Audit du Recensement de la population – Système de gestion sur le terrain

Gestion du risque

Les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes pour la gestion du risque ont été clairement définis au niveau des gestionnaires de l'Équipe de projet du recensement (EPR). Les risques déterminés englobaient la plupart des types de risques pertinents et tenaient compte à la fois des sources de risques internes et externes. Des risques ont aussi été déterminés au niveau régional et intégrés au Système de gestion du risque (SGR) par les gestionnaires du POT au BC.

Le Système de gestion du risque (SGR), qui a été créé spécifiquement pour le Recensement, par l'intermédiaire d'un registre principal des risques du Recensement (RPRR), a été utilisé comme système officiel de gestion du risque pour le Recensement de 2011. Les risques déterminés et les stratégies d'atténuation connexes ont été consignés officiellement dans le SGR. Chaque risque a été catégorisé selon sa probabilité et son incidence, et un registre des risques a été élaboré pour tous les risques à forte incidence auxquels le programme a fait face. Des options particulières et des stratégies d'atténuation ont été élaborées, examinées, approuvées et documentées officiellement à l'avance par l'Équipe de projet du recensement.

Pour chaque risque déterminé, les renseignements suivants ont été documentés : responsable du risque, date de détermination du risque, catégorie (interne ou externe), probabilité, incidence, éléments d'activité et projets touchés, élément d'activité supérieur (gestionnaire responsable) auquel le risque est transféré, échéance, description détaillée du risque, évaluation de l'incidence, plan d'atténuation et fichier joint pour les plans des éventualités. Une réponse définitive a aussi été fournie à la fin du Recensement.

L'audit a révélé que les risques financiers découlant des changements significatifs apportés à la structure de rémunération du Recensement n'étaient pas inclus dans le SGR. Toutefois, ces risques ont été identifiés par le POT et le personnel des opérations régionales et documentés dans le cadre des documents de planification et de l'analyse. Parmi les exemples des risques documentés par le programme ou mentionnés par le personnel régional pendant les interviews figuraient les suivants : incapacité de gérer efficacement les coûts du système de rémunération horaire; possibilité de collusion entre les CE et agents recenseurs; absence de compréhension de l'importance des contrôles en place; et manque de ressources pour l'administration financière du programme. Même si des efforts ont clairement été déployés pour évaluer les répercussions des changements dans la rémunération, soit le passage d'un taux à la pièce à un taux horaire, ces risques n'ont pas été documentés dans le SGR.

Par conséquent, les risques financiers clés ont été envisagés, mais ils n'ont pas été inclus dans le cadre de gestion officiel du risque et n'ont pas profité de la rigueur du SGR du Recensement, dans le cadre duquel des stratégies d'atténuation auraient été élaborées et communiquées aux employés, les responsabilités auraient été affectées à un gestionnaire et un contrôle de l'efficacité aurait été assuré.

Budget et reddition de comptes

Le Bureau de gestion du recensement (BGR) était responsable de l'ensemble de l'enveloppe financière du Recensement de 2011. On a affecté environ 130 millions de dollars au POT pour les opérations sur le terrain, et ses responsables étaient chargés de déterminer les objectifs financiers pour les opérations sur le terrain du Recensement et de contrôler les progrès relatifs à l'exécution du programme, y compris les dépenses totales du programme. Les opérations sur le terrain du Recensement ont été axées sur l'obtention d'un taux de réponse de 100 % pour le Recensement, et d'un taux de réponse suffisamment élevé pour l'ENM, afin d'assurer la qualité des données.

Un changement important s'est produit pour le Recensement de 2011; la rémunération des agents recenseurs a été fondée sur un taux horaire plutôt que sur un taux à la pièce. Ce changement a compliqué la planification financière des opérations de collecte, en raison du manque de données historiques. On a demandé aux régions de mener les opérations sur le terrain et de rendre compte des dépenses du programme, selon le principe que les objectifs financiers initiaux étaient insuffisants et que des fonds additionnels seraient affectés pour compléter les opérations de collecte du recensement et de l'ENM, par suite d'un contrôle actif des taux de réponse. Les objectifs de taux de réponse pour l'ENM ont été communiqués par le BGR en juillet 2011. À ce moment-là, les coûts du programme dans certaines régions dépassaient les objectifs financiers. Le BGR a demandé aux régions de poursuivre les activités de collecte du Recensement et de l'ENM jusqu'à l'obtention d'un taux de réponse satisfaisant à l'échelle du pays. Compte tenu des décisions quotidiennes requises pour obtenir des taux de réponse équilibrés, les gestionnaires régionaux et le BGR ont assuré un suivi des modèles de dépenses et des coûts sur une base quotidienne, mais ont choisi de ne pas mettre à jour les budgets sur la même base. Les gestionnaires du Recensement ont indiqué que les coûts faisaient partie intégrante du processus de décision concernant les activités de suivi, qui ont été gérées de façon centralisée avec des représentants du BGR, de la DCSR et de la Direction de la méthodologie.

