Audit des congés et des heures supplémentaires

Contexte

Statistique Canada a été établi pour veiller à ce que les Canadiens aient accès à une source fiable de statistiques sur le Canada, afin de répondre à leurs besoins d'information prioritaires.

Le mandat de l'organisme découle principalement de la Loi sur la statistique. Aux termes de celle-ci, Statistique Canada doit recueillir, compiler, analyser et publier des renseignements statistiques sur les conditions économiques, sociales et générales du pays et de sa population. La Loi établit également que Statistique Canada doit mener un recensement de la population et un recensement de l'agriculture tous les cinq ans, et qu'il doit protéger la confidentialité de l'information qui lui est confiée.

Les priorités organisationnelles de Statistique Canada comprennent notamment l'exécution d'un ensemble exhaustif de programmes statistiques, en conformité avec le cadre d'assurance de la qualité de l'organisme, pour que les Canadiens aient accès à des renseignements statistiques actuels, pertinents et de qualité sur l'économie et la société canadienne en pleine évolution, de manière à alimenter les débats de fond ainsi qu'à étayer la recherche et la prise de décisions sur des questions d'ordre social et économique, ce qui englobe la statistique économique, la statistique sociale et la statistique du recensement, de la démographie et autochtone.

Le budget de fonctionnement de Statistique Canada s'établit à 400 millions de dollars environ. Le programme statistique de l'organisme compte deux sources de financement : les crédits parlementaires directs, et les activités à frais recouvrables. Ces dernières années, la part des ressources totales de Statistique Canada constituée par les revenus disponibles qui sont tirés des activités à frais recouvrables a oscillé en gros entre 90 millions et 100 millions de dollars par année. Une fraction importante de ces revenus – qui servent à financer des projets statistiques particuliers – provient de ministères et d'organismes fédéraux.

Effectif de l'organisme

Le tableau qui suit fait état du nombre actuel d'employés (à temps plein et à temps partiel) faisant partie de l'effectif de Statistique Canada en date du 30 septembre 2014^{Note de bas de page 1}.

La plupart des employés de l'organisme travaillent au bureau central d'Ottawa. Les autres endroits où travaillent des employés de Statistique Canada en dehors du complexe principal sont les suivants :

• les bureaux régionaux situés à Vancouver, Edmonton, Winnipeg, Sturgeon Falls, Toronto, Montréal, Sherbrooke et Halifax;
• 27 centres de données de recherche établis dans des universités à travers le pays;
• le Centre des opérations des données du recensement, situé à Gatineau.

Entre le 18 octobre 2013 et le 30 septembre 2014, 163 846 transactions de congé ont été approuvées. Au cours de cette même période, la rémunération versée aux employés au titre des heures supplémentaires s'est chiffrée à 4 093 761 $, ce qui équivaut à 11 681 jours; cela inclut les heures supplémentaires au titre des fonctions de disponibilité, demandées par 172 employés et qui représentent environ 1 400 jours.

La gestion des congés et des heures supplémentaires est régie par la LEFP, la LGFP et plusieurs politiques du CT, de même que par les conventions collectives applicables. Il incombe aux employés de présenter en temps opportun des demandes de congé et d'heures supplémentaires contenant des renseignements exacts. Les superviseurs doivent s'assurer que les dispositions relatives aux congés des employés sont appliquées en concordance avec les fins prévues, telles qu'énoncées dans les conventions collectives, et en conformité avec les politiques et procédures applicables; également, il leur faut tenir compte des besoins opérationnels avant d'approuver les demandes de congé.

Objectifs de l'audit

Les objectifs de l'audit étaient de fournir au statisticien en chef (SC) et au Comité ministériel de vérification (CMV) l'assurance que:

• le caractère approprié du cadre de contrôle en place à l'appui de la gestion des congés et des heures supplémentaires;
• l'efficacité des contrôles internes afin de s'assurer que les opérations relatives aux congés et aux heures supplémentaires sont conformes aux lois, aux politiques du CT, aux lignes directrices et aux conventions collectives applicables.

Portée

La portée de l'audit incluait les éléments suivants du cadre de contrôle de gestion : les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles, les autorités, les politiques, les procédures et les mécanismes de surveillance associés à l'application des articles 32, 33 et 34 de la LGFP ainsi qu'à la gestion des conventions collectives. Elle a porté sur les employés embauchés en vertu de la LEFP et travaillant au bureau central, de même que sur des transactions exécutées entre octobre 2013 et novembre 2014.

Approche et méthodologie

L'audit a comporté l'examen de documents, des entrevues avec des membres clés de la haute direction et du personnel, et un examen de la conformité aux politiques et aux lignes directrices pertinentes. Le travail mené sur le terrain a aussi compris l'examen, l'évaluation et la mise à l'essai des processus et des procédures de gestion des congés et des heures supplémentaires en vigueur.

On a sélectionné des échantillons de transactions de congés et d'heures supplémentaires pour effectuer des tests. On a eu recours à une combinaison de techniques d'échantillonnage – aléatoire, stratifié, discrétionnaire – afin d'évaluer l'efficacité des différents contrôles (c'est-à-dire de déterminer que les contrôles fonctionnent comme prévu et de façon uniforme au cours de la période visée par l'examen). De ce fait, les résultats ne sont pas censés être statistiquement représentatifs s'ils sont extrapolés sur la population.

Cet audit a été mené conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors (IIA).

Autorité

L'audit a été mené en vertu des autorités confiées dans le Plan intégré d'audit et d'évaluation fondé sur les risques pour 2014-2015 à 2018-2019, tel qu'approuvé par Statistique Canada.

Gestion des congés

Si l'on veut s'assurer que les congés des employés sont gérés efficacement, il doit exister un cadre de contrôle approprié et conforme à la LGFP, aux politiques du CT, aux lignes directrices de Statistique Canada et aux conventions collectives applicables.

À Statistique Canada, les congés, notamment les congés annuels, les congés de maladie, les congés compensatoires, les congés pour obligations familiales et les congés personnels ou de bénévolat, sont approuvés par le superviseur immédiat de chaque employé ou par un gestionnaire de niveau plus élevé. Les congés accordés dans certaines circonstances particulières doivent être approuvés au niveau du directeur ou à un niveau supérieur. Le SGT permet aux utilisateurs de connaître le niveau d'approbation requis pour chaque type de congé; toutefois, l'employé doit choisir manuellement le superviseur disposant du pouvoir approprié, car le système n'est pas programmé pour pouvoir établir le lien applicable en fonction du poste.

