Audit de la gestion et des rapports financiers

La stratégie pour la conformité à la PCI est périodiquement mise à jour par un processus d'examen annuel.

Pendant l'audit précédent des contrôles financiers clés, il y a eu plusieurs circonstances où le calendrier des tests n'a pas été suivi. Pour maintenir la pertinence de la stratégie, la Division de l'audit interne a recommandé que la stratégie pour la conformité à la PCI soit périodiquement mise à jour et validée par le DPF et le statisticien en chef.

L'équipe de la PCI a mis en œuvre un processus d'examen annuel. La stratégie de tests pour évaluer les contrôles compensatoires est déterminée par l'examen des processus opérationnels pour indiquer les changements prévus aux systèmes. Le processus d'examen annuel est piloté par l'équipe de la PCI; les propriétaires des processus opérationnels (PPO) sont consultés et ont la possibilité de communiquer les changements prévus aux systèmes. L'équipe de la PCI évalue alors l'incidence des changements aux systèmes sur les contrôles internes, dans le cadre du processus d'examen annuel. Une fois l'examen annuel des processus opérationnels terminé, l'équipe de la PCI prend connaissance et discute de l'incidence des changements à apporter aux systèmes, et décide s'il y a lieu d'apporter des rajustements au plan des tests.

Le Plan des tests fondés sur les risques du CIRF pour 2015-2019 remplace la stratégie pour la conformité à la PCI. Il est mis à jour annuellement, peut être rajusté selon la nécessité, et est fondé sur l'évaluation des résultats, des changements et de l'incidence des mesures correctives.

L'approche révisée de l'équipe de la PCI est un moyen efficace d'assurer la mise à jour périodique de la stratégie pour la conformité à la PCI.

Les contrôles compensatoires en place pendant une période de changements apportés à des processus ou systèmes sont pris en considération aux fins des tests, pour ce qui est de fournir une assurance continue sur le CIRF.

L'audit précédent des contrôles financiers clés a recommandé que les contrôles compensatoires en place pendant une période de changements apportés à des processus ou systèmes soient pris en considération aux fins des tests, pour ce qui est de fournir une assurance continue sur le CIRF.

En 2013-2014, l'équipe de la PCI a testé les contrôles compensatoires pour tous les processus où les tests avaient été retardés à cause de changements à apporter aux systèmes. Ces processus étaient : les immobilisations, la réconciliation des salaires pour la paie et les avantages sociaux, les dépenses de fonctionnement et les revenus.

Les résultats des tests de l'équipe de la PCI ont démontré que tous les contrôles compensatoires fonctionnaient efficacement, sauf pour ceux entourant la paie et les avantages sociaux. Ces résultats ont été communiqués aux propriétaires des processus opérationnels concernés. Par suite de l'examen et de la mise à jour de tous les processus opérationnels du CIRF par l'équipe de la PCI en 2013-2014, il n'y a pas eu d'autres tests des contrôles qui aient été reportés à cause de changements aux systèmes.

Partant du principe que les contrôles des processus doivent être maintenus et être efficaces avant et après tout changement et que, dans la plupart des cas, les contrôles des processus et les objectifs des contrôles ne changent pas, même lorsque la responsabilité ou les outils changent, l'équipe de la PCI prendra dorénavant pour approche de s'en tenir au calendrier du plan des tests et de ne pas retarder les tests. Si des contrôles clés deviennent inefficaces à cause de grands changements aux systèmes, on pourra toujours décider de retarder les tests périodiques et de tester les contrôles compensatoires. De cette façon, les tests des contrôles compensatoires seront limités aux cas où les contrôles périodiques ne sont plus efficaces.

L'approche révisée de l'équipe de la PCI fait en sorte que les contrôles compensatoires en place pendant une période de changements apportés à des processus ou systèmes seront pris en considération aux fins des tests, pour ce qui est de donner une assurance continue sur le CIRF.

La mise en œuvre de mesures correctives est validée rapidement par l'équipe de la PCI.

