Évaluation du Recensement de la population de 2021 de Statistique Canada : activités d'innovation

Structure du rapport

• Le rapport en bref
• Sigles et abréviations
• Contenu
• Leçons tirées
  • 1. Rendement—Innovations clés du Recensement de 2021
  • 2. Leçons retenues et amélioration continue
• Comment améliorer le Programme du recensement
• Réponse et plan d'action de la direction
• Annexe A – Échelle de quantification des entrevues
• Annexe B – Activités d'innovation du Recensement de 2021

Le rapport en bref

Le Recensement de la population de 2021 était le 23e recensement national du Canada. La pandémie de COVID-19 au Canada a été déclarée au début de l'année 2020 et a eu une incidence sur toutes les étapes du processus du Recensement de 2021, de la collecte des données jusqu'à la diffusion. C'est pourquoi le Programme du recensement a entrepris un examen approfondi de ses activités afin de rajuster ses plans et ses procédures pour assurer la continuité des activités du recensement tout en protégeant la sécurité de toute la population canadienne et de son personnel. Cela comprenait, entre autres mesures, l'adoption en priorité d'approches sans contact (p. ex. questionnaire électronique et suivi téléphonique), la révision des efforts de mobilisation et de communication, et l'adoption du travail à distance. De plus, des modifications au contenu et à l'analyse ont été apportées aux produits publiés afin d'améliorer la compréhension des effets de la pandémie sur divers sujets du recensement.

En plus de ces ajustements, le Programme du recensement a également poursuivi sa quête de l'innovation en menant des activités de recherche et de développement et en mettant en œuvre des projets d'innovation nouveaux et existants visant à maintenir un niveau élevé de qualité des données, à soutenir la pertinence des données, à obtenir un taux de réponse élevé, à réduire le fardeau pour les répondants, et à améliorer l'efficience et le rapport coût-efficacité. Des innovations ont eu lieu à toutes les phases du Recensement de 2021 — de la détermination du contenu jusqu'à la diffusion.

L'évaluation a été effectuée conformément à la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor et au Plan d'audit et d'évaluation fondé sur les risques (2023-2024 à 2027-2028) de Statistique Canada. L'objectif de l'évaluation est de fournir des renseignements crédibles et neutres sur le rendement continu du Recensement de la population et de déterminer les domaines potentiels à prendre en considération pour le prochain cycle du recensement. La portée de l'évaluation était axée sur les innovations clés du Recensement de la population de 2021 et sur les leçons retenues de ces innovations afin d'orienter l'amélioration continue au sein du Programme du recensement et dans l'ensemble de l'organisme.

La méthodologie d'évaluation comprenait un examen des documents, des entrevues et une enquête interne. Les entrevues ont été effectuées auprès de représentants du Programme du recensement et de domaines spécialisés et d'autres experts de Statistique Canada. L'enquête a été envoyée aux directeurs. Les constatations contenues dans le présent rapport sont basées sur une triangulation de ces méthodes de collecte de données.

Principales constatations et recommandations

Le Recensement de 2021 a introduit toute une gamme d'innovations et d'améliorations au processus, allant de progrès modestes prenant appui sur des réussites passées jusqu'à des percées. Lorsque la pandémie de COVID-19 est arrivée, des modifications supplémentaires ont été mises en œuvre pour contribuer à atténuer les risques. Dans l'ensemble, les activités d'innovation ont contribué au rendement élevé du Recensement de 2021 et à des améliorations sur le plan de l'efficience et de l'efficacité opérationnelles.

La pandémie de COVID-19 a apporté son lot de défis importants, mais a également été le catalyseur de changements rapides et révolutionnaires au sein du programme. La poursuite de la lancée entamée par la COVID-19, la mise à profit des facteurs de réussite (p. ex. l'adhésion, le dévouement, et une gouvernance et une gestion de projet robustes), et la capacité d'en apprendre des défis (p. ex. échéanciers rigides, changements de dernière minute et complexités imprévues) contribueront à la réussite future du Programme du recensement.

Le Programme du recensement possède des mécanismes efficaces de compte rendu et de gouvernance afin d'aider à déterminer les pratiques exemplaires et les leçons retenues à la fin de chaque cycle. Guidée par ces activités, l'équipe de projet du recensement a une vision bien définie pour 2026 et œuvre déjà à améliorer ses processus. Certains membres estimaient que les comptes rendus effectués après chaque cycle pourraient être améliorés en accroissant la communication parmi les équipes de projet et les intervenants clés afin de faire mieux connaître les étapes à venir, et en mettant l'accent sur une documentation plus continue des leçons retenues tout au long du cycle afin de favoriser une détermination et une planification en temps opportun des innovations pour le prochain recensement. À un niveau plus large, les employés ont signalé des obstacles pour ce qui est de passer des idées innovantes à l'exécution. L'adoption officielle d'Avenir du recensement devrait aider le programme à surmonter certains des obstacles associés à la planification à long terme de l'innovation.

À l'échelle de l'organisme, il existe plusieurs mécanismes officiels comme officieux de transfert de connaissances entre le Programme du recensement et d'autres domaines. En général, le Programme du recensement est perçu comme un moteur de l'innovation au sein de l'organisme, car les investissements dans de nouveaux outils et processus peuvent être mis à profit pour générer des avantages à plus grande échelle. Cependant, des représentants internes et externes au programme ont convenu que l'apprentissage pourrait être amélioré dans tout l'organisme. Cela comprend l'exploration de forums structurés qui seraient consacrés au partage de l'innovation et à l'examen de possibilités telles que des rotations des employés, des communautés de pratique vouées à l'innovation, et des symposiums d'apprentissage.

À la lumière de ces constatations, les recommandations suivantes sont présentées :

Recommandation 1

Le statisticien en chef adjoint (SCA) du Secteur du recensement, des services régionaux et des opérations (secteur 7) devrait assurer un soutien continu aux activités du sous-projet Avenir du recensement afin de veiller à la progression en temps utile des projets d'innovation à long terme et révolutionnaires.

Recommandation 2

Le SCA du secteur 7 devrait s'assurer que l'on explore l'adoption de mécanismes pour documenter en continu les leçons retenues tout au long du cycle du recensement afin d'aider à cerner et à planifier en temps opportun des innovations pour le prochain cycle.

Recommandation 3

Le SCA du secteur 7 devrait veiller à l'amélioration des communications internes relatives aux décisions sur les innovations et les améliorations afin que tous les intervenants soient au courant de ces décisions et que les interdépendances soient bien comprises.

Recommandation 4

Le SCA du secteur 7, en collaboration avec d'autres SCA, devrait s'assurer que l'on explore l'adoption de mécanismes pour soutenir l'échange bidirectionnel de renseignements entre le Programme du recensement et d'autres sections de l'organisme en ce qui a trait aux activités d'innovation.

Sigles et abréviations

CDR

Comité de direction du recensement

CEIR

Comité d'examen de l'innovation du recensement

CI

Contrôle et imputation

CSA

Statisticien en chef adjoint

EPR

Équipe de projet du recensement

EPRC

Équipe de projet du recensement combinée

IRCC

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

PTPR

Projet de transformation du Programme du recensement

QE

questionnaire électronique

R-D

recherche et développement

REGQ

Recherche, évaluation et gestion de la qualité

RIAR

Registre d'innovation et d'amélioration pour le recensement

SCNR

suivi des cas de non-réponse

SDSR

Secrétariat des domaines spécialisés du recensement

SSC

Sous-section du soutien à la collecte

TC

Test de contrôle

TI

technologies de l'information

Contenu

L'évaluation a été effectuée conformément à la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor et au Plan d'audit et d'évaluation fondé sur les risques (2023-2024 à 2027-2028) de Statistique Canada. L'évaluation a pour objectif de fournir des renseignements crédibles et neutres sur le rendement continu du Recensement de la population et de déterminer des domaines potentiels à prendre en considération pour le prochain cycle de recensement.

Le Recensement de la population

Statistique Canada a l'obligation juridique d'effectuer un Recensement de la population tous les cinq ans. Le recensement brosse un portrait statistique du Canada et de sa population, qui couvre divers sujets démographiques et sociaux. Les renseignements statistiques générés par le Programme du recensement permettent de mesurer l'évolution des caractéristiques démographiques, sociales et économiques de la population canadienne. Ils soutiennent également diverses exigences légales, législatives et réglementaires. Ces renseignements sont utilisés par une large gamme d'organismes, y compris divers ordres de gouvernement, organismes sans but lucratif et privés et établissements universitaires, ainsi que par des Canadiens individuels.

Les renseignements du recensement sont recueillis à l'aide de questionnaires abrégés et détaillés obligatoires. Le questionnaire abrégé, qui contient un ensemble de questions de base, est distribué à tous les ménages, tandis que le questionnaire détaillé, qui contient l'ensemble de questions complet, est distribué à un échantillon des ménages. Certains renseignements ont également continué d'être puisés directement dans les dossiers administratifs, tels que les données fiscales pour les variables liées au revenu, obtenues auprès de l'Agence du revenu du Canada, et les renseignements sur les catégories d'admission et les types de demandeurs, obtenus auprès d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). En 2021, pour la première fois, des dossiers d'IRCC ont également été utilisés pour obtenir des données sur le statut d'immigrant et l'année d'immigration.