L'absence de données historiques concernant la façon dont les agents recenseurs sont rémunérés, combinée aux changements liés à la nouvelle ENM, a rendu difficile pour les gestionnaires du Recensement d'établir des objectifs financiers éclairés pour le Recensement de 2011. Cette vulnérabilité augmente le risque que les gestionnaires régionaux soient moins incités à contrôler les coûts du SCNR pour les activités de collecte.

Rapports du Système de gestion sur le terrain et du SIG utilisés pour la prise de décisions

L'intégration d'objectifs de rendement tout au long du processus de production de rapports produit de meilleures données pour la planification, les prévisions et la gestion des ressources. Elle permet aussi aux gestionnaires de suivre le rendement réel par rapport aux résultats prévus et d'apporter des rajustements, au besoin.

Le SGT a été élaboré par suite du Recensement de 2006, en vue de résoudre les problèmes liés aux opérations sur le terrain dans le domaine de la répartition des cas et de la gestion. Les fonctions les plus essentielles du SGT ont été élaborées et mises à l'essai; les résultats ont été soumis dans le cadre de l'évaluation du test du recensement du SGT, en septembre 2009. Ils comprenaient la création et la gestion des affectations de SCNR, les caractéristiques d'entrée et de gestion de la rémunération, l'accès aux demandes de suivi des répondants et la gestion de ces demandes, l'accès aux données de gestion, la saisie des données des registres des visites et la saisie des données sur les logements collectifs.

Le SGT est une application Web que tous les employés sur le terrain peuvent utiliser à partir de leur propre ordinateur personnel et d'un branchement Internet. Il permet au personnel sur le terrain d'avoir accès aux listes de logements nécessitant un suivi de la non-réponse, aux listes d'avis concernant les questionnaires reçus au Centre des opérations des données, aux demandes de suivi, aux rapports d'information de gestion et à des instructions et messages des gestionnaires au moment opportun. Le personnel sur le terrain l'utilise aussi pour entrer sa productivité et ses demandes de rémunération et de remboursement de dépenses, sur une base quotidienne.

Le Système d'information de la gestion (SIG) était la principale source d'information pour contrôler les opérations régionales du Recensement. Alors que le SGT est le système qui a été utilisé pour recueillir les données concernant la productivité et le temps/les dépenses des agents recenseurs, le SIG a servi à compiler les résultats à partir des données du SGT. La majorité des rapports disponibles dans cet entrepôt de données comprennent des renseignements sur les progrès des opérations par rapport aux objectifs établis. Les données sur le dénombrement étaient entrées dans le SGT et des rapports configurés au préalable étaient accessibles pour les superviseurs et les gestionnaires du BC et dans les régions, par l'intermédiaire du portail du SIG.

Les rapports pouvant être produits à partir de ce système comprenaient des renseignements concernant :

• les progrès réalisés au chapitre du recrutement, de l'embauche et des heures de formation,
• le nombre cumulatif d'heures demandées par les agents recenseurs,
• les progrès réalisés relativement aux diverses activités de dénombrement, y compris le dénombrement anticipé et le SCNR,
• le coût cumulatif de chaque opération au niveau du POT et du BLR, et
• les progrès réalisés concernant l'acheminement des formulaires sur papier remplis.

Des rapports sommaires du SIG ont été produits quotidiennement par les DA du Recensement pour l'examen par les directeurs régionaux et ont servi à contrôler les progrès par rapport aux objectifs opérationnels établis pour la région, les valeurs aberrantes supérieures à la moyenne pour la productivité et/ou les coûts, et le pourcentage des fonds affectés dépensé à ce jour. Toutefois, ces rapports ne présentaient pas d'éléments de coût par rapport à des objectifs financiers établis. Par exemple, le Rapport sur les indicateurs clés (RIC) du coût par opération fournit les dépenses quotidiennes et cumulatives totales, y compris : le nombre d'heures et de kilomètres accumulés pour un jour donné, la valeur monétaire connexe, d'autres dépenses et la somme totale de toutes les dépenses. Ces montants ne sont comparés à aucune cible ni attente. L'absence de données historiques pour le dénombrement fondé sur un taux horaire ne permet pas de tirer profit de repères ou d'indicateurs comme base d'évaluation de la productivité. Cela a nui à la capacité de déterminer si les montants cumulatifs fournis se situaient à l'intérieur des attentes ou non, et les explications des déficits budgétaires n'étaient pas documentées.

