Archivé – Vérification du Programme des centres de données de recherche

Rapport de vérification
Vérification du Programme des centres de données de recherche

Statistique Canada
30 septembre 2010
Numéro de projet : 80590-61 ( Document (PDF, 130.62 Ko) )

Sommaire

Les Centres de données de recherche (CDR) s’inscrivent dans une initiative de Statistique Canada, du Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et de consortiums universitaires visant à renforcer la capacité du Canada en recherche sociale et à soutenir le milieu de la recherche sur les politiques. Les CDR permettent aux chercheurs d’avoir accès, dans un environnement sécurisé, aux microdonnées d’enquêtes sur la population et sur les ménages. Les centres sont régis par un conseil d’administration formé de représentants de Statistique Canada, du CRSH, des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) et des directeurs universitaires de chaque centre. Les centres comptent des employés de Statistique Canada.

La vérification des CDR a pour objectifs de fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification l’assurance que les activités soutenant le cadre de gouvernance sont adéquates et efficaces et permettent la prestation des services aux chercheurs, et que l’accès aux données est conforme aux politiques et aux procédures de Statistique Canada. La vérification a été menée par les Services de vérification interne conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

Principales constatations

Les activités soutenant la gouvernance du réseau des CDR sont adéquates et efficaces et permettent la prestation continue des services. La structure de gestion intégrée est efficace, les résultats sont mesurés et présentés. Cependant, le rendement n’est pas évalué en fonction des cibles opérationnelles du programme, et les résultats ne sont pas intégrés au Rapport ministériel sur le rendement. Une fois que les propositions de recherche sont approuvées par Statistique Canada, la portée de l’initiative est déterminée par les partenaires. Depuis sa création, le maintien des coûts du programme dans les limites du financement accordé a posé des défis, le nombre de centres étant passé de neuf à 24. Par conséquent, le Programme des CDR encours des déficits croissants. Grâce à un nouveau budget annuel bonifié, Statistique Canada a stabilisé les coûts du programme et a mis en place une structure des coûts pour s’assurer que les coûts opérationnels des CDR respectent les budgets établis.

Le Programme des CDR et les CDR n’ont pas adopté de pratiques officielles de gestion des risques, et les risques associés à la continuité des activités des CDR n’ont pas été évalués dans le cadre des pratiques générales de gestion des risques pour le programme.

Les chercheurs effectuent leurs travaux dans des infrastructures physiques et technologiques sûres à accès restreint, ce qui réduit les risques de violation des règles de confidentialité. Les renseignements traités dans les CDR sont assujettis à des exigences gouvernementales en matière de confidentialité et de sécurité. Toutefois, les CDR n’ont pas fait l’objet d’inspections périodiques permettant de vérifier la conformité aux règles de sécurité après l’inspection initiale. Quelques manquements aux règles de sécurité ont été observés dans le cadre d’un certain nombre de contrôles de sécurité faits sur place. Une formation sur la sécurité est offerte aux nouveaux analystes, mais il ne semble pas y avoir de programmes continus de sensibilisation. Enfin, le processus de divulgation mis en place pour le programme est appliqué rigoureusement et systématiquement, et aucune divulgation involontaire n’a été constatée.

Conclusion

Dans l’ensemble, les activités soutenant le cadre de gouvernance du Programme des centres de données de recherche sont adéquates et efficaces et permettent la prestation des services aux chercheurs. Néanmoins, nous avons noté des possibilités d’améliorer le cadre de contrôle de la gestion en ce qui a trait à la présentation des résultats et à l’évaluation des risques, de même que des mesures possibles pour assurer le respect des exigences de sécurité de Statistique Canada.

Introduction

Contexte

Vers la fin des années 1990, Statistique Canada et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) ont formé un groupe d’étude chargé d’examiner l’état des sciences sociales quantitatives au Canada. On s’inquiétait de savoir si, à l’avenir, le Canada aurait la capacité de bien exploiter les riches sources de données quantitatives sur les ménages et les particuliers pour éclairer les politiques et les débats publics. Le groupe d’étude mixte a publié ses conclusions en 1998 dans un rapport intitulé « Rapport final du Groupe de travail mixte du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada et de Statistique Canada sur l’avancement de la recherche utilisant les statistiques sociales » (Statistique Canada, 1998). Le rapport contient un ensemble de recommandations visant à renforcer la capacité de recherche en sciences sociales au Canada, à améliorer l’accès aux données de Statistique Canada en vue de favoriser l’activité de recherche et à diffuser les résultats des travaux.

