Politique de Statistique Canada sur l'utilisation de données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique

1. Date d’entrée en vigueur

1.1. La présente politique entre en vigueur le 30 mars 2022.

1.2. La présente politique remplace la Politique sur l’utilisation des données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique étant entrée en vigueur le 2 décembre 2015.

2. Application

2.1. La présente politique s’applique à tous les programmes statistiques de Statistique Canada et aux divisions qui appuient ces programmes.

3. Contexte

3.1. L’utilisation responsable des données administratives permet à l’organisme d’améliorer la qualité des données, de répondre aux besoins actuels et nouveaux en matière de renseignements, de réduire les coûts associés à la collecte de données et de diminuer le temps de réponse aux enquêtes de Statistique Canada pour les Canadiens qui y participent.

3.2. La présente politique favorise un régime de gestion selon lequel les pouvoirs et les ressources sont attribués et les responsabilités administratives sont déléguées pour veiller à ce que les pratiques et les décisions de gestion soient cohérentes et solides à l’échelle de l’organisme quand vient le temps de déterminer ce qui doit être mesuré, et quelle est la meilleure façon de le faire.

4. Objectifs et résultats attendus

4.1. Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

• 4.1.1 établir un cadre de gouvernance solide où les données et les observations se trouvant déjà dans l’écosystème de données sont mises à profit pour répondre aux besoins des Canadiens en matière de renseignements, avant d’avoir recours aux enquêtes ou autres méthodes de collecte;
• 4.1.2 faciliter l’utilisation des données administratives dans les programmes statistiques de Statistique Canada, tout en se conformant à l’ensemble des exigences de la Loi sur la statistique, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de toute autre loi, politique ou entente pertinente;
• 4.1.3 assurer l’utilisation éthique des données administratives et acquérir uniquement les données nécessaires pour remplir le mandat de Statistique Canada;
• 4.1.4 accroître la transparence et maintenir la confiance du public, tout en produisant des renseignements pertinents et de grande qualité au profit de tous les Canadiens.

4.2. Les résultats attendus de la présente politique sont les suivants :

• 4.2.1 Statistique Canada utilise les données administratives conformément à toutes les lois et politiques gouvernementales pertinentes;
• 4.2.2 les sources de données administratives sont repérées et utilisées plus fréquemment dans les programmes statistiques;
• 4.2.3 la quantité de données administratives et de sources de données administratives requises par les secteurs de programme est proportionnelle au fardeau de réponse, tout en maintenant la protection de la vie privée, grâce à l’application du Cadre de nécessité et de proportionnalité approuvé par l’organisme;
• 4.2.4 les données et les observations se trouvant déjà dans l’écosystème de données sont mises à profit pour répondre aux besoins des Canadiens en matière de renseignements, avant d’avoir recours aux enquêtes ou aux autres méthodes de collecte;
• 4.2.5 des outils reconnus par l’organisme sont utilisés pour évaluer et documenter l’adéquation des données administratives à leur utilisation, et les programmes statistiques rendent compte de la qualité des données et de la méthodologie des produits statistiques pour lesquels des données administratives sont utilisées;
• 4.2.6 l’utilisation responsable des données administratives à des fins statistiques permet à l’organisme de répondre aux besoins actuels et nouveaux en matière de renseignements et de diminuer le temps de réponse aux enquêtes de Statistique Canada pour les Canadiens qui y participent;
• 4.2.7 les fournisseurs de données sont traités de façon uniforme dans l’ensemble des programmes statistiques, et une approche collaborative est adoptée en ce qui concerne l’application de la Loi sur la statistique;
• 4.2.8 les données administratives obtenues dans le cadre d’un programme statistique sont une ressource organisationnelle accessible à tous les programmes statistiques dont le besoin a été démontré;
• 4.2.9 les ententes avec les fournisseurs de données sont documentées conformément aux instruments directeurs de Statistique Canada;
• 4.2.10 un administrateur de données est déterminé pour chaque source de données administratives. L’administrateur de données obtient et gère l’accès aux données au nom de Statistique Canada;
• 4.2.11 toutes les données administratives obtenues aux fins d’utilisation dans les programmes statistiques sont consignées dans un répertoire organisationnel;
• 4.2.12 les chercheurs dont le besoin a été démontré reçoivent un accès équitable, opportun et sécurisé aux données administratives identifiables;
• 4.2.13 les demandes d’accès à des données administratives et leurs utilisations prévues sont communiquées aux intervenants et au public de manière proactive, cohérente, responsable, transparente et éthique, ce qui améliore la littératie en matière de données et permet de maintenir la confiance du public à l’égard de l’organisme;
• 4.2.14 Statistique Canada veille à prévenir le double emploi dans la collecte de renseignements par les ministères du gouvernement en utilisant des données administratives dans ses programmes statistiques.

