Le Secteur de l’engagement stratégique (secteur 4) a été créé en 2019 dans le cadre du programme de modernisation de Statistique Canada visant à favoriser les synergies et la collaboration horizontale dans l’ensemble de l’organisme et à assurer l’intégration des activités transversales relatives à la façon dont les données statistiques et les renseignements sont communiqués aux Canadiens. Dans ce secteur, les activités liées aux communications, à la diffusion et à l’accès aux microdonnées sont réparties sous deux directions : la Direction des communications et la Direction de l’accès aux données et de la diffusion. À la suite des récentes activités de remaniement organisationnel de l’organisme, qui visaient à simplifier les opérations et à mieux faire concorder les ressources, une décision a été prise pour transférer les fonctions du secteur 4 vers d’autres secteurs de l’organisme dans le but de favoriser de meilleures synergies dans l’ensemble de l’organisme tout au long de son parcours évolutif de modernisation.
L’évaluation a été menée conformément à la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor et au Plan d’audit et d’évaluation fondé sur les risques de Statistique Canada (2022-2023 à 2026-2027). L’objectif de l’évaluation était de fournir une évaluation neutre de la conception, de l’exécution et de la pertinence des activités de communication et de diffusion pour le Secteur de l’engagement stratégique (secteur 4). L’évaluation a aussi cerné certains des principaux risques, occasions et leçons à prendre en considération pour aller de l’avant pendant la restructuration. Les activités liées à l’accès aux données et aux communications internes ont été exclues de la portée de l’évaluation.
La méthodologie d’évaluation consiste en un examen des documents et à des interviews, lesquels ont été menés auprès des employés de Statistique Canada, c.-à-d. les employés du secteur 4, des domaines spécialisés (DS) et des bureaux régionaux (BR). Les constatations présentées dans le présent rapport sont fondées sur la triangulation de ces méthodes de collecte de données.
Puisque la décision de restructurer le secteur 4 a été annoncée pendant la phase d’exécution de l’évaluation, les recommandations visent à traiter des éléments fondamentaux de la réorganisation, en misant sur les leçons tirées du secteur 4 pour aider à appuyer la transition des activités liées à la communication et à la diffusion vers la nouvelle structure. Le rapport fournit aussi des points à examiner pour améliorer l’efficacité et l’efficience des fonctions de communication et de diffusion.
Principales constatations et recommandations
Depuis la création du secteur 4, les activités liées à la communication et à la diffusion ont évolué pour se concentrer davantage sur la mobilisation et la prestation de services axés sur l’utilisateur. Sa structure a favorisé une efficacité opérationnelle au sein de chacune des sous-sections des divisions, mais dans certains cas, le manque d’intégration entre les divisions a nui à l’efficience globale. Malgré une certaine croissance initiale dans la capacité, le secteur 4 a connu une hausse considérable dans la charge de travail depuis 2019, ce qui a miné le bien-être des employés ainsi que l’efficacité des services offerts.
Les activités de communication et la diffusion étaient une responsabilité partagée entre le secteur 4, les DS et les BR. Toutefois, le manque de compréhension à l’égard des rôles de la Division des relations avec les intervenants et de la mobilisation et de la Division des communications stratégiques et de la planification a nui à l’efficacité et à l’efficience de certaines activités de communication. Les occasions demeurent les mêmes, soit d’améliorer l’intégration entre le secteur 4, les DS et les BR grâce à l’intervention précoce, à de meilleurs outils de coordination et à une compréhension et une entente mutuelles sur les rôles et les responsabilités, y compris le rôle de la Direction des communications en tant qu’autorité fonctionnelle de l’organisme pour toutes les activités de communication.