Ces recommandations ont conduit à l’établissement du Réseau canadien des centres de données de recherche (RCCDR) et du Programme des CDR à Statistique Canada en tant qu’unité organisationnelle représentant l’organisme au sein du Réseau. En 2001, les neuf premiers centres de données de recherche ont commencé à offrir l’accès aux données dans des laboratoires universitaires sécurisés partout au Canada. Une deuxième subvention de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) en 2006 et la subvention conjointe de fonctionnement du CRSH/IRSC pour la période 2005-2010 ont facilité l’expansion rapide du Réseau et ont permis à celui-ci de réaliser des progrès appréciables. On a amélioré l’accès aux données en assurant aux chercheurs de tout le pays un accès, dans les universités, à des microdonnées détaillées, d’abord aux enquêtes longitudinales de Statistique Canada et, maintenant, à une gamme plus vaste d’ensembles de données.

Les CDR permettent aux chercheurs d’avoir accès, dans un environnement sécurisé, aux microdonnées d’enquêtes sur la population et sur les ménages. Des employés de Statistique Canada supervisent les activités menées dans les centres. Ces derniers sont exploités en vertu des dispositions de la Loi sur la statistique et sont administrés conformément à toutes les règles de confidentialité. Seuls les chercheurs dont les propositions ont été approuvées et qui ont prêté serment, en vertu de la Loi sur la statistique, en qualité de personnes réputées être employées de Statistique Canada y ont accès. Les CDR sont répartis dans toutes les régions du pays, de sorte que les chercheurs n’ont pas à se déplacer à Ottawa pour avoir accès aux microdonnées de Statistique Canada.

Les CDR permettent de donner une vue d’ensemble du paysage social canadien, d’offrir des installations de recherche en sciences sociales partout au pays, dans les grandes collectivités comme dans les petites, d’accroître la collaboration entre Statistique Canada, le CRSH, les IRSC, la FCI, les universités et les chercheurs universitaires, de prendre appui sur l’Initiative de démocratisation des données et de former une nouvelle génération de spécialistes canadiens dans le domaine de la recherche quantitative en sciences sociales.

Le Réseau a pris beaucoup d’expansion depuis sa création. Le nombre de centres est passé de neuf en 2001 à 24 en 2010, et le nombre de projets lancés et terminés a fortement augmenté. Plus de 2 600 chercheurs d’une multitude de disciplines et d’établissements ont travaillé dans un nombre croissant de CDR sur plus de 1 500 projets, à partir d’une gamme de plus en plus vaste de fichiers de microdonnées permettant d’examiner de nombreuses questions de santé et enjeux socioéconomiques. Statistique Canada est responsable de la protection des données, du contrôle de la confidentialité et du soutien aux chercheurs dans les centres. Au total, 53 analystes et adjoints à la statistique de Statistique Canada travaillent dans les centres, et cinq gestionnaires régionaux sont affectés à ce programme partout au pays. Le programme jouit du soutien des trois employés de la Sous-section des opérations du bureau central.

Autorité

La vérification s’inscrit dans le plan pluriannuel de vérification axé sur les risques de 2008-2009 à 2010-2011 et a été approuvée le 19 mars 2008 par le Comité ministériel de vérification.

Objectifs de la vérification

La vérification des CDR a pour but de donner au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification l’assurance que :

  • les activités soutenant le cadre de gouvernance sont adéquates et efficaces et permettent la prestation des services aux chercheurs;
  • l’accès aux données est conforme aux politiques et aux procédures de Statistique Canada.

Portée et méthodologie

La vérification couvre l’évaluation de l’efficacité et de la pertinence des activités soutenant la structure actuelle de gouvernance, de même que de la conformité aux principales politiques et procédures de Statistique Canada en matière de sécurité et de confidentialité. Les politiques pertinentes sont énoncées dans les documents suivants : le Manuel des pratiques de sécurité qui porte sur la politique du Ministère en matière de sécurité, la Politique sur la sécurité des TI, la Politique relative au couplage d’enregistrements, la Politique sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate, la Politique relative à la divulgation discrétionnaire et la Loi sur la statistique. La vérification a été effectuée conformément aux normes du Conseil du Trésor et de l’Institut des vérificateurs internes.

La méthodologie adoptée a consisté à évaluer les processus et les procédures du cadre de gouvernance mis en place pour contrôler l’accès aux données. Cette évaluation s’est fondée sur des entrevues avec des employés clés du Ministère et des partenaires externes responsables de la gestion du volet universitaire du programme de partenariat, sur la  mise à l’essai détaillée des processus et des procédures et sur l’examen des documents pertinents. 

Le Programme des CDR vise 24 centres situés partout au Canada. L’étape de l’examen a comporté l’inspection des lieux dans cinq centres de données de recherche : le Centre de données de recherche des Universités de Carleton, Ottawa, Outaouais (CDRLCOO) à l’Université d’Ottawa, le Centre interuniversitaire québécois de statistiques sociales (CIQSS) à l’Université de Montréal, le CDR de l’Université de Toronto, le CDR de l’Université de la Colombie-Britannique et le CDR de l’Université Simon Fraser en Colombie-Britannique.