5. Exigences

5.1. Le statisticien en chef a les responsabilités suivantes :

• 5.1.1 autoriser les gestionnaires à obtenir des données administratives aux fins d’utilisation dans les programmes statistiques de Statistique Canada;
• 5.1.2 accorder des exemptions aux exigences de la présente politique, à moins de dispositions contraires dans la loi canadienne ou dans les politiques du gouvernement du Canada.

5.2. Le dirigeant principal des données a les responsabilités suivantes :

• 5.2.1 élaborer la stratégie de Statistique Canada pour améliorer et augmenter l’utilisation des données administratives à des fins statistiques;
• 5.2.2 faire preuve de leadership afin de garantir l’utilisation efficace des données administratives dans les programmes statistiques de Statistique Canada et l’intendance responsable de ces données dans l’ensemble de l’organisme;
• 5.2.3 agir à titre de représentant externe principal de Statistique Canada sur des questions liées à l’utilisation des données administratives à des fins statistiques, y compris assurer la liaison avec les statisticiens en chef adjoints qui représentent Statistique Canada au sein d’autres forums externes de niveau supérieur où des données administratives peuvent faire l’objet d’une discussion;
• 5.2.4 coordonner la participation de Statistique Canada aux initiatives interministérielles, intergouvernementales et internationales sur les données administratives, en collaboration avec les autres divisions de Statistique Canada;
• 5.2.5 enquêter et prendre les mesures nécessaires lorsque d’importants problèmes surviennent en ce qui concerne le respect de la présente politique et veiller à ce que des mesures correctives adéquates soient prises pour résoudre ces problèmes au sein de l’organisme;
• 5.2.6 rendre des comptes au statisticien en chef sur les activités de Statistique Canada liées à l’utilisation des données administratives à des fins statistiques.

5.3. Le dirigeant principal de l’éthique des données et de l’intégrité scientifique a les responsabilités suivantes :

• 5.3.1 superviser la prestation de considérations éthiques liées à l’acquisition et à l’utilisation des données administratives;
• 5.3.2 mettre en œuvre le Cadre de nécessité et de proportionnalité de l’organisme afin d’aider les gestionnaires des programmes statistiques à maximiser conjointement la production de renseignements et la protection de la vie privée lors de la conception d’une approche de collecte de données.

5.4. Le directeur du Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l’information a les responsabilités suivantes :

• 5.4.1 mettre en place et faire la promotion de saines pratiques de gouvernance et d’intendance des données dans l’ensemble de l’organisme;
• 5.4.2 mettre en place une approche organisationnelle et les outils connexes pour faciliter l’acquisition, l’utilisation et la gestion des données administratives;
• 5.4.3 soutenir les programmes statistiques de Statistique Canada dans le cadre de l’acquisition et de l’utilisation des données administratives;
• 5.4.4 fournir des renseignements, des conseils et du soutien pour l’interprétation de la Loi sur la statistique et d’autres dispositions pertinentes des lois et des instruments de politique concernant les données administratives (y compris les ententes avec les fournisseurs de données, la confidentialité, la protection des renseignements personnels, la révélation discrétionnaire, le partage de données, le couplage de microdonnées et la gestion de l’information) et assurer la coordination des conseils juridiques avec le ministère de la Justice.

5.5. Les cadres supérieurs responsables de programmes statistiques et de programmes qui offrent du soutien aux programmes statistiques ont les responsabilités suivantes :

