Audit de la gestion des conflits d'intérêts

Février 2017
Numéro de projet : 80590-100

Table des matières

Sommaire
Conformité aux normes professionnelles
Introduction
- Contexte
- Objectifs de la vérification
- Portée
- Approche et méthodologie
- Autorité
Observations, recommandations et réponse de la direction
- Gouvernance et gestion des risques
Contrôles pour la gestion des conflits d'intérêts
Annexes
- Annexe A : Critères de l'audit
- Annexe B : Acronymes

Sommaire

Les conflits d'intérêts (CI) au sein de la fonction publique fédérale sont définis comme une situation dans laquelle un fonctionnaire a des intérêts personnels ou mène des activités extérieures susceptibles d'entrer en conflit avec l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles. Les fonctionnaires ont le devoir de signaler tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent et de les résoudre dans l'intérêt du public.

Les conflits d'intérêts sont régis par la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat et par le Code de valeurs et d'éthique du secteur public du Conseil du Trésor (CT). Statistique Canada a, pour sa part, mis en place son Code de conduite qui intègre les valeurs et les engagements fondamentaux du Code de valeurs et d'éthique du secteur public.

À Statistique Canada, la promotion, la mise en œuvre et la surveillance de la gestion des conflits d'intérêts sont dirigées par un statisticien en chef adjoint, agissant à titre de champion de l'intégrité et du respect, ainsi que par la directrice générale des ressources humaines. Pour appuyer les objectifs de son Code de conduite, l'organisme a mis en œuvre le programme de valeurs et d'éthique. La gestion des conflits d'intérêts est une activité au sein de ce programme.

Les objectifs de l'audit consistaient à fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification de Statistique Canada l'assurance raisonnable que :

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance pour appuyer la gestion efficace des conflits d'intérêts;
Des mécanismes de contrôle efficaces pour gérer les conflits d'intérêts sont en place et appliqués de manière cohérente pour assurer la conformité avec la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et le Code de conduite de Statistique Canada.

La portée de l'audit comprenait également un examen de l'exactitude et de l'efficacité des mesures de contrôle de la gestion et du traitement des conflits d'intérêts. L'audit a procédé à l'examen des activités de gestion des conflits d'intérêts de janvier 2015 à juillet 2016.

Pourquoi cela est-il important?

L'organisme fait face à des risques particuliers en raison de la nature des données qu'il recueille, qu'il traite et qu'il présente aux Canadiens. Des employés occupant divers rôles ont accès à des renseignements confidentiels et sensibles qui, s'ils sont utilisés de façon contraire à l'éthique ou diffusés prématurément, pourraient avoir des répercussions directes sur les résultats de l'économie, sur la compétitivité de l'industrie privée et sur la réputation de l'organisme. La confiance du public dépend non seulement de la capacité de l'organisme à gérer l'information, mais également sur la certitude que des contrôles et des processus sont en place à Statistique Canada pour veiller à ce que les employés mènent leurs activités de manière éthique, notamment en évitant des situations susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent.

Principales constatations

Le programme sur les conflits d'intérêts fait partie du programme de valeurs et d'éthique de l'organisme. Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte pour la gestion des conflits d'intérêts au sein de l'organisme sont clairement définis et communiqués.

L'organisme a mis en place des activités de programme pour gérer les conflits d'intérêts signalés et pour fournir au personnel les outils et les renseignements nécessaires pour la divulgation. Toutefois, l'organisme n'a pas adopté une approche axée sur les risques pour la gestion du programme. Le fait de concentrer les efforts sur les secteurs plus à risque aiderait à améliorer l'efficacité du programme et à faire en sorte que les conflits sont résolus dans l'intérêt du public. Une approche axée sur les risques permettrait également à l'organisme de mieux surveiller l'efficacité des activités du programme, et d'en faire rapport, dans le but d'y apporter des améliorations futures.

Des processus et des procédures sont en place pour détecter, signaler et gérer les situations de conflits d'intérêts. Des renseignements et des outils concernant le processus de signalement sont fournis aux employés.