Cycle du Recensement de 2021

Le Recensement de la population de 2021 était le 23e recensement national du Canada. La pandémie de COVID-19 a frappé au Canada au début de 2020 et a eu une incidence sur toutes les étapes du processus du Recensement de 2021, de la collecte des données jusqu'à la diffusion. C'est pourquoi le Programme du recensement a entrepris un examen approfondi de ses activités afin de rajuster ses plans et ses procédures pour assurer la continuité des activités du recensement tout en protégeant la sécurité de tous les Canadiens et de ses employés. Cela comprenait, entre autres mesures, l'adoption en priorité d'approches sans contact (p. ex. questionnaire électronique et suivi téléphonique), la révision des efforts de mobilisation et de communication, et l'adoption du travail à distance.

Le cycle du Recensement de 2021 a également couvert un large éventail de sujets et a compris du contenu nouveau et révisé, dont l'instruction dans la langue officielle minoritaire, une question modifiée sur le sexe à la naissance, une nouvelle question sur l'expérience militaire canadienne, des mises à jour aux origines ethniques ou culturelles, de nouvelles questions sur le travail ayant trait au chômage, une terminologie mise à jour sur les peuples autochtones, et de nouvelles questions sur l'appartenance à un organisme ou établissement métis et l'inscription à un accord sur une revendication territoriale inuite. De plus, des modifications ont été apportées au contenu et à l'analyse des produits diffusés afin d'améliorer la compréhension des effets de la pandémie sur divers sujets du recensement.

En plus de ces ajustements, le Programme du recensement a également poursuivi sa quête de l'innovation en menant des activités de recherche et de développement (R-D) et en mettant en œuvre des projets d'innovation nouveaux et existants visant à maintenir un niveau élevé de qualité des données, à soutenir la pertinence des données, à obtenir un taux de réponse élevé, à réduire le fardeau pour les répondants, et à améliorer l'efficience et le rapport coût-efficacité. Des innovations se sont produites à toutes les phases du Recensement de 2021, de la détermination du contenu jusqu'à la diffusion.

Améliorations et innovations continues

Un point fort essentiel du Programme du recensement est la forte attention qu'il porte aux enquêtes critiques et à la détermination des pratiques exemplaires et des points à améliorer pour les cycles subséquents. À la fin de chaque cycle, le Programme du recensement entreprend un examen complet de tous les éléments de programme pour cerner les leçons retenues et les points à améliorer. Comme le montre la figure 1, cet exercice comprend un processus d'évaluation, de production de rapports et de compte rendu en plusieurs étapes menant à des décisions clés sur les priorités en matière d'innovation pour les cycles subséquents. Cet exercice est supervisé par l'Équipe de projet du recensement (EPR) et par le Comité de direction du recensement (CDR).

Le CDR et son sous-comité opérationnel, l'EPR, sont des structures de gouvernance interdivisionnelles et intersectorielles qui donnent une orientation globale au recensement. Le CDR rend des comptes au Comité de gestion stratégique, l'organe de gouvernance supérieur de Statistique Canada, et est constitué de hauts responsables du Programme du recensement.

Dirigé par le directeur général du Bureau de gestion du recensement, l'EPR rend des comptes au CDR et joue le rôle d'organe décisionnel et de gestion du Programme du recensement. L'EPR comprend également des gestionnaires de sous-projet qui sont chacun responsables de divers domaines et aspects du Programme du recensement (par exemple, le Secrétariat des domaines spécialisés du recensement [SDSR]; le projet Recherche, évaluation et gestion de la qualité [REGQ]; l'Avenir du recensement). Grâce à ces mécanismes de compte rendu et de gouvernance, des décisions essentielles sont prises à l'égard des innovations planifiées pour le prochain cycle ou par la suite, à la lumière de plusieurs facteurs tels que la faisabilité, la priorité, la portée et le risque.

L'évaluation

La portée de l'évaluation couvrait les innovations clés réalisées dans le cadre du Recensement de la population de 2021 et les leçons retenues de ces innovations en vue d'orienter l'amélioration continue au sein du Programme du recensement et dans l'ensemble de l'organisme.

Aux fins de l'évaluation, les innovations clés ont été définies comme étant celles qui ont été cernées après le cycle du Recensement de 2016, élaborées par des équipes de sous-projet au moyen d'analyses de rentabilité, et approuvées pour le cycle du Recensement de 2021. Des innovations mises en œuvre pour atténuer les risques associés à la pandémie de COVID-19 ont également été prises en considération. Une liste des innovations clés du Recensement de 2021 incluses sous la portée de cette évaluation est fournie à l'annexe B.

Les enjeux et questions ayant été cernés pour l'évaluation sont les suivants :

• 1. Rendement des innovations du Recensement de 2021
  • 1.1 Dans quelle mesure les innovations clés du cycle du Recensement de la population de 2021 contribuent-elles au rendement global du Recensement (efficience et efficacité)?
  • 1.2 Quels facteurs ont facilité ou entravé la mise en œuvre d'innovations clés pour le cycle du Recensement de la population de 2021?
• 2. Leçons retenues et amélioration continue
  • 2.1 Dans quelle mesure les pratiques exemplaires et leçons retenues ayant été tirées d'innovations clés sont-elles mises à profit pour appuyer l'amélioration continue au sein du Programme du recensement de la population?
  • 2.2 Dans quelle mesure les pratiques exemplaires et leçons retenues ayant été tirées des innovations sont-elles partagées et mises à profit au sein du Programme du recensement de la population et de l'ensemble de l'organisme?

L'évaluation s'est déroulée de septembre 2023 à mars 2024.

Les méthodes de collecte de données présentées à la figure 2 ont été employées. Les constatations contenues dans le présent rapport sont basées sur une triangulation de ces méthodes de collecte de données.

Des limites ont été cernées et des stratégies d'atténuation ont été employées, comme le décrit le tableau 1.

Leçons tirées

1. Rendement—Innovations clés du Recensement de 2021

Sommaire

À la suite du Recensement de 2016, plusieurs éléments de recherche et d'innovation ont été cernés aux fins de prise en considération et de mise en œuvre possible pour le cycle du Recensement de 2021 afin de contribuer à la réalisation des priorités du recensement (soit l'efficience et l'efficacité).

Les séances de compte rendu et de planification stratégique tenues à la fin du cycle du Recensement de 2016 ont permis d'établir 18 éléments à traiter (éléments de recherche), lesquels ont chacun été attribués à un chef de sous-projet aux fins de recherche ou d'enquête plus approfondie en réponse aux recommandations ou aux domaines d'intérêt cernés. À la suite des examens subséquents, la plupart de ces éléments de recherche sont passés à la phase de l'élaboration, tandis que de nouveaux éléments de recherche ont été cernés et ont fait l'objet d'une enquête, en préparation au cycle du Recensement de 2021.

Ces éléments de recherche se sont soldés par un éventail d'innovations et d'améliorations aux processus qui ont été introduites lors du Recensement de 2021, allant de progrès modestes prenant appui sur des réussites passées jusqu'à des percées importantes. Selon le projet REGQ, les innovations peuvent être largement divisées en trois catégories :

1. Innovations graduelles : Tirent parti des processus et systèmes en place, ont un avantage clair et peuvent être mises en œuvre rapidement (p. ex. méthode des envois par vagues, expansion de l'envoi par la poste, optimisation des téléphonistes de la Sous-section du soutien à la collecte [SSC]).
2. Innovations stratégiques : Nécessitent un effort accru et soutiennent la réalisation des objectifs ou des moteurs des programmes (p. ex. indicateurs de la qualité des données, apprentissage machine).
3. Innovations révolutionnaires : Nécessitent un effort extraordinaire, signifient un changement de paradigme, et pavent la voie à de nouvelles innovations (p. ex. plan de contingence relatif aux données administratives, ajustements liés à la COVID-19).

Pour le cycle de 2021, les principaux moteurs de l'innovation étaient l'amélioration de l'efficience et du rapport coût-efficacité; le maintien ou l'amélioration de la rapidité de diffusion du recensement; l'allégement du fardeau des répondants; le maintien de la couverture, de la pertinence, et de la qualité des données; et la réduction de la dépendance au papier en faveur des médias électroniques.

Des modifications supplémentaires ont été apportées au Recensement de 2021 pour répondre aux défis posés par la pandémie de COVID-19.