L'équipe du Projet des opérations sur le terrain (POT) a servi de lien entre les opérations régionales et le programme du Recensement. Les responsables du POT rencontraient les régions sur une base quotidienne, dans le cadre de conférences téléphoniques, pour discuter des résultats des rapports du SIG. Ils rencontraient ensuite l'équipe du Bureau de gestion du recensement (BGR), sur une base hebdomadaire, pour faire le point sur les opérations régionales. Le Comité des opérations du SIG, constitué de tous les membres de l'Équipe de projet du recensement, a aussi passé en revue les données du SIG, au fur et à mesure du déroulement des opérations, pour suivre les progrès des différents projets. Même si les rapports de gestion étaient passés en revue, des rapports clés, comme les coûts réels par rapport aux coûts prévus et le RIC du coût par opération ne comportaient pas d'explication sur la cause des écarts financiers ou leurs répercussions sur les opérations. Cela a nui à la capacité des gestionnaires de déterminer la source des problèmes, de prendre des mesures correctives et de profiter peut‑être des leçons apprises, à l'avenir.

Dans l'ensemble, le SGT et le SIG ont fourni des données de gestion à jour pour la gestion des cas et la rémunération/les dépenses des agents recenseurs. La qualité des données peut être améliorée grâce à la détermination et à l'explication des écarts financiers, afin que les gestionnaires puissent suivre le rendement réel par rapport aux résultats prévus et procéder à des rajustements au besoin.

Recommandations :

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint, Recensement, Opérations et Communications, veille à ce que :

• Les risques financiers découlant des changements importants apportés à la structure de rémunération du recensement fassent partie du cadre de gestion du risque.
• Les données financières et non financières recueillies dans le cadre du Recensement de 2011 servent de repères pour la planification et l'établissement d'objectifs, à un niveau approprié, pour les activités du programme du Recensement de 2016.
• La qualité des données comprises dans le rapport du SIG soit améliorée, afin de déterminer et d'expliquer les écarts financiers, pour que les gestionnaires puissent contrôler le rendement réel par rapport aux résultats prévus et procéder à des rajustements au besoin.

Réponse de la direction :

La direction souscrit aux recommandations formulées.

Le Recensement de la population représente l'activité la plus importante en temps de paix du gouvernement fédéral et, de loin, le programme le plus complexe de Statistique Canada. Les opérations sur le terrain sont la composante du programme qui pose le plus de défis, et plus particulièrement l'activité de suivi de la non-réponse pour des millions de logements non répondants. La planification et l'exécution des activités de suivi de la non-réponse exigent une structure de gouvernance bien établie, dynamique et efficace. Statistique Canada ne peut déterminer, au début des opérations, qui répondra et ne répondra pas et où, géographiquement, les non-répondants se retrouveront. Les activités liées à la non-réponse sont planifiées initialement à partir des tendances de réponse des cycles précédents du Recensement. L'objectif des opérations sur le terrain consiste à obtenir rapidement, efficacement et de la façon la plus efficiente possible des réponses des ménages qui n'ont pas répondu au moment du contact initial.

Les gestionnaires doivent avoir suffisamment de souplesse pour déplacer l'effectif de collecte et/ou la charge de travail et investir dans les activités de suivi, afin d'assurer des taux de réponse équilibrés partout au pays. En tirant parti de leurs années d'expérience relativement à la tenue du recensement, les responsables du Bureau de gestion du recensement, en collaboration avec le Projet des opérations sur le terrain de la Direction de la collecte et des services régionaux, déterminent les repères de productivité et gèrent les risques financiers liés à la réussite à l'échelle de Statistique Canada.

En juin 2010, le gouvernement a décidé de maintenir le Recensement de la population de 2011 sous forme de recensement de base au moyen d'un questionnaire court. Toutes les autres questions qui étaient comprises dans le questionnaire long du Recensement ont été incluses dans une nouvelle enquête à participation volontaire, l'Enquête nationale auprès des ménages (ENM). Par conséquent, la complexité des opérations sur le terrain s'est accrue en 2011, avec l'avènement de l'Enquête nationale auprès des ménages, la plus importante enquête à participation volontaire jamais menée par Statistique Canada.

