Le cadre de protection des renseignements personnels de Statistique Canada est un recueil de pratiques, de procédures et de mesures de gouvernance approuvées liées à la vie privée. Le regroupement de tous ces éléments de protection des renseignements personnels en un seul document met en évidence toute l'étendue du contrôle de la protection de la vie privée dans les activités de Statistique Canada.
Le présent document prendra en compte toutes les nouvelles pratiques, procédures ou mesures de gouvernance qui se rapportent au cadre de protection des renseignements personnels, à mesure qu'elles évoluent. En conséquence, le cadre de protection des renseignements personnels de Statistique Canada demeurera toujours d'actualité. Lorsque des mises à jour seront requises, elles seront préparées par le dirigeant de la protection des renseignements personnels de Statistique Canada, puis présentées au Comité de coordination de la sécurité pour approbation.
1. Agent principal de la protection des renseignements personnels
Le directeur du Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l'information assume les fonctions de dirigeant principal de la protection des renseignements personnels (DPPRP) à Statistique Canada, désigné par le statisticien en chef. Le DPPRP fournit un leadership sur des questions liées à la vie privée, élabore des stratégies et des processus opérationnels qui font en sorte que la protection des renseignements personnels est prise en considération dans les décisions opérationnelles et assure la protection des renseignements en effectuant des examens de programme sur le plan de la protection de la vie privée.
Le DPPRP tire son expertise de son rôle de directeur du Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l'information (BGPVPCI) et est appuyé par la dirigeante principale de la sécurité (DPS) et le dirigeant principal de l'information (DPI), puisque les questions liées à la sécurité physique et informatique ainsi qu'à la gestion de l'information (GI) constituent des éléments essentiels au soutien de la protection des renseignements personnels dans une organisation.
Le DPPRP gère le programme de protection de la vie privée de l'organisme, qui est chargé :
- élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des procédures à l'appui de la protection des renseignements personnels dans l'organisation;
- conseiller le personnel et la direction sur des questions de protection de la vie privée;
- enquêter et à faire rapport sur les atteintes aux renseignements personnels;
- entreprendre des examens de programme afin de s'assurer du respect des dispositions relatives à la protection des renseignements personnels;
- offrir de la formation à tous les employés sur la protection des renseignements personnels.
2. Gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Puisque Statistique Canada est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels,il doit s'assurer du respect des principes de protection de la vie privée intégrés dans la Loi, y compris la protection des renseignements personnels. En tant que principale loi de Statistique Canada, la Loi sur la statistique prévoit également la protection des renseignements recueillis dans le cadre du mandat de l'organisme; l'interprétation des deux lois sur le plan de la protection des renseignements peut se faire concurremment. La Loi sur la protection des renseignements personnels interdit la divulgation de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, sauf si la Loi l'autorise expressément. Toutefois, les renseignements peuvent être assujettis à une autre loi qui interdit leur divulgation. Cette autre loi qui interdit la divulgation est la Loi sur la statistique, qui énonce explicitement que les renseignements susceptibles d'identifier une personne ne peuvent pas être divulgués. Il y a une exception dans la Loi sur la statistiquequi permet cette divulgation avec le consentement de la personne concernée (et à la discrétion du statisticien en chef), ce qui cadre avec le principe de divulgation avec consentement de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Statistique Canada n'est pas assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Toutefois, la LPRPDE peut influer sur les activités de Statistique Canada, étant donné que les fournisseurs de données y sont assujettis, ce qui peut limiter leur autorisation à divulguer des renseignements personnels à Statistique Canada.
3. Politiques et procédures
Les politiques et les procédures sont essentiels à l'interprétation uniforme des obligations en matière de protection des renseignements personnels. En adoptant une politique ou une procédure officielle au sein de l'organisation, Statistique Canada veille à ce que tous les employés, y compris la direction, aient une compréhension commune de l'objectif et de l'application des principes de protection de la vie privée. Puisque les employés ne sont pas tous des experts de l'interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de ses politiques à l'appui, ils ont accès à des spécialistes sur le sujet au Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l'information.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est responsable de fournir une orientation sur l'interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d'émettre des politiques qui en facilitent le respect. Statistique Canada est assujetti à ces politiques.