Par le passé, l'équipe de la PCI réunissait de l'information sur l'état de la mise en œuvre des mesures correctives en adressant des demandes aux PPO. L'équipe de la PCI utilise des modèles de suivi des mesures correctives pour suivre les progrès de la mise en œuvre des plans de mesures correctives. Tous les trimestres, les PPO sont appelés à faire le point à l'équipe de la PCI sur la situation en ce qui concerne les plans de mesures correctives afin de mettre à jour le modèle de suivi.

Les examens des processus opérationnels menés en 2013-2014, et le processus d'examen annuel décrit dans le Plan des tests fondés sur les risques du CIRF pour 2015-2019, combinés à l'évaluation des questions relatives à la PCI discutées pendant les réunions de l'équipe de la PCI sont suffisants pour réunir et documenter la preuve de la mise en œuvre de mesures correctives, et pour que l'équipe de la PCI puisse évaluer le caractère adéquat des mesures correctives dans un cycle de tests de 12 mois.

La mise en œuvre du Comité directeur de la PCI est un outil efficace de gouvernance et de surveillance, et une pratique à suivre

La nouvelle ligne directrice pour la PCI oblige à gérer les contrôles internes par une surveillance formelle et une gouvernance efficace, qui comprennent des rapports périodiques à la haute direction, à l'administrateur général et au CMV.

En 2013-2014, la Division de la divulgation financière a créé le Comité directeur de la PCI. Ce comité s'était réuni trois fois en date de janvier 2014. Les rôles et responsabilités du Comité directeur de la PCI ont été établis et approuvés à la réunion du 15 juillet 2013. Les membres du Comité directeur comprennent les DG qui surveillent les secteurs où les contrôles des processus sont inclus et testés dans le cadre de la PCI. L'objet du Comité est d'informer les membres des changements proposés à la stratégie de tests et des progrès réalisés dans divers secteurs de la PCI. Le résultat attendu de ce nouveau comité est un accroissement de la sensibilisation et de l'adhésion des PPO à l'importance de la PCI.

Les membres du Comité de la PCI reçoivent de l'information sur l'état du processus annuel de la PCI, et proposent des changements au plan des tests. On leur rappelle également pendant les réunions l'importance de l'exécution rapide des mesures correctives.

La mise en œuvre d'un Comité directeur de la PCI est un moyen efficace de faire en sorte que les problèmes soient communiqués et réglés au niveau approprié de la direction, et peut être considérée comme une pratique à suivre.

Les mesures correctives non encore appliquées pour les tests des années antérieures devraient être incluses dans l'annexe de l'année en cours

Par le passé, l'information présentée dans l'annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers n'expliquait pas spécifiquement la nature du travail à faire pour atteindre l'état de préparation à l'audit, relativement aux mesures correctives en instance. La Division de l'audit interne a fait une recommandation pour faire en sorte que l'annexe communique clairement les secteurs nécessitant des mesures correctives en vue d'atteindre l'état de préparation à l'audit, ainsi que les secteurs pour lesquels une assurance n'a pas été fournie pour une période donnée.

L'information présentée dans l'annexe 2012-2013 de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le CIRF suit le modèle inclus dans la nouvelle ligne directrice pour la PCI. Cependant, l'information concernant les mesures correctives en instance suite aux tests des années antérieures n'a pas été divulguée dans l'annexe de l'année en cours.

Le modèle proposé dans la nouvelle ligne directrice pour la PCI ne traite pas spécifiquement des cas où des faiblesses de contrôle subsistent pour des périodes de plus de 12 mois. Le corps de la ligne directrice énonce que, une fois terminée la première évaluation complète, l'annexe du Ministère doit refléter le stade de la surveillance continue; dans la section concernant l'état de l'évaluation, la ligne directrice demande de l'information sur les plans pour l'exécution des travaux d'évaluation où des mesures correctives doivent être terminées dans les années suivantes.

La pratique de faire état annuellement sur les faiblesses du contrôle qui restent à régler pour des périodes de plus de 12 mois encouragera les mesures correctives rapides et fera en sorte qu'elles continuent d'être portées à l'attention de la haute direction.