Les changements apportés au questionnaire du Recensement et l'avènement de l'Enquête nationale auprès des ménages ont aussi entraîné des changements dans l'échantillon, qui ont donné lieu à une augmentation significative du nombre de logements recevant les questionnaires du Recensement et de l'Enquête nationale auprès des ménages. Le questionnaire du Recensement a été envoyé à 100 % des logements au Canada, comparativement à l'échantillon de 80 % prévu, et l'Enquête nationale auprès des ménages a été distribuée dans 33 % des logements au Canada, comparativement à l'échantillon de 20 % pour le questionnaire long du Recensement.

Outre le financement initial reçu pour le Recensement de la population de 2011, Statistique Canada a reçu du financement additionnel qui devait servir à trois fins :

• apporter des changements aux questionnaires et aux systèmes de traitement;
• compenser l'augmentation des coûts liée à l'impression et à l'envoi par la poste de questionnaires additionnels (tant du Recensement que de l'ENM);
• augmenter le suivi, au besoin, pour assurer un taux de réponse de 98 % au Recensement.

Le financement additionnel a été conservé et géré par le Bureau de gestion du recensement. Environ 50 % des fonds étaient requis pour mettre en œuvre les changements et pour financer les coûts additionnels d'impression et d'envoi par la poste. Les 50 % qui restent ont été conservés comme fonds pour les éventualités et gérés par le Bureau de gestion du recensement. La répartition de ces fonds a été fondée sur les décisions prises par le Comité des politiques, par suite de la recommandation des gestionnaires du programme du Recensement. Les recommandations ont été formulées sur la base de discussions quotidiennes entre le Bureau de gestion du recensement, la Direction de la collecte et des services régionaux et la Direction de la méthodologie.

Compte tenu des décisions quotidiennes requises pour obtenir une réponse équilibrée à l'échelle du pays, il était à peu près impossible de mettre à jour les budgets pour chaque bureau local du recensement sur une base quotidienne. Au niveau local, on s'attend à ce que les gestionnaires gèrent la productivité. Toutefois, le contrôle des dépenses fait partie intégrante du processus de décision, afin d'assurer un rendement constant des investissements. Les tendances de dépenses et les coûts font l'objet d'un suivi quotidien par les gestionnaires régionaux, en collaboration avec le Bureau de gestion du recensement. Les décisions quant aux priorités de collecte des données et aux affectations budgétaires doivent être gérées de façon centralisée, avec l'intervention de la Direction de la collecte et des services régionaux, de la Direction de la méthodologie et du Bureau de gestion du recensement.

Les opérations de collecte du Recensement de 2011 se sont extrêmement bien déroulées et, au bout du compte, les fonds pour éventualités n'ont pas été utilisés pour assurer le succès de cette activité de collecte. L'obtention de taux de réponse équilibrés à l'échelle du pays est alors devenue l'objectif principal de l'Enquête nationale auprès des ménages, et les fonds pour éventualités ont été utilisés à cette fin. Une fois qu'il a été déterminé qu'un suivi additionnel n'améliorerait pas davantage la qualité des taux de réponse, le Comité des politiques a décidé de cesser les activités de suivi, et les fonds restants du budget d'éventualités ont été renvoyés au Conseil du Trésor.

• Le Bureau de gestion du recensement s'assurera que les risques financiers liés aux aspects importants du programme du Recensement seront inclus dans le cadre de gestion du risque du Recensement.
  
  Produits livrables et échéances : Le registre des risques sera tenu à jour pour le programme de 2016, sur une base permanente.
• Comme cela a été fait pour les recensements précédents, les données du Recensement de 2006 ayant, par exemple, servi de repères pour appuyer la gestion des opérations en 2011, le Bureau de gestion du recensement et l'équipe du Projet de la recherche, de l'évaluation et de la gestion de la qualité s'assureront qu'une approche similaire sera élaborée pour les opérations pertinentes du programme de 2016. L'approche doit être souple, tout en appuyant des pratiques de gestion financière saine, et des objectifs doivent être établis aux niveaux appropriés pour tenir compte du caractère non prévisible des opérations liées à la non-réponse. Dans la foulée des pratiques établies pour les opérations de collecte de 2011, les gestionnaires des bureaux régionaux, du Bureau de gestion du recensement et de la Direction de la méthodologie collaboreront pour rajuster les priorités des opérations quotidiennes, afin d'obtenir des taux de réponse optimaux et de respecter les budgets affectés.
  