L’étape de l’examen pour la présente vérification s’est déroulée de février à mai 2010.

Constatations, recommandations et réponses de la direction

Gouvernance et orientation stratégique

Dans l’ensemble, les activités soutenant la gouvernance du réseau des CDR sont adéquates et efficaces et permettent la prestation continue des services. La structure de gestion intégrée est efficace, les résultats sont mesurés et présentés. Cependant, le rendement n’est pas évalué en fonction des cibles opérationnelles du programme, et les résultats ne sont pas intégrés au Rapport ministériel sur le rendement. Une fois que les propositions de recherche sont approuvées par Statistique Canada, la portée de l’initiative est déterminée par les partenaires. Depuis sa création, le maintien des coûts du programme dans les limites du financement accordé a posé des défis, le nombre de centres étant passé de neuf à 24. Par conséquent, le Programme des CDR a encouru des déficits croissants. Grâce à un nouveau budget annuel bonifié, Statistique Canada a stabilisé les coûts du programme et a mis en place une structure des coûts pour s’assurer que les coûts opérationnels des CDR respectent les budgets établis.

Un mécanisme de gouvernance capable de donner une orientation stratégique adéquate devrait comprendre une structure claire de comités permettant d’assurer des relations efficaces et des mesures de suivi progressives des questions de gestion. La vérification a révélé qu’il existe une structure claire de comités et que celle-ci est efficace. Le Réseau canadien des centres de données de recherche (RCCDR) est un partenariat regroupant les universités participantes, Statistique Canada (par l’intermédiaire du financement du Programme des CDR) et deux grands organismes subventionnaires, soit le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).

Le RCCDR et Statistique Canada se caractérisent par des structures de reddition de comptes qui leur sont propres et tous deux travaillent en partenariat (voir l’annexe B). Le Comité du RCCDR est le principal organe directeur du Réseau. Il négocie les subventions avec les grands conseils et d’autres organismes de financement et il établit les politiques qui déterminent les conditions d’adhésion au Réseau, la répartition des subventions, les orientations stratégiques du Réseau dans le respect des critères de Statistique Canada en matière de confidentialité, la diffusion des résultats des travaux de recherche réalisés dans les centres et la promotion du Réseau au Canada et à l’étranger. Le Comité du RCCDR, qui se réunit deux fois l’an, est formé de représentants de Statistique Canada, des universités et des partenaires (CRSH, IRSC). Lors de ces réunions sont discutées diverses questions, comme la formule de répartition des fonds, les nouvelles initiatives de TI, la formation des étudiants, les conférences des CDR, et les droits de vote des membres. Le RCCDR utilise la formule de répartition des fonds pour déterminer l’affectation des subventions aux CDR, selon le volume des activités des CDR, lequel est mesuré par le nombre de projets de recherche sous contrat en cours ou en suspens, et la nature des résultats.

Pour accroître l’efficacité du processus de prise de décisions dans les réunions, le  RCCDR a procédé à une réorganisation et a mis en place une structure de sous-comités qui comprend le Comité exécutif, le Sous-comité de mise en oeuvre de la subvention de la FCI, le Sous-comité de la coordination de la collecte d'information et diffusion, et le Sous-comité des seuils et mesures d'attribution des ressources. Le Comité directeur du RCCDR a été mis en place pour examiner les décisions stratégiques relatives au réseau des universités. Ce groupe se réunit deux fois par année avant la tenue des réunions semestrielles du Comité du RCCDR. Des représentants de Statistique Canada assistent à ces réunions. Les sous-comités du RCCDR ont été créés pour aider le Comité du RCCDR à s’acquitter de ses fonctions. Ces sous-comités offrent des compétences spécialisées en recherche pour faciliter l’examen des enjeux et la prise de décisions lors des réunions du Comité du RCCDR. Des représentants de Statistique Canada assistent souvent à ces réunions et fournissent des renseignements sur la charge de travail qui servent à établir la formule de répartition des fonds.

