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Taux normalisés selon l'âge

Taux

Les taux sont un outil utile pour comparer les caractéristiques de différentes populations, de différents segments d'une population ou de la même population au fil du temps. Le pourcentage^{Note de bas de page 1} constitue un type de taux. Le nombre de Canadiens qui, par exemple, fument ou sont obèses est souvent exprimé en un pourcentage de la population d'intérêt afin de faciliter la comparaison entre les provinces, les sexes et les groupes d'âge.

Taux bruts

Lorsqu'on utilise des taux pour examiner des faits inhabituels, comme certains crimes ou l'incidence de maladies rares, ils sont fréquemment exprimés sous la forme du nombre de personnes ou de cas par 1 000 ou 100 000 membres de la population visée. Ces taux sont souvent appelés des taux bruts^{Note de bas de page 2}. À l'instar des pourcentages, ils tiennent compte de la taille de la population sous-jacente.

Les données du tableau 1, par exemple, révèlent qu'en 2000, 62 672 Canadiens sont décédés du cancer, tandis qu'en 2011, 72 476 en sont décédés. Au cours de cette période de temps, la population canadienne est passée de 30 685 730 habitants en 2000 à 34 342 780 en 2011. Lorsque nous exprimons cette information sous la forme d'un taux brut, nous constatons que le taux de mortalité par cancer s'est chiffré à 204,2 décès par 100 000 personnes en 2000 et à 211,0 décès par 100 000 personnes en 2011. L'utilisation d'un taux nous permet de voir rapidement et clairement qu'au cours de la période de 11 ans qui s'est écoulée, le taux de mortalité par cancer a augmenté.

Tableau 1 : Décès par cancer et estimations de la population, Canada, 2000 et 2011
Groupe d'âge	Caractéristiques	2000	2011
0 à 39 ans	Estimation de la population	17 068 876	17 191 850
	Nombre de décès	1 345	1 004
	Taux brut	7,9	5,8
40 ans et plus	Estimation de la population	13 616 854	17 150 930
	Nombre de décès	61 325	71 472
	Taux brut	450,4	416,7
Tous les groupes d'âge	Estimation de la population	30 685 730	34 342 780
	Nombre de décès	62 672	72 476
	Taux brut	204,2	211,0

Le taux brut de mortalité au sein de chaque groupe d'âge a cependant diminué au cours de la même période. Y a-t-il une erreur? Pour répondre brièvement, le taux brut calculé pour la population totale ne constitue pas, même s'il représente avec exactitude l'incidence des décès par cancer chaque année, le bon indicateur à employer pour comparer l'incidence entre les années.

Taux normalisés selon l'âge

La comparaison des taux entre deux périodes de temps ou deux zones géographiques différentes est habituellement plus représentative lorsqu'on prend en considération les différences existant dans la structure par âge des deux populations. Cela est particulièrement vrai lorsque la caractéristique observée varie selon l'âge. C'est le cas dans notre exemple des taux de mortalité, car le cancer affecte considérablement plus de Canadiens au cours des dernières années de leur vie que durant leurs premières années.

On utilise souvent les taux normalisés selon l'âge pour faire des comparaisons, car ils prennent en compte les différences dans la structure par âge des populations comparées. Dans le calcul du taux normalisé selon l'âge, on rajuste mathématiquement une population pour lui conférer la même structure par âge que l'autre ou on rajuste mathématiquement les deux populations pour leur conférer la même structure par âge qu'une troisième population, appelée la population type^{Note de bas de page 3}. On prête ainsi aux deux groupes la même structure de répartition par âge afin d'obtenir un tableau plus représentatif de la caractéristique en question.

Dans l'exemple de la mortalité par cancer, la population canadienne de 2011 comporte une proportion de personnes âgées de plus de 40 ans à celle de la population de 2000 : près de la moitié (49,9 %) de la population de 2011 était âgée de 40 ans ou plus, comparativement à 44,4 % en 2000. Étant donné le taux élevé de mortalité au sein de ce groupe d'âge, on observe considérablement plus de décès par cancer en 2011. Ce n'est toutefois qu'en supprimant l'effet des répartitions différentes selon l'âge que nous pouvons en arriver à des conclusions au sujet des baisses ou des hausses relatives de la mortalité avec le temps. Le calcul exact du taux normalisé selon l'âge de cet exemple est fourni à la fin du feuillet d'information.

Pour plus de simplicité, l'exemple ci-dessus comprenait uniquement deux groupes d'âge : les caractéristiques étudiées varient souvent considérablement d'un âge à l'autre et il faut en conséquence employer des catégories d'âge plus restreintes. Les taux normalisés selon l'âge figurant dans de nombreux tableaux CANSIM utilisent 20 groupes d'âge différents, ce qui rend les comparaisons par âge plus complexes, particulièrement quand on examine les données visant de nombreuses années ou provinces.

Calcul du taux normalisé selon l'âge

Le mode de calcul détaillé du taux de mortalité normalisé selon l'âge est présenté ici au moyen de l'exemple des décès par cancer et des données de l'année 2000 du tableau 1. Les taux sont normalisés en fonction de la population de 1991.

Pour calculer le taux de mortalité normalisé selon l'âge (TMNA), nous devons d'abord calculer les taux (de mortalité) par âge de chaque groupe d'âge, en divisant le nombre de décès par la population respective, puis en multipliant le chiffre obtenu par 100 000 :

Taux par âge, 0 à 39 ans: = 1 345 (nombre de décès) ÷ 17 068 876 (population totale) × 100 000; = 7,9 décès par cancer pour 100 000 habitants

Taux par âge, 40 ans et plus: = 61 325 (nombre de décès) ÷ 13 616 854 (population totale) × 100 000; = 450,4 décès par cancer pour 100 000 habitants

Nous multiplions ensuite chacun des taux par âge par la proportion de la population de 1991 faisant partie du groupe d'âge particulier visé (appelé poids de la population type). En 1991, 61,6 % des Canadiens avaient moins de 40 ans et 38,4 % avaient 40 ans ou plus. On obtient le taux normalisé selon l'âge en additionnant les nombres obtenus :

TMNA: = (7,9 × 61,6 %) + (450,4 × 38,4 %); = 4,9 + 173,0; = 177,9 décès par cancer pour 100 000 personnes de la population type

De même, les taux par âge et les taux normalisés selon l'âge sont, respectivement, de 5,8 (0 à 39 ans), 416,7 (40 ans et plus) et 163,6 décès par cancer par population type de 100 000 personnes.

Nous avons obtenu à partir des données du tableau 1 :

le taux de mortalité normalisé selon l'âge de 2000, soit 177,9 décès par 100 000 membres de la population type, et
le taux de mortalité normalisé selon l'âge de 2011, soit 163,6 décès par 100 000 membres de la population type.

Il est à noter que les deux taux par âge sont plus faibles en 2011 qu'en 2000, mais que le taux de mortalité brut de 2011 est plus élevé. Cela est dû au fait que la population de 2011 est plus âgée que la population de 2000 : près de la moitié (49,9 %) de la population de 2011 avait 40 ans et plus, comparativement à 44,4 % en 2000. Comme le taux de mortalité au sein de ce groupe d'âge est beaucoup plus élevé, le nombre de décès par cancer observés en 2011 a été considérablement supérieur à celui de 2000, ce qui a contribué à un taux de mortalité brut supérieur même si les taux bruts par âge sont inférieurs. Ce n'est qu'en rajustant les deux populations pour obtenir la même répartition selon l'âge – dans ce cas, celle de la population de 1991 – que nous pouvons tirer des conclusions générales concernant les baisses ou les hausses de la mortalité.

Notes de bas de page

Notes de bas de page 1

Nombre de personnes présentant une caractéristique ou un comportement particulier par centaine de personnes.

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Notes de bas de page 2

En divisant les deux nombres par leurs proportions respectives de la population, puis en les multipliant par 100 000 pour les exprimer sous la forme d'un taux.

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Notes de bas de page 3

On utilise, dans le cas de nombreux taux normalisés selon l'âge figurant dans CANSIM, le Recensement de la population du Canada de 1991 comme population type, même si une transition à une structure par âge plus récente est envisagée.

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Variance et biais

Statistique Canada produit des données sur de nombreux sujets de grand intérêt pour la population canadienne. Par exemple, le Recensement de la population permet de recueillir des données sur chaque personne afin de produire des chiffres très précis tous les cinq ans. Pour produire des données économiques et sociales exactes plus souvent et en temps plus opportun, Statistique Canada réalise normalement des enquêtes qui visent à recueillir des données auprès d'un échantillon aléatoire de personnes ou d'entreprises.

Par exemple, l'Enquête mensuelle sur les industries manufacturières (EMIM) publie les valeurs (en dollars canadiens) des ventes de produits fabriqués, des stocks et des commandes six semaines après la fin de chaque mois. Le 16 octobre 2014, l'EMIM a estimé que 52,1 milliards de dollars en produits fabriqués ont été vendus au Canada en août 2014. Statistique Canada a produit cette estimation en s'appuyant sur les données recueillies auprès d'un échantillon aléatoire de 10 500 établissements commerciaux à l'étendue du Canada.

Comme n'importe quelle autre enquête, l'EMIM cherche à produire les résultats les plus exacts possible. Comment pouvons-nous déterminer si l'estimation de l'EMIM de 52,1 milliards de dollars en ventes de produits fabriqués est effectivement proche du niveau réel des ventes en août 2014 au Canada? Pour ce faire, nous utilisons deux mesures de la précision : le biais et la variance.

La variance est relativement facile à mesurer dans une enquête, tandis que le biais est plus difficile. Par conséquent, dans une enquête qui se veut efficace, nous faisons tout notre possible pour éliminer le biais, de manière à ce que l'exactitude des résultats de l'enquête dépende de la variance seulement. L'EMIM ne fait pas exception à cette règle : en utilisant un questionnaire ayant fait l'objet d'essais approfondis, une méthodologie éprouvée, des intervieweurs spécialisés et un contrôle rigoureux de la qualité, et en assurant un suivi auprès des entreprises qui n'ont pas répondu à l'enquête initialement, nous pouvons réduire au minimum le biais de l'EMIM.

Une fois que nous avons réduit le biais, nous pouvons représenter adéquatement l'exactitude des résultats de l'enquête en fonction de la variance seulement. Nous pouvons exprimer la variance de plusieurs manières. Par exemple, le résultat de 52,1 milliards de dollars obtenu en août 2014 pour les ventes de produits fabriqués comportait une erreur type de 260 millions de dollars. L'erreur type représentait 0,5 % des biens vendus – ce pourcentage est appelé le coefficient de variation, et il est souvent utilisé par Statistique Canada pour exprimer la variance. Une autre méthode souvent utilisée par les médias pour exprimer la variance est la marge d'erreur, qui est également basée sur l'erreur type. Selon cette méthode, le résultat de l'EMIM d'août 2014 pourrait être exprimé dans le format familier suivant : « D'après l'Enquête mensuelle sur les industries manufacturières, Statistique Canada estime que 52,1 milliards de dollars de produits fabriqués ont été vendus en août 2014, avec une marge d'erreur de 520 millions de dollars, 19 fois sur 20 ». Dans cet énoncé, la marge d'erreur correspond au double de l'erreur type.

En conclusion, le biais et la variance sont des mesures clés de l'exactitude des résultats d'enquête. Lorsque nous réalisons une enquête en nous appuyant sur des principes d'assurance de la qualité robustes, nous évitons le biais. Lorsque nous fondons une enquête sur une base scientifique solide, nous pouvons calculer et contrôler la variance. Quelle que soit la façon dont nous déclarons la variance – comme une mesure de précision des résultats d'enquête – l'interprétation est toujours la même : plus la variance (ainsi que l'erreur type, le coefficient de variation et la marge d'erreur qui y sont associés) est petite, plus les résultats d'enquête correspondants sont considérés comme fiables.

Le Programme intégré de la statistique des entreprises

Statistique Canada

Le 17 juin 2015

En 2010, Statistique Canada a lancé le Programme intégré de la statistique des entreprises (PISE) pour avoir un modèle plus efficient pour la production de statistiques économiques. L'objectif principal était d'améliorer le programme de la statistique économique pour qu'il demeure aussi solide et souple que possible tout en allégeant le fardeau des entreprises répondantes.

Le PISE englobe une soixantaine d'enquêtes réparties entre quatre grands secteurs : fabrication, commerce de gros et de détail, services (y compris la culture) et dépenses en immobilisations. En 2019-2020, le PISE comprendra environ 150 enquêtes économiques couvrant tous les secteurs de la statistique économique. La liste d'enquêtes actuellement comprises dans le PISE est disponible en ligne.

Les changements au programme permettront à Statistique Canada de continuer de produire un ensemble uniforme et cohérent de statistiques économiques. De même, les utilisateurs des données et les chercheurs pourront plus facilement combiner les données économiques avec des renseignements d'autres sources pour effectuer leurs analyses.

Le PISE utilise un cadre normalisé pour les enquêtes économiques menées à Statistique Canada. Ce cadre comporte :

l'utilisation d'un Registre des entreprises commun comme base de sondage unique
l'optimisation de l'utilisation des données administratives pour alléger le fardeau de réponse des entreprises
le recours à des questionnaires électroniques comme principal mode de collecte
l'harmonisation des concepts et du contenu des questionnaires
l'adoption de méthodes communes d'échantillonnage, de collecte et de traitement.

Quels sont quelques-uns des changements les plus importants?

Une nouvelle approche de l'échantillonnage permet de veiller à ce que l'on pose uniquement aux entreprises les questions qui se rapportent à leurs activités. Cela crée une situation gagnant-gagnant pour Statistique Canada et les répondants. Statistique Canada réduit ainsi l'effort de collecte et a de meilleures chances de recueillir l'information requise pour produire des statistiques officielles qui soient pertinentes pour les Canadiens. Il réduit du même coup le temps que les répondants dans les entreprises doivent passer à répondre à des questionnaires.
L'utilisation accrue des données administratives permet d'alléger le fardeau de réponse des entreprises. Les fichiers de données administratives (comme les fichiers d'impôt sur le revenu des sociétés) sont exploités à fond comme substituts directs d'un sous-ensemble d'unités échantillonnées et pour l'imputation en cas de non-réponse. Pendant la transition au modèle du PISE, on a adapté les méthodes d'imputation afin de tirer plein parti de la disponibilité des données administratives. Cela a permis d'alléger davantage le fardeau de réponse dans l'ensemble des programmes d'enquête. La majorité des entreprises échantillonnées ne sont plus tenues de fournir des données dans le cas des renseignements concernant leurs revenus et leurs dépenses qui sont disponibles dans les données fiscales. Les questionnaires du PISE servent à recueillir de l'information qui n'est pas disponible dans les fichiers de données administratives, comme des données sur les biens et services produits et les pratiques commerciales.
Une nouvelle approche cohérente pour produire des estimations provinciales et territoriales utilise les renseignements qui existent déjà dans le Registre des entreprises de Statistique Canada pour déterminer les parts de revenus, de dépenses et de valeur ajoutée des provinces et territoires. Cela permet une approche cohérente et normalisée qui est la même dans toutes les enquêtes du PISE. Auparavant, ces données s'obtenaient directement de chaque répondant, et cette façon de procéder contribuait au fardeau de réponse.
Les questionnaires électroniques constituent désormais le principal mode de collecte de données auprès des entreprises répondantes. Les entreprises répondent aux enquêtes en utilisant une application en ligne sécurisée. Ainsi, on obtient un processus de collecte plus efficace et de qualité supérieure. De plus, la qualité des statistiques de l'enquête peut être améliorée parce que les questionnaires électroniques sont assortis de contrôles intégrés conçus pour limiter les erreurs de déclaration qui peuvent se produire dans les questionnaires papier.
La couverture accrue de la population d'entreprises permet un ensemble plus complet de statistiques sur les entreprises. À compter de l'année de référence 2013, la population visée par la série de programmes annuels d'enquêtes économiques s'est élargie et englobe désormais toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les années précédentes, les entreprises dont les ventes étaient relativement petites n'étaient pas incluses dans la base centrale des entreprises de Statistique Canada. Toutefois, grâce à la nouvelle technologie d'autocodage, il est maintenant possible de classer dans cette base centrale toutes les entreprises en activité dans l'économie canadienne, quelles que soient leurs ventes. Par conséquent, grâce à cet élargissement de couverture, les estimations fondées sur le PISE représenteront mieux la population des entreprises opérant au Canada.
Les questionnaires ont été mis à jour en fonction de la plus récente terminologie des entreprises et des plus récentes pratiques comptables des entreprises canadiennes. En outre, les questionnaires mettent en application les nouvelles classifications normalisées qu'utilise Statistique Canada, telles que le Système de classification des industries de l'Amérique du Nord et le Système de classification des produits de l'Amérique du Nord.

Ces changements auront-ils des répercussions sur la comparabilité des données dans le temps?

L'étendue des changements au programme des statistiques des entreprises qui font partie du PISE fera que certaines séries pourraient ne plus être compatibles avec les estimations de périodes précédentes. Par exemple, l'augmentation de la population d'entreprises à elle seule signifie que les estimations auront tendance à être plus élevées que celles précédemment publiées.

Pour certaines séries, les changements de 2013 seront minimes et les comparaisons avec les estimations de 2012 seront cohérentes. Dans d'autres cas, les répercussions pourraient être importantes, donnant lieu à des bris de continuité entre les estimations de 2012 et de 2013.

Reconnaissant l'importance de la continuité des données, Statistique Canada a analysé les estimations de 2013 en les comparant avec les données de 2012 pour déterminer s'il y a eu un bris de la continuité des séries. Parmi les techniques d'évaluation, on peut mentionner :

évaluation des estimations des enquêtes à tous les niveaux de détail (national, infranational, SCIAN);
comparaison des estimations obtenues des enquêtes infra-annuelles (là où il y a lieu);
comparaison des renseignements fiscaux;
analyse des résultats des répondants communs en 2012 et 2013;
comparaison des mouvements historiques par répondant et par l'industrie de façon générale.

On a constaté un bris de continuité de la série entre 2012 et 2013 lorsque la direction et l'ampleur du changement, pour une variable/province ou territoire/industrie, se trouvait à l'extérieur de la limite de tolérance particulière de l'enquête. On entend par « limite de tolérance » en partie la limite entre la plus forte augmentation et la plus forte diminution établie par un modèle de prévision. La limite de tolérance pourrait aussi subir l'influence de comparaisons avec des données de confrontation auxiliaires, comme celles signalées plus haut.

La détermination d'un bris de série met l'accent sur les principales variables agrégées seulement. Ces variables comprennent le revenu total, les revenus d'exploitation totaux, les dépenses totales, les dépenses d'exploitation totales, les salaires et traitements et l'amortissement. Compte tenu de la nature et de la portée des changements apportés au programme d'enquêtes, les bris de série pour les variables plus détaillées sont inévitables et ne seront pas analysées par l'organisme.

Dans tous les cas, les utilisateurs sont informés qu'il peut exister des bris de série et qu'ils devraient faire preuve de discernement dans les comparaisons avec les données de 2012.

Lorsque les estimations de l'année de référence 2014 seront disponibles, on procédera aux révisions des données de 2013, comme d'habitude. À ce moment-là, les estimations de 2012 pourront également être révisées, étant donné que de nouvelles données seront disponibles.

Qui utilisera les nouvelles estimations du PISE?

Les entreprises utilisent les estimations pour mieux comprendre leur rendement dans leur industrie donnée par rapport à la moyenne de l'industrie.
Les analystes de l'industrie utilisent les estimations du PISE pour analyser le rendement de certaines industries dans l'économie canadienne, sur le plan national et régional.

Les données du PISE sont le principal intrant dans le Système canadien des comptes macroéconomiques. Elles sont d'abord rajustées en fonction des concepts et des définitions de la comptabilité macroéconomique, puis intégrées dans les cadres de comptabilité macroéconomique. Cette intégration oblige à rajuster les données pour respecter les identités des comptes macroéconomiques et veiller à la cohérence dans le temps. Ces données forment les éléments de base de la mesure de référence de Statistique Canada pour ce qui est du produit intérieur brut et elles sont un intrant clé dans les estimations servant à déterminer les paiements de péréquation et la répartition des revenus de la taxe de vente harmonisée.

Périodiquement, Statistique Canada procède à des changements à grande échelle dans le cadre de son processus de renouvellement des enquêtes. Les nouvelles données du PISE seront intégrées aux comptes macroéconomiques. Les nouvelles données peuvent toujours entraîner certains changements ou certaines révisions aux comptes nationaux, mais le cadre du Système de comptabilité nationale donne la garantie que les estimations des comptes nationaux sont solides et cohérentes.

Calendrier de diffusion

Pour mettre en œuvre cette importante initiative, Statistique Canada prend toutes les mesures nécessaires pour effectuer les vérifications finales des données et des systèmes. Les statistiques économiques annuelles sont habituellement disponibles environ 15 mois après la période de référence, mais, à la suite de la transformation majeure amenée par le PISE, il n'a pas été possible de maintenir ce calendrier de diffusion. Statistique Canada est engagé à diffuser les données le plus tôt possible, une fois que toutes les vérifications d'assurance de qualité et de confidentialité auront été effectuées.

On prévoit que, à compter de l'année de référence 2014, le calendrier de diffusion reviendra à l'objectif de publication dans les 15 mois de la période de référence.

Pour plus d'information

Pour une explication plus détaillée des changements, prière de consulter l'Aperçu du programme intégré de la statistique économique dans le site Web de Statistique Canada.

On peut obtenir plus d'information sur les aspects techniques de l'échantillonnage et de l'estimation sur demande.

Pour plus d'information, communiquer avec les Relations avec les médias (613-951-4636; statcan.mediahotline-ligneinfomedias.statcan@statcan.gc.ca).
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Données désaisonnalisées – Foire aux questions

Par Susie Fortier et Guy Gellatly, Statistique Canada

Cet article spécial fournit des réponses non techniques à certaines questions ayant trait à l'utilisation et à l'interprétation des données désaisonnalisées. Présenté sous forme de foire aux questions (FAQ), il sert de complément aux discussions plus techniques sur la désaisonnalisation qui figurent dans les publications de Statistique Canada et les ouvrages de référence.

Ce document de référence est divisé en deux sections. La section 1 est une récapitulation des concepts de base et des définitions qui sont au cœur de la théorie et de l'application de la désaisonnalisation. La section 2 présente une discussion de certaines questions reliées à l'analyse et à l'interprétation des données désaisonnalisées.

Section 1 : Concepts et définitions

1. Qu'est-ce qu'une série chronologique?

Une série chronologique est une série d'observations recueillies à intervalles de temps réguliers. Ces données fournissent de l'information sur un concept statistique bien défini pendant une période de référence précise, et sont présentées à différents points dans le temps. La plupart des données économiques diffusées par Statistique Canada le sont sous forme de séries chronologiques. Les données mensuelles sur les prix à la consommation, les ventes dans les magasins de détail, l'emploi et le produit intérieur brut sont des exemples. Ces données, qui correspondent à des périodes de référence mensuelles, sont disponibles pour une longue suite de mois afin de faciliter les comparaisons au fil du temps.