De plus, Statistique Canada détient une liste d'instruments de politique (ci-dessous) qui incorporent les principes de protection de la vie privée dans ses programmes statistiques. L'évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) établit une corrélation claire entre ces instruments.
En ce qui concerne la protection de la vie privée des employés, le SCT fournit des politiques facilitant le respect des principes de protection de la vie privée, et Statistique Canada a élaboré des pratiques exemplaires et des procédures visant à renforcer les politiques.
| Titre de l'instrument de gouvernance | Objet |
|---|---|
| Loi sur la protection des renseignements personnels | Loi qui supervise la protection des renseignements personnels au gouvernement fédéral. |
| Loi sur la statistique | Loi qui accorde à Statistique Canada le pouvoir d'exercer ses activités. |
| Généralités | |
| Politique sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité | S'assurer de la protection et de l'utilisation efficaces des renseignements en déterminant, en évaluant, en surveillant et en atténuant les risques liés à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité dans les programmes et les activités faisant appel à la collecte, à la conservation, à l'utilisation, à la divulgation et à l'élimination de l'information qui fait partie du champ d'application de la Loi sur la statistique ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. |
| Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée | Démontrer comment Statistique Canada tient compte des principes de protection de la vie privée dans toutes ses activités statistiques. Statistique Canada utilise des outils normalisés pour ses activités statistiques. |
| Accès à l'information | |
| Politique sur l'accès aux microdonnées | Obtenir un accès efficient et efficace aux microdonnées de Statistique Canada aux fins de statistique, tout en assurant que la confidentialité des renseignements est protégée. |
| Politique sur l'utilisation de données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique | Maximiser l'efficience et l'efficacité de l'utilisation des données administratives dans les programmes statistiques. |
| Directive sur l'obtention de données administratives en vertu de la Loi sur la statistique | Maximiser l'efficience et l'efficacité de l'utilisation des données administratives dans les programmes statistiques. |
| Directive sur l'information des répondants aux enquêtes | S'assurer que les participants aux enquêtes reçoivent les renseignements clés de l'enquête, l'utilisation faite des renseignements recueillis, l'autorisation législative en vertu de laquelle les renseignements sont recueillis et ce qui leur est demandé. |
| Divulgation des renseignements | |
| Directive concernant le partage de données | S'assurer que les renseignements confidentiels ne sont divulgués que de la manière prescrite par la Loi sur la statistique. La directive décrit la condition selon laquelle le statisticien en chef peut donner son accord à la divulgation de renseignements confidentielsNote de bas de page 1. |
| Directive relative à la révélation discrétionnaire | S'assurer que les renseignements confidentiels ne sont divulgués que de la manière prescrite par la Loi sur la statistique. La directive décrit les conditions sous lesquelles le statisticien en chef peut consentir à la divulgation de renseignements confidentiels. |
| Lignes directrices pour l'obtention d'une autorisation de révélation discrétionnaire | Donner une orientation sur le moment et la manière de demander un arrêté de divulgation discrétionnaire de la part du statisticien en chef. |
| Lignes directrices pour obtenir le consentement | Fournir une orientation sur la manière de demander le consentement d'un répondant relativement à la divulgation de ses renseignements. |
| Directives pour la diffusion des fichiers de microdonnées | Donner une orientation à la soumission pour la diffusion de microdonnées et préciser les critères de cette diffusion. |
| Utilisation des renseignements | |
| Directive sur le couplage de microdonnées | Assurer une gestion efficace de l'activité de couplage de microdonnées menée par l'organisme national de statistique (ONS) pour que les avantages analytiques du couplage de microdonnées appuient le mandat de l'ONS, tout en reconnaissant et en atténuant l'intrusion dans la vie privée que représente cette activité en raison de sa nature. |
| Directive sur l'utilisation de personnes réputées être employées | Fournir une orientation sur les procédures à suivre pour permettre à un chercheur de devenir une personne réputée être employée de Statistique Canada et sur les fins pour lesquelles un chercheur peut devenir une personne réputée être employée. |
| Protection des renseignements | |