Les congés payés et non payés dont peuvent se prévaloir les employés entrent dans 43 catégories. Entre le 18 octobre 2013 et le 30 septembre 2014, 163 846 transactions de congé ont été approuvées. Les deux catégories de congé les plus courantes sont celles des congés annuels payés (35 %) et des congés de maladie sans certificat (29,5 %), qui totalisent environ 64 % des transactions de congé à Statistique Canada au cours de la période visée par l'audit.

Le SGT permet aux employés, aux superviseurs et aux gestionnaires des centres de coûts d'effectuer les opérations – enregistrement, suivi et examen – relatives aux frais de projet quotidiens, aux demandes de congé, aux heures supplémentaires et à l'horaire de travail des employés. Les employés doivent rendre compte de l'utilisation de leur temps de travail en entrant dans le SGT des codes pour indiquer le temps consacré à des projets. Le Système transmet aux employés un rappel afin qu'ils entrent leurs codes de temps si des données n'ont pas été saisies pour rendre compte de leurs activités quotidiennes. Si après deux semaines, l'employé n'a pas encore entré des codes pour indiquer le temps consacré à des projets, le SGT envoie des rappels au superviseur immédiat, puis au poste de niveau supérieur suivant, pour que toutes les zones de temps soient remplies.

Les outils et les pratiques de surveillance organisationnelle des congés sont adéquats.

Une fonction de surveillance doit être en vigueur à l'intérieur de l'organisme pour s'assurer que les ressources et les fonds publics sont utilisés de façon responsable et que les gestionnaires de programmes gèrent les congés de façon proactive. La direction et les organismes de surveillance doivent avoir des mandats qui énoncent notamment les rôles relatifs à la surveillance et à la gestion courante des congés, et ces mandats doivent être communiqués clairement.

Des initiatives sont mises de l'avant par Statistique Canada pour surveiller et examiner les transactions de congé ainsi que pour rendre compte à ce sujet. L'équipe des relations de travail de la Direction des ressources humaines (RH) exerce une surveillance continue des demandes de congé de longue durée non payé. Pour sa part, la Sous-section de la rémunération reçoit les demandes portant sur les différents types de congés non payés, car des rajustements salariaux sont requis. Différents rapports relatifs aux congés de maladie sont produits, et la haute direction les examine ponctuellement au niveau de l'organisme.

Lorsqu'un superviseur reçoit une demande de congé par l'intermédiaire du SGT, les renseignements suivants sont affichés : le type de congé, les dates, le nombre d'heures de congé, les commentaires (le cas échéant), et le solde résiduel des congés ou les congés accumulés pour l'exercice financier. Le SGT maintient une piste de vérification à l'égard de chaque étape du processus d'approbation, enregistre les modifications apportées à la demande, et indique l'utilisateur ayant soumis ou approuvé l'opération dans le cadre du processus.

Le SGT permet aux superviseurs de prendre connaissance de la somme annuelle de temps imputée à chaque projet, de toutes les demandes de congé présentées, des demandes d'heures supplémentaires – sur une base quotidienne et mensuelle –, de même que des horaires de travail des employés qui ont été enregistrés. Les superviseurs peuvent consulter des renseignements sur leurs employés pour l'exercice financier où ces derniers relèvent d'eux; en d'autres termes, ils n'ont pas accès aux données antérieures concernant les employés – horaires de travail, temps imputé aux projets, demandes de congé et d'heures supplémentaires.

Les employés de la Direction des finances, qui doivent veiller à ce que les demandes de congé soient traitées en temps opportuns, ont accès à plusieurs rapports de surveillance des congés produits par le SGT.

Les congés servent aux fins prévues et sont pris conformément aux conventions collectives.

Un cadre de contrôle efficace doit être mis en application de façon uniforme à l'échelle de l'organisme pour la gestion des congés. Lors de l'approbation des demandes de congé, les gestionnaires et les employés des Finances et des RH doivent s'assurer que les congés servent aux fins prévues et sont pris en conformité avec les conventions collectives.

L'équipe d'audit a effectué une analyse exhaustive ainsi que des tests portant sur les différents types de congé afin de vérifier si ceux-ci avaient été approuvés par les personnes dûment autorisées à le faire. Pour effectuer l'examen des demandes de congé approuvées –163 846 en tout –, on a utilisé une approche fondée sur le risque. Pour la plupart des types de congés, un échantillon de 20 employés a été sélectionné au hasard à des fins d'examen. Des tests ont été effectués afin de vérifier l'exactitude et la validité des codes de congé utilisés ainsi que la conformité aux politiques du CT applicables et aux dispositions pertinentes des conventions collectives.

Des analyses et des tests ont été menés à l'égard des 15 types de congés suivants :

• Congés annuels
• Congés de maladie sans certificat
• Congés de maladie avec certificat
• Congés spéciaux
• Congés pour rendez-vous d'un membre de la famille
• Congés pour prendre soin de membres de la famille
• Congés pour assister à une activité scolaire
• Congés pour rendez-vous avec un professionnel
• Congés de bénévolat
• Congés personnels
• Congés de perfectionnement professionnel
• Congés de sélection du personnel
• Congés pour rendez-vous médical
• Autres congés payés
• Congés compensatoires.

Il ressort des analyses, des tests et des entrevues que les demandes de congé enregistrées dans le SGT ont été approuvées par les personnes dûment autorisées à le faire, conformément aux politiques du CT applicables et dans les limites des conventions collectives. Les opérations étaient exactes, valides et correctement codées. Le SGT est un outil efficace pour enregistrer les opérations de congé.

Le cadre de contrôle utilisé pour la gestion des congés est efficace et est mis en application de façon uniforme. Les congés sont accordés en conformité avec les conventions collectives.

Aucune recommandation n'est formulée au sujet de la gestion des congés.

Gestion des heures supplémentaires

Pour assurer une gestion efficace des heures supplémentaires, un cadre de contrôle adéquat doit être en mis en place afin de s'assurer que les heures supplémentaires ont fait l'objet d'une autorisation préalable et ont été dûment approuvées. Ce cadre de contrôle doit être conforme à la LGFP, aux politiques du CT, aux lignes directrices de Statistique Canada et aux dispositions des conventions collectives.

