Audit du projet de l’Examen et automatisation des processus administratifs (EAPA)

Sommaire

Une initiative de transformation des services intégrés, le projet de l'Examen et automatisation des processus administratifs (EAPA), a été entreprise en 2011 à Statistique Canada pour remanier et standardiser la prestation des services des ressources humaines, des finances et d'approvisionnement ainsi que d'autres services administratifs. Ce projet avait pour but d'accroître l'efficacité et d'améliorer la prestation des services en temps opportun.

Cette transformation comprenait ce qui suit :

• la centralisation du modèle de prestation des services intégrés de Statistique Canada;
• la création du Centre d'expertise pour les voyages;
• l'élaboration d'un carrefour libre-service pour les services administratifs;
• la mise en œuvre d'un système d'approbation électronique des formulaires à l'appui des activités administratives, y compris l'approvisionnement et le paiement des biens et des services.

Étant donné la portée de la transformation, il est essentiel que la conception du nouveau modèle de prestation des services soit soutenue par un cadre de contrôle qui préserve la conformité aux exigences clés en matière de saine gestion financière.

Cet audit visait à fournir l'assurance raisonnable au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification (CMV) que Statistique Canada a maintenu un cadre de contrôle de gestion efficace des processus remaniés au cours du projet de l'EAPA pour assurer la conformité aux politiques et aux lois du gouvernement du Canada.

Pourquoi est-ce important?

L'EAPA est un projet important qui avait pour but d'accroître l'efficacité des processus financiers et administratifs. Compte tenu du niveau de transformation ayant découlé de ce projet, il a été jugé essentiel de confirmer le maintien de la conformité des contrôles clés aux lois et aux politiques qui s'appliquent.

Principales constatations

Les contrôles clés des processus de paiement, de voyage et de dotation expresse sont présentés brièvement dans les schémas et la documentation sur les processus. Il est possible de déterminer les types de contrôles déployés afin d'améliorer l'efficacité du test de contrôle interne.

Le test des contrôles clés a confirmé que toutes les mesures de contrôle fonctionnent comme prévu, incluant les contrôles des technologies de l'information pour assurer l'exactitude et la sécurité des dossiers du pouvoir d'approbation.

Les rôles et les responsabilités dans le cadre du nouveau projet de l'EAPA sont clairement définis et communiqués aux intervenants clés dans les processus remaniés, y compris les sous-sections du soutien administratif, les pouvoirs d'approbation, les voyageurs et les gestionnaires recruteurs. Les personnes ayant des pouvoirs délégués bénéficieraient de renseignements supplémentaires sur le processus de vérification complet afin de réduire le risque de dédoublement des contrôles.

Les risques et les stratégies d'atténuation ont été déterminés et gérés tout au long du projet, et les comités de gouvernance y ont participé efficacement.

Les résultats du projet ont été évalués au moyen de l'utilisation des indicateurs du rendement et sont surveillés de manière continue. Les enjeux déterminés dans le cadre du processus de surveillance sont abordés en temps opportun.

Conclusion générale

Statistique Canada a maintenu un cadre de contrôle de gestion efficace des processus qui ont été remaniés au cours du projet de l'EAPA pour assurer la conformité aux lois et aux politiques du gouvernement du Canada.

Conformité aux normes professionnelles

L'audit a été réalisé conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors (IIA).

L'application de procédures d'audit suffisantes et appropriées et le rassemblement de données appuient l'exactitude des constatations et des conclusions du présent rapport et donnent une assurance de niveau audit. Les constatations et les conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions, telles qu'elles existaient au moment de l'audit, au regard de critères d'audit préétablis. Les constatations et les conclusions s'appliquent à l'entité examinée et pour la portée et la période de référence de l'audit.

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Steven McRoberts
Dirigeant principal de la
vérification et de l'évaluation

Introduction

Contexte

Une initiative de transformation des services intégrés, le projet de l'Examen et automatisation des processus administratifs (EAPA), a été entreprise en 2011 à Statistique Canada pour remanier et standardiser la prestation des services des ressources humaines, des finances et d'approvisionnement ainsi que d'autres services administratifs. Ce projet a été amorcé dans le but d'accroître l'efficacité et d'améliorer la prestation des services en temps opportun.

