Rapport de vérification final
Vérification de la protection des biens et de la gestion de leur cycle de vie
Services de vérification interne Statistique Canada
Le 30 septembre 2009
- Résumé
- Introduction
- Constatations, recommandations et réponse de la direction
- Annexe A – Critères et contrôles connexes
Résumé
La présente vérification a été menée à la suite d’une demande faite dans un contexte de gestion fondée sur le risque. Le Comité de vérification interne a approuvé le mandat de vérification le 7 octobre 2007. La vérification s’inscrit dans le plan d’ensemble portant sur les pratiques de suiviet la sécurité des immobilisations en vigueur à Statistique Canada.
Au 31 mars 2007, l’inventaire du matériel informatique et des véhicules de Statistique Canada comptait près de 22 000 articles, dont la valeur comptable estimative dépassait les 22 millions de dollars. Les immobilisations entrant dans la catégorie du matériel informatique sont essentielles au bon déroulement des opérations courantes de Statistique Canada.
L’objectif de la vérification consistait à évaluer l’efficacité des mesures de contrôle servantà assurer la surveillance et la comptabilisation des biens corporels. La vérification a porté principalement sur deux catégories de biens corporels – le matériel informatique et les véhicules – au bureau central de Statistique Canada dans la région de la capitale nationale. Les contrôles de vérification ont porté sur l’achat de biens au cours de la période allant du 1er avril 2001 au 31 mars 2007.
Les Services de vérification interne de Statistique Canada ont confié à Services de vérification Canada la tâche d’effectuer la vérification de la protection des biens et de la gestion de leur cycle de vie.
Opinion de vérification
La vérification a permis de constater que le système de contrôle interne mis en place par Statistique Canada à l’appui de la gestion des immobilisations présentait certaines lacunes. Des améliorations devraient être apportées aux processus d’autorisation, d’achat, de suivi et de rapprochement au regard des immobilisations à la Division des services de soutien intégrés(DSSI) et à la Division des opérations et des systèmes de gestion financière (DOSGF).
Principales constatations
Les rapports comptables établis à Statistique Canada confirment que l’achat, l’amortissement et la cession des biens sont effectués conformément à la Norme comptable 3.1 – Immobilisations du Conseil du Trésor (la « Norme comptable 3.1 »), à quelques exceptions près dans le cas d’aspects comme la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances, les achats, le suivi et le rapprochement des biens. La vérification a aussi confirmé que la documentation del’inventaire d’immobilisations est présentée de façon exacte et que des procédures de sécurité sont en place pour assurer la surveillance des biens.
Au cours de leurs travaux, les vérificateurs ont observé que des politiques et des procédures étaient en cours d’élaboration dans le but de garantir l’observation de la Norme comptable 3.1. La direction souscrit aux recommandations formulées et exprime dans sa réponse sa volonté de prendre des mesures à la lumière des résultats de la vérification. De fait, la direction a déjà commencé à prendre bon nombre des mesures proposées afin de donner suite aux constatations; à l’heure actuelle plusieurs des produits livrables sont devenus des pratiques commerciales alorsque ce qui reste des plans d’action sera terminé en mars 2010 au plus tard.
Introduction
1. Contexte
La vérification de la protection des biens et de la gestion de leur cycle de vie a pour objet d’évaluer, à l’intention de la direction, l’efficacité des mécanismes de contrôle relatifs à l’achat, à la comptabilisation et à la surveillance des biens corporels 1 ainsi qu’aux rapports connexes. En principe, des mécanismes de contrôle appropriés sont en place pour assurer la protection et la gestion de ces biens. La vérification portera sur les processus rattachés aux immobilisations afin de déterminer dans quelle mesure les contrôles en vigueur satisfont aux exigences énoncées dansles normes comptables du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
Le nombre de biens entrant dans la catégorie du matériel informatique a sensiblement augmenté au cours de la dernière décennie. On a jugé qu’il serait utile de procéder à une vérification afin de s’assurer que des mécanismes de contrôle adéquats existent pour protéger les biens de grande valeur. On a aussi inclus les véhicules dans le champ de la vérification en raison d’achats récentsprésentant une grande valeur pour Statistique Canada.
Le Bureau du contrôleur général (BCG) a désigné des biens dans le cadre de son plan de vérification horizontale. Le risque a été évalué comme étant élevé à l’échelle de l’administration publique. On a estimé qu’une vérification serait utile du point de vue de Statistique Canada, car cela donnerait l’assurance que l’on a dûment mis en application les procédures, les lignes directrices et les politiques pertinentes à l’intérieur de l’organisme.