Les heures supplémentaires sont assujetties aux conditions particulières, suivantes, telles qu'énoncées dans la Directive sur les conditions d'emploi du CT :

« La personne doit être rémunérée pour les heures supplémentaires, conformément aux dispositions de la convention collective pertinente ou aux conditions d'emploi applicables, seulement lorsque les conditions suivantes sont réunies :

• la personne ayant le pouvoir délégué a ordonné à la personne de faire des heures supplémentaires;
• la personne ne contrôle pas la durée de la période durant laquelle sont effectuées les heures supplémentaires;
• la personne ayant le pouvoir délégué a confirmé la durée des heures supplémentaires et en a autorisé la rémunération. »

Au cours de l'exercice 2013-2014, la rémunération versée aux employés au titre des heures supplémentaires a totalisé 4 093 761 $, ce qui équivaut à 11 681 jours : les congés compensatoires ont représenté 1 516 420 $, et la rémunération additionnelle versée, 2 577 341 $.

Les rôles, les responsabilités et les procédures recommandées dans le contexte de la LGFP, des autres lois et des instruments stratégiques du gouvernement du Canada sont décrits dans la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 5.1 – administration de la paye du CT. Cette ligne directrice présente le modèle recommandé d'administration de la paye, ce qui inclut les heures supplémentaires.

La gestion des heures supplémentaires à Statistique Canada est exercée conformément à la ligne directrice en question et comporte les trois contrôles clés suivants, qui s'appliquent avant le paiement : l'autorisation préalable des heures supplémentaires (LGFP, article 32); l'attestation des travaux exécutés (LGFP, article 34); et la demande de paiement (LGFP, article 33), si la compensation des heures supplémentaires prend la forme d'un paiement à l'employé.

Le cadre de contrôle prévoit les exigences suivantes :

1. L'autorisation préalable des heures supplémentaires (à l'heure actuelle, aux termes des conventions collectives, l'autorisation préalable peut être donnée verbalement ou par écrit par les chefs, par une division cliente dans certains cas, ou encore par les détenteurs de budget).
2. L'attestation des travaux exécutés, le droit aux taux des heures supplémentaires appliqués, et le respect des politiques et des conventions collectives, ce qui implique un processus d'examen à trois niveaux :
   • Niveau 1 : attestation des travaux exécutés, ce processus se situant au niveau de la division (recommandation aux fins d'approbation par le superviseur, puis par le détenteur de budget); avant d'approuver les demandes d'heures supplémentaires, les détenteurs de budget doivent effectuer un examen pour pouvoir attester que les heures supplémentaires déclarées sont valides et que l'employé a produit les résultats attendus au cours des heures en question.
   • Niveau 2 : examen des demandes mensuelles par la Direction des finances; le personnel des Finances vérifie que les personnes ayant approuvé les demandes ont les autorités déléguées requises;
   • Niveau 3 : examen des demandes mensuelles par la Sous-section de la rémunération; le personnel des RH vérifie que le système applique les taux appropriés pour le calcul de la rémunération des heures supplémentaires.
3. Les demandes de paiement effectuées par les employés de la Direction des finances à qui est confiée la tâche de s'assurer que les dépenses ont été autorisées au préalable et que les travaux exécutés ont fait l'objet d'une attestation.

Il incombe aux superviseurs et aux directeurs de gérer les heures supplémentaires. On tient pour acquis que les heures supplémentaires seront gérées en conformité avec les politiques, les lignes directrices et les conventions collectives applicables, que les modalités entourant les heures supplémentaires seront mises en application de façon équitable et uniforme à l'échelle de l'organisme, et que la gestion des heures supplémentaires concordera avec les buts organisationnels, les objectifs opérationnels ainsi que les valeurs et l'éthique de l'organisme. Les employés doivent s'assurer que les heures supplémentaires travaillées sont enregistrées et soumises par l'intermédiaire du SGT.

Notre analyse a permis de constater qu'il existe un cadre de contrôle adéquat à l'appui de la gestion des heures supplémentaires, et que ce cadre de contrôle est conforme à la LGFP, aux politiques du CT, aux lignes directrices de Statistique Canada et aux conventions collectives en vigueur. Des contrôles clés sont incorporés au cadre organisationnel et au SGT.

Les outils et les activités de surveillance à l'appui de la gestion des heures supplémentaires doivent être renforcés et dûment mis en œuvre.

Une fonction de surveillance efficace au niveau de l'organisation fait en sorte que les ressources et les fonds publics sont utilisés de façon responsable, et que les gestionnaires exercent une gestion active des heures supplémentaires dans une optique d'optimisation des ressources. La direction et les organismes de surveillance doivent avoir des mandats qui énoncent notamment les rôles relatifs à la surveillance et à la gestion courante des heures supplémentaires, et ces mandats doivent être communiqués clairement. L'établissement de budgets des dépenses ayant trait aux heures supplémentaires constitue un moyen efficace de fixer des cibles opérationnelles et de s'assurer que les ressources sont utilisées avec efficience et pour les fins prévues; cela aide aussi à déterminer, mesurer et adresser les circonstances qui entraînent des coûts additionnels au niveau des heures supplémentaires.

À Statistique Canada, la planification des heures supplémentaires s'inscrit dans le processus annuel de planification budgétaire, et elle fait l'objet d'une surveillance visant à s'assurer de disposer de fonds opérationnels suffisants dans l'éventualité où les congés compensatoires accumulés par les employés ne peuvent être pris et doivent être payés à la fin de l'exercice, comme le prévoient les conventions collectives. Les divisions qui fournissent des services établissent leur budget d'heures supplémentaires en fonction du coût estimatif des fonctions de disponibilité prévues, d'après les ententes de service conclues avec leurs divisions clientes.

La Division de la divulgation financière de la Direction des finances examine les rapports mensuels d'heures supplémentaires en attente d'approbation dans le SGT pour s'assurer que ces opérations sont traitées en temps opportuns, et elle veille à ce que les coûts relatifs aux heures supplémentaires soient approuvés par la personne disposant des autorités requises. Le processus de rapport sur les écarts financiers (REF), qui est exécuté périodiquement, donne l'occasion aux gestionnaires d'examiner les dépenses et d'expliquer les écarts par rapport aux dépenses prévues. À la période 6 de chaque exercice (août), les cibles relatives aux articles d'exécution, dont les heures supplémentaires sont rajustées en fonction des nouvelles projections. Les prévisions établies à la période 6 servent de fondement pour la prise de décisions. À la fin de l'exercice, les coûts réels sont comparés aux prévisions de la période 6, et les écarts sont justifiés.

Dans le but d'évaluer l'efficacité et la pertinence de ces processus, des entrevues ont été menées auprès de gestionnaires et de membres du personnel de la Direction des Finances. Les entrevues ont permis de déterminer que l'analyse des écarts et les prévisions sont effectuées au niveau des divisions – les conseillers en gestion financière fournissant une orientation dans le cadre d'une gestion financière active –, aux fins des transferts de fonds en cours d'exercice. L'équipe d'audit a également examiné l'information financière disponible concernant les heures supplémentaires. Pour l'exercice 2013-2014, le budget initial au titre des heures supplémentaires était de 430 840 $; les prévisions ont été révisées à la période 6, ce montant étant porté à 1 332 000 $, et la charge réelle au titre des heures supplémentaires pour l'exercice a finalement totalisé 1 516 420 $.