La structure du Programme des CDR à Statistique Canada est formée du gestionnaire principal du programme et des cinq gestionnaires régionaux des CDR. Ceux-ci tiennent des réunions hebdomadaires pour discuter des opérations courantes du Programme des CDR et pour veiller à l’application uniforme des processus et des procédures dans l’ensemble du programme. Les membres se rencontrent également dans des groupes de travail pour discuter des problèmes opérationnels qui peuvent se présenter et pour les régler. Les employés de Statistique Canada, en partenariat avec les directeurs universitaires des universités, assurent la gestion des opérations des centres. Les universités fournissent le soutien TI. Un représentant du milieu de la recherche dans chaque université assume les fonctions de directeur universitaire. Les analystes de Statistique Canada relèvent des gestionnaires régionaux des CDR qui se trouvent dans les bureaux régionaux de Statistique Canada. Les gestionnaires régionaux des CDR sont responsables de la gestion de plusieurs CDR et relèvent du directeur adjoint de la Division de l’accès aux microdonnées. Puisque les gestionnaires ne se trouvent pas sur place, la gestion des centres se fait par courriels, par conversations téléphoniques et par des visites semestrielles des centres. 

Pour accéder aux microdonnées hébergées dans les Centres de données de recherche (CDR), les chercheurs présentent une proposition de projet au Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) qui la soumettra à une évaluation par les pairs et à un examen interne effectué par Statistique Canada. Le CRSH invite des chercheurs individuels ou des équipes de recherche dirigées par un demandeur principal à présenter une demande. Il incombe au demandeur principal de soumettre les formulaires de demande au nom de l’équipe. Chaque proposition est évaluée par deux chercheurs universitaires et par un analyste de Statistique Canada. Le CRSH dirige le processus d’évaluation par les pairs, et les responsables des opérations au bureau central dirigent l’examen interne effectué par Statistique Canada. Les propositions sont évaluées selon le mérite scientifique et la viabilité de la recherche proposée, la pertinence des méthodes à appliquer, le besoin justifié d’avoir accès aux microdonnées détaillées, l’expertise des chercheurs et leur capacité d’effectuer la recherche proposée, lesquelles sont évaluées à la lumière des curriculum vitæ et de la liste des réalisations. Statistique Canada ne participe pas à l’établissement des priorités des projets entrepris dans les CDR. Il incombe toutefois à chaque CDR de s’assurer qu’il dispose des ressources et des fonds requis avant d’entreprendre un nouveau projet de recherche.

Cadre de contrôle de la gestion

Un cadre adéquat de contrôle de la gestion est nécessaire pour assurer une planification, une organisation, un contrôle, une direction et des communications efficaces, de même que la conformité au Cadre de responsabilisation de gestion du Conseil du Trésor et à la Politique sur la gestion des risques du Secrétariat du Conseil du Trésor. Des objectifs de programme clairs devraient soutenir l’orientation stratégique ainsi que les priorités et les plans opérationnels, et devraient indiquer avec précision comment allouer les ressources pour réaliser les plans définis. La planification du programme nécessite la préparation de plans opérationnels annuels, de budgets, de plans de dotation et d’un rapport annuel des activités des CDR, produits en temps opportun. 

Pour assurer une délégation appropriée des pouvoirs, il faut documenter et communiquer la répartition des rôles et des responsabilités. La vérification a révélé que les rôles et les responsabilités sont bien documentés et bien compris. L’organigramme de la structure générale, y compris des relations entre le RCCDR et Statistique Canada, est à jour et montre les liens entre les différents partenaires. 

La cohérence des activités de programme et la conformité aux politiques et aux règlements dépendent de la mise en place d’un processus de communication. Le RCCDR, Statistique Canada et les CDR ont tous leur propre site Web, et les communications du programme se font à l’aide de la technologie Internet. Les communications entre les gestionnaires régionaux des CDR et les analystes de Statistique Canada sont de nature informelle. Les questions discutées portent principalement sur la gestion des CDR et sur les processus statistiques opérationnels. Les questions d’ordre opérationnel qui ne sont pas réglés au niveau régional sont soumises au gestionnaire du Programme des CDR.

La promotion et la communication des valeurs et des règles d’éthique se font de façon continue au sein du milieu de la recherche et dans des cadres structurés de documentation, de formation et de politiques. Les contrats de recherche à partir de microdonnées signés par les chercheurs comportent plusieurs clauses traitant des valeurs et de l’éthique. En outre, les chercheurs suivent une séance d’orientation au cours de laquelle les questions des valeurs et de l’éthique sont abordées et présentées. Les chercheurs prennent connaissance du « Guide des chercheurs » qui comprend une section sur les valeurs et l’éthique. La sensibilisation aux valeurs et à l’éthique est également renforcée par le serment qu’il faut prêter en vertu de la Loi sur la statistique.