Le 1er avril 2001, l’État a apporté des modifications à ses systèmes comptables dans le cadre de la mise en oeuvre de la Stratégie d’information financière, y compris l’adoption de la méthode de comptabilité d’exercice. De façon à mettre en application cette modification, le SCT a mis de l’avant des normes comptables en se fondant sur les recommandations du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public. La Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations, qui constitue la norme pertinente dans le contexte de la présente vérification, définit les immobilisations comme étant des biens corporels achetés, construits ou mis au point qui sont destinés à une utilisation continue et ne sont pas destinés à être revendus dans le cours normal des activités. Aux termes de la Norme comptable 3.1, l’information relative à la valeur et à l’amortissement des immobilisations est publiée dans les états financiers du gouvernement, toutcomme l’information au sujet des gains ou des pertes constatés lorsqu’un organisme disposed’immobilisations, le cas échéant.
L’inventaire de matériel informatique et de véhicules de Statistique Canada au 31 mars 2007 comptait près de 22 000 articles, dont la valeur comptable estimative dépassait 22 millions de dollars. Le matériel informatique constitue une catégorie d’immobilisations jouant un rôle essentiel aux fins des opérations de Statistique Canada, permettant à l’organisme d’exécuter ses activités courantes.
La Division des opérations et des systèmes de gestion financière (DOSGF) aide Statistique Canada à se conformer aux objectifs de l’État et des organismes centraux grâce à la conceptualisation, à la définition, à la mise en oeuvre et au perfectionnement du cadre de gestion financière et de l’infrastructure qui sous-tend l’élaboration des politiques, la constatation des revenus et des dépenses, la préparation des états et rapports financiers, l’exécution des programmes et la prestation des services. Elle a aussi pour tâche d’exercer un leadership fonctionnel et de fournir des conseils et une orientation concernant tous les systèmes et processusde production de rapports financiers.
La DOSGF a récemment élaboré un cadre (matériel informatique) de surveillance de l’observation de la Norme comptable 3.1. Ce cadre comprend des lignes directrices 2 qui énoncent des critères servant à faire le suivi de différentes catégories de biens et à se dessaisir deces biens lorsqu’ils atteignent le terme de leur vie utile.
La Division des services de soutien intégrés (DSSI) est responsable de la gestion des installations ainsi que des services du matériel et des marchés. Elle a recours au Système automatisé d’information sur la gestion du matériel (SAIGM) pour faire le suivi des achats, de l’emplacement, de l’utilisation et de la cession des immobilisations. Chaque bien est saisi dans cette base de données et se voit attribuer un numéro d’article.
En consultation avec la DSSI, la DOSGF effectue chaque mois un rapprochement des données du SAIGM et de celles du Système financier ministériel commun (SFMC) afin de vérifier la concordance de l’inventaire avec les documents financiers de Statistique Canada.
Les opérations sont autorisées en vertu des pouvoirs délégués relativement à chaque étape du cycle de vie des biens, en conformité avec les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Aux fins d’exercer les pouvoirs délégués en vertu de la LGFP, le fonctionnaire doit être titulaire d’un poste correspondant aux pouvoirs en question, d’après la matrice de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances, et il doit posséder unecarte de spécimen de signature valide.
2. Objectifs de la vérification
L’objectif de la vérification consistait à évaluer l’efficacité des mesures de contrôle relatifs à lasurveillance et à la comptabilisation des biens corporels.
Voici l’exposé détaillé des objectifs de la vérification:
- Vérifier que l’inventaire des immobilisations est complet.
- Vérifier que des mécanismes de contrôle sont en place pour protéger les biens contre le vol et contre tout accès non autorisé.
- Vérifier que des procédures efficaces sont prévues pour établir la valeur des biens, en tenant compte d’éléments comme l’apport d’améliorations, l’amortissement et la durée de vie utile estimative des immobilisations.
- Vérifier que les procédures en vigueur à Statistique Canada au regard des immobilisations sont conformes à la Norme comptable 3.1. Les biens doivent faire l’objet d’une gestion fondée sur le cycle de vie, et il doit exister un plan d’amortissement aboutissant à la cession des biens.
3. Portée de la vérification
La vérification s’est concentrée sur l’évaluation de l’inventaire et la comptabilisation des biens corporels (matériel informatique et véhicules) au bureau central de Statistique Canada dans la région de la capitale nationale. L’univers de vérification comprenait les biens corporels groupés et individuels qui ont une vie utile d’au moins un an et un coût supérieur ou égal à $10 000. La vérification a examiné la conformité aux politiques et procédures d’intérêts de Statistique Canadaainsi qu’à la Norme comptable 3.1.
Les processus généraux se rattachant aux risques réels ou perçus pour l’organisme et la présence d’un cadre de contrôle bien défini ont fait l’objet d’un examen à l’étape de la détermination de la portée de la vérification.