Recommandation :

Le statisticien en chef adjoint, Services intégrés (et DPF), doit s'assurer que :

• L'information concernant les mesures correctives incomplètes ou en instance qui a été divulguée dans l'annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le CIRF des années précédentes continue d'être divulguée dans l'annexe des années ultérieures jusqu'à ce que les mesures correctives soient terminées.

Réponse de la direction :

La direction souscrit aux recommandations.

• Le directeur de la Division de la divulgation financière veillera à ce que tous les points en instance des années antérieures soient réglés rapidement, avec l'aide du Comité directeur de la PCI, pour assurer des suivis rigoureux, et dévoilera dans l'annexe les mesures correctives restant à appliquer pour les années précédentes.
  
  Livrables et échéancier : Les mesures correctives incomplètes ou en instance des années précédentes seront divulguées dans l'annexe de 2013-2014 de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le CIRF qui sera présentée au dirigeant principal des finances, au statisticien en chef et au Comité ministériel d'audit. Cette annexe sera publiée avec le Rapport ministériel sur le rendement et les états financiers dans le site Web de Statistique Canada, d'ici novembre 2014.

Objectif 2 : Constater le caractère adéquat/l'efficacité des activités d'examen et de surveillance menées au sein de la Direction des finances à l'appui de l'attestation du DPF pour les présentations au Cabinet.

Nouvelle ligne directrice pour l'attestation du DPF

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié une nouvelle Ligne directrice sur l'attestation du DPF pour les présentations au Cabinet (la ligne directrice), qui est entrée en vigueur le 1^er janvier 2014. La ligne directrice vise à fournir un cadre et des conseils pratiques aux DPF en ce qui a trait au contrôle diligent et à l'attestation des éléments de la gestion financière contenus dans les présentations au Cabinet.

En sa qualité d'administrateur des comptes de l'organisme, le statisticien en chef est ultimement responsable de l'élaboration et de la préparation des présentations, ainsi que de l'obtention de la signature du ministre promoteur. Le DPF et les cadres supérieurs de l'organisme jouent un rôle important dans la préparation des présentations et le processus de contrôle diligent et l'attestation. Le DPF joue le double rôle de fournisseur de l'expertise financière aux programmes clients, et de source de conseils objectifs et indépendants destinés à l'administrateur général.

Le rôle de remise en question et d'attestation du DPF est fondé sur la gérance financière ministérielle ainsi que sur un rôle de conseiller stratégique objectif à l'égard des questions qui concernent, entre autres choses, la gestion des risques, l'examen des solutions financières et la limitation des coûts.

Six assertions fondamentales permettent de caractériser les éléments de l'attestation et de communiquer les conclusions de l'attestation du DPF en vue de la prise de décisions. Les assertions du DPF¹ sont les suivantes :

1. La nature et la portée de la proposition sont décrites de manière raisonnable, et les hypothèses qui ont une incidence importante sur les besoins financiers connexes ont été identifiées et sont appuyées.
2. Les risques importants ayant une incidence sur les besoins financiers, la vulnérabilité des besoins financiers à la modification des principales hypothèses et les stratégies d'atténuation des risques connexes ont été communiqués.
3. Les besoins en matière de ressources financières ont été communiqués et cadrent avec les hypothèses décrites dans la proposition, et les solutions pour limiter les coûts ont été examinées.
4. Le financement est déterminé et il est suffisant pour répondre aux besoins financiers pour la durée prévue de la proposition.
5. La proposition est conforme aux lois et politiques pertinentes en matière de gestion financière, et les pouvoirs de gestion financière nécessaires sont en place ou sont demandés dans la proposition.
6. Les principaux contrôles financiers nécessaires à la mise en œuvre et au soutien continu de la proposition sont en place.