Les conflits d'intérêts divulgués étaient traités et des décisions ont été rendues relativement à ceux-ci. Toutefois, la documentation contenue dans les dossiers de conflits d'intérêts n'était pas toujours suffisante ou complète pour appuyer les décisions et démontrer qu'un suivi a été effectué pour s'assurer que les risques pour l'organisme sont atténués. L'audit a également montré que le temps pris pour traiter chaque conflit d'intérêts divulgué variait considérablement et que l'organisme n'a pas établi d'échéancier pour le traitement des divulgations.

Conclusion générale

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance pour appuyer la gestion des conflits d'intérêts. L'élaboration d'une approche axée sur les risques pour la conception des activités de programme contribuerait à accroître l'efficacité du programme.

Des mécanismes de contrôle sont en place afin d'assurer la conformité avec la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat. L'audit a montré la nécessité d'accroître la cohérence et de renforcer la documentation pour les situations de conflits d'intérêts et d'assurer un suivi efficace.

Conformité aux normes professionnelles

L'audit a été réalisé conformément aux Normes de vérification du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors (IIA).

L'application de procédures d'audit suffisantes et appropriées et la collecte des éléments de preuve appuient l'exactitude des constatations et conclusions du présent rapport et donnent une assurance de niveau audit. Les constatations et les conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions, telles qu'elles existaient au moment de l'audit, au regard de critères d'audit préétablis. Les constatations et conclusions s'appliquent à l'entité examinée et pour la portée et la période de référence de l'audit.

Steven McRoberts
Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation

Introduction

Contexte

Statistique Canada recueille, compile, analyse et publie des renseignements statistiques sur les conditions économiques, sociales et générales du pays et de son peuple, notamment en réalisant un Recensement de la population et un Recensement de l'agriculture. Les données statistiques ont une grande variété d'utilisations et peuvent avoir une influence importante sur la politique économique et sociale ainsi que sur les décisions des entreprises. Certains employés de l'organisme, en raison de leur travail sur les enquêtes statistiques, ont accès à ces données avant qu'elles ne soient diffusées publiquement.

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat et le Code de valeurs et d'éthique du secteur public (CVESP) du Conseil du Trésor (CT) régissent les CI. De plus, l'organisme a mis en place son Code de conduite qui intègre les valeurs et les engagements fondamentaux du CVESP et qui précise certaines attentes quant au comportement de tous les employés de Statistique Canada. Le Code de conduite stipule que tous les employés de Statistique Canada doivent reconnaître qu'ils ont lu et compris leurs obligations de se conformer aux exigences énoncées dans le CVESP, le Code de conduite de Statistique Canada et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Pour appuyer les objectifs de son Code de conduite, l'organisme a mis en œuvre le programme de valeurs et d'éthique. La gestion des CI est une activité au sein de ce programme.

Les conflits d'intérêts sont un enjeu à l'échelle du gouvernement. En plus d'avoir accès à des renseignements confidentiels, les fonctionnaires ont la responsabilité de prendre des décisions importantes pour le secteur public dans l'intérêt du public. Cela comprend la nomination à des postes et l'attribution de marchés de biens et de services. Il est donc essentiel que la culture à Statistique Canada comporte un cadre éthique solide et qu'elle favorise un comportement éthique de la part de tous les employés.

En raison du risque inhérent de conflits potentiels pour les employés de Statistique Canada, cet audit a été inclus dans le Plan d'audit et d'évaluation fondé sur les risques de 2016-2017 à 2020-2021.

Objectifs de la vérification

Les objectifs de l'audit consistaient à fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification de Statistique Canada l'assurance raisonnable que :

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance pour appuyer la gestion efficace des conflits d'intérêts;
Des mécanismes de contrôle efficaces pour gérer les CI sont en place et appliqués de manière cohérente pour assurer la conformité avec la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, le CVESP et le Code de conduite de Statistique Canada.

Portée

La portée de l'audit comprenait également un examen de l'exactitude et de l'efficacité des mesures de contrôle de la gestion et du traitement des CI. Les domaines particuliers qui ont été examinés incluent les suivants :

la répartition des rôles et des responsabilités en ce qui concerne le cadre de gestion des CI;
la gouvernance, la surveillance et la production de rapport concernant le sous-programme de gestion des CI;
l'évaluation des risques opérationnels liés aux CI;
les processus de communication, de formation et d'approbation en place pour rappeler aux employés leurs obligations;
le processus opérationnel en place pour gérer les CI potentiels et en faire le suivi au fur et à mesure qu'ils sont détectés.