2. Qu'est-ce qu'une série chronologique désaisonnalisée?

Les données des séries chronologiques mensuelles ou trimestrielles sont parfois influencées par des effets saisonniers et de calendrier. Ces effets peuvent entraîner dans les données des changements qui, habituellement, surviennent au même moment et sont d'à peu près la même importance chaque année. Ainsi, historiquement, les ventes au détail mensuelles atteignent leur valeur la plus élevée de l'année en décembre en raison des achats de la période des Fêtes, puis diminuent pour atteindre leur niveau le plus faible en janvier. Ce phénomène se produit chaque année et a une incidence sur la mesure dans laquelle la comparaison des données brutes sur les ventes pour ces deux mois peut renseigner sur les tendances dans le secteur du commerce de détail. Une série chronologique désaisonnalisée est une série chronologique mensuelle ou trimestrielle que l'on a modifiée afin d'éliminer les effets saisonniers et de calendrier. Ces données désaisonnalisées permettent d'effectuer des comparaisons plus justes de la conjoncture économique d'une période à l'autre. Une série chronologique brute est la série équivalente avant que l'on procède à la désaisonnalisation et on l'appelle parfois série chronologique originale ou non désaisonnalisée.

3. Pourquoi la désaisonnalisation est-elle nécessaire?

De nombreux utilisateurs de statistiques économiques et sociales s'appuient sur les données chronologiques pour comprendre l'évolution des phénomènes socioéconomiques au fil du temps. Les propriétés statistiques importantes d'une série chronologique comprennent sa direction et ses points de retournement, ainsi que ses liens avec d'autres indicateurs socioéconomiques. La présence d'une influence saisonnière dans une série peut obscurcir ces caractéristiques importantes en rendant plus difficile l'interprétation des fluctuations des données d'une période à l'autre. De nombreux utilisateurs de séries chronologiques considèrent que les variations des données découlant d'effets saisonniers et d'autres effets de calendrier sont sans grande importance analytique. Ces effets saisonniers et de calendrier peuvent masquer les variations sous-jacentes « réelles » de la série chronologique attribuables au cycle économique ou à des événements non saisonniers, comme des grèves ou des interruptions non prévues de la production. Par conséquent, les techniques de désaisonnalisation qui éliminent des données originales l'effet des caractéristiques saisonnières et de calendrier peuvent rendre une série chronologique plus utile pour évaluer les changements de conjoncture économique significatifs au cours du temps.

4. La désaisonnalisation est-elle toujours nécessaire?

La désaisonnalisation n'est pas toujours appropriée ni requise. Il n'est pas nécessaire de désaisonnaliser une série qui ne présente ni caractéristiques saisonnières ni autres effets de calendrier identifiables. Il n'est pas toujours bon non plus d'utiliser des données désaisonnalisées lorsque l'estimation brute représente la vraie statistique d'intérêt. Par exemple, on conseille aux décideurs qui se servent de l'Indice des prix à la consommation (IPC) à des fins d'indexation d'utiliser des données non désaisonnalisées, car celles-ci reflètent les mouvements réels des prix observés d'une période à l'autre. Par contre, les utilisateurs des données qui souhaitent analyser les tendances sous-jacentes des prix dans l'économie sont invités à utiliser les indices de prix désaisonnalisés.

De même, les analystes qui souhaitent calculer la croissance brute du nombre de jeunes adultes qui travaillaient d'avril 2012 à mai 2012 doivent examiner les estimations brutes pour ces deux mois et calculer la différence. Cette variation d'un mois à l'autre de l'emploi brut pourrait ne pas fournir beaucoup d'information utile à propos de l'évolution des conditions du marché du travail à laquelle faisaient face les jeunes adultes si des effets saisonniers et de calendrier avaient une influence importante sur les niveaux d'emploi durant l'un ou l'autre mois, ou les deux. Toutefois, les données brutes montrent la mesure dans laquelle l'emploi réel pour ce groupe s'est accru, ou a diminué, d'avril à mai — information qui pourrait être utile à d'autres fins.

5. La désaisonnalisation est-elle courante à Statistique Canada?

Statistique Canada désaisonnalise presque tous ses indicateurs économiques infra-annuels importants, y compris les estimations trimestrielles et mensuelles de la croissance du produit intérieur et ses estimations mensuelles de l'emploi d'après les données de l'Enquête sur la population active. Même si la grande majorité des diffusions de l'organisme mettent l'accent sur les données désaisonnalisées, les séries désaisonnalisées ainsi que non désaisonnalisées sont souvent toutes deux mises à la disposition des utilisateurs.

6. Comment les données désaisonnalisées sont-elles estimées?

Les données désaisonnalisées sont estimées en désagrégeant la série chronologique en diverses composantes. Ce processus, qui est fondé sur des méthodes statistiques bien établies, comprend la décomposition de la série chronologique en quatre composantes distinctes, à savoir 1) la tendance-cycle, 2) les effets saisonniers, 3) les autres effets de calendrier, tels que les effets de jours ouvrables et de jours fériés mobiles, et 4) la composante irrégulière. La série désaisonnalisée correspond à la série chronologique originale dont on a supprimé les effets saisonniers et de calendrier estimés, ou de manière équivalente, à la combinaison estimée de la tendance-cycle et de la composante irrégulière.

7. Quelles sont les composantes d'une série chronologique?

Une série chronologique peut être subdivisée en quatre composantes distinctes : 1) la tendance-cycle, 2) les effets saisonniers, 3) les autres effets de calendrier, tels que les effets de jours ouvrables et des jours de fêtes mobiles, et 4) la composante irrégulière. Voici un aperçu de chacune de ces composantes :

La tendance-cycle : Elle représente la version lissée de la série chronologique et indique la tendance ou direction générale de celle‑ci. La tendance-cycle peut être interprétée comme la variation de long terme de la série chronologique, qui résulte de différents facteurs (ou déterminants) qui conditionnent les variations à long terme des données au cours du temps. Comme son nom l'indique, la tendance-cycle reflète aussi les expansions et les contractions de l'activité économique, dont celles associées au cycle économique.

Effets saisonniers : Il s'agit des caractéristiques ou des variations régulières dans les données de la série chronologique qui se manifestent durant le même mois ou le même trimestre chaque année. Sur la base des variations antérieures de la série chronologique, ces caractéristiques régulières se répètent d'année en année. Ces caractéristiques saisonnières sont raisonnablement stables en ce qui concerne le moment de leur manifestation, leur direction et leur grandeur. Souvent, ces effets saisonniers résultent de variations bien établies de l'activité économique liées au calendrier, comme les augmentations des ventes au détail durant la période qui précède Noël, ou la hausse de l'emploi dans le secteur de la construction au printemps. Les effets saisonniers représentent ces mouvements survenant régulièrement dans les données.

Autres effets de calendrier, comme les effets des jours ouvrables et des jours de fêtes mobiles : En plus des effets saisonniers, des effets systématiques liés au calendrier peuvent influer sur le niveau d'activité économique durant une période particulière. Les plus importants sont les effets de jours ouvrables. Ces effets peuvent être présents quand le niveau d'activité économique varie selon le jour de la semaine. Ainsi, les ventes au détail sont habituellement plus importantes le samedi que n'importe quel autre jour. Par conséquent, elles seront vraisemblablement plus élevées durant un mois comprenant cinq samedis que durant un mois n'en comprenant que quatre. Un autre exemple courant d'effet de calendrier est celui de la date de Pâques, qui pourrait donner lieu à une augmentation des ventes au détail en mars ou en avril selon le mois où elle tombe. Cet effet de calendrier particulier est ce qu'on appelle un effet de jour de fêtes mobiles.

La composante irrégulière : Cette composante comprend les fluctuations inattendues dans les données qui 1) ne font pas partie de la tendance-cycle et 2) ne sont pas reliées à des facteurs saisonniers ou à des effets de calendrier courants. La composante irrégulière pourrait résulter d'événements ou de chocs économiques non prévus (p. ex., grèves, perturbations, conditions météorologiques inhabituelles pour la saison), ou simplement être due au bruit (causé par les erreurs d'échantillonnage et non dues à l'échantillonnage) dans la mesure des données non désaisonnalisées.

8. Quelles sont les composantes incluses dans une série désaisonnalisée et celles qui en sont exclues?

Les effets saisonniers et les autres effets de calendriers, comme les effets de jours ouvrables et de jours de fêtes mobiles, sont exclus de la série désaisonnalisée. Par conséquent, cette dernière représente la combinaison de la tendance-cycle et de la composante irrégulière. Il importe de souligner la contribution de la composante irrégulière, car les données désaisonnalisées sont parfois interprétées à tort comme fournissant aux utilisateurs une information « pure » sur la tendance-cycle.

9. Pourquoi les données brutes et les données désaisonnalisées sont-elles révisées au cours du temps?

Les données brutes peuvent être révisées pour tenir compte de données supplémentaires qui ont été obtenues tardivement, pour corriger des données qui ont d'abord été déclarées incorrectement ou pour diverses autres raisons. Le cas échéant, les données désaisonnalisées fondées sur les données non corrigées doivent aussi être révisées.

Le recul est un élément très important dans l'analyse des séries chronologiques. Même si la série brute n'a pas été révisée, il est souvent utile de réviser les données désaisonnalisées. Pour estimer les effets saisonniers à une période donnée, les statisticiens utilisent l'information sur les observations antérieures, courantes et futures. L'information sur les observations futures n'est pas disponible en temps réel, de sorte que la désaisonnalisation est effectuée en utilisant les valeurs antérieures et les valeurs courantes, ainsi que des valeurs projetées. Ces projections sont fondées sur un modèle statistique qui s'appuie sur l'information passée. À mesure que de nouvelles données deviennent disponibles, les diverses composantes de la série chronologique peuvent être estimées plus précisément. Cela donne des estimations révisées, plus exactes, des données désaisonnalisées.

Périodiquement, les méthodes utilisées pour estimer les composantes des séries chronologiques pour des séries de données particulières sont révisées également. À Statistique Canada, chaque programme statistique possède sa propre stratégie de révision, et les calendriers sont communiqués systématiquement aux utilisateurs des données avant ces révisions.

10. Les comparaisons d'une année à l'autre des données brutes donnent-elles d'aussi bons résultats que les techniques plus formelles de désaisonnalisation?

La comparaison des données brutes recueillies pour une même période chaque année fournit certains renseignements sur les tendances de long terme et les cycles économiques, mais ces comparaisons n'éliminent pas nécessairement toutes les tendances saisonnières des données. Certains jours de fêtes mobiles, comme le jour de Pâques, ne tombent pas à la même date ni même le même mois chaque année. Si la date de ces jours de fêtes mobiles influence la variable mesurée, comme les ventes au détail mensuelles, la comparaison des données brutes d'une année à l'autre peut être trompeuse. Par exemple, en 2013, le jour de Pâques était le 31 mars, tandis qu'en 2012, il tombait le 8 avril. Par conséquent, il pourrait être faux de conclure qu'un changement dans les ventes de mars 2012 à mars 2013 représente la tendance économique sous-jacente dans le secteur du commerce de détail, alors que ce changement pourrait être influencé par la date de la fête de Pâques.

De même, les comparaisons d'une année à l'autre des données brutes ne tiennent pas compte de l'effet de jours ouvrables qui se manifeste dans de nombreuses séries et qui peut affecter la validité des comparaisons d'une année à l'autre. Ainsi, la production de nombreuses entreprises est plus faible le samedi et le dimanche qu'en semaine. En 2011, octobre a débuté un dimanche, et comprenait cinq fins de semaine complètes et 21 jours de semaine. En 2012, octobre a débuté un lundi et comprenait quatre fins de semaine complètes et 23 jours de semaine. La simple comparaison d'une année à l'autre entre ces deux mois ne tient pas compte de ces différences et pourrait nuire à l'analyse des variations du produit économique au cours du temps.

Même si aucun autre effet de calendrier n'est présent dans les données, la comparaison des mêmes périodes d'une année à l'autre peut poser problème. En général, on peut montrer que ce genre de comparaison manque d'actualité en ce qui concerne la détermination des points de retournement (par exemple, point auquel une série décroissante commence à croître).

La comparaison d'une valeur courante avec une seule valeur passée (la valeur de la série 12 mois avant le mois de référence courant) peut aussi induire en erreur, si cette valeur particulière est inhabituelle. Par exemple, la comparaison des données économiques pour la Colombie-Britannique pour février 2011 aux données pour février 2010 (le mois durant lequel la province a été l'hôte des Jeux olympiques d'hiver) pourrait ne pas fournir d'information utile sur l'évolution de la tendance. Afin d'atténuer partiellement cet effet, les données du mois courant (février 2011) peuvent être comparées à une moyenne des données pour plusieurs mois de février antérieurs (par exemple, les cinq dernières années). Une technique similaire peut être appliquée pour examiner les fluctuations d'un mois à l'autre. Par exemple, on pourrait comparer les variations de décembre à janvier de cette année à une moyenne historique des variations de décembre à janvier pour les cinq dernières années. Bien que cette méthode puisse fournir certains éclaircissements supplémentaires, les résultats doivent être interprétés avec prudence, car elle ne remplace pas les techniques plus formelles de désaisonnalisation.

Références

Ladiray, D. et Quenneville B. (2001) Seasonal Adjustment with the X-11 Method, Springer-Verlag, Lecture Notes in Statistics, vol. 158. Une version française Désaisonnaliser avec la méthode X-11.

Statistique Canada (2009). Désaisonnalisation et estimation de la tendance-cycle, lignes directrices concernant la qualité, 5ième édition, no au catalogue 12-539-X.

Wyman, D. (2010), La désaisonnalisation et le repérage des tendances économiques, Statistique Canada : L'observateur économique canadien, mars 2010, no au catalogue 11-010-X.

Les lecteurs sont également invités à consulter les articles.

Section 2 : Questions reliées à l'analyse et à l'interprétation

1. Comment dois-je interpréter les variations des données désaisonnalisées d'une période à l'autre?

Les variations d'une période à l'autre des données brutes et les variations d'une période à l'autre des données désaisonnalisées fournissent des renseignements différents. En guise d'exemple, examinons les données fictives sur l'emploi par secteur industriel mesurées par une enquête mensuelle. Chaque mois, ces données sont recueillies et traitées pour obtenir une estimation de l'emploi total. Cette estimation est brute (non désaisonnalisée), il s'agit d'une mesure du nombre de personnes ayant un emploi durant la semaine de référence du mois en question, sans distinguer (ou dissocier) les différentes composantes de la série chronologique qui contribuent à cette estimation.

Avant la publication, l'estimation est désaisonnalisée afin d'éliminer des données brutes l'influence des effets saisonniers et de calendrier (en utilisant l'information courante et passée sur l'emploi). Cette estimation désaisonnalisée constitue l'estimation officielle de l'emploi par secteur industriel diffusée dans le Quotidien.

Au sujet des comparaisons au cours du temps, il est important de souligner que la différence entre les estimations désaisonnalisées de l'emploi pour deux mois consécutifs ne peut pas être interprétée comme la différence brute entre les nombres de personnes qui avaient effectivement un emploi durant ces mois. La différence brute est la différence entre les estimations de l'emploi non désaisonnalisées, obtenues directement d'après l'enquête.

La différence entre les estimations désaisonnalisées pour deux mois consécutifs représente plutôt une mesure directe de la variation du nombre de personnes ayant un emploi, après avoir tenu compte des changements prévus dus à la variation de l'emploi saisonnier entre ces deux mois. Le nombre résultant peut être inférieur ou supérieur à la différence brute, selon la façon dont les facteurs saisonniers varient d'un mois à l'autre.

L'exemple qui suit illustre le concept de désaisonnalisation au moyen de données brutes et de données désaisonnalisées sur l'emploi dans une industrie à l'aide de données fictives pour deux mois consécutifs. Dans cet exemple, on suppose qu'il n'y a pas d'autres effets de calendrier.

Tableau 1
Emploi dans l'industrie, estimations non désaisonnalisées et désaisonnalisées
Tableau 1
Emploi dans l'industrie, estimations non désaisonnalisées et désaisonnalisées
Sommaire du tableau
Le tableau montre les résultats de Produits de l'IDD. Les données sont présentées selon Période (titres de rangée) et Données non désaisonnalisées, Estimations désaisonnalisées, Tendance-cycle, Composante irrégulière et Effets saisonniers(figurant comme en-tête de colonne).
Période	Données non désaisonnalisées	Estimations désaisonnalisées	Tendance-cycle	Composante irrégulière	Effets saisonniers
Période	Personnes
Source : Statistique Canada, calculs des auteurs.
Mois 1	6 200	7 200	6 650	550	-1 000
Mois 2	5 400	6 800	6 500	300	-1 400
Changement (mois 2 moins mois 1)	-800	-400	-150	-250	-400

L'estimation non désaisonnalisée de l'emploi dans l'industrie est 6 200 au mois 1. L'estimation désaisonnalisée de l'emploi était plus élevée, soit 7 200. Par conséquent, l'emploi attribué aux facteurs saisonniers était environ de -1 000. Qu'est-ce que cela signifie?

Cela veut dire que l'on prévoyait qu'environ 1 000 travailleurs de moins durant ce mois comparativement à un niveau moyen générique de l'emploi dans l'industrie tout au long de l'année. Les niveaux « que l'on prévoyait » et « moyen » sont fondés sur les tendances historiques antérieures qui reflètent les variations saisonnières types dans ces données.

Par conséquent, ces 1 000 travailleurs de moins sont rajoutés à l'estimation de l'emploi pour le mois 1, ce qui donne une estimation désaisonnalisée plus grande que l'estimation non désaisonnalisée, ou brute, calculée d'après les données de l'enquête. Pourquoi fait-on cela? Parce que l'objectif de la désaisonnalisation est de rendre les données plus comparables d'un mois à l'autre afin qu'elles fournissent une meilleure information sur l'évolution de la tendance et sur les variations cycliques. En désaisonnalisant les données, on place les comparaisons d'un mois à l'autre sur un pied d'égalité.

L'estimation de l'emploi dans l'industrie pour le mois 2 présente le même profil : l'estimation désaisonnalisée finale est plus élevée que l'estimation non désaisonnalisée. Pour ce mois, on s'attendrait à ce qu'il y ait 1 400 travailleurs en moins dans l'industrie (comparé à un niveau moyen générique de l'emploi mensuel dans une année) basé sur le patron saisonnier récurrent. Le rajout de ces emplois à l'estimation non désaisonnalisée calculée d'après les données d'enquête fait passer les données (désaisonnalisées) publiées à 6 800.

Les deux mois susmentionnés sont des exemples de « rajout » pour compléter les données d'enquête par des emplois additionnels, parce que les facteurs saisonniers sont négatifs. Dans ces exemples, un nombre plus faible d'emplois est prévu pour le mois en question en raison des caractéristiques saisonnières antérieures, de sorte que des emplois doivent être rajoutés afin que les données soient comparables d'un mois à l'autre. Pour d'autres mois, on pourrait observer la situation inverse parce que les effets saisonniers sont positifs. Dans ces cas, on prévoit qu'un plus grand nombre de personnes travailleront que durant le mois moyen hypothétique, de sorte que la désaisonnalisation supprime certains emplois des données non désaisonnalisées afin de mettre le mois en question (en termes statistiques) sur pied d'égalité avec les autres mois de l'année.

2. Comment les effets saisonniers influencent-ils l'interprétation des variations d'un mois à l'autre?

L'interprétation des variations d'un mois à l'autre peut être complexe, car elle implique certains des aspects les plus techniques de la modélisation des données qui est utilisée dans les routines de désaisonnalisation. Les effets saisonniers peuvent être modélisés de manière « additive » ou « multiplicative ». Si les effets saisonniers sont modélisés comme étant additifs, il est possible d'examiner de façon assez simple la mesure dans laquelle les variations d'un mois à l'autre de l'emploi sont influencées par les variations des effets saisonniers.

Pour le voir, examinons de nouveau les données fictives utilisées dans l'exemple de la question 11. Sur une base désaisonnalisée, l'emploi a diminué pour passer de 7 200 au mois 1 à 6 800 au mois 2, soit une diminution de 400 travailleurs.

Ce chiffre est différent de la variation non désaisonnalisée calculée directement d'après les données de l'enquête. L'estimation non désaisonnalisée du nombre de travailleurs est passée de 6 200 au mois 1 à 5 400 au mois 2, soit une diminution de 800 travailleurs, c'est-à-dire deux fois plus que la diminution affichée par les données désaisonnalisées.

Quelles sont les raisons de cet écart important entre les deux estimations? Comme il est mentionné dans l'exemple, les deux mois présentent des facteurs saisonniers négatifs. Cela signifie que, compte tenu des caractéristiques antérieures de la saisonnalité, nous nous attendions à ce que, durant chacun des deux mois, le nombre de travailleurs dans l'industrie soit inférieur à une moyenne annuelle générique. Toutefois, en valeur absolue, le facteur saisonnier négatif du second mois dépassait nettement (d'environ 400 travailleurs) celui du premier mois. Par conséquent, alors qu'on a ajouté environ 1 000 emplois à l'estimation non désaisonnalisée du mois 1 pour obtenir une estimation désaisonnalisée, le mois 2 se voit augmenté de 1 400 emplois.

Numériquement, environ 40 % de cette réduction de l'estimation désaisonnalisée étaient attribuables à des variations de la tendance-cycle. Le 60 % restant était dû à la composante irrégulière.

3. Laquelle des estimations est « correcte » : désaisonnalisée ou brute?

Les deux estimations sont correctes, puisqu'elles découlent toutes deux de processus statistiques légitimes. Le choix de l'une plutôt que l'autre dépend de l'objectif de l'analyse.

Si l'utilisateur s'intéresse aux estimations du niveau réel d'emploi durant une période particulière (le nombre de personnes qui travaillent), ou aux variations d'une période à l'autre de ces niveaux réels d'emploi, les estimations peuvent être obtenues directement d'après les données de l'enquête sans aucune désaisonnalisation.

C'est lorsqu'on essaie d'utiliser ces données désaisonnalisées pour interpréter l'évolution de la conjoncture économique qu'un problème se pose. Les données brutes reflètent l'effet combiné de toutes les composantes qui ont contribué au niveau observé de l'emploi durant une période mensuelle ou trimestrielle. Cela inclut la tendance-cycle, les effets saisonniers, les autres effets de calendrier et la composante irrégulière. Dans l'exemple de la question 11, il est correct de dire que le nombre d'emplois dans l'industrie a diminué de 800 du mois 1 au mois 2, car il s'agit de la diminution du niveau de l'emploi calculée directement d'après les données brutes. Il est cependant moins approprié d'attribuer cette diminution à des facteurs précis, comme les ralentissements cycliques, en ne tenant pas compte de l'influence possible d'autres composantes, dont les changements saisonniers typiques liés à l'embauche, car ceux-ci contribuent également aux variations des données brutes.

L'élément important ici est que le choix entre les données désaisonnalisées et les données brutes est dicté par le contexte. Il dépend de la question à laquelle les données sont censées répondre et de la mesure dans laquelle les fluctuations d'une période à l'autre dues à des effets saisonniers sont pertinentes pour cette question.

4. Comment dois-je interpréter les données désaisonnalisées lorsqu'une industrie connaît un changement structurel?

Cette question traite de la fiabilité des données désaisonnalisées. Commençons par souligner deux faits :

Les effets saisonniers reflètent des variations caractéristiques des données de la série chronologique due à des influences saisonnières établies;
Les données désaisonnalisées (dont sont éliminés les effets saisonniers et les autres effets de calendrier) ne sont pas influencées uniquement par les variations de la tendance-cycle. Elles sont aussi influencées par les événements irréguliers, c'est-à-dire des événements qui, dans de nombreux cas, peuvent avoir un effet important sur l'estimation résultante.