| Politique sur la protection de la vie privée | Faciliter la conformité législative et réglementaire, et maximiser l'efficacité de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (réseau B) et de ses règlements par les institutions fédérales; assurer l'uniformité des pratiques et des procédures lors de l'application de la Loi et de ses règlements pour que les demandeurs reçoivent une aide pour présenter des demandes d'accès aux renseignements personnels; assurer la protection et la gestion efficaces des renseignements personnels en déterminant, en évaluant, en surveillant et en atténuant les risques liés à la protection des renseignements personnels dans les programmes et les activités du gouvernement mettant en jeu la collecte, la conservation, l'utilisation, la divulgation et l'élimination des renseignements personnels. |
| Directive sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée | Démontrer que les activités liées à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels sont évaluées par rapport aux risques relatifs à la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité, et élaborer des mesures visant à réduire ou à éliminer les risques déterminés. |
| Directive sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate | Protéger la confidentialité de tous les renseignements statistiques conformément à la Loi sur la statistique et aux exigences applicables en matière de sécurité du gouvernement. |
| Directive sur la transmission de renseignements protégés | Assurer la protection de renseignements statistiques de nature délicate et d'autres renseignements lorsqu'ils sont transmis à une source externe ou à partir de celle-ci, y compris les répondants aux enquêtes, et éliminer les risques de divulgation. |
| Protocole en cas d'atteinte portée aux renseignements personnels et à la protection de la vie privée | Décrire les procédures à suivre en cas d'atteinte à la vie privée liée aux renseignements désignés et classifiés. |
| Gestion de l'information | |
| Politique sur la gestion de l'information | Assurer une gestion efficiente et efficace de l'information pour appuyer Statistique Canada dans le cadre de son mandat. |
| Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques | Établir un processus de gestion des microdonnées statistiques et du fonds de statistiques agrégées de l'organisme en ce qui concerne la classification des dossiers, la documentation requise et les périodes de conservation. |
| Directive sur la gestion des statistiques agrégées | Établir un processus de gestion des microdonnées statistiques et du fonds de statistiques agrégées de l'organisme en ce qui concerne la classification des dossiers, la documentation requise et les périodes de conservation. |
4. Outils à l'appuiNote de bas de page 2
| Outils | Objectif |
|---|---|
| Arrêtés administratifs et autorisations | Les arrêtés administratifs et autorisations ont été créés pour démontrer l'autorisation officielle du statisticien en chef de prescrire une enquête, permettre à un employé d'acquérir des données au nom de Statistique Canada ou autoriser la divulgation de renseignements confidentiels. |
| Gabarit normalisé pour la communication de renseignements (article 12) | Un gabarit non négociable pour la communication de données a été créé afin d'assurer une approche uniforme avec les organisations destinataires, de veiller à ce que des mesures de sécurité uniformes soient en place et de faciliter et d'accélérer la communication de renseignements. |
| Accords et lettres portant sur l'acquisition de données | Les accords et les lettres portant sur l'acquisition de données permettent de faciliter et d'accélérer les négociations visant l'acquisition de données auprès d'un fournisseur de données. |
| Engagement de non-divulgation et protocole d'entente normalisés | Un engagement de non-divulgation ou un protocole d'entente portant sur la divulgation de renseignements confidentiels est nécessaire afin de rappeler aux parties destinataires leur obligation de préserver la confidentialité des renseignements. |
| Accusés de réception de transfert | Les accusés de réception de transfert sont en place autant pour le directeur du programme qui transfère des renseignements confidentiels à une autre partie que pour la partie à qui les renseignements sont destinés. Ils rappellent aux parties qu'une autorisation en bonne et due forme est nécessaire pour transférer des renseignements et permettent de préserver la confidentialité des renseignements. |
| Gabarit pour le couplage de microdonnées | Lors d'un nouveau couplage de microdonnées, il faut remplir un gabarit contenant des renseignements de base nécessaires à l'autorisation du couplage. |
| Formulaires de confirmation de conformité | Lorsqu'un programme statistique cherche à entreprendre une activité qui n'est pas expressément autorisée dans une directive, mais qui cadre avec les principes figurant dans la directive, il peut remplir un formulaire de confirmation de conformité et le soumettre au comité approprié pour confirmation. |
5. Experts
Statistique Canada a aussi des experts pour soutenir les programmes et les employés dans l'interprétation des lois, des politiques et des directives.