L'audit a examiné les activités de gestion des conflits d'intérêts de janvier 2015 à juillet 2016.

Les sous-programmes suivants se trouvaient hors de la portée et n'ont donc pas été couverts par le présent audit :

la gestion de la divulgation d'actes répréhensibles conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles;
la prévention du harcèlement et de la discrimination en milieu de travail;
la gestion informelle des conflits.

Approche et méthodologie

La méthode d'audit comprenait l'examen de la documentation pertinente, des entrevues avec la direction et le personnel clé à l'échelle de l'organisme et des vérifications. Au cours de la phase d'examen, l'équipe d'audit a examiné la gouvernance, la gestion des risques et les processus de contrôle en place pour gérer les CI à Statistique Canada.

La vérification d'un échantillon discrétionnaire de rapports confidentiels sélectionnés comprenait :

l'examen de la gestion de la divulgation des CI et des décisions prises;
des discussions avec les intervenants;
la documentation et la tenue des registres;
le suivi des mesures à prendre suite à des recommandations formulées.

Le présent audit a été réalisé conformément aux Normes de vérification du gouvernement du Canada, qui comprennent le Cadre de référence internationale des pratiques professionnelles de l'Institute of Internal Auditors (IIA).

Autorité

L'audit a été mené en vertu des autorités prévues dans le Plan intégré d'audit et d'évaluation fondé sur les risques de 2016-2017 à 2020-2021, qui a été approuvé par Statistique Canada.

Observations, recommandations et réponse de la direction

Gouvernance et gestion des risques

L'organisme a mis en place des activités de programme pour gérer les conflits d'intérêts signalés et pour fournir au personnel les outils et les renseignements nécessaires pour la divulgation. Toutefois, l'organisme n'a pas adopté une approche axée sur les risques pour la gestion du programme. Le fait de concentrer les efforts sur les secteurs plus à risque aiderait à améliorer l'efficacité du programme et à faire en sorte que les conflits sont résolus dans l'intérêt du public. Une approche axée sur les risques permettrait à l'organisme de mieux surveiller l'efficacité des activités du programme, et d'en faire rapport, dans le but d'y apporter des améliorations futures.

La gestion efficace des CI à Statistique Canada dépend de la sensibilisation et de la participation des employés, des conseillers en relations de travail et de la direction à l'échelle de l'organisme pour veiller à ce que les situations de CI soient détectées, signalées et gérées. La mise en place d'un cadre de gouvernance et de responsabilisation solide est essentielle pour atténuer les risques liés aux CI.

Cadre stratégique pour la gestion des conflits d'intérêts

L'orientation et la direction pour la gestion des CI au sein des ministères et organismes fédéraux sont abordées dans deux documents clés : la version mise à jour de 2012 du Code de valeurs et d'éthique du secteur public (CVESP) du CT, et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat de 2012 du CT.

Le CVESP établit l'exigence pour les fonctionnaires de respecter les normes éthiques les plus élevées afin de maintenir et d'accroître la confiance du public en l'honnêteté, l'équité et l'objectivité du secteur public fédéral. En outre, le CVESP énonce que, en ce qui concerne les CI, les fonctionnaires doivent en tout temps agir avec intégrité et d'une manière qui puisse résister à l'examen public le plus minutieux. Ils ne doivent jamais utiliser leurs fonctions officielles pour obtenir indûment un avantage pour eux-mêmes, ou pour avantager ou désavantager d'autres personnes, et ils doivent prendre toutes les mesures possibles pour prévenir et résoudre tout CI réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles en faveur de l'intérêt public.

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT énonce les responsabilités ministérielles et les résultats attendus pour la gestion des CI. Elle fournit une orientation et des mesures qui aideront les organisations et les fonctionnaires à traiter efficacement les situations de CI réel, potentiel et apparent qui pourraient se produire pendant ou après un mandat au sein de la fonction publique.

Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte pour la gestion des conflits d'intérêts sont clairement définis et communiqués

À Statistique Canada, les CI, ainsi que la divulgation d'actes répréhensibles et d'activités politiques sont régis par le programme de valeurs et d'éthique. Le programme a déterminé et communiqué ses objectifs concernant les CI et élaboré le Code de conduite de Statistique Canada (le Code). Conformément au Code, les employés doivent réfléchir aux conséquences possibles de leurs actions et de leurs décisions sur toutes les parties concernées, notamment le public, les collègues, les subalternes et d'autres, et ils doivent faire la distinction entre ce qui est bien et ce qui est mal, même lorsque rien n'est prescrit par un cadre juridique ou réglementaire.

Les rôles et les responsabilités pour la gestion des CI sont énoncés dans le Code. Le Code indique que le statisticien en chef s'engage à assurer l'application efficace du CVESP, du Code de conduite de Statistique Canada et des procédures internes de divulgation au sein de l'organisation.

Le champion de l'intégrité et du respect, qui est statisticien en chef adjoint, favorise la sensibilisation aux différents programmes, fournit une orientation stratégique pour l'élaboration du programme sur les CI et soutient une équipe d'agents dans le cadre de leurs responsabilités pour guider les gestionnaires et les employés.

La directrice générale des ressources humaines (DGRH) est l'agente principale en matière de CI et s'est vue déléguer le pouvoir de résoudre les situations de CI.

Le programme de valeurs et d'éthique de la Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux conseille la direction sur les questions stratégiques du programme de gestion des CI en plus d'être responsable de la mise en œuvre des initiatives et des plans d'action du programme de gestion des CI, de la formation en matière de CI ainsi que de l'administration des rapports confidentiels relatifs aux CI.

Tous les gestionnaires, à tous les niveaux, devraient faire preuve de leadership en matière de respect du Code et de ses politiques sous-jacentes. En raison de leurs fonctions ainsi que de l'autorité et des capacités d'influence dont ils disposent, les gestionnaires doivent incarner les valeurs du secteur public. Ils se doivent également de promouvoir une culture positive de valeurs et d'éthique au sein de leur organisation et de veiller à ce que les employés soient informés de leurs obligations en vertu des différents instruments.

Tous les employés doivent reconnaître qu'ils ont lu et compris leurs obligations pour se conformer aux dispositions comprises dans le CVESP, le Code de conduite de Statistique Canada et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Conformément au tableau de délégation des pouvoirs des ressources humaines, la DGRH, en consultation avec la direction du programme, a le pouvoir d'approuver les décisions rendues et qui entraînent des changements quant à la gestion des biens et des activités extérieures des employés. Les décisions sont rendues à la suite d'une analyse des risques liés à plusieurs facteurs, notamment les tâches précises exécutées par la personne et son poste dans l'organisme, par rapport à l'activité divulguée.

Les activités de programme sur les conflits d'intérêts sont en place, mais elles n'ont pas été élaborées en fonction d'une évaluation des risques liés au programme

L'organisme compte sur la connaissance et la diligence de la direction et des employés pour détecter et signaler les situations de CI. Les améliorations apportées au programme sur les CI ont fait en sorte que l'information, le soutien ainsi que les processus et les outils administratifs nécessaires sont offerts aux employés pour gérer les CI.

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT exige que les ministères mènent des activités prévues pour le programme sur les CI en fonction d'une évaluation des risques opérationnels. Le Plan d'action pluriannuel en matière de valeurs et d'éthique de 2014-2015 à 2016-2017 incluait une activité pour procéder à une évaluation des risques au printemps 2016. L'audit a révélé que cette activité n'a pas encore été réalisée.

Les entrevues ont révélé que la direction des ressources humaines a tenu des discussions préliminaires sur les risques avec la haute direction. Ces discussions ont abouti à la conclusion que les risques peuvent être plus élevés dans les secteurs ayant accès au Système du Registre des entreprises ou aux indicateurs clés avant qu'ils ne soient diffusés publiquement. Toutefois, aucune mesure spécifique ou aucun contrôle ciblé n'ont été élaborés pour atténuer ces risques.

L'audit a révélé qu'un autre ministère de l'administration fédérale gérant des données financières sensibles a adopté une approche obligatoire de déclaration des CI pour les conflits potentiels. Puisque les données financières sensibles, en raison de leur nature, peuvent comporter un risque de conflit entre les fonctions personnelles et professionnelles d'une personne, les employés sont tenus de confirmer chaque année à leur ministère qu'ils comprennent les règles en matière de CI. Ils sont également tenus de divulguer s'ils détiennent directement ou indirectement des titres cotés en bourse (investissements) et, le cas échéant, ils doivent remplir un rapport relatif aux CI. Ce rapport relatif aux CI doit être rempli, peu importe s'ils perçoivent ou non l'investissement comme un CI réel, potentiel ou apparent. À Statistique Canada, un rapport sur les CI est seulement rempli si un membre du personnel estime qu'un CI est possible.

