Processus de demande de couplage d'enregistrements de l'Environnement de couplage de données sociales

Phase 1 : Faisabilité de l'étude et calcul de l'estimation de la durée et des coûts

À la phase 1 du processus de demande de couplage d'enregistrements, le demandeur doit fournir de l'information sur l'étude proposée pour que Statistique Canada puisse évaluer la faisabilité et préparer une estimation provisoire des coûts et de la durée pour la réalisation du couplage d'enregistrements.

Formulaire de proposition concernant l'ECDS

Le formulaire de proposition concernant l'ECDS recueille les coordonnées, la description de l'étude, les détails sur les fichiers de données requis ainsi que l'échéancier et les produits livrables prévus. Dans la dernière partie du formulaire, les clients doivent indiquer les identificateurs personnels qui figurent dans le fichier de cohorte aux fins du couplage.

Faisabilité

La faisabilité de l'étude sera évaluée en fonction des conditions énoncées dans la Directive sur le couplage de microdonnées de Statistique Canada, et il sera déterminé si le contenu et la couverture des fichiers de données devant être utilisés pour le couplage satisfont aux besoins des objectifs de l'étude. Dans certains cas, cet examen pourrait nécessiter une analyse approfondie (étude de faisabilité) qui serait réalisée selon le principe du recouvrement des coûts.

Estimation initiale des coûts

Si l'étude est jugée faisable, Statistique Canada fournira une estimation provisoire des coûts pour que le demandeur puisse obtenir le financement approprié. L'estimation provisoire des coûts pourrait changer en fonction de l'information détaillée fournie à la phase 2.

Phase 2 : Approbation officielle

À l'obtention de financement pour l'étude proposée, la phase 2 débutera. Elle comprend la préparation de la proposition de demande de couplage, son examen et l'approbation du couplage d'enregistrements.

Approbation du statisticien en chef du Canada

Lorsque la demande est considérée comme complète, elle est examinée par l‘équipe de l'Environnement de couplage de données sociales (ECDS), des experts en la matière, la Division de la gestion de l'information, puis elle est transmise au statisticien en chef du Canada pour examen et approbation. Si elle est approuvée, un sommaire sera publié sur Couplages d'enregistrements approuvés. Ces sommaires sont affichés afin de faire preuve de transparence et montrer au public canadien comment l'information sur les personnes est utilisée. Les mêmes sommaires figurent dans le Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Contrats

Une lettre d'entente (contrat) qui énonce les modalités du travail que Statistique Canada entreprendra sera préparée afin de réaliser le couplage proposé. Elle sera envoyée au demandeur pour signature. La date de début et la durée prévues du projet de couplage d'enregistrements seront négociées avec le demandeur et seront stipulées dans la lettre d'entente.

Phase 3 : Couplage d'enregistrements et produits livrables

Une fois que toutes les approbations requises auront été obtenues et qu'un contrat aura été signé par toutes les parties, le couplage d'enregistrements sera effectué et un fichier de microdonnées, qui sera conservé à Statistique Canada, sera créé.

Produits livrables

Les résultats du projet de couplage d'enregistrements seront un fichier de microdonnées sans identificateur personnel. Autrement dit, un fichier contenant des enregistrements sur des personnes, mais dont tous les renseignements personnels (noms, adresses, numéros de téléphone, etc.) auront été retirés. Ce fichier sera considéré comme des renseignements de nature délicate (RND) et sera assujetti aux exigences en matière de confidentialité de la Loi sur la statistique. Les RND correspondent aux renseignements tirés des enquêtes ou de toutes autres sources sur une personne, une entreprise ou un organisme détenus par Statistique Canada — avec ou sans nom ou d'autres identificateurs directs — comme n'importe quelle agrégation de ces renseignements qui pourrait identifier, directement ou indirectement, une personne, une entreprise ou un organisme.

Les produits livrables que produira ECDS doivent être étudiés à la phase 1 et être précisés dans le contrat. Ils peuvent prendre de nombreuses formes, selon les exigences du demandeur. Les options de sortie sont les suivantes :

• fichier d'analyse couplé;
• fichiers de résultat couplés;
• fichiers de clés de couplage;
• étude de faisabilité.

Les produits livrables seront étayés par des documents.

Accès

Pour accéder à un fichier de microdonnées d'un Centre de données de recherche (CDR), le demandeur peut soumettre une demande. Les CDR fournissent l'accès, dans un cadre universitaire sécurisé, aux microdonnées tirées d'enquêtes sur les ménages et sur la population, ainsi qu'aux fichiers de microdonnées couplés. Les centres comptent des employés de Statistique Canada. Ils sont gérés en vertu des dispositions de la Loi sur la statistique, conformément à toutes les règles régissant la confidentialité, et ils sont seulement accessibles aux demandeurs ayant des projets autorisés qui ont prêté serment en vertu de la Loi sur la statistique à titre « d'employés réputés » de Statistique Canada. À l'instar des employés de Statistique Canada, une personne réputée être employée n'a pas accès à tous les renseignements détenus par Statistique Canada. L'accès aux renseignements confidentiels est strictement assujetti au principe de l'accès sélectif. Le demandeur devra signer un contrat de recherche pour l'utilisation de microdonnées, lequel indiquera avec précision les fichiers de microdonnées qu'il pourra consulter dans le cadre du projet. L'accès aux fichiers dans les CDR permet au demandeur de procéder à des analyses statistiques inférentielles des microdonnées confidentielles. Un analyste de Statistique Canada examinera tous les résultats afin de s'assurer qu'ils respectent les règles en matière de confidentialité prévues dans la Loi sur la Statistique avant qu'ils ne sortent du CDR.

Il est recommandé que les demandeurs communiquent avec la Division de l'accès aux microdonnées bien avant la livraison des données couplées produites pour commencer le processus d'accès.

Pour obtenir plus de renseignements sur la procédure de demande et les lignes directrices, consultez le site Web du Programme des CDR.

Phase 4 : Conservation des fichiers couplés, des clés et des identificateurs

Conformément à la Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques de Statistique Canada, les fichiers couplés sont conservés jusqu'à ce qu'ils ne soient plus nécessaires. Les clés de couplage et les identificateurs directs doivent être conservés jusqu'à ce que la possibilité de réutilisation à des fins de couplage soit considérée comme faible.