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I. Préambule
II. Renseignements généraux
III. Instructions détaillées à l'intention des établissements déclarants
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I. Préambule
Information financière des universités est une publication annuelle de Statistique Canada à l'intention de l'Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU). L'ACPAU recueille les données financières entrant dans la confection de la publication en menant un sondage annuel auprès des établissements membres conférant des grades universitaires. Selon les utilisateurs, la publication constitue une source exhaustive de référence sur les données financières des universités et collèges au Canada.
Les données financières de la publication sont fondées sur une déclaration annuelle remplie et présentée par chaque établissement membre. La publication sur support papier présente les données financières par établissement ainsi que par province et par région de même qu'au niveau national.
A. Généralités
La présente Brochure explicative vise à aider les utilisateurs et les auteurs des données financières. Elle aidera plus particulièrement :
- les utilisateurs –
- à comprendre les limites des données financières;
- à comprendre les objectifs différents et distincts des états financiers vérifiés, des rapports de gestion interne et de la déclaration annuelle d'un établissement;
- à comprendre les grandes lignes des méthodes prescrites utilisées pour remplir la déclaration annuelle.
- les auteurs –
- à comprendre les besoins généraux des utilisateurs de la déclaration annuelle;
- à comprendre les différences entre les principes comptables s'appliquant aux états financiers vérifiés, aux rapports de gestion interne et aux méthodes de déclaration prescrites;
- à comprendre pourquoi les données financières de la déclaration annuelle doivent être uniformes d'une année à l'autre et comparables entre les établissements.
La Brochure explicative est présentée de la façon suivante.
La section II contient des renseignements généraux à l'intention des utilisateurs et des auteurs de la déclaration annuelle. Elle porte sur les méthodes de déclaration que doivent suivre les établissements, sur les utilisateurs de la déclaration annuelle et leurs besoins ainsi que sur les rapports entre, d'une part, les principes comptables généralement reconnus (PCGR) et, d'autre part, les données financières et les méthodes de déclaration prescrites.
Ces renseignements aideront les utilisateurs et les auteurs de la déclaration annuelle à comprendre les différences entre les principes comptables s'appliquant aux états financiers vérifiés et les méthodes de déclaration prescrites concernant la déclaration annuelle. De plus, en comprenant les besoins des utilisateurs, les auteurs seront davantage en mesure d'assurer l'uniformité des données concernant leur établissement au fil des ans et, conformément aux lignes directrices de la Brochure explicative, la comparabilité des données entre les établissements.
La section III contient des instructions détaillées à l'intention des établissements déclarants. Les auteurs doivent consulter cette section en remplissant la déclaration annuelle, et les utilisateurs y trouveront des renseignements supplémentaires concernant des termes précis ou certains éléments de la déclaration annuelle.
B. Limites
Bien que les utilisateurs aient besoin de données financières uniformes d'une année à l'autre et comparables entre les établissements, ils doivent également se rendre compte que, même si les auteurs suivent des lignes directrices détaillées, la comparabilité des données n'est pas sans limite. L'utilité des données est à son meilleur lorsqu'elles sont agrégées et utilisées pour analyser des tendances. Lorsque les données servent à comparer directement un établissement à un autre, individuellement ou même entre les provinces ou les régions, la comparabilité des données engendre des limites.
Ces limites peuvent trouver leur origine dans les différences entre les méthodes comptables des établissements. Même les lignes directrices les plus rigoureuses ne pourraient pas éliminer les différences auxquelles donne lieu l'utilisation de méthodes comptables différentes. D'autres différences intrinsèques peuvent être à l'origine de ces limites. Les comparaisons doivent être interprétées et clarifiées à cause des différences au regard de la taille, des programmes d'études, de la structure, du milieu physique, de la philosophie de gestion ainsi que des pratiques budgétaires et comptables des établissements. Les comparaisons entre les régions doivent également tenir compte des différences relatives aux diverses sources de financement, à la clôture de l'exercice, dont les dates varient du 31 mars au 31 juin, aux diverses politiques et responsabilités provinciales en matière de financement, etc.
Voici des exemples précis où les différences entre les établissements imposent des limites à la comparabilité des données financières.
- Définition de la recherche – La définition de la recherche utilisée par un établissement déterminera les dépenses et les revenus déclarés dans le fonds de la recherche subventionnée. Par exemple, les essais cliniques peuvent être assimilés à de la recherche ou non et, par conséquent, peuvent être déclarés ou non comme des dépenses effectuées au titre de la recherche subventionnée.
- Hôpitaux et recherche médicale en milieu hospitalier – La quantité et le niveau des détails déclarés par les établissements au regard des hôpitaux et de la recherche médicale en milieu hospitalier varient selon les relations d'entreprise entre l'établissement et l'hôpital.
- Subventions provinciales de contrepartie aux octrois de la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI) – Même si un établissement déclare séparément certaines subventions précises du gouvernement provincial accordées à titre de fonds de contrepartie aux octrois de la FCI, les subventions provinciales de contrepartie ne sont pas toutes déclarées séparément parce qu'elles ne sont pas toutes accordées à une fin précise.
- Ventes et recouvrement interne des coûts – L'établissement peut déclarer des montants en réduisant les dépenses compensatoires ou à titre de recouvrements internes des coûts, selon le système d'information de gestion et les pratiques administratives qu'il utilise.
- Informatique et communications – Les coûts déclarés par les établissements au titre de l'informatique et des communications varieront selon que l'établissement dispose d'une structure centralisée ou décentralisée.
De plus, on doit faire preuve de prudence en comparant les données financières sur plusieurs années en raison des changements apportés aux PCGR, qui peuvent modifier les données déclarées, ainsi que des changements apportés aux lignes directrices régissant la déclaration des données.
II. Renseignements généraux
La présente section contient des renseignements généraux à l'intention des utilisateurs et des auteurs de la déclaration annuelle. Elle porte sur les méthodes de déclaration que doivent suivre les établissements, sur les utilisateurs de la déclaration annuelle et leurs besoins ainsi que sur les rapports entre, d'une part, les principes comptables généralement reconnus (PCGR) et, d'autre part, les données financières et les méthodes de déclaration prescrites.
Ces renseignements aideront les utilisateurs et les auteurs de la déclaration annuelle à comprendre les différences entre les principes comptables s'appliquant aux états financiers vérifiés et les méthodes de déclaration prescrites concernant la déclaration annuelle. De plus, en comprenant les besoins des utilisateurs, les auteurs seront davantage en mesure d'assurer l'uniformité des données concernant leur établissement au fil des ans et, conformément aux lignes directrices de la Brochure explicative, la comparabilité des données entre les établissements.
A. Communication de l'information financière par les établissements
Comme nous l'avons précisé plus haut, la déclaration annuelle de l'ACPAU constitue une source complète de données financières des universités et collèges du Canada. Cette déclaration n'est, toutefois, pas la seule source d'information financière concernant les établissements. En fait, les états financiers annuels de l'établissement représentent son principal rapport financier.
Les états financiers de l'établissement sont établis selon des PCGR et peuvent faire l'objet d'une vérification externe. Ils constituent un document public par lequel le conseil d'administration de l'établissement concerné en assure la gestion financière.
La déclaration annuelle de l'établissement est préparée en suivant des méthodes prescrites. Elle ne peut pas faire l'objet d'une vérification, mais ses données sont rapprochées de celles des états financiers vérifiés de l'établissement. La déclaration annuelle est également mise à la disposition du public mais, plutôt que de représenter un compte rendu de gestion financière, elle fournit des données financières à des fins d'analyse des tendances et de comparaison de statistiques entre les établissements.
Les deux rapports ont des objectifs différents et distincts. Il est difficile, voire impossible, de procéder à des comparaisons détaillées des données financières de différents établissements à l'aide des états financiers vérifiés. Pour effectuer des comparaisons statistiques entre les établissements ainsi que pour analyser les tendances, les utilisateurs de données financières doivent se tourner vers la déclaration annuelle de l'ACPAU. Bien que celle-ci contienne des données financières plus comparables entre les établissements et qu'elle se prête à la validation, les utilisateurs doivent être conscients des limites relatives à la comparabilité des données (voir la section I.B).
B. Utilisateurs de la déclaration annuelle
Les établissements participants présentent la déclaration annuelle remplie à l'ACPAU afin que les données soient vérifiées, compilées et publiées par Statistique Canada. Par la suite, des statistiques comparatives peuvent être calculées et analysées concernant tous les établissements ou un groupe d'établissements choisis en fonction d'une ou de plusieurs caractéristiques communes (taille, emplacement, programmes de deuxième et ou troisième cycle, médecine, etc.).
Les données financières sont utilisées à des fins nombreuses et variées. Par exemple, au niveau agrégé, la déclaration annuelle constitue la principale source de données financières pour l'élaboration d'estimations des dépenses en recherche et développement dans les établissements de haut savoir qui sont déclarées au Canada et, sur la scène internationale, pour le Canada. Au niveau de l'établissement, les données financières servent à établir l'admissibilité au financement dans le cadre de différents programmes comme la FCI.
Les données financières sont mises à la disposition de nombreux utilisateurs ayant des besoins variés. Ceux-ci comprennent Statistique Canada et ses clients, des groupes comme l'Association des universités et collèges du Canada (AUCC), des conseils de subventions, d'autres ministères et organismes fédéraux et provinciaux, des analystes universitaires, d'autres groupes universitaires internes et les chercheurs de l'extérieur.
En identifiant les utilisateurs de la déclaration annuelle et en comprenant leurs besoins en information, il est possible de déterminer les méthodes de déclaration qui répondent le mieux à ces besoins. Cependant, on ne saurait trop insister sur le point suivant : les données financières déclarées par chaque établissement ne seront utiles que si elles sont préparées de façon uniforme au fil du temps et en conformité avec la Brochure explicative afin de faciliter la comparabilité entre les établissements.
C. Méthodes de déclaration prescrites
Les états financiers vérifiés des établissements déclarants sont établis selon des PCGR. En respectant ces PCGR, les établissements assurent l'uniformité des résultats financiers déclarés d'une année à l'autre.
Dans certains cas toutefois, les PCGR permettent aux établissements de choisir entre des solutions de rechanges tout aussi acceptables l'une que l'autre. Dans la mesure où les établissements font des choix différents, les données financières, même si elles sont uniformes d'une année à l'autre en ce qui concerne un établissement donné, peuvent ne pas être comparables d'un établissement à l'autre. Par exemple, des établissements peuvent choisir deux méthodes différentes de constatation des produits (méthodes du report et de comptabilité par fonds affectés), rendant ainsi difficile la comparaison des données de ces établissements.
Outre les différences entre les données financières des établissements qui choisissent différentes méthodes acceptables de déclaration, les utilisateurs de la déclaration annuelle peuvent parfois exiger des données financières fondées sur une méthode comptable qui s'écarte des PCGR. Ainsi, les utilisateurs des données sur les dépenses en immobilisations ont généralement besoin des catégories de revenus et de dépenses basées sur les mouvements de fonds plutôt que sur des montants capitalisés ou amortis.
Les utilisateurs et les auteurs des données financières doivent prendre bonne note des importants points suivants concernant la déclaration annuelle. Ces pratiques peuvent différer de celles normalement suivies par les établissements déclarants.
- Les fonds affectés comprennent des affectations d'origine interne et externe et non pas seulement d'origine externe.
- Certains revenus affectés non dépensés dans l'année, comme les revenus du fonds de la recherche subventionnée, sont déclarés selon la méthode du mouvement de fonds plutôt que celle du report de fonds (voir la section II.E.4).
- Les dépenses en immobilisations sont déclarées selon la méthode du mouvement de fonds plutôt que d'être capitalisées et amorties (voir la section II.E.6).
- Certaines dépenses, comme les payes de vacances, les charges de retraite et les prestations futures, sont déclarées selon la méthode de comptabilité de caisse plutôt que la méthode de comptabilité d'exercice (voir la section II.E.7).
- Les établissements sont encouragés à réduire au minimum les virements interfonds en déclarant les revenus et les dépenses correspondantes dans le même fonds (voir la section II.E.9).
- Les utilisateurs n'ont besoin que des données sur les revenus et les dépenses. Un ensemble complet d'états financiers est donc inutile.
Les lignes directrices de la présente Brochure explicative ne visent pas à rendre la déclaration annuelle d'un établissement conforme à ses états financiers ou à ses rapports de gestion interne. Les méthodes prescrites, y compris les pratiques de déclaration uniforme qui suivent, peuvent être conformes ou non aux PCGR. L'objectif des lignes directrices est d'assurer la comparabilité des données financières entre les établissements tout en maintenant l'uniformité de ces données.
D. Rapprochement avec les états financiers vérifiés
En suivant les méthodes de déclaration prescrites, chaque établissement constatera une ou plusieurs différences entre sa déclaration annuelle et ses états financiers vérifiés. Afin d'assurer la fiabilité des données financières déclarées par les établissements, chacun d'eux est tenu de rapprocher les données de sa déclaration annuelle avec celles de ses états financiers vérifiés.
Ce rapprochement est présenté dans l'état de variation de l'actif net par fonds (section III.C.4). Bien que les éléments à l'origine des différences entre les deux rapports puissent varier d'un établissement à l'autre, leur nombre est relativement faible. Les éléments de rapprochement courants ont été isolés et peuvent être indiqués à des lignes précises de l'état de variation de l'actif net par fonds.
E. Pratiques de déclaration uniforme
À des fins de comparabilité des données financières entre les établissements, tout en maintenant leur uniformité, les établissements déclarants et les auteurs de la déclaration annuelle doivent respecter les lignes directrices de la présente Brochure explicative, particulièrement les pratiques de déclaration uniforme. Ces pratiques ainsi que les instructions détaillées qui suivent à la section III ont été élaborées en recherchant un équilibre entre les besoins en information des utilisateurs de la déclaration annuelle et le fardeau de réponse imposé aux auteurs. Les pratiques de déclaration uniforme sont les suivantes.
1. Consolidation
Dans le cas des entités affiliées et apparentées, à l'exception de certaines activités de recherche indiquées ci-dessous, chaque établissement doit remplir la déclaration annuelle selon la même méthode qui a été utilisée pour ses états financiers consolidés. Si les données financières de l'entité ne sont déclarées que dans les notes des états financiers consolidés, les données financières ne sont pas reportées dans la déclaration annuelle. Afin que les utilisateurs comprennent mieux le contenu de la déclaration annuelle et ses limites, chaque établissement déclarant est tenu de remplir un rapport d'organismes reliés et de fournir des renseignements pour chaque entité juridique compris dans la déclaration annuelle (voir la section III.C.6 – première partie).