Le contrôle de vérification a porté sur des biens acquis entre le 1er avril 2001 et le 31 mars 2007. La vérification a été menée à l’intérieur de la DSSI et de la DOSGF de Statistique Canada. Au 31 mars 2007, la valeur comptable estimative du matériel informatique était de plus de 21 millions de dollars. Les dix véhicules se composaient de huit automobiles et de deux remorques hautement spécialisées qui sont utilisées dans le cadre de l’Enquête canadienne sur les mesures de la santé.
4. Critères et contrôles connexes
Les critères suivants ont servi à évaluer l’efficacité des mécanismes de contrôle de lasurveillance et de la constatation des biens corporels:
- rapport d’inventaire adéquat;
- codage correct et exactitude mathématique de l’information présentée dans les rapports;
- mécanismes de sécurité en place pour protéger les biens;
- obtention des autorisations requises;
- documentation englobant le cycle de vie;
- traitement approprié des opérations dans une perspective comptable;
- conformité à la Norme comptable 3.1 et au cadre élaboré par la DOSGF et utilisé à Statistique Canada pour surveiller la conformité à ladite norme.
5. Approche et méthodologie
Les méthodes suivantes ont été utilisées dans le cadre de la vérification:
- entrevues avec des personnes remplissant des fonctions clés et examen de documents pertinents, notamment les politiques et les procédures organisationnelles ayant trait aux deux catégories de biens visées (matériel informatique et véhicules);
- documentation du cadre de contrôle;
- examen d’un échantillon d’articles appartenant aux deux catégories de biens visés en vue de déterminer si les mécanismes de contrôle sont adéquats;
- vérification portant sur des biens choisis afin de voir s’ils ont été comptabilisés comme il se doit;
- vérification de l’existence physique de biens choisis.
On a établi au départ un échantillon aléatoire de 149 enregistrements du SAIGM entrant dans la catégorie du matériel informatique (biens individuels et groupés), catégorie qui comptait au total 21 944 enregistrements dont la valeur comptable estimative dépassait les 21 millions de dollars. L’évaluation a englobé tous les véhicules, car il n’y en avait que dix, dont la valeur était de 1 million de dollars. Dans le cas du matériel informatique, le programme de vérification précisait que, pour chaque article de l’échantillon, il fallait remonter aux documents d’expédition, aux factures, aux bons de commande, aux rapports comptables et à l’emplacement physique afin de vérifier la pertinence et l’efficacité des contrôles à chaque étape de chaque processus. Le matériel informatique individuel a représenté 58 % de l’échantillon et les biens groupés, 42 %(on a accordé un poids supérieur au matériel informatique individuel parce que sa valeur globale était plus élevée).
Au début de l’étape de l’examen, l’échantillon a fait l’objet d’un ajustement en raison de la perte de documents justificatifs à la suite d’une inondation qui s’est produite à Statistique Canada en janvier 2007. Le nombre d’enregistrements de l’échantillon est ainsi passé de 149 à 100, mais la répartition a été maintenue entre le matériel informatique et les biens groupés (58 % et 42 %, respectivement). Cette réduction de l’échantillon n’a pas eu d’incidence sur la qualité de la vérification.
6. Remerciements
Les Services de vérification interne tiennent à remercier les membres du personnel et de la direction de Statistique Canada de leur dévouement ainsi que de leur coopération lors dudéroulement de cette mission de vérification puis de la préparation du rapport.
7. Énoncé d’assurance
Services de vérification Canada a transmis l’énoncé suivant aux Services de vérification interne:
Services de vérification Canada (SVC) a effectué la vérification en conformité avec les normes de vérification interne dans l’administration publique fédérale du Canada, telles qu’énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Conformément à cette politique et d’après notre jugement professionnel, SVC a examiné suffisamment d’éléments probants et obtenu des renseignements et des explications suffisants pour étayer l’exactitude des conclusions présentées dans ce rapport. Les conclusions reposent sur une comparaison de lasituation prévalant au moment de la vérification avec les critères de vérification.
Constatations, recommandations et réponse de la direction
La vérification a permis de constater que le système de contrôle interne en place à Statistique Canada à l’appui de la gestion des immobilisations présentait certaines lacunes. Les rapports comptables produits à Statistique Canada ont confirmé que l’achat, l’amortissement et la cession des biens avaient été faits en conformité avec l’orientation fournie dans la Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations, sous réserve de quelques exceptions touchant la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances ainsi que les activités de suivi et derapprochement des biens.
La vérification a établi que la documentation de l’inventaire des immobilisations était exacte et que des procédures de sécurité étaient prévues afin d’exercer une surveillance à l’égard desbiens. De plus, les vérificateurs ont constaté que des politiques et des procédures étaient élaborées afin de garantir l’observation de la Norme comptable 3.1.