La notion de changement structurel peut avoir trait à des situations où un aspect fondamental d'une économie ou d'une industrie est en train de changer, ce qui crée de nouvelles conditions, différentes des normes en place antérieurement. Il pourrait s'agir d'innovations technologiques importantes qui modifient la nature de la production. Il pourrait aussi s'agir de changements plus ordinaires des habitudes d'embauche en réponse à de nouvelles pratiques administratives.

Les deux exemples susmentionnés pourraient l'un et l'autre donner lieu dans une industrie concernée à de nouvelles caractéristiques saisonnières qui diffèrent des caractéristiques saisonnières habituelles. Comment ces changements sont-ils reflétés dans les données désaisonnalisées?

À court terme, ces nouvelles caractéristiques seront considérées comme des variations irrégulières dans les données, dans la mesure où elles s'écartent soudainement des effets prévus. Au cours du temps, elles deviendront saisonnières et intégrées progressivement dans les données historiques à mesure que de nouvelles données chronologiques sur ces changements deviennent disponibles. Cela suppose que les changements deviennent une caractéristique régulière des données et qu'ils ne résultent pas d'événements ou de chocs irréguliers.

Par conséquent, il peut être plus difficile d'interpréter les variations des données désaisonnalisées lorsque les caractéristiques saisonnières sous-jacentes évoluent rapidement. Le cas échéant, les facteurs irréguliers peuvent avoir un effet important sur les estimations désaisonnalisées.

5. Comment la désaisonnalisation tient-elle compte des conditions météorologiques « inhabituelles pour la saison »?

Cette question découle d'une idée fausse fréquente au sujet de la désaisonnalisation voulant qu'il s'agisse d'une technique dont le seul objet est d'éliminer des données les effets des changements météorologiques ou climatiques. La désaisonnalisation élimine des données mensuelles ou trimestrielles l'effet moyen ou prévu des effets saisonniers, et bon nombre de ces effets sont liés aux variations météorologiques ou climatiques. Mais il est plus exact de dire que les effets saisonniers ont trait à tous les aspects saisonniers (météorologiques et climatiques ou autres) susceptibles d'influer sur l'analyse de la tendance ou des effets cycliques dans les données.

La notion d'effet « moyen » mentionnée plus haut est importante, car la grandeur des ajustements saisonniers propres à une période est de nouveau fondée sur les tendances historiques. Si, dans l'ensemble, les conditions météorologiques ou climatiques reflètent les tendances historiques, on peut s'attendre à ce que les routines de désaisonnalisation éliminent relativement bien des données brutes les variations attribuables aux changements météorologiques ou climatiques. Par contre, les conditions météorologiques inhabituelles pour la saison, comme le printemps très chaud qu'a connu l'est du Canada en 2012, ne reflètent pas, par définition, le profil moyen et auront une incidence sur les estimations désaisonnalisées.

6. Quelle méthode Statistique Canada utilise-t-il pour produire les données désaisonnalisées?

Pour désaisonnaliser les données des séries chronologiques infra-annuelles, Statistique Canada utilise la méthode X-12-ARIMA, qui s'appuie sur des techniques statistiques bien établies pour éliminer des données brutes les effets saisonniers et de calendrier réguliers. Bien que des options de rechange moins complexes puissent être utilisées, comme la comparaison des données originales à celles pour la même période l'année précédente, ces techniques présentent des limites lorsqu'il s'agit d'éliminer les effets de calendrier. Donc, Statistique Canada recommande d'utiliser les méthodes formelles établies pour traiter la saisonnalité. En pratique, la désaisonnalisation est effectuée conformément aux Lignes directrices de Statistique Canada concernant la qualité.

7. Où puis-je obtenir de l'information sur des questions particulières?

Comme il est mentionné en introduction, le présent document est un guide pratique destiné à offrir aux utilisateurs une perspective supplémentaire sur certaines questions relatives à l'utilisation et à l'interprétation des données désaisonnalisées. Il est conçu comme un complément à un article publié par Wyman (2010), dans lequel nombre de ces questions sont illustrées au moyen de données de Statistique Canada. En outre, les lecteurs pourraient trouver dans l'abondante littérature sur la désaisonnalisation un examen plus complet des questions présentées dans ce document.

Références

Statistique Canada (2009). Désaisonnalisation et estimation de la tendance-cycle, lignes directrices concernant la qualité, 5ième édition, no au catalogue 12-539-X.

Wyman, D. (2010), La désaisonnalisation et le repérage des tendances économiques, Statistique Canada : L'observateur économique canadien, mars 2010, no au catalogue 11-010-X.

Les lecteurs sont également invités à consulter les articles.

Séances d'information pour la campagne de recrutement des statisticiens-mathématiciens (MA)

Nos séances d'information virtuelles auront lieu en janvier 2025 (voir l'horaire ci-dessous).

Sessions d’information- Langue, Date et heure
Langue	Date et heure
Anglais	Mardi 14 janvier à midi HNE
Anglais	Mardi 14 janvier à 16 h 00 HNE
Français	Mercredi 15 janvier à midi HNE
Anglais	Mercredi 15 janvier à 16 h 00 HNE
Bilingue	Jeudi 16 janvier à 13 h 30 HNE

Les inscriptions débuteront en janvier 2025.

Statistique Mathématiques (MA) — Programme de recrutement et de perfectionnement

Recrutement - Statisticiens-mathématiciens

La nouvelle campagne de recrutement des statisticiens-mathématiciens (MA) pour 2024-2025 sera lancée en janvier 2025. Les dates exactes seront finalisées plus tard cet automne.

Consultez les liens ci-dessous pour obtenir de l’information générale au sujet des postes et du processus d'application.

Le travail d'un statisticien-mathématicien

À Statistique Canada, nous produisons et interprètons un grand volume d'information statistique. Nous faisons l'échantillonnage, la collecte, l'acquisition, le nettoyage, l'appariement et l'analyse de données pour expliquer l'information statistique reliée à de nombreux aspects de l'économie et la société canadienne. Nous produisons des statistiques fondées sur des recensements à tous les cinq ans et sur de nombreuses enquêtes, mais aussi sur l'exploitation de nombreuses données provenant d'un très large éventail de sources. Nous développons et utilisons des solutions innovatrices incluant l'apprentissage automatisé et les mégadonnées, la théorie statistique de pointe et des méthodes statistiques avant-gardistes

Statistique Canada entreprend présentement une transformation substantielle. Les résultats de cette transformation permettront à Statistique Canada de répondre davantage aux besoins croissants en données et d'accroître les connaissances statistiques des canadiens, facilitant l'utilisation responsable de données pour la prise de décisions. Des méthodes statistiques innovantes n'ont jamais été aussi essentielles que maintenant à notre succès. Une main-d'oeuvre très compétente, talentueuse et diversifiée est au cœur de cette transformation et les statisticiens-mathématiciens jouent un rôle clé.

Les statisticiens-mathématiciens appliquent, adaptent et élaborent des méthodes mathématiques, statistiques ou d'enquêtes pour des problèmes pratiques. Ils explorent et adoptent des méthodes sophistiquées pour intégrer et transformer des sources de données alternatives en information statistique afin d'appuyer une prise de décision fondée sur des données probantes. Leur travail est primordial à Statistique Canada. La qualité des résultats et le coût des opérations dépendent grandement de la méthodologie utilisée.

Les tâches incluent la planification, la mise en œuvre et l'évaluation de méthodes statistiques liées à la production de statistiques officielles. Ce travail pourrait inclure du travail sur des enquêtes, une participation à des projets de recherche portant sur divers sujets liés aux méthodes statistiques, ou du travail sur de nouvelles méthodes telles que l'intégration des données provenant d'une variété de sources existantes ou l'utilisation de nouvelles méthodes pour les analyser. Les statisticiens-mathématiciens peuvent aussi être impliqués dans des projets visant à combiner les méthodes statistiques classiques et les méthodes avant-gardistes à la fine pointe de la technologie incluant l'exploration des méthodes d'apprentissage automatisé, d'intelligence artificielle, de microsimulation, d'échantillonnage non-probabiliste et de données modélisées et/ou synthétiques. Les statisticiens-mathématiciens font face à un large éventail de défis statistiques, autant théoriques et pratiques!

Statistique Canada développe normalement ses projets en équipes de projet multidisciplinaires. Ces équipes peuvent être constituées d'experts de divers domaines: domaine spécialisé (p. ex. économiste, sociologue, géographe), opérations d'enquête, développement des systèmes et méthodologie (statisticiens-mathématiciens). Cette structure requiert de la part des statisticiens-mathématiciens l'acquisition de certaines connaissances relatives au domaine du client dans le but de déterminer et de satisfaire ses besoins en méthodologie.

Au sein des équipes, le statisticien-mathématicien apporte son expertise, son expérience et son esprit analytique et critique sur les méthodes statistiques et d'enquête. Dans la structure de projet multidisciplinaire, le statisticien-mathématicien est d'abord un fournisseur de services. Le travail de statisticien-mathématicien est très diversifié. Il nécessite beaucoup de créativité et une grande capacité d'adaptation. Chaque statisticien-mathématicien travaille habituellement sur plusieurs projets ou activités à la fois. De plus, tout projet pose de nouveaux défis car les solutions existant dans les volumes peuvent rarement être appliquées directement. Les statisticiens-mathématiciens doivent constamment avoir recours à une combinaison équilibrée de recherche pure et empirique et à des travaux à caractère pratique afin d'élaborer et de mettre en place une méthodologie efficace et conforme aux critères scientifiques. Pour la majorité des statisticiens-mathématiciens, leur travail est relié aux activités méthodologiques bien que quelques-uns travaillent aussi du côté de la recherche.

La recherche

Comme tout organisme qui s'efforce d'être le meilleur dans sa sphère d'activités, Statistique Canada accorde une très grande importance à la recherche. Ainsi, l'organisme possède une longue et riche tradition de recherche dans le domaine des méthodes statistiques. En particulier, la recherche en méthodologie se concentre sur des développements qui permettront de satisfaire dans le futur la demande de meilleures statistiques à un coût moindre.

Qu'il s'agisse d'un problème spécifique à un projet ou de nature plus générale, Statistique Canada fournit le milieu et le soutien permettant à ses statisticiens-mathématiciens de se pencher sur les problèmes de recherche.

D'une part, les statisticiens-mathématiciens effectuent régulièrement des études théoriques et des simulations empiriques pour appuyer leurs services de méthodologie au sein des équipes de projet. D'autre part, ils exécutent des travaux de recherche portant sur plusieurs sujets liés aux méthodes statistiques tels que les méthodes d'estimation temporelle et spatiale, la variance non due à l'échantillonnage, la détection des valeurs aberrantes, l'étalonnage, l'interpolation et la calendarisation, l'analyse de données longitudinales et les séries chronologiques. Initialement, la recherche peut représenter une faible portion des tâches d'un statisticien-mathématicien. Par la suite, selon l'expérience acquise et l'intérêt du statisticien-mathématicien, la recherche peut devenir une de ses tâches principales.

Les résultats des recherches des statisticiens-mathématiciens peuvent être présentés à des conférences pertinentes et publiés dans des revues spécialisées. D'ailleurs, Statistique Canada publie lui-même une telle revue de réputation internationale : Techniques d'enquête.

Afin de promouvoir et de stimuler la recherche, Statistique Canada a mis sur pied un programme de bourses de recherche à l'intention des chercheurs de l'extérieur. De plus, Statistique Canada participe activement à des travaux de recherche qui sont réalisés conjointement avec des universités et des organismes statistiques d'autres pays.

Milieu de travail

À titre de nouvel employé, vous travaillerez étroitement avec un statisticien-mathématicien plus expérimenté ce qui vous permettra de développer une expérience de travail précieuse qui vous permettra d'enrichir vos compétences professionnelles.

Statistique Canada s'est engagé à offrir à ses employés un milieu de travail moderne et flexible et accorde une grande importance au mieux-être de ses employés. Nous disposons d'un éventail de programmes visant le respect de cette valeur. Ces programmes touchent des aspects qui sont au coeur de sa culture institutionnelle : santé et sécurité, respect et équité, flexibilité des horaires et assurance du mieux-être, de la reconnaissance et de l'appartenance.

La formation et le perfectionnement

Statistique Canada accorde la plus grande importance à la formation et au perfectionnement de ses employés. D'une part, le développement de leurs intérêts est encouragé et soutenus tout au long de leur carrière. D'autre part, nous offrons un programme de perfectionnement complet et bien organisé dans les deux langues officielles.

Notre programme de formation statistique est volumineux, varié et comprend des cours ou autres activités d'apprentissage de grande qualité. Dans le contexte actuel de modernisation à Statistique Canada, les mathématiciens-statisticiens doivent conserver le développement et le maintien de leurs capacités liées aux méthodes d'enquêtes traditionnelles, tout en faisant de la place aux méthodes avant-gardistes, liées à l'intégration et la science des données.

Un des objectifs de notre programme de formation et de perfectionnement est de bâtir une culture d'apprentissage productif. Les cours plus traditionnels en classe ne sont qu'un seul moyen d'atteindre ces objectifs d'apprentissage, et les outils d'apprentissage incluent aussi l'apprentissage autodirigé, informel et par expérience.

Cours internes

Plusieurs cours traitant de statistique et de méthodologie d'enquête sont offerts sur une base régulière par des professeurs invités ou des employés d'expérience de Statistique Canada. On y présente autant les concepts classiques que les résultats de recherches récentes. De plus, en guise de soutien technique et professionnel, une gamme complète de cours est offerte sur des sujets aussi variés que l'informatique, la gestion de projet, la supervision d'employés et les techniques de présentation.

Les nouveaux employés sont aussi appelés à participer au Cours d'exploration des habiletés d'enquête, d'une durée de deux semaines à temps plein. Ensemble, les participants ont à élaborer toutes les étapes d'une enquête portant sur une question socio-économique choisie à l'avance, ce qui augmente leurs connaissances des politiques, principes, complexités et interrelations inhérentes à la conception d'une enquête statistique. Cette formation pratique est accompagnée de séances en classe qui augmentent également les connaissances des méthodes et procédures d'enquête.

Séminaires, conférences et articles

Tous les statisticiens-mathématiciens sont encouragés à présenter les résultats de leurs travaux à des séminaires, à des conférences pertinentes à leur travail et aussi à soumettre des articles à des revues spécialisées. En plus de publier la revue Techniques d'enquête, l'organisme tient lui-même un symposium annuel portant sur un thème d'actualité lié aux méthodes statistiques.

Études universitaires

Statistique Canada encourage ses employés à continuer leur perfectionnement professionnel en suivant des cours pertinents à leur emploi. Trois universités dans la région d'Ottawa-Gatineau permettent aux employés de parfaire leurs connaissances. En plus des cours réguliers offerts par les universités locales, ils ont accès à des programmes qui ont été créés spécifiquement pour le personnel de Statistique Canada. Mentionnons également qu'à l'occasion, Statistique Canada autorise un employé à prendre un congé d'études pour entreprendre ou terminer un diplôme à temps plein en statistique ou dans un domaine relié à son travail.

Rémunération

En général, tous les candidats sont embauchés au niveau MA-2. Le salaire initial d'un statisticien-mathématicien est 67 476 $^{Note de bas de page *}. Après 16 à 24 mois d'expérience à Statistique Canada, le salaire atteint normalement le premier échelon du niveau MA-3. Des augmentations annuelles ont lieu à l'intérieur du niveau MA-3 jusqu'à l'atteinte du salaire maximum.

Rémunération MA^{Note de bas de page *}
Niveau	Poste	Promotion	Rémunération
MA-2	Méthodologiste^{Note de bas de page 1}	Recrutement	67 476$ à 80 814$
MA-3	Méthodologiste	Promotion^{Note de bas de page 2} de MA-2 généralement après 16 à 24 mois	82 148$ à 96 779$
MA-4	Méthodologiste principal	Processus de sélection	98 091$ à 114 403$
MA-5	Méthodologiste principal	Processus de sélection	114 914$ à 130 485$
MA-6	Chef de section	Processus de sélection	128 014$ à 144 531$
MA-7	Directeur adjoint	Processus de sélection	140 171$ à 156 872$
Note de bas de page * En vigueur à compter du 1^er octobre 2024. Retour à la référence de la note de bas de page * Note de bas de page 1 Les statisticiens-mathématiciens sont appelés méthodologistes à Statistique Canada. Retour à la référence de la note de bas de page 1 Note de bas de page 2 Ces promotions sont accordées après l'évaluation du rendement. Retour à la référence de la note de bas de page 2

Un régime de pension agréé, un régime de soins dentaires, un régime de soins de santé, un régime d'assurance-invalidité et une assurance-vie font partie des avantages sociaux accordés aux employés de la fonction publique fédérale. En tant que nouvel employé, vous aurez droit chaque année à 20 jours de vacances, 15 jours de congés de maladie, 5 ours de congés pour obligations familiales et 2 congés personnels. Vous aurez également droit à un congé de maternité ou un congé parental ainsi qu'à un congé sans solde d'une durée maximale de 5 ans pour la garde des enfants ou des parents.

Qui est admissible

Les personnes résidant au Canada ainsi que les citoyens canadiens résidant à l'étranger. La préférence sera accordée aux vétérans, aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.

Processus d'application

Étape 1 : Les candidats intéressés pourront postuler en ligne sur le site de la Commission de la fonction publique (Emplois au gouvernement du Canada)

Fournissez les renseignements suivants :
- votre curriculum vitae;
- vos notes pour tous les cours déjà suivis à un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu (avec codes et titres complets);
- la liste des cours que vous suivez ou suivrez à un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu pendant l'année scolaire en cours (avec codes et titres complets).

Étape 2 : Rédigez l'examen.

Étape 3 : Les candidats ayant réussi seront invités à une entrevue.

Vous devez être en mesure de fournir les documents suivants sur demande seulement :

vos relevés de notes officiels d'établissements d'enseignement postsecondaire reconnus
une preuve d'équivalence canadienne, si vous êtes titulaire de un ou plusieurs diplômes étrangers.

Qualifications et autres exigences

Les candidats doivent remplir les critères suivants :

Un diplôme d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu avec spécialisation :
1. en mathématiques, en statistique ou en recherche opérationnelle ou
2. dans une des sciences physiques, des sciences de la vie ou des sciences sociales en plus d'un nombre acceptable de cours (normalement 15 cours d'une session / approximativement 45 crédits) en mathématiques, statistique ou recherche opérationnelle à l'échelon d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu.
Application de la théorie et des techniques mathématiques ou statistiques (inclut sans s'y limiter, théorie des probabilités et distribution des variables aléatoires, tests d'hypothèses, analyse de variance, analyse de régression, analyse des données).
Application des méthodes et concepts mathématiques, statistiques ou d'enquêtes (inclut sans s'y limiter, conception du questionnaire, plan d'échantillonnage, estimation).
Faire preuve d'intégrité et de respect (agir avec transparence et équité).
Réflexion approfondie (faire preuve de jugement et obtenir les faits pertinents avant de prendre une décision).
Travailler efficacement avec les autres (comprendre le rôle, les responsabilités et la charge de travail des collègues et concilier ses besoins avec ceux des membres de son équipe).
Faire preuve d'initiative et miser sur l'action (assumer des responsabilités et faire part de ses idées et opinions).
Capacité à communiquer efficacement par écrit en français ou en anglais.

Foire aux questions

Consultez la foire aux questions.

Lectures proposées

En français

ARDILLY, P. 1994. Les techniques de sondage, Technip.
BROSSIER, G. et A.-M. DUSSAIX. 1999. Enquêtes et sondages : Méthodes, modèles, applications, nouvelles approches, Dunod.
MORIN, H. 1992. Théorie de l'échantillonnage, Les Presses de l'Université Laval.
SATIN, A. et W. SHASTRY. 1993. L'échantillonnage - Un guide non mathématique, 2^e édition, produit no 12-602F au catalogue de Statistique Canada, Ottawa.
STATISTIQUE CANADA. 2003. Méthodes et pratiques d'enquête, produit no 12-587-XPF au catalogue de Statistique Canada, Ottawa.
TILLÉ, Y. 2001. Théorie des sondages. Échantillonnage et estimation en populations finies, Dunod.

En anglais

COCHRAN, W.G. 1977. Sampling Techniques, John Wiley & Sons.
GOVINDARAJULU, Z. 1999. Elements of Sampling Theory and Methods, Prentice Hall.
HANSEN, M., W. HURWITZ et W. MADOW. 1953. Sample Survey Methods and Theory, John Wiley and Sons.
KISH, L. 1965. Survey Sampling, John Wiley & Sons.
LEVY, P.S. et S. LEMESHOW. 1999. Sampling of Populations : Methods and Applications, John Wiley & Sons.
LOHR, S.L. 1999. Sampling : Design and Analysis, Duxbury Press.
RAJ, D. et P. CHANDHOK. 1998. Sample Survey Theory, Narosa Publishing House.
RAO, P.S.R.S. 2000. Sampling Methodologies With Applications, Chapman and Hal.
SARNDAL, C.E., B. SWENSSON et J. WRETMAN. 1992. Model-Assisted Survey Sampling, Springer-Verlag.
SATIN, A. et W. SHASTRY. 1993. Survey Sampling: A Non-mathematical guide, 2^e édition, produit no 12-602E au catalogue de Statistique Canada, Ottawa.
STATISTIQUE CANADA, 2003. Survey methods and practices, produit no 12-587-XPE au catalogue de Statistique Canada, Ottawa.
THOMPSON, M.E. 1997. Theory of Sample Surveys, Chapman and Hall.
THOMPSON, S.K. 1992. Sampling, John Wiley & Sons.

Exemples de questions pour l'examen écrit pour les statisticiens-mathématiciens

L'examen écrit est un examen évaluant les connaissances ET la capacité à communiquer par écrit. Il se divise en deux parties. La partie A contient une question visant à évaluer votre capacité de rédaction. La partie B évalue les connaissances et comporte des questions à choix multiples, des questions à réponse directe et une question à développement. Il n'y aura pas de pause entre les deux parties du test.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de questions semblables à celles de l'examen.

Veuillez noter que les examens des années antérieures ne sont pas disponibles.

Partie A - Rédaction

Exemple 1
Rédigez une lettre de 200 à 300 mots au directeur du recrutement de Statistique Canada dans laquelle vous expliquez en quoi votre formation acquise, vos expériences de travail et vos aptitudes interpersonnelles font de vous un candidat ou une candidate de choix pour un poste de statisticien-mathématicien ou de statisticienne-mathématicienne.

Exemple 2
Les autorités de santé publique ont mené en 2002 et 2007 une enquête sur les habitudes de vie des citoyens de votre communauté. Le tableau suivant est extrait des résultats officiels de l'enquête :

Enquête sur les habitudes de vie des citoyens de votre communauté
Année	Population (Nombre d'adultes)	Nombre estimé d'adultes « fumeurs »	Nombre estimé d'adultes « hypertendus »	Nombre estimé d'adultes « fumeurs » et « hypertendus »
2007	5 000	300	350	250
2002	4 000	400	400	200

À titre de journaliste affecté aux affaires locales, vous avez suivi le dossier depuis le début. Votre rédacteur en chef vous demande donc d'écrire un article pour votre journal expliquant les résultats de l'enquête à vos lecteurs.

Veuillez écrire cet article en utilisant 200 à 300 mots.

Partie B - Connaissances

Probabilité et statistique

1. Dans un lot de 10 pièces, on veut prélever un échantillon sans remise de taille 3. Combien d'échantillons différents peut-on prélever ?