On utilise parfois des données sur la recherche subventionnée à des fins d'affectation des fonds et les utilisateurs se tournent souvent vers la recherche subventionnée déclarée par les établissements comme principale source d'information pour le financement total des activités de recherche au Canada du personnel enseignant. Les établissements peuvent donc désirer déclarer séparément certaines activités additionnelles de recherche de leur personnel enseignant. Par conséquent, en tant qu'exception à la pratique susmentionnée par laquelle des données financières dans la déclaration annuelle sont indiquées sur la même base que celle utilisée pour les états financiers consolidés, les établissements sont autorisés, à certaines conditions, à déclarer une recherche subventionnée séparément qui est attribuée au personnel enseignant de l'établissement déclarant, mais menée à l'intérieur d'entités qui ne sont pas consolidées (voir la section III.C.1 – Recherche subventionnée). Les établissements qui déclarent des données sur la recherche subventionnée menée à l'intérieur d'entités qui ne sont pas consolidées doivent remplir un rapport d'organismes reliés identifiant chaque entité non consolidée et le montant inclus dans la déclaration annuelle (voir la section III.C.6 – deuxième partie).
Étant donné les relations différentes qui existent au Canada entre les établissements et leurs hôpitaux affiliés, par exemple, cette exception accroîtra également la comparabilité entre les établissements des données sur la recherche.
Par souci de clarté, les données financières concernant un organisme caritatif ne sont incluses dans la déclaration annuelle que si l'organisme en question est consolidé dans les états financiers de l'établissement.
2. Fonds
Les données financières sont présentées selon les principes de la comptabilité par fonds. À des fins de comptabilité et de déclaration, les ressources sont classées par fonds en tenant compte des activités et des objectifs précis des pourvoyeurs de fonds ainsi qu'en conformité avec les règles, les restrictions, les limites et les directives imposées par des instances extérieures ou par les instances dirigeantes de l'établissement.
Un fonds est une entité comptable composée d'un ensemble de comptes autonomes faisant ressortir l'actif, le passif, le solde du fonds et les variations. Les fonds sont soit affectés, soit non affectés. Les fonds affectés, autres que les fonds de dotation, constituent des ressources pouvant être utilisées à des fins courantes, mais en tenant compte de certaines limites imposées par des instances extérieures ou intérieures.
À des fins de comptabilité et de déclaration, les établissements regroupent les fonds présentant des caractéristiques semblables en groupes distincts. Voici les groupes de fonds dont il est question dans la déclaration annuelle, chacun étant accompagné d'une brève description.
Fonctionnement général – Fonds non affecté finançant les principales activités d'enseignement et de recherche de l'établissement, à l'exception de la recherche subventionnée.
Objectif spécifique et fiducie – Fonds affecté comprenant les dons et pouvant faire l'objet de restrictions par des instances extérieures ou par les instances dirigeantes de l'établissement à des fins autres que la recherche subventionnée (fonds de recherche subventionnée) ou les immobilisations (fonds des immobilisations).
Recherche subventionnée – Fonds affecté rendant compte des revenus et des dépenses concernant toute la recherche subventionnée. Les montants sont déclarés séparément pour les entités consolidées et les entités non consolidées (voir la section II.E.1).
Entreprises auxiliaires – Fonds non affecté rendant compte séparément de toutes les activités orientées vers la vente ou autofinancées qui s'ajoutent aux principales activités d'enseignement et de recherche de l'établissement.
Immobilisations – Fonds affecté rendant compte des ressources fournies à l'établissement concernant les immobilisations et qui ne sont pas incluses dans un autre fonds.
Dotation – Fonds affecté rendant compte de la capitalisation de montants (surtout des dons) provenant de sources extérieures ou intérieures, faisant l'objet de restrictions et ne pouvant pas être dépensés.
On trouvera des explications et des renseignements supplémentaires concernant ces fonds à la section III.C.1.
3. Comptabilité d'exercice
Règle générale, les établissements suivent la méthode de la comptabilité d'exercice plutôt que la méthode de la comptabilité de caisse. La méthode de la comptabilité d'exercice consiste à consigner les revenus pour la période pendant laquelle ils ont été gagnés plutôt que touchés et à consigner les dépenses pour la période pendant laquelle elles ont été engagées plutôt que réglées. Dans le cas des revenus, il pourrait s'agir des intérêts générés, mais non touchés. Pour ce qui est des dépenses, on pourrait donner comme exemple la comptabilisation des salaires rétroactifs gagnés, mais non payés.
Les exceptions à cette règle dans la déclaration annuelle incluent :
- la méthode du mouvement de fonds pour déclarer des revenus dans les fonds à objectif spécifique et en fiducie et de recherche subventionnée (voir la section II.E.4),
- la méthode du mouvement de fonds pour déclarer des revenus et des dépenses relatifs à des transactions liées à des immobilisations (voir la section II.E.4) et
- la comptabilité de caisse pour déclarer des payes de vacances, des charges de retraite et des prestations futures (voir la section II.E.7).
4. Méthode du mouvement de fonds
En ce qui concerne des activités précises, les revenus sont déclarés selon la méthode du mouvement de fonds, c'est-à-dire, pour les fonds à objectif spécifique et en fiducie et de recherche subventionnée (voir la section III.C.1) dans la période où les fonds sont perçus ou recevables. D'autre part, les dépenses correspondantes sont déclarées selon la méthode de la comptabilité d'exercice, soit dans la période où elles sont engagées. Lorsqu'un contrat de recherche est attribué à un établissement, par exemple, les revenus sont déclarés dans la période où les fonds sont perçus ou recevables en vertu du contrat.
Dans le cas de l'ACPAU, les revenus et les dépenses correspondantes doivent être déclarés dans le même fonds (voir la section II.E.9).
Lorsqu'un établissement reporte les revenus susmentionnés dans ses états financiers vérifiés, la différence entre la méthode du mouvement de fonds et la méthode du report doit être un élément de rapprochement dans l'état de variation de l'actif net par fonds entre la déclaration annuelle de l'établissement et ses états financiers vérifiés (voir la section III.C.4 – ligne 11).
5. Directives sur l'utilisation du fonds approprié
Le principe d'équilibrage s'applique pour tous les fonds; c'est-à-dire que les revenus et les dépenses apparentés doivent être enregistrés sous le même fonds. Il n'est pas évident de décider si la source des revenus ou des dépenses doit imposer le fonds sous lequel ils sont enregistrés. Selon le fonds, il n'y a pas une méthode qui exige que les dépenses soient inscrites sous le même fonds que les revenus (dépenses découlant des revenus) ou vice versa (revenus découlant des dépenses). D'autres considérations de déclaration ont eu la préséance sur cette considération.
Cependant, bien que la méthode appliquée ne puisse pas être cohérente à travers tous les fonds, elle est cohérente à l'intérieur d'un fonds donné.
Les méthodes suivantes doivent être utilisées pour chaque fonds : Fonds de fonctionnement – les dépenses découlent des revenus; Fonds de fiducie – les dépenses découlent des revenus; Fonds de recherche subventionnée – les dépenses découlent des revenus; Fonds d'entreprises auxiliaires – les dépenses découlent des revenus; Fonds de dotation – les revenus découlent des dépenses; Fonds d'immobilisations – les dépenses découlent des revenus.
6. Immobilisations
La pratique de déclaration uniforme relative aux dépenses en immobilisations, dans la déclaration annuelle, est de suivre la méthode du mouvement de fonds plutôt que de capitaliser et d'amortir ces dépenses. Les fonds reçus pour faire l'acquisition d'immobilisations sont déclarés comme des revenus dans la période où ils sont perçus ou recevables. D'autre part, les fonds utilisés pour acquérir des immobilisations sont considérés comme des dépenses dans la période où les fonds sont versés ou payables.
Dans le cas de l'ACPAU, les dépenses en immobilisations doivent être déclarées dans le même fonds que les revenus correspondants. D'une façon plus précise, les dépenses en immobilisations ne sont déclarées dans le fonds des immobilisations que si les revenus correspondants sont déclarés dans ce fonds.
La différence entre la méthode du mouvement de fonds et les dépenses capitalisées et amorties doit constituer un élément de rapprochement dans l'état de variation de l'actif net par fonds entre la déclaration annuelle de l'établissement et ses états financiers vérifiés (voir la section III.C.4 – lignes 9 et 10).
7. Payes de vacances, charges de retraite et prestations futures
Les payes de vacances, les charges de retraite et les prestations futures, y compris les prestations auxquelles donne droit une retraite anticipée, doivent être déclarées selon la méthode de la comptabilité de caisse, c'est-à-dire que les dépenses sont déclarées dans la période où elles sont réglées.
Lorsqu'un établissement enregistre les dépenses susmentionnées dans ses états financiers vérifiés, la différence entre la méthode de la comptabilité de caisse et la méthode de la comptabilité d'exercice doit constituer un élément de rapprochement dans l'état de variation de l'actif net par fonds entre la déclaration annuelle de l'établissement et ses états financiers vérifiés (voir la section III.C.4 – lignes 12 et 13).
8. Ventes et recouvrements des coûts
Les méthodes que suivent les établissements relativement à la déclaration des ventes et des recouvrements des coûts dans leurs dossiers financiers varient considérablement et, dans la plupart des cas, elles sont établies en fonction de leurs systèmes d'information de gestion et pratiques administratives respectives.
Règle générale, en ce qui concerne la déclaration annuelle, les montants tirés des ventes et des recouvrements des coûts doivent être des montants « bruts » plutôt que « nets ». Le fait de déclarer un montant « brut » signifie que les ventes et les coûts correspondants sont déclarés séparément, tandis que le fait de déclarer un montant « net » signifie que les ventes et les coûts correspondants sont combinés et que la différence est indiquée comme un élément distinct. La déclaration de montants « bruts » permet aux utilisateurs de disposer de meilleures données financières.
Les ventes et les activités de recouvrement des coûts peuvent généralement être regroupées de la façon suivante : ventes externes, ventes internes, recouvrements externes des coûts et recouvrements internes des coûts.
- (a) Ventes externes et recouvrements externes des coûts – Transactions avec des tiers, où le prix est déterminé soit en fonction de la valeur marchande du service ou du produit, soit en fonction du coût du service ou du produit. Le prix peut comprendre une marge de profit.
- (b) Ventes internes – Transactions entre des fonds ou des fonctions, où le prix est déterminé soit en fonction de la valeur marchande du service ou du produit, soit en fonction du coût du service ou du produit. Le prix comprend une marge de profit. Les ventes internes excluent les transactions fondées spécifiquement sur des coûts indirects. Aux fins de la déclaration annuelle, les ventes internes sont regroupées en ventes découlant des entreprises auxiliaires (voir la section III.C.1 – entreprises auxiliaires) et en ventes découlant des autres fonds ou fonctions.
- (c) Recouvrements internes des coûts – Recouvrements, affectations, imputations des coûts ou virements de ceux-ci entre des fonds ou des fonctions. Les recouvrements internes des coûts renvoient spécifiquement aux coûts indirects.
Les ventes externes, les recouvrements externes des coûts et les ventes internes découlant des entreprises auxiliaires doivent être déclarés comme des ventes de services ou de produits (voir la section III.C.2 – ligne 25).
En guise d'exception à la méthode de déclaration de montants « bruts », et pour éviter la double comptabilisation des revenus et des dépenses, la déclaration de montants « nets » constitue la méthode privilégiée relativement aux ventes internes autres que celles qui découlent des entreprises auxiliaires. Pour ce faire, les revenus du fonds ou de la fonction qui vend le service ou le produit sont défalqués des dépenses de ce même fonds ou de cette même fonction. Le fonds ou la fonction qui achète le service ou le produit déclare la dépense. S'il est impossible de procéder à la défalcation, les ventes internes peuvent être déclarées séparément à un article de dépenses (un recouvrement) dans le fonds ou la fonction qui vend le service ou le produit et le fond ou la fonction qui achète le service ou le produit (voir la section III.C.3 – ligne 20).
Les recouvrements internes des coûts doivent également être déclarés de façon à éviter la double comptabilisation des dépenses. La méthode privilégiée est l'imputation directe, c'est-à-dire que la réduction des dépenses dans une fonction ou un fonds particulier est compensée par une augmentation correspondante de la même catégorie de dépenses dans le fonds ou la fonction où les coûts sont imputés. Cette méthode permet aux utilisateurs de procéder à de meilleures comparaisons fonctionnelles des articles de dépenses. En revanche, lorsque la méthode de l'imputation directe est impossible, les recouvrements internes des coûts peuvent être déclarés séparément comme un article de dépenses (un recouvrement) dans la fonction ou le fonds à même lequel les coûts sont payés et imputés (voir la section III.C.3 – ligne 20).
9. Virements interfonds
Dans le déroulement normal des activités, il arrive qu'un établissement déclare des revenus dans un fonds mais les dépenses correspondantes dans un autre. L'établissement enregistre alors un virement du fonds où les revenus ont été encaissés vers le fonds où ils ont été dépensés. Il s'agit d'un virement interfonds.
Les établissements sont encouragés à déclarer, dans la mesure du possible, les revenus et les dépenses correspondantes dans le même fonds. Par exemple, les dépenses en immobilisations doivent être déclarées dans le même fonds que les revenus correspondants, et les revenus de placements acquis à même les fonds de fiducie et de dotation doivent être déclarés dans le même fonds que les dépenses correspondantes. Cette façon de procéder met à la disposition des utilisateurs de meilleures données financières pour calculer des statistiques comme les rapports entre les revenus et les dépenses, par fonds.
Le virement d'un excédent de fonctionnement du fonds des entreprises auxiliaires au fonds de fonctionnement général est un exemple de virement interfonds. On peut également citer les virements interfonds approuvés par les instances dirigeantes de l'établissement. Les virements interfonds sont indiqués dans l'état de variation de l'actif net par des fonds (voir la section III.C.4 – lignes 5 et 8).