1. Intégralité de l’inventaire
L’inventaire d’immobilisations doit être complet et faire l’objet de rapports appropriés. Il faut en outre que l’information contenue dans les rapports soit mathématiquement exacte et que lescodes applicables soient utilisés.
La vérification a permis de conclure que la documentation était exacte et reposait sur l’examen des rapports fournis par la DOSGF. Les rapports comptables ont été étudiés dans le but de relever les éléments établissant que l’on avait procédé à un examen de supervision ainsi qu’à des rapprochements avec d’autres rapports. Les vérificateurs ont vérifié l’existence d’écritures de redressement, étayées par des pièces de journal préparées par la DOSGF.
Les vérificateurs ont observé que certains numéros d’article n’apparaissaient pas dans l’inventaire de matériel informatique. La séquence numérique de l’inventaire a été vérifiée dans la base de données du SAIGM. Il a été établi que le système ne permet pas les mises à jour automatiques; à titre d’exemple, des changements peuvent être requis en raison d’erreurs de codage ou de l’archivage de données relatives à des biens dont on s’est départi. On a constaté que de tels changements de codage donnent lieu à des ruptures dans la séquence de l’inventaire.
De telles ruptures pourraient signifier que la tenue de livres est déficiente et que les documents ne correspondent pas à l’inventaire physique.
Recommandation 1
La Division des services de soutien intégrés devrait s’assurer qu’il existe une procédure d’examen et d’autorisation de tous les changements de codage, et également qu’un enregistrement automatisé ou manuel est effectué chaque fois qu’un changement de codage estapporté dans le Système automatisé d’information sur la gestion du matériel.
Réponse de la direction et plan d’action
La direction accepte la recommandation.
Dans le but d’éviter toute rupture dans la séquence des enregistrements, la DSSI:
- examinera les lignes directrices qui régissent le codage;
- élaborera des procédures opérationnelles normalisées concernant le codage et les changements de codage;
- élaborera les procédures de concert avec la DOSGF;
- informera les employés de l’unité de la gestion des biens dont les responsabilités englobent le codage au sujet des modifications apportées aux procédures;
- surveillera l’application des nouvelles procédures pendant une période de six mois pour garantir que tous les employés les appliquent correctement.
Remarque: les changements de codage sont effectués uniquement par le personnel de l’unité dela gestion des biens (les clients n’ont plus accès à cette fonction).
- Des changements ne seront apportés que s’il y une fiche donnant lieu à un cas Heat (GDS), ce qui permet aux clients de demander l’apport de changements relatifs aux biens puis d’en faire la gestion et le suivi.
- Les changements ne sont effectués que lorsqu’ils sont soumis par un CRF autorisé.
- Un renvoi au système GDS est inscrit dans le SAIGM afin que l’on dispose d’une piste de vérification adéquate.
- Un renvoi à l’auteur des changements est inscrit dans le dossier Heat et dans le SAIGM pour faciliter le suivi.
- Des procédures seront affichées sur le site Web de la DSSI afin de fournir une orientation aux clients.
- Un communiqué sera diffusé pour informer les clients que le site Web a été mis à jour.
- Les normes opérationnelles normalisées au regard du SAIGM seront examinées et mises à jour au besoin.
L’unité de la gestion des biens procédera à des examens mensuels pour vérifier que les codes sont actifs, et elle enverra des rapports aux clients concernés au sujet des mises à jour et des changements de codage. Les changements de codage relèvent du CRF et non de la DSSI.
Responsabilités et échéanciers
DSSI/chef d’unité, gestion des biens – Directives, juillet 2009.
DSSI/superviseur, gestion des biens /bureau d’aide du SAIGM – Rapport de surveillance,février 2010:
- Changements autorisés seulement.
- Pistes de vérification.
- Documentation.
- Affichage, examen et mise à jour des procédures.
- Examens mensuels.
- Communiqué.
2. Mécanismes de sécurité prévus pour assurer la protection des biens
Les biens immobilisés doivent être sécurisés et protégés contre le vol et contre tout accès nonautorisé.
La vérification a permis de constater que des procédures de sécurité sont en place pour exercer une surveillance à l’égard des biens. Elle a aussi confirmé que la section du contrôle de la qualité et de la gestion des biens attribue un numéro d’identification aux biens. L’information sur lesbiens et leur emplacement est ensuite enregistrée dans le SAIGM.
La procédure de transfert de propriété était bien documentée, depuis la section du contrôle de la qualité et de la gestion des biens jusqu’au client final, en passant par le service d’expédition et de réception. Ce dernier transfère la propriété des biens à la section du contrôle de la qualité et de lagestion des biens afin qu’un numéro d’identification leur soit attribué.