Les services organisationnels de surveillance et de soutien fournis aux divisions de programme sont axés sur la gestion des fonds disponibles. Cependant, les dépenses reliées aux heures supplémentaires ne font pas l'objet d'un contrôle efficace durant l'année pour s'assurer que les coûts réels n'excèdent pas le budget établi. Même si des secteurs de l'organisme ne dépassent pas leurs enveloppes budgétaires respectives et que les écarts par rapport aux projections révisées de la période 6 sont justifiés, les dépassements des coûts des heures supplémentaires au niveau des programmes par rapport au budget établi au départ ne sont pas expliqués ni justifiés.

Si l'on n'établit pas des cibles financières fiables dans le budget initial, ou si l'on ne surveille pas ces cibles au niveau organisationnel, il y a un risque que des erreurs importantes se produisent sans qu'elles ne soient détectées, et que des tendances ou des anomalies ne soient pas décelées ou ne fassent pas l'objet d'un suivi.

La direction doit surveiller l'utilisation des heures supplémentaires par rapport aux plans établis afin que les coûts connexes soient réalistes. Pour étayer la prise de décisions, les superviseurs et les directeurs doivent avoir accès à des renseignements complets et actuels afin de pouvoir discerner les enjeux opérationnels et administratifs ainsi que les tendances entourant les heures supplémentaires.

Les superviseurs et les directeurs disposent des renseignements suivants à l'appui de la gestion des heures supplémentaires :

• Le SGT produit plusieurs rapports relatifs aux heures supplémentaires, ce qui comprend des rapports sur les heures supplémentaires en attente d'approbation, sur les congés compensatoires excédentaires et sur les transactions relatives aux heures supplémentaires qui n'ont pas encore fait l'objet de mesures par les RH. Ces rapports sont accessibles par les employés des Finances et des RH, qui veillent à ce que les demandes d'heures supplémentaires soient traitées en temps opportuns et que les soldes de congés compensatoires soient payés conformément aux dispositions des conventions collectives en vigueur.
• Le Système de rapports financiers (SRF) est un outil Web qui fournit un accès à tous les renseignements financiers essentiels sur les budgets au niveau des divisions et des programmes, y compris les projets à frais recouvrables. Les renseignements financiers peuvent être examinés selon différentes perspectives, car l'utilisateur peut afficher aussi bien des renseignements de nature générale que des opérations détaillées.
• Les gestionnaires doivent demander ou créer eux-mêmes des rapports dans le SRF selon leurs besoins et leurs préférences. Les renseignements sont disponibles, mais d'autres rapports prédéfinis pourraient être élaborés afin de simplifier la consultation et l'analyse d'indicateurs utiles (p. ex., employés ayant accumulé le plus d'heures supplémentaires, ou heures supplémentaires travaillées par des employés donnés lors d'exercices antérieurs).
• Les gestionnaires reçoivent le budget de leur division, les prévisions révisées à la lumière des tendances et les chiffres réels pour leur division avec chaque trousse d'examen financier mensuel. Les agents financiers (FI) examinent et analysent l'information afin de déterminer les tendances, et, s'il y a lieu, ils discutent avec les gestionnaires de la nécessité de rajuster les prévisions.

Les entrevues ont permis de confirmer que la plupart des détenteurs de budget gèrent les heures supplémentaires à partir d'une somme limitée de renseignements détaillés, et qu'ils s'en remettent aux analyses effectuées par leurs conseillers en gestion financière. La plupart d'entre eux étaient au courant du fait que des rapports personnalisés pouvaient être produits au moyen du SRF; cependant ils ignoraient comment produire ou demander de tels rapports. Ils utilisent donc plutôt l'interface du SGT, qui ne fournit pas suffisamment de renseignements pour qu'il soit possible de repérer les tendances et les irrégularités, de faire des comparaisons ou des remises en question à l'égard des heures supplémentaires demandées, ou encore de déceler les valeurs éloignées.

La direction et les organismes de surveillance n'ont pas de mandat clairement communiqué qui énonce les rôles en matière de surveillance et d'administration courante des heures supplémentaires. On n'a pas recours à l'établissement de budgets des dépenses au titre des heures supplémentaires pour fixer des cibles opérationnelles ou pour s'assurer que les ressources sont utilisées de façon efficiente et pour les fins prévues. Il y a un manque d'efficacité au niveau organisationnel lorsqu'il faut déterminer, mesurer et adresser les circonstances qui entraînent des coûts additionnels au niveau des heures supplémentaires.

L'autorisation préalable des heures supplémentaires est le plus souvent donnée verbalement, de sorte qu'il n'y a pas d'éléments probants documentés.

Un cadre de contrôle efficace doit être mis en application de façon uniforme à l'échelle de l'organisme à l'appui de la gestion des heures supplémentaires. Les gestionnaires de programmes responsables de l'autorisation préalable des heures supplémentaires et de l'attestation des travaux exécutés doivent veiller à ce que les heures supplémentaires soient consacrées aux fins prévues, et les employés des Finances et des RH doivent s'assurer que la rémunération est accordée conformément à la LGFP et que les modalités connexes sont conformes aux conventions collectives.

Autorisation préalable (article 32 de la LGFP)

À l'heure actuelle, les autorisations préalables des heures supplémentaires ne sont pas gérées ni consignées par l'intermédiaire du SGT. Les entrevues ont permis de confirmer que les détenteurs de budget ont donné une autorisation préalable écrite des heures supplémentaires lorsque cela est possible sur le plan opérationnel ou dans le cas de projets planifiés; toutefois, lorsque les heures supplémentaires sont requises à bref préavis, la responsabilité de donner l'autorisation préalable est souvent déléguée aux directeurs adjoints et aux chefs, et l'autorisation préalable est le plus souvent donnée verbalement.

Les activités entourant l'attestation des travaux exécutés sont inefficaces.

Attestation des travaux exécutés et droits (article 34 de la LGFP)

Deux échantillons discrétionnaires ont été sélectionnés afin de vérifier l'efficacité des contrôles clés touchant les heures supplémentaires :

• Un premier échantillon de 30 employés a été constitué parmi les 100 employés de l'organisme ayant accumulé le plus d'heures supplémentaires, ce qui assurait la couverture de tous les secteurs, aussi bien les programmes d'enquête essentiels que ceux non essentiels à la mission, les divisions qui fournissent les services et les fonctions intégrées.
• Le deuxième échantillon était composé de 14 des 25 employés qui ont accumulé le plus d'heures supplémentaires, ceux-ci ayant déclaré un nombre important d'heures supplémentaires sur une période de cinq ans.