Cette transformation comprenait la centralisation du modèle de prestation des services intégrés de Statistique Canada, la création d'un Centre d'expertise pour les voyages, l'élaboration d'un carrefour libre-service pour les services administratifs et la mise en œuvre d'un système d'approbation électronique des formulaires à l'appui des activités administratives, y compris l'approvisionnement et le paiement des biens et des services.

Les Services administratifs de Statistique Canada, en tant qu'organisme du gouvernement du Canada, sont régis par la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les Politiques sur les finances, les ressources humaines et l'approvisionnement du Conseil du Trésor (CT) du Canada et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). En sa qualité d'administrateur des comptes, le statisticien en chef est responsable de s'assurer que les programmes organisationnels sont exécutés en conformité avec les lois et les politiques du gouvernement.

Compte tenu de la portée des changements découlant du projet de l'EAPA, un audit a été inclus au plan de vérification fondé sur les risques de Statistique Canada afin de confirmer que les exigences en matière de politiques et de lois demeuraient tout de même remplies avec le remaniement des processus administratifs. Au moyen du processus de détermination des risques, l'équipe d'audit a décidé de miser sur les trois transformations principales des processus qui suivent : le processus de paiement, le processus de voyage et le processus de dotation expresse.

Le processus de paiement sert à autoriser l'acquisition et la réception des biens et des services pour les opérations de Statistique Canada. Le processus de paiement a été remanié grâce au projet de l'EAPA en introduisant un système électronique qui permet de saisir toutes les demandes de paiement et à une sous-section administrative centrale spécialisée de vérifier la validité des demandes de paiement. Avant le remaniement, les paiements étaient décentralisés au sein de chaque unité opérationnelle, et des fichiers papier et des signatures rédigées à la main servaient à autoriser les paiements.

Le processus de voyage est utilisé pour les employés en déplacement officiel ou qui participent à des conférences et de la formation. Le projet de l'EAPA comportait la création du Centre d'expertise pour les voyages (CEV), qui est responsable de traiter les opérations relatives aux déplacements des employés. Statistique Canada a établi le CEV afin de réduire le taux d'erreur ainsi que d'assurer la mise en œuvre efficace du système de réservation des voyages du gouvernement du Canada et la conformité avec la nouvelle directive sur les dépenses d'événements. Avant le projet de l'EAPA, toutes les demandes de voyage étaient traitées séparément au sein de chaque unité opérationnelle.

Le processus de dotation expresse permet de soutenir les approbations à faible risque des ressources humaines, telles que l'embauche d'employés occasionnels et d'étudiants. Le projet de l'EAPA a introduit un module libre-service. Les gestionnaires de programme amorcent des mesures de dotation, sans la participation de conseillers en dotation, à l'aide d'un portail numérique.

Objectif de l'audit

Cet audit visait à fournir l'assurance raisonnable au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification (CMV) que Statistique Canada a maintenu un cadre de contrôle de gestion efficace des processus qui ont été remaniés au cours du projet de l'EAPA pour assurer la conformité avec les politiques et les lois du gouvernement du Canada.

Portée

La portée de cet audit comprenait un examen des processus de paiement, de voyage et de dotation expresse, qui ont été remaniés à la suite du projet de l'EAPA. Dans le cadre de l'audit, les contrôles clés ont été examinés en vue de leur intégration au nouveau modèle opérationnel. Les secteurs précis sur lesquels portait l'examen comprenaient l'attribution des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre compte ainsi que les mécanismes de contrôle qui ont été établis pour les processus remaniés, y compris les contrôles clés et les activités de gestion des risques.

L'audit a aussi évalué la conformité des contrôles clés dans les processus sélectionnés avec les politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor et de Statistique Canada. En vue de faire des tests de l'efficacité des contrôles, des revues générales de chaque processus ont eu lieu et un échantillon discrétionnaire des opérations a été sélectionné afin d'évaluer la conception des processus, incluant la conformité avec les politiques et les lois pertinentes.

Approche et méthodologie

Le travail d'audit comprenait un examen complet et une analyse de la documentation pertinente, des entrevues avec des membres clés de la haute direction et du personnel, de même que le test des contrôles clés à partir d'un échantillon de processus pour évaluer la pertinence et l'efficacité des processus centralisés et remaniés à la suite du projet de l'EAPA.