Au début de la pandémie de COVID-19 (printemps 2020), le Programme du recensement a entrepris une vaste analyse des risques sur les effets anticipés de la COVID-19, ce qui a mené à la création d'un plan unique fondé sur la supposition que le Recensement de 2021 aurait lieu dans un contexte pré-vaccin. Le plan, approuvé par le statisticien en chef, mettait l'accent sur la réduction au minimum des contacts en personne et sur le maintien de la qualité des données. Le Programme du recensement a reçu du financement supplémentaire pour absorber les coûts associés à la COVID-19 (p. ex. pour l'équipement de protection individuelle, le salaire des travailleurs de première ligne, les coûts d'impression et d'expédition et l'infrastructure de technologies de l'information [TI]). La pandémie de COVID-19 a mené aux ajustements rapides suivants, entre autres :

• Utilisation accrue des QE : L'utilisation des QE a été élargie afin de permettre aux administrateurs de logements collectifs institutionnels (p. ex. hôpitaux, établissements et résidences de soins infirmiers et établissements de soins de longue durée) de fournir leurs renseignements en ligne. Les logements collectifs ont également été dénombrés par entrevue téléphonique plutôt qu'en personne.
• Priorité au questionnaire à remplir soi-même : Le questionnaire papier 2A-R a été remanié afin de permettre aux répondants des secteurs de recensement par entrevue et des secteurs des réserves de répondre par eux-mêmes au questionnaire (sans l'administration d'un intervieweur qui remplit le dénombrement en personne). Les modes de collecte de l'envoi par la poste, de l'envoi par la poste et livraison à la porte et du listage/livraison ont été utilisés pour réduire le recours à l'entrevue en personne^{Note de bas de page 1}. De plus amples ressources ont été déployées pour le suivi téléphonique afin de réduire le nombre de visites en personne.
• Adoption du travail à distance : L'infrastructure des TI a été agrandie pour soutenir le travail à distance, et les bureaux de recensement ont servi principalement d'installations de distribution pour le personnel sur le terrain. De plus, la formation au personnel a été livrée de manière virtuelle sur Microsoft Teams et par téléphone.
• Planification de contingence relative aux données administratives : Un plan de contingence relatif aux données a été élaboré, lequel met l'accent sur l'utilisation des données administratives pour imputer un nombre limité de caractéristiques des ménages non-répondants après la collecte et dans des circonstances particulières^{Note de bas de page 2}.

Plusieurs des innovations introduites par le Recensement de 2021 ont contribué à améliorer l'efficience et le rapport coût-efficacité du cycle de 2021.

Plusieurs des innovations et des améliorations au processus apportées au Recensement de 2021 ont contribué à améliorer l'efficience opérationnelle du cycle tout entier et ont aidé l'équipe du recensement à gérer les complexités suscitées par la COVID-19 (p. ex. retards dans la collecte, pénuries de personnel).

Des améliorations graduelles aux méthodologies de collecte du recensement, y compris la méthode des envois par vagues de 2021 et le recours accru à l'envoi par la poste, ont aidé le recensement à parvenir à son objectif de réduire les coûts unitaires par logement^{Note de bas de page 3}. La méthode des envois par vagues révisée a également contribué à une augmentation globale du taux d'autodéclaration sur Internet, lequel est passé de 68 % en 2016 à 84 % en 2021. Cela a réduit les coûts et les traitements requis. L'augmentation du taux d'autodéclaration en ligne ayant été observée était probablement aussi associée à la COVID-19 (grâce à la transformation numérique rapide), mais il était impossible de quantifier cet effet.

Avec la mise en œuvre à grande échelle du recours accru à l'envoi par la poste, environ 1 million de logements des secteurs de listage/livraison ont été convertis en logements à envoi par la poste et livraison à la porte, ce qui a fait augmenter à environ 90 % le niveau global de l'envoi par la poste à l'échelle du pays. Quelques personnes consultées dans les régions ont indiqué que ces modifications ont permis d'améliorer l'efficience des opérations sur le terrain : les secteurs listage/livraison ont été simplifiés, moins d'employés de terrain étaient requis pour la livraison, et l'adoption de l'invitation par envoi direct a réduit le potentiel d'erreur sur le terrain.

Pour les activités post-terrain, l'apprentissage machine a grandement amélioré l'efficacité du codage en facilitant le codage de 31 questions et d'environ 7 millions de réponses en toutes lettres à l'aide de fastText. Plusieurs personnes consultées ont souligné le rôle de l'apprentissage machine pour réduire les délais, le personnel et les coûts associés au codage (économies d'environ 4 millions de dollars), tout en contribuant contre toute attente à surmonter les défis d'embauche suscités par la COVID-19.

Certaines personnes consultées ont également noté que l'adoption d'un environnement virtuel en raison de la pandémie de COVID-19 a accru l'efficience opérationnelle, ce qui a permis de réaliser des économies et d'améliorer la collaboration (p. ex. économies en temps réel et coûts de recrutement et de formation, utilisation de plateformes telles que Microsoft Teams). Cependant, quelques personnes consultées ont noté que la mise en œuvre rapide de la formation virtuelle au moyen de téléconférences a posé des défis, en particulier pour ce qui est de doter le personnel de terrain de connaissances techniques. Pour le prochain cycle, les personnes consultées recommandent d'améliorer la formation en adoptant une approche hybride (p. ex. combiner l'intégration basée sur les vidéos avec des activités immersives en personne) afin de maximiser l'efficacité.

Plusieurs personnes consultées qui employaient l'outil Meltwater avec aisance trouvaient que celui-ci était une approche plus efficiente pour surveiller les communications sur le recensement, car il réduisait grandement les délais requis pour examiner un fort volume d'information.

Les activités d'innovation ont contribué à la réalisation de la plupart des résultats clés pour le Recensement de 2021, y compris le maintien de la qualité élevée des données, le soutien à la pertinence des données, et l'obtention d'un taux de réponse élevé.

Maintien de la qualité élevée des données

Le Recensement de 2021 a introduit des améliorations au processus et l'élaboration de plans de contingence afin d'appuyer l'atteinte d'un niveau élevé de qualité des données.

Le processus de certification de 2021 a été révisé à la suite de problèmes relatifs à la qualité des données qui ont été relevés en 2016. Des rapports sur le programme et des personnes consultées ont souligné que le processus révisé a apporté une surveillance plus minutieuse, a aidé à cerner des problèmes similaires sur le plan de la qualité et de la comparabilité, et a permis de s'assurer que les produits du recensement contenaient des renseignements pertinents pour les utilisateurs des données (p. ex. effets liés à la pandémie, limites, comparabilité). Il a également été signalé que les nouvelles activités de consultation virtuelle avec des utilisateurs externes étaient une occasion précieuse de valider les données et de discuter de celles-ci avant leur diffusion.

La stratégie de diffusion pour les indicateurs de la qualité des données a été réorganisée pour permettre aux utilisateurs des données de mieux évaluer la qualité et la pertinence des données en ce qui a trait à leurs besoins. Presque toutes les personnes consultées ont indiqué que le niveau d'adoption et l'utilité globale des indicateurs de la qualité n'étaient pas encore connus, mais la plupart des personnes bien au fait de cette innovation ont indiqué que celle-ci était importante en vue d'améliorer la transparence de la qualité des données du recensement et d'harmoniser la qualité des données avec les normes relatives aux données.

Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, l'élaboration et l'activation du plan de contingence relatif aux données administratives ont appuyé l'imputation de 12 000 ménages non répondants. Bien que cela ne représente qu'une part très minime des logements privés (moins de 0,1 %), certains estimaient que le plan de contingence faisait office de validation de principe pour l'utilisation accrue des données administratives pour assurer la qualité des données.

Soutien à la pertinence des données

Quelques personnes consultées qui connaissaient bien les modifications apportées au contenu du recensement ont expliqué que les consultations sur le contenu effectuées avant 2021 ont aidé le recensement à maintenir la pertinence des données, à s'harmoniser avec les enjeux prioritaires et à répondre aux lacunes ou besoins en matière de renseignements ayant été cernés (p. ex. les nouvelles variables sur le sexe à la naissance et le genre, l'instruction en langue minoritaire, l'appartenance à une communauté métisse et l'expérience militaire canadienne). Voici des exemples concrets d'adoption, parmi d'autres :

• Dans le cadre du Plan d'action fédéral 2ELGBTQI+ de 2022, des données de recensement ont été citées pour aider à générer des perspectives sur la diversité de la population (soit des statistiques sur les populations transgenres et non binaires)^{Note de bas de page 4}.
• Du nouveau contenu portant sur l'instruction dans la langue officielle minoritaire a été ajouté pour répondre aux recommandations du rapport de 2017 du Comité permanent des langues officielles de la Chambre des communes^{Note de bas de page 5}. Des personnes consultées au sein des domaines spécialisés ont indiqué que les données sur la langue d'instruction ont été utilisées par des organismes de linguistique. La pertinence de ces données se manifeste également dans des décisions récentes de la Cour suprême.

Obtenir un taux de réponse élevé

Le Recensement de 2021 a atteint son taux de réponse national global cible de 98 %, y compris des taux de réponse provinciaux élevés^{Note de bas de page 6}, ainsi qu'un taux de réponse total de 97,4 % au questionnaire détaillé et des niveaux élevés d'autodéclaration. La campagne de communication sur le recensement et les améliorations graduelles à la méthode des envois par vagues ont été citées comme étant deux innovations qui ont contribué à ce succès sur le plan du taux de réponse.

La campagne de communication du recensement a employé une approche à plusieurs médias, qui a mis l'accent sur la promotion de la réponse sur Internet et sur le ciblage des publics clés. Parmi les réalisations de 2021, la campagne a contribué à une augmentation d'environ 22 % du taux de réponse en ligne des publics plus difficiles à dénombrer. Certaines personnes ont également mentionné que l'affinement de la méthode des envois par vagues avait contribué au taux de réponse élevé obtenu lors du recensement, comme le démontrent les niveaux élevés d'autodéclaration et de réponse en ligne.