Réponse : 10! / (7!*3!) = 10*9*8 / (3*2*1) = 120

2. La différence entre le paramètre que l'on désire estimer et l'espérance de son estimateur est __________.

Réponse : le biais

3. Soit X et Y, deux variables aléatoires indépendantes. Supposons que les espérances de X et Y sont E(X) = 8 et E(Y) = 3 et les variances respectives V(X) = 9 et V(Y) = 6. Soit Z défini comme suit : Z = 2X – 3Y +5. Alors la valeur de E(Z) est _____ et la valeur de V(Z) est _____.

Réponse : 12 et 90

4. Lequel des énoncés suivants relatifs à la loi du X² (Khi-deux) est toujours FAUX?

La distribution du X² est asymétrique.
La variance d'une variable aléatoire distribuée selon la loi du X² est le double de sa moyenne.
Si X₁ et X₂ sont deux variables aléatoires indépendantes de distribution X² avec n₁ et n₂ degrés de liberté respectivement, alors la variable Y = X₁ + X₂ a une distribution F (Fisher) avec n₁ et n₂ degrés de liberté.
Si X₁,…, X_n sont des variables aléatoires indépendantes distribuées selon la loi normale N(0,1), alor X₁²+…+ X_n² est distribué selon une loi du X² avec n degrés de liberté.
La loi du X² ne dépend que d'un seul paramètre.

Réponse : C

Échantillonnage

5. L'échantillonnage par grappes à un degré est plus précis que l'échantillonnage aléatoire simple lorsque ___________ est négative.

Réponse : la corrélation intra grappe

6. Pour l'estimation d'un total d'une variable d'intérêt, un échantillon de taille N/4, obtenu d'un plan d'échantillonnage à tirage simple sans remise, est considéré, où N est la taille de la population. On réévalue ensuite les besoins et on opte pour tirer un échantillon de taille N/2. De quel facteur se trouve-t-on à réduire la variance de cette estimation en augmentant la taille de l'échantillon de la sorte?

Réponse : 3

Mathématiques

7. L'inverse de la matrice $X = 5 [\begin{matrix} 2 & 5 \\ 4 & - 1 \end{matrix}]$ est ___________.

Réponse : $X^{- 1} = \frac{1}{5} [\begin{matrix} \frac{1}{22} & \frac{5}{22} \\ \frac{2}{11} & \frac{- 1}{11} \end{matrix}]$ ou $X^{- 1} = [\begin{matrix} \frac{1}{110} & \frac{1}{22} \\ \frac{2}{55} & \frac{- 1}{55} \end{matrix}]$

Analyse de données

8. L'analyse en composantes principales a pour but principal de :

Diviser un ensemble d'observations multivariées en plusieurs classes.
Assigner une observation particulière d'un ensemble d'observations multivariéesà une classe.
Caractériser la structure de corrélation entre deux ensembles de variables en remplaçant ceux-ci par deux ensembles plus petits mais fortement corrélés.
Trouver les variables constituant les meilleurs prédicteurs pour l'ensemble des variables d'intérêts, parmi un ensemble de variables prédicteurs.
Expliquer la variabilité totale d'un grand ensemble de variables par un plus petit ensembles de variables transformées expliquant une grande part de la variabilité totale.

Réponse : E

Question à développement

9. La taille de l'échantillon est l'une des questions de base en planification d'enquêtes. À votre avis, quels éléments doivent être pris en compte pour fixer la taille de l'échantillon, et de quelle façon chacun de ces éléments affecte-t-il la taille de l'échantillon?

Témoignages

« Statistique Canada est un milieu de travail chaleureux et positif au sein duquel vous pouvez apprendre et vous perfectionner à titre de professionnel en science des données. Au moyen d'un vaste éventail de projets et de formations offertes, il existe de nombreuses occasions de créer et d'appliquer des méthodes liées à la science des données et à l'apprentissage automatique. »

Angela Wang-Lin, B.Math, University of Waterloo
MA-02, recrue de 2021

« Statistique Canada offre une excellente culture en milieu de travail qui m'a permis de développer mes compétences de méthodologiste dans une ambiance accueillante et pleine de dynamisme. Les employés de Statistique Canada se stimulent mutuellement et s'appuient à titre de producteurs de données de qualité, d'apprenants permanents et de professionnels dévoués. »

Patricia Judd, M.Sc., Memorial University of Newfoundland
MA-03, recrue de 2016

« À Statistique Canada, mes projets m'offrent la possibilité de travailler sur diverses étapes d'une enquête en utilisant des méthodes statistiques d'avant-garde. De plus, c'est facile d'avoir un équilibre entre mon travail et ma vie personnelle. J'ai accès à des heures de travail flexibles, ce qui me donne la chance de participer à plusieurs activités à l'extérieur du travail. »

Émilie Mayer, B.Sc., Université Laurentienne
MA-04, recrue de 2014

« J'ai toujours eu des intérêts et aptitudes variés : devenir auteur, professeur ou mathématicien? J'ai découvert qu'à StatCan je pouvais être tout ça, et même plus! Non seulement suis-je devenu expert dans la mise en œuvre du Bootstrap dans les enquêtes, mais je donne aussi de la formation sur des sujets techniques connexes aussi bien à l'interne qu'à l'extérieur de l'Agence. »

Claude Girard, M.Sc., Université du Québec
MA-05, recrue de 1998

« J'adore mon emploi à Statistique Canada! J'ai l'occasion de travailler avec des collègues chevronnés sur une variété de projets intéressants et novateurs. Et ce, tout en continuant ma formation en statistique et en profitant d'une excellente conciliation travail-vie personnelle! »

Matei Mireuta, Ph.D., Université McGill
MA-05, recrue de 2016

« Travailler à Statistique Canada comble tous mes besoins : j'utilise ce que j'ai étudié pour œuvrer directement dans l'intérêt des canadiens et de la société, dans un environnement de travail plaisant et sain. De plus, je peux poursuivre mes initiatives de recherche et de collaboration internationale ce qui m'a permis de participer à de nombreuses conférences et de gagner le prix des jeunes statisticiens du International Association for Official Statistics en 2020. »

Kenza Sallier, M.Sc., Université de Montréal
MA-05, recrue de 2017

« J'ai été ravi de trouver un emploi qui me permet d'utiliser toutes les compétences acquises à l'université. Des projets novateurs, d'excellentes conditions de travail et de nombreuses possibilités d'avancement… Sans mentionner le groupe de collègues dynamiques avec lesquels j'ai la chance de travailler! Je suis comblé. »

Chi Wai Yeung, B.Sc., University of British Columbia
MA-05, recrue de 2005

« J'apprécie beaucoup mon travail au quotidien, particulièrement la recherche et le développement qui me permettent de mettre mes connaissances acquises à l'université au service de projets importants et novateurs. Par ailleurs, Statistique Canada est un employeur qui fait la promotion du bien-être en milieu de travail. J'aime venir travailler tous les jours! »

Shuai Zhang, Ph.D., University of Alberta
MA-05, recrue de 2013

« À titre de statisticienne-mathématicienne, tous les jours j'ai l'occasion de me pencher sur des défis statistiques diversifiés, de nature théorique ou appliquée, en compagnie de nombreuses personnes talentueuses. Comme mère au travail, Statistique Canada me donne la flexibilité nécessaire pour élever ma famille, tout en continuant de faire des recherches dans des domaines de la statistique nouveaux et intéressants, et en interagissant avec des collègues de la statistique partout dans le monde. »

Karelyn Davis, Ph.D., Carleton University
MA-06, recrue de 2006

« La formation donnée à Statistique Canada m'a permis de poursuivre mon apprentissage, et ce, depuis le premier jour de travail, dans de nombreux domaines, y compris ma langue seconde, les compétences en supervision, la statistique et la programmation informatique. »

Steven Thomas, B.Sc., Memorial University of Newfoundland
MA-06, recrue de 1997

« Le parcours de carrière du groupe MA de Statistique Canada m'a non seulement donné accès à un emploi, mais aussi à une carrière. De recrue à méthodologiste principale, j'ai pu tracer ma propre voie et travailler à des projets qui m'intéressent et me stimulent. Je crois que Statistique Canada s'est réellement investi dans mon perfectionnement, même lorsque j'ai fondé une famille. »

Beatrice Baribeau, B.Math, University of Waterloo
MA-07, recrue de 2004

Contactez notre équipe de recrutement

Notez que si vous nécessitez de l'aide avec le processus d'application en ligne, vous devez contacter la Commission de la fonction publique du Canada au 1-888-780-4444.

Contactez-nous au statcan.marecruitment-marecrutement.statcan@statcan.gc.ca.

Audit des accords de partage de données avec le ministère de l'Énergie et des Mines et le ministère du Développement du gaz naturel de la Colombie-Britannique

Février 2017
Numéro de projet : 80590-99

Table des matières

Sommaire
Conformité aux normes professionnelles
Introduction
- Contexte
- Objectifs de l'audit
- Portée
- Approche et méthodologie
- Autorité
Constatations, recommandations et réponse de la direction
- Environnement de contrôle de la gestion des accords de partage de données
- Gérance des données
- Contrôles de la sécurité matérielle et de la sécurité des technologies de l'information
Annexes
- Annexe A : Critères de l'audit
- Annexe B : Acronymes

Sommaire

Le partage de données est une composante clé du mandat de Statistique Canada. Les données sont partagées afin de réduire le fardeau du répondant et de permettre aux partenaires tels que des établissements provinciaux, territoriaux et d'enseignement d'effectuer des recherches à des fins statistiques. Les accords de partage de données (APD) énoncent les contrôles clés qui doivent être en place pour veiller à ce que les données partagées demeurent confidentielles et que l'information relative aux répondants pouvant être identifiés soit protégée contre la divulgation non autorisée.

Le premier APD entre Statistique Canada et le ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources pétrolières de la Colombie-Britannique (C.-B.) a été conclu en 2008, l'objectif étant de partager les données de neuf enquêtes sur l'énergie. En 2013, le ministère de la C.-B. s'est scindé en deux ministères distincts : le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B. À la suite de cette réorganisation, Statistique Canada a renégocié l'APD en 2015. Les nouveaux APD couvrent les données de 20 enquêtes sur l'énergie.

L'audit a comme objectifs d'évaluer si un cadre de contrôle de gestion efficace est en place pour régir le partage d'information entre Statistique Canada et les ministères de la C.-B. et de déterminer si les conditions des APD sont respectées.

Pourquoi est-ce important?

L'article 12 de la Loi sur la statistique précise les exigences prévues par la loi pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements des répondants et aviser ces derniers du partage de données prévu et, en cas de partage de données volontaire, les informer de leur droit de s'opposer au partage de données. Comme la collecte des données est effectuée en vertu de la Loi sur la statistique, toutes les dispositions de la Loi s'appliquent.

Lorsque les réponses des répondants de l'enquête ayant accepté de partager leurs réponses sont transmises au partenaire du partage de données, le partenaire est soumis aux mêmes règles strictes de confidentialité et doit s'assurer que des mesures de sécurité protègent le fichier partagé. Pour Statistique Canada, surveiller le respect des exigences des APD est une priorité afin de s'assurer que les autres organismes protègent les renseignements confidentiels de la même façon que le fait l'organisme.

Toute atteinte réelle ou perçue aux renseignements confidentiels de Statistique Canada risque de compromettre la confiance des répondants et de faire en sorte qu'ils refusent de participer, ce qui entraîne un manque de données pertinentes pour l'élaboration de politiques et qui porte atteinte à la réputation de Statistique Canada.

Principales constatations

Les pouvoirs sont définis, et le cadre des politiques de Statistique Canada énonce clairement les rôles, les responsabilités et les pratiques nécessaires pour la gestion et la mise en œuvre des APD.

La plupart des rôles et des responsabilités ayant trait à la gestion des APD sont en place. Des occasions ont été relevées afin de clarifier les responsabilités liées à la surveillance du respect des conditions des APD et d'examiner l'utilisation des données avant la renégociation des accords.

Les données ont été envoyées aux ministères de la C.-B. à l'aide d'un processus sécurisé et elles étaient conformes aux exigences des APD. Les répondants ont été informés et ne se sont pas opposés au partage de leurs données.

Les données que les ministères de la C.-B. ont reçues ont été stockées et partagées de manière sécuritaire et sont demeurées confidentielles. Les données ont été partagées seulement avec les personnes devant y accéder. Les données n'ont pas été partagées avec de tierces parties, et aucun agrégat statistique n'a été publié.

Certaines des responsabilités de l'administrateur de données ne sont pas prises en charge par les ministères de la C.-B., et le rôle d'administrateur de données n'est pas séparé de celui des utilisateurs de données. Les documents sur la confidentialité et les registres de fichiers ne sont pas remplis conformément aux exigences.

L'accès physique aux bureaux des ministères de la C.-B. est sécurisé au moyen d'un système de carte d'accès mis à jour régulièrement. L'utilisation de dossiers à accès restreint fait en sorte que l'accès aux données de Statistique Canada soit limité aux employés qui doivent utiliser les données. Les politiques sur la sécurité de l'information du gouvernement de la C.-B. sont en place et comprises par les employés traitant les données de Statistique Canada.

Conclusion générale

Dans l'ensemble, un cadre de contrôle de gestion efficace est en place pour régir le partage d'information avec le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B. À Statistique Canada, les responsabilités en matière de surveillance doivent être renforcées.

La plupart des conditions des APD sont respectées. Des occasions ont été relevées afin de veiller à ce que le rôle d'administrateur de données soit efficacement rempli.

Les observations d'audit n'ont pas révélé de preuves selon lesquelles les renseignements confidentiels de Statistique Canada ont été compromis.

Conformité aux normes professionnelles

L'audit a été réalisé conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors (IIA).

L'application de procédures d'audit suffisantes et appropriées et le rassemblement de données appuient l'exactitude des constatations et des conclusions du présent rapport et donnent une assurance de niveau audit. Les constatations et les conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions, telles qu'elles existaient au moment de l'audit, au regard de critères d'audit préétablis. Les constatations et les conclusions s'appliquent à l'entité examinée et pour la portée et la période de référence de l'audit.

Steven McRoberts
Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation

Introduction

Contexte

Statistique Canada partage de l'information avec des organismes fédéraux, provinciaux, municipaux, de recherche et du domaine de l'éducation. Le partage d'information se produit lorsque Statistique Canada et un organisme ont des besoins semblables en matière de données et il entraîne des réductions du fardeau de réponse et des coûts de collecte pour les partenaires du partage de données, ainsi que des améliorations de l'exactitude, de la couverture, de la pertinence et de l'actualité des données statistiques.

Les articles 11 et 12 de la Loi sur la statistique permettent à Statistique Canada de conclure un accord pour partager de l'information, compte tenu de certaines dispositions. On appelle communément ces accords « accords de partage de données (APD) ». Les APD régissent la façon dont les données seront partagées, utilisées, enregistrées, stockées, sécurisées et conservées. Des lignes directrices relatives à l'établissement d'APD sont précisées dans la Directive sur le partage des données de Statistique Canada, qui comprend les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles escomptés.

Le premier accord de partage de données entre Statistique Canada et le ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources pétrolières de la C.-B. a été conclu en 2008. En 2013, ce ministère de la C.-B. s'est scindé en deux ministères distincts : le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B. À la suite de cette réorganisation, Statistique Canada a renégocié l'APD avec chaque ministère en 2015. Les nouveaux APD couvrent les données de 20 enquêtes sur l'énergie.

Le programme statistique responsable de la plupart des enquêtes sur l'énergie couvertes par ces APD est la Division de la statistique de l'environnement, de l'énergie et des transports (DSEET). Son mandat est de recueillir, de compiler, d'analyser, de dépouiller et de publier des renseignements statistiques sur l'activité des entreprises canadiennes dans le secteur de l'énergie. Les unités spécialisées du Programme de la statistique de l'énergie fournissent de l'information sur les industries qui produisent et distribuent de l'énergie, la consommation de certaines formes d'énergie, et de l'information technique et sur l'exploitation.

Les ministères de la C.-B. peuvent utiliser uniquement à des fins statistiques et de recherche l'information partagée en vertu des APD qui se rapporte à un répondant pouvant être identifié.

Objectifs de l'audit

Les objectifs de l'audit étaient de fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification de Statistique Canada l'assurance du respect des points suivants :

Il y a un cadre de contrôle de gestion efficace en place pour régir le partage d'information entre Statistique Canada et le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B.
Les conditions des accords de partage de données conclus entre Statistique Canada et le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B. sont respectées.

Portée

L'audit a consisté à examiner les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles et les pratiques de surveillance à Statistique Canada relativement à la gestion des conditions des APD. Il s'agissait aussi d'examiner le respect des conditions prescrites dans les APD pour Statistique Canada et les ministères afin d'assurer la protection des données et le maintien de la confidentialité.

L'audit a notamment porté sur les mesures de protection en place aux ministères (accès physique, stockage et transmission des données électroniques, entreposage physique, copie de l'information et gestion des documents) afin d'assurer la protection des données et le maintien de la confidentialité.

L'audit n'a pas porté sur l'Enquête annuelle des industries manufacturières et de l'exploitation forestière ni sur l'Enquête mensuelle du ciment, étant donné qu'aucune donnée n'a été partagée pour ces enquêtes.

Approche et méthodologie

Le travail d'audit comprenait un examen des documents, des interviews avec des membres clés de la haute direction et du personnel, de même qu'un examen du respect des politiques et des lignes directrices pertinentes (voir l'annexe A : Critères d'audit pour connaître les détails) à Statistique Canada et aux ministères.

Les travaux sur le terrain suivants ont été exécutés :

Un examen des documents;
Des interviews avec des membres clés de la haute direction et du personnel;
Un examen et une évaluation des processus et procédures décrits dans les conditions des APD conclus avec les ministères, l'accent étant mis sur la présence et le respect des exigences relatives à la sécurité et sur le maintien de la confidentialité des données;
Des tests portant sur un échantillon de contrats sélectionnés avec de tierces parties (le cas échéant).

Authorité

L'audit a été mené en vertu des pouvoirs prévus dans le Plan intégré d'audit et d'évaluation fondé sur les risques pour la période allant de 2016-2017 à 2020-2021, qui a été approuvé par Statistique Canada.

Constatations, recommandations et réponse de la direction

Environnement de contrôle de la gestion des accords de partage de données

Les pouvoirs, les rôles et les responsabilités doivent être clairement définis et compris à tous les niveaux pour appuyer la gestion efficace des APD.

Les pouvoirs sont définis

Dans l'exercice de son mandat, Statistique Canada conclut des APD statistiques avec d'autres organisations aux termes des articles 11 et 12 de la Loi sur la statistique. Les rôles et les responsabilités liés aux exigences en matière d'élaboration, de mise en œuvre et de surveillance des APD sont énoncés dans la Directive sur le partage des données. Cette directive précise qu'il incombe aux divisions spécialisées (DS) de communiquer avec les organisations destinataires durant les négociations et la rédaction des accords. La Division de la gestion de l'information (DGI) est responsable de rédiger les APD à la demande des directeurs des programmes statistiques et d'apporter un soutien aux gestionnaires au cours de l'élaboration des nouveaux APD ou modifiés avec les partenaires du partage de données. Les services légaux de Justice Canada sont consultés sur des changements à l'accord type, qui est examiné et mis à jour régulièrement.

La plupart des rôles et des responsabilités ayant trait à la gestion des APD sont en place; il y a des occasions de clarifier les responsabilités liées à la surveillance

Le premier APD entre Statistique Canada et le ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources pétrolières de la C.-B. a été conclu en 2008, l'objectif étant de partager les données de neuf enquêtes sur l'énergie. En vertu de l'accord de 2008, deux sections du ministère de la C.-B. ont reçu des données : les données de l'Enquête mensuelle sur le transport par oléoduc de pétrole brut et d'autres produits pétroliers liquides ont été envoyées à la Section du gaz naturel, et les données de l'Enquête sur le charbon, à la Section de l'énergie et des mines.

En 2013, le ministère de la C.-B. s'est scindé en deux ministères distincts : le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B. Cette réorganisation a amené Statistique Canada à renégocier l'APD avec chaque ministère en 2015. Les nouveaux APD couvrent les données de 20 enquêtes sur l'énergie.

La DSEET est la division de Statistique Canada chargée de la gestion des deux APD avec les ministères de la C.-B. Les unités spécialisées du Programme de la statistique de l'énergie fournissent de l'information sur les industries, qui produisent et distribuent de l'énergie, la consommation de certaines formes d'énergie et de l'information technique et sur l'exploitation.

Depuis 2014, la DSEET confie les responsabilités liées à la gestion et à la mise en œuvre des APD à deux équipes différentes. La mise en œuvre des accords est confiée à la Sous-section de la statistique de l'énergie, qui prépare le fichier partagé à diffuser et s'assure de l'exactitude des données qu'il contient. La Sous-section tient aussi à jour la liste des répondants qui ne veulent pas que leurs données soient partagées avec les ministères de la C.-B. La transmission sécurisée du fichier, la tenue à jour des journaux de transmission d'informations partagées ainsi que la renégociation des accords et la communication avec les ministères de la C.-B. sont confiées au Centre des projets spéciaux sur les entreprises (CPSE).

La responsabilité précise quant à la surveillance des APD n'a pas été attribuée ni exécutée. Les interviews ont indiqué que ni le Programme de la statistique de l'énergie ni le CPSE ne savaient qui était responsable d'effectuer la surveillance.

L'annexe C de la Directive, qui traite du contrôle des accords de partage de données, présente les grandes lignes des responsabilités liées au contrôle de la conformité aux APD pour veiller à ce qu'une diligence raisonnable soit exercée et à ce que les exigences légales soient respectées, en particulier à l'égard de la protection de la confidentialité et des renseignements des répondants. La section 7.1 du modèle de l'APD prévoit que « dans les 10 jours ouvrables d'une demande présentée par Statistique Canada, les ministères doivent remettre les documents sur la confidentialité, le registre de tous les fichiers de données et les registres de l'accès aux données prévus à l'Annexe “C” ».

Lors de l'audit, les tests ont révélé que la Section du gaz naturel n'a jamais utilisé les données reçues dans le cadre du premier APD signé en 2008, et qu'il n'y a pas eu de surveillance ni d'examen des données utilisées avant la renégociation des accords en 2015.

Recommandation

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint du Secteur de la statistique économique s'assure de ce qui suit:

Les responsabilités concernant la gestion et la mise en œuvre des APD au sein des DS de la Direction de la statistique de l'agriculture, de l'énergie, de l'environnement et des transports sont clarifiées, communiquées et exécutées de manière efficace.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec la recommandation.

Le directeur général de la Direction de la statistique de l'agriculture, de l'énergie, de l'environnement et des transports s'assurera que les DS s'occupant de la gestion des APD précisent leurs rôles et responsabilités, y compris les exigences en matière de surveillance. L'élaboration d'une liste de contrôle permettra de veiller à ce que les accords soient gérés d'une manière approfondie et cohérente.

Produits livrables et échéancier : Un document sur les rôles et les responsabilités et une liste de contrôle seront établis d'ici le 31 mars 2017.

Gérance des données

Les APD donnent un aperçu des contrôles qui devraient être en place pour veiller à ce que les données de Statistique Canada demeurent confidentielles et soient protégées contre l'utilisation non autorisée. Des contrôles particuliers doivent être en place pour assurer la transmission sécuritaire et exacte des fichiers de données. De plus, après réception, les données doivent être sécurisées, suivies et surveillées.

Des processus et des procédures sont en place pour assurer la transmission sécuritaire et exacte des fichiers de données

Les tests portant sur un échantillon de huit fichiers de données ont permis d'évaluer si le cadre établi pour la gestion des exigences des APD relatives à la préparation des fichiers de données et à la transmission sécuritaire des fichiers partagés était suivi à Statistique Canada.