10. Dons en nature
Les dons en nature consignés dans les états financiers vérifiés d'un établissement doivent être indiqués dans la déclaration annuelle comme des revenus et des dépenses. À ce titre, ils doivent être déclarés conformément aux pratiques de déclaration uniforme de l'ACPAU.
11. Actifs nets affectés par des instances internes
Les actifs nets affectés par des instances internes ou les soldes des fonds sont couramment appelés des affectations ou des réserves. Les variations des soldes des fonds que rapporte un établissement dans ses états financiers sont en partie dues aux virements approuvés ou à l'affectation de fonds à des fins futures particulières. Dans la déclaration annuelle, l'augmentation des affectations ou les virements vers celles-ci ne doivent pas être consignés comme des dépenses, pas plus qu'une diminution des affectations ou les virements provenant de celles-ci ne doivent être consignés comme des revenus (voir la section III.C.4 – ligne 19).
12. Emprunts et remboursements du capital
Les emprunts et les remboursements du capital ne constituent pas des revenus ou des dépenses. Ces montants sont toutefois déclarés séparément dans l'état de variation de l'actif net par fonds. (Voir la section III.C.4 – lignes 6 et 7). Cependant, les versements d'intérêt sont assimilés à des dépenses dans le fonds approprié.
13. Coût total des entreprises auxiliaires
Les entreprises auxiliaires (voir la section III.C.1 – entreprises auxiliaires) doivent englober toutes les dépenses directes et les répartitions des coûts liées au fonctionnement de ces services. Les répartitions des coûts doivent comprendre, par exemple, une affectation raisonnable pour les services publics (à moins qu'ils ne soient des entreprises auxiliaires), l'entretien de l'immeuble ainsi que les services de soutien administratif de l'établissement. Les répartitions des coûts des entreprises auxiliaires sont des recouvrements internes des coûts (voir la section II.E.8) dans le fonds ou la fonction correspondant aux coûts.
14. Utilisation d'estimations
Afin de remplir la déclaration annuelle conformément aux présentes pratiques de déclaration uniforme, il est possible que les coûts doivent être répartis entre des fonds et des fonctions. Lorsque des répartitions des coûts s'imposent, elles peuvent être fondées sur les meilleures estimations possibles.
15. Double comptabilisation
Dans certains cas, l'établissement perçoit des fonds et transfère par la suite toute la somme touchée ou une partie de celle-ci vers une ou plusieurs entités apparentées ou affiliées dont il est tenu compte dans la déclaration annuelle. Ces entités peuvent être incluses dans la déclaration annuelle pour l'une ou l'autre des raisons mentionnées au paragraphe « Consolidation » (voir la section II.E.1). L'établissement doit alors s'assurer que le total des revenus et le total des dépenses ne sont déclarés qu'une seule fois. Les catégories de revenus à déclarer doivent correspondre à la source originale des fonds. Quant aux catégories de dépenses, elles doivent correspondre à l'utilisation finale des fonds. Les décaissements ou virements de fonds entre les entités apparentées ou affiliées ne doivent pas être déclarés. De plus, l'établissement doit s'assurer que les revenus et les dépenses sont déclarés dans le même fonds (voir la section II.E.9).
On doit également faire preuve de prudence lorsqu'un établissement déclarant perçoit un montant et qu'il répartit ou transfère par la suite la totalité ou une partie de ce montant à d'autres établissements déclarants membres de l'ACPAU. La situation revêt une importance particulière dans le cas des grosses subventions de recherche, comme celles qu'accordent les Réseaux de centres d'excellence, où un établissement (le centre administratif) doit verser des sommes à d'autres établissements participants. L'établissement déclarant doit alors déclarer le montant duquel ont été défalquées les sommes réparties ou transférées. Cette façon de procéder permet d'éviter la double comptabilisation des revenus et des dépenses lorsque les données des déclarations annuelles sont agrégées aux niveaux provincial, régional et national.
III. Instructions détaillées à l'intention des établissements déclarants
La présente section contient des instructions détaillées à l'intention des établissements déclarants. Les auteurs doivent consulter cette section en remplissant la déclaration annuelle, et les utilisateurs y trouveront des renseignements supplémentaires concernant des termes précis ou certains éléments de la déclaration annuelle. Les auteurs des données financières devraient passer en revue les sections précédentes de la Brochure explicative avant d'aller plus loin.
A. Données financières comparables
Les critères de présentation d'un élément de revenus ou de dépenses particulier au sein d'un fonds ou d'une fonction dans la déclaration annuelle sont normalement les mêmes que ceux qu'utilise l'établissement dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne. Cependant, lorsque les lignes directrices précisent le poste où l'élément doit être indiqué, on doit se conformer à cette exigence, quelle que soit la pratique de l'établissement. C'est pourquoi la classification des activités ou des éléments de revenus et de dépenses de la déclaration annuelle peut différer de la classification utilisée par l'établissement dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne. À titre d'exemple, les services de santé et de sport doivent faire partie de la fonction « Services aux étudiants » de la déclaration annuelle (voir la section III.C.5 – services aux étudiants), même si l'établissement les considère comme des entreprises auxiliaires dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne.
Les données financières des établissements ne pourront être utilisées que si elles sont présentées de façon uniforme au fil des ans et si elles sont comparables entre elles. Les auteurs doivent se conformer aux présentes lignes directrices afin de répondre aux besoins en information des utilisateurs.
B. Déclaration annuelle
Les données financières détaillées doivent être reportées aux tableaux 1 à 7 de la déclaration annuelle.
La déclaration annuelle comprend :
- Renseignements généraux et instructions
- Tableau 1 – Revenus par fonds
- Tableau 2 – Dépenses par fonds
- Tableau 3 – État de variation de l'actif net par fonds
- Tableau 4 – Dépenses de fonctionnement général par fonction
- Tableau 5 – Rapport d'organismes reliés
- Partie I – Entités juridiques consolidées distinctes
- Partie II – Entités juridiques non consolidées distinctes
- Tableau 6 – Subventions et contrats d'autres ministères et organismes fédéraux
- Tableau 7 – Subventions et contrats d'autres ministères et organismes provinciaux
Il est possible qu'un établissement détermine que, même s'il se conforme aux lignes directrices, les données financières qu'il fournit peuvent ne pas être comparables avec celles d'autres établissements. Il lui est alors loisible de donner des explications ou de formuler des observations dans l'espace réservée à cette fin aux bas de chaque tableau. Cette information additionnelle serait utile à Statistique Canada dans le cadre de son examen du caractère raisonnable de la déclaration annuelle. Il pourrait par exemple, s'agir d'un élément de revenus ou de dépenses extraordinaire ou non récurrent inclus dans un fonds ou une fonction.
L'auteur peut également utiliser l'espace au bas de chaque tableau pour formuler les observations et commentaires qu'il juge nécessaires concernant les éléments qui ne sont pas visés dans la déclaration annuelle.
Les auteurs doivent savoir que les utilisateurs de la déclaration annuelle sont disposés à accepter des répartitions raisonnables lorsque les chiffres exacts ne sont pas disponibles (voir la section II.E.14).
C. Définitions, explications et exemples
Les fonds sont définis en premier lieu afin d'aider les auteurs à distinguer les différents postes de revenus et de dépenses aux fins de la déclaration. Les données financières doivent être présentées par fonds aux tableaux 1, 2, 3, 6 et 7 de la déclaration annuelle. Les explications portent ensuite sur les données financières devant être indiquées aux lignes appropriées de chaque tableau
1. Fonds
Les ressources sont comptabilisées par fonds (voir la section II.E.2) en tenant compte des activités et des objectifs précis des pourvoyeurs de fonds ainsi qu'en conformité avec les règles, les restrictions, les limites et les directives imposées par des instances extérieures (restrictions externes) ou par les instances dirigeantes de l'établissement (restrictions internes). Les fonds sont soit affectés, soit non affectés. Les fonds affectés, autres que les fonds de dotation, constituent des ressources pouvant être utilisées à des fins courantes, mais en tenant compte de certaines limites imposées par des instances extérieures ou intérieures.
À des fins de comptabilité et de déclaration, les établissements regroupent les fonds présentant des caractéristiques semblables en groupes distincts. Dans le contexte de la déclaration annuelle, les fonds sont les suivants : fonctionnement général, objectif spécifique et fiducie, recherche subventionnée, entreprises auxiliaires, immobilisations et dotation.
Les auteurs doivent prendre bonne note des points suivants :
- les fonds affectés comprennent des restrictions externes et internes;
- les revenus et les dépenses concernant la recherche subventionnée sont indiqués séparément pour les entités consolidées et les entités non consolidées (voir la section II.E.1);
- les virements interfonds doivent être réduits au minimum en déclarant les revenus et les dépenses correspondantes dans le même fonds (voir la section II.E.9);
- les différences découlant de la conformité aux pratiques de déclaration uniforme dans la présente brochure explicative et aux principes suivis dans les états financiers de l'établissement constituent des éléments de rapprochement dans l'état de variation de l'actif net par fonds (voir la section III.C.4).
Fonctionnement général – Fonds non affecté finançant les principales activités d'enseignement et de recherche de l'établissement, à l'exception de la recherche subventionnée. Le fonds de fonctionnement général englobe le coût des programmes financés par le secteur privé et non sanctionnés par des unités.
Les revenus du fonds comprennent les subventions des administrations provinciales (y compris la recherche autre que la recherche subventionnée), les droits de scolarité et d'autres droits (pour les cours à unités et les cours sans unité), les revenus de sources privées et d'autres sources sans restriction. Ils comprennent également les revenus de placements, si les dépenses correspondantes sont déclarées dans le fonds de fonctionnement général.
Les dépenses du fonds couvrent les coûts de fonctionnement général de l'établissement, y compris les coûts de l'enseignement et de la recherche (autre que la recherche subventionnée), des services de soutien pédagogique, des services de la bibliothèque, des services aux étudiants, des services administratifs, des services d'entretien des immeubles et des relations extérieures ainsi que les autres dépenses de fonctionnement de l'établissement. Elles comprennent également l'achat de biens immobilisés, si les revenus correspondants sont comptabilisés dans le fonds général de fonctionnement.
Objectif spécifique et fiducie – Fonds affecté comprenant les dons et pouvant faire l'objet de restrictions par des instances extérieures ou par les instances dirigeantes de l'établissement à des fins autres que la recherche subventionnée (fonds de recherche subventionnée) ou les immobilisations (fonds des immobilisations). Les revenus doivent être comptabilisés selon la méthode du mouvement de fonds (voir la section II.E.4).
Les revenus du fonds comprennent les cadeaux désignés, les dons et les subventions. Ils comprennent également les revenus de placements si les dépenses correspondantes sont incluses dans le fonds à objectif spécifique et de fiducie.
Les dépenses du fonds englobent l'achat de biens immobilisés, si les revenus correspondants sont comptabilisés dans le fonds à objectif spécifique et de fiducie.
Recherche subventionnée - Fonds affecté rendant compte des revenus et des dépenses concernant toute la recherche subventionnée. Les montants sont déclarés séparément pour les entités consolidées et les entités non consolidées (voir la section II.E.1). Les revenus doivent être comptabilisés selon la méthode du mouvement de fonds (voir la section II.E.4).
Les revenus du fonds comprennent les fonds d'aide à la recherche, versés sous forme de subventions ou au moyen de contrats, provenant d'une source extérieure à l'établissement. Les sources de revenus sont les gouvernements, le secteur privé et les donateurs. L'allocation des subventions fédérales pour les Coûts indirects en recherche serait incluse ici. Les dépenses correspondantes devraient être comptabilisées comme un recouvrement interne des coûts entre les fonds de Fonctionnement et de Recherche subventionnée, tel que fait pour le traitement des frais généraux. Les revenus comprennent également les revenus de placements, si les dépenses correspondantes sont comptabilisées dans le fonds de la recherche subventionnée.
Les dépenses du fonds comprennent les activités financées à même les revenus du fonds, mais non les activités financées à même les revenus du fonds de fonctionnement général. Elles englobent aussi l'acquisition de biens immobilisés, si les revenus correspondants sont déclarés dans le fonds de la recherche subventionnée, ainsi que les recouvrements internes des coûts (voir la section II.E.8).
Les sommes provenant de la Fondation canadienne pour l'innovation, de même que les fonds applicables fournis en contrepartie, doivent être déclarés comme des revenus du fonds de la recherche subventionnée. Les dépenses correspondantes, y compris l'achat de biens immobilisés, doivent être comptabilisées comme des dépenses du fonds de la recherche subventionnée.
Le financement relatif au Chaires de recherche du Canada doit être déclaré comme revenu de recherche subventionnée. Les dépenses correspondantes, y compris l'acquisition d'immobilisations, doivent être déclarées comme dépenses de recherche subventionnée.
Pour ce qui est du fonds de la recherche subventionnée, les revenus et dépenses concernant les entités consolidées doivent être indiqués dans la première colonne des tableaux appropriés, et les revenus et dépenses des entités non consolidées, dans la deuxième colonne. Ensemble, les deux colonnes représentent le total du fonds de la recherche subventionnée déclaré par l'établissement. En ce qui a trait aux entités consolidées, les montants indiqués sont fondés sur les données financières des entités comprises dans les états financiers consolidés de l'établissement.
Dans le cas des entités non consolidées, l'établissement est autorisé à déclarer séparément la recherche subventionnée, y compris le financement de la recherche médicale menée en milieu hospitalier qui est attribuée au personnel enseignant de l'établissement déclarant, mais qui est effectuée dans des entités non consolidées. La déclaration des données relatives à la recherche subventionnée est autorisée si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- l'entité non consolidée doit être un établissement affilié suivant une entente d'affiliation avec l'établissement déclarant. Le terme établissement affilié désigne toutes les entités fédérées, affiliées et associées (voir la section III.C.6);
- des membres du personnel enseignant de l'établissement déclarant dirigent le projet de recherche subventionnée et mènent la recherche à l'établissement affilié non consolidé;
- les données financières (revenus et dépenses) concernant la recherche subventionnée sont déclarées dans les états financiers de l'établissement affilié non consolidé;
- la recherche subventionnée serait déclarée dans le fonds de la recherche subventionnée si la recherche avait été menée à l'établissement déclarant, plutôt qu'à l'établissement affilié.