Le travail d'audit comportait également un examen et une évaluation des activités entreprises afin d'atténuer et de surveiller les principaux risques qui pouvaient nuire à l'atteinte des résultats du projet, y compris la surveillance continue des rapports axés sur les lacunes et des rapports de rendement.

L'audit a été réalisé conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'IIA.

Autorité

L'audit a été mené en vertu des pouvoirs prévus dans le Plan intégré d'audit et d'évaluation fondé sur les risques pour la période allant de 2016-2017 à 2020-2021, qui a été approuvé par Statistique Canada.

Constatations, recommandations et réponse de la direction

Les contrôles clés des opérations administratives sont en place.

Le projet de l'EAPA a permis de remanier les processus de paiement, de voyage et de dotation expresse afin d'accroître l'efficacité et d'améliorer l'exécution en temps opportun de ces opérations administratives. Au cours de ce remaniement, il était essentiel de maintenir les contrôles clés en conformité avec les politiques et les lois. Cela comprend la LGFP, la LEFP ainsi que les directives et les politiques sur la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances, les voyages et l'accueil du CT.

Afin d'évaluer le maintien des contrôles clés nécessaires conformément aux politiques et aux lois, l'équipe d'audit a examiné la conception des processus et a fait des tests de contrôles en vue de leur fonctionnement prévu.

L'évaluation de la conception des contrôles clés comportait un examen de la documentation sur les processus, des schémas des processus, des descriptions narratives et des listes de vérification élaborées pour chacune des trois unités opérationnelles.

Le processus de paiement dans le cadre du remaniement du projet de l'EAPA est décrit ci-après. Les factures sont reçues par le comptoir des finances et envoyées au Centre de soutien pour les acquisitions. Un commis de la sous-section administrative (adjoint administratif) vérifie l'exactitude de la facture selon une liste de vérification des comptes prédéfinie. Une copie numérisée de la facture est entrée dans le système. Le superviseur de la sous-section administrative (agent de soutien opérationnel) examine la vérification des comptes pour s'assurer que tous les contrôles clés ont eu lieu. Une fois l'examen terminé, une notification électronique de la facture est envoyée au chargé de projet pour vérifier si les biens et les services ont été reçus et que la facture peut être acquittée. Après la vérification par le chargé de projet, une notification électronique est envoyée à la personne ayant des pouvoirs de signature délégués en matière de finances afin d'approuver le versement du paiement.

L'audit a révélé que deux diagrammes de processus ont été élaborés afin de documenter les sous-processus à jour en lien avec les paiements, y compris le lancement et le traitement des factures ainsi que le paiement de la facture. Les contrôles clés comprenaient l'autorisation (article 32 de la LGFP) et l'approbation des paiements (article 34 de la LGFP). Ces contrôles ont été clairement intégrés aux diagrammes de processus.

Le processus de voyage dans le cadre du remaniement de l'EAPA est décrit ci-après. Un voyageur envoie une demande de voyage, et le CEV entamera la recherche d'options de transport et d'hébergement. Un commis administratif du CEV entrera en contact avec le voyageur et lui communiquera les options selon les meilleurs coûts et les besoins opérationnels. Lorsque les choix sont confirmés, une vérification sera envoyée à la personne ayant le pouvoir délégué d'approuver les choix de voyage. À la suite du voyage, le voyageur soumettra les reçus des coûts engagés à la Direction des finances, qui autorisera le remboursement de tous frais au voyageur. Le paiement sera versé au voyageur en conformité avec le processus de paiement susmentionné.

L'examen de la documentation a révélé qu'un diagramme de processus a été élaboré pour le processus de voyage. Le diagramme donne un aperçu de la gestion et du traitement des plans et des demandes de voyage, des soldes engagés, des engagements, des demandes de remboursement de frais, des demandes anticipées, du rendement du pouvoir de paiement, de l'émission des paiements et de l'autorisation générale. Les contrôles clés comprennent le fait d'assurer que les personnes ont l'autorisation de voyager pour le compte du gouvernement, que les choix liés à l'hébergement et au transport respectent les exigences en matière de politiques et des tarifs du gouvernement du Canada et que les paiements versés aux voyageurs sont vérifiés. Ces contrôles ont été clairement intégrés aux diagrammes de processus.