Il n'a pas été possible de mesurer pleinement l'influence de la pandémie de COVID-19 (positive comme négative) sur le taux de réponse obtenu lors du Recensement de 2021. Les personnes consultées ont expliqué qu'il y avait des avantages à administrer le recensement dans le contexte de la pandémie, car les personnes étaient à leur domicile et avaient donc peut-être une plus grande disponibilité pour remplir leur questionnaire; cependant, le recensement a également eu de la difficulté à atteindre certaines de ses cibles en matière de réponse (comme l'avait prédit la méthode des envois par vagues). Cela pourrait être attribuable à des facteurs tels que des sentiments antigouvernementaux (en raison des confinements liés à la COVID-19) et un niveau limité de collecte en personne. Le Recensement de 2021 a obtenu un taux de réponse inférieur pour certaines populations (environ 85 % des communautés autochtones et 70 % des résidents de refuges pour sans-abri ont été dénombrés). Plusieurs personnes consultées ont souligné que cela illustrait les défis posés par la COVID-19 et ont indiqué que ce ne sont pas tous les ajustements liés à la COVID-19 qui ont réussi à atténuer tous les effets.

Allégement du fardeau des répondants

L'allégement du fardeau des répondants a eu des résultats mitigés, car le recensement a ajouté plusieurs éléments de contenu qui ont allongé le questionnaire dans son ensemble. En contrepartie, des innovations ont facilité la gestion de ce fardeau accru. Pour l'avenir, une plus grande prise en considération du fardeau des répondants est ciblée comme priorité pour le cycle de 2026.

Le recensement a employé des données administratives obtenues auprès d'IRCC pour introduire de nouvelles variables d'intérêt, soit le statut d'immigrant et l'année d'immigration, ce qui a réduit l'incidence sur la longueur du questionnaire compte tenu d'autres modifications au contenu. De plus, le recensement a eu recours à des données de l'Enquête sur les services correctionnels canadiens (ESCC) pour remplacer la collecte dans des établissements correctionnels. Certaines personnes consultées ont indiqué qu'il y avait des possibilités pour le recensement de continuer d'accroître le recours aux données administratives, lesquelles peuvent réduire les coûts, permettre le maintien de la qualité des données et éviter un fardeau accru (p. ex. intégration des données du Programme de la statistique du logement canadien).

Dans le cadre du Recensement de 2021, la capacité de remplir le questionnaire de recensement en ligne a été élargie pour inclure les répondants au questionnaire 2A-R et au questionnaire destiné aux logements collectifs. Plusieurs personnes consultées ont indiqué que l'accès au questionnaire en ligne avait eu une réception positive de la part des communautés éloignées, du Nord et autochtones, car cette option répondait à des plaintes formulées en 2016 (bien que la connexion Internet dans ces régions demeure un défi). Le contenu du questionnaire était le même, mais des fonctions telles que l'enchaînement automatisé des questions (afin de sauter les questions non pertinentes) pourraient avoir contribué à améliorer la convivialité du questionnaire pour les répondants.

La méthode des envois par vagues de 2021 et les ajustements à la collecte en raison de la COVID-19 ont mis l'accent sur la réduction des contacts avec les répondants grâce à l'application d'une stratégie de communication qui a accru le niveau d'autodéclaration du questionnaire avant le début du suivi des cas de non-réponse (SCNR). Un suivi sans contact a également été adopté pour les logements privés, et les entrevues face à face pour les logements collectifs ont été éliminées en 2021 en raison de la COVID-19. Le taux d'autodéclaration du Recensement de 2021 était de 88,1 %, et environ 84 % des ménages ont rempli le questionnaire en ligne.

La stratégie de communication du Recensement de 2021 a eu recours à la segmentation comportementale et sociodémographique pour contribuer à cerner les publics difficiles à dénombrer. Cela a soutenu des communications ciblées pour atteindre les régions où les gens sont moins prédisposés à l'autodéclaration du questionnaire, tout en tenant compte des caractéristiques clés dans la conception et l'exécution des activités de communication.

Sommaire

La pandémie de COVID-19 a présenté des défis complexes et changeants et a mis en lumière des facteurs sous-jacents qui ont permis la mise en œuvre réussie d'innovations lors du Recensement de 2021.

La plupart des personnes consultées ont indiqué que la pandémie de COVID-19 avait eu une influence importante, aussi bien positive que négative, sur les activités d'innovation. Les dates de publication étaient fermes, en dépit des retards dans les activités de collecte du recensement en raison de la COVID-19, de l'annulation du dénombrement anticipé, de restrictions sur les voyages et les activités en personne, et des restrictions de santé publique provinciales et territoriales qui étaient uniques et en constant changement. La gestion de ces risques a nécessité de trouver des solutions rapides et créatives et a mis en lumière les facteurs de réussite sous-jacents du Recensement de 2021.

De nombreux facteurs ont été cités par les personnes consultées comme ayant contribué à la mise en œuvre et à la réussite globale des innovations, en particulier dans le contexte de la COVID-19. Les facteurs de réussite les plus couramment cités étaient les suivants :

• Obtention de l'adhésion des intervenants touchés : Des personnes consultées ont expliqué que le recensement avait plusieurs éléments interdépendants, et qu'une seule modification pouvait susciter de multiples conséquences et effets en aval pour d'autres sous-projets et domaines. L'adhésion d'intervenants clés (dont les domaines spécialisés et leurs sous-projets), leur souplesse, et un leadership fort de la part de la haute direction en réponse à la pandémie étaient importants pour veiller à une mise en œuvre réussie de ces modifications — en particulier les modifications de dernière minute qui ont dû être apportées dans le contexte de la COVID-19.
• Exécution d'un essai officiel : Avant chaque cycle, l'équipe du recensement réalise une activité officielle de recherche et d'essai (une sorte de « répétition générale ») aux niveaux du programme et du sous-projet afin d'évaluer la faisabilité, de réduire les risques, et de vérifier le rendement des nouvelles technologies et innovations. Les conclusions de ces activités sont ensuite présentées à l'Équipe de projet du recensement (EPR) et à la Commission de l'examen de la qualité des données (CEQD) aux fins d'examen et d'approbation. Les personnes consultées ont indiqué que ces activités d'essai avaient joué un grand rôle pour accroître la confiance et la préparation préalablement au cycle de 2021. Compte tenu des précieux renseignements que peuvent apporter les activités d'essai, certaines personnes consultées ont indiqué qu'elles aimeraient que ces activités comprennent également les innovations et les modifications au processus qui sont apportées plus tard au cours du cycle du recensement.
• Gouvernance et gestion de projet robustes : L'équipe du recensement a eu recours de manière efficace à des structures de gouvernance, dont l'EPR et le Secrétariat des domaines spécialisés du recensement (SDSR), pour appuyer la coordination et la prise de décisions. Quelques personnes consultées ont souligné que ces structures fonctionnaient bien pour discuter des enjeux et demeurer au fait de l'avancement de projets clés. Compte tenu du contexte unique de la COVID-19, la participation virtuelle aux réunions de l'EPR a également été ouverte à certains représentants du recensement. Cela a été cité comme une précieuse occasion pour amasser des renseignements. Le Programme du recensement a aussi eu recours à des outils de gestion de projet tels que JIRA et la méthode kanban pour gérer le flux des travaux, coordonner les activités, et suivre les demandes et décisions de modifications (p. ex. planification pour la COVID-19) avant et pendant le cycle de 2021.
• Collaboration et dévouement : La plupart des personnes consultées ont souligné qu'il y avait un fort niveau de collaboration lors du cycle de 2021, et certaines ont estimé que la collaboration avait augmenté depuis le cycle de 2016 (p. ex. entre les domaines spécialisés et l'équipe de la méthodologie). Des activités telles que des réunions régulières et les plateformes virtuelles (p. ex. Microsoft Teams, SharePoint) ont aidé les équipes à négocier la courbe d'apprentissage des innovations, à gérer et à communiquer les dépendances, et à relever les défis inattendus. Par exemple, l'élaboration d'un plan de contingence relatif aux données administratives a été facilitée par une forte intégration et collaboration entre le sous-projet Avenir du recensement et d'autres équipes du recensement. Le personnel du recensement a également souligné que le dévouement ayant été manifesté à tous les niveaux du programme (dont la haute direction, le personnel opérationnel et les partenaires de la division) a joué un rôle essentiel afin d'atteindre les objectifs du recensement face à des changements complexes et à des défis imprévus.

Selon la plupart des personnes consultées, une leçon retenue de la pandémie est que le rythme de l'innovation dans le cadre du recensement peut changer dans des circonstances exceptionnelles. La COVID-19 était un événement unique pour le recensement, mais si l'on sait tirer parti des facteurs de réussite et utiliser à bon escient l'impulsion générée, on peut aider le programme à continuer de faire avancer des innovations importantes et opportunes.

La COVID-19 et d'autres facteurs ont suscité quelques obstacles à la mise en œuvre des activités d'innovation lors du Recensement de 2021.

Le personnel du recensement et des rapports de compte rendu après le cycle ont souligné des défis liés à la mise en œuvre d'innovations en 2021, lesquels étaient associés principalement au calendrier du recensement (trop peu de temps accordé), à des retards inattendus en lien avec la COVID-19, et à une charge de travail plus élevée que prévu.