  Produits livrables et échéances : Une approche détaillée de gestion de l'information sera élaborée et mise à l'essai à temps pour les opérations de 2016.
• Le Bureau de gestion du recensement et l'équipe du Projet des opérations sur le terrain s'assureront qu'à partir des données du programme du Recensement de 2011, les indicateurs/objectifs de rendement seront rajustés et le SIG financier sera amélioré, afin de produire de meilleurs outils pour améliorer la gestion des coûts variables de la collecte (par exemple, d'autres solutions seront envisagées pour réduire les coûts liés aux kilomètres parcourus).
  
  Produits livrables et échéances : Une approche détaillée en matière d'information de gestion sera élaborée et mise à l'essai à temps pour les opérations de 2016. Cette tâche se déroulera pendant la période d'essai de 2014.

Objectif n^o 2 : Les contrôles clés intégrés dans le processus de rémunération entourant les paiements versés aux employés recrutés en vertu de la Loi sur la statistique, dans le cadre du Recensement/de l'ENM de 2011, y compris ceux gérés par l'intermédiaire du Système de gestion sur le terrain (SGT), sont efficaces.

Contrôle de la rémunération et des dépenses des agents recenseurs

Pour le Recensement de 2011, les agents recenseurs ont été rémunérés selon un taux horaire, afin d'améliorer le recrutement et le maintien en poste. Par conséquent, la gestion du temps est devenue un élément important et a été intégrée au SGT. Les agents recenseurs ont utilisé le SGT pour rendre compte de leur productivité et pour entrer leurs heures de travail et leurs demandes de remboursement de dépenses sur une base quotidienne.

Chaque CE était responsable de la supervision du travail de 8 à 14 agents recenseurs. On s'attendait à ce que les CE passent en revue chaque demande de rémunération et de remboursement de dépenses, avant d'en recommander l'approbation dans le SGT. Le système comprenait une fonction optionnelle, grâce à laquelle les agents recenseurs pouvaient entrer des détails ou des justifications à l'appui de leurs demandes. Pour appuyer les activités de contrôle des CE, le SGT signalisait aussi les 25 % supérieurs des montants les plus élevés de TPC dans un BLR donné.

Par conséquent, on a beaucoup dépendu des CE pour assurer le caractère raisonnable des demandes des agents recenseurs, grâce à un examen de leur rendement avant l'approbation des heures et des kilomètres demandés et à un contrôle étroit des progrès réalisés. Le contrôle des résultats et le règlement rapide des problèmes de rendement étaient des contrôles clés dont on dépendait pour assurer le respect des objectifs du programme. Des procédures efficaces de contrôle des coûts sont essentielles pour fournir des assurances aux personnes ayant les pouvoirs délégués en vertu des articles 34 et 33 de la LGFP, avant qu'elles approuvent les paiements aux agents recenseurs.

Les attentes en ce qui a trait au contrôle des coûts devant être assuré par les CE ont été énoncées dans la Directive 08 : Contrôle des coûts et gestion financière des opérations sur le terrain, de la façon suivante :

« Les chefs d'équipe doivent organiser des séances d'examen avec leurs agents recenseurs peu après le début de chaque opération. Ils ont accès aux formules G et aux rapports du SIG pour surveiller la productivité et le temps consacré à chaque cas. Ils doivent communiquer avec leurs agents recenseurs tous les jours. Il incombe aux chefs d'équipe de faire part de leurs attentes à leurs agents recenseurs. Si la production est inférieure aux attentes, ou si le kilométrage déclaré est déraisonnablement élevé, une supervision étroite s'impose, une mesure correctrice doit être prise et, s'il y a lieu, un employé peut être remplacé. Les chefs d'équipe ne doivent pas hésiter à consulter leur COT pour obtenir de l'aide lorsqu'ils ne parviennent pas à résoudre un problème. »

Dans le cadre de cette directive, on détermine les rôles et responsabilités en matière de contrôle des coûts, mais on aurait profité de directives ou de lignes directrices plus claires quant à l'approche à adopter. Le document indique que des discussions devraient se tenir pour les personnes dont le rendement n'est pas satisfaisant; toutefois, la directive ne porte pas de façon explicite sur la nécessité de contrôler les heures demandées et ne comporte pas de lignes directrices claires sur ce qui est considéré comme raisonnable et sur ce qui ne l'est pas.

