Responsabilité
Relations avec les administrations
Aucun compte rendu obligatoire n'est prescrit pour le Conseil dans l'entente fédérale-provinciale actuelle concernant les statistiques de l'état civil. Il n'y a pas non plus d'engagement de financement à l'égard du fonctionnement du Conseil autre que les fonds fédéraux en vue de la tenue de la réunion annuelle.
Responsabilité envers les administrations fédérale-provinciales-territoriales
Les membres du Conseil rendent des comptes à leurs ministres respectifs.
Les membres du Conseil provenant de Statistique Canada relèvent, en fin de compte, du statisticien en chef, qui lui relève du ministre responsable, soit le ministre d'Industrie Canada.
Structure des comités
Comité exécutif
- Le Comité exécutif officiel a été créé par une résolution du Conseil lors de la réunion annuelle de 1992 à Regina.
- Le mandat du Comité exécutif est le suivant :
- tenir des conférences régulières afin de discuter et d'assurer le suivi des décisions découlant de la conférence annuelle;
- planifier et organiser la réunion annuelle;
- obtenir la participation des membres lorsqu'il est nécessaire de prendre des décisions entre les réunions du Conseil;
- former des sous-comités au nom du Conseil en fonction des sujets présentés au Comité exécutif.
Sous-comités
Le nombre et la nature des sous-comités du Conseil varient avec le temps, selon les questions et les tâches dont le Conseil est saisi. Les sous-comités sont créés généralement au moyen de deux processus :
- par une résolution du Conseil, habituellement à la réunion annuelle, en vue de créer un sous-comité visant à traiter une question ou un projet particulier;
- ou par une décision du Comité exécutif.
Les représentants peuvent être nommés ou se porter volontaires pour participer à un sous-comité. Les membres des sous-comités agissent à titre bénévole (sans rémunération) avec l'acceptation majoritaire des membres du Conseil par voie de résolution.
Généralement, les membres des sous-comités remplissent un mandat de deux ans ou un mandat équivalant à la durée d'un projet. Les sous-comités ont une durée de vie variée, allant de quelques mois à cinq ans.
Communications
Réunion annuelle
Le Conseil se réunit chaque année dans le cadre d'une rencontre de trois jours dans différents lieux, la réunion devant toutefois avoir lieu tous les deux ans à Ottawa. La réunion annuelle représente la principale tribune du Conseil pour débattre des questions, échanger des renseignements et prendre des décisions.
Comité exécutif
Le protocole de communication du Comité exécutif comprend :
- des réunions mensuelles du Comité exécutif par téléconférences;
- des réunions trimestrielles de l'ensemble du Conseil par téléconférences;
- des procès-verbaux des téléconférences mensuelles du Comité exécutif et trimestrielles du Conseil rédigés par le secrétariat et distribués à tous les membres du Conseil une ou deux semaines après les téléconférences.
Autres ressources
Le Conseil possède ou prévoit élaborer une gamme variée de documents visant à communiquer la nature du Conseil et ce qu'il effectue pour les membres, les hauts fonctionnaires et les autres intervenants que les statistiques de l'état civil intéressent :
- le plan d'activités stratégique, 2010-2013; et
- les procès-verbaux de toutes les réunions annuelles remontant à 1945 sont conservés par Statistique Canada.
Règles et règlements (approuvés par le Conseil, le 1 er juin 1945)
- Le présent organisme est appelé le Conseil de la statistique de l'état civil du Canada.
- Le Conseil se réunit au moins une fois durant l'année civile, et toutes les réunions sont convoquées par le président et, conformément à une demande majoritaire des membres du Conseil, le président convoque une réunion spéciale. Entre les réunions du Conseil, le secrétaire soumet aux membres, par écrit, toutes les questions devant être étudiées et approuvées. Ces questions font ensuite l'objet d'une décision par voie de motion majoritaire. Nota : la réunion annuelle se tient à Ottawa tous les deux ans.
- Le quorum est constitué de huit membres du Conseil.
- Chaque membre du Conseil, y compris les représentants, a le privilège de voter.
- Dans l'éventualité où un membre du Conseil provenant d'une province ou d'un territoire n'est pas en mesure d'assister à une réunion pour quelque raison que ce soit, il peut désigner un remplaçant en informant le président par écrit et ce remplaçant a plein droit de vote.
- Le secrétaire est nommé par Statistique Canada.
- Les règles et les règlements du Conseil peuvent être modifiés sur avis de motion présenté à une réunion précédente du Conseil et ces modifications entrent en vigueur lorsque les deux tiers des membres du Conseil votent en leur faveur.