie que pour le million d'entreprises qui pourraient être interrogées dans le cadre de ce programme, plus de 700 000 ne seront jamais abordées par Statistique Canada. Le nombre de questionnaires envoyés aux entreprises a diminué de 25 % au cours des quatre dernières années (échantillon net x fréquence).

Statistique Canada prend actuellement des mesures pour augmenter les seuils d'exclusion prescrits applicables en vertu de la Loi sur les déclarations des personnes morales dans le but de diminuer d'environ 40 % le nombre d'entreprises nécessaire pour fournir cette information, tout en maintenant la qualité de l'information recueillie sur le contrôle étranger de l'industrie canadienne.

4.5 Ombudsman pour le fardeau de réponse des petites entreprises

Le bureau de l'Ombudsman pour le fardeau de réponse des petites entreprises a été créé en 1997 :

• à titre de mesure tangible de l'engagement pris par SC pour minimiser les coûts engagés par les entreprises;
• en reconnaissant que de nouvelles initiatives de données augmenteraient le fardeau imposé aux entreprises pour ce qui est de remplir des formulaires;
• en réponse à la demande du Forum mixte sur la réduction de la paperasserie des petites entreprises.

Les fonctions du poste d'Ombudsman pour le fardeau de réponse des petites entreprises consistent à traiter les plaintes liées au fardeau excédentaire. Le bureau de l'Ombudsman travaille également en étroite collaboration avec des associations comme la Fédération canadienne de l'entreprise indépendante pour gérer les plaintes provenant des petites entreprises.

4.6 Stratégie globale pour gérer la réponse aux enquêtes-entreprises

La stratégie globale de gestion des réponses, mise au point en 2004, reconnaît la nécessité de différentes stratégies de gestion des réponses pour différents types de répondants. Le gestionnaire de portefeuille d'entreprises (GPE) responsable des plus grandes entreprises, celles que l'on retrouve dans la plupart de nos enquêtes, est une des principales composantes. Ce programme est conçu de façon à prendre des arrangements personnalisés avec chacun de ces grands répondants afin de recueillir l'importante quantité de renseignements dont nous avons besoin sur eux. L'objectif consiste à créer des relations à long terme avec les répondants des entreprises les plus grandes et les plus importantes au Canada afin de gérer leur fardeau de réponse et de tenir un profil exact de leurs activités commerciales.

4.7 Réduction du niveau de détail de nos questionnaires

Statistique Canada a également pris certaines mesures pour simplifier le contenu des enquêtes-entreprises. Les détails relatifs aux produits de base recueillis dans le cadre de l'Enquête annuelle des manufactures ont été réduits de presque 90 % lorsque le questionnaire a été remanié il y a trois ans. Le contenu des questionnaires d'enquête est revu régulièrement avec l'aide de groupes de discussion. Statistique Canada travaille avec l'Institut canadien des comptables agréés afin que le contenu des enquêtes corresponde aux normes de comptabilité d'entreprise.

4.8 Facilitation de la réponse à nos enquêtes

Statistique Canada joue un rôle actif dans l'initiative Gouvernement en direct (GED) et a pris certaines mesures pour augmenter l'offre d'options de déclaration électronique aux entreprises, leur donnant ainsi plus de souplesse pour répondre à leurs exigences de déclaration. Nous avons coopéré avec d'autres services et continuons de le faire en vue d'éliminer toutes exigences de déclaration en double.

4.9 Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation

L'Enquête sur le coût de la mise en conformité à la réglementation de Statistique Canada, effectuée sur une base triennale, est un élément important de l'IAFP. Elle donne des données repères sur le coût actuel de la mise en conformité à la réglementation des petites et moyennes entreprises pour respecter les principales obligations en matière d'information qui sont la responsabilité de divers paliers de gouvernement. Elle met l'accent sur la conformité aux obligations réglementaires administratives comme celle de remplir des formulaires et de fournir de l'information.

Les données diffusées le 28 juillet 2006 portaient principalement sur le coût interne de la mise en conformité. Les données diffusées le 12 décembre 2006 examinaient les coûts externes liés aux 11 principales obligations imposées par le gouvernement en matière d'information. Les coûts internes incluaient notamment le temps de travail et le salaire du personnel interne affecté à la préparation des documents de réglementation. Les coûts externes incluaient notamment les services impartis des comptables, des spécialistes de l'impôt sur le revenu et des fournisseurs de services de paye pour se conformer aux obligations de déclaration des entreprises.

5.0 Comité directeur de l'IAFP

Statistique Canada s'est engagé à atteindre l'objectif de réduction de 20 % du fardeau de réponse et a mis sur pied un comité directeur composé de cadres supérieurs qui évalueront les progrès et donneront des conseils.