Tout au long de la période de collecte du recensement, le SGT a aussi produit une gamme variée de rapports et de données de gestion, mis à jour quotidiennement et accessibles pour les superviseurs et les gestionnaires du programme, en vue de prendre des décisions opportunes. Les rapports de productivité étaient considérés comme un outil de contrôle clé devant être utilisé par les CE, les COT, les GAOT et les CBLR. Les rapports produits à partir des données du SGT comprenaient des renseignements selon la région géographique, y compris le TPC, le nombre de tentatives, le nombre de kilomètres demandés, les cas terminés, la moyenne de TPC par DCE, la moyenne de TPC par BLR. Toutefois, les documents de procédure et de formation n'expliquaient pas comment utiliser les rapports du SIG pour assurer les fonctions de supervision concernant l'exactitude et le caractère raisonnable des coûts.

Grâce aux interviews et aux tests, l'équipe d'audit a évalué les processus d'examen des CE concernant la rémunération/les dépenses, ainsi que les rapports de productivité, afin de déterminer leur efficacité pour fournir l'assurance que les coûts sont contrôlés. L'examen d'environ 50 demandes a révélé que près des deux tiers d'entre elles ne comprenaient pas de commentaires pour expliquer le nombre d'heures/de kilomètres, même dans les cas, par exemple, où les demandes comprenaient plus de 100 KM et qu'aucun questionnaire n'avait été recueilli.

L'absence de justification fait en sorte qu'il revient aux CE d'assurer un suivi auprès des agents recenseurs signalés automatiquement par le SGT comme ayant un mauvais rendement. Par ailleurs, les CE interviewés ont indiqué que lorsqu'ils communiquaient avec les agents recenseurs pour les interroger sur leur temps et leurs dépenses, ils rejetaient rarement des demandes parce que les agents recenseurs étaient en mesure des fournir des explications plausibles (par exemple, congestion routière excessive, travaux routiers, etc.) pour justifier les demandes considérées comme excessives. Dans la plupart des cas, les CE n'ont pas été en mesure de remettre en question les demandes exagérées, et seules celles qui étaient considérablement gonflées ont fait l'objet d'une enquête ou d'un examen plus poussé ou d'une attention particulière.

Comme il est mentionné précédemment, le SGT signalait automatiquement les montants élevés de TPC et produisait un rapport déterminant les 25 % supérieurs des montants les plus élevés de TPC dans un BLR donné. Les CE avaient accès aux rapports de contrôle et devaient utiliser ces données avant de recommander le remboursement des demandes. Le contrôle devait permettre de déterminer rapidement les demandes considérées comme déraisonnables comparativement à celles des autres agents recenseurs de la même région. Les tests ont révélé que si un agent recenseur ne déclarait aucun questionnaire recueilli, les heures demandées pour tenter de recueillir des questionnaires n'étaient pas signalées dans les rapports du système. Le système ne signalait pas les cas de TPC élevé, tant que les questionnaires n'étaient pas recueillis dans l'unité de collecte.

Après un examen et des interviews avec le personnel régional, l'équipe d'audit a noté que le temps et les dépenses des agents recenseurs, ainsi que les données des questionnaires, n'étaient pas toujours téléchargés simultanément dans le SGT. Selon le moment du jour auquel les agents recenseurs entraient leur temps dans le SGT, le chargement des données sur les cas ne se produisait pas toujours le même jour que l'entrée des données sur le temps et les dépenses. Cette situation a eu des répercussions sur l'exactitude des statistiques de TPC pour les unités de collecte, en produisant des résultats variés. Certains CE interviewés ont mentionné qu'ils n'assuraient pas toujours de suivi des cas signalés, étant donné que de nombreuses fois, ils avaient noté que les chiffres finissaient pas s'équilibrer. Cela a eu des répercussions sur l'actualité et l'intégrité des données utilisées pour identifier les personnes ayant un mauvais rendement et a réduit l'efficacité du contrôle. Les résultats de l'évaluation du recensement ont indiqué que 95 % de toutes les demandes étaient remboursées sans contrôle par les CE, ce qui démontre que peu de changements ont découlé du contrôle des demandes par les CE.