Le processus de dotation expresse dans le cadre du remaniement de l'EAPA est décrit ci-après. Un carrefour libre-service a été créé. Ce carrefour permet au gestionnaire recruteur d'amorcer des demandes de processus à faible risque des RH, telles que l'embauche d'employés occasionnels et d'étudiants. Lorsqu'une personne autorisée fait une demande dans le carrefour, la sous-section administrative du groupe des RH approuve la demande. La sous-section administrative utilise une liste de vérification pour s'assurer que les exigences en matière de politiques et de lois sont satisfaites avant d'approuver la demande.

L'audit a découvert que deux diagrammes de processus ont été élaborés pour la dotation expresse. Les sous-processus qui comportent un déploiement interne, des affectations intérimaires de moins de quatre mois, des prolongations et des renouvellements, une mutation ainsi que l'embauche à l'externe de personnel à temps partiel et de manière occasionnelle sont formellement documentés. Les contrôles clés des demandes des RH ont été intégrés au processus, y compris ceux pour assurer que les employés occasionnels ne dépassent pas 90 jours dans toute année civile donnée et que les embauches d'étudiant satisfont aux critères d'admissibilité.

L'examen a confirmé que tous les contrôles clés ont été déterminés dans la documentation sur les processus dans le cas des trois processus. Cependant, la documentation sur les processus n'a pas défini les contrôles manuels et les contrôles automatisés. Considérant que l'équipe de la gestion financière doit faire régulièrement des tests de contrôles internes en matière d'établissement des rapports financiers en conformité avec la Politique sur le contrôle interne, déterminer les types de contrôles déployés (manuels par opposition à automatisés) permet d'assurer l'exactitude et l'efficacité de la conception du test de contrôle interne.

Les contrôles clés des opérations administratives fonctionnent comme prévu.

Afin de fournir l'assurance que les contrôles clés fonctionnent comme prévu, l'équipe d'audit a mené des revues générales, des entrevues et des tests d'un échantillon discrétionnaire d'opérations pour chacun des trois processus administratifs.

Dans le cadre d'un examen efficace de l'engagement des dépenses et de la certification que les biens et les services ont été reçus en conformité avec la LGFP, les personnes ayant des pouvoirs délégués d'approbation des paiements doivent se fier sur des renseignements exacts, suffisants, exhaustifs et opportuns dans le but de certifier que les biens et les services ont été reçus. Le test d'un échantillon de paiements a confirmé que les personnes ayant le pouvoir d'approuver les paiements des biens et des services avaient l'autorisation d'approuver les paiements et qu'elles avaient la documentation suffisante à l'appui pour approuver les opérations. De plus, le test a révélé que des contrôles des technologies de l'information étaient en place pour assurer un enregistrement exact des personnes ayant le pouvoir d'approuver et que l'accès pour apporter des changements à ces enregistrements est limité et contrôlé.

La revue générale du processus de voyage a confirmé que la création du CEV au sein de Statistique Canada a permis aux personnes ayant des pouvoirs délégués d'approuver les voyages d'accéder aux demandes et aux itinéraires de voyage, aux réclamations des frais de voyage et aux documents à l'appui des voyages que les experts en la matière du CEV ont préparés et approuvés. Ces documents à l'appui peuvent être revus en ligne dans un système d'application avant l'approbation. Le test détaillé d'un échantillon d'opérations relatives aux déplacements a indiqué que ces opérations respectent les politiques concernant les voyages du gouvernement du Canada. Cela inclut les exigences en matière d'autorisation de voyage, les processus d'hébergement et de transport approuvés et les indemnités quotidiennes.