Les techniques d'échantillonnage utilisées pour cet audit ont été déterminées en conformité avec des normes d'audit pertinentes en vue d'évaluer l'efficacité des différents contrôles (c'est-à-dire de déterminer que les contrôles fonctionnent comme prévu et de façon uniforme au cours de la période visée par l'examen). De ce fait, les résultats ne devraient pas être extrapolés sur la population, car les techniques d'échantillonnage en question ne donnent pas des résultats statistiquement représentatifs.

Au total, 14 divisions sont représentées dans ces échantillons. Des entrevues ont aussi été menées auprès de certains directeurs et directeurs adjoints ainsi qu'avec des employés clés des Finances et de la Sous-section de la rémunération (RH) afin de documenter le processus correspondant à chacun des trois niveaux d'examen en vue de l'attestation des heures supplémentaires.

Les procédures d'audit ont confirmé que les détenteurs de budget disposent des moyens requis pour surveiller les travaux exécutés et recueillir des données probantes portant sur des résultats mesurables. Parmi les exemples notés, mentionnons l'examen des résultats une fois les périodes de travail supplémentaire terminées, les courriels envoyés à la fin de ces périodes et l'examen des rapports de progrès. Malgré le fait que les travaux exécutés peuvent être surveillés par les détenteurs de budget, le processus présentait les lacunes suivantes :

• La plupart des détenteurs de budget n'examinaient pas d'éléments probants appuyant l'autorisation préalable ou n'en avaient pas la possibilité, étant donné que l'autorisation préalable était le plus souvent donnée verbalement.
• En général, avant qu'une approbation soit donnée, les horaires des employés ne sont pas examinés en ce qui touche l'absentéisme, les modifications apportées à ces horaires et les congés, ce qui peut donner lieu à une utilisation inefficace des heures supplémentaires.
• La plupart des détenteurs de budget ayant pris part à une entrevue ont déclaré que les employés étaient habituellement encouragés à demander des congés compensatoires plutôt qu'un paiement pour leurs heures supplémentaires, ce qui vise à atténuer l'incidence des heures supplémentaires sur les budgets.
• Les tests ont permis d'apprendre que, dans certains cas, des employés devant être présents pour accomplir leur travail avaient demandé des heures supplémentaires pour des périodes où ils étaient absents.
• Il y a eu des cas où des demandes de congé et d'heures supplémentaires ont été présentées et ont été approuvées pour la même journée.

L'absence de documentation concernant l'autorisation préalable des heures supplémentaires et le manque de diligence dans l'attestation du travail exécuté durant les heures supplémentaires sont des facteurs qui font augmenter le risque d'erreurs non détectées et qui peuvent donner lieu à une utilisation inefficiente des ressources. De plus, l'absence de données sur les résultats du processus de vérification limite l'examen des possibilités de recourir au processus de demande de paiement (article 33 de la LGFP).

Les détenteurs de budget et les superviseurs n'effectuent pas d'examen périodique des horaires des employés à des fins d'optimisation des ressources.

Statistique Canada doit rendre compte au public de l'utilisation efficace et efficiente de ses ressources. Afin de s'assurer d'une utilisation responsable des ressources et des fonds publics, les gestionnaires de programmes doivent exercer une gestion active des heures supplémentaires dans le but d'en faire une utilisation optimale.

Statistique Canada appuie ses employés et les encourage à concilier comme il se doit travail et vie personnelle, recourant à cette fin à différents mécanismes, comme les horaires de travail variables et les horaires comprimés. De telles modalités doivent être approuvées par les chefs (ou un responsable de niveau supérieur), elles doivent dépendre des besoins opérationnels, et elles doivent être conformes à la fois aux conventions collectives et aux principes directeurs de Statistique Canada. Les conventions collectives font également mention de la mise en œuvre d'horaires de travail variables, indiquant que cette mise en œuvre « ne doit pas entraîner des heures supplémentaires additionnelles ni une rémunération supplémentaire du seul fait du changement d'horaire ». Une fois qu'un horaire de travail modifié est approuvé, l'horaire révisé doit être saisi dans le SGT.

Environ 1000 employés ont travaillé selon un horaire variable quelconque à un moment ou à un autre entre le 18 octobre 2013 et le 28 novembre 2014.

Afin d'évaluer l'efficacité des contrôles entourant la gestion des heures supplémentaires et des horaires variables, l'équipe d'audit a sélectionné un échantillon composé de 14 des 25 employés qui ont accumulé le plus d'heures supplémentaires. Les tests ont permis de faire les constatations suivantes, qui ont ensuite été testés sur un échantillon de plus grande taille pour l'ensemble de l'organisme :

• La rémunération gagnée par les employés de l'échantillon au titre des heures supplémentaires totalisait 40 jours ou plus par année lors de chacune des cinq années précédentes. Pour la moitié de ces employés, la rémunération reçue pour les heures supplémentaires a donné lieu à une hausse de plus de 30 % de leur salaire annuel.
• Les horaires variables ou comprimés entraînent une hausse exponentielle des heures supplémentaires.
• Un grand nombre d'heures supplémentaires sont accumulées sous forme de congés compensatoires qui entraînent une hausse exponentielle des heures supplémentaires.
• Les heures supplémentaires associées aux fonctions de disponibilité ont fait en sorte que 6 employés se sont retrouvés parmi les 25 ayant accumulé le plus d'heures supplémentaires.
• Des situation où des heures supplémentaires avaient été demandées pour le deuxième jour de congé – qui sont rémunérées à un taux plus élevé (2,0) – même si les employés concernés n'avaient pas travaillé lors de leur premier jour de congé – où le taux de rémunération est plus bas (1,5) –, et ce, sans qu'une justification soit fournie.

La convention collective du groupe EC autorise les employés à travailler selon un horaire variable, avec le consentement de leur superviseur. La disposition 28.01 d(i) énonce ce qui suit :

(…) sur demande du fonctionnaire et avec l'approbation de son Employeur, le fonctionnaire peut effectuer sa durée de travail hebdomadaire au cours d'une période autre que celle de cinq (5) jours, à condition que, au cours d'une période dont l'horaire de travail variable, le fonctionnaire travaille en moyenne trente-sept virgule cinq (37,5) heures par semaine. Dans le cadre des dispositions du présent paragraphe, la méthode de relevé des présences doit être acceptée mutuellement par le fonctionnaire et l'Employeur. Au cours de chaque période donc l'horaire de travail variable, ledit fonctionnaire doit bénéficier de jours de repos pendant les jours qui ne sont pas à son horaire de travail normal.