Un système efficace de contrôle de la gestion doit être mis en place pour mesurer le rendement et pour en faire état. Il convient de définir les cibles de rendement pertinentes et de réunir l’information sur les résultats pour éclairer les décisions du Ministère. Il convient également de faire état des résultats du programme dans le cadre du  Rapport ministériel sur le rendement (RMR). Le gestionnaire du Programme des CDR, qui relève du directeur général de la Direction des domaines spécialisés du recensement, de la statistique sociale et de la démographie, est responsable des rapports sur le rendement. L’initiative des CDR a fait l’objet de plusieurs examens : l’examen à mi-parcours effectué par le CRSH et les IRSC, l’examen de programme quadriennal réalisé par Statistique Canada pour la période 2000-2008, le rapport du gestionnaire du programme, et l’enquête sur la satisfaction. Bien que les résultats soient mesurés et fassent l’objet de rapports à des fins administratives internes, le rendement n’est pas évalué en fonction des objectifs opérationnels globaux du programme et le RMR n’en fait pas état.

Gestion de l’investissement/financement

L’initiative dans son ensemble est principalement financée par Statistique Canada (dans le cadre du Programme des centres de données de recherche), le CRSH, les IRSC et les universités. Le CRSH et les IRSC versent des subventions au RCCDR, qui redistribue les fonds aux CDR. La formule de répartition qui sert à distribuer des fonds tient compte de divers facteurs permettant de déterminer le niveau d’activité des CDR, comme le nombre de chercheurs, de succursales et de projets. Statistique Canada offre une contribution en nature, non seulement sous la forme d’un accès aux données, mais aussi en assumant les coûts opérationnels de gestion du programme. Si les coûts associés à la gestion de projets de recherche additionnels excèdent les limites imposées par le programme, les CDR concluent des ententes avec Statistique Canada pour obtenir des ressources supplémentaires en régime de recouvrement des coûts.

Chaque CDR a son propre budget, administré par le directeur universitaire. Le directeur universitaire est un chercheur universitaire et n’a pas d’autorité sur les analystes de Statistique Canada. Une grande partie du budget du CDR sert à couvrir les coûts des analystes de Statistique Canada et des opérations courantes. Les universités fournissent les services TI et le soutien aux CDR. Des projets d’amélioration ou l’élaboration de nouvelles initiatives dans les centres ne sont entrepris que si des fonds additionnels sont obtenus.

Le budget du Programme des CDR doit servir à financer le soutien fourni par le bureau central de Statistique Canada au Réseau des CDR, ce qui comprend la maintenance du Système d’information de la gestion sur les activités de recherche menées par les employés réputés pour Statistique Canada, l’administration des contrats, la tenue à jour du site Web des CDR, la transmission des données aux CDR, la préparation et la tenue à jour de la documentation requise par les chercheurs et le personnel de projet des CDR, le soutien des réseaux locaux pour le bureau central, et la prestation de services de soutien méthodologique aux CDR.

La demande d’accès aux données de Statistique Canada a augmenté au cours des dix dernières années, et le programme a accusé des déficits annuels de plus en plus importants à mesure qu’augmentait le nombre de centres, celui-ci étant passé de neuf à 24. Ces trois dernières années, les déficits accusés par le Programme des CDR ont été partiellement couverts par les fonds provenant d’autres programmes du secteur.

Dépenses réelles du programme des Centres de Données de Recherche (CDR) pour les exercices financiers 2007-2008, 2008-2009 et 2009-2010, ainsi que les projections budgétaires pour les exercices financiers 2010-11 et 2011-2012.
Dépenses de programme des CDR Dépenses réelles Années à venir
Budget/cibleFootnote 1
2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012
Base (EP 1884)  
DSTIFootnote 2 138 689 112 592 182 320 - -
Dépenses salariales 364 181 697 726 595 040 711 640 711 640
Dépenses non salariales 92 238 102 158 100 761 90 555 90 555
Coûts d'adm. du prog. 595 108 912 476 878 121 802 195 802 195
Dépenses récupérables (EP 6587)  
DSTIFootnote 2 2 374 33 053 66 102    
Dépenses salariales 1 920 355 1 943 262 2 126 833    
Dépenses non salariales 458 614 330 798 220 105    
Total des coûts récupérablesFootnote 3 2 381 343 2 307 113 2 413 040    
Total (base + récupérables)Footnote 3 2 976 451 3 219 589 3 291 161    
Moins : coûts recouvrés -2 381 343 -2 307 113 -2 413 040    
Coûts nets de programme 595 108 912 476 878 121    
Budget/cible 527 000 527 000 527 000    
Excédent (déficit) -68 108 -385 476 -351 121    
Notes:
Footnote 1

 Pour les années à venir, le budget de base du Programme a été majoré de 400 000 $.

Return to footnote 1 referrer

Footnote 2

Pour les années à venir, les coûts de la DSTI seront couverts sous la rubrique des recettes recouvrables.

Return to footnote 2 referrer

Footnote 3

Source : Données agrégées du système financier.