• 5.5.1 repérer les occasions d’utiliser des données administratives dans leurs programmes statistiques;
• 5.5.2 remplir l’obligation légale de Statistique Canada de publier les demandes de renseignements à caractère obligatoire avant qu’elles ne soient faites, conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la statistique;
• 5.5.3 remplir l’obligation légale de Statistique Canada d’aviser le ministre de toute nouvelle demande de renseignements à caractère obligatoire avant sa publication, conformément au paragraphe 8(3) de la Loi sur la statistique;
• 5.5.4 agir à titre d’administrateur des données pour les données administratives qui sont acquises aux fins d’utilisation dans leurs programmes statistiques;
• 5.5.5 faire usage des données administratives dans leurs programmes statistiques, dans la mesure du possible, y compris la diffusion de produits statistiques qui intègrent des données administratives;
• 5.5.6 s’assurer que les sources de données administratives existantes soient adéquatement prises en compte pour répondre aux besoins des Canadiens en matière de renseignements, avant de procéder à la collecte des données d’une enquête nouvelle ou révisée auprès des répondants;
• 5.5.7 assurer la confidentialité des produits statistiques fondés sur des données administratives;
• 5.5.8 s’assurer qu’une évaluation de la qualité a été effectuée pour évaluer l’adéquation à l’utilisation de toutes les données administratives utilisées dans un programme statistique;
• 5.5.9 s’assurer que le traitement de base des données administratives qui sont utilisées par de nombreux programmes statistiques est effectué de manière coordonnée et centralisée et que ces données sont accessibles aux fins de traitements locaux ultérieurs et d’utilisation dans les programmes statistiques, conformément aux conditions convenues avec le fournisseur de données.

5.6. Le directeur de la Division de l’accès aux données a la responsabilité suivante :

• 5.6.1 assurer une bonne gouvernance relativement à tous les aspects des demandes d’accès aux données administratives identifiables présentées par les personnes réputées être employées.

5.7. Le dirigeant principal de l’information a la responsabilité suivante :

• 5.7.1 élaborer ou coordonner l’élaboration avec d’autres parties, comme Services partagés Canada, des cadres et des solutions informatiques organisationnels pour l’acquisition, l’utilisation, la gestion et la sécurité des sources de données administratives à des fins statistiques.

5.8. Le dirigeant principal des communications a la responsabilité suivante :

• 5.8.1 faire connaitre et assurer la visibilité de l’approche organisationnelle de Statistique Canada en ce qui concerne l’acquisition, l’utilisation et la protection des données administratives de manière proactive, cohérente et transparente, afin d’assurer l’uniformité de ces activités dans tous les programmes statistiques et la transparence envers le public.

5.9. Le directeur général de la Direction des méthodes statistiques modernes et de la science des données a la responsabilité suivante :

• 5.9.1 superviser la prestation de conseils et de services méthodologiques aux programmes statistiques concernant l’utilisation des données administratives à des fins statistiques, y compris l’évaluation de la qualité, le traitement des données et la protection de la confidentialité, et produire des rapports sur la qualité des données et la méthodologie des produits statistiques qui reposent sur des données administratives.

5.10. Le dirigeant principal de la vérification a la responsabilité suivante :

• 5.10.1 réaliser des vérifications, des examens ou des missions de consultation qui figurent dans le Plan pluriannuel d’audit et d’évaluation fondé sur les risques, et sur demande de la haute direction, au besoin.

6. Conséquences de la non-conformité

La non-conformité à la présente politique peut notamment avoir pour conséquence ce qui suit :

6.1. des directives officielles provenant de la haute direction de Statistique Canada au sujet de mesures correctives.

7. Références

7.1. Lois

• Loi sur la statistique
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur l'accès à l'information
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
• Loi de l'impôt sur le revenu
• Loi sur la taxe d'accise
• Loi sur les douanes
• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
• Loi sur la gestion des finances publiques

7.2. Instruments directeurs connexes

• Politique sur la protection de la vie privée du Conseil du Trésor
• Politique sur les services et le numérique du Conseil du Trésor
• Politique sur la gestion de l'information de Statistique Canada
• Politique visant à informer les utilisateurs sur la qualité des données et la méthodologie de Statistique Canada
• Politique sur l'accès aux microdonnées de Statistique Canada
• Politique sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité de Statistique Canada
• Directive sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada
• Directive sur le partage des données de Statistique Canada
• Directive relative à la révélation discrétionnaire de Statistique Canada
• Directive sur l'information des répondants aux enquêtes de Statistique Canada
• Directive sur la gestion des statistiques agrégées de Statistique Canada
• Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques de Statistique Canada
• Directive sur le couplage de microdonnées de Statistique Canada
• Directive sur la prescription de Statistique Canada
• Directive sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate de Statistique Canada
• Directive sur la transmission des renseignements protégés de Statistique Canada
• Directive sur l'utilisation de personnes réputées être employées de Statistique Canada

8. Demandes de renseignements

Pour obtenir une interprétation de tout aspect de la présente politique, veuillez communiquer avec le directeur du Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l’information.