Également, dans le cas des « entités non consolidées », les montants déclarés comme revenus (tableau 1, ligne 27, colonne 4) doivent être égaux aux dépenses déclarées (tableau 2, ligne 24, colonne 4).
Afin d'assurer l'uniformité et la comparabilité des données, les catégories de revenus et de dépenses relatives à la recherche subventionnée pour les entités non consolidées doivent être déclarées conformément aux présentes lignes directrices. Même si ces données financières n'ont pas été soumises à une vérification par l'établissement déclarant, on s'attend à ce qu'elles soient adéquatement étayées par des documents.
Les établissements qui déclarent des activités de recherche subventionnée pour ces entités doivent :
- admettre et déclarer dans la lettre de transmission que les quatre conditions ci-dessus ont été respectées; et
- remplir la partie II du tableau 5 désignant chaque entité et les montants indiqués dans la déclaration annuelle (voir la section III.C.6).
Entreprises auxiliaires – Fonds non affecté rendant compte séparément de toutes les activités orientées vers la vente ou autofinancées qui s'ajoutent aux principales activités d'enseignement et de recherche de l'établissement. Les entreprises auxiliaires sont créées pour fournir des biens et des services aux étudiants, au corps professoral, au personnel de l'établissement ainsi qu'à d'autres personnes. Le prix exigé n'est pas nécessairement égal au prix de ces biens et services.
Les entreprises auxiliaires comprennent habituellement les librairies, les services alimentaires (restaurants, cafétérias et distributeurs automatiques), les résidences et les logements, le stationnement, les presses universitaires, les services d'édition et de buanderie, la location de biens et d'installations, les théâtres et les centres de conférences.
Toutes les ventes, externes et internes, des entreprises auxiliaires doivent être comptabilisées comme des revenus (voir la section II.E.8).
Le coût total des entreprises auxiliaires est nécessaire pour déclarer les dépenses (voir la section II.E.13). La méthode privilégiée relativement à la déclaration des recouvrements internes des coûts est l'imputation directe mais, lorsqu'il est impossible de procéder ainsi, les recouvrements internes des coûts peuvent être déclarés séparément comme une catégorie de dépenses (voir la section II.E.8). Les biens immobilisés achetés directement à même les revenus du fonds des entreprises auxiliaires doivent être comptabilisés dans le fonds des entreprises auxiliaires, sur la ligne de dépenses appropriée.
Immobilisations – Fonds affecté rendant compte des ressources fournies à l'établissement concernant les immobilisations et qui ne sont pas incluses dans un autre fonds. Les revenus et les dépenses doivent être comptabilisés en suivant la méthode du mouvement de fonds pour les biens immobilisés (voir la section II.E.6).
Les revenus du fonds comprennent des subventions et les revenus de placements connexes, des dons et d'autres ressources mises à la disposition de l'établissement par des sources de financement extérieures, comme des administrations publiques et des donateurs, à des fins d'immobilisations.
Les dépenses du fonds englobent les programmes liés aux immeubles, les importantes acquisitions de matériel et de meubles, les rénovations et transformations majeures, la location de locaux, d'immeubles et de terrains et les améliorations aux terrains (aménagements).
Étant donné que les dépenses en immobilisations doivent être comptabilisées dans le même fonds que les revenus correspondants, elles ne doivent pas toutes être déclarées dans le fonds des immobilisations. Par exemple, les sommes provenant de la FCI, de même que les fonds applicables fournis en contrepartie, doivent être déclarés comme des revenus du fonds de la recherche subventionnée. Les dépenses correspondantes, y compris l'achat de biens immobilisés, doivent être comptabilisées comme des dépenses du fonds de la recherche subventionnée.
Dotation – Fonds affecté rendant compte de la capitalisation de montants (surtout des dons) provenant de sources extérieures ou intérieures, faisant l'objet de restrictions et ne pouvant pas être dépensés.
Les revenus de placements produits par les dotations peuvent être utilisés à différentes fins, et celles-ci sont souvent restreintes par les donateurs. Les revenus de placements doivent être déclarés dans le même fonds que les dépenses correspondantes. Les dépenses, sauf celles occasionnées par un gain de revenus d'investissements, doivent être déclarées dans un fonds approprié autre que le fonds de dotation. Les dépenses occasionnées par un gain de revenus d'investissements doivent être déclarées comme des dépenses « nettes » des revenus de placements.
Les revenus de placements utilisés pour préserver la valeur en capital du fonds de dotation doivent être comptabilisés comme des revenus dans le fonds de dotation.
2. Revenus par fonds (tableau 1)
Les montants des fonds décrits à la section III.C.1 sont déclarés aux colonnes 1, 2, 5, 6, 7 et 8 du tableau 1, et le total des fonds, à la colonne 9. Le total partiel du fonds de la recherche subventionnée est indiqué à la colonne 5. Pour ce qui est de ce dernier fonds, les montants concernant les entités consolidées et les entités non consolidées sont déclarés aux colonnes 3 et 4 respectivement.
Les catégories de revenus à déclarer au tableau 1 sont indiquées sur le côté gauche du tableau. En cas d'incertitude quant à la ligne où déclarer un type de revenus, celui-ci doit être déclaré à la ligne décrivant le mieux l'activité. Par exemple, les fonds gouvernementaux servant à payer les droits de scolarité des participants à des cours sans unité doivent être déclarés sur la ligne 13 (cours sans unité), plutôt qu'à la partie réservée aux subventions et contrats gouvernementaux. De plus, lorsque la désignation d'un type de revenus particulier dans ce tableau n'est pas la même que celle utilisée par un établissement dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne, le type de revenus doit être indiqué selon les instructions de la Brochure explicative, quelle que soit la pratique de l'établissement.
En règle générale, les établissements suivent la méthode de la comptabilité d'exercice plutôt que la méthode de la comptabilité de caisse (voir la section II.E.3). Pour la déclaration de revenus, les exceptions à la comptabilité de caisse dans la déclaration annuelle incluent la méthode du mouvement de fonds pour déclarer des fonds reçus afin d'acquérir des immobilisations (voir la section II.E.6) et pour déclarer des revenus dans les fonds à objectif spécifique et en fiducie et de recherche subventionnée (voir la section II.E.4).
Les revenus comprennent les dons en nature consignés dans les états financiers vérifiés de l'établissement (voir la section II.E.10).
Les emprunts ne sont pas assimilés à des revenus (voir la section II.E.12). Ces montants doivent toutefois être déclarés séparément sur l'état de variation de l'actif net par fonds (voir la section III.C.4 – ligne 6).
Les six principales catégories de revenus sont les suivantes :
- subventions et contrats de ministères et organismes gouvernementaux;
- droits de scolarité et autres frais;
- dons, y compris les legs;
- subventions et contrats non gouvernementaux;
- placements;
- autres (vente de services et de produits ainsi que divers).
(i) Subventions et contrats des ministères et organismes gouvernementaux
Les lignes 1 à 11 englobent les subventions et les contrats accordés par des ministères et organismes gouvernementaux fédéraux et provinciaux ainsi que des administrations municipales. Les subventions et les contrats accordés par d'autres gouvernements provinciaux et des gouvernements étrangers font également partie de cette catégorie.
Les subventions gouvernementales apportent une aide financière aux établissements, et il est possible qu'elles fassent l'objet de restrictions.
Les contrats attribués par les gouvernements apportent une aide financière aux établissements moyennant certaines conditions, notamment la fourniture d'un produit comme une pièce d'équipement, un service ou un rapport. Ils sont normalement assortis de dispositions permettant aux établissements de recouvrer certains coûts indirects ou généraux et établissent aussi la façon de calculer les coûts recouvrables.
Pour éviter la double comptabilisation des subventions et contrats gouvernementaux, les revenus ne doivent être déclarés qu'une seule fois. En d'autres mots, lorsqu'un établissement perçoit un montant et qu'elle le transfère ensuite en tout ou en partie à une ou plusieurs entités apparentées ou affiliées dont les données sont incluses dans la déclaration annuelle, le virement doit être retranché (voir la section II.E.15).
En outre, toujours pour éviter la double comptabilisation, lorsqu'un établissement déclarant perçoit un montant et qu'il répartit ou transfère par la suite la totalité ou une partie de ce montant à d'autres établissements déclarants membres de l'ACPAU, il doit alors déclarer le montant duquel ont été défalquées les sommes réparties ou transférées (voir la section II.E.15).
Gouvernement fédéral
On doit inscrire aux lignes 1 à 7 toutes les subventions et contrats de recherche ainsi que toutes les autres subventions et contributions attribués par les ministères et organismes du gouvernement du Canada, y compris la partie fédérale des subventions d'équipement et autres provenant d'un gouvernement provincial. Les revenus provenant des six principaux organismes fédéraux doivent être indiqués sur les lignes 1 à 6, le cas échéant.
La catégorie « Gouvernement fédéral » regroupe les points suivants.
Ligne 1 Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH)
Ligne 2 Santé Canada
- Les revenus de Santé Canada non reportés à la ligne 4 – Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) – devraient être déclarés sous cette ligne.
Ligne 3 Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG)
Ligne 4 Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
Ligne 5 Fondation canadienne pour l'innovation (FCI)
- Les revenus provenant de la FCI sont déclarés au fonds de la recherche subventionnée.
Ligne 6 Chaires de recherche du Canada
- Le financement des Chaires de recherche du Canada est déclaré sous le fonds de la recherche subventionnée.
Ligne 7 Autres, fédéral (voir le tableau 6)
- Les revenus provenant de tous les autres ministères et organismes fédéraux sont indiqués ici, et les détails sont fournis au tableau 6 (voir la section III.C.7). Devraient être incluses les allocations de subventions pour les Coûts indirects en recherche. Une ligne distincte a été créée à cet effet au tableau 6.
Autres
On doit inscrire aux lignes 8 à 11 les subventions et les contrats accordés par des ministères et organismes provinciaux, des administrations municipales, d'autres provinces et des gouvernements étrangers. La rubrique « Autres » regroupe les lignes suivantes.
Ligne 8 Provincial (voir le tableau 7)
- Les revenus provenant des ministères et organismes du gouvernement provincial, y compris les subventions provinciales de contrepartie à la FCI, sont indiqués ici, et les détails sont présentés au tableau 7 (voir la section III.C.8).
- Les revenus provinciaux de contrepartie à la FCI du ministère responsable de l'établissement sont déclarés sous le fonds de la recherche subventionnée.
Ligne 9 Municipal
- Exemples de revenus à déclarer ici : subventions accordées par les organismes responsables du transport urbain, des communications et du stationnement.
Ligne 10 Autres provinces
- Subventions et contrats attribués par une province autre que celle où est situé l'établissement.
Ligne 11 Gouvernements étrangers
- Exemples de revenus à déclarer ici : subventions de la National Endowment for Humanities, des National Institutes of Health, et de la National Science Foundation.
(ii) Droits de scolarité et autres frais
Les droits de scolarité des cours à unités et des cours sans unité ainsi que les autres frais doivent être inscrits aux lignes 12 à 14.
Ligne 12 Cours crédités
- Les cours crédités sont des cours de formation ou d'enseignement programmé offerts dans le cadre d'un programme conduisant à un grade ou des cours auxquels un statut équivalent peut être accordé.
- Les cours crédités sont offerts pendant les sessions d'automne et d'hiver des programmes semestriels, les trois sessions des programmes trimestriels ainsi que les sessions des programmes annuels des établissements décernant des grades. Ils englobent les cours offerts entre deux sessions ainsi que pendant les sessions de printemps et d'été.
- Les droits de scolarité des cours crédités comprennent les droits et les autres frais obligatoires liés à l'enseignement, comme les frais d'utilisation des ordinateurs et des laboratoires.
- Les droits des cours d'appoint ou des cours spéciaux menant à l'obtention d'unités et les droits des étudiants libres qui assistent à des cours crédités sont également compris.
- Les droits de scolarité des cours crédités doivent être déclarés ici même si les cours sont subventionnés ou si leur coût est entièrement recouvrable.
Ligne 13 Cours non crédités
- Les cours non crédités sont des cours de formation ou d'enseignement programmé ne menant pas à l'obtention d'unités (voir la ligne 12).
- Les droits de scolarité pour les cours non crédités comprennent les droits liés à des conférences, des cours et des activités semblables qui ne sont pas reconnus par l'établissement comme donnant droit à des unités. Les cours non crédités sont habituellement offerts par les services d'éducation permanente.
- Les fonds gouvernementaux servant à payer les droits de scolarité des participants à des cours non crédités doivent être déclarés comme des frais de scolarité pour des cours non crédités plutôt que comme des « Subventions et contrats gouvernementaux ».
Ligne 14 Autres frais
- Les autres frais comprennent les frais obligatoires et non obligatoires exigibles au titre des services de santé, des activités sportives, des services de la bibliothèque, des demandes d'inscription, des inscriptions tardives, des armoires vestiaires, des relevés de notes, etc. Ces frais seraient déclarés dans le fonds de fonctionnement général.
- Sont exclus les frais perçus par l'établissement à titre d'intermédiaire, notamment pour des activités contrôlées et administrées par des étudiants, comme des conseils ou des fédérations d'étudiants.
(iii) Dons, inclus les legs
Les dons sont des virements volontaires de montants en espèces ou de titres négociables effectués sans que le donateur s'attende à un rendement ou à des avantages. Les legs sont laissés par testament. Les dons et les legs sont considérés comme des cadeaux aux fins de l'impôt. Les montants touchés et pour lesquels des reçus pour dons de bienfaisance peuvent être délivrés aux fins de l'impôt fédéral doivent être indiqués sur les lignes 15 à 17, le cas échéant.
Les dons et les legs doivent être indiqués aux lignes 15 à 17, selon qu'ils proviennent de particuliers, d'entreprises privées, de fondations ou d'organismes sans but lucratif.
De plus, les dons réservés à des fins précises, et les dons qui ne peuvent pas être dépensés doivent être déclarés au fonds de dotation (voir la section III.C.1 – dotation). Les dons comprennent également les cadeaux en nature consignés dans les états financiers vérifiés de l'établissement (voir la section II.E.10).
À l'exception des cas mentionnés au paragraphe précédent, les dons doivent être déclarés dans le même fonds que les dépenses correspondantes (voir la section II.E.9).
Ligne 15 Particuliers
- Comprend les dons et les legs provenant de familles.