Le Comité de coordination de la sécurité, qui est composé de cadres supérieurs de différents secteurs de l'organisme, joue un rôle important dans le renforcement de la protection des renseignements personnels au sein de l'organisme. Il offre de l'aide et prodigue des conseils quant à l'élaboration de politiques, de procédures et de programmes appropriés, y compris des programmes de formation et de sensibilisation.
La Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l'information (BGPVPCI) est principalement responsable de donner des conseils sur l'application des lois, des politiques et des directives liées à la protection des renseignements personnels. Elle veille à ce que des mesures de protection appropriées soient en place afin d'atténuer ou d'éliminer les risques d'utilisation ou de divulgation inappropriée de renseignements, ainsi que des mesures visant à assurer l'intégrité et la disponibilité des renseignements.
Le BGPVPCI fournit aux employés de Statistique Canada une orientation judicieuse sur la protection des renseignements dans le cadre de leurs activités quotidiennes. À l'aide de campagnes de sensibilisation, le portail sur la GI sur le RCI et de ses boîtes aux lettres destinées aux questions, le BGPVPCI représente une source de renseignements et rappelle l'importance de la conformité aux directives de l'organisme.
Le groupe de travail sur la sensibilisation à la sécurité intégrée, qui est composé d'experts de la technologie de l'information, de la gestion de l'information et de la sécurité physique, veille à ce que les activités liées à la sécurité des renseignements personnels communiquent un message uniforme et clair à tous les employés.
6. Aborder des éléments précis de la protection des renseignements personnels
Voici des éléments précis de la protection des renseignements personnels liés aux activités statistiques de Statistique Canada. Les éléments ont été intégrés dans les processus statistiques et soutiennent un cadre de protection des renseignements personnels robuste et transparent.
a. Consentement
En ce qui concerne les renseignements personnels recueillis en vertu de la Loi sur la statistique, l'élément du consentement se trouve dans de nombreux processus à Statistique Canada. L'agence a élaboré des pratiques quant au moment de demander ou non le consentement d'une personne en tenant compte que les renseignements ne sont utilisés qu'à des fins statistiques.
| Processus | Type de consentement | Raison |
|---|---|---|
| Collecte | Collecte directe : Le consentement à participer est implicite lorsque la personne fournit ses renseignements. Les personnes sont informées si la collecte est volontaire ou obligatoire. | Collecte directe : Les personnes ont la possibilité de refuser de participer à des enquêtes volontaires en ne fournissant tout simplement pas les renseignements. |
| Collecte indirecte : Il est sous-entendu que le consentement a été accordé ou qu'il existe une autorisation de divulguer des renseignements à Statistique Canada. | Collecte indirecte : Les fournisseurs de données ont la responsabilité de s'assurer qu'ils ont l'autorisation de transmettre des renseignements à Statistique Canada. | |
| Communication et divulgation | On demande aux répondants aux enquêtes, au moment de la collecte, le consentement exprès de communiquer leurs renseignements, et ils sont informés du destinataire exact et de l'utilisation statistique des renseignements. | La Loi sur la statistique permet la communication des renseignements avec le consentement du répondant, et un accord conclu entre Statistique Canada et l'organisation destinataire doit être en place. La communication n'est permise qu'à des fins statistiques, à moins que l'organisation destinataire dispose d'une loi qui oblige la personne à fournir ses renseignements. |
| On demande aux répondants aux enquêtes, au moment de la collecte ou après, le consentement explicite de divulguer leurs renseignements. Ils sont informés du destinataire exact et de l'utilisation statistique des renseignements. | La Loi sur la statistique permet la divulgation des renseignements avec le consentement du répondant et une autorisation du statisticien en chef. Dans le cas où des renseignements personnels sont divulgués, Statistique Canada demande au destinataire de signer une entente de confidentialité ou un engagement de non-divulgation, en vertu duquel ce dernier accepte d'assurer la confidentialité des renseignements et de les utiliser uniquement à des fins statistiques. | |