Annexe A : Définitions

Administrateur des données (Data custodian)

Au sein de Statistique Canada, l’administrateur des données est la personne à qui l’on a confié la responsabilité d’obtenir et de gérer l’accès aux données administratives ou aux données d’autres sources au nom de Statistique Canada.

Cadre de nécessité et de proportionnalité (Necessity and Proportionality Framework)

Le Cadre de nécessité et de proportionnalité est une méthode qui a été mise au point pour optimiser la production de renseignements aussi bien que la protection des renseignements personnels au moment de concevoir une approche pour la collecte de données. Le Cadre fournit une justification et un guide pour la conception de stratégies visant à recueillir des données de nature délicate au moyen d’enquêtes, de sources administratives provenant des secteurs public ou privé, ou de toute autre méthode. Les documents de justification sont évalués à la lumière de ce Cadre au moment de l’acquisition de données.

Couplage de microdonnées (Microdata linkage)

Le couplage de microdonnées est la combinaison de deux microenregistrements ou plus, en vue de former un enregistrement composé comprenant des renseignements au sujet d’une même entité. Le produit d’un couplage de microdonnées doit contenir des renseignements provenant d’au moins deux fichiers de données ayant constitué des intrants dans l’activité de couplage de microdonnées.

Demande de renseignements (Request for information)

Toute demande de renseignements autorisée en vertu des articles 7 et 8 de la Loi sur la statistique. La publication des demandes de renseignements à caractère obligatoire (pour les données administratives) assure la transparence avant la présentation de la demande. La présente publication satisfait à l'obligation légale de Statistique Canada telle qu'elle est décrite dans la Loi sur la statistique (paragraphe 8[2]). La période de publication minimale de 10 jours ouvrables laisse suffisamment de temps aux Canadiens pour prendre connaissance de la demande et exprimer leurs préoccupations ou poser des questions. La période de publication minimale peut être prolongée davantage en fonction de la réaction du public, après consultation et recommandation du Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l'information, de la Division des communications stratégiques et de la planification, et de la haute direction.

Données administratives (Administrative data)

Renseignements qui sont recueillis par des organisations et ministères pour leurs propres fins et qui sont demandés par Statistique Canada, au niveau micro ou agrégé, en vertu de la Loi sur la statistique. Cela exclut les données qui ne concernent pas la société, l'économie ou l'environnement du Canada. Par définition, l'utilisation de ces renseignements à des fins statistiques par Statistique Canada est secondaire à l'objectif de l'organisation les ayant recueillis à l'origine. Les données administratives comprennent les sources traditionnelles — par exemple, divers ensembles de données reçus de l'Agence du revenu du Canada — ainsi que d'autres sources, comme les données obtenues dans le cadre d'enquêtes menées par d'autres organisations sans la participation de Statistique Canada et les données générées par des dispositifs électroniques (p. ex. satellites, capteurs, scanneurs, téléphones mobiles) qui sont recueillies par d'autres organisations. Exclusions : Les données administratives ne devraient pas être confondues avec les produits qui peuvent être obtenus d'autres organisations, comme les publications, les rapports, les guides, les métadonnées et les programmes informatiques. Elles excluent également les données et les renseignements qui sont accessibles au public, y compris sur Internet, ou les données qui peuvent être obtenues, sous licence ou non, par n'importe qui, avec ou sans frais.

Données administratives identifiables (Identifiable administrative data)

Données administratives qui pourraient identifier directement ou indirectement une personne, une entreprise ou une organisation, ce qui comprend les microdonnées et les données agrégées au niveau confidentiel.

Données d’autres sources (Alternative data)

Toute donnée qui n’est pas recueillie dans le cadre d’une enquête ou d’un recensement menés par Statistique Canada. Des exemples de données d’autres sources comprennent les données administratives, les données accessibles au public, les données externes propres à un projet et les données recueillies par moissonnage du Web.

Données externes propres à un projet (Project-specific external data)

Données divulguées à Statistique Canada uniquement pour la prestation d’un service statistique, ou par une personne réputée être employée dans le cadre d’un projet approuvé. Statistique Canada ne demande pas l’accès aux données externes propres à un projet, et les données ne seront utilisées pour aucun programme de Statistique Canada. Leur utilisation est clairement définie dans la lettre d’entente, le protocole d’entente ou l’entente d’accès aux microdonnées.

