Les données administratives sont des renseignements recueillis par les organismes des secteurs public et privé dans le cadre de leurs activités courantes. Les dossiers des naissances et des décès, les dossiers fiscaux, les mouvements transfrontaliers des biens et des personnes et les données recueillies par satellite en sont des exemples.
Comme la plupart des autres organismes statistiques, Statistique Canada utilise les données administratives à des fins statistiques pour compléter les données d'enquête, pour remplacer une enquête et pour soutenir les activités statistiques. L'utilisation des données administratives de façon responsable signifie que l'organisme est en mesure d'améliorer la qualité des données, de répondre aux besoins de renseignements actuels et nouveaux, de réduire les coûts de la collecte de données et de diminuer le temps de réponse imposé aux Canadiens dans le cadre de ses enquêtes. Les données administratives sont très utiles pour obtenir des renseignements ayant trait à des populations ou à des thèmes particuliers qui seraient difficiles à obtenir au moyen d'une enquête ou dont la collecte engendrerait des coûts importants. Statistique Canada entreprend cela de manière transparente.
Le pouvoir légal d'obtenir des données administratives
La Loi sur la statistique confère à Statistique Canada le pouvoir légal d'obtenir des données administratives. Statistique Canada veille :
- à la protection de la vie privée, en recueillant uniquement les renseignements nécessaires à la production de statistiques et de recherches et en limitant l'accès aux données aux personnes qui ont besoin de les connaître;
- à la sécurité, en gardant les données à l'abri de tout accès ou emploi non autorisé;
- à la confidentialité, en ne diffusant aucun renseignement susceptible de permettre l'identification directe ou indirecte des particuliers, des ménages ou des entreprises;
- à la transparence dans tous ses processus.
L'utilisation de données administratives dans le cadre de programmes statistiques
Les données administratives permettent à Statistique Canada de combler des besoins en matière d'information concernant la société, l'économie et l'environnement du Canada. Le recours aux données administratives allège le fardeau des répondants et permet d'obtenir plus rapidement des données de meilleure qualité.
Les données administratives ont les fonctions statistiques et les avantages suivants :
- Déterminer ce qui doit être mesuré et la meilleure façon de le faire.
- Réduire le fardeau de réponse par le biais de l'utilisation de données existantes.
- Faire le traitement des données afin d'être conforme aux normes de qualité et d'exactitude les plus élevées.
- Étalonner pour valider la qualité et l'exactitude des données complémentaires.
Pour en savoir davantage, veuillez consulter le manuel Méthodes et pratiques d'enquête de Statistique Canada.
Principes régissant l'utilisation des données administratives à des fins statistiques
- Pour réduire le double emploi dans la collecte des renseignements auprès des Canadiens, et conformément aux Principes fondamentaux de la statistique officielle des Nations Unies et à la Recommandation du Conseil concernant les bonnes pratiques statistiques de l'Organisation de coopération et de développement économiques, Statistique Canada utilise des données administratives dans la production des statistiques officielles.
- Les utilisations statistiques des données administratives sont séparées sur le plan fonctionnel de leur utilisation à des fins administratives, grâce à de solides mesures de protection juridiques, politiques et organisationnelles. En particulier, la confidentialité de toutes les données administratives identifiables obtenues par Statistique Canada à des fins statistiques est protégée par la Loi sur la statistique et l'on ne peut avoir accès aux données au sein de Statistique Canada que lorsque le besoin est démontré.
- En collaboration avec les fournisseurs de données, Statistique Canada utilise son mandat en vertu de la Loi sur la statistique pour accéder à des données administratives à des fins statistiques, et pour influer sur les renseignements recueillis par les ministères du gouvernement (y compris les provinces et les territoires), afin d'améliorer l'utilité des données administratives à des fins statistiques et pour réduire le double emploi.
- Statistique Canada a pour objectif, dans le cadre de l'utilisation des données administratives à des fins statistiques, d'obtenir un meilleur équilibre général entre les coûts, le fardeau des répondants et la qualité des données, où la qualité désigne la pertinence, l'exactitude, l'actualité, l'accessibilité, l'intelligibilité et la cohérence des produits statistiques.
- Les données administratives sont utilisées à diverses fins statistiques : remplacer ou compléter la collecte de données directe pour réduire les coûts et le fardeau des répondants; réaliser des gains d'efficience dans les activités statistiques, par exemple, pour la création de bases de sondage, la conception de plan de sondage, l'imputation, l'estimation et la mesure de la qualité des autres données; et élaborer et fournir un accès aux nouveaux produits de données (tabulaires ou analytiques), comme l'intégration des données administratives à d'autres données.
- Statistique Canada examine soigneusement l'incidence sur la vie privée que pourrait avoir l'utilisation de données administratives identifiables à une fin qui n'était pas envisagée à l'origine de la collecte des données, plus particulièrement lorsque les données administratives doivent être liées à d'autres données.
- Statistique Canada envisage la possibilité d'utiliser les données administratives qui sont déjà à sa disposition avant d'entreprendre une nouvelle collecte de données.
- Statistique Canada établit et maintient des relations constantes et mutuellement profitables avec les fournisseurs de données, pour assurer l'approvisionnement à long terme, l'utilité et la qualité des données administratives, et pour déterminer les changements futurs aux sources des données administratives susceptibles d'avoir une incidence sur les utilisations statistiques et pour mieux influer sur lesdits changements.
- Statistique Canada confirme que les sources de données administratives sont adaptées à l'usage qui en est prévu et, de concert avec les fournisseurs de données, détermine des moyens d'améliorer la qualité des données administratives. En particulier, les processus de collecte et de production des données administratives au sein de l'organisation du fournisseur de données et les effets sur l'utilisation statistique proposée doivent être bien compris, et la qualité des données administratives doit être documentée.
- Statistique Canada utilise les données administratives avec transparence. L'organisme communique les mesures prises pour protéger la confidentialité des données de même que les avantages de réduire la fardeau des répondants en utilisant des données déjà recueillies.
Évaluation de l'adéquation des données administratives à leur utilisation
Statistique Canada vise à élaborer, à produire et à diffuser des données exactes et actuelles qui répondent aux besoins des utilisateurs de données et des intervenants. Par conséquent, les produits de données administratives sont évalués selon des critères établis tels que la pertinence, l'actualité, l'exactitude, l'accessibilité, l'intelligibilité et la cohérence, pour en déterminer l'utilité sur le plan statistique. Le cadre d'assurance de la qualité de Statistique Canada donne un aperçu de l'approche utilisée pour soutenir les secteurs de programme statistique alors qu'ils s'efforcent d'établir un juste équilibre entre les diverses dimensions caractérisant la qualité des données et les facteurs qui y sont reliés, y compris les besoins changeants des utilisateurs, les coûts et le fardeau des répondants.