Ligne 16 Entreprises privées
- Les entreprises privées comprennent les entreprises non constituées en société ainsi que les entreprises ouvertes ou fermées constituées en société, exploitées en vue de réaliser un bénéfice et tirant leurs recettes en grande partie de la vente de biens et de services. Les formes courantes d'entreprises non constituées en société sont les entreprises individuelles et les partenariats (agriculteurs, spécialistes, etc.)
Ligne 17 Organismes sans but lucratif
Comprend les fondations et les organismes sans but lucratif.
- Une fondation est une entité pouvant être une société ou une fiducie exploitée exclusivement à des fins de charité. Les fonds versés à l'établissement par un organisme caritatif non consolidé doivent être déclarés ici.
- Les organismes sans but lucratif comprennent des associations ou des sociétés (organismes religieux, syndicats, organisations professionnelles, confréries, etc.).
(iv) Subventions et contrats non gouvernementaux
Les subventions et contrats non gouvernementaux apportent une aide financière aux établissements moyennant certaines conditions, notamment la fourniture d'un produit comme une pièce d'équipement, un service ou un rapport. Les montants perçus par l'établissement ne sont pas considérés comme des dons de bienfaisance aux fins de l'impôt, et un reçu ne peut donc pas être délivré dans ce contexte.
Les subventions et contrats non gouvernementaux doivent être indiqués aux lignes 18 à 20, selon qu'ils proviennent de particuliers, d'entreprises privées, de fondations ou d'organismes sans but lucratif.
Ligne 18 Particuliers
- Comprend les subventions et les contrats accordés par des familles.
Ligne 19 Entreprises privées
- Les entreprises privées comprennent les entreprises non constituées en société ainsi que les entreprises ouvertes ou fermées constituées en société, exploitées en vue de réaliser un bénéfice et tirant leurs recettes en grande partie de la vente de biens et de services. Les formes courantes d'entreprises non constituées en société sont les entreprises individuelles et les partenariats (agriculteurs, spécialistes, etc.).
Ligne 20 Organismes sans but lucratif
Comprend les fondations et les organismes sans but lucratif.
- Une fondation est une entité pouvant être une société ou une fiducie exploitée exclusivement à des fins de charité.
- Les organismes sans but lucratif comprennent des associations ou des sociétés (organismes religieux, syndicats, organisations professionnelles, confréries, etc.).
(v) Revenus de placements
Les revenus de placements comprennent les revenus provenant de dividendes, d'obligations, d'hypothèques, de billets à court terme et d'intérêts bancaires. Les intérêts obligataires englobent les intérêts générés sur les obligations résiduaires (voir la section II.E.3). Les revenus de placements comprennent également les profits et les pertes réalisés et latents sur les transactions de placement, si les profits et les pertes sont déclarés dans les états financiers vérifiés, quelle que soit la façon dont l'établissement désigne ces placements (détenus à des fins de transactions, ou non).
Sont exclus les revenus provenant des organismes caritatifs non consolidés, qui doivent être déclarés sur la ligne 17 (organismes sans but lucratif).
Les lignes 21 et 22 portent sur les revenus tirés de fonds de dotation et les autres revenus de placements.
Ligne 21 Dotation
- Les revenus de placements tirés de fonds de dotation doivent être déclarés ici, dans le même fonds que les dépenses correspondantes.
- Les revenus de placements tirés de fonds de dotation et utilisés pour préserver la valeur en capital du fonds de dotation sont déclarés sur cette ligne, dans le fonds de dotation.
- Les dépenses occasionnées par un gain de revenus de placements, comme le coût d'un directeur ou de directeurs des investissements pour gérer le fonds de dotation, doivent être déclarées comme des dépenses « nettes » des revenus de placements.
Ligne 22 Autres revenus de placements
- Les revenus de placements tirés de tous les fonds autres que le fonds de dotation sont déclarés ici, dans le même fonds que les dépenses correspondantes.
- Les autres revenus de placements comprennent aussi les frais liés aux paiements différés ou échelonnés et aux droits de scolarité et autres frais non payés.
- Dans le cas d'importants montants de nature non répétitive, une note explicative doit être annexée au formulaire ou des observations doivent être formulées au bas du tableau 1.
(vi) Autres
- Comprend la vente de produits et de services (ligne 23) et divers (ligne 24).
Ligne 23 Vente de produits et de services
- Les ventes externes et les recouvrements externes des coûts sont inclus (voir la section II.E.8).
- Les ventes externes et les recouvrements externes des coûts comprennent les ventes à des organismes de l'extérieur, notamment les tests de laboratoire, la location de locaux, les services publics et les revenus occasionnels (activités sportives, frais de stationnement, conférences, cliniques médicales, etc.).
- Les revenus de location tirés de résidences et du stationnement sont également ici inclus.
- Les paiements reçus d'entités fédérées ou affiliées non consolidées au titre de la prestation de services d'enseignement et de services administratifs ou autres sont assimilés à des ventes de produits et de services.
- Dans le cas des entreprises auxiliaires (voir la section III.C.1 – entreprises auxiliaires), les ventes externes et internes sont déclarées ici (voir la section II.E.8).
- Les ventes internes, autres que celles attribuables aux entreprises auxiliaires, et les recouvrements internes des coûts ne sont pas déclarés comme des revenus.
Ligne 24 Divers
- Les revenus divers comprennent les commissions, les droits d'auteur et les frais liés à l'utilisation des droits ou des biens de l'établissement ou les frais pour services rendus. Sont également compris les amendes de bibliothèque et autres pénalités semblables, les revenus de location, les gains nets ou les pertes nettes découlant de la vente d'un bien immobilisé et tout type de revenu non indiqué dans les autres catégories.
- Les paiements reçus d'entités fédérées ou affiliées non consolidées au titre de la prestation de services d'enseignement et de services administratifs ou autres sont assimilés à des ventes de produits et de services (ligne 23).
3. Dépenses par fonds (tableau 2)
Les montants concernant les fonds décrits à la section III.C.1 sont déclarés aux colonnes 1, 2, 5, 6, 7 et 8 du tableau 2, et le total des fonds, à la colonne 9. Le total partiel du fonds de la recherche subventionnée est indiqué à la colonne 5. Pour ce qui est de ce dernier fonds, les montants concernant les entités consolidées et les entités non consolidées sont déclarés aux colonnes 3 et 4 respectivement.
Les catégories de dépenses à déclarer au tableau 2 sont indiquées sur le côté gauche du tableau. Lorsque la désignation d'un type de dépenses particulier dans ce tableau n'est pas la même que celle utilisée par un établissement dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne, le type de dépenses doit être rapporté selon la désignation indiquée sous le tableau approprié quelle que soit la pratique de l'établissement.
En règle générale, les établissements suivent la méthode de la comptabilité d'exercice plutôt que la méthode de la comptabilité de caisse (voir la section II.E.3). Pour la déclaration de revenus, les exceptions à la comptabilité de caisse dans la déclaration annuelle incluent la méthode du mouvement de fonds pour déclarer des fonds reçus afin d'acquérir des immobilisations (voir la section II.E.6) et pour déclarer des revenus dans les fonds à objectif spécifique et en fiducie et de recherche subventionnée (voir la section II.E.7).
Les dépenses comprennent les dons en nature consignés dans les états financiers vérifiés de l'établissement (voir la section II.E.10).
Les remboursements de capital ne sont pas assimilés à des dépenses (voir la section II.E.12). Ces montants doivent toutefois être déclarés séparément sur l'état de variation de l'actif net par fonds (voir la section III.C.4 – ligne 7).
Les dépenses généralement répétitives doivent être indiquées sur les lignes 1 à 20, et le total partiel, sur la ligne 21. Les importantes dépenses périodiques, notamment celles qui concernent les immeubles et les terrains et les améliorations aux terrains (aménagements) (ligne 22), ainsi que les dépenses inhabituelles et non répétitives, appelées paiements forfaitaires (ligne 23), comme ceux qui sont versés dans le cadre de programmes de retraite anticipée, sont indiquées sur les lignes 22 et 23. Le total des dépenses est indiqué sur la ligne 24.
Voici les dépenses à déclarer, par ligne, au tableau 2.
Salaires et traitements
La catégorie « salaires et traitements » est divisée de la façon suivante : « traitements du personnel enseignant » (lignes 1 et 2) ainsi que « autres salaires et traitements » (ligne 3). Les traitements du personnel enseignant sont indiqués selon qu'il s'agit de professeurs (ligne 1) et d'employés effectuant d'autres activités d'enseignement et de recherche (ligne 2).
Les paiements suivants doivent être indiqués :
- les paiements d'indemnités, notamment les paiements de maintien du traitement pendant les congés de maladie ou les congés de maternité;
- les indemnités de départs à la suite de cessations d'emploi dans le cours normal des activités;
- les payes de vacances (voir la section II.E.7).
Certains paiements forfaitaires, pour l'exercice courant et les exercices futurs, versés aux employés qui ne sont plus au service de l'établissement sont déclarés selon la comptabilité d'exercice à la ligne 23 (comme des paiements forfaitaires).
À l'exception des payes de vacances, les montants considérés comme des salaires et des traitements dans la déclaration annuelle doivent être calculés selon les mêmes méthodes que celles utilisées par l'établissement pour établir ses états financiers vérifiés.
Traitements du personnel enseignant
Les traitements du personnel enseignant sont indiqués selon qu'il s'agit de professeurs et d'employés effectuant d'autres activités d'enseignement et de recherche.
Ligne 1 Professeurs
- On indique ici les traitements versés au personnel de l'établissement déclarant, à temps plein ou à temps partiel, qui ont le titre de professeur et qui font de l'enseignement et de la recherche.
- La catégorie des professeurs comprend les doyens, les professeurs agrégés, les professeurs adjoints et les chargés de cours.
- Sont également inclus les paiements versés aux membres du personnel enseignant pour différents types de congés : congé administratif, congé de perfectionnement ou congé sabbatique.
Ligne 2 Autres activités d'enseignement et de recherche
- On indique ici les traitements versés aux employés et aux non-employés de l'établissement déclarant, à temps plein ou à temps partiel, qui ne sont pas des professeurs, mais qui participent à des activités d'enseignement et de recherche.
- Il peut s'agir d'enseignants, de tuteurs, de correcteurs, de préparateurs, d'assistants à l'enseignement et à la recherche, de surveillants, d'adjoints à l'enseignement clinique, de titulaires d'une bourse de perfectionnement post doctoral, etc.
- Sont aussi inclus les paiements versés à des étudiants diplômés et non diplômés participant à des activités d'enseignement et de recherche.
Ligne 3 Autres salaires et traitements
- Cette rubrique comprend les salaires et les traitements non déclarés sur les lignes 1 et 2. On doit plus précisément y inscrire les paiements versés à tous les membres du personnel de soutien travaillant à temps plein et à temps partiel, notamment les techniciens de laboratoire d'enseignement et de recherche, le personnel de bureau et de secrétariat, les spécialistes et les gestionnaires, les employés chargé du nettoyage et de l'entretien et les gens de métier.
- Les montants versés aux personnes qui ont le titre de professeur ou l'équivalent, mais qui participent à des activités autres que l'enseignement et la recherche doivent être déclarés ici. Exemples : recteur, vice-recteurs, certains bibliothécaires professionnels et personnel du centre informatique.
Ligne 4 Avantages sociaux
- Les charges de retraite et les prestations futures, y compris les prestations auxquelles donne doit une retraite anticipée, doivent être déclarées selon la méthode de la comptabilité de caisse (voir la section II.E.7). Autrement, les montants assimilables à des avantages sociaux dans la déclaration annuelle doivent être calculés en suivant les mêmes méthodes que celles qu'utilise l'établissement pour établir ses états financiers vérifiés.
- Les avantages sociaux comprennent les contributions de l'établissement (au titre des traitements) au régime de retraite (y compris les paiements concernant les insuffisances actuarielles et les obligations au titre de services passés), au régime d'assurance vie collective, au régime d'assurance de maintien du salaire, au régime de soins dentaires, au régime d'indemnisation des accidents du travail, aux programmes de santé, à un programme de remise des droits de scolarité et au régime d'assurance emploi ainsi que les autres coûts liés aux avantages sociaux des employés.
- Le coût des avantages sociaux payés pendant les périodes de retraite anticipée ainsi que les prestations versées après la retraite doivent être inclus.
- Lorsqu'un établissement paye des primes ou met de côté des montants négociés pour un employé, ces montants doivent être inclus ici comme des avantages.
- Les cotisations ou les autres préalables à l'emploi ne doivent pas être déclarés comme des avantages.
Ligne 5 Frais de déplacements
- Cette catégorie comprend les frais de recrutement, de déplacement, de déménagement et de réinstallation du personnel, les voyages d'études et tous les autres types de déplacements nécessaires à la bonne marche de l'établissement.
Ligne 6 Acquisitions des bibliothèques
- Sont inclus les achats de livres, périodiques et autres ouvrages de référence ainsi que les coûts d'accès à ces documents (y compris l'accès électronique) pour la bibliothèque centrale ainsi que les bibliothèques des facultés et des départements.
- Les dépenses de reliure sont aussi incluses si elles font normalement partie des coûts des acquisitions.
Ligne 7 Impression et reprographie
- Cette catégorie comprend les dépenses qui sont normalement faites au cours de l'année financière au titre de l'impression, de la reprographie, de la photocopie, des illustrations et de l'édition ainsi que des fournitures connexes.
Ligne 8 Matériel et fournitures
- Cette catégorie comprend les dépenses qui sont normalement effectuées au cours de l'année financière (fournitures pour la pratique de sports, papeterie, fournitures d'informatique et de bureau, etc.).
- Sont également inclus le matériel et les fournitures concernant l'enseignement et les travaux en laboratoire. Le matériel de laboratoire comprend les produits chimiques, les instruments, les animaux, la nourriture et les semences.
- Le matériel et les logiciels de faible valeur doivent être déclarés à la ligne 18 (achat de mobilier et d'équipement).
Ligne 9 Communications
- Cette catégorie englobe les frais de téléphone, de communication de données, de courrier et de messageries, mais exclut les dépenses déclarées à la ligne 19 (comme des dépenses de location et d'entretien d'équipement).
- Les frais de téléphone comprennent les lignes WATS, la ligne téléphonique, les coûts des interurbains et d'autres frais.