Cela permet aux employés de la classification EC de modifier leur horaire de travail de telle sorte que leurs heures additionnelles de travail puissent être accumulées au taux normal afin de pouvoir être utilisées ultérieurement. Les horaires modifiés doivent être saisis dans le SGT.

Le SGT enregistre les modifications des horaires de travail des employés. Lorsque les heures quotidiennes et les heures hebdomadaires totales diffèrent de la norme, soit 7,5 heures et 37,5 heures, respectivement, le système envoie un courriel pour informer le superviseur de l'employé au sujet de la modification. Le système enregistre le nombre d'heures inscrites à l'horaire des employés, mais il ne fait pas le suivi du nombre total d'heures additionnelles travaillées au cours d'une période, et il ne repère pas et ne calcule pas les écarts par rapport aux heures régulières. Par exemple, si l'employé choisi d'entrer 9,5 heures de travail chaque jour pendant une période de cinq jours, le SGT ne fait aucun suivi des 10 heures accumulées en sus des heures régulières, ni du fait que l'employé dispose ainsi de 10 heures au taux normal dont il peut se prévaloir ultérieurement. Des entrevues avec des employés des Finances et des membres du personnel des TI ont permis de confirmer qu'il n'y a pour le moment aucun mécanisme servant au suivi des heures dans le cas des horaires de travail modifiés, si ce n'est que le gestionnaire reçoit un avis par courriel lorsqu'un horaire est modifié, tandis que les employés tiennent leur propre registre de leurs heures travaillées.

Un suivi systématique et exact des horaires de travail modifiés des employés donnerait à la direction la capacité de surveiller efficacement les ressources et d'en faire une utilisation optimale.

Les directeurs rencontrés en entrevue ont déclaré qu'ils n'examinent pas les demandes des employés en vue de la modification de leur horaire en fonction de l'incidence que cela peut avoir sur les coûts à assumer par l'organisme au titre des heures supplémentaires, et qu'aucune préoccupation n'est soulevée, sauf s'il y a de sérieux problèmes de rendement de la part de l'employé ou si le budget global du programme affiche un déficit.

Un certain nombre d'employés ne travaillent pas le temps additionnel requis chaque jour aux termes de leurs ententes d'horaire de travail comprimé.

Les employés de Statistique Canada peuvent se prévaloir d'un horaire de travail comprimé. Cela leur permet d'organiser leur horaire de manière à travailler, par exemple, 50 minutes de plus chaque jour, ce qui leur donne droit à une journée de congé aux deux semaines, qui est enregistrée dans le SGT à titre de jour de congé modifié. Environ 600 employés ont travaillé selon un horaire de travail comprimé à un moment ou à un autre entre le 18 octobre 2013 et le 28 novembre 2014.

Dans le cadre de l'audit, on a vérifié si les employés travaillaient effectivement le temps additionnel requis chaque jour aux termes de leurs modalités de travail comprimé. Un échantillon de 23 employés a été testé pour confirmer leur présence à leur lieu de travail pendant les 8 heures et 20 minutes requises.

Les techniques d'échantillonnage utilisées pour cette vérification ont été déterminées en conformité avec des normes d'audit pertinentes en vue d'évaluer l'efficacité des différents contrôles (c'est-à-dire de déterminer que les contrôles fonctionnent comme prévu et de façon uniforme au cours de la période visée par l'examen). De ce fait, les résultats ne devraient pas être extrapolés sur la population, car les techniques d'échantillonnage en question ne donnent pas des résultats statistiquement représentatifs.

Selon les résultats obtenus, 13 des 23 employés inclus dans l'échantillon ne faisaient pas le temps additionnel de travail requis chaque jour.

Les entrevues ont permis d'apprendre qu'il existe une culture fondée sur la confiance à l'intérieur de l'organisme, et que les gestionnaires comptent sur leurs employés pour travailler les heures additionnelles quotidiennes convenues avec une supervision limitée.

Plusieurs divisions gèrent les heures supplémentaires à l'extérieur du cadre de contrôle.

Un certain nombre d'anomalies et de tendances similaires ont été observés lors des tests d'audit. La comparaison des heures de travail des employés saisies dans le SGT et de la présence réelle des employés à leur lieu de travail a mis en lumière un nombre élevé d'écarts.

Des entrevues ont été menées avec des directeurs et des employés de six divisions où des anomalies ont été constatées, et l'on a pu confirmer que les heures supplémentaires ne sont pas toujours gérées à partir du SGT. Les superviseurs et les employés concluent des ententes informelles, selon lesquelles des heures supplémentaires peuvent être travaillées et des congés compensatoires peuvent être pris par la suite, sans que les heures supplémentaires soient saisies dans le SGT.

On a pu observer que les méthodes suivantes étaient utilisées :

• La rémunération des heures supplémentaires prend la forme d'une annulation de congés déjà pris dans le SGT, avec l'approbation du superviseur – qui n'est pas nécessairement le détenteur de budget dûment autorisé à approuver les heures supplémentaires. Ainsi, les heures supplémentaires sont portées au crédit du solde des congés, puis des frais de projet sont enregistrés dans le SGT alors que, en réalité, l'employé est en congé compensatoire.
• L'employé présente une demande de congé dans le SGT pour une date future, puis il demande à son superviseur de ne pas approuver la demande mais de la laisser en suspens jusqu'à ce que le jour de congé soit pris. Lorsque l'employé reprend le travail, la demande de congé est annulée dans le SGT. Les tests d'audit ont révélé des profils clairs correspondant à la saisie de données dans le SGT à cette fin. Dans certains cas, les remarques inscrites à la demande de congé établissaient explicitement qu'il s'agissait d'une demande de congé annulée pour fins de compensation au titre des heures supplémentaires travaillées.

Afin d'estimer la mesure dans laquelle les heures supplémentaires sont gérées sans l'utilisation du SGT de l'organisme, l'équipe d'audit a vérifié un échantillon de transactions de congé supprimées et annulées qui se rapportaient à 72 employés travaillant au sein de 43 des 77 divisions, ayant été tirés sur l'ensemble des secteurs. Les résultats montrent que près de la moitié des opérations contrepassées présentaient le même profil que celui observé à l'égard du suivi des modalités informelles. Des entrevues de suivi ont été menées auprès de directeurs et de directeurs adjoints des divisions où l'on comptait le plus grand nombre de transactions de congé contrepassées, et il a été confirmé que les ententes informelles entre les chefs et les employés à l'égard des heures supplémentaires constituent une pratique connue dans bon nombre de divisions réparties dans tous les secteurs.