Les entrevues auprès des directeurs ont révélé que les employés ont une bonne compréhension de leurs responsabilités à l'égard de la nature confidentielle et sensible des données auxquelles ils ont accès. Toutefois, la relation entre la nature des données et le risque inhérent d'une situation de CI potentiel, apparent ou réel n'est pas bien comprise. Des activités d'orientation et de formation propres à l'organisme pourraient permettre aux employés de mieux comprendre, détecter, signaler et atténuer les conflits liés à leurs activités quotidiennes.

Le Conseil exécutif de gestion (CEG), le Comité des ressources humaines et le Comité ministériel de vérification (CMV) assurent la surveillance et la gestion du programme sur les CI. Au cours de l'automne 2016, la DGRH a fait une présentation au CEG et au CMV sur les activités du programme de valeurs et d'éthique. Cette présentation abordait également le cadre d'intégrité et en matière de respect ainsi que le Plan d'action pluriannuel en matière de valeurs et d'éthique.

Le CEG et le CMV ont été informés du nombre et du type de rapports confidentiels relatifs aux CI qui ont été reçus en 2015 et en 2016. Entre janvier 2015 et juillet 2016, 58 rapports confidentiels relatifs aux CI ont été reçus : 60 % d'entre eux concernaient des activités extérieures, 24 % concernaient des biens, 10 % concernaient des biens et des activités extérieures et 5 % concernaient des relations. Le nombre de rapports soumis n'est pas comparé aux points de repère d'autres ministères ou à d'autres cibles définies liées à des activités de sensibilisation en matière de CI.

En optant pour une approche axée sur les risques pour concevoir les activités de programme, l'organisme peut concentrer ses efforts sur les secteurs présentant un plus grand risque de conflit entre les intérêts personnels des employés et les responsabilités liées à l'emploi. Ces efforts peuvent inclure des activités de formation et de sensibilisation complémentaires ou la mise en œuvre d'exigences de déclaration obligatoire pour certains secteurs.

Une approche axée sur les risques offre également d'autres avantages; notamment, elle permet de déployer des efforts pour accroître les probabilités de signalement et de résolution des situations de CI dans l'intérêt du public avant qu'elles aient des répercussions sur les opérations et la réputation de l'organisme. Une telle approche peut également contribuer à réduire le risque de futurs conflits au sein de l'organisme, puisqu'elle permet aux employés de prendre des décisions concernant leurs activités extérieures tout en étant pleinement conscients de la façon dont ces activités pourraient entrer en conflit avec leur emploi.

Enfin, une approche axée sur les risques aiderait l'organisme à mieux évaluer et surveiller le rendement des activités de programme. La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT exige que le statisticien en chef, à titre d'administrateur général, surveille et fasse rapport sur le rendement de l'organisation pour la prévention et la gestion efficace des CI réels, apparents ou potentiels en faveur de l'intérêt public. Le fait de cibler certaines activités pour des secteurs précis et d'analyser des tendances pour la divulgation des CI fournit à l'organisme les renseignements pour déterminer si ces activités permettent de prévenir et de gérer efficacement les CI et peuvent faire en sorte que des améliorations seront apportées au programme.

Recommandations :

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint des services intégrés et que le dirigeant principal des finances s'assurent de ce qui suit :

Les activités de programme sont conçues et mises en œuvre en fonction d'une évaluation des risques opérationnels; l'efficacité de ces activités fait périodiquement l'objet d'un suivi et d'un rapport.

Réponse de la direction :

La direction est d'accord avec les recommandations.