L'examen du processus de dotation expresse a révélé que deux exigences doivent être remplies au moment de traiter les mesures de dotation expresse; s'assurer que les étudiants répondent aux critères d'admissibilité avant de renouveler leur période d'emploi et s'assurer que la période d'emploi des employés occasionnels ne dépasse pas 90 jours de tout calendrier civil. Des listes de vérification ont été créées aux fins de ce processus. Le test détaillé a indiqué, cependant, que les listes de vérification ne servaient pas toujours. Parmi les fichiers faisant l'objet de tests, quatre sur dix comprenaient une copie de la liste de vérification montrant que les contrôles clés étaient effectués. L'équipe d'audit a procédé à des entrevues de suivi avec l'équipe des RH. L'équipe a fait remarquer que les listes de vérification servent d'outil de formation et qu'elles ne servent pas toujours à montrer que les processus clés sont respectés. Le test détaillé a confirmé que toutes les opérations étaient conformes aux politiques et aux lois, même si la liste de vérification n'a pas toujours servi.

Les rôles et les responsabilités sont en place et communiqués; le processus de vérification peut être présenté brièvement aux personnes ayant des pouvoirs délégués afin de réduire le risque de dédoublement.

Les intervenants clés doivent être informés en temps opportun des changements de leurs rôles, leurs responsabilités et leur imputabilité. De cette manière, ils peuvent remplir efficacement leurs fonctions. En outre, communiquer les avantages des modifications apportées au système permet d'obtenir le soutien en vue de nouvelles initiatives et d'assurer une mise en œuvre réussie.

L'équipe d'audit a examiné le processus de communication des changements apportés aux rôles et responsabilités des sous-sections administratives, des personnes ayant un pouvoir de signature délégué en matière de finances (le pouvoir d'approuver l'approvisionnement et le paiement des biens et des services), des voyageurs et des gestionnaires recruteurs.

Un examen documentaire a révélé que l'équipe de l'EAPA a mis en place un processus de communication général au début du projet et à chaque étape de la transformation pour informer tous les employés des changements à venir. Ce processus comprenait les communications fournies dans le bilan annuel du statisticien en chef, les séances d'information offertes à chaque direction ainsi que les communications hebdomadaires par courriel et dans le site intranet de Statistique Canada. Un examen des documents a confirmé que les employés de tout l'organisme ont été avisés des objectifs, de la portée et des échéances du projet de l'EAPA ainsi que des changements prévus au sein de chaque unité opérationnelle et des incidences prévues sur les opérations.

L'équipe d'audit a en outre découvert que l'information énonçant les changements apportés aux rôles, aux responsabilités et aux obligations de rendre compte qui découlent des modèles opérationnels transformés était communiquée par un outil de référence central en ligne appelé carrefour. Le carrefour a été créé comme une passerelle pour lancer les demandes quotidiennes des services administratifs, financiers, des ressources humaines, informatiques, de gestion de l'information, des communications et des installations.

Le carrefour indique que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des personnes chargées de l'examen et de l'approbation des factures n'ont pas changé à la suite du nouveau modèle opérationnel. La formation standard est la méthode utilisée pour communiquer les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des clients. Ces personnes doivent suivre la formation KLICK, qui est offerte par Statistique Canada, et la formation de l'École de la fonction publique du Canada. L'équipe d'audit a fait des tests d'un échantillon de fichiers de personnes pour obtenir la preuve de la participation à la formation obligatoire. Le test a confirmé que les signataires autorisés avaient suivi la formation.

Dans le cas des déplacements, les responsabilités des voyageurs ont grandement diminué à la suite de la transformation qui a découlé du projet de l'EAPA. Le carrefour fournit des directives détaillées par étape sur la manière de présenter une demande de voyage. Les directives fournissent des liens de sorte que les voyageurs puissent remplir leurs responsabilités, y compris celles visant à assurer que les formulaires qui s'appliquent sont utilisés et acheminés par les voies appropriées selon le type de voyage. Ces déplacements comprennent les voyages intérieurs et à l'étranger pour prendre part à des conférences, de la formation et aux opérations régionales.

En ce qui concerne la dotation expresse, les directives sur la façon de remplir et de présenter des demandes (p. ex., la documentation pertinente exigée) ont clairement été documentées dans le carrefour, lequel définit les attentes à l'égard des gestionnaires recruteurs qui utilisent le module libre-service.