Bien que les employés soient tenus d'inscrire dans le SGT l'utilisation de leur temps de travail durant les heures régulières, l'approbation du superviseur n'est pas requise. L'approbation des heures bimensuelles des employés serait réputée constituer une attestation des travaux exécutés, conformément à l'article 34 de la LGFP, dans le contexte de la paye. En conséquence, les superviseurs ne sont pas obligés de procéder à l'examen, à l'approbation et à l'attestation des codes de projet qui sont saisis dans le SGT pour l'imputation du temps, ce qui servirait à attester la validité du temps de travail entré dans le système et aiderait à détecter les erreurs, par l'exemple l'omission de codes de congé lorsque l'employé est absent.

Le cadre de contrôle de la gestion des heures supplémentaires n'est pas mis en application de façon uniforme à l'échelle de l'organisme. Le processus d'autorisation préalable des heures supplémentaires et d'attestation des travaux exécutés présente des lacunes. La gestion des heures supplémentaires à l'extérieur au cadre de contrôle va à l'encontre de la LGFP et crée des occasions de contourner les dispositions des conventions collectives. En outre, cela conduit à une sous-estimation des coûts réels au titre des heures supplémentaires et compromet l'intégrité de l'information sur laquelle se fonde la direction pour la prise de décisions.

Un resserrement est requis au niveau de la gestion des heures supplémentaires découlant des fonctions de disponibilité.

Des heures supplémentaires sont également générées lorsque l'on demande à des employés de rester disponibles pour travailler en dehors de leurs heures de travail – ce que l'on appelle la « disponibilité ». Ce sont les besoins opérationnelles qui font qu'un programme relatif aux fonctions de disponibilité est requis, et un tel programme présente plusieurs avantages; des employés qualifiés sont disponibles lorsque se produisent des urgences pouvant avoir des répercussions importantes sur les opérations de base.

Les conditions entourant les fonctions de disponibilité et l'application de la rémunération connexe sont énoncées dans les conventions collectives. En règle générale, ces dernières exigent que les employés en disponibilité soient rémunérés à un taux correspondant à une demi-heure par période de quatre heures (ou une portion d'une telle période) où ils doivent être disponibles. Elles précisent aussi que, pour avoir droit à une indemnité de disponibilité, l'employé doit être désigné par lettre ou par inscription sur une liste, et que l'employé appelé qui se trouve dans l'impossibilité de se présenter au travail ne reçoit aucune indemnité de disponibilité.

Entre le 1er avril 2013 et le 31 octobre 2014, 12 763 demandes d'indemnité de disponibilité ont été approuvées à l'égard de 172 employés. À l'heure actuelle, il n'y a pas de documentation de référence ni de lignes directrices à l'appui de l'autorisation préalable et de l'attestation des fonctions de disponibilité. Statistique Canada a mis de l'avant les pratiques communes suivantes afin de s'assurer de la conformité à la LGFP et aux conventions collectives.

L'autorisation préalable des fonctions de disponibilité se situe à deux niveaux décisionnels :

1. Le directeur ou le détenteur de budget détermine la nécessité de prévoir des fonctions de disponibilité en dehors des heures régulières dans le cadre d'un programme à la lumière des risques opérationnels; il documente les raisons expliquant ce besoin et approuve formellement l'horaire global pour la période où les fonctions de disponibilité sont requises, ce qui se fait au moyen d'une entente sur les niveaux de service (ENS) entre le directeur de la division de programme cliente et celui de la division fournissant les services. Les besoins opérationnels et les fonctions de disponibilité doivent être réexaminés afin d'en déterminer la pertinence, et les ententes conclues doivent être renouvelées périodiquement.
2. Le directeur adjoint ou encore le chef ou un gestionnaire de même niveau détermine quels sont les employés qualifiés qui peuvent assurer les fonctions de disponibilité. Les horaires relatifs aux fonctions de disponibilité doivent être communiqués aux employés qualifiés en fonction de leur disponibilité, ce qui sert de point de référence pour établir l'admissibilité des employés et leur droit à une indemnité de disponibilité.

Une fois que l'employé a terminé sa période de disponibilité en conformité avec l'horaire établi, il doit enregistrer cette information dans le SGT pour qu'elle soit approuvée et que la rémunération correspondante soit accordée. À la fin de chaque mois, un rapport sur les heures supplémentaires est produit et est présenté au superviseur de l'employé, qui recommande l'approbation de la demande au directeur du programme client (le cas échéant). Ultimement, une recommandation est présentée au détenteur de budget en vue de l'approbation de la demande.

Avant d'approuver les heures supplémentaires découlant des fonctions de disponibilité, le gestionnaire du centre de responsabilité financière doit s'assurer que les heures passées en disponibilité qui sont enregistrées par l'employé concordent avec les heures de disponibilité prévues dans l'ENS et dans l'horaire relatif aux fonctions de disponibilité. Il doit aussi vérifier que l'employé était disponible pour travailler durant cette période. En conformité avec les autorités déléguées, les superviseurs peuvent gérer les horaires relatifs aux fonctions de disponibilité, mais les gestionnaires doivent disposer des autorités de signature de documents financiers en application de l'article 34 de la LGFP aux fins d'approuver les demandes d'heures supplémentaires.

Les programme relatif aux fonctions de disponibilité ne sont pas approuvés formellement et ne sont pas réexaminées périodiquement pour en déterminer la pertinence.

Un cadre de contrôle efficace doit être mis en application de façon uniforme aux fins de la gestion des programmes relatifs aux fonctions de disponibilité. Lorsqu'un gestionnaire de programme donne une autorisation préalable afin que des employés soient disponibles en dehors des heures de travail régulières et qu'il atteste que les employés ont droit à une rémunération au titre de leurs fonctions de disponibilité, il doit s'assurer que la demande relative aux fonctions de disponibilité est rattachée aux fins prévues au programme, et les employés des Finances et des RH doivent veiller à ce que la rémunération correspondante soit accordée en conformité avec la LGFP et avec les conventions collectives.