La vérification a aussi montré que la section du contrôle de la qualité et de la gestion des biens dresse chaque année l’inventaire des immobilisations. Si une divergence est observée, on cherche à la résoudre. Si l’on ne retrouve pas le bien, une mise à jour est effectuée pour que les donnéesd’inventaire dans le SAIGM soient exactes. On a en outre observé que les marchandises sontconservées dans des cages fermées à clé jusqu’à leur envoi aux divisions clientes.
Lors d’un contrôle visant à établir l’existence physique des biens de l’échantillon,. il n’a pas été possible de remonter jusqu’à l’emplacement de certains biens. Il y a eu dix cas où l’emplacement précisé dans le SAIGM était inexact, mais des recherches plus poussées ont permis à l’équipe de vérification de trouver les biens. Toutefois, dans le cadre du contrôle de vérification portant sur l’existence physique des biens, on n’a pas été en mesure de retrouver 15 de 93 biens (16 %) à partir de l’information contenue dans le SAIGM. Les raisons suivantes ont été données pour expliquer la chose:
- les biens ont fait l’objet d’un dessaisissement;
- les biens ne faisaient pas partie du champ de la vérification, parce qu’ils se trouvaientà l’extérieur du bureau central et de la région de la capitale nationale ou que la date d’achat était antérieure au 1er avril 2001;
- les biens étaient utilisés à ce moment (un véhicule et deux remorques).
La vérification a mis en lumière des problèmes liés au rapprochement de ces 15 biens avec lesfactures d’origine.
On ne peut garantir l’intégralité de l’inventaire des biens et la sécurité de ces derniers s’il n’est pas possible de faire des rapprochements entre l’exigence physique des biens et l’information du système de gestion de l’inventaire.
Il incombe au client d’informer la section du contrôle de la qualité et de la gestion des biens lorsqu’il est nécessaire de mettre à jour l’information relative à l’emplacement d’un bien dans le SAIGM.
Certains employés de Statistique Canada commandent et achètent des biens pour le compte d’employés et de divisions. Bien qu’il ne s’agisse pas à l’heure actuelle d’une exigence, certains de ces employés – mais pas tous – tiennent des listes détaillées faisant état de l’endroit auquelont été imputés les biens commandés.
Les divisions responsables de l’achat de biens et de leur imputation à de multiples utilisateurs pourraient juger bon de tenir une base de données de suivi afin de faire des rapprochements périodiques avec le SAIGM.
Recommandation 2
La section du contrôle de la qualité et de la gestion des biens devrait procéder à une prise d’inventaire annuelle pour fins de rapprochement des biens avec l’information contenue dans le Système automatisé d’information sur la gestion du matériel. L’information du SAIGMconcernant l’emplacement des biens devrait être tenue à jour.
Réponse de la direction et plan d’action
La direction accepte la recommandation.
Il n’y a pas de procédure officielle de prise d’inventaire par l’unité de la gestion des biens en vue du rapprochement des biens et de l’information contenue dans le SAIGM; cette unité, de concert avec le client, effectuera une telle prise d’inventaire en vue du rapprochement de tous les biens avec l’information du SAIGM, conformément à l’article 9.1 de la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor.
Dans le but d’assurer que des rapprochements soient effectués, la DSSI:
- examinera les politiques du CT ainsi que les instruments rattachés à la LGFP qui ont trait à la prise d’inventaire et aux rapprochements portant sur les biens en inventaire;
- déterminera les types de vérification à effectuer;
- définira les responsabilités reliées à la prise d’inventaire;
- établira les processus de prise d’inventaire et de rapprochement;
- déterminera les modalités relatives aux compensations et aux radiations;
- évaluera la documentation relative à la prise d’inventaire et à la vérification des comptes;
- déterminera la fréquence des prises d’inventaire et des rapprochements ainsi que la procédure à suivre;
- établira les calendriers de prise d’inventaire et de rapprochement dans le cas de biens spécialisés (immobilisations);
- évaluera les rapports produits à partir du SAIGM.
Responsabilités et échéanciers
DSSI – Rapprochement effectué en 2008.
DSSI/chef d’unité, gestion des biens – Procédures pour la prise d’inventaire, les compensations et les radiations – Décembre 2009.
Recommandation 3
La Division des services de soutien intégrés devrait élaborer des pratiques opérationnelles pour garantir que les divisions et les clients informent la section du contrôle de la qualité et de la gestion des biens de toute opération devant donner lieu à une mise à jour du Système automatisé d’information sur la gestion du matériel, incluant le transfert de biens vers un emplacement différent.
Réponse de la direction et plan d’action
La direction accepte la recommandation.
La réponse de la DOSGF concernant la recommandation 5 a également trait à toute la question du rapprochement des factures.