• Manque de temps selon le calendrier prévu : Le défi le plus couramment signalé était celui de gérer les innovations et les nouvelles activités tout en respectant des échéances rigides et serrées. Les innovations en matière de contenu, les activités de certification et les indicateurs de la qualité des données ont pris plus de temps que prévu au départ, et le calendrier en place ne tenait pas adéquatement compte du temps requis pour traiter les changements sur le plan de l'apprentissage machine. Ce problème a également été exacerbé par les retards en lien avec la COVID-19. Le personnel du recensement a signalé que les échéances serrées avaient eu un effet néfaste et des réactions en chaîne plus loin dans le cycle, car le personnel a été obligé de traiter, d'analyser et de diffuser des quantités record de données; de respecter de nouvelles dates d'échéance en matière de diffusion; et de s'adapter à de nouveaux outils et processus (p. ex. activités de certification, nouveaux systèmes). Cela a mené à un grand nombre d'heures supplémentaires et occasionné du stress parmi le personnel opérationnel.
• Volume de travail élevé : Il a été signalé que certaines innovations avaient ajouté un fort volume de travail à certaines équipes, lequel n'avait peut-être pas fait l'objet d'une planification adéquate ou été pris en compte (ce qui a été exacerbé par le manque de temps). Cette situation a été mise en lumière par certains employés se livrant à des activités de certification (p. ex. les délais requis pour les consultations externes, la présentation, et la participation) et par les nouveaux indicateurs de la qualité des données (p. ex. multiplication du travail par deux, tâches répétitives et manuelles, gestion des limites des cellules).
• Contraintes techniques ou liées au système : Des défis pratiques liés à la capacité du système et technique ont entravé certains projets. À la suite de l'intégration d'indicateurs de la qualité des données au niveau des questions (intervalles de confiance), le triplement de la taille des tableaux de données a entraîné des limites pratiques pour l'élaboration de tableaux. La transition à un nouveau système de tabulation a nécessité une intégration limitée avec d'autres outils du recensement, ce qui a mené à un dédoublement des efforts. De façon similaire, des représentants versés en apprentissage machine ont décrit des limites sur le plan de la capacité de traitement, et des contraintes relatives au système ont été signalées en lien avec la génération d'un plus grand nombre d'infographies et d'éléments visuels (p. ex. images) pour les articles du Quotidien.
• Clarté quant à la gouvernance, aux rôles et aux responsabilités : Certaines personnes consultées ont suggéré qu'il pourrait être avantageux de désigner un responsable principal officiel au début de certains projets en vue d'un déroulement efficient des activités et pour éviter des retards dans la prise de décisions et de la confusion au niveau opérationnel (p. ex. mention dans le plan de contingence relatif aux données administratives, innovation en apprentissage machine). Des personnes interrogées ont également indiqué que des innovations essentielles telles que le plan de contingence ont été entravées par des priorités changeantes parmi la haute direction alors que l'on cherchait à équilibrer des facteurs tels que les risques, la perception du public et la qualité des données. Les équipes d'autres sous-projets, dont le contrôle et l'imputation et la diffusion, ont aussi noté que les rôles et les responsabilités devraient être mieux définis pour le cycle de 2026.

Trois principaux facteurs ont été cités par les personnes consultées comme ayant une influence sur les innovations futures : une plus grande harmonisation des processus du recensement et des enquêtes autres que le recensement, un manque de ressources en TI, et l'évolution des habitudes de consommation de données chez les utilisateurs.

Les personnes consultées ont souligné quelques facteurs qui pourraient avoir une influence sur les types d'innovations que l'on traitera en priorité pour le prochain cycle de recensement, et un risque possible lié à leur élaboration.

• Harmonisation croissante des processus dans le cadre du recensement et des enquêtes autres que le recensement : Dans le cadre du plan stratégique de Statistique Canada (Plan unique)^{Note de bas de page 7}, certaines personnes consultées ont indiqué qu'il y avait un nombre croissant d'initiatives visant à harmoniser les processus et les systèmes entre le recensement et d'autres domaines de Statistique Canada, dont le Nouveau modèle de diffusion et d'autres systèmes ministériels de collecte et de traitement (une discussion plus approfondie se trouve sous la question d'évaluation 2.2).
• Ressources en développement des TI : Quelques personnes consultées ont signalé qu'un manque de ressources en développement des TI et une incapacité à recruter efficacement des ressources en TI représentaient une menace à la R-D pour 2026 et le long terme. Comme les ressources en TI sont souvent déjà occupées par des tâches de production et d'opérations, il leur reste peu de temps pour des activités de développement.
• Évolution des habitudes de consommation des utilisateurs : Quelques personnes consultées ont indiqué que les véhicules de diffusion utilisés par le recensement (dont Le Quotidien) étaient « encore coincés dans le monde de l'édition imprimée » et ne s'adaptaient pas aux nouvelles préférences des utilisateurs, tels que les infographies et autres produits visuels. Le recensement doit également demeurer au fait des progrès technologiques, tels que le recours à l'intelligence artificielle pour extraire et synthétiser les renseignements, et s'adapter à ces progrès.

2. Leçons retenues et amélioration continue

Sommaire

Le Programme du recensement a établi des processus rigoureux, y compris des mécanismes d'évaluation et de la gouvernance, afin d'aider à cerner et à incorporer des pratiques exemplaires et des leçons retenues.

À la suite du cycle de 2021, le Programme du recensement a lancé une nouvelle fois son processus cyclique d'évaluation et de compte rendu. Des rapports de clôture des sous-projets, décrivant en détail les activités précises, les objectifs et les leçons retenues, ont été élaborés et plus tard passés en revue par l'Équipe de projet du recensement (EPR) et le Comité de direction du recensement (CDR). Deux séances de compte rendu et de planification stratégique ont porté sur des sections précises du cycle du recensement, et ont mené à la formulation de recommandations clés sur la priorisation des efforts en préparation au cycle de 2026.

La plupart des personnes consultées au sein du Programme du recensement ont convenu que les activités d'évaluation et de compte rendu sur le recensement étaient généralement utiles et bien structurées, et qu'elles soutenaient la discussion et une documentation rigoureuse. On a également établi une vision pour 2026 qui vise à prendre appui sur les réussites de 2021 et à offrir au personnel un outil de référence.

Au niveau opérationnel, le personnel du recensement a indiqué qu'il œuvrait déjà à établir des mesures en vue d'améliorer et d'adapter ses processus (p. ex. certification, apprentissage machine, innovations sur le plan du contenu) à la lumière des constatations de 2021, y compris les mesures suivantes :

• passer en revue le calendrier et le plan du recensement pour 2026 afin de s'assurer que suffisamment de temps soit consacré aux changements au flux des travaux et en vue de contribuer à réduire la pression pour le personnel;
• déterminer des possibilités de simplifier et d'automatiser encore davantage les processus afin de réduire les tâches manuelles et répétitives (p. ex. pour la certification, la vérification, le contrôle et l'imputation, et la préparation de tableaux de données);
• passer en revue les produits et les extrants du recensement ayant la plus grande influence et la plus grande valeur globale afin de s'assurer que les efforts en matière d'innovation soient proportionnels aux avantages pour les utilisateurs;
• améliorer les efforts de consultation et de planification précoce pour s'assurer que les modifications proposées soient plausibles et que les effets soient bien compris et réduits à l'avance (p. ex. modifications au contenu, certification, activités de collecte, codage).

Plusieurs possibilités et défis ont été partagés avec le personnel du programme afin d'améliorer le processus d'évaluation et de compte rendu du recensement au sein du programme :

• Risque de mobilisation et de capacité faibles : Quelques employés affectés aux opérations ont indiqué que les activités d'évaluation du recensement ont lieu au terme d'une période intense du cycle, et que cela pourrait mener à un faible niveau de mobilisation et de capacité de participation aux activités; on risque donc d'adopter une approche de pure forme. Des employés ont également commenté qu'il pouvait être difficile de réfléchir à des expériences qui se sont produites à des phases antérieures du cycle si ces expériences n'ont pas été adéquatement documentées au fur et à mesure.
• Attention tout au long du cycle : Quelques personnes interrogées qui ont participé aux phases plus avancées du cycle (le contrôle et l'imputation des publications majeures) ont estimé que le calendrier de l'exercice de compte rendu pourrait favoriser la détermination des activités d'innovation et l'investissement dans ces activités à des phases plus précoces du cycle (p. ex. innovations liées à la collecte). Il est également possible que les employés travaillant aux phases plus avancées du cycle ne soient pas adéquatement consultés quant aux répercussions des modifications proposées aux activités ayant lieu à des phases plus précoces du cycle.
• Efforts de communication : Des représentants des divisions habilitantes ont recommandé que le Programme du recensement améliore les communications à la suite de l'exercice de compte rendu. Certains employés des bureaux régionaux ont exprimé des préoccupations quant au fait que des recommandations étaient partagées entre plus d'un cycle (p. ex. l'amélioration des modules de formation et les modifications aux tableaux de données), et ont indiqué qu'il n'y avait pas suffisamment de suivi pour déterminer si leurs recommandations avaient été explorées dans le cadre du programme, et le cas échéant, dans quelle mesure. De façon similaire, des représentants des divisions ont répondu que leurs commentaires relatifs aux processus de collecte visant les Autochtones ne recevaient pas toujours un bon niveau de considération.