Return to footnote 3 referrer

En avril 2009, le Programme des CDR a été transféré à la Division de l’accès aux microdonnées. Pour l’exercice financier 2009-2010, le déficit accusé au titre de l’initiative des centres de données de recherche s’est chiffré à 351 121 $. Pour remédier à la situation, une proposition à long terme visant à assurer un financement permanent qui permettrait de couvrir les coûts du bureau central a été soumise. Pour les années à venir, le financement du programme a été établi à 800 000 $ par année.

À partir de maintenant, on s’attend à ce que les coûts opérationnels des CDR respectent les budgets établis. 

Recommandation 1

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint du Secteur de la statistique sociale, de la santé et du travail veille à ce que les indicateurs de rendement soient mesurés en fonction des cibles opérationnelles établies pour le programme et que les résultats du programme soient intégrés au Rapport ministériel sur le rendement pour servir de points de référence ultérieurs.

Réponse de la direction

La direction accepte la recommandation. Les mesures des indicateurs de rendement et les résultats font maintenant partie intégrante de l’Examen de rendement de programme, qui comprend des renseignements intégrés au modèle logique de programme sur les résultats et les méthodes de mesure. La Division de l’accès aux microdonnées les inclura donc dans son prochain Examen de rendement de programme. Le rendement du Programme des CDR a été évalué positivement par un groupe international externe et par les clients qui ont fait part de leur satisfaction.

Résultats attendus :

  • Intégration des indicateurs et des mesures de rendement à l’Examen de rendement de programme et au Rapport ministériel sur le rendement – d’ici le 31 mars 2011
  • Intégration des résultats du programme à l’Examen de rendement de programme et au Rapport sur les plans et priorités – d’ici le 31 mars 2011.

Gestion des risques

Le Programme des CDR et les CDR n’ont pas adopté de pratiques officielles de gestion des risques, et les risques associés à la poursuite des activités des CDR n’ont pas été évalués dans le cadre des pratiques générales de gestion des risques pour le programme.

Dans un environnement de programme bien contrôlé, la direction doit avoir une compréhension solide et actuelle des facteurs internes et externes susceptibles d’exposer ses objectifs stratégiques et opérationnels à des risques. Les ressources et les risques stratégiques doivent faire l’objet d’un contrôle proactif permettant de faciliter la prise de décisions et le processus de planification à long terme de Statistique Canada. Des pratiques structurées de gestion des risques permettent aux gestionnaires de programme de cerner, d’évaluer, de suivre et de déclarer les risques qui peuvent donner lieu à des menaces ou à des possibilités. Bien que certains risques relatifs au Programme des CDR soient discutés officieusement dans les réunions, il ne semble y avoir ni de cadre établi de gestion des risques ni de lien au modèle de gestion des risques de Statistique Canada. L’absence d’un cadre structuré de gestion des risques affaiblit la capacité de la direction de cerner et de traiter les risques tout au long du cycle du programme.

La Politique sur la sécurité du gouvernement prévoit que « la continuité des activités et des services du gouvernement est assurée en cas d’incidents de la sécurité, de perturbations ou de situations d’urgence ». La Politique sur le plan de continuité des activités du Ministère indique aussi qu’il incombe au gestionnaire des CDR d’« élaborer et [de] mettre en œuvre un plan de reprise des activités pour chacun des centres de données de recherche et [d’]intégrer le plan avec ceux qui ont été élaborés par l’établissement ou l’université où le centre est situé ». Bien que le Programme des CDR ne soit pas un projet essentiel au mandat, les risques associés à la poursuite des activités des CDR doivent être cernés et évalués dans le cadre des bonnes pratiques globales de gestion des risques du programme.

Recommandation 2

Le statisticien en chef adjoint du Secteur de la statistique sociale, de la santé et du travail devrait veiller à ce que le Programme des CDR soit intégré au modèle de gestion des risques de Statistique Canada et à ce que les risques associés à la poursuite des activités des CDR soient cernés et évalués dans le cadre des pratiques globales de gestion des risques du programme.

Réponse de la direction

La direction accepte la recommandation. Le Programme des CDR a déterminé les risques lors de la préparation du document de Statistique Canada sur la gestion des risques en juillet 2010. Les risques associés aux opérations des CDR feront partie intégrante de l’Examen de rendement de programme, ce qui comprend leur inscription au registre des risques. Le gestionnaire de programme poursuivra ses travaux sur le plan de continuité des activités pour le programme.

Résultats attendus :

  • Intégration d’un plan de continuité des activités au document de Statistique Canada sur la gestion des risques et intégration d’une évaluation des risques à l’Examen de rendement de programme – d’ici le 31 mars 2011.