Ligne 10 Autres dépenses de fonctionnement
- Cette catégorie comprend la location de locaux, l'impôt foncier, les cotisations institutionnelles, l'assurance, les repas, la publicité et la promotion et les créances douteuses.
- La location de locaux comprend le coût de location à long terme des locaux et du terrain.
- L'impôt foncier comprend l'impôt versé directement aux municipalités par l'établissement, que l'impôt soit évalué selon la valeur de la propriété ou selon la population étudiante.
- Les cotisations institutionnelles comprennent les cotisations payées par l'établissement à des organisations comme l'AUCC et l'ACPAU.
- On doit inclure ici toutes les autres dépenses non déclarées ailleurs.
Ligne 11 Services publics
- Cette catégorie comprend les dépenses relatives à l'électricité, à l'eau, au gaz naturel, à l'huile et aux égouts.
- Elle englobe également les coûts de production d'électricité, de vapeur, d'eau et de gaz naturel.
Ligne 12 Améliorations et transformations
- Cette catégorie comprend les dépenses liées aux améliorations et aux transformations des locaux de l'établissement, que les travaux soient exécutés par des employés de l'établissement ou par des contractuels.
Ligne 13 Bourses d'études, bourses d'entretien et prix
- Cette catégorie comprend les montants versés aux étudiants (à l'exception de ceux pour lesquels les étudiants sont tenus de rendre des services), comme ceux versés pour l'exemption des droits de scolarité et les prix.
- Les montants versés aux étudiants pour lesquels ces derniers doivent rendre des services sont déclarés comme étant d'autres activités d'enseignement et de recherche (ligne 2) et incluent les montants versés aux étudiants de deuxième et de troisième cycles et aux étudiants de premier cycle qui sont enseignants, tuteurs, correcteurs, démonstrateurs en laboratoire, adjoints à l'enseignement, adjoints à la recherche, surveillants d'examens, adjoints à l'enseignement clinique, titulaires d'une bourse de perfectionnement post doctoral, etc.
Ligne 14 Services contractuels
- Cette catégorie comprend toutes les dépenses faites au titre des services contractuels rendus par des organismes de l'extérieur, sauf les améliorations et les transformations (ligne 12), les honoraires professionnels (ligne 15), la location et l'entretien de l'équipement (ligne 19) ainsi que les bâtiments, les terrains et les aménagements (ligne 22).
- Exemples de dépenses dont il faut tenir compte : nettoyage, services de sécurité, déneigement, contrats pièces et main-d'œuvre semblables ainsi que services alimentaires.
- Lorsque la vente de nourriture est donnée à un contractuel, le montant total du contrat doit être indiqué ici et non comme le coût des marchandises vendues (à la ligne 16) ni comme une autre catégorie de dépenses, même si l'entrepreneur fournit une ventilation des coûts.
Ligne 15 Honoraires professionnels
- Cette catégorie comprend les honoraires versés à des conseillers juridiques (y compris les avances versées pour les négociations de conventions collectives), à des vérificateurs, à des experts en informatique et en ressources humaines ainsi qu'à d'autres consultants.
- Les honoraires d'experts-conseils concernant les améliorations et les transformations (ligne 12), la location et l'entretien d'équipement (ligne 19) ainsi que les bâtiments, les terrains et les aménagements (ligne 22) sont exclus.
Ligne 16 Coût des marchandises vendues
- Il faut utiliser cette catégorie lorsque les stocks sont comptabilisés de quelque manière que ce soit (librairie, services alimentaires, etc.) et y inscrire le coût en magasin des marchandises achetées exclusivement en vue de leur revente. Les autres coûts de fonctionnement du service, comme les salaires et les fournitures, doivent être déclarés dans leurs catégories de dépenses respectives.
- Lorsqu'un service est donné à contrat à un organisme de l'extérieur, surtout en ce qui concerne les entreprises auxiliaires, les coûts totaux du contrat doivent être déclarés sur la ligne 14 (services contractuels). Par exemple, les services alimentaires donnés à contrat doivent être indiqués sur la ligne 14, dans le fonds des entreprises auxiliaires.
- Le coût des marchandises vendues doit être déclaré dans le même fond que les revenus tirés de la vente de produits (voir la section III.C.2 – ligne 25).
Ligne 17 Intérêts
- Cette catégorie comprend tous les frais d'intérêts servant à amortir les dettes de l'établissement. Exemples : intérêts bancaires et hypothécaires, intérêts de la dette obligataire et frais connexes et part d'intérêts des paiements échelonnés ou des paiements de location.
- Les remboursements de capital concernant les emprunts, les hypothèques, les obligations ou les subventions remboursables ne sont pas déclarés comme des dépenses (voir la section II.E.12).
Ligne 18 Achat de mobilier et d'équipement
- Cette catégorie comprend le matériel de laboratoire (autres que les produits consomptibles), le matériel informatique et les logiciels, le mobilier et l'équipement de l'administration (y compris les tapis et les rideaux), le matériel de reprographie et le matériel d'entretien. Les frais d'installation pour les items ci-haut mentionnés doivent être inclus comme faisant partie de leurs coûts.
- Cette catégorie comprend également les versements échelonnés et les versements effectués dans le cadre d'un contrat de location acquisition à des fins de comptabilité. La part d'intérêts de ces paiements doit être déclarée sur la ligne 17.
- Sont également inclus le matériel et les logiciels de faible valeur qui sont normalement consignés dans les registres comptables de l'établissement.
- Les achats de mobilier et d'équipement sont déclarés sous le même fonds que les revenus correspondants (voir la section II.E.6). Par exemple, les achats effectués à même des subventions de la FCI sont déclarés sous le fonds de la recherche subventionnée (voir la section III.C.1 – recherche subventionnée). Les achats qui sont ou seront effectués à même le fonds actuel ou futur des entreprises auxiliaires doivent être déclarés sous le fonds des entreprises auxiliaires (voir la section III.C.1 – entreprises auxiliaires).
- L'amortissement n'est pas compris dans les dépenses, mais il est considéré comme un élément de rapprochement dans l'état de variation de l'actif net par fonds (voir la section III.C.4 – ligne 10).
- Les provisions concernant le remplacement du mobilier et de l'équipement sont considérées comme des virements aux comptes de réserve. Elles ne constituent donc pas des dépenses (voir la section II.E.11).
Ligne 19 Location et entretien d'équipement
- Cette catégorie comprend toutes les dépenses de location et d'entretien concernant l'ameublement et l'équipement, y compris le matériel de laboratoire (autres que les produits consomptibles), le mobilier et l'équipement de l'administration (y compris les tapis et les rideaux), le matériel de reprographie, le matériel informatique, le matériel d'entretien et l'équipement téléphonique.
- Cette catégorie comprend également les contrats de location exploitation à des fins de comptabilité.
- Les dépenses au titre des travaux de réparation et d'entretien de l'équipement confiés à des contractuels de l'extérieur sont également comprises.
Ligne 20 Ventes internes et recouvrements internes des coûts
- La déclaration de montants « nets » constitue la méthode privilégiée relativement aux ventes internes autres que celles qui découlent des entreprises auxiliaires (voir la section II.E.8). La méthode privilégiée de déclaration des recouvrements internes des coûts est l'affectation directe (voir la section II.E.8). Lorsque cela est impossible, cette catégorie de dépenses peut être utilisée. Les ventes et recouvrements internes des coûts pour tous les fonds, lorsqu'on les additionne, doivent être nuls.
- Cette catégorie comprend les ventes internes, autres que celles attribuables aux entreprises auxiliaires, et les recouvrements internes des coûts (voir la section II.E.8).
- Les ventes internes attribuables aux entreprises auxiliaires doivent être déclarées comme des ventes de produits et de services (voir la section III.C.2 – ligne 25).
- Exemples courants de recouvrements internes des coûts : recouvrement des frais généraux administratifs et des coûts indirects en recherche entre le fonds de fonctionnement général et les fonds des entreprises auxiliaires et de la recherche subventionnée ainsi que recouvrement des frais généraux des services publics (à moins que le service public ne soit un service auxiliaire) et des coûts d'entretien entre le fonds de fonctionnement général et le fonds des entreprises auxiliaires.
- Afin de permettre de meilleures comparaisons fonctionnelles des catégories de dépenses, les établissements sont priés d'utiliser cette catégorie le moins souvent possible.
Ligne 21 Total partiel
- Total partiel de toutes les dépenses déclarées sur les lignes 1 à 20.
Ligne 22 Bâtiments, terrains et aménagements des terrains
- Cette catégorie comprend toutes les dépenses qui sont généralement considérées comme des coûts de construction ainsi que les dépenses engagées pendant la période de construction, comme les coûts des services publics. Les dépenses liées aux terrains et à l'aménagement des terrains comprennent les coûts d'acquisition et de préparation, comme l'aménagement paysager, les égouts, les tunnels et les routes. Tous les honoraires et les frais de planification se rattachant à cette catégorie sont aussi inclus.
- Les achats de mobilier et d'équipement sont déclarés sur la ligne 18.
- Les dépenses liées aux bâtiments, aux terrains et à l'aménagement des terrains sont déclarées sous le même fonds que les revenus correspondants (voir la section II.E.6). Par exemple, les achats effectués à même des subventions de la FCI sont déclarés sous le fonds de la recherche subventionnée (voir la section III.C.1 – recherche subventionnée). Les achats qui sont ou seront effectués à même le fonds actuel ou futur des entreprises auxiliaires doivent être déclarés sous le fonds des entreprises auxiliaires (voir la section III.C.1 – entreprises auxiliaires).
- L'amortissement n'est pas compris dans les dépenses, mais il est considéré comme un élément de rapprochement dans l'état de variation de l'actif net par fonds (voir la section III.C.4 – ligne 10).
- Les provisions concernant le remplacement des immeubles sont considérées comme des virements aux comptes de réserve. Elles ne constituent donc pas des dépenses (voir la section II.E.11).
Ligne 23 Paiements forfaitaires
- Cette catégorie comprend certains paiements forfaitaires, portant sur l'exercice courant ou un exercice futur, versés aux employés qui ne sont plus au service de l'établissement. Règle générale, des transactions ou événements semblables ne surviennent pas souvent sur plusieurs années ou ne caractérisent pas le fonctionnement normal de l'établissement.
- Les paiements forfaitaires sont déclarés selon la comptabilité d'exercice.
- Exemples : paiements versés dans le cadre d'un programme de réduction des effectifs ou un programme spécial de retraite anticipée.
- Les indemnités de départ versées à la suite de cessations normales d'emploi sont déclarées aux lignes 1 à 3 (salaires et traitements).
4. État de variation de l'actif net par fonds (tableau 3)
L'état de variation de l'actif net par fonds indique, pour chaque fonds visé dans la déclaration annuelle, la variation entre les soldes de l'actif net au début de l'année et les soldes de l'actif net à la fin de l'année. Les changements représentent plus que la différence entre le total des revenus (tableau 1, ligne 27) et le total des dépenses (tableau 2, ligne 24). Ces changements sont également dus à l'addition et à la déduction de transactions qui ne sont ni des revenus ni des dépenses. Ces transactions sont déclarées aux lignes 4 à 7 et comprennent les redressements de l'année antérieure, les virements interfonds, les emprunts et le part de capital sur les remboursements de la dette.
L'état de variation de l'actif net par fonds permet également de repérer les pratiques de déclaration uniforme qui causent des différences entre la déclaration annuelle de l'établissement et ses états financiers vérifiés (voir la section II.D). Bien que les éléments à l'origine des différences puissent varier d'un établissement à l'autre, leur nombre est relativement faible. Ces éléments sont indiqués aux lignes 8 à 15. Les pratiques de déclaration uniforme qui sont à l'origine des différences comprennent le mouvement de fonds (voir la section II.E.4), les immobilisations (voir la section II.E.6) ainsi que les payes de vacances, les charges de retraite et les prestations futures (voir la section II.E.7).
L'état de variation de l'actif net par fonds rapproche donc les soldes de l'actif net au début de l'année avec les soldes de l'actif net à la fin de l'année. Comme on le précise aux explications concernant les lignes 16 à 21, les soldes de l'actif net du début et de la fin de l'année sont fondés sur des renseignements consignés dans les états financiers vérifiés de l'établissement.
Ligne 1 Soldes de l'actif net — début d'exercice
- Les soldes de l'actif net, par fonds, au début d'exercice doivent correspondre aux montants inscrits à la ligne 16 de la déclaration de l'année précédente.
Ligne 2 Revenus (tableau 1, ligne 27)
- Le montant indiqué ici doit être égal au total déclaré au tableau 1, ligne 26 (revenus par fonds).
Ligne 3 Dépenses (tableau 2, ligne 24)
- Le montant indiqué ici doit être égal au total déclaré au tableau 2, ligne 24 (dépenses par fonds).
Ligne 4 Redressements de l'année antérieure
- Règle générale, cette ligne ne doit être utilisée que si les soldes de l'actif net déclarés dans les états financiers vérifiés à la fin de l'année précédente ont été redressés par la suite.
- Exemple d'un redressement de l'année antérieure : changement rétroactif apporté aux conventions comptables.
Ligne 5 Virements interfonds
- Les établissements ont été encouragés à réduire les virements interfonds au minimum dans la déclaration annuelle en consignant les revenus et les dépenses correspondantes sous le même fonds (voir la section II.E.9). Par exemple, les dépenses en immobilisations doivent être déclarées sous le même fonds que les revenus correspondants, et les revenus de placements tirés des fonds de fiducie et de dotation doivent être déclarés dans le même fonds que les dépenses correspondantes.
- Lorsque le montant d'un virement interfonds n'est pas essentiel aux données financières d'un établissement, le montant doit être remis dans un fonds approprié.
- Après avoir suivi les lignes directrices ci-dessus, les virements interfonds restants sont déclarés ici. Exemples : virement d'un excédent de fonctionnement du fonds des entreprises auxiliaires au fonds de fonctionnement général et virements approuvés par les instances dirigeantes de l'établissement.
- À la colonne 9, le total sur ligne 5 doit être nul.
Ligne 6 Ajouter : emprunts
- Les emprunts sont déclarés ici (voir la section II.E.12).
Ligne 7 Déduire : remboursements (principal) de la dette
- On inscrit ici les remboursements du capital (voir la section II.E.12).