L'équipe d'audit ont mené des entrevues détaillées auprès des personnes ayant des pouvoirs délégués, des voyageurs et des gestionnaires recruteurs afin de savoir si les principaux changements apportés à leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations de rendre compte étaient bien compris et d'évaluer l'efficacité des stratégies de communication pour sensibiliser les utilisateurs quant aux avantages prévus de la transformation. Les entrevues ont corroboré l'efficacité des stratégies de communication afin de diffuser les changements de processus et leurs avantages prévus. Ces entrevues n'ont pas indiqué que les intervenants estimaient que les processus étaient inefficaces ou trop contrôlés.

Toutefois, les entrevues menées auprès d'un échantillon de personnes détenant le pouvoir délégué d'approuver des paiements ont révélé qu'elles ne connaissent pas entièrement les processus de vérification qui sont entrepris avant et après l'examen des opérations exigeant leur approbation. Par conséquent, les personnes ayant des pouvoirs délégués peuvent vérifier les factures de la même façon qu'avant la tenue du projet de l'EAPA et exercer un niveau de contrôle supérieur à ce qui était prévu. Cela pourrait réduire l'efficacité acquise dans le cadre du remaniement.

Enfin, l'équipe d'audit a mené des entrevues auprès du personnel clé des sous-sections administratives pour chacun des processus sélectionnés. Leur compréhension à l'égard des principaux rôles, responsabilités et obligations de rendre compte dans le cadre des nouveaux processus optimisés correspondait à ce qui avait été défini et communiqué. L'équipe d'audit a également examiné les interdépendances des processus pour établir si elles ont été communiquées et prises en compte. L'audit a révélé qu'il n'y avait aucune interdépendance entre les processus.

Les risques du projet de l'EAPA ont été déterminés, gérés et surveillés; le rendement est évalué et surveillé par rapport aux résultats.

Les risques du projet doivent être gérés efficacement pour assurer que les projets atteignent les résultats prévus. La gestion de ces risques exige la détermination, la surveillance et la mise en œuvre efficaces des stratégies d'atténuation aux différentes étapes du projet.

L'audit a révélé que les principaux risques à l'atteinte des résultats du projet ont été cernés par l'équipe de projet de l'EAPA, en collaboration avec les unités opérationnelles, les systèmes et les experts techniques en la matière. Les risques ont été déterminés pour chaque unité opérationnelle visée par les stratégies de transformation et d'atténuation afin d'aborder ces risques.

Chaque unité opérationnelle a déterminé les risques au moyen de la création de cas qui ont été saisis dans le système JIRA, qui comprenait la probabilité et l'incidence de tout risque ou toute stratégie d'atténuation. Cela a eu lieu pour chacun des trois secteurs administratifs dans le cadre de cet audit. Les cas ont été présentés au Bureau de gestion des projets de l'organisme (BGPO) et au Comité consultatif sur l'EAPA pour leur examen et leur approbation.

Parmi les risques cernés par les équipes de projet, les risques liés au mandat de base de l'unité ont été désignés pour la surveillance continue. Ces risques comportaient les taux d'erreur, l'exécution en temps opportun des processus et la satisfaction de la clientèle.

Les risques ont aussi été déterminés quant à la mise en œuvre du système d'Approbation électronique des demandes (AED). Pour établir la feuille de route de la mise en œuvre de la stratégie d'automatisation et d'authentification électronique, les Finances et les TI ont effectué une analyse des politiques en vue de définir les exigences en matière de politiques avant de passer des signatures manuscrites aux approbations électroniques. Des niveaux requis d'assurance ont été fixés et des exigences en matière d'authentification ont été introduites pour chacun des différents niveaux de confidentialité de l'information dans le but d'atténuer les risques connexes. Une évaluation des menaces et des risques a également été préparée avant la mise en œuvre du système AED. La documentation détermine un certain nombre de risques inhérents, dont la plupart présentent un niveau de risque moyen à faible.

L'examen des schémas de processus par l'équipe d'audit a révélé que les risques n'avaient pas été déterminés pour chaque processus examiné. En tant que pratique exemplaire, les schématisations de processus doivent non seulement contenir les contrôles clés, mais indiquer également où le processus est vulnérable aux facteurs de risque et le lien avec les stratégies d'atténuation en place.

Le système JIRA a permis de surveiller les risques. L'examen du contenu du système concernant l'EAPA mené par l'équipe d'audit a décelé que chaque risque déterminé était attribué à un propriétaire, pour la plupart des chefs responsables de l'unité opérationnelle ou un expert en la matière responsable des systèmes ou des aspects techniques du processus.