Entente d’acquisition de données administratives (Administrative Data Acquisition Agreement)

Document écrit décrivant les conditions générales convenues par Statistique Canada et une ou plusieurs autres organisations pour la réception de données administratives en vertu de la Loi sur la statistique. Toutes les ententes d’acquisition de données administratives doivent impérativement divulguer ces trois éléments à l’autre organisation :

• le pouvoir juridique d'obtenir les données administratives de Statistique Canada;
• l'utilisation prévue des données administratives par Statistique Canada;
• les exigences juridiques de protection des données administratives de Statistique Canada.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (Privacy impact assessment)

Un processus qui permet de cerner, d’évaluer et d’atténuer les risques d’atteinte à la vie privée. Les institutions gouvernementales doivent élaborer et maintenir des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour l’ensemble des activités et des programmes, nouveaux ou modifiés, qui requièrent l’utilisation de renseignements personnels à des fins administratives. Statistique Canada mène également des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour ses programmes statistiques qui comprennent la collecte, la création, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Fichiers de renseignements personnels (Personal information bank)

Description de renseignements personnels classés et marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d’une personne ou à un numéro, symbole ou autre particularité qui lui est propre. Les renseignements personnels décrits dans le fichier de renseignements personnels sont sous la garde d’une institution gouvernementale.

Fins statistiques (Statistical purposes)

Utilisation de renseignements par Statistique Canada afin de s'acquitter du mandat qui lui est conféré par la loi. Ces utilisations doivent être autorisées par la Loi sur la statistique et la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que par l'organisme central (c.-à-d. le Secrétariat du Conseil du Trésor) et les politiques et pratiques organisationnelles.

Fournisseur de données (Data provider)

Un ministère du gouvernement (y compris ceux des provinces ou des territoires), un bureau municipal, une société, une entreprise ou une organisation qui a la garde de données administratives et qui les fournit à Statistique Canada aux fins de la Loi sur la statistique. En vertu de la Loi sur la statistique, un fournisseur de données administratives ne peut pas être une personne.

Identificateurs directs (Direct identifiers)

Renseignements pouvant mener à l’identification directe d’une personne, d’une entreprise ou d’une organisation. Voici des exemples d’identificateurs directs : nom, adresse, numéro de téléphone et numéros d’identification délivrés par le gouvernement, comme le numéro d’assurance sociale, le numéro des régimes provinciaux d’assurance-maladie et le numéro d’entreprise. Les identificateurs directs peuvent être utilisés par Statistique Canada à de nombreuses fins statistiques — notamment pour communiquer avec une personne afin de recueillir ou de vérifier des renseignements — et à des fins de couplage de microdonnées.

Personne réputée être employée (Deemed employee)

Toute personne qui n'est pas actuellement à l'emploi de Statistique Canada, dont les services sont retenus pour assurer la prestation d'un service à Statistique Canada conformément à la Loi sur la statistique, pour lesquels cette personne doit avoir accès à des renseignements protégés en vertu de la Loi sur la statistique.

Processus de gouvernance pour l’acquisition et l’utilisation de données d’autres sources (Governance Process for the Acquisition and Use of Alternative Data)

Processus obligatoire qui permet de garantir que les exigences de Statistique Canada en vertu de la Loi sur la statistique sont respectées, en plus des exigences ayant trait à la protection de la vie privée, à l'éthique et à l'organisme. Le processus appuie les efforts des gestionnaires de programmes statistiques, des administrateurs des données et des intendants des données tout au long du processus d'acquisition et d'intégration de données provenant d'autres sources en fournissant des conseils et des solutions visant à faciliter la sensibilisation horizontale et la responsabilisation verticale. Par définition, le processus a été conçu pour être conforme et comporte trois étapes principales : lancement et classification, évaluation et transparence. Il intègre également des tâches particulières qui doivent être accomplies avant de présenter une demande de données.

Répertoire des données d’autres sources (Alternative Data Inventory)

Répertoire central de métadonnées portant sur les divers types de données provenant d’autres sources, comme des données administratives, des données accessibles au public et des données obtenues au moyen d’activités de moissonnage du Web, qui ont été acquises ou qui sont en cours d’acquisition en vue d’être utilisées dans un programme statistique de Statistique Canada.