Les clients étaient en mesure de mettre à jour l’information du SAIGM sur l’emplacement des biens ou de présenter une demande à l’unité de la gestion des biens par l’entremise du Système de GDS pour faire effectuer cette mise à jour, mais on a maintenant établi une procédure exigeant que le client informe, au moyen du Système de GDS, l’unité de la gestion des biens de tout changement touchant l’information sur les biens (emplacement, personne-ressource, description, etc. ).
Un communiqué sera diffusé pour informer les clients que le site Web a été mis à jour.
Responsabilités et échéanciers
DSSI – Directive et communiqué – Juillet 2009.
3. Obtention des autorisations requises
Les biens immobilisés doivent être autorisés, acquis et payés à l’aide d’un mécanisme efficace dedélégation de pouvoirs.
Dans l’ensemble, on faisait une distinction adéquate entre les pouvoirs prévus par les articles 32, 33 et 34 de la LGFP relativement à toutes les opérations examinées. Le contrôle des approbations fondées sur la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances a révélé plusieurs cas où les cartes de spécimen de signature n’étaient pas valides. Plus précisément, sur un échantillonde 84 enregistrements:
- dans 21 cas, le signataire en vertu de l’article 32 ne disposait pas d’une carte de spécimen de signature valide à la date de l’achat ou au regard du centre de responsabilité financière (CRF) auquel l’achat était imputable;
- dans quatre cas, le signataire en vertu de l’article 34 ne disposait pas d’une carte de spécimen de signature valide à la date de l’achat ou au regard du CRF auquel l’achat était imputable;
- dans deux cas, le signataire en vertu de l’article 33 ne disposait pas d’une carte de spécimen de signature valide à la date de l’achat ou au regard du CRF auquel l’achat était imputable.
Au cours de la vérification, on a observé des cas où la carte de spécimen de signature ne correspondait pas aux pouvoirs délégués à l’employé dans les faits ni à l’information figurantdans le système de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances.
En l’absence d’élément probant pour garantir l’exercice de pouvoirs dûment délégués, il existera un risque que des fonds soient utilisés de façon non autorisée.
Statistique Canada ne dispose pas encore d’une procédure d’achat de fournitures de bureau pour définir les achats qu’un signataire est fondé à effectuer.
Il était très difficile de retrouver les factures d’origine archivées et les documents justificatifs connexes. Au départ, environ 45 % des factures d’origine étaient manquantes. Un examen plus approfondi des factures archivées a permis aux vérificateurs de retracer certaines factures qui avaient été mal classées. À la fin de cet examen, il manquait encore 20 des 55 factures (36 %). Du fait que les factures d’origine sont conservées par leurs auteurs à l’intérieur de l’organisme, la DOSGF escompte que ces derniers seront disposés à lui transmettre ces factures à la fin de l’exercice. Ce système n’est pas efficace et devrait être modifié. On recommande aussi que la DOSGF dispose des reçus d’origine aux fins des autorisations en vertu de l’article 33.
Recommandation 4
La Division des opérations et des systèmes de gestion financière devrait veiller à ce que les employés comprennent et appliquent les procédures de vérification des signatures pourl’application des articles 32, 33 et 34.
La Division des opérations et des systèmes de gestion financière devrait examiner périodiquement les cartes de signature pour vérifier qu’elles concordent avec les autorisations énoncées dans la matrice de délégation des pouvoirs de signature en matière de financesrelativement à chaque poste à Statistique Canada; elle devrait aussi veiller à ce qu’il existe desprocédures de vérification des signatures pour l’application des articles 32, 33 et 34, et à ce queces procédures soient respectées.
Réponse de la direction et plan d’action
La direction accepte la recommandation.
La DOSGF a offert récemment une formation à tous les employés auxquels des pouvoirs sont délégués afin que tous comprennent et appliquent de façon uniforme les procédures relatives aux articles 32, 34 et 33; cette activité s’est déroulée d’octobre 2008 à mars 2009. Tous les employés peuvent maintenant suivre en tout temps cette formation.
La DOSGF a examiné toutes les cartes de signature, et elle procédera sur une base annuelle à laconfirmation de ces cartes pour en assurer l’exactitude.
Responsabilités et échéanciers
DOSGF – Formation – Activité achevée en avril 2009
D. Bain – Examen des cartes de signature – Activité achevée en avril 2009
Recommandation 5
La Division des opérations et des systèmes de gestion financière devrait établir une procédure révisée afin de garantir que l’on dispose des factures d’origine préalablement à l’exercice du pouvoir d’autorisation prévu à l’article 33 de la LGFP. Cette nouvelle procédure devrait faire l’objet d’un suivi dans le but de vérifier qu’elle est appliquée comme il se doit.
Réponse de la direction et plan d’action
La direction accepte la recommandation.