Les normes de rendement permettent d'assurer que les objectifs du projet sont atteints en matière d'efficacité des processus, de contrôle de la qualité et de satisfaction de la clientèle. Il faut élaborer les normes de rendement selon les résultats attendus du projet et les surveiller régulièrement en vue des déficiences qui seront abordées en temps opportun.

L'audit a révélé que des normes de rendement ont été élaborées pour le projet et qu'elles font toujours l'objet d'une surveillance à la suite de la transformation découlant de l'EAPA.

En ce qui concerne les processus de paiement et de voyage, l'information a été recueillie pour un certain nombre d'indicateurs, y compris les taux d'erreur, le traitement en temps opportun des opérations et la satisfaction de la clientèle. Lorsque les objectifs n'étaient pas atteints, la justification a été documentée et des rajustements ont été apportés aux processus opérationnels, le cas échéant. L'information est produite chaque mois et publiée à l'interne chaque trimestre.

Concernant le processus de dotation expresse, l'exécution en temps opportun du processus est une considération principale. Les Ressources humaines ont établi des normes de rendement pour les divers types de mesures de dotation qui font partie de la dotation expresse et ont mis en œuvre des moyens d'évaluer l'exécution en temps opportun du processus. Les résultats en comparaison des normes de rendement établies concernant le traitement en temps opportun des opérations et les enquêtes sur la satisfaction de la clientèle sont exprimés en pourcentage et sont aussi publiés à l'interne chaque trimestre.

En raison des normes de rendement limitées et des mesures de base n'ayant pas été élaborées avant la tenue de l'EAPA, la mesure de l'économie d'efficience n'est pas exacte dans le cadre du projet. Il a été difficile d'obtenir des mesures du rendement avant l'EAPA compte tenu du passage d'un modèle décentralisé à un modèle centralisé.

Les rapports de surveillance sont examinés par l'équipe des relations avec les clients qui a été créée par la Direction des finances. Les enjeux sont déterminés et abordés en temps opportun avec les membres du personnel clé de chaque unité opérationnelle. Les normes de rendement sont en place et surveillées, et un suivi a lieu concernant les opérations qui ne répondent pas aux attentes.

Recommandation

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint des Services intégrés et dirigeant principal des finances s'assure de ce qui suit :

1. La documentation sur le processus définit si les contrôles sont automatisés ou manuels afin de mieux concevoir l'approche en matière de test de contrôle interne.
2. Les personnes ayant des pouvoirs délégués connaissent entièrement les processus de vérification qui sont entrepris avant et après avoir exercé leurs responsabilités afin d'optimiser l'efficacité selon le remaniement du processus.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec la recommandation.

1. Les contrôles clés liés aux processus de voyage, de dotation expresse et de paiement seront clairement définis comme des contrôles automatisés ou manuels. Par la suite, cette recommandation sera intégrée au cadre de tests des contrôles internes de l'organisme. Cela s'harmonise avec l'examen narratif mené en vertu de la Politique sur la gestion financière.

Produits livrables et échéancier :

2. Aux fins du processus de paiement, une stratégie de communication destinée aux approbateurs de la DSFA sera élaborée et mise en œuvre pour accroître la sensibilisation au processus de vérification ayant lieu avant l'approbation d'un paiement aux termes de l'article 34. En outre, la confirmation dûment effectuée du chargé de projet dans le cadre du processus de vérification des comptes sera clairement définie pour l'approbateur de la DSFA dans le formulaire de paiement électronique.

   Cela réduira la probabilité qu'un approbateur effectue des vérifications redondantes avant l'approbation en vertu de l'article 34. Cela garantira également que le nouvel outil et processus sont utilisés à leur pleine capacité.

   La solution de gestion des voyages sera remaniée à l'aide de la même technologie que le processus de paiement. La date d'échéance de la mise en œuvre est prévue en mars 2018. Les gestionnaires seront avisés des mesures de vérification prises à l'appui de l'approbation des demandes de remboursement des frais de voyage conformément aux articles 32 et 34.

Produits livrables et échéancier :

Annexes

Annexe A : Critères de l'audit

Annexe B : Acronymes