| Données fiscales : On demande aux répondants aux enquêtes de donner leur consentement exprès à la divulgation de leurs renseignements fiscaux à une autre partie. | L'Agence du revenu du Canada (ARC) permet à Statistique Canada de divulguer les renseignements fiscaux d'un répondant si un consentement clairement exprimé (question précise posée par l'ARC) est obtenu du répondant. Le statisticien en chef peut utiliser son pouvoir discrétionnaire pour divulguer les renseignements. | |
| Enfants : On ne demande pas aux répondants aux enquêtes âgés de 14 ans ou moins d'accorder leur consentement à la communication de leurs renseignements. Le consentement est demandé au parent ou au tuteur. | Statistique Canada utilise aussi le principe de l'attente raisonnable selon laquelle le mineur comprend le but et les conséquences de leur consentement de divulguer ou de communiquer leurs renseignements. | |
| Procuration : Une personne peut consentir à la communication des renseignements au nom du répondant sélectionné. On demande à la personne de confirmer qu'il a consulté le répondant. | Ce type de consentement est rarement utilisé. Le Recensement de la population utilisait ce type de consentement pour la divulgation des renseignements sur le recensement à Bibliothèque et Archives Canada (BAC), 92 ans après la collecte. | |
| Utilisation | Couplage de données : Les répondants sont toujours informés que leurs renseignements peuvent être appariés à d'autres renseignements. | Le couplage ou l'appariement de données est une technique statistique et est considéré comme une utilisation uniforme des renseignements. |
b. Accès, correction et plainte
Le dirigeant principal de la protection des renseignements personnels est aussi le coordonnateur de la protection des renseignements personnels pour Statistique Canada, qui est responsable de donner l'accès à une personne à ses propres renseignements. L'accès ne peut être refusé que dans certains cas, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le coordonnateur de la protection des renseignements personnels s'assure que les renseignements personnels sont décrits dans des banques de renseignements personnels, comme l'exige la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui sont publiées conformément aux « Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements » (anciennement appelé Info Source). Si une demande de correction à des renseignements personnels est présentée à son bureau, le coordonnateur de la protection des renseignements personnels demandera la correction dans le cas de programmes non statistiques. Dans le cas de programmes statistiques, les renseignements n'ont pas à être corrigés, car ils ne sont pas utilisés à des fins administratives, et de telles corrections ne sont pas toujours faisables sur le plan opérationnel.
Le dirigeant principal de la protection des renseignements personnels (DPPRP) est responsable de répondre aux préoccupations ou aux plaintes des employés ou du public sur la gestion de leurs renseignements personnels. Dans certains cas, le DPPRP entreprendra une enquête sur les processus internes afin de déterminer s'il y a atteinte à la vie privée et de s'assurer de la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les rapports d'incidents sont préparés, et l'agent de sécurité du ministère approuve le rapport sur l'atteinte à la vie privée et les recommandations, en fonction des recommandations du DPPRP. S'il y a une atteinte importante, le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Commissariat à la protection de la vie privée, ainsi que la personne dont les renseignements ont fait l'objet de l'atteinte, en sont avisés conformément au Protocole en cas d'atteinte portée aux renseignements et à la protection de la vie privée. Si le plaignant n'est pas satisfait des résultats de l'enquête, il peut déposer une plainte devant le Commissariat à la protection de la vie privée. En cas d'atteinte non importante, la personne peut en être avisée si le DPPRP et la DSB le jugent nécessaire. Si la personne en est avisée, le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Commissariat à la protection de la vie privée en seront informés en cas de plainte.
En ce qui concerne les renseignements personnels recueillis en vertu de la Loi sur la statistique, l'accès aux renseignements personnels est limité aux employés qui ont besoin de les connaître. La Directive sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate attribue la responsabilité aux directeurs des programmes statistiques afin de s'assurer que les renseignements sont utilisés et divulgués de façon appropriée et qu'on y accède de façon appropriée. Statistique Canada a élaboré des systèmes organisationnels afin de faciliter le contrôle d'accès aux renseignements.