Depuis avril 2012, le Service de transfert électronique de fichiers (STEF) est le système utilisé à Statistique Canada pour la transmission sécuritaire des renseignements protégés aux partenaires destinataires. Ces fichiers sont protégés par mot de passe et chiffrés durant le transfert. Lorsqu'un fichier de données est reçu de Statistique Canada, l'administrateur de données est avisé de la présence du fichier dans le coffre-fort électronique. L'administrateur de données doit ensuite demander un mot de passe à Statistique Canada afin de pouvoir déchiffrer le fichier et y accéder. Avant la mise en œuvre du processus de transmission de données par voie électronique, les fichiers de données de Statistique Canada étaient envoyés au ministère sous forme de disque compact (CD) chiffré.

Aux fins du partage des microdonnées de Statistique Canada en vertu de l'article 12 de la Loi sur la statistique, il est nécessaire de donner aux répondants un préavis du partage proposé et de leur donner le droit de refuser d'autoriser le partage des renseignements les concernant. L'examen de la documentation a révélé que cette exigence figure dans les APD et les formulaires de prescription d'enquête pour les répondants que les ministères de la C.-B. ont désignés comme d'éventuels utilisateurs des données.

L'examen des fichiers de données préparés et envoyés aux ministères a confirmé qu'ils se rapportaient aux périodes de référence des APD et contenaient des réponses aux enquêtes provenant uniquement des répondants de la C.-B. Pour les enquêtes, un registre de la « liste des refus » des répondants aux enquêtes a révélé qu'aucun répondant n'a refusé de partager ses renseignements.

Il existe aux ministères de la C.-B. des contrôles efficaces de la réception, du stockage et du partage des données de Statistique Canada

Une revue générale des processus et procédures de réception, de stockage et de transmission des fichiers de données de Statistique Canada a été effectuée. Les données sont stockées sur des CD chiffrés et elles sont enregistrées dans un répertoire électronique. Il a été observé que les CD chiffrés étaient rangés dans un classeur verrouillé dans le bureau du directeur. Un examen du répertoire dans lequel les fichiers de données de Statistique Canada sont stockés a révélé que l'administrateur de données a reçu et déchiffré les données dans un dossier sur le lecteur réseau du ministère et que l'accès est sécurisé davantage au moyen de groupes de sécurité Microsoft. Les tests ont confirmé que le groupe de sécurité était limité aux personnes qui se sont vu accorder l'accès par l'administrateur de données.

Les ministères de la C.-B. peuvent partager les renseignements confidentiels de Statistique Canada avec de tierces parties et peuvent publier des agrégats statistiques pourvu que l'information ne permette pas d'identifier directement ou indirectement une personne, une entreprise, une organisation ou un produit et qu'ils consultent Statistique Canada au préalable. Les interviews ont révélé que les ministères n'ont partagé aucune des données reçues de Statistique Canada avec des chercheurs ou des instituts ou organismes de recherche universitaire ou provinciaux ou territoriaux, et qu'ils diffusent des agrégats statistiques à l'interne, mais seulement à un niveau très élevé, sans jamais utiliser les données de Statistique Canada. Par conséquent, les ministères n'ont pas eu à consulter Statistique Canada avant de diffuser des agrégats statistiques.

L'administrateur de données ne s'acquitte pas de toutes les responsabilités prescrites dans les APD, et le rôle d'administrateur de données n'est pas séparé de celui des utilisateurs de données

L'annexe C des APD précise que l'administrateur de données doit satisfaire à trois exigences clés :

Préparer un document sur la confidentialité et veiller à ce que toutes les personnes qui auront accès aux données de Statistique Canada le signent;
Tenir un registre des fichiers de données reçus de Statistique Canada;
Tenir un registre des accès aux fichiers de données pour toutes les personnes autorisées à accéder aux fichiers de données de Statistique Canada.

En février 2016, Statistique Canada a donné une séance d'information aux deux ministères sur les APD récemment signés et sur les responsabilités de l'administrateur de données.

L'audit a révélé que des employés bénéficiant de privilèges d'accès aux fichiers de Statistique Canada aux ministères de la C.-B. n'avaient pas signé le document sur la confidentialité. De plus, les ministères n'avaient pas tenu de registre des fichiers de données reçus de Statistique Canada et de registre des accès aux fichiers de données. Enfin, le rôle d'administrateur de données est confié aux membres d'une équipe fonctionnelle qui ont accès aux données et qui les utilisent.

Les modèles types des documents sur la confidentialité ou des registres de fichiers de données ne sont pas remis aux partenaires du partage de données, et l'APD ne contient pas de lignes directrices sur la façon d'assurer la séparation du rôle d'administrateur de données.

Recommandations:

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint du Secteur de la statistique économique s'assure de ce qui suit:

Communiquer avec les ministères de la C.-B. et s'assurer que les administrateurs de données des ministères de la C.-B. s'acquittent efficacement des responsabilités qui leur sont confiées.

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint du Secteur des études analytiques, de la méthodologie et de l'infrastructure statistique s'assure de ce qui suit :

Une approche normalisée visant à informer les partenaires du partage de données et à les aider à s'acquitter des responsabilités de l'administrateur de données est mise en œuvre;
Des lignes directrices sur la séparation du rôle d'administrateur de données de celui des utilisateurs de données sont mises à la disposition des partenaires du partage de données.

Réponse de la direction :

La direction souscrit aux recommandations formulées.

Le directeur général de la Direction de la statistique de l'agriculture, de l'énergie, de l'environnement et des transports préparera une lettre adressée aux ministères de la C.-B. pour demander que les responsabilités de l'administrateur de données en matière de gérance des données soient exécutées de manière efficace, et demandera une confirmation écrite de l'exécution.

Produits livrables et échéancier : Une conversation téléphonique suivie d'une lettre de la part du directeur général de la Direction de la statistique de l'agriculture, de l'énergie, de l'environnement et des transports d'ici le 31 mars 2017.

La DGI mettra en œuvre une approche normalisée visant à informer et à appuyer les administrateurs de données et fournira des lignes directrices cohérentes sur leurs rôles et leurs responsabilités par l'entremise d'un portail pour les organisations destinataires. Ce portail :

permettra aux organisations destinataires d'obtenir des renseignements à jour sur les obligations qui leur incombent lorsqu'elles reçoivent des renseignements confidentiels;
servira d'outil de communication entre Statistique Canada et les organisations destinataires;
servira de dépôt de documents tels que le registre des fichiers de données reçus de Statistique Canada, le registre des accès aux fichiers de données de tous les utilisateurs, et les documents sur la confidentialité.

Produits livrables et échéancier : La mise en œuvre sera terminée d'ici le 30 septembre 2018.

Contrôles de la sécurité matérielle et de la sécurité des technologies de l'information

L'accès physique aux bureaux des ministères de la C.-B. est sécurisé au moyen d'un système de carte d'accès mis à jour régulièrement.

L'utilisation de dossiers à accès restreint fait en sorte que l'accès aux données de Statistique Canada soit limité aux employés qui doivent utiliser les données. Les politiques sur la sécurité de l'information du gouvernement de la C.-B. sont en place et comprises par les employés traitant les données de Statistique Canada.

Les renseignements, que ce soit sur papier ou sous forme électronique, doivent être contrôlés et protégés contre la perte, le vol, la compromission et la divulgation inappropriée. L'accès aux données doit être accordé uniquement à des employés ou à des sous-traitants, selon les besoins, en vue de la production d'un produit ou d'un service lié à une enquête au seul profit des ministères et dans l'exercice de leur mandat.

L'accès physique aux bureaux des ministères de la C.-B. est limité

Les bureaux des ministères sont situés au centre-ville de Victoria, dans un complexe immobilier qui est également occupé par d'autres ministères du gouvernement de la C.-B. Une inspection matérielle des lieux a révélé que les bureaux sont sécurisés et utilisent un système de cartes d'accès. Les employés doivent balayer leur carte d'accès pour entrer aux étages sécurisés. Les cartes d'accès des employés qui partent sont désactivées. Les visiteurs doivent se présenter à la sécurité, signer un registre d'entrée et de sortie et être escortés en tout temps par une personne autorisée. Aucun laissez-passer ou carte d'accès n'est remis aux visiteurs.

L'accès aux données de Statistique Canada est limité, et des politiques sur la sécurité de l'information sont en place

Les interviews, l'examen des documents et les tests ont confirmé que des contrôles d'accès logiques sont en place aux ministères, conformément aux exigences des APD relatives à la sécurité. L'accès aux ordinateurs du réseau nécessite l'utilisation d'un mot de passe, et les permissions d'accès figurent dans le profil d'utilisateur de chaque employé. Seuls l'administrateur de données et un autre utilisateur ont accès aux données en lecture et en écriture.

Seuls les employés qui se sont vu accorder l'accès aux données de Statistique Canada peuvent accéder au dossier à accès restreint dans lequel les données de Statistique Canada sont stockées. L'accès aux données de Statistique Canada est mis à jour chaque fois qu'un employé est embauché, muté à une autre section, quitte l'organisation ou prend sa retraite. Cependant, comme il a été mentionné précédemment, bien que l'accès aux données soit sécurisé, aucun registre des personnes à qui l'accès a été accordé n'est tenu.

Il existe aux ministères plusieurs instruments de politique sur la sécurité auxquels les employés doivent adhérer et qu'ils peuvent consulter, dont la Politique sur la sécurité de l'information du gouvernement de la C.-B., la Politique sur le télétravail, la Politique relative aux normes de sécurité en matière de GI-TI et le Guide de sécurité 101 sur les principes de base de la sécurité de l'information au gouvernement de la Colombie-Britannique.

L'examen des documents a révélé que leurs politiques sur la sécurité interdisent la transmission de données par télécopieur ou par courriel, ainsi que le stockage de données sur des dispositifs transportables (CD, clé USB, disque dur, ordinateur portable). Les données ne doivent pas quitter les locaux ni être copiées. Les employés doivent s'assurer que les renseignements confidentiels sont placés dans des bacs verrouillés de documents à déchiqueter, dont le contenu est géré par une entreprise privée de déchiquetage. Les éléments probants des interviews ont confirmé que les employés traitant les données de Statistique Canada comprenaient ces exigences en matière de sécurité de l'information.

Annexes

Annexe A : Critères de l'audit

Critères de l'audit
Sommaire du tableau
Le tableau montre les résultats de Critères de l'audit. Les données sont présentées selon Objectif du contrôle / contrôles de base / critères (titres de rangée) et Sous-critères et Instruments de politique (figurant comme en-tête de colonne).
Objectif du contrôle / contrôles de base / critères	Sous-critères	Instruments de politique
Objectif 1 : Il y a un cadre de contrôle de gestion efficace en place pour régir le partage d'information entre Statistique Canada et le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B.
1.1 Les pouvoirs, responsabilités et obligations redditionnelles sont définis et communiqués, et la séparation des tâches est établie de manière appropriée. (AC-1 et 4)	1.1.1 Les responsabilités sont officiellement définies et clairement communiquées. 1.1.2 Les pouvoirs sont délégués de façon officielle, et les pouvoirs délégués cadrent avec les responsabilités des intéressés. Le cas échéant, les fonctions incompatibles ne sont pas combinées.	Des exigences législatives et réglementaires du Conseil du Trésor (CT) et des politiques et procédures de Statistique Canada s'appliquent, notamment les suivantes : Loi sur la statistique Politique sur la diffusion officielle Manuel des pratiques de sécurité Politique sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) Politique d'information des répondants aux enquêtes Politique sur la diffusion des microdonnées Politique sur la révélation discrétionnaire et lignes directrices connexes CT Politique sur la sécurité du gouvernement CT Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle CT Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle Tous les niveaux de direction/personnel du Programme de la statistique de l'énergie de la DSEET, de la Section de la diffusion du CPSE, et de la DGI Documents internes liés à la gestion des APD Accords de partage de données
1.2 Statistique Canada et le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B. ont établi un cadre approprié de gestion des exigences énoncées dans les APD. (G-1 et 2)	1.2.1 Des processus sont en place aux fins du respect des exigences énoncées dans les APD. 1.2.2 Les processus sont compris et suivis. 1.2.3 Le respect des processus est surveillé.
1.3 L'équipe de direction du ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et du ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B définit les contrôles existants et en évalue la pertinence de manière à gérer efficacement ses risques et sa capacité à satisfaire aux exigences des APD. (RM-2, 3 et 4)	1.3.1 Les risques sont cernés. 1.3.2 Il existe des processus et des lignes directrices officiels afin d'évaluer l'efficacité des contrôles en place pour gérer les risques repérés. 1.3.3 L'équipe de direction surveille l'exposition aux risques et prend des mesures pour atténuer les risques.
1.4 L'équipe de direction du ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et du ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B surveille le rendement réel par rapport aux résultats escomptés et modifie son plan d'action, selon les besoins, pour mieux répondre aux exigences énoncées dans les APD. (RP-3)	1.4.2 La responsabilité en matière de surveillance est claire et communiquée, et les résultats sont transmis aux niveaux d'autorisation requis. 1.4.3 Une surveillance active est manifeste.
Objectif 2 : Les conditions des accords de partage de données entre Statistique Canada et le ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et le ministère du Développement du gaz naturel de la Colombie-Britannique sont respectées.
2.1 Des processus sont en place afin de veiller à ce que les données partagées en vertu des APD soient protégées au ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et au ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B. (ST-9)	2.1.1 L'accès aux données est limité aux personnes autorisées et est dûment sécurisé conformément aux APD. 2.1.2 L'accès est assujetti à des restrictions matérielles. 2.1.3 Il existe des procédures pour protéger les données partagées en cas de résiliation d'un accord. 2.1.4 Il existe des procédures pour prévenir l'utilisation abusive ou frauduleuse des données.	CT Politique sur la sécurité du gouvernement CT Norme opérationnelle de sécurité : Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) Manuel des pratiques de sécurité de Statistique Canada Politique sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate de Statistique Canada
2.2 Il existe des contrôles appropriés des applications système au ministère de l'Énergie et des Mines de la C.-B. et au ministère du Développement du gaz naturel de la C.-B. (ST-11)	2.2.1 Il existe des contrôles d'accès logiques pour veiller à ce que seuls des utilisateurs autorisés aient accès aux systèmes et aux données (p. ex., le système exige un nom d'utilisateur et un mot de passe uniques pour ouvrir une session). 2.2.2 Il existe des mécanismes d'authentification et d'accès, et des procédures visant à en assurer l'efficacité sont appliquées.

Annexe B : Acronymes

Acronymes
Acronyme	Description
APD	Accords de partage de données
C.-B.	Colombie-Britannique
CD	Disque compact
CPSE	Centre des projets spéciaux sur les entreprises
CT	Conseil du Trésor
DGI	Division de la gestion de l'information
DS	Divisions spécialisées
DSEET	Division de la statistique de l'environnement, de l'énergie et des transports
IIA	Institute of Internal Auditors
STEF	Service de transfert électronique de fichiers
TI	Technologie de l'information

Audit de la gestion des conflits d'intérêts

Février 2017
Numéro de projet : 80590-100

Table des matières

Sommaire
Conformité aux normes professionnelles
Introduction
- Contexte
- Objectifs de la vérification
- Portée
- Approche et méthodologie
- Autorité
Observations, recommandations et réponse de la direction
- Gouvernance et gestion des risques
Contrôles pour la gestion des conflits d'intérêts
Annexes
- Annexe A : Critères de l'audit
- Annexe B : Acronymes

Sommaire

Les conflits d'intérêts (CI) au sein de la fonction publique fédérale sont définis comme une situation dans laquelle un fonctionnaire a des intérêts personnels ou mène des activités extérieures susceptibles d'entrer en conflit avec l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles. Les fonctionnaires ont le devoir de signaler tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent et de les résoudre dans l'intérêt du public.

Les conflits d'intérêts sont régis par la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat et par le Code de valeurs et d'éthique du secteur public du Conseil du Trésor (CT). Statistique Canada a, pour sa part, mis en place son Code de conduite qui intègre les valeurs et les engagements fondamentaux du Code de valeurs et d'éthique du secteur public.

À Statistique Canada, la promotion, la mise en œuvre et la surveillance de la gestion des conflits d'intérêts sont dirigées par un statisticien en chef adjoint, agissant à titre de champion de l'intégrité et du respect, ainsi que par la directrice générale des ressources humaines. Pour appuyer les objectifs de son Code de conduite, l'organisme a mis en œuvre le programme de valeurs et d'éthique. La gestion des conflits d'intérêts est une activité au sein de ce programme.

Les objectifs de l'audit consistaient à fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification de Statistique Canada l'assurance raisonnable que :

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance pour appuyer la gestion efficace des conflits d'intérêts;
Des mécanismes de contrôle efficaces pour gérer les conflits d'intérêts sont en place et appliqués de manière cohérente pour assurer la conformité avec la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et le Code de conduite de Statistique Canada.

La portée de l'audit comprenait également un examen de l'exactitude et de l'efficacité des mesures de contrôle de la gestion et du traitement des conflits d'intérêts. L'audit a procédé à l'examen des activités de gestion des conflits d'intérêts de janvier 2015 à juillet 2016.

Pourquoi cela est-il important?

L'organisme fait face à des risques particuliers en raison de la nature des données qu'il recueille, qu'il traite et qu'il présente aux Canadiens. Des employés occupant divers rôles ont accès à des renseignements confidentiels et sensibles qui, s'ils sont utilisés de façon contraire à l'éthique ou diffusés prématurément, pourraient avoir des répercussions directes sur les résultats de l'économie, sur la compétitivité de l'industrie privée et sur la réputation de l'organisme. La confiance du public dépend non seulement de la capacité de l'organisme à gérer l'information, mais également sur la certitude que des contrôles et des processus sont en place à Statistique Canada pour veiller à ce que les employés mènent leurs activités de manière éthique, notamment en évitant des situations susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent.

Principales constatations

Le programme sur les conflits d'intérêts fait partie du programme de valeurs et d'éthique de l'organisme. Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte pour la gestion des conflits d'intérêts au sein de l'organisme sont clairement définis et communiqués.

L'organisme a mis en place des activités de programme pour gérer les conflits d'intérêts signalés et pour fournir au personnel les outils et les renseignements nécessaires pour la divulgation. Toutefois, l'organisme n'a pas adopté une approche axée sur les risques pour la gestion du programme. Le fait de concentrer les efforts sur les secteurs plus à risque aiderait à améliorer l'efficacité du programme et à faire en sorte que les conflits sont résolus dans l'intérêt du public. Une approche axée sur les risques permettrait également à l'organisme de mieux surveiller l'efficacité des activités du programme, et d'en faire rapport, dans le but d'y apporter des améliorations futures.

Des processus et des procédures sont en place pour détecter, signaler et gérer les situations de conflits d'intérêts. Des renseignements et des outils concernant le processus de signalement sont fournis aux employés.

Les conflits d'intérêts divulgués étaient traités et des décisions ont été rendues relativement à ceux-ci. Toutefois, la documentation contenue dans les dossiers de conflits d'intérêts n'était pas toujours suffisante ou complète pour appuyer les décisions et démontrer qu'un suivi a été effectué pour s'assurer que les risques pour l'organisme sont atténués. L'audit a également montré que le temps pris pour traiter chaque conflit d'intérêts divulgué variait considérablement et que l'organisme n'a pas établi d'échéancier pour le traitement des divulgations.

Conclusion générale

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance pour appuyer la gestion des conflits d'intérêts. L'élaboration d'une approche axée sur les risques pour la conception des activités de programme contribuerait à accroître l'efficacité du programme.

Des mécanismes de contrôle sont en place afin d'assurer la conformité avec la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat. L'audit a montré la nécessité d'accroître la cohérence et de renforcer la documentation pour les situations de conflits d'intérêts et d'assurer un suivi efficace.

Conformité aux normes professionnelles

L'audit a été réalisé conformément aux Normes de vérification du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors (IIA).

L'application de procédures d'audit suffisantes et appropriées et la collecte des éléments de preuve appuient l'exactitude des constatations et conclusions du présent rapport et donnent une assurance de niveau audit. Les constatations et les conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions, telles qu'elles existaient au moment de l'audit, au regard de critères d'audit préétablis. Les constatations et conclusions s'appliquent à l'entité examinée et pour la portée et la période de référence de l'audit.

Steven McRoberts
Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation

Introduction

Contexte

Statistique Canada recueille, compile, analyse et publie des renseignements statistiques sur les conditions économiques, sociales et générales du pays et de son peuple, notamment en réalisant un Recensement de la population et un Recensement de l'agriculture. Les données statistiques ont une grande variété d'utilisations et peuvent avoir une influence importante sur la politique économique et sociale ainsi que sur les décisions des entreprises. Certains employés de l'organisme, en raison de leur travail sur les enquêtes statistiques, ont accès à ces données avant qu'elles ne soient diffusées publiquement.

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat et le Code de valeurs et d'éthique du secteur public (CVESP) du Conseil du Trésor (CT) régissent les CI. De plus, l'organisme a mis en place son Code de conduite qui intègre les valeurs et les engagements fondamentaux du CVESP et qui précise certaines attentes quant au comportement de tous les employés de Statistique Canada. Le Code de conduite stipule que tous les employés de Statistique Canada doivent reconnaître qu'ils ont lu et compris leurs obligations de se conformer aux exigences énoncées dans le CVESP, le Code de conduite de Statistique Canada et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Pour appuyer les objectifs de son Code de conduite, l'organisme a mis en œuvre le programme de valeurs et d'éthique. La gestion des CI est une activité au sein de ce programme.

Les conflits d'intérêts sont un enjeu à l'échelle du gouvernement. En plus d'avoir accès à des renseignements confidentiels, les fonctionnaires ont la responsabilité de prendre des décisions importantes pour le secteur public dans l'intérêt du public. Cela comprend la nomination à des postes et l'attribution de marchés de biens et de services. Il est donc essentiel que la culture à Statistique Canada comporte un cadre éthique solide et qu'elle favorise un comportement éthique de la part de tous les employés.

En raison du risque inhérent de conflits potentiels pour les employés de Statistique Canada, cet audit a été inclus dans le Plan d'audit et d'évaluation fondé sur les risques de 2016-2017 à 2020-2021.

Objectifs de la vérification

Les objectifs de l'audit consistaient à fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification de Statistique Canada l'assurance raisonnable que :

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance pour appuyer la gestion efficace des conflits d'intérêts;
Des mécanismes de contrôle efficaces pour gérer les CI sont en place et appliqués de manière cohérente pour assurer la conformité avec la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, le CVESP et le Code de conduite de Statistique Canada.

Portée

La portée de l'audit comprenait également un examen de l'exactitude et de l'efficacité des mesures de contrôle de la gestion et du traitement des CI. Les domaines particuliers qui ont été examinés incluent les suivants :

la répartition des rôles et des responsabilités en ce qui concerne le cadre de gestion des CI;
la gouvernance, la surveillance et la production de rapport concernant le sous-programme de gestion des CI;
l'évaluation des risques opérationnels liés aux CI;
les processus de communication, de formation et d'approbation en place pour rappeler aux employés leurs obligations;
le processus opérationnel en place pour gérer les CI potentiels et en faire le suivi au fur et à mesure qu'ils sont détectés.

L'audit a examiné les activités de gestion des conflits d'intérêts de janvier 2015 à juillet 2016.

Les sous-programmes suivants se trouvaient hors de la portée et n'ont donc pas été couverts par le présent audit :

la gestion de la divulgation d'actes répréhensibles conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles;
la prévention du harcèlement et de la discrimination en milieu de travail;
la gestion informelle des conflits.