Une fois les domaines d'innovation cernés, des obstacles se présentent sur le plan de l'élaboration des innovations, ce qui pourrait mener à une répétition des processus et à des retards dans la mise en œuvre.

Des personnes consultées ont signalé qu'il y avait des obstacles liés aux étapes suivantes de la prise de mesures et de l'élaboration d'innovations (soit le passage de l'idée à l'exécution). Le défi le plus couramment mentionné est le manque de temps disponible, au cours du cycle de cinq ans, pour se livrer au développement. Compte tenu des tâches immédiates de production, environ la moitié du personnel du Programme du recensement a indiqué qu'il était difficile de donner priorité à la planification de l'innovation, en particulier pour les activités à long terme qui nécessitent des changements complexes. Par conséquent, le programme a connu des retards pour faire progresser les innovations révolutionnaires entre les cycles, dont l'introduction d'appareils portables pour la collecte sur le terrain. Le manque de temps pour élaborer et mettre en œuvre des innovations est encore exacerbé par la complexité et la portée du recensement. Comme il y a de nombreux éléments interdépendants à prendre en compte entre les activités, un seul changement peut avoir une réaction en chaîne imprévue sur d'autres processus, ce qui nécessite une planification logistique considérable.

D'autres obstacles de haut niveau ayant été signalés par des personnes consultées comprennent la résistance au changement et la perte de connaissances organisationnelles. Certains employés du recensement ont indiqué qu'il peut y avoir de la réticence à changer de processus et de systèmes, car les processus et systèmes déjà en place sont familiers et perçus comme efficaces, en dépit des possibilités offertes par les innovations et la technologie (p. ex. l'automatisation et l'intelligence artificielle). Des employés pourraient également s'inquiéter des effets du changement sur leurs processus et activités. Des personnes interrogées ont expliqué que les rotations du personnel et une réduction du personnel d'un cycle à l'autre étaient courantes au sein du programme. Par exemple, des employés de domaines spécialisés peuvent être transférés à d'autres domaines de programme après la production du recensement. Cela peut faire manquer des occasions d'élaborer et de mettre en application des leçons retenues avant le prochain cycle, en particulier si les principaux acquis ne sont pas documentés avant le départ de l'ancien personnel et l'arrivée de nouveau personnel au sein du programme.

De pair avec le rôle anticipé d'Avenir du recensement (décrit ci-dessous), les personnes consultées ont formulé diverses suggestions pour surmonter les obstacles à l'innovation. Certains employés du programme qui connaissaient bien les techniques de gestion du changement ont proposé que le Programme du recensement répertorie les agents du changement afin de porter les changements proposés à l'attention des intervenants clés et d'obtenir l'appui de ceux-ci. Certaines personnes interrogées ont dit que le recensement pourrait être amélioré par la documentation systématique des leçons retenues et des mesures à prendre tout au long du cycle, afin de garder continuellement l'œil sur les nouvelles possibilités et de préserver les connaissances organisationnelles. Cela pourrait comprendre, par exemple, un sondage éclair régulier, ou le fait de charger un ou des membres de chaque équipe de sous-projet de noter régulièrement les défis, les domaines qui méritent une enquête, et les pratiques exemplaires qu'il faudrait adopter à plus grande échelle. Enfin, certains employés opérationnels ont recommandé que le recensement mette l'accent sur l'amélioration des communications internes d'un sous-projet à l'autre et avec des intervenants clés afin de s'assurer que les améliorations proposées sont bien comprises et que toutes les répercussions sont évaluées à un stade précoce. Cela pourrait comprendre, par exemple, l'exercice d'activités de « sous-schématisation » afin d'acquérir une compréhension commune des changements au processus et de s'assurer que les groupes de travail consultent toutes les équipes concernées.

Le sous-projet Avenir du recensement a été officialisé afin de renforcer la planification à long terme et l'élaboration d'innovations majeures.

Une modification clé apportée au Programme du recensement est l'officialisation du sous-projet Avenir du recensement pour appuyer les efforts de modernisation. Celui-ci s'appelait auparavant le Projet de transformation du Programme du recensement (PTPR), et a été lancé en juin 2016 avec un double mandat : créer l'Infrastructure de registres statistiques et rechercher un nouveau modèle de « recensement combiné » qui s'appuie sur des données administratives. S'appuyant sur sa réussite en matière de progression des innovations en recherche et en méthodologie pour les activités de collecte, le PTPR est devenu Avenir du recensement en mars 2023, avec la responsabilité ajoutée de la planification entre les cycles et de l'élaboration de stratégies à long terme (soit les éléments prioritaires qui ne peuvent pas être gérés pendant la période entre les cycles). Entre autres domaines d'intérêt, le sous-projet Avenir du recensement poursuit la planification à long terme pour un recours accru aux données administratives et le remplacement des formulaires papier par des appareils portables.^{Note de bas de page 8}

Les personnes consultées qui connaissaient bien le sous-projet ont fait écho au rôle important d'Avenir du recensement en vue d'aider le Programme du recensement à faire progresser des innovations prioritaires et à surmonter certains des obstacles connus à l'élaboration d'innovations. Bien que le projet n'ait été officialisé que récemment, certaines personnes consultées ont indiqué que les effets ont déjà été démontrés, et que ceux-ci se manifestent notamment par des progrès sur le plan de la recherche et par des considérations logistiques quant à l'adoption d'appareils portables. Compte tenu de l'expertise requise de la part du personnel opérationnel du recensement et d'autres intervenants clés en vue de la planification et de l'élaboration d'activités d'innovation (p. ex. pour déterminer les considérations logistiques, les dépendances, la faisabilité et les contraintes), certaines personnes interrogées ont souligné l'importance pour Avenir du recensement d'offrir suffisamment de possibilités d'intégration et de collaboration avec le personnel concerné.

Sommaire

Le Programme du recensement et d'autres sections de l'organisme s'échangent des renseignements par l'intermédiaire de mécanismes officiels et officieux.

Divers forums peuvent appuyer l'échange de connaissances entre le Programme du recensement et d'autres divisions et programmes de Statistique Canada. Selon les constatations de l'enquête et des entrevues, les mécanismes structurés utilisés pour se tenir au courant comprennent les structures de gouvernance du recensement (p. ex. le CDR, l'EPR et le SDSR), les réunions de collaboration et de service (p. ex. comptes rendus sur le terrain; réunions avec d'autres domaines d'enquête, les TI, les communications et la méthodologie), et la participation à des comités et groupes de travail. Plusieurs représentants à l'extérieur du Programme du recensement ont également mentionné qu'ils ont consulté des documents du recensement afin d'en apprendre sur les activités et les constatations du cycle précédent (p. ex. les rapports de clôture des projets ou programmes).

En plus des approches structurées, environ la moitié de toutes les personnes consultées ont dit que l'échange officieux de connaissances, par exemple des discussions de tous les jours avec des collègues, était une approche courante pour s'informer des activités d'innovation et des pratiques exemplaires dans d'autres domaines de l'organisme; cependant, la dépendance accrue à des environnements de travail virtuels a réduit le nombre d'occasions de conversations officieuses. Le transfert d'employés à d'autres domaines de l'organisme facilite également la « pollinisation croisée » des idées et des processus.

Certaines personnes consultées du Programme du recensement ont indiqué qu'elles avaient des points de contact avec d'autres ministères fédéraux (p. ex. Emploi et Développement social Canada et Santé Canada) et participaient à des forums internationaux sur le recensement pour partager des pratiques exemplaires. Quelques employés du recensement ont estimé avoir plus fréquemment recours à des discussions avec des parties externes à l'organisme qu'à des mécanismes internes.

L'échange de connaissances entre organismes a contribué à faire connaître et à faire adopter des activités d'innovation.

Partage d'innovations en matière de recensement au sein de Statistique Canada

La plupart des personnes consultées ont qualifié le Programme du recensement de moteur de l'innovation pour l'ensemble de l'organisme. Grâce à l'accroissement des ressources disponibles, les investissements du recensement dans des processus et des systèmes peuvent être mis à profit pour l'ensemble de Statistique Canada. Par exemple, le nouveau Système de gestion sur le terrain^{Note de bas de page 9} ayant été déployé au sein du Programme du recensement a plus tard été adopté par d'autres domaines de programme, ce qui a permis de réduire les coûts et de simplifier les processus. Voici des exemples précis de pratiques exemplaires et de leçons retenues tirées des innovations du Recensement de 2021 :

• D'autres domaines de l'organisme ont reçu des présentations et ateliers sur des sujets tels que le recours à la segmentation dans la campagne de communication du recensement et l'application de l'apprentissage machine à d'autres domaines d'enquête. Des discussions ont également été tenues avec d'autres domaines de programme (p. ex. l'Enquête sur la population active) pour partager et harmoniser des processus de codage.
• Des domaines spécialisés ont harmonisé des variables et des concepts ayant été ajoutés au recensement avec d'autres domaines d'enquête (p. ex. les variables sur le revenu relatives à la COVID-19, les innovations en matière de contenu).
• Des représentants de division ayant répondu à l'enquête ont indiqué qu'ils envisageaient d'intégrer les leçons retenues de l'imputation des données administratives au Recensement de 2021 et aux processus de collecte de l'enquête (p. ex. méthode des envois par vagues, stratégies de communication, opérations de suivi).
• Des domaines de méthodologie ont collaboré au moyen de symposiums et de communautés de pratique, en mettant l'accent sur des sujets tels que le codage de l'apprentissage machine et l'utilisation d'indicateurs de la qualité.