Autorisation préalable (article 32 de la LGFP)

Afin de vérifier si les fonctions de disponibilité font l'objet d'une autorisation préalable, l'équipe d'audit a sélectionné de façon discrétionnaire 19 employés ayant demandé des heures supplémentaires au titre de fonctions de disponibilité. L'équipe d'audit a aussi demandé que les directeurs ayant approuvé les heures supplémentaires fournissent des documents établissant qu'il était nécessaire de compter sur des employés disponibles en dehors des heures régulières, de même que les horaires cycliques permettant de justifier le nombre d'heures de disponibilité déclarées par ces employés. Au total, sept divisions ont été prises en compte dans l'échantillon.

Les résultats ont montré que la nécessité de prévoir des employés en disponibilité a été établie et a été documentée dans les ENS pour cinq des sept divisions; toutefois, une seule des ententes avait été dûment signée par la personne ayant les autorités requises. Dans le cas d'une division, l'ENS était encore dans une version provisoire, et son contenu n'avait pas été établi de façon définitive. La liste des employés autorisés à demander des heures supplémentaires au titre des fonctions de disponibilité avait été établie conformément aux conventions collectives pour chacune des sept divisions. Bien que des horaires cycliques soient prévus, les demandes d'heures supplémentaires au titre des fonctions de disponibilité ayant été enregistrées par les employés de trois des sept divisions ne concordaient pas avec les horaires approuvés. Les tests ont en outre révélé que 17 employés ayant accumulé un nombre élevé de transactions relatives aux fonctions de disponibilité (entre 125 et 425 au cours de la période examinée) n'avaient inscrit aucun rappel au travail.

La nécessité de compter sur des employés en disponibilité en dehors des heures de travail régulières n'est pas toujours documentée de manière formelle, et les fonctions de disponibilité ne sont pas toujours approuvées ou réexaminées périodiquement pour en assurer la pertinence. Lorsque les besoins opérationnels ne sont pas réexaminés de façon périodique, des solutions plus optimales en vue de combler les besoins en dehors des heures de travail régulières ne sont pas prises en compte, et des opportunités de réaliser des économies de coûts sont omises.

L'attestation de l'admissibilité et du droit à une rémunération au titre des fonctions de disponibilité (article 34 de la LGFP) est donnée par une personne dûment autorisée à le faire.

L'attestation de l'admissibilité et du droit à une rémunération au titre des fonctions de disponibilité doit être donnée par un détenteur de budget. Avant d'approuver des demandes d'heures supplémentaires rattachées à des fonctions de disponibilité, les gestionnaires des centres de responsabilité financière doivent vérifier que les heures de disponibilité enregistrées par les employés concordent avec les heures de disponibilité prévues dans l'ENS, que les activités des employés qui sont enregistrées correspondent aux horaires établis, et que les employés étaient disponibles pour exécuter leurs tâches s'ils devaient être appelés à le faire durant la période en question.

Pour vérifier si les demandes d'heures supplémentaires avaient été approuvées par des personnes disposant des autorités requises, l'échantillon de 19 employés ayant servi à la vérification du processus d'autorisation préalable a été utilisé. Les résultats ont montré que, dans tous les cas, les demandes d'heures supplémentaires avaient été approuvées par la personne dûment autorisée à partir du SGT. Toutefois, l'absence de documentation à l'appui, constatée lors de l'examen du processus d'autorisation préalable, a donné lieu à des lacunes quant à l'objet des autorisations préalables en vertu de l'article 32 de la LGFP à l'égard des fonctions de disponibilité – qui, quand, pendant combien de temps, et pour quels services.

Une plus grande diligence doit être exercée dans la gestion des horaires de disponibilité à des fins d'optimisation des ressources.

Les lignes directrices en vigueur à Statistique Canada autorisent généralement les employés à choisir leurs heures de travail, tant et aussi longtemps que leurs horaires n'engendrent pas des coûts additionnels pour l'organisme. Les horaires de travail des employés doivent être pris en compte avant que des fonctions de disponibilité soient attribuées à des employés donnés, de manière à s'assurer que ceux-ci sont disponibles pour fournir les services requis et que leurs heures de travail ne donnent pas lieu à des coûts additionnels au titre des heures supplémentaires.

Afin de vérifier si les horaires de disponibilité des employés étaient gérés efficacement à des fins d'optimisation des ressources, on a procédé à l'analyse et à la vérification des données entrées au titre des fonctions de disponibilité au cours de la période examinée, ce qui a permis de faire les observations suivantes :

• Il y a eu 12 763 transactions relatives aux fonctions de disponibilité saisies dans le SGT; 3 072 d'entre elles (24 %) découlaient de périodes de disponibilité d'une heure ou moins et ont donné lieu à une rémunération de 30 minutes par période enregistrée, conformément aux conventions collectives.
• Tout dépendant des horaires des employés (début et fin des heures de travail), les périodes de disponibilité enregistrées étaient souvent courtes – 10, 30, 45 et 60 minutes avant le début ou après la fin de l'horaire de travail des employés. Chaque fois qu'un employé déclare une période aussi courte, il a droit à 30 minutes de rémunération au titre des heures supplémentaires.
• Parmi les 172 employés ayant déclaré des fonctions de disponibilité au cours de la période examinée, 20 (11,6 %) ont déclaré entre 60 et 320 périodes de disponibilité de moins d'une heure. Cela a donné lieu à l'accumulation d'heures supplémentaires totalisant entre 4 et 21 jours au cours de la période de 13 mois à l'étude.

Les directeurs et les directeurs adjoints ayant participé à des entrevues ont confirmé qu'ils n'examinent pas et ne gèrent pas les horaires des employés dans une optique d'optimisation des ressources lorsqu'ils planifient et approuvent les fonctions de disponibilité.

Les tests ont aussi mis en lumière plusieurs demandes douteuses dans le SGT :

• Dans certains cas, des employés ont demandé des heures de disponibilité pour un jour où ils avaient pris un congé de maladie ou lors de périodes où ils étaient en vacances à l'étranger.
• Certains des employés ont demandé des heures de disponibilité au cours de périodes où ils avaient également déclaré des heures supplémentaires. Or, de nombreuses conventions collectives comportent une disposition interdisant le cumul de paiements au titre des heures supplémentaires en parallèle avec des demandes relatives à des fonctions de disponibilité.

Le cadre de contrôle entourant la gestion des fonctions de disponibilité n'est pas appliqué de façon uniforme. Le processus d'autorisation préalable des fonctions de disponibilité en dehors des heures régulières de travail présente des lacunes. Les procédures mises en application par les gestionnaires de programmes et par les employés des Finances et des RH n'assurent pas à ce que les fonctions de disponibilité servent aux fins prévues. La rémunération au titre des fonctions de disponibilité est accordée en conformité avec la LGFP et avec les conventions collectives.

Annexe A : Critères d'audit

Annexe B : Acronymes