Approche et méthodologie

La méthode d'audit comprenait l'examen de la documentation pertinente, des entrevues avec la direction et le personnel clé à l'échelle de l'organisme et des vérifications. Au cours de la phase d'examen, l'équipe d'audit a examiné la gouvernance, la gestion des risques et les processus de contrôle en place pour gérer les CI à Statistique Canada.

La vérification d'un échantillon discrétionnaire de rapports confidentiels sélectionnés comprenait :

l'examen de la gestion de la divulgation des CI et des décisions prises;
des discussions avec les intervenants;
la documentation et la tenue des registres;
le suivi des mesures à prendre suite à des recommandations formulées.

Le présent audit a été réalisé conformément aux Normes de vérification du gouvernement du Canada, qui comprennent le Cadre de référence internationale des pratiques professionnelles de l'Institute of Internal Auditors (IIA).

Autorité

L'audit a été mené en vertu des autorités prévues dans le Plan intégré d'audit et d'évaluation fondé sur les risques de 2016-2017 à 2020-2021, qui a été approuvé par Statistique Canada.

Observations, recommandations et réponse de la direction

Gouvernance et gestion des risques

L'organisme a mis en place des activités de programme pour gérer les conflits d'intérêts signalés et pour fournir au personnel les outils et les renseignements nécessaires pour la divulgation. Toutefois, l'organisme n'a pas adopté une approche axée sur les risques pour la gestion du programme. Le fait de concentrer les efforts sur les secteurs plus à risque aiderait à améliorer l'efficacité du programme et à faire en sorte que les conflits sont résolus dans l'intérêt du public. Une approche axée sur les risques permettrait à l'organisme de mieux surveiller l'efficacité des activités du programme, et d'en faire rapport, dans le but d'y apporter des améliorations futures.

La gestion efficace des CI à Statistique Canada dépend de la sensibilisation et de la participation des employés, des conseillers en relations de travail et de la direction à l'échelle de l'organisme pour veiller à ce que les situations de CI soient détectées, signalées et gérées. La mise en place d'un cadre de gouvernance et de responsabilisation solide est essentielle pour atténuer les risques liés aux CI.

Cadre stratégique pour la gestion des conflits d'intérêts

L'orientation et la direction pour la gestion des CI au sein des ministères et organismes fédéraux sont abordées dans deux documents clés : la version mise à jour de 2012 du Code de valeurs et d'éthique du secteur public (CVESP) du CT, et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat de 2012 du CT.

Le CVESP établit l'exigence pour les fonctionnaires de respecter les normes éthiques les plus élevées afin de maintenir et d'accroître la confiance du public en l'honnêteté, l'équité et l'objectivité du secteur public fédéral. En outre, le CVESP énonce que, en ce qui concerne les CI, les fonctionnaires doivent en tout temps agir avec intégrité et d'une manière qui puisse résister à l'examen public le plus minutieux. Ils ne doivent jamais utiliser leurs fonctions officielles pour obtenir indûment un avantage pour eux-mêmes, ou pour avantager ou désavantager d'autres personnes, et ils doivent prendre toutes les mesures possibles pour prévenir et résoudre tout CI réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles en faveur de l'intérêt public.

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT énonce les responsabilités ministérielles et les résultats attendus pour la gestion des CI. Elle fournit une orientation et des mesures qui aideront les organisations et les fonctionnaires à traiter efficacement les situations de CI réel, potentiel et apparent qui pourraient se produire pendant ou après un mandat au sein de la fonction publique.

Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte pour la gestion des conflits d'intérêts sont clairement définis et communiqués

À Statistique Canada, les CI, ainsi que la divulgation d'actes répréhensibles et d'activités politiques sont régis par le programme de valeurs et d'éthique. Le programme a déterminé et communiqué ses objectifs concernant les CI et élaboré le Code de conduite de Statistique Canada (le Code). Conformément au Code, les employés doivent réfléchir aux conséquences possibles de leurs actions et de leurs décisions sur toutes les parties concernées, notamment le public, les collègues, les subalternes et d'autres, et ils doivent faire la distinction entre ce qui est bien et ce qui est mal, même lorsque rien n'est prescrit par un cadre juridique ou réglementaire.

Les rôles et les responsabilités pour la gestion des CI sont énoncés dans le Code. Le Code indique que le statisticien en chef s'engage à assurer l'application efficace du CVESP, du Code de conduite de Statistique Canada et des procédures internes de divulgation au sein de l'organisation.

Le champion de l'intégrité et du respect, qui est statisticien en chef adjoint, favorise la sensibilisation aux différents programmes, fournit une orientation stratégique pour l'élaboration du programme sur les CI et soutient une équipe d'agents dans le cadre de leurs responsabilités pour guider les gestionnaires et les employés.

La directrice générale des ressources humaines (DGRH) est l'agente principale en matière de CI et s'est vue déléguer le pouvoir de résoudre les situations de CI.

Le programme de valeurs et d'éthique de la Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux conseille la direction sur les questions stratégiques du programme de gestion des CI en plus d'être responsable de la mise en œuvre des initiatives et des plans d'action du programme de gestion des CI, de la formation en matière de CI ainsi que de l'administration des rapports confidentiels relatifs aux CI.

Tous les gestionnaires, à tous les niveaux, devraient faire preuve de leadership en matière de respect du Code et de ses politiques sous-jacentes. En raison de leurs fonctions ainsi que de l'autorité et des capacités d'influence dont ils disposent, les gestionnaires doivent incarner les valeurs du secteur public. Ils se doivent également de promouvoir une culture positive de valeurs et d'éthique au sein de leur organisation et de veiller à ce que les employés soient informés de leurs obligations en vertu des différents instruments.

Tous les employés doivent reconnaître qu'ils ont lu et compris leurs obligations pour se conformer aux dispositions comprises dans le CVESP, le Code de conduite de Statistique Canada et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Conformément au tableau de délégation des pouvoirs des ressources humaines, la DGRH, en consultation avec la direction du programme, a le pouvoir d'approuver les décisions rendues et qui entraînent des changements quant à la gestion des biens et des activités extérieures des employés. Les décisions sont rendues à la suite d'une analyse des risques liés à plusieurs facteurs, notamment les tâches précises exécutées par la personne et son poste dans l'organisme, par rapport à l'activité divulguée.

Les activités de programme sur les conflits d'intérêts sont en place, mais elles n'ont pas été élaborées en fonction d'une évaluation des risques liés au programme

L'organisme compte sur la connaissance et la diligence de la direction et des employés pour détecter et signaler les situations de CI. Les améliorations apportées au programme sur les CI ont fait en sorte que l'information, le soutien ainsi que les processus et les outils administratifs nécessaires sont offerts aux employés pour gérer les CI.

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT exige que les ministères mènent des activités prévues pour le programme sur les CI en fonction d'une évaluation des risques opérationnels. Le Plan d'action pluriannuel en matière de valeurs et d'éthique de 2014-2015 à 2016-2017 incluait une activité pour procéder à une évaluation des risques au printemps 2016. L'audit a révélé que cette activité n'a pas encore été réalisée.

Les entrevues ont révélé que la direction des ressources humaines a tenu des discussions préliminaires sur les risques avec la haute direction. Ces discussions ont abouti à la conclusion que les risques peuvent être plus élevés dans les secteurs ayant accès au Système du Registre des entreprises ou aux indicateurs clés avant qu'ils ne soient diffusés publiquement. Toutefois, aucune mesure spécifique ou aucun contrôle ciblé n'ont été élaborés pour atténuer ces risques.

L'audit a révélé qu'un autre ministère de l'administration fédérale gérant des données financières sensibles a adopté une approche obligatoire de déclaration des CI pour les conflits potentiels. Puisque les données financières sensibles, en raison de leur nature, peuvent comporter un risque de conflit entre les fonctions personnelles et professionnelles d'une personne, les employés sont tenus de confirmer chaque année à leur ministère qu'ils comprennent les règles en matière de CI. Ils sont également tenus de divulguer s'ils détiennent directement ou indirectement des titres cotés en bourse (investissements) et, le cas échéant, ils doivent remplir un rapport relatif aux CI. Ce rapport relatif aux CI doit être rempli, peu importe s'ils perçoivent ou non l'investissement comme un CI réel, potentiel ou apparent. À Statistique Canada, un rapport sur les CI est seulement rempli si un membre du personnel estime qu'un CI est possible.

Les entrevues auprès des directeurs ont révélé que les employés ont une bonne compréhension de leurs responsabilités à l'égard de la nature confidentielle et sensible des données auxquelles ils ont accès. Toutefois, la relation entre la nature des données et le risque inhérent d'une situation de CI potentiel, apparent ou réel n'est pas bien comprise. Des activités d'orientation et de formation propres à l'organisme pourraient permettre aux employés de mieux comprendre, détecter, signaler et atténuer les conflits liés à leurs activités quotidiennes.

Le Conseil exécutif de gestion (CEG), le Comité des ressources humaines et le Comité ministériel de vérification (CMV) assurent la surveillance et la gestion du programme sur les CI. Au cours de l'automne 2016, la DGRH a fait une présentation au CEG et au CMV sur les activités du programme de valeurs et d'éthique. Cette présentation abordait également le cadre d'intégrité et en matière de respect ainsi que le Plan d'action pluriannuel en matière de valeurs et d'éthique.

Le CEG et le CMV ont été informés du nombre et du type de rapports confidentiels relatifs aux CI qui ont été reçus en 2015 et en 2016. Entre janvier 2015 et juillet 2016, 58 rapports confidentiels relatifs aux CI ont été reçus : 60 % d'entre eux concernaient des activités extérieures, 24 % concernaient des biens, 10 % concernaient des biens et des activités extérieures et 5 % concernaient des relations. Le nombre de rapports soumis n'est pas comparé aux points de repère d'autres ministères ou à d'autres cibles définies liées à des activités de sensibilisation en matière de CI.

En optant pour une approche axée sur les risques pour concevoir les activités de programme, l'organisme peut concentrer ses efforts sur les secteurs présentant un plus grand risque de conflit entre les intérêts personnels des employés et les responsabilités liées à l'emploi. Ces efforts peuvent inclure des activités de formation et de sensibilisation complémentaires ou la mise en œuvre d'exigences de déclaration obligatoire pour certains secteurs.

Une approche axée sur les risques offre également d'autres avantages; notamment, elle permet de déployer des efforts pour accroître les probabilités de signalement et de résolution des situations de CI dans l'intérêt du public avant qu'elles aient des répercussions sur les opérations et la réputation de l'organisme. Une telle approche peut également contribuer à réduire le risque de futurs conflits au sein de l'organisme, puisqu'elle permet aux employés de prendre des décisions concernant leurs activités extérieures tout en étant pleinement conscients de la façon dont ces activités pourraient entrer en conflit avec leur emploi.

Enfin, une approche axée sur les risques aiderait l'organisme à mieux évaluer et surveiller le rendement des activités de programme. La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT exige que le statisticien en chef, à titre d'administrateur général, surveille et fasse rapport sur le rendement de l'organisation pour la prévention et la gestion efficace des CI réels, apparents ou potentiels en faveur de l'intérêt public. Le fait de cibler certaines activités pour des secteurs précis et d'analyser des tendances pour la divulgation des CI fournit à l'organisme les renseignements pour déterminer si ces activités permettent de prévenir et de gérer efficacement les CI et peuvent faire en sorte que des améliorations seront apportées au programme.

Recommandations :

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint des services intégrés et que le dirigeant principal des finances s'assurent de ce qui suit :

Les activités de programme sont conçues et mises en œuvre en fonction d'une évaluation des risques opérationnels; l'efficacité de ces activités fait périodiquement l'objet d'un suivi et d'un rapport.

Réponse de la direction :

La direction est d'accord avec les recommandations.

La Direction des ressources humaines, en consultation avec la haute direction, procédera à une évaluation des risques liés aux CI dans l'ensemble des secteurs de programme de Statistique Canada, déterminera les activités ciblées et établira un calendrier de suivi pour évaluer l'efficacité de ces activités.
Produits livrables et échéancier : la directrice, Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux, élaborera une grille d'évaluation du risque, déterminera les différents niveaux de risque pour les différentes activités liées aux CI et inclura les exigences de surveillance des différentes activités comportant un risque d'ici décembre 2017.
La Direction des ressources humaines procédera à un examen des ressources pour assurer qu'il y a un nombre suffisant de ressources responsables pour couvrir les activités du programme sur les CI.
Produits livrables et échéancier : la directrice, Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux, examinera les ressources nécessaires pour assurer la prestation adéquate des activités du programme sur les CI d'ici juin 2017.

Contrôles pour la gestion des conflits d'intérêts

Les conflits d'intérêts divulgués étaient traités et des décisions étaient rendues. Toutefois, la documentation contenue dans les dossiers de conflits d'intérêts n'était pas toujours suffisante ou complète pour appuyer les décisions rendues et démontrer qu'un suivi a été effectué pour s'assurer que les risques pour l'organisme ont été atténués. L'audit a également montré que le temps pris pour traiter chaque conflit d'intérêts divulgué variait considérablement et que l'organisme n'a pas établi d'échéancier pour le traitement des divulgations.

L'organisme a déterminé et communiqué les processus et les procédures pour détecter, signaler et gérer les situations de conflits d'intérêts

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT exige que les employés aient reçu une formation en matière de CI. La formation et la promotion de l'information sur les CI aident à sensibiliser les employés aux situations qui pourraient conduire à des CI. De la documentation, des lignes directrices et des outils explicites et facilement accessibles sont essentiels pour permettre aux employés de détecter et de signaler les situations de CI ainsi que d'obtenir de l'aide pour gérer de telles situations.

La formation sur les CI à Statistique Canada visait à informer tous les employés de leurs responsabilités à l'égard des exigences de déclaration des CI à différents stades de leur carrière. Au moment de se joindre à l'organisation, les employés doivent reconnaître qu'ils comprennent les exigences concernant le programme sur les CI stipulées dans le Code de conduite de Statistique Canada. Par ailleurs, le cours obligatoire « Orientation à la fonction publique », offert par l'École de la fonction publique du Canada, vient renforcer leurs connaissances quant aux responsabilités en matière de valeurs et d'éthique. Dans le cadre de discussions annuelles de gestion du rendement, les employés doivent reconnaître qu'ils comprennent le CVESP. Les employés du recensement ont également reçu de l'information quant à leurs responsabilités en matière de valeurs et d'éthique au début du dernier cycle de recensement. À la cessation d'emploi à Statistique Canada, les employés sont tenus de remplir un questionnaire électronique qui leur rappelle leurs responsabilités conformément à la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT.

En outre, des rappels annuels sont envoyés à tous les employés en ce qui concerne les responsabilités à l'égard des CI et, de temps à autre, de l'information est envoyée à propos de situations de CI potentielles, comme l'offre de marques d'hospitalité, de cadeaux ou d'autres avantages de tiers.

Des conseils et des outils pour la gestion des CI sont facilement accessibles sur le Réseau de communications internes et des procédures et des processus sont en place pour aider les employés à détecter, à signaler et à gérer les situations de CI. L'information vise à guider les employés pour signaler les situations de CI et comprend notamment des modèles décrivant des activités extérieures et des biens pouvant être une source de conflit potentiel avec leurs obligations professionnelles. De l'information portant sur les mesures d'après-mandat, les exigences de la politique du CT et les personnes-ressources clés au sein de l'organisme est également accessible pour répondre à toute question.

L'audit a révélé que les processus et les lignes directrices pour la gestion de la divulgation des CI à l'échelle de l'organisme sont clairs et bien définis. Les employés sont informés que les rapports confidentiels doivent être examinés par leur directeur et l'agent ministériel en matière de CI et qu'une décision sera rendue pour déterminer s'il y a ou non un CI. Le conseiller en relations de travail fournit de l'orientation et des recommandations. Une réponse officielle indiquant le résultat de l'examen sera transmise à l'employé. Si la décision confirme l'existence d'un CI réel, apparent ou potentiel, l'employé recevra des directives sur les mesures appropriées à prendre pour veiller à ce que le type de CI détecté soit atténué ou éliminé.

Les divulgations de conflits d'intérêts sont traitées et les décisions sont rendues; la documentation montrant la conformité au processus de l'organisme était incomplète

Les rapports sur les situations de CI doivent préciser clairement la situation de CI et les mesures prises pour déterminer si un conflit existe ou non. Les décisions doivent être rendues et communiquées aux employés en temps opportun. En cas de CI, des processus doivent être en place pour assurer le suivi et déterminer si l'employé a pris les mesures appropriées pour résoudre le conflit.

Le processus documenté pour les rapports confidentiels est le suivant. Un employé remplira un rapport confidentiel et le fera parvenir à la Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux. Un agent en relations de travail analysera le rapport. Cette analyse peut comprendre des discussions plus poussées avec l'employé afin d'avoir un meilleur aperçu du conflit potentiel. Finalement, après avoir consulté les gestionnaires de l'employé, une décision est rendue pour déterminer s'il y a ou non un CI. S'il n'y a pas de conflit, cette information est communiquée à l'employé.

S'il y a un conflit réel ou potentiel, un groupe permanent, pouvant inclure la haute direction du secteur de programme concerné et l'agent responsable des relations de travail, est convoqué. Le groupe permanent prendra la décision finale quant à la façon d'atténuer le risque de conflit, laquelle peut inclure la cessation des activités extérieures ou le dessaisissement des biens. La décision est communiquée à l'employé et à son gestionnaire. Des éléments de preuves sont ensuite demandés pour prouver que l'employé a appliqué les mesures recommandées.

L'équipe d'audit a examiné un échantillon de 17 rapports confidentiels parmi les 58 soumis entre janvier 2015 et juillet 2016 pour déterminer si les mesures appropriées ont été suivies conformément au processus de l'organisme. Parmi les dossiers examinés, 12 provenaient d'employés travaillant dans la région de la capitale nationale et 5 provenaient d'employés travaillant dans les bureaux régionaux. Les décisions relatives aux CI avaient été rendues pour chacun des 17 dossiers. Toutefois, la preuve au dossier n'était pas toujours suffisante pour déterminer comment les décisions ont été prises, communiquées et suivies.

Pour 3 des 17 dossiers examinés, il n'y avait aucune preuve au dossier indiquant que la décision finale avait été communiquée à l'employé et à son gestionnaire. Dans deux de ces cas, la présence d'un CI a été déterminée et il n'y avait aucune preuve montrant qu'un suivi avait été fait pour prouver que l'employé avait atténué le conflit. Sans une communication et un suivi efficaces, l'organisme ne peut pas confirmer qu'un employé a pris toutes les mesures nécessaires pour atténuer les risques pour l'organisme.

En outre, l'organisme ne dispose pas de normes de service pour le temps pris pour rendre des décisions relatives aux CI et l'audit a révélé que le temps pris pour l'examen des rapports variait considérablement. Selon l'échantillon examiné, le temps pris pour rendre une décision variait de 5 jours à 113 jours. Les décisions concernant les CI devraient être rendues en temps opportun afin de veiller à ce que les conflits soient résolus avant que les risques ne se matérialisent.

Dans le cas de 11 dossiers examinés, la preuve au dossier était insuffisante, comme les rapports des décisions au dossier, pour appuyer la décision rendue. Parmi ces dossiers, 5 provenaient de bureaux régionaux où aucune preuve n'a été conservée quant aux décisions rendues en matière de CI. Le processus de divulgation pour les employés régionaux diffère de celui adopté au bureau central. Lors des entrevues, l'audit a révélé que les rapports confidentiels relatifs aux CI provenant de bureaux régionaux sont gérés par les gestionnaires régionaux des RH avec le soutien des conseillers en relations de travail du bureau central. Les vérifications effectuées ont montré que les conseillers en relations de travail du bureau central n'avaient pas été consultés pour ces dossiers. Un courriel a récemment été envoyé aux gestionnaires régionaux des RH pour leur rappeler leurs responsabilités à cet égard.

Des entrevues auprès des conseillers en relations de travail ont révélé qu'ils répondent à des demandes informelles concernant les CI, mais qu'ils ne les consignent pas. Les demandes informelles sont une bonne source d'information sur les questions de CI potentiels à Statistique Canada et elles devraient faire l'objet d'un suivi pour déceler les tendances de CI potentiels aux fins des activités de formation, de sensibilisation et de communication futures.

Recommandation :

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint des services intégrés et que le dirigeant principal des finances s'assurent de ce qui suit :

Toutes les décisions rendues pour les rapports relatifs aux CI sont effectivement fondées et communiquées aux employés et à leurs superviseurs immédiats, et font l'objet d'un suivi;
Une norme de service est élaborée concernant le calendrier de traitement des rapports relatifs aux CI.

Réponse de la direction :

La direction est d'accord avec les recommandations.

Une liste de contrôle sera conçue et insérée à chaque dossier pour veiller à ce que toutes les étapes du processus soient suivies et exécutées;
Une formation sur le processus sera offerte aux responsables des relations de travail;
Des modèles pour chaque type de mesure à prendre seront élaborés;
Les normes de service pour la prise de décisions concernant les CI et la réponse transmise aux employés seront élaborées et communiquées au personnel. Elles seront divisées en dossiers simples ou complexes et feront annuellement l'objet d'un suivi et d'un rapport.

Produits livrables et échéancier : Le conseiller principal en relations de travail, Relations de travail ministérielles devra :

Élaborer une liste de contrôle pour veiller à ce que toutes les étapes du processus soient suivies et exécutées d'ici juin 2017;
Mettre en œuvre le programme de formation et donner la formation aux conseillers en relations de travail d'ici septembre 2017;
Concevoir des modèles pour les types de mesures à prendre d'ici septembre 2017.

La directrice, Division de la classification, des relations de travail, de la rémunération et des services régionaux devra :

Élaborer une norme de service concernant le calendrier de traitement des rapports relativement aux CI d'ici juin 2017.

Annexes

Annexe A : Critères de l'audit

Critères de l'audit
Sommaire du tableau
Le tableau montre les résultats de Critères de l'audit. Les données sont présentées selon Objectif du contrôle / contrôles de base / critères (titres de rangée) et Sous-critères et Instruments de politique (figurant comme en-tête de colonne).
Objectif du contrôle / Contrôles de base / Critères	Sous-critères	Instrument de politique
Objectif 1 : Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance qui est appliqué de manière uniforme pour appuyer la gestion efficace des conflits d'intérêts.
1.1 Une direction stratégique et des objectifs pour la gestion des CI sont en place; les rôles et les responsabilités sont clairement définis et communiqués.	1.1.1 L'organisme a officiellement documenté et communiqué ses valeurs et ses objectifs ministériels en ce qui concerne les CI. 1.1.2 Les rôles, les responsabilités et les autorités pour la gestion des CI sont clairement définis et communiqués. 1.1.3 Des organes de contrôle reçoivent des renseignements actuels et complets pour surveiller l'efficacité du programme sur les CI.	Loi sur la statistique Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) Code de conduite – Statistique Canada Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT Diverses lignes directrices de Statistique Canada Code de valeurs et d'éthique du secteur public
1.2 La direction cerne et évalue les risques qui pourraient nuire à l'atteinte des objectifs du sous-programme sur les CI.	1.2.1 Des processus et des lignes directrices officiels sont en place et appliqués pour faciliter l'identification, l'évaluation et la surveillance des risques liés aux CI. 1.2.2 Des stratégies d'atténuation des risques ont été élaborées et communiquées pour aborder les principaux risques.
Objectif 2 : Des mécanismes de contrôle efficaces pour gérer les conflits d'intérêts sont en place et appliqués de manière cohérente pour assurer la conformité avec la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et le Code de conduite de Statistique Canada.
2.1 Les contrôles de processus pour la gestion des CI sont efficaces.	2.1.1 Des processus et des lignes directrices officiels sont en place et appliqués pour aider les employés à détecter, à signaler et à gérer les CI. 2.1.2 Des rapports formels et informels concernant les CI sont traités, documentés et consignés en temps opportun. 2.1.3 Les contrôles pour la gestion des rapports relatifs aux CI sont efficaces.	Loi sur la statistique Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) Code de conduite – Statistique Canada Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT Diverses lignes directrices de Statistique Canada Code de valeurs et d'éthique du secteur public
2.2 De la formation est offerte pour fournir aux employés les connaissances, l'orientation et les outils appropriés concernant les CI.	2.2.1 L'organisme offre une formation aux employés en ce qui concerne les canaux de communication officiels et le processus pour traiter des questions de CI. 2.2.2 Les employés connaissent et comprennent les directives du programme sur les CI afin de détecter et de signaler des situations potentielles.