Les chargés des opérations sur le terrain (COT) sont les superviseurs de première ligne responsables de comparer la productivité et les coûts au moyen des rapports du SIG pour chaque opération. Leur rôle consiste principalement à contrôler les rapports de leurs chefs d'équipe et à fournir des directives, au besoin. Les COT supervisaient entre 7 et 12 CE travaillant tous dans des endroits ou des contextes différents. Les interviews avec les COT ont révélé qu'ils ne contrôlaient pas l'efficacité des examens menés au niveau des CE et qu'ils se concentraient principalement sur l'optimisation de la répartition du personnel, selon les niveaux de productivité atteints. Qui plus est, ils ont indiqué qu'il n'était pas réaliste de s'attendre à ce que les COT effectuent cette analyse, compte tenu du court délai du SCNR.

Les tests d'audit ont montré que les agents recenseurs signalés par le système en raison de leur faible productivité sont demeurés actifs, même si aucune amélioration significative ne s'était produite. Il n'y avait pas de preuve qu'un suivi avait été effectué pour l'une ou l'autre de ces personnes ayant un mauvais rendement. De même, l'évaluation du rendement de ces agents recenseurs indiquait qu'ils avaient « atteint » ou « dépassé » les objectifs, en mentionnant leur capacité à recueillir des questionnaires, sans jamais commenter leur productivité ou leur rentabilité.

L'audit a révélé que les activités de planification et de contrôle étaient principalement axées sur l'atteinte des objectifs de collecte. L'examen des demandes de remboursement et des rapports de productivité du SGT par les chefs d'équipe et les chargés des opérations sur le terrain ont fait ressortir qu'un contrôle clé utilisé par les chefs des bureaux locaux du recensement (CBLR) pour l'approbation des demandes de rémunération et de remboursement de dépenses en vertu de l'article 34 de la LGFP comporte un faible niveau d'assurance que les coûts étaient raisonnables.

Conformité au processus de rémunération du recensement

Les pouvoirs de signature en vertu de l'article 34 de la LGFP pour la rémunération versée aux agents recenseurs reviennent aux CBLR. On s'attendait à ce que les procédures énoncées dans la Formule 49-F Manuel du bureau des finances soient suivies et appliquées.

Une fois les demandes des agents recenseurs recommandées par les CE, un sommaire des demandes (lots) était préparé dans chaque BLR, en vue de l'approbation par le CBLR en vertu de l'article 34, après quoi il était envoyé au groupe régional des finances et aux sous-sections de la paie respectives pour l'approbation en vertu de l'article 33. Les détails du processus de rémunération en place au cours du Recensement de 2011 se trouvent à l'annexe B.

Les attributs de la Formule 49-F Manuel du bureau des finances et du Guide des chefs des bureaux locaux du recensement ont servi à élaborer nos procédures d'audit. Les tests visaient à fournir l'assurance que des contrôles étaient en place pour veiller à ce que :

• Les agents recenseurs qui recevaient des paiements soient en règle et aient été recrutés selon les procédures établies;
• l'approbation en vertu de l'article 32 de la LGFP pour les formulaires d'autorisation de voyage soit documentée et appuyée;
• l'approbation en vertu de l'article 34 de la LGFP soit documentée et appuyée;
• l'approbation en vertu de l'article 33 de la LGFP soit documentée et appuyée; et
• les paiements soient versés dans le compte bancaire de l'agent recenseur concerné.

L'équipe chargée de l'audit a sélectionné un échantillon de 25 demandes de rémunération d'agents recenseurs pour chaque région, couvrant deux périodes de paie, pendant la période de pointe du SCNR. Au total, dix districts de chef d'équipe (DCE) ont été sélectionnés de façon aléatoire dans ces régions et comprenaient des agents recenseurs qui avaient demandé un nombre important d'heures. L'échantillon incluait des agents recenseurs dont le temps par cas (TPC) se situait dans la moyenne et d'autres pour lequel il dépassait la moyenne.

L'audit a révélé ce qui suit :

Conformément aux directives du programme, les dossiers d'employés ont été téléchargés dans le SGT, à partir des dossiers de demande originaux créés dans le Système de recrutement automatisé du recensement (SRAR). Conformément à la Formule 46-F – Directive 14 : Recrutement pour le Recensement de 2011, les formulaires de demande des employés ont fait l'objet d'une répartition efficace des tâches tout au long du processus d'approbation, avant le recrutement. Les dossiers des candidats ont été récupérés dans le SRAR et examinés, afin de s'assurer de l'approbation électronique de chaque niveau par les personnes compétentes. Les processus d'approbation comportant des niveaux multiples constituent une mesure efficace pour prévenir la création d'employés fictifs. Les formulaires de demande originaux et d'autres documents requis, y compris des photos des employés, figuraient dans les dossiers. Tous les employés examinés dans l'échantillon étaient considérés comme des employés en règle.