L'accès à l'information peut aussi être autorisé aux chercheurs qui fournissent des services statistiques à Statistique Canada en vertu de la Directive sur l'utilisation de personnes réputées être employées. Ces chercheurs doivent prêter le serment de la confidentialité conformément à la Loi sur la statistique et sont assujettis aux mêmes pénalités que l'ensemble des employés de Statistique Canada. L'accès à l'information est limité à ce qui est requis dans le cadre de leurs fonctions, ils doivent détenir une cote de sécurité de fiabilité, confirmer qu'ils n'ont aucun conflit d'intérêts et, dans certains cas, présenter une proposition de projet. Les renseignements demeurent sous le contrôle de Statistique Canada en tout temps.
c. Sécurité
Afin de s'assurer de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des renseignements personnels que contrôle Statistique Canada, de nombreuses mesures de gestion physique, de gestion de la TI et de gestion de l'information ont été mises en place afin de réduire les risques liés aux renseignements personnels.
La sécurité des renseignements est la responsabilité de la dirigeante de sécurité du Bureau, du dirigeant principal de la protection des renseignements personnels et du dirigeant principal de l'information. Toute question de sécurité qui ne peut pas être réglée par eux est portée à l'attention du Comité de coordination de la sécurité, qui effectuera une évaluation des risques et qui déterminera si la question devrait être présentée au statisticien en chef.
Les mesures sont accessibles aux employés dans le Manuel des pratiques de sécurité ainsi que dans les directives sur la transmission de renseignements protégés et sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques, et dans la politique sur l'utilisation du réseau.
Les éléments suivants sont des exemples de mesures de sécurité visant à protéger les renseignements personnels :
- des portes de contrôle d'accès et des gardiens de sécurité;
- une enquête de sécurité de tous les employés;
- une politique sur l'utilisation du réseau;
- des laissez-passer à l'immeuble pour les employés et les visiteurs;
- le chiffrement des courriels contenant des renseignements protégés (y compris les renseignements personnels);
- l'interdiction d'utiliser des clés USB, à moins d'une autorisation expresse;
- l'entreposage des renseignements protégés dans un réseau fermé;
- le contrôle d'accès aux fichiers électroniques;
- un mot de passe requis pour accéder aux réseaux.
Le groupe de sensibilisation en matière de sécurité de Statistique Canada est responsable de la coordination de toutes les activités liées à la sécurité qui ont lieu dans l'agence. Ce groupe s'assure que les activités ont lieu à l'échelle de l'organisme et répondent aux besoins en sécurité de Statistique Canada. De plus, une partie de son mandat porte sur la participation annuelle à la Semaine de la sensibilisation à la sécurité du gouvernement du Canada. Durant cette semaine, de nombreuses activités ont lieu afin de rappeler aux employés leurs obligations de protéger les renseignements détenus par Statistique Canada.
d. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui vient appuyer la Loi sur la protection des renseignements personnels, est un processus d'évaluation qui permet aux personnes responsables de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels d'évaluer les risques au chapitre de la protection de la vie privée, de la confidentialité ou de la sécurité associés à ces activités et d'élaborer des mesures visant à réduire ou à éliminer les risques déterminés.
Statistique Canada a élaboré la Directive sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui vise à ce qu'une EFVP soit réalisée pour toutes les activités de collecte, d'utilisation ou de divulgation de renseignements personnels, nouvelles ou substantiellement remaniées, posant des risques au chapitre de la protection de la vie privée, de la confidentialité ou de la sécurité des données. Puisque Statistique Canada entreprend de multiples collectes de renseignements personnels, suit un processus prédéterminé et utilise des outils semblables, il a élaboré une EFVP générique qui porte sur les activités statistiques standard comportant des renseignements personnels. Tous nouveaux processus seront étudiés dans une EFVP précise ou dans un supplément ou une mise à jour de l'EFVP générique.