Des indicateurs de rendement ont été créés pour toutes les divisions du secteur 4. Les mesures liées aux indicateurs d’accès ont été utilisées par le secteur 4 pour évaluer l’efficacité des activités. Même si des rapports sur la surveillance des médias ont été utilisés, le manque de sensibilisation de certains DS à l’égard des mesures et des limites des données démographiques a réduit l’utilité de ces rapports dans la prise de décisions. Les mesures de rendement n’ont pas toujours été mises à jour ou surveillées de façon constante. On a aussi signalé des disparités dans l’utilisation de certaines mesures liées aux opérations et à la disponibilité. Bien que des normes de services aient été établies pour chaque division, ce ne sont pas toutes les divisions qui ont effectué une surveillance pour veiller à ce que ces normes soient respectées.
Les services de communication et de diffusion appuyaient les priorités de l’organisme et les initiatives des DS. Bien que le guide de mobilisation fournisse une orientation aux DS pour entreprendre des activités de mobilisation, certains DS voulaient obtenir plus de soutien de la part du secteur 4. Dans l’ensemble, la plupart des utilisateurs internes interrogés étaient satisfaits des services de communication et de diffusion fournis par le secteur 4, mais des possibilités d’amélioration ont été cernées.
Étant donné que la capacité, l’intégration et la coordination demeurent des défis clés, la restructuration des services de communication et de diffusion offre une occasion de réévaluer les fonctions essentielles, de redéfinir les rôles et d’explorer de nouvelles façons de réaliser des gains d’efficience. La gestion du changement, y compris la communication continue, sera essentielle pendant la période de transition. La mesure du rendement est un autre domaine qui pourrait être renforcé à l’avenir.
L’évaluation propose trois recommandations :
Recommandation 1
Le statisticien en chef adjoint (SCA) du Secteur des stratégies et de la gestion intégrées (SSGI) (secteur 3) devrait s’assurer que les fonctions essentielles de la Direction des communications stratégiques, y compris l’étendue de son rôle à l’avenir, sont clairement définies. Pour se faire, il doit :
- Définir les activités de communication que chaque fonction essentielle devra exécuter intégralement ou en partie.
- Il faudrait mobiliser les principaux partenaires internes, y compris tous les DS ayant des postes IS (services de l'information), afin d'obtenir leur rétroaction.
- Il faudrait aussi prendre en considération les facteurs qui incluent (sans toutefois s'y limiter) la valeur ajoutée, l'exposition au risque et la capacité des partenaires internes sur lesquels miser.
- Élaborer un cadre formel (p. ex. les consignes, les lignes directrices, le processus de contrôle, et les rôles et responsabilités des partenaires internes) pour orienter les activités de communication, puis fournir ce cadre aux partenaires internes.
Recommandation 2
Le SCA du secteur 3, en collaboration avec le SCA du Secteur du recensement, des services régionaux et des opérations (SRSRO) (secteur 7) devrait veiller à ce qui suit :
- Des mises à jour régulières sur les progrès de la transition sont fournies à tous les employés.
- Les employés touchés directement par les changements sont informés de la nouvelle orientation des communications et de la diffusion, et on sollicite leur rétroaction pendant la période de transition au moyen de divers canaux (p. ex. des séances de discussion).
- Les services de communications et de diffusion offerts, y compris les renseignements sur les principales personnes-ressources, les procédés pour les demandes de service et les normes de service connexes, sont mis à jour périodiquement et promus de différentes façons.
Recommandation 3
Le SCA du secteur 3 et le SCA du secteur 7 devraient renforcer la mesure du rendement de leurs activités de communication et de diffusion respectives en faisant ce qui suit :
- passer en revue leur cadre de mesure du rendement respectif (p. ex. les profils de l'information sur le rendement, les tableaux de bord et les carnets de route stratégiques) pour veiller à ce qu'il reflète la nouvelle structure;
- tirer parti des données existantes pour améliorer les renseignements opérationnels et la prise de décisions, y compris l'offre de conseils aux partenaires internes (p. ex. les SCA) pour utiliser efficacement les renseignements disponibles;
- incorporer plus de mesures de l'efficience opérationnelle;
- mettre en œuvre un processus pour surveiller les normes de service et la satisfaction des utilisateurs internes.