Accès aux données

La vérification a révélé que les chercheurs effectuent leurs travaux dans des infrastructures physiques et technologiques sûres à accès restreint, ce qui réduit les risques de violation des règles de confidentialité. Les renseignements traités dans les CDR sont assujettis à des exigences gouvernementales en matière de confidentialité et de sécurité. Toutefois, les CDR n’ont pas fait l’objet d’inspections périodiques permettant de vérifier la conformité aux règles de sécurité. Quelques manquements aux règles de sécurité ont été observés dans le cadre d’un certain nombre de contrôles de sécurité faits sur place. Une formation sur la sécurité est offerte aux nouveaux analystes, mais il ne semble pas y avoir de programmes continus de sensibilisation. Enfin, le processus de divulgation mis en place pour le programme est appliqué rigoureusement et systématiquement, et aucune divulgation involontaire n’a été constatée.

On s’attend à ce que les mécanismes de contrôle qui régissent l’accès aux données de Statistique Canada dans les CDR soient conformes aux politiques et procédures du gouvernement et de Statistique Canada en matière de sécurité et de confidentialité. Les demandes sont présentées par l’intermédiaire du Conseil de recherches en sciences humaines et sont évaluées à Statistique Canada par la Direction de la statistique sociale et démographique (DSSD), le secteur spécialisé, les Services d’accès et de contrôle des données (SACD) et les divisions collaborant avec le Programme des CDR. Une fois l’accès accordé, les universités fournissent les locaux des CDR et Statistique Canada s’assure que les lieux respectent les politiques du Ministère en matière de sécurité physique et de confidentialité. La vérification a révélé que les chercheurs effectuent leurs travaux dans des infrastructures physiques et technologiques sûres à accès restreint, ce qui réduit les risques de violation des règles de confidentialité. Aucune divulgation involontaire n’a été observée dans le cadre de la vérification. Les renseignements traités dans les CDR sont assujettis à des exigences gouvernementales en matière de confidentialité et de sécurité.

Infrastructure

Avant d’approuver l’accès des CDR aux données de Statistique Canada, on doit s’assurer que l’infrastructure physique et technologique des CDR respecte les exigences de sécurité de l’organisme. Les universités fournissent les locaux et le soutien TI, et Statistique Canada s’assure que les lieux respectent ses exigences de sécurité, lesquelles sont fondées sur la Politique sur la sécurité du gouvernement du SCT. Pour évaluer la sécurité de l’infrastructure, on a établi une liste de contrôle pour l’inspection de sécurité. Les inspections portent sur des éléments physiques de l’infrastructure de sécurité comme l’accès aux locaux, les serrures et les clés, ainsi que sur des éléments électroniques de l’infrastructure de sécurité comme l’accès au serveur et les mots de passe. Cette liste de contrôle d’inspection de sécurité sert à assurer le respect des exigences de sécurité de Statistique Canada lors de l’ouverture d’un nouveau CDR ou d’une nouvelle succursale. À l’été 2009, la Division des services d’accès et de contrôle des données a examiné la liste de contrôle d’inspection de sécurité pour s’assurer que les exigences de la nouvelle Politique sur la sécurité du gouvernement étaient toujours respectées. Lors de l’examen d’un échantillon de listes de contrôle d’inspection de sécurité, on a noté que plusieurs n’avaient été que partiellement remplies. Par conséquent, on ne dispose pas de renseignements suffisants pour affirmer que des inspections de sécurité complètes ont été effectuées.

La Politique sur la sécurité du gouvernement du SCT, faisant référence à la Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle, recommande des inspections de sécurité périodiques des lieux de travail afin de détecter les risques de sécurité. Dans les faits, les CDR n’ont pas fait l’objet de réinspections depuis leur ouverture, certains depuis dix ans. Quelques manquements aux règles de sécurité ont été observés dans le cadre d’un certain nombre de contrôles de sécurité faits sur place. Par exemple, le Manuel des pratiques de sécurité de Statistique Canada prévoit que « pour protéger l’intégrité des renseignements du Ministère et la disponibilité des données, tous les renseignements doivent être stockés dans des serveurs et des lecteurs de disque réseau qui font l’objet de sauvegardes quotidiennes automatiques ». La vérification a révélé que, dans certains cas, les procédures de stockage de sauvegarde n’étaient pas appliquées systématiquement, comme le prévoit le Manuel.

La Politique sur la sécurité du gouvernement du SCT prévoit ce qui suit : « Un programme de sensibilisation à la sécurité ministérielle couvrant tous les aspects de la sécurité des ministères et du gouvernement est créé, géré, exécuté et actualisé pour s’assurer de renseigner les personnes et de leur rappeler régulièrement les questions et les préoccupations liées à la sécurité ainsi que leurs responsabilités à ce titre. » L’exigence de l’organisme quant à la formation sur la sécurité est observée par l’utilisation du cours KLICK sur la sécurité offert aux analystes des CDR. Cependant, on ne semble pas avoir mis en place, depuis l’ouverture des centres, de mécanismes permettant d’assurer la sensibilisation continue des analystes de Statistique Canada. 