La Direction des ressources humaines, en consultation avec la haute direction, procédera à une évaluation des risques liés aux CI dans l'ensemble des secteurs de programme de Statistique Canada, déterminera les activités ciblées et établira un calendrier de suivi pour évaluer l'efficacité de ces activités.
Produits livrables et échéancier : la directrice, Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux, élaborera une grille d'évaluation du risque, déterminera les différents niveaux de risque pour les différentes activités liées aux CI et inclura les exigences de surveillance des différentes activités comportant un risque d'ici décembre 2017.
La Direction des ressources humaines procédera à un examen des ressources pour assurer qu'il y a un nombre suffisant de ressources responsables pour couvrir les activités du programme sur les CI.
Produits livrables et échéancier : la directrice, Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux, examinera les ressources nécessaires pour assurer la prestation adéquate des activités du programme sur les CI d'ici juin 2017.

Contrôles pour la gestion des conflits d'intérêts

Les conflits d'intérêts divulgués étaient traités et des décisions étaient rendues. Toutefois, la documentation contenue dans les dossiers de conflits d'intérêts n'était pas toujours suffisante ou complète pour appuyer les décisions rendues et démontrer qu'un suivi a été effectué pour s'assurer que les risques pour l'organisme ont été atténués. L'audit a également montré que le temps pris pour traiter chaque conflit d'intérêts divulgué variait considérablement et que l'organisme n'a pas établi d'échéancier pour le traitement des divulgations.

L'organisme a déterminé et communiqué les processus et les procédures pour détecter, signaler et gérer les situations de conflits d'intérêts

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT exige que les employés aient reçu une formation en matière de CI. La formation et la promotion de l'information sur les CI aident à sensibiliser les employés aux situations qui pourraient conduire à des CI. De la documentation, des lignes directrices et des outils explicites et facilement accessibles sont essentiels pour permettre aux employés de détecter et de signaler les situations de CI ainsi que d'obtenir de l'aide pour gérer de telles situations.

La formation sur les CI à Statistique Canada visait à informer tous les employés de leurs responsabilités à l'égard des exigences de déclaration des CI à différents stades de leur carrière. Au moment de se joindre à l'organisation, les employés doivent reconnaître qu'ils comprennent les exigences concernant le programme sur les CI stipulées dans le Code de conduite de Statistique Canada. Par ailleurs, le cours obligatoire « Orientation à la fonction publique », offert par l'École de la fonction publique du Canada, vient renforcer leurs connaissances quant aux responsabilités en matière de valeurs et d'éthique. Dans le cadre de discussions annuelles de gestion du rendement, les employés doivent reconnaître qu'ils comprennent le CVESP. Les employés du recensement ont également reçu de l'information quant à leurs responsabilités en matière de valeurs et d'éthique au début du dernier cycle de recensement. À la cessation d'emploi à Statistique Canada, les employés sont tenus de remplir un questionnaire électronique qui leur rappelle leurs responsabilités conformément à la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT.

En outre, des rappels annuels sont envoyés à tous les employés en ce qui concerne les responsabilités à l'égard des CI et, de temps à autre, de l'information est envoyée à propos de situations de CI potentielles, comme l'offre de marques d'hospitalité, de cadeaux ou d'autres avantages de tiers.

Des conseils et des outils pour la gestion des CI sont facilement accessibles sur le Réseau de communications internes et des procédures et des processus sont en place pour aider les employés à détecter, à signaler et à gérer les situations de CI. L'information vise à guider les employés pour signaler les situations de CI et comprend notamment des modèles décrivant des activités extérieures et des biens pouvant être une source de conflit potentiel avec leurs obligations professionnelles. De l'information portant sur les mesures d'après-mandat, les exigences de la politique du CT et les personnes-ressources clés au sein de l'organisme est également accessible pour répondre à toute question.

L'audit a révélé que les processus et les lignes directrices pour la gestion de la divulgation des CI à l'échelle de l'organisme sont clairs et bien définis. Les employés sont informés que les rapports confidentiels doivent être examinés par leur directeur et l'agent ministériel en matière de CI et qu'une décision sera rendue pour déterminer s'il y a ou non un CI. Le conseiller en relations de travail fournit de l'orientation et des recommandations. Une réponse officielle indiquant le résultat de l'examen sera transmise à l'employé. Si la décision confirme l'existence d'un CI réel, apparent ou potentiel, l'employé recevra des directives sur les mesures appropriées à prendre pour veiller à ce que le type de CI détecté soit atténué ou éliminé.