La DOSGF a mis en place une nouvelle procédure de gestion des documents en janvier 2009. Tous les documents (sauf dans le cas des déplacements régionaux) se rapportant au bureau central et aux bureaux régionaux seront conservés dans un emplacement central. La DOSGF veillera à ce que les documents entreposés soient classés correctement afin qu’il soit possible de les consulter subséquemment.
Responsabilités et échéanciers
DOSGF – Procédure de gestion des documents – Tâche menée à bien en janvier 2009
4. Traitement approprié des opérations dans une perspective comptable
Les opérations comptables doivent être traités comme il se doit; y compris l’établissement de la valeur d’un bien, du coût à engager pour apporter des améliorations, de l’amortissement et de ladurée de vie utile estimative d’une immobilisation.
Dans le but de documenter la durée de vie utile des biens, un contrôle de vérification a été effectué afin d’évaluer l’observation de la Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations. L’une des lignes directrices énoncées dans cette norme consiste à préciser la durée de vie utile estimative par catégorie de biens. Le contrôle a permis de constater que les dispositions de la Norme comptable 3.1 sont généralement appliquées (se reporter également à la section 2.5 du présent rapport).
Dans le cadre de l’évaluation préliminaire des opérations de la DOSGF, les vérificateurs ont examiné des rapports et ont confirmé que la DOSGF dispose d’un système documenté de suivi de l’information concernant la valeur, l’amortissement, l’amélioration, la réduction de valeur et la durée de vie estimative des biens. On a aussi pu confirmer que les biens pris individuellement étaient dûment amortis la plupart du temps et que leur cession était effectuée de la manièreappropriée.
De plus, l’une des lignes directrices que comporte la Norme comptable 3.1 précise qu’il faut établir la durée de vie utile estimative pour certaines catégories de biens.
Aux termes de la Norme comptable 3.1, il est possible de grouper des biens pour fins de capitalisation et d’amortissement; pour sa part, Statistique Canada a choisi de grouper des achats déterminés de moins de 10 000 $ si la valeur totale du groupe de biens est supérieure à 1 million de dollars. Les catégories de biens que l’on groupe pour fins de capitalisation sont les écrans, les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portatifs, les commutateurs de communication, les imprimantes laser externes et les lecteurs de disque dur externes. Si un achat est inférieur à 10 000 $ et que le bien acheté n’entre pas dans l’une des catégories dont les biens sont groupés, l’achat est passé en charges. La vérification a permis de constater que tous les biens étaient classés comme il se doit entre biens groupés et bien individuels.
Chaque mois, l’information sur les achats et les cessions est extraite du SAIGM par la DOSGF, et des rajustements sont apportés aux groupes. La DOSGF procède manuellement au calcul de l’amortissement des biens groupés, car le SAIGM ne comporte pas cette fonction. Ce calcul est examiné par le chef de la section des états financiers (DOSGF); par la suite, la pièce de journal est approuvée par le chef des opérations comptables (DOSGF), conformément à l’article 33 de la LGFP.
L’examen de l’échantillon de vérification a montré que 22 des 38 biens (57,8 %) avaient été passés en charge alors qu’ils auraient pu faire l’objet de groupements aux fins de capitalisation. Du fait que l’information sur les achats et les cessions n’est extraite que sur une base mensuelle, il peut arriver que certains biens ne soient pas groupés aux fins de capitalisation parce que les données saisies dans le SAIGM sont antidatées.
Le rapprochement des biens groupés avec le SAIGM et le SFMC pourrait permettre de repérer des biens qui devraient être capitalisés plutôt que passés en charge.
Les recommandations relatives aux sections 2.4 et 2.5 ont été regroupées et sont présentéesci-après.
5. Conformité à la Norme comptable du Conseil du Trésor
Conformément à la Norme comptable 3.1, la durée de vie utile estimative d’une immobilisation doit être réévaluée périodiquement et être révisée lorsqu’il est démontré clairement qu’unemodification est de rigueur. Il existe des mesures, par exemple la gestion du cycle de vie, qui permettent de s’assurer qu’il existe des procédures à Statistique Canada pour faire rapport sur lesimmobilisations conformément à la norme du SCT.
Durant la période considérée, la DOSGF n’a pas effectué d’examen de la durée de vie estimative, et elle ne dispose pas non plus de critères relatifs à la cession des immobilisations. Par contre, les vérificateurs remarquent que la DOSGF élabore actuellement des procédures en vue de l’examen de la durée de vie estimative des biens.
Le chef de la section de l’infrastructure et du soutien des RL a indiqué qu’il incombe aux divisions de faire le suivi des biens, de déterminer le moment de leur cession et d’informer l’administrateur de RL. Il n’existe pas actuellement de critères relatifs à la cession des biens. Les divisions peuvent se départir de biens si ceux-ci sont brisés et ne peuvent être réparés, ou si le temps est venu de les remplacer, ce qui pourra varier selon l’emplacement et la fonction.