- Les remboursements du capital comprennent les réductions du capital sur les emprunts, les obligations hypothécaires ou les subventions remboursables.
- L'intérêt servant à amortir les dettes de l'établissement est assimilé à une dépense (voir la section III.C.3 – ligne 17).
Ligne 8 Réaffectation entre les fonds
- Les critères de présentation d'un élément de revenus ou de dépenses particulier au sein d'un fonds dans la déclaration annuelle sont normalement les mêmes que ceux qu'utilise l'établissement dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne. Cependant, lorsque les lignes directrices précisent le poste où l'élément doit être indiqué, on doit se conformer à cette exigence, quelle que soit la pratique de l'établissement. C'est pourquoi la classification des éléments de la déclaration annuelle peut différer de la classification utilisée par l'établissement dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne (voir la section III.A.)
- De plus, les établissements ont été encouragés à réduire les virements interfonds au minimum dans la déclaration annuelle en consignant les revenus et les dépenses correspondantes sous le même fonds (voir la section II.E.9). Par exemple, les dépenses en immobilisations doivent être déclarées sous le même fonds que les revenus correspondants, et les revenus de placements tirés des fonds de fiducie et de dotation doivent être déclarés dans le même fonds que les dépenses correspondantes. Dans la mesure où les virements interfonds ont été réduits au minimum, les éléments peuvent être classés sous un fonds aux fins de la déclaration annuelle de l'établissement, mais sous un fonds différent aux fins de ses états financiers vérifiés.
- Les différences au regard des soldes de l'actif net à la fin de l'année, par fonds, entre la déclaration annuelle et les états financiers vérifiés attribuables aux présentes lignes directrices peuvent être rajustées sur la ligne 8. À la colonne 9 (total de toutes les réaffectations interfonds déclarées sur la ligne 8), le total doit être nul.
Ligne 9 Ajouter : dépenses en immobilisations
- Les montants utilisés pour faire l'acquisition de biens immobilisés ont été assimilés à des dépenses dans la déclaration annuelle selon la méthode du mouvement de fonds (voir la section II.E.6). On indique ici la différence entre les dépenses en immobilisations signalées dans la déclaration annuelle et les mêmes montants capitalisés pendant l'année dans les états financiers vérifiés.
- Cette catégorie comprend également les différences découlant des versements échelonnés et les versements effectués dans le cadre d'un contrat de location acquisition à des fins de comptabilité (voir la section III.C.3 – ligne 18).
- Les différences découlant de l'amortissement des biens immobilisés sont déclarées sur la ligne 10.
Ligne 10 Déduire : amortissement
- Les montants utilisés pour faire l'acquisition de biens immobilisés ont été capitalisés dans les états financiers vérifiés et amortis sur une base annuelle (voir la section II.E.6). On indique ici l'amortissement de l'exercice consigné dans les états financiers vérifiés.
- Les différences découlant de l'acquisition de biens immobilisés sont déclarées sur la ligne 9.
Ligne 11 Ajouter ou déduire : revenus différés
- Certains revenus affectés non dépensés dans l'année sont consignés dans la déclaration annuelle selon la méthode du mouvement de fonds (voir la section II.E.4). On indique ici la différence entre les montants assimilés à des revenus dans la déclaration annuelle, en suivant la méthode du mouvement des fonds, et les mêmes montants assimilés à des revenus dans les états financiers vérifiés, en suivant la méthode du report.
Ligne 12 Ajouter ou déduire : coûts des pensions et payes de vacances
- Les payes de vacances et les charges de retraite doivent être déclarées selon la méthode de la comptabilité de caisse (voir la section II.E.7). On indique ici la différence entre les montants assimilés à des dépenses dans la déclaration annuelle, selon la méthode de la comptabilité de caisse, et les mêmes montants assimilés à des dépenses dans les états financiers vérifiés, selon la méthode de la comptabilité d'exercice.
Ligne 13 Ajouter ou déduire : coûts à venir des avantages sociaux des employés
- Les coûts à venir des avantages sociaux des employés sont déclarés sous cette ligne et correspondent aux coûts des avantages sociaux qui ne sont pas déjà déclarés dans l'état annuel selon la méthode de comptabilité de caisse. Un exemple serait le coût des avantages sociaux à venir des programmes de retraite anticipée.
Ligne 14 Ajouter ou déduire : entités apparentées ou affiliées
- Il est possible que l'établissement déclare des données financières concernant une entité apparentée ou affiliée dans ses états financiers vérifiés, mais qu'elle n'indique pas les mêmes données dans sa déclaration annuelle (voir la section III.C.6 – partie I). La variation des soldes de l'actif net de l'entité apparentée ou affiliée entre le début et la fin de l'année doit alors être indiquée ici.
Ligne 15 Ajouter ou déduire : autres
- On déclare ici tous les autres montants comme la valeur comptable nette des cessions d'actifs ou de biens pour lesquels il y a des différences entre la déclaration annuelle de l'établissement et ses états financiers vérifiés.
- Si des montants sont indiqués, il faut donner des précisions à la partie « Commentaires et observations », au bas du tableau.
Ligne 16 Solde de l'actif net — fin d'exercice
- Il est possible que, pour un certain nombre d'établissements, les états financiers vérifiés n'indiquent pas précisément les soldes de l'actif net par fonds dans une présentation semblable à celle de la déclaration annuelle. Le total des soldes de l'actif net indiqué à la colonne 9 doit au moins équivaloir au total de l'actif net déclaré dans les états financiers vérifiés de l'établissement.
- L'établissement déclare parfois des montants consacrés à la recherche subventionnée à la colonne 4, recherche menée par des entités non consolidées. Le montant indiqué sur la ligne 16 de la colonne 4 doit alors être nul (voir section III.C.1, Recherche subventionnée).
- Les soldes de l'actif net par fonds indiqués ici doivent équivaloir aux soldes de l'actif net par fonds indiqués sur la ligne 21.
- Les soldes de l'actif net par fonds indiqués ici doit également équivaloir aux soldes de l'actif net par fonds du début de la prochaine année. En d'autres mots, les montants indiqués à la ligne 16 de la déclaration de l'année courante doivent être les mêmes que ceux inscrits à la ligne 1 de la déclaration de la prochaine année.
Éléments des soldes de l'actif net
Les soldes de l'actif net déclarés sur les lignes 17, 18, 19 et 20 sont en accord avec le solde de certains actifs nets déclarés dans les états financiers vérifiés de l'établissement.
Ligne 17 Actifs nets non affectés
- Le solde de l'actif net indiqué à la colonne 9 doit équivaloir à l'excédent ou au déficit accumulé déclaré dans les états financiers vérifiés de l'établissement.
Ligne 18 Investissements dans les biens immobilisés
- Les investissements dans les biens immobilisés représentent les montants dépensés afin d'acquérir des biens immobilisés, moins les montants accumulés amortis au cours de la vie utile des biens immobilisés. Les montants dépensés sont déduits par les montants financés par la dette à long terme et l'amortissement différé. Ces fonds ne sont pas disponibles à d'autres fins puisqu'ils furent investis dans les biens immobilisés.
- Le solde net des actifs dans la colonne 9 devrait être équivalent à l'investissement dans les biens immobilisés déclaré dans les états financiers vérifiés de l'établissement.
Ligne 19 Actifs nets affectés par des instances internes
- L'augmentation des affectations ou les virements vers celles-ci ne doivent pas être consignés comme des dépenses, pas plus qu'une diminution des affectations ou les virements provenant de celles-ci ne doivent être consignés comme des revenus (voir la section II.E.11).
- Le solde de l'actif net indiqué à la colonne 9 doit équivaloir aux affectations internes, incluant les dotations internes déclarées dans les états financiers vérifiés de l'établissement.
Ligne 20 Actifs nets affectés par des instances externes
- Le solde de l'actif net indiqué à la colonne 9 doit équivaloir aux fonds affectés par des instances externes, incluant les dotations externes, déclarés dans les états financiers vérifiés de l'établissement.
Ligne 21 Solde de l'actif net — fin d'exercice
- Les soldes de l'actif net par fonds indiqués ici doivent équivaloir aux soldes de l'actif net par fonds déclarés sur la ligne 16.
5. Dépenses de fonctionnement général par fonction (tableau 4)
Les dépenses par fonds (voir la section III.C.3) et la présente partie de la Brochure explicative sont très semblables, en ce sens que les catégories de dépenses sont indiquées sur la partie gauche des deux tableaux. Cependant, tandis que le tableau 2 est présenté par fonds, le tableau 4 est présenté par secteur opérationnel ou fonctionnel dans le cadre du fonds de fonctionnement général, qui représente les principaux secteurs d'activité de l'établissement. Les fonctions sont les suivantes : enseignement et recherche non subventionnée, enseignement non crédité, bibliothèque, informatique et communications, administration et soutien académique, services aux étudiants, bâtiments et terrains ainsi que relations extérieures. Ces fonctions apparaissent aux colonnes 1 à 8, et leur total, à la colonne 9. Les montants inscrits à la colonne 9 doivent être identiques à ceux du tableau 2, colonne 1 (fonctionnement général).
La présente partie donne aux auteurs des précisions sur la façon de séparer, par fonction, les différentes activités et catégories de dépenses sous le fonds de fonctionnement général. Sauf avis contraire, les définitions, explications et exemples présentés à la section III.C.3 concernant les catégories de dépenses s'appliquent à la présente section. De plus, comme nous l'avons signalé plus haut, lorsque la désignation d'un type de dépenses particulier dans ce tableau n'est pas la même que celle utilisée par un établissement dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne, le type de dépenses doit être rapporté selon la désignation indiquée, quelle que soit la pratique de l'établissement. Par exemple, les services de santé ainsi que les activités sportives internes et intercollégiales doivent être déclarés sous la fonction « Services aux étudiants » de la déclaration annuelle, même si l'établissement les considère comme des entreprises auxiliaires dans ses états financiers ou ses rapports de gestion interne.
Les auteurs doivent connaître les pratiques de déclaration uniforme pour remplir cette partie (voir la section II.E). Ils doivent particulièrement connaître les pratiques relatives aux recouvrements internes et externes des coûts (voir la section II.E.8) et à l'utilisation d'estimations (voir la section II.E.14).
Les fonctions du fonds de fonctionnement général sont les suivantes.
(i) Enseignement et recherche non subventionnée
Cette fonction comprend tous les coûts directs des facultés et des départements (y compris les traitements des doyens et des membres de leur bureau), des écoles d'études supérieures, des cours d'été, des cours d'éducation permanente avec unités ainsi que les autres activités et dépenses attribuables à cette fonction.
(ii) Enseignement non crédité
Cette catégorie comprend les conférences, les cours et les activités semblables qui ne comportent pas d'unité. Les programmes d'enseignement sans unité sont normalement offerts par les services d'éducation permanente. Les revenus tirés des droits de scolarité rattachés à l'enseignement populaire et rapportés sur la ligne 13 du fonds de fonctionnement général (tableau 1) doivent habituellement correspondre à des dépenses reliées à cette fonction (sans toutefois que les deux montants soient nécessairement égaux).
(iii) Bibliothèque
Cette catégorie comprend les archives de l'établissement et les autres activités de la bibliothèque centrale et de celles rattachées aux facultés et aux départements de l'établissement. Les dépenses englobent les salaires et les traitements liés à la prestation des services de la bibliothèque ainsi que le coût des livres et des périodiques.
(iv) Informatique et communications
Seules les activités du centre principal d'informatique et de communications entrent en ligne de compte ici.
Le centre principal d'informatique renvoie aux activités et aux ressources gérées centralement. Le centre est généralement reconnu comme une ressource mise à la disposition de l'établissement et constitue le moyen le plus efficace pour fournir certains services à l'appui des activités de recherche et d'administration de l'établissement. Un tel centre doit habituellement son existence à la possibilité de réaliser des économies d'échelle, à un grand nombre d'utilisateurs exigeant une vaste gamme de services et à un degré élevé de compétence technique en informatique.
Cette fonction n'englobe pas les activités d'installations informatiques autonomes locales ou décentralisées gérées par un seul secteur ou département et exploitées pour répondre aux besoins de ce secteur ou département. Les dépenses liées aux installations informatiques décentralisées doivent être déclarées dans les fonctions et les fonds connexes, le cas échéant.
Le centre de communications comprend les coûts associés à la location, à l'entretien et à l'acquisition de l'équipement téléphonique ainsi qu'au standard, y compris les coûts afférents au personnel et les autres coûts. Les dépenses liées aux installations de communications décentralisées doivent être déclarées dans les fonctions et les fonds connexes, le cas échéant.
Si l'établissement a recours à un système de facturation interne pour l'utilisation de l'ordinateur central ou du matériel de communications, les dépenses doivent être regroupées et rapportées sous cette fonction.
Les ventes à d'autres secteurs fonctionnels ou fonds ou à des utilisateurs de l'extérieur, ou encore les recouvrements provenant de ceux-ci sont assimilés à des recouvrements internes ou externes des coûts et doivent être signalés selon les pratiques de déclaration uniforme concernant les recouvrements internes et externes des coûts (voir la section II.E.8).
(v) Administration et soutien académique
Cette fonction à l'intérieur du fonds de fonctionnement général englobe les dépenses dans les deux vastes secteurs du soutien à l'enseignement et des autres services de soutien. Les autres services de soutien incluent l'administration. Ces secteurs sont combinés et déclarés au tableau 4 sous « Administration et soutien académique ».
Le secteur du soutien à l'enseignement de la fonction inclut toutes les activités assurées par un établissement pour appuyer directement l'enseignement et la recherche non subventionnée. Il englobe les types suivants d'activités :
- les postes de vice-recteur à l'enseignement et de vice-recteur à la recherche (ou de leurs équivalents) et leurs bureaux;
- les services de soutien au corps professoral et à l'enseignement;
- l'administration de la recherche (ce qui inclut l'administration des subventions et des contrats);
- le bureau du registraire et des étudiants de deuxième et troisième cycles (ce qui inclut les annuaires, les admissions, les dossiers des étudiants et les rapports connexes);
- la cérémonie de remise des diplômes et les autres cérémonies;
- l'administration du programme d'alternance travail études;
- les services centraux pour animaux;
- les ateliers centraux pour l'enseignement et la recherche (d'usinage, de soufflage de verre et d'électronique);
- les services de soutien de l'enseignement à distance;
- les services de technologie de l'enseignement et audiovisuels;
- l'établissement des calendriers ou horaires des cours théoriques.