Les divulgations de conflits d'intérêts sont traitées et les décisions sont rendues; la documentation montrant la conformité au processus de l'organisme était incomplète

Les rapports sur les situations de CI doivent préciser clairement la situation de CI et les mesures prises pour déterminer si un conflit existe ou non. Les décisions doivent être rendues et communiquées aux employés en temps opportun. En cas de CI, des processus doivent être en place pour assurer le suivi et déterminer si l'employé a pris les mesures appropriées pour résoudre le conflit.

Le processus documenté pour les rapports confidentiels est le suivant. Un employé remplira un rapport confidentiel et le fera parvenir à la Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux. Un agent en relations de travail analysera le rapport. Cette analyse peut comprendre des discussions plus poussées avec l'employé afin d'avoir un meilleur aperçu du conflit potentiel. Finalement, après avoir consulté les gestionnaires de l'employé, une décision est rendue pour déterminer s'il y a ou non un CI. S'il n'y a pas de conflit, cette information est communiquée à l'employé.

S'il y a un conflit réel ou potentiel, un groupe permanent, pouvant inclure la haute direction du secteur de programme concerné et l'agent responsable des relations de travail, est convoqué. Le groupe permanent prendra la décision finale quant à la façon d'atténuer le risque de conflit, laquelle peut inclure la cessation des activités extérieures ou le dessaisissement des biens. La décision est communiquée à l'employé et à son gestionnaire. Des éléments de preuves sont ensuite demandés pour prouver que l'employé a appliqué les mesures recommandées.

L'équipe d'audit a examiné un échantillon de 17 rapports confidentiels parmi les 58 soumis entre janvier 2015 et juillet 2016 pour déterminer si les mesures appropriées ont été suivies conformément au processus de l'organisme. Parmi les dossiers examinés, 12 provenaient d'employés travaillant dans la région de la capitale nationale et 5 provenaient d'employés travaillant dans les bureaux régionaux. Les décisions relatives aux CI avaient été rendues pour chacun des 17 dossiers. Toutefois, la preuve au dossier n'était pas toujours suffisante pour déterminer comment les décisions ont été prises, communiquées et suivies.

Pour 3 des 17 dossiers examinés, il n'y avait aucune preuve au dossier indiquant que la décision finale avait été communiquée à l'employé et à son gestionnaire. Dans deux de ces cas, la présence d'un CI a été déterminée et il n'y avait aucune preuve montrant qu'un suivi avait été fait pour prouver que l'employé avait atténué le conflit. Sans une communication et un suivi efficaces, l'organisme ne peut pas confirmer qu'un employé a pris toutes les mesures nécessaires pour atténuer les risques pour l'organisme.

En outre, l'organisme ne dispose pas de normes de service pour le temps pris pour rendre des décisions relatives aux CI et l'audit a révélé que le temps pris pour l'examen des rapports variait considérablement. Selon l'échantillon examiné, le temps pris pour rendre une décision variait de 5 jours à 113 jours. Les décisions concernant les CI devraient être rendues en temps opportun afin de veiller à ce que les conflits soient résolus avant que les risques ne se matérialisent.

Dans le cas de 11 dossiers examinés, la preuve au dossier était insuffisante, comme les rapports des décisions au dossier, pour appuyer la décision rendue. Parmi ces dossiers, 5 provenaient de bureaux régionaux où aucune preuve n'a été conservée quant aux décisions rendues en matière de CI. Le processus de divulgation pour les employés régionaux diffère de celui adopté au bureau central. Lors des entrevues, l'audit a révélé que les rapports confidentiels relatifs aux CI provenant de bureaux régionaux sont gérés par les gestionnaires régionaux des RH avec le soutien des conseillers en relations de travail du bureau central. Les vérifications effectuées ont montré que les conseillers en relations de travail du bureau central n'avaient pas été consultés pour ces dossiers. Un courriel a récemment été envoyé aux gestionnaires régionaux des RH pour leur rappeler leurs responsabilités à cet égard.

Des entrevues auprès des conseillers en relations de travail ont révélé qu'ils répondent à des demandes informelles concernant les CI, mais qu'ils ne les consignent pas. Les demandes informelles sont une bonne source d'information sur les questions de CI potentiels à Statistique Canada et elles devraient faire l'objet d'un suivi pour déceler les tendances de CI potentiels aux fins des activités de formation, de sensibilisation et de communication futures.

Recommandation :