Annexe B : Acronymes

Acronymes
Acronyme	Description
CI	Conflit d'intérêts
CMV	Comité ministériel de vérification
DG	Directrice générale
DGRH	Directrice générale des ressources humaines
CEG	Conseil exécutif de gestion
IIA	Institute of Internal Auditors
RCI	Réseau de communications internes
CRG	Cadre de responsabilisation de gestion
CT	Conseil du trésor
CVESP	Code de valeurs et d'éthique du secteur public

Audit de la gestion des données administratives

Septembre 2016
Numéro de projet : 80590-95

Table des matières

Sommaire
Introduction
- Contexte
- Objectifs de l'audit
- Portée
- Approche et méthodologie
- Autorité
Constatations, recommandations et réponse de la direction
- Environnement de contrôle de la gestion des données administratives
- Gérance des données dans les programmes statistiques
Annexes
- Annexe A : Critères d'audit
- Annexe B : Acronymes

Sommaire

À titre d'organisme statistique national pour le Canada, Statistique Canada a comme mandat de veiller à ce que les Canadiens aient accès à une source fiable de données statistiques sur le Canada afin de répondre à leurs besoins les plus prioritaires. L'un des aspects importants du mandat de Statistique Canada consiste à travailler avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux), des administrations municipales et d'autres organisations afin de promouvoir la réduction du dédoublement des efforts pendant la collecte de renseignements statistiques. Ces données recueillies à l'externe portent le nom de « données administratives » ou « données secondaires ». Statistique Canada recueille des données administratives en vertu du pouvoir prévu à l'article 13 de la Loi sur la statistique.

La gestion des données administratives à Statistique Canada a subi des changements importants depuis 2012, en raison des pressions importantes des gouvernements et des entreprises répondantes pour accroître l'utilisation des données administratives. Par conséquent, il y a eu un changement de cap majeur dans le but de maximiser l'efficacité et l'efficience de l'utilisation de ces données dans les programmes statistiques tout en réduisant le fardeau de réponse des répondants et les coûts de la collecte. Il s'agit là d'un changement de taille pour Statistique Canada, qui a nécessité la mise en place d'une bien plus grande rigueur dans l'acquisition des données administratives auprès des sources externes et la gestion de ces données.

L'audit visait à fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification de Statistique Canada l'assurance que :

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance adéquat et appliqué de manière uniforme pour appuyer la gestion efficace des données administratives;
des mécanismes de contrôle efficaces de la sécurité et de la confidentialité des données administratives sont en place et assurent la conformité aux lois, aux politiques et aux directives pertinentes de Statistique Canada.

La portée de l'audit a permis d'évaluer les activités liées aux données administratives pour la période du 1^er janvier 2014 au 31 décembre 2015 dans neuf divisions judicieusement sélectionnées.

Pourquoi est-ce important?

Depuis quelques années, l'utilisation accrue des données administratives est devenue un domaine en pleine croissance et complexe à gérer. La gestion efficace des données administratives doit reposer sur un cadre de gouvernance adéquat, qui soit appliqué de manière uniforme.

L'article 17 de la Loi sur la statistique impose à Statistique Canada la stricte obligation de protéger tous les renseignements personnels obtenus en vertu de la Loi et d'en assurer la confidentialité. Statistique Canada a pour priorité d'assurer le respect de la vie privée des répondants et de préserver la confidentialité.

Principales constatations

Une approche générale, une orientation stratégique et un soutien pour l'acquisition, de la gestion et de l'utilisation efficientes et efficaces des données administratives sont assurés par deux instruments de l'ensemble de politiques conçues et documentées par la Division des données administratives (DDA) : la Directive sur l'obtention des données administratives en vertu de la Loi sur la statistique et la Politique sur l'utilisation de données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique de Statistique Canada.

Les données administratives sont définies dans les instruments de politique. Ces derniers ne couvrent que les sources des données obtenues en vertu de la Loi sur la Statistique. Cette définition n'inclut pas les données disponibles publiquement et d'explications du contexte dans lequel on peut les obtenir, ce qui a entraîné un manque d'uniformité dans la compréhension et les pratiques de manipulation et de gestion des données administratives au sein des programmes.

Des rôles, des responsabilités et d'imputabilité ainsi que des processus et des procédures ont été établis de manière formelle pour aider les programmes statistiques à mener à bien les activités d'acquisition de données administratives, mais la compréhension du rôle nouvellement créé de l'administrateur de données administratives porte à confusion. Une formation sur la Directive sur l'obtention des données administratives en vertu de la Loi sur la statistique était disponible mais non obligatoire.

Certaines des principales initiatives de communication de la DDA visant à promouvoir le partage des connaissances tirées des méthodes et des processus en vue d'accroître l'utilisation des données administratives à des fins statistiques n'ont pas été menées comme prévu.

Il existe bien une culture organisationnelle axée sur la protection de toutes les données à Statistique Canada et l'ensemble de politiques de l'organisme renforce collectivement l'importance de l'intégrité et des valeurs éthiques.

Des mesures de contrôle des postes de travail informatiques sont en place et fonctionnent comme prévu pour protéger la confidentialité des données, mais les pratiques liées à la création de groupes de sécurité et de structures de répertoires varient à l'échelle de l'organisme. Les privilèges d'accès sont gérés à l'aide de deux systèmes qui ne comportent aucune procédure de surveillance formelle pour veiller à ce que ces privilèges soient limités en fonction du principe du besoin de connaître.

Conclusion générale

La DDA et le Comité de gestion des données administratives ont réalisé des progrès afin de donner une orientation stratégique à l'acquisition, à la gestion et à l'utilisation efficaces et efficientes des données administratives à des fins statistiques.

L'audit a permis de constater que, dans l'ensemble, les principaux intervenants prennent part à la mise en œuvre des exigences des instruments de politique nouvellement publiés pour la gestion des données administratives. L'adaptation des instruments de politique de manière à inclure une définition des « données disponibles publiquement » aidera à assurer une compréhension et des pratiques cohérentes sur la gestion des données administratives dans tous les programmes statistiques. Une formation obligatoire sur le nouveau rôle et les nouvelles responsabilités de l'administrateur des données administratives, l'achèvement des principales initiatives de communication comme prévu et le renforcement de certains éléments des pratiques de gestion de l'information aideront à assurer la gestion saine et efficiente des fonds de données administratives.

Conformité aux normes professionnelles

L'audit s'est découlé conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, appuyées par les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour appuyer l'exactitude des constatations et des conclusions énoncées dans le présent rapport et fournir une assurance de niveau audit. Les constatations et les conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions, telles qu'elles existaient à l'époque, et les critères d'audit préétablis. Les constatations et les conclusions s'appliquent à l'entité examinée ainsi qu'à la portée et à la période visées par l'audit.

Steven McRoberts
Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation

Introduction

Contexte

L'un des aspects clés du mandat de Statistique Canada est de travailler avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux), des administrations municipales et d'autres organisations à la collecte, à la compilation et à la publication de renseignements statistiques. En collaborant avec ces organisations, Statistique Canada remplit une autre partie de son mandat : « promouvoir la réduction du dédoublement d'efforts dans la collecte de renseignements statistiques ». Ces données recueillies à l'externe portent le nom de « données administratives » ou « données secondaires ».

Des données administratives sont recueillies en vertu du pouvoir prévu à l'article 13 de la Loi sur la statistique. Le statisticien en chef ou une personne autorisée par ce dernier peut obtenir l'accès à tout document ou archives conservés par un ministère fédéral, provincial ou territorial ou un bureau municipal, une personne morale, une entreprise ou une organisation pour ses propres fins. L'utilisation de ces renseignements par Statistique Canada à des fins statistiques est secondaire à l'objectif de l'organisme les ayant recueillis à l'origine.

L'utilisation statistique des données administratives comme complément ou supplément aux programmes d'enquêtes et de recensement de Statistique Canada est devenue une priorité organisationnelle explicite dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2013-2014 à 2014-2015. Le Plan d'entreprise de 2014-2015 à 2016-2017 de Statistique Canada a également précisé expressément cette priorité relativement à l'exploitation des sources de données administratives pour réduire les coûts et le fardeau de réponse des programmes, tout en améliorant la qualité et en fournissant des statistiques et des produits analytiques supplémentaires axés sur les besoins d'information.

En réaction à la nouvelle orientation stratégique visant à accroître l'utilisation des données administratives, Statistique Canada a créé le Secrétariat des données administratives (SDA). Conformément à son mandat, soit élaborer et mettre en œuvre un cadre de gouvernance pour soutenir l'acquisition, la gestion et l'utilisation efficaces des données administratives, le SDA a proposé une approche intégrée pour assurer l'utilisation plus efficace des données administratives grâce à la création du document de proposition sur le Programme d'utilisation des données de sources administratives et d'autres sources. Ce document est une feuille de route qui permet l'utilisation optimale des données administratives dans les programmes statistiques. Le résultat attendu consiste à réduire le fardeau de réponse, à diminuer les coûts, à améliorer la qualité et à instaurer une nouvelle série de données pour les utilisateurs, tout en conservant la confiance du public en protégeant toutes les données administratives.

Le 1^er avril 2014, Statistique Canada a créé le Comité de gestion des données administratives (CGDA) dont le mandat consiste à favoriser l'acquisition, la gestion et l'utilisation efficientes et efficaces des données administratives à des fins statistiques et à conseiller au Comité exécutif de gestion des façons d'accroître et d'améliorer l'utilisation des données administratives dans l'organisme. Pour appuyer la gestion efficace et efficiente des données administratives, le SDA a été fusionné avec la Division des données fiscales et est devenu la Division des données administratives (DDA). Cette dernière a pour mandat d'acquérir des données administratives qui sont largement utilisées, d'appuyer les programmes statistiques lorsqu'ils acquièrent des données administratives en leur offrant des outils et du soutien et de tenir un inventaire des fichiers de données administratives.

Une nouvelle Directive sur l'obtention des données administratives en vertu de la Loi sur la statistique (la Directive) est entrée en vigueur le 1^er avril 2015 et remplace l'ancienne Directive sur l'obtention de l'accès aux dossiers conservés par d'autres organisations. La nouvelle Directive renferme une définition claire des données administratives dans le contexte de la Loi sur la statistique. En outre, elle permet de créer une fonction d'administrateur des données administratives et propose trois types d'ententes d'acquisition des données administratives auprès de sources externes : une entente d'acquisition de données, une communication écrite et un contrat avec une organisation du secteur privé comprenant le paiement des frais. La Politique sur l'utilisation de données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique (la Politique) de Statistique Canada a été mise en œuvre le 2 décembre 2015.

Objectifs de l'audit

Les objectifs de l'audit consistaient à fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification de Statistique Canada l'assurance que :

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance adéquat et appliqué de manière uniforme pour appuyer la gestion efficace des données administratives;
des mécanismes de contrôle efficaces de la sécurité et de la confidentialité des données administratives sont en place et assurent la conformité aux lois, aux politiques et aux directives pertinentes de Statistique Canada.

Portée

La portée de l'audit comprenait un examen du caractère adéquat et de l'efficacité des mesures de contrôle de la gestion et du traitement des données administratives. Les domaines particuliers comprenaient les suivants :

les processus opérationnels et les mesures de contrôle permettant l'application uniforme des pratiques et des processus opérationnels communs;
les outils, la formation et les pratiques de gestion de l'information qui soutiennent la reddition de comptes claire et la conformité aux politiques et aux procédures applicables de même que la confidentialité;
les mesures de sécurité (stockage et transmission de la TI, entreposage physique, reproduction et conservation des renseignements, gestion des dossiers) permettant de vérifier que les données sont protégées et que la confidentialité est assurée.

Approche et méthodologie

Les travaux d'audit consistaient à examiner des documents, à effectuer des entrevues avec les membres du personnel et des cadres supérieurs clés, et à examiner la conformité aux lois, politiques et lignes directrices applicables.

Le travail sur le terrain comprenait un examen et l'évaluation des processus, procédures et contrôles en place pour veiller à ce qu'ils soient appliqués de manière uniforme; et s'assurer que les outils, la formation et les pratiques de gestion de l'information soutiennent une responsabilité claire et la conformité aux politiques et procédures applicables.

Un échantillon discrétionnaire des dossiers déclarés dans la deuxième version du répertoire des données administratives a été sélectionné pour les neuf divisions de notre échantillon et ont été testés afin :

de repérer les ensembles de données faisant partie d'une entente garantissant que l'ensemble de données avait été acquis en vertu du pouvoir prévu à l'article 13 de la Loi sur la statistique et que l'utilisation prévue était documentée;
de s'assurer que les mesures de sécurité de la TI appropriées étaient en place pour assurer le stockage et la protection des enregistrements de données administratives;
de valider les autorisations d'accès des utilisateurs pour garantir que l'accès se limitait aux employés autorisés;
de passer en revue la liste des utilisateurs du Système de demande d'accès de l'organisme (SDAO) et du Portail de gestion des demandes de service (GDS) pour vérifier que les autorisations appropriées étaient dans le dossier des utilisateurs de l'échantillon.

L'audit a été mené en conformité avec les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui comprennent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut vérificateurs internes.

Autorité

L'audit a été mené en vertu des autorités du Plan intégré d'audit et d'évaluation fondé sur les risques approuvé par Statistique Canada de 2015-2016 à 2019-2020.

Constatations, recommandations et réponse de la direction

Environnement de contrôle de la gestion des données administratives

Une approche générale, une orientation stratégique et un soutien pour l'acquisition, la gestion et l'utilisation efficientes et efficaces des données administratives sont assurés par deux instruments de l'ensemble de politiques conçues et documentées par la Division des données administratives : la Directive sur l'obtention des données administratives en vertu de la Loi sur la statistique et la Politique sur l'utilisation de données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique de Statistique Canada.

Les données administratives sont définies dans les instruments de politique. Ces derniers ne couvrent qu'uniquement les sources des données obtenues en vertu de la Loi sur la statistique. Cette définition n'inclut pas les données disponibles publiquement et d'explications du contexte dans lequel on peut les obtenir, ce qui a entraîné un manque d'uniformité dans la compréhension et les pratiques de manipulation et de gestion des données administratives au sein des programmes.

Des rôles, des responsabilités et d'imputabilité ainsi que des processus et des procédures ont été établis de manière formelle pour aider les programmes statistiques à mener à bien les activités d'acquisition de données administratives, mais la compréhension du rôle nouvellement créé de l'administrateur de données administratives porte à confusion. Une formation sur la Directive sur l'obtention des données administratives en vertu de la Loi sur la statistique était disponible mais non obligatoire.

Les rôles, les responsabilités et l'imputabilité à l'égard de la gestion des données administratives devraient être clairement définies et communiquées, la coordination efficace étant assurée entre tous les intervenants pour assurer l'efficience et l'efficacité des opérations. Les programmes devraient reposer sur un cadre solide pour les protocoles internes, les pratiques, les procédures et les outils organisationnels afin de préconiser l'utilisation accrue, efficace et efficiente des données administratives.

Autorité

Statistique Canada exerce son mandat qui consiste à obtenir les documents ou les enregistrements recueillis par d'autres ministères et organismes gouvernementaux (fédéraux, provinciaux et territoriaux), des bureaux municipaux, des personnes morales, des entreprises ou des organisations pour leurs propres fins en vertu du pouvoir prévu à l'article 13 de la Loi sur la statistique. L'utilisation de ces renseignements par Statistique Canada à des fins statistiques est secondaire à l'objectif de l'organisme les ayant recueillis à l'origine.

L'orientation stratégique de la gestion des données administratives a été définie et communiquée

Jusqu'à tout récemment, le cadre de gouvernance interne des données administratives à Statistique Canada était élaboré dans un environnement où chacun des programmes statistiques était tenu d'identifier, d'acquérir, d'évaluer, d'utiliser et de gérer les fichiers de données administratives utilisés dans ses programmes. Ce cadre se caractérisait par une gestion répartie en plusieurs ententes de responsabilités entre les unités de Statistique Canada et le partenaire externe. En raison des importantes pressions exercées par les gouvernements et les entreprises répondantes afin d'accroître l'utilisation des données administratives, le Bureau s'est vu dans l'obligation d'adopter une approche organisationnelle et de centraliser les efforts liés à l'acquisition des données administratives, afin d'optimiser l'efficience et l'efficacité de l'utilisation de ces données dans les programmes statistiques, tout en réduisant les coûts et le fardeau de réponse pour les répondants. Cette réorientation majeure des opérations est à l'origine des exigences d'exercer une bien plus grande rigueur pendant l'acquisition des données administratives auprès des sources externes et la gestion de ces données.

Par conséquent, la DDA a élaboré la Directive pour offrir une approche organisationnelle, une orientation stratégique et du soutien dans le but d'assurer l'acquisition, la gestion et l'utilisation efficaces et efficientes des données administratives. La nouvelle Directive est entrée en vigueur le 1^er avril 2015 et a remplacé l'ancienne Directive sur l'obtention de l'accès aux dossiers conservés par d'autres organisations. La Directive renferme une définition claire des données administratives pour l'organisme; les responsabilités, les obligations redditionnelles et les rôles fonctionnels détaillés des principaux intervenants; ainsi que les processus et les procédures qui aident les programmes statistiques à mener à bien leurs activités d'acquisition de données administratives.

Après la mise en œuvre de la Directive, la Politique est entrée en vigueur le 2 décembre 2015 pour appuyer la Directive. On y trouve dans la Politique, les responsabilités des principaux intervenants, qui sont le reflet de celles déjà formulées dans la Directive, en plus des responsabilités nouvellement définies de l'administrateur des données administratives.

Une définition claire de la signification des données administratives est incluse dans les instruments de politique, cependant, cette définition n'inclut pas les données disponibles publiquement

Pour appuyer les programmes statistiques pendant l'utilisation et la gestion efficaces et efficientes des données administratives, une définition claire des données administratives dans le contexte de la Loi sur la statistique est présentée dans les instruments de politique :

« Renseignements qui sont recueillis par d'autres organisations et ministères pour leurs propres fins, et qui sont demandés par Statistique Canada, au niveau micro ou agrégé, pour les objets de la Loi sur la statistique … L'utilisation de ces renseignements par Statistique Canada à des fins statistiques est secondaire à l'objectif de l'organisation les ayant recueillis à l'origine… divers ensembles de données reçus de l'Agence du revenu du Canada et aussi d'autres sources de données... les données d'enquêtes menées par d'autres sans la participation de Statistique Canada et les données générées par des dispositifs électroniques (p. ex. satellites, capteurs, scanneurs, téléphones mobiles) qui sont recueillies par d'autres organisations ».

Exclusions : « Les données administratives ne devraient pas être confondues avec les produits qui peuvent être obtenus d'autres organisations comme les publications, les rapports, les guides, les métadonnées et les programmes informatiques. Elles excluent aussi les données ou les renseignements qui sont accessibles au public, y compris sur Internet, ou les données qui peuvent être obtenues, sous licence ou non, par n'importe qui, avec ou sans frais. »

L'audit a constaté qu'immédiatement après la mise en œuvre de la Directive, le CGDA avait proposé de modifier le mandat organisationnel afin d'y inclure l'acquisition et la gestion efficace et efficiente des éléments suivants :

« les renseignements qui sont accessibles au public, y compris sur Internet, ou les données qui peuvent être obtenues, sous licence ou non, par n'importe qui, avec ou sans frais. »

En outre, l'audit a permis de constater que la Division de la gestion de l'information (DGI) prévoyait élaborer un document d'orientation distinct sur les aspects juridiques de l'acquisition de ces renseignements.

Toutefois, la DGI a mis fin à ses projets d'élaborer un tel document, parce qu'il a été déterminé qu'il était inutile d'obtenir une orientation sur la manière d'évaluer et d'assurer la conformité de Statistique Canada aux diverses expressions et conditions utilisées sur le site Web. Cela était dû au fait qu'on avait déterminé que le risque que l'organisme acquière des renseignements sans obtenir d'orientation de la DGI était très faible.

Les entrevues ont permis de réaliser qu'il y avait de la confusion à l'intérieur des programmes statistiques. Ceux qui gèrent les deux ensembles de données n'étaient pas certains de savoir s'ils devaient les inclure dans leur inventaire et ont dit qu'il fallait apporter des éclaircissements et présenter une orientation organisationnelle sur les renseignements qui sont disponibles publiquement.

Les rôles et responsabilités des principaux intervenants sont définis et communiqués dans la Directive, mais le rôle nouvellement créé d'administrateur des données administratives n'est pas compris de manière uniforme

Pour assurer la coordination et l'intégration des activités liées aux données administratives avec les fonctions et opérations organisationnelles, la Directive énonce clairement les rôles et responsabilités des principaux intervenants − cadres supérieurs, DDA, DGI, Division des services de soutien intégrés et CGDA.

Programmes statistiques

Les rôles et responsabilités liés à la mise en œuvre opérationnelle et à la gestion de la Directive incombent aux cadres supérieurs (statisticiens en chef adjoints, directeurs généraux et directeurs) qui sont responsables des programmes statistiques ou des programmes qui appuient les programmes statistiques. La section 6.4 et les annexes B à G de la Directive décrivent, en détail, les exigences que les programmes statistiques doivent remplir et les processus qui doivent être suivis. Puisque l'administrateur des données administratives doit « obtenir les données… », qu'il est « …responsable de la négociation... et le principal point de contact pour l'entente », chaque directeur doit veiller à ce que sa division se conforme aux exigences de la Directive.

Lors des entrevues, on a observé que chaque division s'était dotée d'une structure correspondant à sa taille et au volume de ses activités liées aux données administratives, et que les directeurs avaient délégué les responsabilités de l'administrateur des données administratives aux gestionnaires de programme. À titre d'administrateur des données administratives, les gestionnaires de programme sont tenus d'être le seul point de contact entre Statistique Canada et le ou les fournisseurs de données. En outre, ils doivent aviser la DDA des restrictions que le ou les fournisseurs de données imposent, documenter les ententes convenues avec le ou les fournisseurs de données dans une entente et gérer les exigences de cette entente. Par ailleurs, les gestionnaires de programme doivent consigner toutes les données administratives dans le répertoire organisationnel des données administratives que tient la DDA, autoriser l'accès aux données administratives conformément au principe du besoin de connaître de même que gérer les fichiers de données administratives dont ils sont responsables et en assurer la protection, conformément à toutes les lois, politiques et procédures pertinentes.