Mise à profit des innovations et des pratiques exemplaires de Statistique Canada au sein du Recensement

Le Recensement de 2021, qui mettait davantage l'accent sur l'harmonisation entre les processus du recensement et les processus autres que ceux du recensement, a été marqué par l'intégration de plusieurs outils ministériels, dont l'Entrepôt commun de données de sortie, TestRail, Power BI, G-code et le Nouveau modèle de diffusion. Quelques personnes consultées au sein du Programme du recensement ont noté que bien que la simplification des systèmes était généralement avantageuse pour l'organisme (p. ex. en réduisant les coûts et en optimisant les processus), il pouvait être difficile pour le recensement d'adopter des systèmes ministériels qui n'étaient pas conçus dès le départ pour les paramètres du recensement. Par exemple, la transition au Nouveau modèle de diffusion et à G-code a nécessité des dépenses supplémentaires et suscité des délais dans leur adoption, car il a fallu améliorer les systèmes afin de répondre aux besoins du Programme du recensement.

En plus de l'intégration des systèmes ministériels au sein du recensement, des représentants des domaines spécialisés ont indiqué avoir apporté de nouvelles idées et pratiques au Recensement de 2021 en s'appuyant sur des leçons et techniques élaborées par d'autres domaines d'enquête (p. ex. des enquêtes plus fréquentes). Cela comprenait la modernisation des tableaux de données et des schémas, ainsi que la migration des couplages du revenu.

La plupart des personnes consultées ont convenu que l'apprentissage à l'échelle de l'organisme était entravé par un manque de prise de conscience, des délais limités et des croyances associées à l'attitude.

La plupart des personnes consultées ont convenu qu'il était possible d'améliorer le Programme du recensement et d'autres sections de l'organisme. Par exemple, les employés du recensement ont estimé que les processus et outils élaborés dans le cadre du recensement (p. ex. automatisation, codage, méthodologies de collecte) pourraient aider d'autres domaines de programme à améliorer l'efficience et à surmonter des défis tels que le déclin des taux de réponse. De façon similaire, des personnes consultées d'autres divisions de Statistique Canada ont affirmé que le Programme du recensement pourrait en apprendre davantage des enquêtes à plus grande fréquence. Par exemple, d'autres domaines d'enquête pourraient fournir des perspectives sur le comportement des répondants et d'autres facteurs contextuels qui pourraient influencer le prochain recensement. Les approches innovantes adoptées par d'autres domaines d'enquête et de programme peuvent également réduire le risque et accroître la confiance en vue de l'adoption par le Programme du recensement, en offrant une possibilité de « sonder le terrain ».

Cependant, la conscience à l'égard des activités d'innovation semble faible à l'échelle de l'organisme. La plupart des répondants à l'enquête interne ayant été distribuée à tous les directeurs de Statistique Canada ont indiqué n'avoir ni intégré, ni même envisagé d'intégrer des innovations, des pratiques exemplaires ou des leçons retenues provenant du Recensement de 2021, et la plupart ont indiqué qu'ils n'étaient pas au fait des innovations de 2021. Le faible taux de réponse à l'enquête interne (23 %) suggère en outre que le niveau de connaissance est faible. Quelques personnes consultées ont également cité le dédoublement des processus et des systèmes comme étant la preuve d'un niveau de conscience limité (p. ex. certains outils logiciels avaient été accidentellement achetés deux fois), et une personne consultée a noté que le Programme du recensement avait investi dans l'élaboration de certains outils avec l'intention de les partager avec le reste du ministère, bien que toutes les divisions n'avaient pas convenu de les utiliser; certaines divisions ont à la place élaboré un nouvel outil pour elles-mêmes.

Plusieurs facteurs ont été décrits par les personnes consultées comme limitant la conscience à l'égard des innovations et l'adoption des innovations. Certaines personnes consultées ont souligné l'absence d'approche officielle ou stratégique pour partager des innovations à l'échelle de Statistique Canada, par exemple un comité de l'innovation à l'échelle de l'organisme (approche « descendante »). D'autres obstacles ont été mentionnés lors des entrevues et de l'enquête, dont les suivants :

• Manque de temps : Des personnes consultées ont souligné que les charges de travail élevées et les priorités immédiates au sein du Programme du recensement pouvaient limiter les possibilités de réseautage entre le personnel du recensement et des intervenants externes. De plus, des représentants d'autres divisions ont convenu que les contraintes de temps pouvaient entraver leur capacité à participer à des forums et à intégrer de nouveaux processus et outils.
• Transfert de connaissances insuffisant : Quelques personnes consultées ont expliqué que les activités d'innovation pouvaient être partagées avec des employés ayant des niveaux différents de familiarité technique avec un certain sujet ou approche, et que le Programme du recensement a tendance à employer une terminologie et un langage propres au recensement. Cela peut nuire à la compréhension des applications possibles des activités d'innovation et faire en sorte que les renseignements ne sont pas bien communiqués au niveau opérationnel.
• Perceptions et attitudes : Des personnes consultées au sein du Programme du recensement comme à l'extérieur ont convenu que des facteurs relatifs à l'attitude pouvaient fortement influencer l'intérêt à l'égard d'innovations adoptées par d'autres domaines de l'organisme. Le recensement peut être perçu par d'autres domaines de programme comme étant plus complexe, à priorité plus élevée, et bénéficiant de plus amples ressources. Pour cette raison, les autres programmes peuvent éprouver un sentiment de fatigue et n'avoir qu'un intérêt limité à en apprendre sur les activités du recensement. Certains programmes peuvent également être réticents à abandonner les processus et systèmes existants en faveur de ceux du recensement. En contrepartie, il est possible que le Programme du recensement ne saisisse pas toutes les possibilités d'apprentissage, car il ne perçoit pas celles-ci comme étant pertinentes compte tenu de sa complexité et son échelle.
• Processus incompatibles et contraintes pratiques : D'autres facteurs courants qui réduisent la capacité d'incorporer les innovations du recensement comprennent un effectif limité, des systèmes et processus incompatibles, et des contraintes budgétaires.

La prise de conscience et l'échange de renseignements pourraient être améliorés par l'adoption d'une approche multidimensionnelle.

Les discussions d'entrevue ont déterminé qu'une approche multidimensionnelle était requise pour abattre les obstacles à l'échange de connaissances, car il y a des facteurs pratiques (dont le temps et la capacité) ainsi que des défis plus larges (dont les attitudes et croyances). Parmi les suggestions, la mise en place d'un mécanisme plus officiel et mieux structuré qui soutient les objectifs et contribue à un dialogue ouvert (ce qui évitera qu'un programme en éclipse un autre) pourrait améliorer la prise de conscience à l'échelle de l'organisme. Quelques personnes consultées ont noté qu'il existait auparavant un comité ou groupe de travail sur l'innovation, et que le rétablissement d'une telle approche cadrerait également avec les objectifs plus larges du Plan unique. Par exemple, un forum structuré pourrait aider à cerner les possibilités d'harmonisation entre les processus et outils du recensement et ceux des autres enquêtes, ce qui profitera à l'ensemble de l'organisme (grâce à la mise à profit des pratiques exemplaires) tout en permettant potentiellement de réduire les coûts.

D'autres recommandations qui pourraient cibler le personnel au niveau opérationnel et au niveau de la direction ont également été formulées :

• Améliorer la diffusion des documents relatifs au recensement (p. ex. rapports de clôture du recensement, documents sur l'innovation, rapports d'Avenir du recensement) à l'échelle de l'organisme, y compris lors des comptes rendus sur le terrain, des comités et des forums, afin de faire mieux connaître les activités du recensement.
• Accroître les possibilités de participer à des communautés de pratique ciblées ayant pour mandat de partager des pratiques exemplaires et des leçons retenues tirées des innovations (p. ex. sur le plan de la collecte, de la méthodologie et de la diffusion).
• Rétablir des activités facultatives d'échange de connaissances, tels que les conférences midi et d'autres forums de présentation réguliers.
• Encourager les perspectives de rotation des employés entre le Programme du recensement et le reste de Statistique Canada afin de faire mieux connaître les pratiques et les processus au sein de l'organisme et de faciliter le transfert des connaissances.

Comment améliorer le Programme du recensement

L'obstacle le plus couramment cité à l'innovation au sein du recensement est l'incapacité d'effectuer des activités de planification et d'élaboration à moyen terme en raison des priorités opérationnelles immédiates dans le cadre du programme. De plus, des personnes consultées ont mentionné que le cycle de cinq ans laissait peu de temps à l'élaboration d'innovations. Le travail du sous-projet Avenir du recensement pourrait aider le programme à surmonter ces obstacles et devrait donc continuer de recevoir du soutien.