Avant de procéder à l'attestation, les DPF doivent effectuer un contrôle diligent exhaustif et exercer une fonction de remise en question pour attester l'intégrité de l'information financière et les hypothèses présentées dans les présentations au Cabinet et au CT. La ligne directrice énonce que cet examen se fonde à tout le moins sur les six assertions énumérées plus haut et couvre un ensemble de critères et sous-critères énoncés à l'annexe B de la ligne directrice (voir l'annexe B). Un contrôle diligent objectif et indépendant doit être effectué par du personnel autre que celui qui participe directement à la préparation de la présentation, et les rapports hiérarchiques doivent être structurés de manière à réduire les risques d'influence, de subjectivité et de partisanerie.

Il doit être tenu un dossier de gestion suffisamment détaillé pour qu'un tiers puisse saisir et comprendre la portée de la diligence raisonnable et le processus d'audit des assertions, et voir comment ils appuient les conclusions et observations contenues dans la lettre d'attestation. Le Bureau du contrôleur général encourage l'utilisation d'une liste de contrôle pour documenter, pour chaque critère d'assertion, le travail d'analyse et de tests effectué par l'équipe d'attestation du DPF.

Les rôles et responsabilités du processus de contrôle diligent et son indépendance doivent être clairement définis

Statistique Canada a deux initiatives de programme qui nécessitent un mémoire au Cabinet au début de chaque cycle quinquennal et des présentations au CT pour obtenir du financement. L'équipe d'audit a interviewé des membres clés du personnel au sein de la Direction des finances ainsi que des gestionnaires de programme, et examiné les organigrammes et documents de procédures de la Direction des finances afin de repérer les employés clés qui participent à la préparation des présentations au Cabinet et au CT et ceux qui travaillent à l'exécution du contrôle diligent et à la fonction de remise en question. L'équipe d'audit a aussi évalué si les rôles et responsabilités de l'équipe d'attestation du DPF et l'indépendance de cette fonction ont été clairement définis, documentés et compris.

À Statistique Canada, les agents/conseillers financiers travaillent directement à la préparation des présentations au CT. Ils sont généralement des FI-02 et FI-03 qui relèvent fonctionnellement de la Division de la planification financière  Ils donnent des conseils financiers stratégiques et un soutien aux secteurs de programme qui sont leurs clients et interviennent tôt dans le processus en fournissant une aide technique financière, tirant des renseignements historiques des systèmes financiers de l'organisme et compilant des données financières, ainsi qu'en fournissant des services de calcul des coûts aux gestionnaires de programme pour la formulation d'hypothèses financières pour les présentations au Cabinet et au CT. La consultation des agents financiers au stade de la préparation des présentations au Cabinet et au CT permet d'améliorer la qualité de la présentation et est considérée comme une bonne pratique opérationnelle.

Deux équipes au sein de la Division de la divulgation financière participent également au processus d'attestation du DPF. L'équipe de l'établissement des coûts donne des conseils aux conseillers/agents financiers sur la méthodologie de calcul des coûts et les modèles à utiliser pour assurer la conformité à la législation financière et aux politiques du CT. L'équipe de la PCI évalue de façon continue l'état de préparation à l'audit pour les contrôles internes au sein des programmes. Ces deux équipes ne travaillent pas directement à la préparation des présentations au Cabinet et au CT, et elles fournissent une perspective indépendante et objective des questions liées à la conformité de la présentation et des contrôles internes. L'audit a révélé que le soutien fourni pour la préparation des présentations au Cabinet et au CT est adéquat.

Le directeur de la Division de la planification financière assiste aux réunions de programme pendant la préparation des présentations au CT et applique de façon continue les procédures d'analyse requises. Il est ressorti des entrevues que l'analyse comparative de l'information, comme l'information financière du cycle de projet précédent et la présentation courante au CT, avait été effectuée et que des questions avaient été soulevées auprès du programme là où il y avait des différences ou des augmentations importantes. La Division de la planification financière mène ces activités pour pouvoir fournir des conseils au programme afin de l'aider à préparer de l'information pour justifier divers coûts, en prévision de questions toujours possibles de la part du CT. L'analyse menée par la Division de la planification financière est cruciale, mais l'objectivité que requiert le processus de contrôle diligent doit être renforcée.