La demande d’accès aux données continue d’augmenter. Par conséquent, la direction du programme de Statistique Canada examine actuellement d’autres moyens pour améliorer l’accès aux données, comme l’accès à distance et le recours aux fichiers de données synthétiques.

Confidentialité

La protection de la confidentialité des données et des répondants est une valeur fondamentale à Statistique Canada. Les données traitées par les CDR doivent respecter les exigences de l’organisme en matière de confidentialité et de sécurité. Les données demandées par les chercheurs sont extraites au bureau central, chiffrées puis stockées sur disque et transmises au CDR par services de messageries, conformément aux règles de confidentialité s’appliquant aux renseignements protégés (B). Les données sont déchiffrées par l’analyste de Statistique Canada et installées sur le serveur du CDR, qui n’est pas branché à un réseau. Les chercheurs obtiennent un accès à des échantillons de données de Statistique Canada au moyen de comptes d’utilisateurs individuels pour chacun de leurs projets de recherche. Les directives sur la divulgation sont appliquées au sein du Ministère pour éviter la diffusion publique de renseignements protégés. Pour assurer la protection de l’information de Statistique Canada au sein des CDR, les analystes de Statistique Canada effectuent une analyse de divulgation statistique avant la publication des résultats. Les chercheurs soumettent leur information aux analystes, qui l’examinent et qui en retirent les éléments pouvant donner lieu à la divulgation de renseignements confidentiels. La vérification a révélé que le processus de divulgation mis en place pour le programme est appliqué rigoureusement et systématiquement.

Recommandation 3

Le statisticien en chef adjoint du Secteur de la statistique sociale, de la santé et du travail devrait collaborer avec les Services intégrés pour instaurer des inspections périodiques afin que l’infrastructure, régissant l’accès aux données, continue de respecter les exigences des politiques du Ministère en matière de sécurité.

Réponse de la direction

La direction accepte la recommandation. En plus des inspections initiales des lieux, le Programme des CDR effectuera des inspections périodiques de tous les CDR. La Division de l’accès aux microdonnées a mis en place un certain nombre de procédures pour assurer la sécurité physique et électronique des centres et de leurs données

Résultats attendus :

  • Les inspecteurs des Services intégrés rendront compte de la sécurité des CDR en soumettant la liste de contrôle de sécurité remplie – Les premières réinspections des CDR seront effectuées au cours de l’exercice financier 2011-2012. Tous les CDR actuels seront réinspectés d’ici 2015-2016.

Annexes

Annexe A : Objectifs et critères de la vérification

Objectif 1 :Les activités soutenant le cadre de gouvernance sont adéquates et efficaces et permettent la prestation des services aux chercheurs.

Gouvernance et orientation stratégique : Examiner l’utilité du cadre de contrôle de la gestion du programme, y compris des processus et des pratiques se rapportant à la planification, à l’organisation, au contrôle, à la direction et aux communications.

  • Des liens existent entre le plan stratégique et les objectifs des programmes.
  • Les rôles et les responsabilités sont définis et communiqués par le programme.
  • Une structure organisationnelle claire est établie et documentée, et les liens hiérarchiques sont efficaces.
  • La promotion des valeurs et de l’éthique est faite auprès des partenaires.
  • Le processus de communication en place permet de communiquer les activités du programme.
  • Un cadre efficace de gestion du rendement et de redditions des comptes est en place pour mesurer le rendement et pour en rendre compte.

Gestion des risques :

  • Un mécanisme de gestion des risques devrait être mis en place pour détecter, évaluer, suivre les risques et pour en faire état.

Gestion de l’investissement/financement :

  • Les processus actuels de planification du financement et d’établissement des budgets sont efficaces. Les coûts prévus sont définis et évalués en fonction des bénéfices prévus.

Objectif 2 : L’accès aux données respecte les politiques et les procédures du gouvernement et de Statistique Canada.

Infrastructure :

  • Les infrastructures physiques et technologiques sont sûres.

Sécurité et confidentialité de l’information :

  • Le contrôle de l’accès aux données électroniques est efficace.
  • La confidentialité est assurée et les données sont bien protégées.
  • Les mesures adoptées empêchent la divulgation involontaire.

Planification de la poursuite des activités :

  • On doit définir la poursuite des activités pour assurer la continuité des opérations.

Annexe B : Aperçu du Réseau des CDR

Aperçu du Réseau des Centres de données de recherche

Description : Aperçu du Réseau des Centres de données de recherche

Source : Examen de programme quadriennal : 2000-2008, page 22.

Date de modification :