L'évaluation du recensement et l'exercice de compte rendu ont lieu au terme d'une période intensive du cycle. Des personnes consultées ont indiqué qu'en l'absence de documentation continue ou de mécanismes de rétroaction, il est possible que des leçons retenues et des recommandations ayant été cernées lors des phases précédentes soient oubliées. Compte tenu des courts délais entre les cycles, on pourrait juger qu'il est déjà trop tard pour faire de la recherche sur les possibilités d'innovation cernées et pour les mettre en œuvre. La présence de mécanismes en vue de la rétroaction et de la documentation continues peut contribuer à simplifier la planification de l'innovation et à éviter de manquer des occasions.

Des personnes consultées ayant participé au recensement ont signalé qu'il était possible d'apporter des améliorations sur le plan de la communication interne. Certaines équipes de sous-projet ont également indiqué que la communication pouvait être améliorée lors de l'adoption d'innovations et d'améliorations au processus dans d'autres domaines du cycle du recensement en vue d'éviter des conséquences imprévues en aval. Le fait de cerner des mécanismes qui peuvent fournir des mises à jour sur les modifications proposées et appuyer une consultation adéquate peut améliorer la préparation au prochain cycle.

Le Programme du recensement est généralement perçu comme un moteur de l'innovation au sein de l'organisme, mais des représentants — au sein du programme comme à l'extérieur — ont convenu que l'on pouvait améliorer l'apprentissage à l'échelle de l'organisme. Cela pourrait comprendre l'exploration de forums structurés voués au partage d'innovations, ainsi que des enquêtes sur des possibilités telles que les rotations d'employés, des communautés de pratique axées sur l'innovation, et des symposiums d'apprentissage.

Recommandation 1

Le statisticien en chef adjoint (SCA) du Secteur du recensement, des services régionaux et des opérations (secteur 7) devrait assurer un soutien continu aux activités du sous-projet Avenir du recensement afin de veiller à la progression en temps utile des projets d'innovation à long terme et révolutionnaires. 

Recommandation 2

Le SCA du secteur 7 devrait s'assurer que l'on explore l'adoption de mécanismes pour documenter en continu les leçons retenues tout au long du cycle du recensement afin d'aider à cerner et à planifier en temps opportun des innovations pour le prochain cycle.

Recommandation 3

Le SCA du secteur 7 devrait veiller à l'amélioration des communications internes relatives aux décisions sur les innovations et les améliorations afin que tous les intervenants soient au courant de ces décisions et que les interdépendances soient bien comprises.

Recommandation 4

Le SCA du secteur 7, en collaboration avec d'autres SCA, devrait s'assurer que l'on explore l'adoption de mécanismes pour soutenir l'échange bidirectionnel de renseignements entre le Programme du recensement et d'autres sections de l'organisme en ce qui a trait aux activités d'innovation.

Réponse et plan d'action de la direction

Recommandation 1

Le SCA du secteur 7 devrait assurer un soutien continu aux activités du sous-projet Avenir du recensement afin de veiller à la progression en temps utile des projets d'innovation à long terme et révolutionnaires.

Réponse de la direction

La direction est en accord avec la recommandation.

À l'exercice 2023-2024, Avenir du recensement a été établi en tant que sous-projet du Recensement de la population, avec un niveau élevé de visibilité au sein de la structure de projet du recensement.

Au premier trimestre de 2024-2025, une nouvelle Équipe de projet du recensement combinée (EPRC), relevant du Comité de direction du recensement (CDR), commencera à assurer la gouvernance des principales activités de recherche du sous-projet Avenir du recensement et à se préparer à prendre en 2027 une décision quant à la transformation potentielle du Recensement de 2031 en un recensement hybride combinant données administratives et méthodes traditionnelles.

D'autres recherches du sous-projet Avenir du recensement, soit celles portant sur les innovations « révolutionnaires » prioritaires, seront traitées aux réunions de l'EPR et du comité de planification du secteur 7 à compter du premier trimestre de 2024-2025.

Produits livrables et calendrier

• Établir la nouvelle EPRC, y compris son mandat, en avril 2024.

Recommandation 2

Le SCA du secteur 7 devrait s'assurer que l'on explore l'adoption de mécanismes pour documenter en continu les leçons retenues tout au long du cycle du recensement afin d'aider à cerner et à planifier en temps opportun des innovations pour le prochain cycle.

Réponse de la direction

La direction est en accord avec la recommandation.

Au deuxième trimestre de 2024-2025, un nouveau sous-comité de l'EPR, le Comité d'examen de l'innovation du recensement (CEIR), sera créé pour superviser la mise sur pied et l'élaboration continue du Registre d'innovation et d'amélioration pour le recensement (RIAR) :

• Le CEIR sera responsable de mettre à jour le registre à l'aide de critères prédéterminés (définis et approuvés par l'EPR), de passer en revue et de classifier les leçons retenues proposées par des sous-projets et d'autres entités (telles que les bureaux régionaux), et de suggérer des articles supplémentaires.
• Le CEIR sera responsable de passer en revue et de classifier les leçons retenues au fur et à mesure qu'elles se présentent pendant le cycle.
• Le CEIR rendra compte des mises à jour à l'EPR et sollicitera l'approbation de nouveaux articles, de la transition par certaines phases et du passage par certains points de contrôle, et de toute modification importante requise au cours du cycle.

Au deuxième trimestre de 2024-2025, un RIAR évolutif sera établi et maintenu.

• Chaque article au registre comprendra les leçons retenues, le statut d'approbation, le cycle de mise en œuvre visé, le type d'innovation, etc.
• Le registre est un nouveau produit, non réservé à un certain cycle, qui fait usage des outils actuels du recensement et du ministère.
• Le registre sera accessible en tout temps à tous les employés et intervenants du recensement.

Produits livrables et calendrier

• Établir le nouveau CEIR, y compris son mandat, avant juillet 2024.
• Établir le premier registre avant septembre 2024.

Recommandation 3

Le SCA du secteur 7 devrait veiller à l'amélioration des communications internes relatives aux décisions sur les innovations et les améliorations afin que tous les intervenants soient au courant de ces décisions et que les interdépendances soient bien comprises.

Réponse de la direction

La direction est en accord avec la recommandation.

Le RIAR évolutif comprendra les derniers renseignements, dont la phase et le statut, ce qui permettra à tous les membres du personnel de Statistique de Canada de consulter le registre afin d'y trouver des renseignements sur les innovations, les améliorations et les interdépendances.

Le RIAR comprendra les articles suivants :

• les leçons retenues associées à la création d'un article, ou la justification;
• la date d'ajout de l'article;
• le statut d'approbation par l'EPR ou le CDR;
• le cycle de mise en œuvre visé (cycle actuel, prochain cycle, entre les cycles);
• le sous-projet qui dirige l'élaboration et la mise en œuvre;
• le type d'innovation (graduelle, stratégique, révolutionnaire);
• l'origine de l'innovation (recensement, ministérielle, etc.);
• la phase (élaboration, développement, en cours de mise en œuvre, en place);
• le statut de l'innovation (en attente, en cours, terminée)
• les interdépendances;
• un lien vers le répertoire principal GCdocs de l'innovation;
• la date de la mise en œuvre.

Le CEIR présentera des mises à jour à l'EPR et fera approuver l'ajout de nouveaux articles au registre.

Le RIAR sera présenté au comité de planification du secteur 7 et au CDR.

Produits livrables et calendrier

• Présenter le RIAR à l'EDR avant octobre 2024.
• Présenter le RIAR au comité de planification du secteur 7 et au CDR avant décembre 2024.

Recommandation 4

Le SCA du secteur 7, en collaboration avec d'autres SCA, devrait s'assurer que l'on explore l'adoption de mécanismes pour soutenir l'échange bidirectionnel de renseignements entre le Programme du recensement et d'autres sections de l'organisme en ce qui a trait aux activités d'innovation.

Réponse de la direction

La direction est en accord avec la recommandation.

Des champions de l'innovation des divisions seront désignés et formeront un comité du secteur 7 qui élaborera le Registre d'innovation et d'amélioration pour le secteur 7 et rendra des comptes au comité de planification du secteur 7.

Le RIAR sera partagé et utilisé pour faciliter la communication avec d'autres sections de l'organisme :

• Le registre sera partagé avec le Comité de planification du secteur 7 et fera partie du Registre d'innovation et d'amélioration du secteur 7 prévu pour fin 2024-2025.
• Le registre du secteur 7 sera partagé avec d'autres secteurs.

Des liens entre les innovations du recensement et les innovations ministérielles tenteront d'être créés, par exemple, grâce à la participation du directeur de la Division des opérations de recensement au Conseil d'examen de l'architecture intégrée.

Produits livrables et calendrier

• Établir le Comité d'innovation et d'amélioration du secteur 7, y compris son mandat, avant décembre 2024.
• Mettre sur pied le Registre d'innovation et d'amélioration du secteur 7 initial et l'intégrer au RIAR avant mars 2025.

Annexe A – Échelle de quantification des entrevues

Les réponses aux entrevues sont quantifiées et catégorisées dans le présent rapport à l'aide de l'échelle présentée dans le tableau ci-dessous.

Annexe B – Activités d'innovation du Recensement de 2021