La Direction des finances a mis au point une liste de contrôle divisée en six sections correspondant aux assertions fondamentales. Elle est à remplir par l'équipe de gestion du programme et le personnel financier qui participe directement à la préparation et à l'élaboration de la présentation. Dès lors que l'information est compilée et approuvée, la liste de contrôle est signée par divers niveaux de direction du programme, jusqu'au statisticien en chef adjoint (SCA). Les résultats de l'exercice donnent des dossiers de corroboration à utiliser par le chef, Présentations au CT, pour l'exécution d'un contrôle diligent indépendant conformément à la ligne directrice.

Dans tout le processus de présentation au CT, la Direction des finances organise des séances de rapport avec le SCA et le DPF pour passer en revue le dossier de corroboration établi pour le programme. Pendant ce processus, l'équipe de gestion du programme et les agents/conseillers financiers désignés présentent au DPF de l'information sur les hypothèses clés, les coûts, les options de financement, et d'autres détails, et le DPF, de son côté, fait la remise en question de l'information reçue.

Actuellement, on s'appuie sur les travaux accomplis par les agents financiers qui compilent l'information financière pour le programme afin de répondre aux exigences du contrôle diligent indépendant/objectif. Parce qu'ils participent directement à la compilation de l'information pour les présentations au Cabinet et au CT, cela entrave leur capacité de revoir objectivement l'information, comme l'exige la ligne directrice. Pour respecter intégralement les exigences de la nouvelle Ligne directrice sur l'attestation du DPF, il faut définir clairement les rôles et responsabilités des intervenants à l'attestation du DPF, et renforcer l'objectivité et l'indépendance du processus de contrôle diligent et de la fonction de remise en question.

Le processus de contrôle diligent n'est pas suffisamment documenté pour répondre aux exigences de la nouvelle ligne directrice

Pour évaluer si un dossier de gestion appuie le contrôle diligent effectué, selon la section 4.3.4 de la ligne directrice, l'équipe d'audit a passé en revue toute la documentation compilée par la Division de la planification financière à l'appui de l'attestation du DPF pour deux récentes initiatives de programme : un mémoire au Cabinet et une présentation au CT. Les pièces justificatives consistaient de dossiers de corroboration qui contenaient des listes de contrôle remplies par les personnes ayant travaillé à la préparation de la présentation, des rapports financiers et non financiers, et des tableaux préparés par les programmes.

L'audit a comparé la conception du modèle de liste de contrôle élaboré par la Direction des finances pour l'aligner sur les critères d'assertion inclus à l'annexe B de la ligne directrice. L'audit a révélé que la conception actuelle du modèle de liste de contrôle n'est pas totalement alignée sur les sous-critères d'assertion de l'annexe B de la ligne directrice. Il y a plusieurs questions où le lien avec les critères d'assertion n'est pas clair. Par exemple, selon l'annexe B de la ligne directrice, les critères concernant la gestion des risques devraient comprendre : Les principaux risques financiers ont été examinés; La probabilité et l'incidence des principaux risques ont été examinées; et Les réactions aux risques et les stratégies d'atténuation sont claires. À la section 2.1 du modèle de liste de contrôle de la Direction des finances, qui a trait à la gestion des risques, les questions suivantes sont des exemples de questions qui ont été incluses : Tous les principaux intervenants ont-ils été consultés? Si oui, joindre une confirmation écrite de chaque secteur; la capacité des ressources humaines a-t-elle été confirmée? Les besoins en ressources ont-ils été analysés? Il y a de l'ambigüité au niveau du lien entre ces questions et la gestion des risques dans le contexte de la nouvelle ligne directrice, et en quoi ces questions donneraient de l'information qui serait utile pour l'évaluation des critères d'assertion sur la gestion des risques.