Même si Statistique Canada n'est pas tenu d'effectuer une EFVP, puisque les renseignements sont utilisés à des fins non administratives, il a été déterminé qu'une EFVP démontrerait une diligence raisonnable et une bonne intendance des renseignements personnels et déterminerait les risques potentiels.
Dans le contexte de l'acquisition des données, l'existence d'une EFVP organisationnelle a facilité la négociation visant à convaincre le fournisseur de données que les risques ont été déterminés et pris en compte. Des suppléments à l'EFVP générique sont également élaborés dans le cas de la plupart des acquisitions de données administratives qui touchent des renseignements personnels.
Les EFVP sont examinées par les programmes statistiques, le dirigeant principal de la protection des renseignements personnels et d'autres spécialistes, au besoin, et doivent être présentées au statisticien en chef pour approbation. La collecte, l'utilisation ou la divulgation ne peut pas avoir lieu avant que l'EFVP soit approuvée par le statisticien en chef. L'EFVP approuvée est transmise au SCT et au Commissariat à la protection de la vie privée qui peuvent formuler des recommandations.
e. Gestion des incidents
Statistique Canada a élaboré un protocole en cas d'atteinte portée aux renseignements et à la protection de la vie privée qui décrit la procédure à suivre en cas d'atteinte portée aux renseignements et à la protection de la vie privée à Statistique Canada.
Le protocole définit les cas où il y a atteinte à la protection de la vie privée, ainsi que les mesures à prendre pour répondre à l'atteinte en question. Il prend en compte les quatre mesures suivantes pour remédier à une atteinte :
- la limitation de l'atteinte;
- l'évaluation des risques associés à l'atteinte;
- la notification et le signalement;
- la prévention de futures atteintes.
Statistique Canada a élaboré un système de signalement des incidents et un formulaire pour recueillir des renseignements uniformes et complets sur les atteintes. L'incident est immédiatement signalé au DPPRP et à la DSP, puis un rapport est envoyé peu après par le gestionnaire responsable à la boîte aux lettres des avis en cas d'atteinte et est rapidement examiné et évalué par le DPPRP. Le formulaire couvre le type de données ayant fait l'objet de l'atteinte, la chronologie des événements, l'évaluation des risques, la résolution des problèmes, les recommandations et les mesures de suivi.
Ces rapports d'incidents sont examinés par le DPPRP et la DSP, puis ils sont transmis au directeur de la division afin de mettre en œuvre les recommandations pour prévenir de futures atteintes. Tous les trimestres, les atteintes sont signalées au Comité de coordination de la sécurité afin de déterminer et de rectifier les atteintes systémiques.
f. Serment
La protection des renseignements personnels est au cœur du serment que les employés et les personnes réputées être employées doivent prêter pour accéder aux renseignements confidentiels à Statistique Canada. De plus, les fonctionnaires doivent prêter le serment de la fonction publique selon lequel ils exerceront fidèlement et honnêtement leurs fonctions et ne révéleront ni ne feront connaître, sans y avoir été autorisés, les renseignements qui parviendront à leur connaissance du fait de leur emploi. Ils doivent aussi se conformer à un code de conduite qui comprend le respect des lois et des politiques.
La Loi sur la statistique impose l'obligation de la confidentialité aux employés qui travaillent à Statistique Canada et qui ont accès aux renseignements recueillis conformément à cette loi. Ils sont tenus de prêter le serment de discrétion dans le cadre duquel ils attestent qu'ils respecteront le caractère confidentiel de ces renseignements. Les employés sont assermentés par un mandataire qui possède suffisamment de connaissances pour expliquer l'importance de la promesse de confidentialité. La Loi impose des pénalités aux personnes qui violent le serment, qui demeure valide durant toute la vie de l'employé. Si un employé commet une atteinte à la vie privée, il est passible d'une amende ou d'une peine d'emprisonnement, conformément à une disposition de la loi.