Le secteur de l'administration de cette fonction regroupe les éléments suivants :
- coûts et activités d'administration, de planification et d'information associés aux postes de recteur et de vice-recteur (ou leurs équivalents) ainsi qu'à leurs bureaux, à l'exception des postes de vice-recteur à l'enseignement et de vice-recteur à la recherche (ou de leurs équivalents) ainsi que de leurs bureaux, qui font partie du secteur du soutien à l'enseignement. Les coûts administratifs de diverses activités, comme les campagnes de souscription, le développement, l'association des anciens et les communications externes, sont regroupés dans le secteur des relations extérieures;
- finances, y compris gestion des placements, vérification interne et comptabilité;
- ressources humaines (personnel);
- recherche menée par l'université;
- secrétariat du conseil d'administration et du Sénat;
- services d'impression et de reprographie.
Les dépenses suivantes sont incluses dans le secteur de l'administration :
- les honoraires professionnels concernant les services juridiques ainsi que les services de vérification et des ressources humaines de même que les autres frais de consultation non imputables à une autre fonction. Les honoraires des experts conseils en informatique sont inclus si le centre d'informatique est décentralisé;
- les cotisations de l'université à des associations comme l'AUCC et l'ACPAU;
- l'assurance responsabilité ainsi que l'assurance erreurs et omissions (l'assurance incendie, l'assurance relative à la chaudière et aux appareils à pression et l'assurance des biens sont déclarées sous la fonction « Bâtiments et terrains »).
L'endroit exact où déclarer les dépenses en matière d'informatique, de communications, d'achats, de réception et de magasins dépend de l'existence d'installations centralisées ou décentralisées. Si l'établissement possède des installations centralisées en matière d'informatique et de communications, les activités doivent être déclarées sous la fonction « Informatique et communications ». S'il exploite des installations centralisées concernant les achats, la réception et les magasins, les activités doivent être incluses dans le secteur de l'administration de la fonction « Administration et soutien académique ». Si l'une ou l'autre de ces activités est décentralisée, les dépenses doivent être déclarées sous la fonction ou le fonds approprié, le cas échéant.
(vi) Services aux étudiants
Cette fonction comprend les coûts des services (autres que les services d'enseignement direct ainsi que de recherche et d'administration) fournis aux étudiants par l'établissement. Règle générale, ces services sont les suivants :
- le bureau du directeur des services aux étudiants et du doyen;
- les services de conseil et de pastorale;
- les services d'orientation et de placement;
- les rencontres sportives à l'intérieur de l'établissement et entre étudiants de plusieurs établissements (sans inclure le département d'éducation physique);
- les services de santé;
- les services de logement des étudiants (sans inclure les résidences);
- les services de transport;
- les services d'aide financière aux étudiants;
- les bourses d'études, les bourses de soutien et les prix;
- les subventions aux organisations d'étudiants, y compris le syndicat d'étudiants;
- les programmes d'étudiants (musique, théâtre et centre d'étudiants);
- les services de garderie;
- les autres services aux étudiants et les activités sociales et culturelles financés par l'établissement.
Ces services peuvent être financés au complet à même le fonds de fonctionnement général ou en partie par l'entremise de frais précis compris dans le barème des droits de scolarité. Toutefois, lorsque l'établissement fait office d'intermédiaire et perçoit des droits au titre d'activités gérées par des étudiants pour le compte de fédérations ou de conseils étudiants, ces droits n'entrent pas en ligne de compte dans le calcul des revenus de l'établissement. Les sommes ainsi perçues et versées à une fédération ou un conseil étudiant ne font pas partie des dépenses de l'établissement.
(vii) Bâtiments et terrains
Cette fonction comprend les dépenses liées aux bâtiments et aux terrains de l'établissement : bureau, planification des locaux, entretien des bâtiments et des terrains, services de garde des immeubles, services publics, véhicules, sécurité et circulation, réparations et ameublement, rénovations et transformations, livraison du courrier, location de locaux et d'immeubles à long terme ainsi que taxes municipales (y compris les taxes pour lesquelles des subventions compensatoires sont versées par le gouvernement).
L'assurance incendie, l'assurance relative à la chaudière et aux appareils à pression et l'assurance des biens sont aussi incluses. Les coûts de toutes les autres assurances sont déclarés à l'intérieur du secteur de l'administration de la fonction « Administration et soutien académique ».
(viii) Relations extérieures
La fonction « Relations extérieures » comprend toutes les activités menées par l'établissement à l'appui des relations extérieures sur une base suivie: campagnes de souscription, développement, association des anciens, relations publiques, information du public ou communications externes, etc. Les coûts administratifs connexes attribuables au bureau du ou des vice-recteurs, ou de leurs équivalents, responsables d'une ou de plusieurs de ces activités doivent être inclus dans cette fonction.
6. Rapport d'organismes reliés (tableau 5)
Il est possible que l'établissement tienne compte, dans sa déclaration annuelle, des données financières d'une ou de plusieurs entités juridiques distinctes qui peuvent être apparentées ou affiliées à l'établissement et pour lesquelles des données financières sont incluses dans la déclaration annuelle (voir la section II.E.1). Afin de permettre aux utilisateurs de mieux comprendre le contenu et les limites de la déclaration annuelle, chaque établissement déclarant est tenu de nommer ces entités et de fournir des renseignements supplémentaires à leur sujet au tableau 5.
Selon la situation de l'établissement, deux parties peuvent être remplies. La première concerne les « entités consolidées » dans les états financiers; la seconde, les « entités non consolidées » dans les états financiers mais pour lesquelles des données sont tout de même présentes dans la déclaration annuelle.
(i) Partie I – Entités juridiques consolidées distinctes
Normalement, chaque établissement remplit sa déclaration annuelle selon la même base que celle utilisée dans les états financiers vérifiés. Cela signifie que les données financières pour une entité juridique distincte qui est consolidée dans les états financiers seront incluses dans la déclaration annuelle.
Les données financières d'une entité apparentée ou affiliée peuvent être exceptionnellement incluses dans les états financiers vérifiés d'un établissement, mais non consignées dans la déclaration annuelle. Cette situation exceptionnelle survient lorsqu'une entité affiliée présente elle aussi une déclaration annuelle à titre de membre de l'ACPAU.
Les renseignements concernant les « entités consolidées » sont fondés sur les états financiers de l'établissement. Ce sont :
- la raison sociale de l'établissement affilié;
- la catégorie d'organismes reliés (colonnes 1 à 7). Inscrire un « x » dans la colonne appropriée. Pour plus de renseignements, voir la section sur les catégories d'organismes reliés ci-dessous;
- la base de la déclaration – colonnes 8 et 9. Inscrire un « x » dans la colonne appropriée selon que l'entité juridique distincte est incluse (I) dans la déclaration annuelle (la norme) ou qu'elle est exclue (E) de la déclaration annuelle (l'exception).
(ii) Partie II – Entités juridiques non consolidées distinctes
Dans certaines conditions, les établissements sont autorisés à déclarer séparément la recherche subventionnée qui est attribuée au personnel enseignant de l'établissement déclarant, mais menée dans des entités non consolidées (voir la section III.C.1 – recherche subventionnée). Ces données doivent être déclarées sous la colonne 4 (entités non consolidées) des tableaux appropriées de la déclaration annuelle. Des renseignements supplémentaires doivent alors être fournis à la partie II du rapport d'organismes reliés.
Par souci de clarté, les données financières concernant un organisme caritatif ne sont incluses dans la déclaration annuelle que si l'organisme en question est consolidé dans les états financiers de l'établissement.
Les entités juridiques non consolidées distinctes sont énumérées sur les lignes 11 à 18 du rapport d'organismes reliés lorsque le montant déclaré est supérieur à 100 000 dollars. Les renseignements suivants doivent alors être fournis :
- la désignation sociale de l'établissement affilié;
- la catégorie d'organismes reliés (colonnes 1 à 7). Inscrire un « x » dans la colonne appropriée. Pour plus de renseignements, voir la section sur les catégories d'organismes reliés ci-dessous;
- le montant inclus dans la déclaration annuelle (colonne 10). Le montant pour l'entité juridique distincte doit être supérieur à 100 000 dollars.
Les données concernant toutes les autres entités juridiques distinctes pour lesquelles les montants sont inférieurs à 100 000 sont regroupées et inscrites sur la ligne 19.
Le montant total inscrit sur la ligne 20 (colonne 10) doit correspondre au montant indiqué au tableau 1 (ligne 27, colonne 4) et à celui indiqué au tableau 2 (ligne 24, colonne 4).
(iii) Catégories d'organismes reliés
Dans le contexte du tableau 5, un établissement mère est une université à laquelle sont rattachés des hôpitaux, des instituts de recherche ou d'autres établissements fédérés, affiliés ou associés. Dans la Brochure explicative et le rapport d'organismes reliés, l'expression établissements affiliés est utilisée pour alléger le texte, et elle renvoie à toutes les entités fédérées, affiliées et associées. Pour la même raison, le mot établissement peut renvoyer à une université, à un collège universitaire, à un collège, à un institut et à un hôpital.
Un établissement affilié est responsable de sa propre administration mais n'a pas le pouvoir de décerner des grades. Un établissement associé est une entité juridique publique ou privée d'enseignement, de santé ou de recherche qui n'est ni fédéré, ni affilié à l'établissement mère, mais qui entretient des liens sur le plan de l'enseignement, de la recherche ou de l'administration avec cet établissement mère. Un établissement fédéré est responsable de sa propre administration et a le pouvoir de décerner des grades. Toutefois, pendant la durée de l'accord sur la création de la fédération, il suspend la totalité ou une partie de son pouvoir de décerner des grades.
À noter que, dans le cas des établissements affiliés et fédérés, l'établissement mère supervise les programmes d'études visés par l'accord de fédération ou d'affiliation et décerne des grades aux étudiants qui réussissent ces programmes.
7. Subventions et contrats d'autres ministères et organismes fédéraux (tableau 6)
Le tableau 6 rend compte des subventions et des contrats des ministères et des organismes fédéraux autres que les subventions et les contrats déclarés sur les lignes 1 à 6 au tableau 1. À la section A du tableau 6, une ligne distincte a été créée pour déclarer les allocations du gouvernement fédéral pour les Coûts indirects en recherche. Les totaux des colonnes au tableau 6 doivent correspondre aux montants déclarés sur la ligne 7 (Autres ministères et organismes fédéraux) au tableau 1.
À la section B au tableau 6, lorsque le total des subventions et des contrats d'un ministère ou d'un organisme fédéral distinct dépasse 100 000 $, identifiez le ministère ou l'organisme et déclarez le montant, par fonds.
Sur la ligne C au tableau 6, lorsque le total des subventions et des contrats d'un ministère ou d'un organisme fédéral distinct est inférieur à 100 000 $, combinez les ministères et les organismes et déclarez le montant total, par fonds.
Prière de noter qu'il faut éviter la double comptabilisation des subventions et des contrats gouvernementaux et qu'il faudrait dans certaines situations déclarer les subventions ou les contrats reçus comme étant des subventions ou des contrats « nets » des fonds déboursés ou virés (voir la section II.E.15).
Pour des renseignements additionnels sur les fonds et sur les subventions et les contrats fédéraux, les auteurs devraient se reporter à la section III.C.1 (Fonds) et à la section III.C.2 (Revenus par fonds), en axant particulièrement leur attention à la section III.C.2 sur les détails à l'intérieur de la catégorie des subventions et des contrats des ministères et des organismes gouvernementaux.
8. Subventions et contrats d'autres ministères et organismes provinciaux (tableau 7)
Le tableau 7 rend compte des subventions et des contrats, y compris de certaines subventions provinciales spécifiques de contrepartie aux octrois de la FCI qui sont accordées à des fins particulières, par ministère et par organisme provincial. Les totaux des colonnes au tableau 7 doivent correspondre aux montants déclarés sur la ligne 8 au tableau 1.
Les subventions et les contrats des ministères et organismes provinciaux n'incluent que celles et ceux de la province où est situé l'établissement. On déclare les subventions et les contrats d'autres provinces sur la ligne 10 (Autres provinces) au tableau 1.
À la section A (Ministère responsable) au tableau 7, prière de déclarer les renseignements suivants sur les lignes 1 et 2 :
- Ligne 1 : le principal ministère ou organisme responsable de l'établissement et, par fonds, le total des subventions et des contrats reçus de ce ministère ou de cet organisme, sauf les fonds de contrepartie aux octrois de la FCI, déclarés sur la ligne 2. Les types de subventions pourraient inclure des subventions d'exploitation suivant un plan de financement préétabli.
- Ligne 2 : sous la colonne 3 ou 4, selon le cas, pour la recherche subventionnée, le total des subventions précises reçues, si c'est le cas, du « Ministère responsable » qui sont accordées à des fins particulières comme des fonds de contrepartie aux octrois de la FCI.
À la section B (Autres) au tableau 7, lorsque le total des subventions et des contrats d'un ministère ou d'un organisme provincial distinct dépasse 100 000 $, identifiez le ministère ou l'organisme et déclarez le montant, par fonds.
Sur la ligne C au tableau 7, lorsque le total des subventions et des contrats d'un ministère ou d'un organisme provincial distinct est inférieur à 100 000 $, combinez les ministères et les organismes et déclarez le montant total, par fonds. Ces ministères et organismes (qui sont principalement financés par le gouvernement provincial) incluent des conseils, des commissions de subventions, ainsi que des commissions et des conseils remplissant diverses fonctions que les pouvoirs publics leur ont délégués.
Prière de noter qu'il faut éviter la double comptabilisation des subventions et des contrats gouvernementaux et qu'il faudrait dans certaines situations déclarer les subventions ou les contrats reçus comme étant des subventions ou des contrats « nets » des fonds déboursés ou virés (voir la section II.E.15).
Pour des renseignements additionnels sur les fonds et sur les subventions et les contrats provinciaux, les auteurs devraient se reporter à la section III.C.1 (Fonds) et à la section III.C.2 (Revenus par fonds), en axant particulièrement leur attention à la section III.C.2 sur les détails à l'intérieur de la catégorie des subventions et des contrats des ministères et organismes gouvernementaux.