Recommandation 6
La Division des opérations et des systèmes de gestion financière devrait effectuer périodiquement le rapprochement des données sur les biens pouvant être groupés aux fins de capitalisation dans le Système automatisé d’information sur la gestion du matériel avec les données sur les biens qui sont capitalisés de façon regroupée et qui sont amortis dans le SFMC. La Division des opérations et des systèmes de gestion financière devrait examiner périodiquement la durée de vie estimative des biens admissibles.
Réponse de la direction et plan d’action
La direction accepte la recommandation.
La DOSGF effectuera la validation de tous les biens devant être groupés à la fin de l’exercice afin de vérifier que tous les biens antidatés sont comptabilisés de la façon appropriée. Au besoin, un rajustement final sera apporté au compte des biens groupés. La DOSGF comparera unrapport produit par le SAIGM et le rapport manuel préparé par la DSSI À la fin de l’exercice, la DOSGF vérifiera si la durée de vie utile indiquée est exacte.
Responsabilités et échéanciers
DOSGF – Comptabilisation des biens antidatés et vérification de la durée de vie utile – Tâchemenée à bien en avril 2009
Recommandation 7
La Division des services de soutien intégrés devrait fournir une orientation claire aux employés qui entrent des données antidatées concernant des biens, et elle devrait fournir chaque mois uneliste de ces biens à la Division des opérations et des systèmes de gestion financière.
La Division des services de soutien intégrés devrait aussi fournir une orientation claire aux employés concernant la cession des biens (y compris au sujet des critères servant à établir laraison de la cession).
Réponse de la direction et plan d’action
La direction accepte la recommandation.
Dans le but d’éviter toute rupture dans la séquence des enregistrements, la DSSI:
- examinera les pratiques relatives aux biens antidatés;
- élaborera des procédures opérationnelles normalisées concernant les biens antidatés et les procédures à suivre pour le traitement de ces biens;
- assurera une liaison avec le bureau d’aide du SAIGM au sujet des rapports;
- élaborera des instructions de concert avec la DOSGF;
- informera les employés de l’unité de la gestion des biens dont les responsabilités englobent le codage au sujet des modifications apportées aux lignes directrices;
- surveillera l’application des nouvelles lignes directrices pendant une période de six mois pour garantir que tous les employés les appliquent correctement.
- Un communiqué sera diffusé pour informer les clients que le site Web a été mis à jour.
La DSSI a mis de l’avant des procédures provisoires afin de fournir une orientation claire au personnel responsable de la saisie des données et pour veiller à ce que les biens antidatés soientcomptabilisés comme il se doit.
La DSSI examine les procédures internes et formulera une orientation claire concernant la cession des biens, notamment en ce qui touche les critères servant à définir la raison de lacession.
Dans le but de garantir l’exhaustivité de la procédure de cession de biens, la DSSI:
- examinera les pratiques régissant actuellement la cession des biens;
- assurera une liaison avec le bureau d’aide du SAIGM pour garantir une utilisation uniforme des codes de cession;
- élaborera des instructions, de concert avec les parties prenantes;
- communiquera l’information pertinente par écrit à tous les employés de l’unité de la gestion des biens qui remplissent des fonctions reliées à la cession de biens.
Plus précisément, la DSSI:
- élaborera des procédures opérationnelles normalisées de cession des biens, notamment :
- la définition des biens excédentaires;
- la cession des biens excédentaires – Groupe de distribution des biens de la Couronne (GDBC) et programme Ordinateurs pour les écoles;
- la préparation de rapports sur les biens excédentaires;
- les pouvoirs d’approbation des cessions de biens;
- le matériel mis au rebut;
- la garde des biens déclarés excédentaires;
- le dessaisissement de biens excédentaires visés par la réglementation régissant l’accès et le transfert à l’égard de la technologie contrôlée;
- les instructions de cession spéciales;
- la surveillance de l’application des nouvelles lignes directrices pendant une période de six mois afin de s’assurer que tous les employés appliquent correctement ces lignes directrices.
- Un communiqué sera diffusé pour informer les clients que le site Web a été mis à jour.
Responsabilités et échéanciers
DSSI/gestion des biens – Procédure relative aux biens antidatés, rapport de surveillance et communiqué – Mars 2010
DSSI – Procédure provisoire visant les biens antidatés – Tâche menée à bien en mai 2009
DSSI – Procédure – Tâche menée à bien en juillet 2009
DSSI/gestion des biens – Pratiques révisées – Décembre 2009
DSSI/gestion des biens – Procédure de cession des biens – Mars 2010
Annexe A: Critères et contrôles connexes
Note