Pendant l'examen du dossier, l'audit a révélé un certain nombre de lacunes dans la documentation recueillie pour le processus de contrôle diligent et la fonction de remise en question. Il y a eu des cas où le programme a indiqué soit que la documentation pour certaines assertions était sans objet, soit qu'elle serait disponible plus tard, soit encore que l'information était disponible mais non comprise dans le dossier. Voici des exemples précis de critères pour lesquels il n'a pas été produit de documentation pour examen : l'analyse de sensibilité financière pour les déterminants de coûts qui ont une incidence importante sur les besoins en ressources; la conformité à la législation et aux politiques sur la gestion financière; et les dépenses ou les autorisations de dépenser. Par conséquent, un certain nombre de critères d'assertion n'ont pu être évalués par les auditeurs ou ne pourraient l'être dans le cadre d'un éventuel examen indépendant.

Par ces entrevues, l'équipe d'audit a pu corroborer que le directeur de la Division de la planification financière avait soulevé des questions auprès du programme après une analyse comparative de l'information financière du cycle de projet précédent et de la nouvelle présentation au CT. Là où il existait des écarts importants entre le dernier cycle de projet et les chiffres financiers courants, le programme a reçu instruction de préparer suffisamment d'information pour justifier ces coûts. Les conclusions tirées de cette analyse ne sont pas formellement documentées dans des procès-verbaux de réunion ou comptes rendus de décisions et ne peuvent être rattachées aux résultats de l'attestation du DPF.

Par conséquent, l'équipe d'audit n'a pas pu établir quelles analyses ou quels tests ont été effectués, quelle justification des divers coûts présentés par le programme a été jugée satisfaisante, et quelles conclusions ont été tirées à l'appui de l'attestation du DPF.

Un dossier de gestion suffisant documentant le contrôle diligent et la fonction de remise en question, et permettant à un tiers de comprendre la portée de l'examen et des tests des assertions et de voir comment le DPF en est arrivé aux conclusions et observations qui se trouvent dans sa lettre d'attestation, est nécessaire pour répondre aux exigences de la ligne directrice.

Recommandations :

Le statisticien en chef adjoint, Services intégrés (et DPF), doit s'assurer que :

• Les rôles et responsabilités du personnel participant à l'attestation du DPF sont raffinés et documentés d'une manière qui répond aux exigences d'indépendance exprimées dans la ligne directrice.
• Les dossiers de gestion pour appuyer l'analyse, les conclusions et la lettre d'attestation du DPF sont établis et documentés, conformément à la section 4.3.4 de la ligne directrice.

Réponse de la direction :

La direction souscrit aux recommandations.

• Le directeur de la Division de la divulgation financière, le directeur de la Division de la planification financière, le dirigeant principal des finances adjoint (DPFA) et le DPF établiront, documenteront et communiqueront clairement les rôles et responsabilités de tous les intervenants au processus d'attestation du DPF, d'une manière conforme aux exigences d'indépendance exprimées dans la ligne directrice.
  
  Livrables et échéancier :
  • Les rôles et responsabilités de toutes les parties intervenant à un processus de présentation de document au Cabinet seront élaborés et documentés d'une manière conforme aux exigences d'indépendance exprimées dans la ligne directrice, d'ici septembre 2014.
  • Les rôles et responsabilités seront validés avec un groupe de travail formé de participants à un échantillon de récents processus de présentation de documents au Cabinet, d'ici octobre 2014.
  • La proposition finale sera examinée et approuvée par le DPFA et le DPF, d'ici novembre 2014.
  • Les rôles et responsabilités seront publiés dans le carrefour des Services intégrés, d'ici décembre 2014.
• Le directeur de la Division de la divulgation financière, le directeur de la Division de la planification financière, le DPFA et le DPF maintiendront des dossiers de gestion appuyant l'analyse, les conclusions et la lettre d'attestation du DPF.
  
  Livrables et échéancier :
  • Il sera élaboré un protocole pour la consignation de l'analyse et des conclusions des discussions avec le DPFA et le DPF, dans le cadre du processus formel d'examen et d'attestation. À mettre en œuvre pour septembre 2014.
  • Des descriptions plus explicites des documents justificatifs, inclus comme élément de preuve pour chacune des sections de la liste de contrôle, seront également incluses pour aider les tiers à mieux comprendre la profondeur de l'analyse effectuée par le DPF et son équipe. À mettre en œuvre pour décembre 2014.