Le Cadre de protection des renseignements personnels de Statistique Canada est fondé sur les exigences de la Loi sur la statistique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un certain nombre de politiques, de directives et de protocoles opérationnels découlent de ces exigences générales prévues par la loi. Ceux-ci reposent sur des questions de protection de la vie privée directement liées à l'organisme, telles que le rôle du consentement, et se rapportent à des aspects particuliers des activités de Statistique Canada.
Statistique Canada a pour mandat de « recueillir, compiler, analyser, dépouiller et publier des renseignements statistiques sur les activités commerciales, industrielles, financières, sociales, économiques et générales de la population et sur l'état de celle-ci. »Note de bas de page 1 En raison de ce mandat exclusif, Statistique Canada acquiert de grandes quantités de données qui nécessitent une vigilance accrue au moment d'assurer la protection et la sécurité des renseignements confidentiels d'une personne ou d'une organisation. Statistique Canada a mis en œuvre des politiques et des pratiques permettant à l'organisme de préserver la confidentialité des renseignements fournis par les Canadiens (sauf si des conditions sont remplies pour divulguer les renseignements) et de maintenir la réputation de l'organisme.
Afin de faire respecter l'obligation pour Statistique Canada de préserver la confidentialité des répondants en vertu du paragraphe 17(1) de la Loi sur la statistique et de défendre la réputation de l'organisme ayant trait au maintien de cette confidentialité, le cadre organisationnel de protection des renseignements personnels est essentiel pour faire en sorte de couvrir tous les aspects de l'organisme qui s'y rapportent. Les responsabilités organisationnelles de Statistique Canada en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité incombent à l'agent principal de la protection des renseignements personnels (APPRP), qui est aussi le coordonnateur de la protection des renseignements personnels pour StatCan, ainsi qu'à l'agent de sécurité du Bureau (ASB). L'APPRP est chargé d'orienter les diverses divisions de Statistique Canada en ce qui concerne les questions de confidentialité pour s'assurer que la protection de la vie privée est prise en considération dans toutes les décisions opérationnelles. L'ASB a pour mission d'élaborer et d'administrer le programme de sécurité de Statistique Canada, et assure la présidence du Comité de coordination de la sécurité de l'organisme.
Dans le cadre de la protection des renseignements personnels et de la sécurité, plusieurs secteurs opérationnels sont dotés de politiques et de protocoles spécialement adaptés aux besoins de leurs programmes. Par exemple, les Technologies de l'information ont mis en œuvre une Politique d'utilisation des réseaux, une Politique sur la sécurité informatique, une Directive sur les mots de passe, ainsi qu'une pratique régissant l'usage des clés USB pour assurer un respect permanent de la vie privée et de la sécurité touchant le domaine de la TI dans un monde de plus en plus numérique.
Le serment de discrétion, que doit prêter tout employé avant de commencer son emploi, est au cœur de l'obligation de préserver la confidentialité en vertu de la Loi sur la statistique. Le serment de discrétion oblige tous les employés à respecter la confidentialité de toutes les données fournies par les répondants.Note de bas de page 2 Outre le serment de discrétion, l'organisme a mis en œuvre une politique consistant à limiter l'accès aux renseignements personnels aux seuls employés qui ont besoin de connaître l'information.
Afin de s'assurer que tous les employés sont informés du caractère exhaustif des pratiques et protocoles touchant la protection des renseignements personnels et la sécurité, Statistique Canada met en œuvre des programmes d'éducation et de formation à l'intention de tous les employés. Tout nouvel employé est tenu de participer à une formation obligatoire sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels. En outre, Statistique Canada participe activement à la Semaine de sensibilisation à la sécurité organisée par le gouvernement du Canada.
Aucune des initiatives de protection des renseignements personnels et de sécurité de Statistique Canada ne relève de la responsabilité d'une seule personne ou division. L'ensemble des politiques, directives et pratiques touchant la protection des renseignements personnels et la sécurité comportent des éléments communs. Les divers secteurs opérationnels considèrent les éléments de vie privée et de sécurité sous des angles différents qui constituent une infrastructure à la fois exhaustive et applicable à des risques concrets. En ce sens, la protection des renseignements personnels et la sécurité ne sont pas juste de simples mandats d'approche descendante à Statistique Canada. Au contraire, ils s'étendent à l'ensemble de l'organisme, à chaque unité administrative, et requièrent l'engagement des employés.