g. Accords
Accords de partage de renseignements
Statistique Canada échange des renseignements avec des organisations, des administrations publiques ou des entreprises lorsque la Loi sur la statistique le permet. La communication de renseignements personnels requiert le consentement de la personne concernée ainsi qu'une entente énonçant les modalités de l'échange de renseignements. L'adoption par Statistique Canada d'une norme d'échange de renseignements a assuré un niveau uniforme de protection des renseignements personnels. Toutes les ententes d'échange de renseignements renferment les clauses suivantes afin d'assurer une approche complète et normalisée visant à protéger les renseignements :
- Portée des renseignements
- Confidentialité des renseignements
- Utilisation des renseignements
- Accès aux renseignements
- Avis de violation
- Audits
- Congédiement
Il y a une exception à l'obligation d'obtenir le consentement d'un répondant lorsqu'une entente d'échange de renseignements est conclue avec un organisme statistique provincial ou territorial qui a le pouvoir légal d'exiger la collecte de ces mêmes renseignements, qui dispose d'une loi qui exige le maintien de la confidentialité des renseignements et qui prévoit des pénalités pour une divulgation préjudiciable, ou avec un autre ministère qui a une loi et le pouvoir d'exiger une réponse.
Acquisition des renseignements
Statistique Canada a aussi l'autorisation de recueillir des renseignements personnels d'autres organisations, entreprises ou administrations publiques. Il a donc créé des ententes normalisés pour l'acquisition de ces données. Puisque les données sont fournies à Statistique Canada par une autre organisation, Statistique Canada ne peut pas imposer l'utilisation de son entente normalisée, et le fournisseur de données peut demander l'utilisation de sa propre entente. Dans tous les cas d'acquisition de données, Statistique Canada doit avoir un échange écrit afin de consigner l'acquisition et démontrer son autorisation de collecte de renseignements. Toutes ententes d'acquisition renferment les clauses suivantes afin de s'assurer d'une approche complète et normalisée :
- Portée des renseignements
- Transmission des renseignements
- Confidentialité et protection des renseignements
- Utilisation des renseignements
- Divulgation des renseignements
- Avis de violation
- Surveillance et conformité
- Congédiement
h. Audit et examen
- La Division de l'audit interne de Statistique Canada est responsable de la tenue d'audits et d'examens, ce qui peut inclure la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle a effectué des audits sur les ententes d'échange de renseignements avec des intervenants externes. Le rapport, y compris un résumé du plan d'action, est accessible au public.
- Les éléments figurant dans le cadre de protection des renseignements personnels sont examinés au besoin afin de s'assurer de sa robustesse.
7. Éducation et sensibilisation
Statistique Canada entreprend diverses activités afin de veiller à ce que les employés connaissent et comprennent leurs responsabilités et obligations au moment de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels. Ces activités font régulièrement l'objet d'un examen afin de s'assurer que les renseignements demeurent à jour, intéressants et pertinents pour les employés.
Voici une liste des activités que Statistique Canada entreprend régulièrement, qui sont accompagnées de leur objectif, de leur portée et des principes de protection de la vie privée qui seront pris en compte.
| Activité | Exigences | Portée | Extrant attendu | Résultat escompté |
|---|---|---|---|---|
| Formation sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels destinée aux nouveaux employés | Obligatoire (elle doit être suivie dans les deux premières semaines d'emploi à Statistique Canada) | Renseignements personnels et renseignements de nature délicate | Les nouveaux employés sont mis au courant de la culture de confidentialité à Statistique Canada. | Les renseignements recueillis en vertu de la Loi sur la statistique et les renseignements personnels protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont protégés contre une utilisation ou une divulgation répréhensible. |
| Formation obligatoire sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels aux employés actuels | Obligatoire tous les trois ans | Renseignements personnels et renseignements de nature délicate | Les employés actuels reçoivent des rappels de leurs responsabilités en matière de confidentialité. | Les renseignements recueillis en vertu de la Loi sur la statistique et les renseignements personnels protégés en vertu à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont protégés contre une utilisation ou une divulgation répréhensible. |
| Séance sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels | Formation volontaire | Renseignements personnels et renseignements de nature délicate | Les employés reçoivent une formation sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels et ont l'occasion de poser des questions pertinentes à leur travail. | Les renseignements recueillis en vertu de la Loi sur la statistique et les renseignements personnels protégés en vertu à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont protégés contre une utilisation ou une divulgation répréhensible. |