Les demandes de remboursement de frais de voyage soumises par les agents recenseurs étaient approuvées avant le voyage. Les formulaires d'autorisation de voyager étaient signés par les personnes à qui les pouvoirs étaient délégués en vertu de l'article 32 de la LGFP.

Les demandes de rémunération et de remboursement de dépenses des agents recenseurs étaient mises en lot et approuvées par les personnes détenant les pouvoirs en vertu des articles 34 et 33 de la LGFP. Toutefois, dans la plupart des cas, il n'y avait pas de preuve d'analyse ou de demande de renseignements concernant l'exactitude et le caractère raisonnable des lots, conformément à l'article 34. Par conséquent, les personnes approuvant les paiements en vertu de l'article 33 n'avaient pas toujours suffisamment de preuve que les procédures requises en vertu de l'article 34 avaient été suivies.

Les superviseurs de la paie avaient la possibilité de modifier les données de compte de paie d'un employé dans le SGT. Les tests ont démontré que les paiements avaient été versés aux comptes bancaires des agents recenseurs concernés. Les formulaires prescrits requis pour modifier les données des comptes de paie des agents recenseurs figuraient dans les dossiers et toutes les signatures requises correspondaient.

Recommandations :

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint, Recensement, Opérations et Communications, veille à ce que :

• La formation et les directives relatives au contrôle des coûts et à l'utilisation des rapports du SIG soient révisées de manière à fournir des directives et des lignes directrices claires sur l'approche à adopter pour les fonctions de supervision.
• Les contrôles clés utilisés pour l'approbation des demandes de rémunération et de remboursement de dépenses en vertu de l'article 34 de la LGFP soient révisés pour en assurer l'applicabilité et l'efficacité, en tenant compte du court délai des activités de SCNR.
• Les procédures requises en vertu de l'article 34 de la LGFP soient appliquées de façon uniforme et produisent suffisamment de preuve et d'assurance pour l'approbation des paiements en vertu de l'article 33.

Réponse de la direction :

La direction souscrit aux recommandations formulées.

• L'équipe du Projet des opérations sur le terrain s'assurera que les indicateurs/objectifs de rendement sont rajustés et que les processus sont définis pour veiller à ce que les gestionnaires disposent des outils dont ils ont besoin pour mieux gérer les coûts variables de la collecte. La formation et les directives sur l'utilisation des rapports du SIG seront mises à jour et les responsabilités seront précisées, afin de faire en sorte que les gestionnaires comprennent leurs obligations financières et s'y conforment.
  
  Produits livrables et échéances : Une approche détaillée en matière d'information de gestion sera élaborée et mise à l'essai pour les opérations de 2016, y compris la formation des personnes concernées. Cette tâche se déroulera pendant la période d'essai de 2014.
• L'équipe du Projet des opérations sur le terrain s'assurera que les pouvoirs en vertu de l'article 34 sont revus et corrigés, au besoin. Les processus de contrôle clés seront précisés et de la formation appropriée sera fournie pour s'assurer que les personnes qui approuvent les dépenses en vertu de l'article 34 se conforment aux pouvoirs qui leur sont délégués.
  
  Produits livrables et échéances : Une approche détaillée en matière d'information de gestion est élaborée et mise à l'essai pour les opérations de 2016, y compris des données pertinentes en ce qui a trait aux obligations prévues dans la LGFP. Cette tâche se déroulera pendant la période d'essai de 2014.
• L'équipe du Projet des opérations sur le terrain s'assurera que les pouvoirs prévus à l'article 34 sont passés en revue et corrigés, au besoin. Les procédures requises en vertu de l'article 34 de la LGFP seront précisées et de la formation appropriée sera fournie. En collaboration avec la Direction des finances, les personnes qui approuvent les demandes de rémunération et de remboursement de dépenses feront l'objet d'un contrôle, afin de déterminer si elles se conforment aux pouvoirs qui leur sont délégués.
  
  Produits livrables et échéances : Une approche détaillée en matière d'information de gestion sera élaborée et mise à l'essai pour les opérations de 2016, y compris des données pertinentes en ce qui a trait aux obligations prévues dans la LGFP. Cette tâche se déroulera pendant la période d'essai de 2014.