Dans les programmes statistiques où il y a peu d'activités liées aux données administratives, seulement deux ou trois employés effectuent l'ensemble des tâches associées à la gestion de ces données, tandis que les divisions où l'on observe un volume élevé d'activités liées aux données administratives font appel à plusieurs employés. Les divisions où le volume de l'activité liée aux données administratives est élevé ont élaboré leurs propres logiciels, méthodes de travail et procédures opérationnelles normalisées pour manipuler et gérer les données administratives, certaines ayant conclu des ententes de réception et de prétraitement avec d'autres divisions, comme la Division des opérations et de l'intégration (DOI). Indépendamment de la taille ou de la structure de la division, ou encore du volume de l'activité liée aux données administratives, le rôle des employés qui s'occupent des données administratives a évolué au fil du temps, bien plus que s'il avait été défini de façon formelle, et le rôle de la majorité d'entre eux est bien exécuté.

Toutefois, l'audit a constaté que tous les directeurs n'ont pas de discussions avec leurs gestionnaires de programme et leurs équipes sur les rôles et responsabilités nouvellement créés de l'administrateur des données administratives, ce qui a entraîné de la confusion et une compréhension différente du rôle de l'administrateur des données administratives dans l'ensemble de l'organisme. Les gestionnaires de programme cherchent à mieux comprendre les rôles et responsabilités et à obtenir des éclaircissements à ce sujet. Le défaut de mettre en œuvre et d'exécuter les exigences stipulées dans la Directive augmente le risque que les objectifs et les résultats attendus de la Directive ne soient atteints.

Une formation sur la Directive a été donnée à plus de 300 employés au niveau des gestionnaires de programme et aux échelons supérieurs. Lors des entrevues, il a été relevé que tous les chefs de section ou tous les gestionnaires qui manipulent des données administratives n'avaient pas suivi la formation sur la Directive : certains ont admis se pencher plus attentivement sur cette question pour la première fois, en préparation à leur entrevue avec l'équipe d'audit. Une formation continue sur la Directive est offerte sous forme de cours par l'entremise du Système de gestion de l'apprentissage de Statistique Canada et la Directive est disponible sur le site Web de l'organisme et sur le site intranet de la DDA. Le manque de formation des gestionnaires de programme explique qu'ils sont au courant de la Directive, mais qu'ils ne la connaissent pas bien. Cette situation a mené à des niveaux d'engagement variables de la part des gestionnaires de programme, comme en témoigne le fait que certains programmes ne sont pas au courant des nouvelles responsabilités de la DDA.

Division des données administratives

Chargé de la mise en œuvre de la Directive et de la Politique, le directeur de la DDA a les principales responsabilités suivantes :

Répertoire organisationnel : Créer et tenir, à partir des commentaires des programmes statistiques, un répertoire organisationnel complet et à jour des données administratives qu'obtient Statistique Canada à des fins statistiques et permettre aux programmes statistiques d'avoir accès à ce répertoire.

Acquisition et utilisation des données administratives : Déterminer les besoins en données administratives à l'échelle de l'organisation et faire des recommandations au CGDA sur l'acquisition de données administratives qui sont largement utilisées dans l'organisme ou qui nécessitent un processus d'acquisition complexe et sur les personnes qui devraient acquérir ces données et en avoir la garde.

Cadre d'évaluation : Gérer l'élaboration, la mise en œuvre et la tenue à jour d'un cadre d'évaluation de la qualité des données.

Traitement de base des données administratives : Assurer le traitement de base des données administratives utilisées à grande échelle dans l'organisation de manière coordonnée et centralisée en vue d'un traitement et d'une utilisation plus poussés à l'échelle locale dans les programmes statistiques.

Gabarits et outils intégrés : Aider les programmes statistiques à acquérir des données administratives, en les guidant vers un ensemble de gabarits intégrés pour les ententes d'acquisition de données.

Répertoire organisationnel

Le premier répertoire des données administratives de l'organisme a été créé en 2013. Le but était de produire un répertoire amélioré et à jour chaque année. La deuxième version a été produite en octobre 2014 et établissait plus de 650 ensembles de données administratives, plus de 800 utilisateurs principaux et 2 500 utilisateurs secondaires. La portée du second répertoire a été élargie, mais un certain nombre d'écarts dans les enregistrements, comme des dédoublements, des omissions et des fichiers qui ne correspondaient pas à la définition, ont été identifiés. Une troisième mise à jour à partir d'une conception améliorée a été produite à l'automne 2015. Afin d'aider les programmes statistiques à saisir l'information requise pour cette dernière mise à jour du répertoire, la DDA a élaboré un modèle de répertoire et le document intitulé Répertoire des données administratives – Guide de déclaration. Une formation sur son utilisation a été donnée à un représentant de chaque division.

Lors des entrevues, on a constaté que la période choisie pour mettre à jour les chiffres de l'organisme avait été reportée parce que les programmes statistiques avaient encore de la difficulté à savoir quels enregistrements de données devraient être inclus ou exclus. Le calendrier de mise à jour du répertoire allait d'octobre 2015 à février 2016. Au mois de mars 2016, une seule division avait répondu; la DDA a examiné et approuvé sa réponse. La DDA continue d'étudier les mises à jour du répertoire et de rencontrer en personne chacun des répondants. Elle a demandé aux directeurs de chaque division d'examiner et d'approuver leur liste du répertoire avant sa présentation finale à la DDA.

Acquisition et utilisation de données administratives

Pour aider les programmes statistiques à déterminer les besoins en données administratives à l'échelle de l'organisme, la DDA a élaboré une base de données pour les éventuelles nouvelles acquisitions grâce à une application de suivi des problèmes et des projets portant le nom de JIRA. Cet outil permet aux programmes statistiques de suivre les problèmes et d'offrir des mises à jour en temps réel sur leurs tentatives d'élaboration. Pendant l'examen de la base de données, il a été observé que de nouvelles possibilités d'acquisition de données administratives étaient précisées et sont en voie d'être transmises aux programmes à l'aide d'un gabarit de diffusion. Par ailleurs, l'audit a constaté que la DDA avait créé quinze nouveaux partenariats et que huit autres étaient en cours. Ces mesures sont conformes aux exigences formulées dans la Directive, afin que la DDA acquière des données administratives et qu'elle agisse à titre d'administrateur des données administratives qui sont largement utilisées dans l'organisme ou qui nécessitent un processus d'acquisition complexe.

Cadre d'évaluation

La DDA a coordonné l'élaboration d'un cadre d'évaluation des données administratives pour aider les programmes statistiques à évaluer l'adéquation des données administratives à leur utilisation. Ce cadre a été élaboré par la Division des méthodes d'enquêtes auprès des ménages et comprend un guide et un questionnaire.

Traitement de base des données administratives

La DDA a procédé à un examen organisationnel du prétraitement des données administratives acquises par les programmes statistiques auprès d'organismes externes. Les résultats de cet examen ont débouché sur un certain nombre de recommandations qui ont été présentées au CGDA en février 2015. Ainsi, le CGDA a recommandé que la DOI élabore une proposition de gabarit commun sur la réception et le prétraitement des données administratives.

Gabarits et outils intégrés

Afin d'adopter une approche organisationnelle sur l'acquisition des données administratives, le directeur de la DDA doit aider les programmes statistiques lorsqu'ils acquièrent des données administratives, en les orientant vers un ensemble d'instruments organisationnels (gabarits pour les ententes d'acquisition de données). L'audit a constaté qu'en consultation avec la DGI, la DDA avait élaboré des gabarits pour les ententes d'acquisition de données afin d'aider les programmes à formaliser leurs dispositions.

Un Guide de données administratives, en format électronique, décrivant le processus, la politique générale, donnant des conseils sur l'acquisition, la gestion et l'utilisation des données administratives et servant de document de référence sur les données administratives, devait sortir au printemps 2016. Selon le suivi fait auprès de la DDA, sa sortie a été retardée; il devrait être prêt en mars 2017. L'accès à des renseignements fiables, pertinents et en temps opportun favorisera le partage des connaissances sur les méthodes ou les processus qui permettent d'accroître l'utilisation des données administratives à des fins statistiques.

En outre, la DDA prévoyait concevoir un site intranet facile d'accès que les employés pourraient consulter afin de trouver des renseignements sur la gouvernance, des questions et réponses sur la façon de régler les problèmes ainsi que des liens vers un outil et des documents clés. Selon l'analyse réalisée sur le site intranet de la DDA, ces éléments n'ont pas encore été élaborés. Après un suivi auprès de la DDA, on a constaté que cette dernière collabore avec la Division des communications afin d'afficher un ensemble de questions et réponses communes. Parallèlement, des bulletins font des mises à jour sur les événements nouveaux et en cours, ainsi que sur les changements apportés aux pratiques exemplaires, à la gouvernance et au processus d'élaboration. De plus, la DDA fait constamment des présentations aux membres de la haute direction.

Division de la gestion de l'information

La section 6.2 de la Directive décrit les exigences applicables au directeur de la DGI. Ce dernier est tenu d'appuyer les programmes statistiques en :

élaborant des gabarits standards pour l'acquisition de données et en leur offrant du soutien et des conseils juridiques à propos de la rédaction des ententes sur les données administratives;
tenant un registre des ententes sur les données administratives et la délégation du pouvoir prévu à l'article 13;
tenant à jour et enregistrant sur Internet les fichiers de renseignements personnels (FRP) les données administratives que Statistique Canada reçoit d'autres organisations et qui renferment des renseignements personnels.

Selon les entrevues réalisées avec la DDA, la DGI et les programmes statistiques, la DGI apporte du soutien aux programmes statistiques en ce qui concerne : les gabarits standards pour les ententes d'acquisition de données et les conseils juridiques; et elle tient un registre des ententes sur les données administratives. Une lettre d'appel annuelle de la DGI rappelle aux programmes statistiques de consigner dans le FRP les données administratives qu'ils reçoivent d'autres organisations et qui renferment des renseignements personnels. La transparence lors de l'utilisation des données personnelles est un élément important pour maintenir la confiance du public. L'audit a fait un suivi et une vérification de la consignation des dossiers du FRP. L'audit a ainsi déterminé que neuf fichiers de l'échantillon auraient dû être consignés. Selon l'examen du site du FRP, seulement sept fichiers l'ont été. Le suivi réalisé auprès du responsable du programme chargé de deux fichiers a permis d'observer que le programme préparait les renseignements à présenter à la DGI afin qu'ils soient consignés.

Division des services de soutien intégrés

La section 6.4 décrit les exigences applicables au directeur de la Division des services de soutien intégrés. Ce dernier doit veiller à ce que les programmes statistiques remplissent la Demande de biens ou services, suivent les pratiques établies en matière d'approvisionnement et fassent la promotion des contrats à long terme pour l'acquisition des données administratives auprès d'une source privée moyennant des frais.

Lors de l'audit, 12 fichiers de données ont été sélectionnés pour les neuf divisions de l'échantillon et ils ont été retracés jusqu'à leur entente respective. Cela a permis de confirmer que les ententes avaient été formalisées; que les données avaient été acquises en vertu du pouvoir prévu à l'article 13 de la Loi sur la statistique; que l'utilisation prévue des données avait été documentée; et qu'un administrateur des données administratives était le seul point de contact de Statistique Canada.

L'audit a remarqué que trois ententes étaient des contrats à long terme pour l'acquisition de données administratives auprès d'une source privée moyennant des frais et que le programme statistique avait rempli la Demande de biens ou services et suivi les pratiques établies en matière d'approvisionnement. Le reste était constitué de protocoles d'entente. L'audit a constaté qu'un formulaire de délégation des pouvoirs valide et dûment signé était dans le dossier de toutes les ententes et que l'utilisation prévue avait été documentée. Ils ont également observé que l'une des ententes se composait d'une combinaison d'ententes formelles et informelles à l'échelle de l'organisme, chaque programme traitant directement avec le partenaire externe, au lieu qu'il y ait un seul point de contact de Statistique Canada.

Comité de gestion des données administratives

L'audit a constaté que, conformément au mandat du CGDA, soit assurer l'orientation stratégique en vue de l'acquisition, de la gestion et de l'utilisation efficaces et efficientes des données administratives et conseiller le Comité exécutif de gestion sur l'approche ou les mesures nécessaires pour améliorer ou accroître l'utilisation des données administratives dans l'organisme. Le Comité cherche activement à organiser et orienter les initiatives sur les données administratives avec la participation de tous les programmes statistiques. Le CGDA tient des réunions mensuelles ordinaires selon un ordre du jour complet et le secrétaire donne suite à toutes les mesures à prendre.

L'audit a conclu que la DDA et le CGDA participaient activement à l'orientation des initiatives visant la gestion administrative en établissant l'orientation stratégique de l'acquisition, de l'utilisation, de la manipulation et de la gestion des données administratives grâce aux instruments de politique. Toutefois, la modification du mandat de l'organisation, qui a ajouté des renseignements, qui sont accessibles au public et qui ne sont pour le moment pas inclus dans la définition des « données administratives », crée de la confusion dans les programmes. Le rôle nouvellement créé de l'administrateur des données administratives porte à confusion et n'est pas compris de la même manière dans l'ensemble de l'organisme. Les gestionnaires de projet sont au courant de la Directive, mais ne la connaissent pas bien. Certaines initiatives majeures en matière de communication pour promouvoir le partage des connaissances sur les méthodes et processus visant à accroître l'utilisation des données administratives à des fins statistiques n'ont pas été réalisées comme prévu par la DDA.

Recommandations :

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint, Secteur des études analytiques, de la méthodologie et de l'infrastructure statistique, fasse en sorte que :

les instruments de politique soient adaptés de manière à inclure une définition des « données disponibles publiquement » pour assurer une orientation et apporter des éclaircissements en vue d'obtenir des pratiques uniformes dans l'ensemble de l'organisme;
la formation sur les instruments de politique liés aux données administratives conçus par la DDA soit obligatoire pour les administrateurs des données administratives afin que le rôle et les responsabilités de ces derniers soient compris de manière uniforme à l'échelle de l'organisme;
les initiatives majeures en matière de communication de la DDA pour promouvoir le partage des connaissances sur les méthodes et processus visant à accroître l'utilisation des données administratives à des fins statistiques soient réalisées comme prévu.

Réponse de la direction :

La direction accepte les recommandations.

Les instruments de politique actuels seront modifiés de manière à inclure une définition des « données disponibles publiquement » et à documenter le contexte dans lequel on peut les obtenir.

Une stratégie sera élaborée afin de promouvoir une meilleure connaissance et une plus grande compréhension des instruments de politique suivants :

la Politique sur l'utilisation de données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique;
la Directive sur l'obtention des données administratives en vertu de la Loi sur la statistique.

Bien qu'il existe déjà du matériel didactique sur la Politique et la Directive, un examen sera mené et permettra de saisir le cadre actuel des cours afin de déterminer quels éléments seront les plus bénéfiques pour les utilisateurs finals. Les résultats de cet examen comprendront des recommandations sur la portée, la clientèle cible et les mécanismes de prestation.

Les travaux ont déjà débuté dans le but d'élaborer une stratégie de communication planifiée qui comprendra :

l'élaboration et la diffusion d'un guide;
l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan de communication et de documents de communication pour informer les employés au sujet des outils disponibles pour favoriser l'acquisition, y compris le guide.

Résultats attendus et échéancier :

Le directeur de la DDA et le directeur de la Direction des communications et de la diffusion :

fourniront des instruments de politique mis à jour d'ici mars 2017;
fourniront un rapport accompagné des résultats de l'examen d'ici juin 2017 et mettront à exécution les recommandations approuvées d'ici octobre 2017;
publieront le guide sur le Réseau de communications internes et élaboreront un plan de communication et du matériel de communication d'ici juin 2017; le plan sera mis en œuvre d'ici octobre 2017.

Gérance des données dans les programmes statistiques

Des mesures de contrôle des postes de travail informatiques sont en place et fonctionnent comme prévu pour protéger la confidentialité des données.

Les pratiques liées à la création de groupes de sécurité et de structures de répertoires varient à l'échelle de l'organisme. Les privilèges d'accès sont gérés à l'aide de deux systèmes qui ne comportent aucune procédure de surveillance formelle pour veiller à ce que ces privilèges soient limités en fonction du principe du besoin de connaître.

Des mesures de contrôle de l'accès aux systèmes, des procédures d'authentification et d'accès devraient être en place et conformes aux politiques, aux normes et aux directives pertinentes de Statistique Canada concernant la confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate. La conformité à ces politiques aide à assurer que l'accès aux systèmes, aux données et aux programmes est restreint aux seuls utilisateurs autorisés. Un suivi du rendement opérationnel devrait être fait pour déceler les erreurs – réelles ou éventuelles – qui augmenteraient autrement le risque opérationnel.

Milieu organisationnel

Une culture organisationnelle axée sur la protection de toutes les données a été créée à Statistique Canada

Lors des entrevues, on a observé que les employés qui manipulaient des données administratives n'établissaient aucune distinction avec les données d'enquête. Toutes les données qui sont recueillies sont protégées conformément au Code de conduite de Statistique Canada, qui précise ceci : " Les employés doivent protéger la confidentialité des données recueillies en tout temps et soutenir la confiance du public envers l'organisme. Les renseignements confidentiels doivent être partagés avec le personnel approprié uniquement en fonction du « besoin de connaître »".

À leur embauche, tous les employés doivent signer un serment afin d'avoir accès aux renseignements statistiques confidentiels. Ils doivent lire la Politique d'utilisation des réseaux et reconnaître qu'ils la respecteront tous les 90 jours ainsi que faire un test 90 jours avant de renouveler leur laissez-passer de sécurité. Des messages sont diffusés par courriel pour rappeler aux employés l'importance de la bonne gestion de l'information et des pratiques de sécurité lorsqu'ils traitent des renseignements statistiques de nature délicate. Par ailleurs, une semaine complète (Semaine de la sensibilisation à la sécurité) est consacrée à la sécurité et sert à renforcer l'importance des bonnes pratiques de gestion de l'information. Dans la mesure du possible, la sécurité de l'information est intégrée dans l'examen du rendement des employés. Les données recueillies lors des entrevues ont confirmé que les employés sont au courant des exigences en matière de sécurité et qu'ils les comprennent bien.

L'ensemble de politiques de Statistique Canada renforce collectivement l'importance de l'intégrité et des valeurs éthiques

Selon la documentation examinée, plusieurs politiques sont en place et font partie d'un cadre général qui assure la protection des renseignements statistiques de nature délicate à Statistique Canada. L'un des résultats attendus est formulé dans la Directive : « maintient la confiance du public envers l'organisme en documentant l'utilisation des données administratives et en la communiquant au public par l'entremise du site Web de Statistique Canada ». Des mesures de contrôle, comme la nécessité de conclure des ententes écrites pour toutes les acquisitions, la définition claire des rôles et responsabilités et la délégation du pouvoir prévu à l'article 13, sont prescrites dans la Directive pour assurer le respect des dispositions sur la confidentialité énoncées dans la Loi sur la statistique.

La Politique sur la gestion de l'information de Statistique Canada vise tous les fonds de renseignements et exige que tous les employés appliquent les principes, les normes et les pratiques de gestion de l'information dans l'exécution de leurs activités. Les entrevues ont révélé que les programmes participaient à la mise en œuvre du plan d'action de Statistique Canada en matière de gestion de l'information afin de remplir les exigences de la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor ainsi que les exigences de la Directive sur la gestion des statistiques agrégées et de la Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques concernant la conservation et la destruction de tous les fonds de données. Les gestionnaires ont mentionné que la mise en œuvre de ces initiatives était liée à leurs évaluations annuelles du rendement.

L'ensemble de politiques de Statistique Canada renforce collectivement la sécurité et la protection des fonds de renseignements grâce à des rappels réguliers aux employés, qui doivent respecter les exigences en matière de conformité.

Contrôles de la TI

Des mesures de contrôle des postes de travail sont en place pour protéger la confidentialité des données

La sécurité entourant les droits afférents aux postes de travail des utilisateurs a été renforcée pour éviter que les employés enregistrent des fichiers sur le disque dur de leur poste de travail ou obtiennent l'accès à un fichier à partir de leur profil. Les employés peuvent enregistrer des fichiers uniquement dans leur « dossier de profil d'utilisateur », qui se trouve sur le lecteur du réseau de Statistique Canada. Grâce à des tests et des revues générales, l'audit a déterminé que les utilisateurs ne pouvaient pas avoir accès à des renseignements à leur poste de travail s'ils étaient stockés dans le profil d'un autre utilisateur.

Les disques durs des postes de travail sur des ordinateurs portatifs sont chiffrés et tous les ports USB (bus série universel) sur des postes de travail nécessitent l'obtention, auprès de la Division des opérations des technologies de l'information (DOTI), d'une clé USB chiffrée approuvée par Statistique Canada. Une justification valable et l'approbation d'un directeur sont exigées pour obtenir l'accès à une clé USB chiffrée.

Il existe une solide connaissance de la nécessité d'assurer la conservation des données administratives confidentielles sur le réseau A

La Politique sur la sécurité informatique de Statistique Canada précise que tous les renseignements fournis à titre confidentiel doivent être traités, stockés, consultés ou transmis uniquement sur le réseau A. Pour valider que les fonds de données administratives sont uniquement stockés sur le lecteur du réseau sécurisé de la Division qui se trouve sur le réseau A, on a procédé à une revue générale des principaux contrôles et processus effectués par les administrateurs des données afin d'examiner leur fonds de données administratives. Cette revue a démontré que les fonds de données administratives dont s'occupe chaque programme sont stockés sur le lecteur du réseau sécurisé de chacun d'eux, sous des dossiers distincts du réseau A, et personne ne peut y avoir accès par l'entremise du réseau B.

Pratiques de gestion de l'information

De bonnes pratiques de gestion de l'information assurent que :

l'information est gérée pendant tout son cycle de vie;
l'information n'est pas dupliquée (c.-à-d. l'existence de plusieurs versions du même document dans plusieurs divisions est réduite);
l'information que contient l'infrastructure est fiable;
l'information est facilement accessible;
il existe des procédures de dépouillement et d'archivage;
des pratiques uniformes de sécurité sont employées pour protéger les fonds de données conformément au principe du besoin de connaitre.

Il existe des pratiques variables pour créer des groupes de sécurité et des structures de répertoires pour les fonds de données administratives à l'échelle de l'organisme

Dans la structure de gestion de l'information actuelle, toutes les divisions sont chargées de créer leur structure de dossiers afin de stocker, d'organiser et de sécuriser leur information, notamment les données administratives confidentielles. Tous les dossiers sont couplés à un groupe de sécurité qui définit les autorisations applicables (c.-à-d. lecture, modification, suppression ou une combinaison de celles-ci), détermine le responsable du groupe de sécurité et fournit le chemin d'accès au répertoire.

Les entrevues et les revues générales ont permis de démontrer qu'il n'existait pas de norme à l'échelle de l'organisme qui fournisse des directives sur la manière de créer et de nommer les groupes de sécurité et les structures de répertoires, ce qui a entraîné des pratiques incongrues dans l'ensemble de l'organisme quant à l'organisation et à la gestion des fonds de données. En raison des pratiques variables, il est difficile pour les équipes chargées des comptes informatiques de la DOTI de documenter et de mettre en œuvre une approche intégrée pour le traitement des demandes d'accès des utilisateurs. Cette situation accroît le risque que les autorisations d'accès des utilisateurs aux données administratives ne se limitent pas au principe du besoin de connaître puisque des privilèges d'accès pourraient être accordés par erreur ou de façon intentionnelle à un dossier et parce que plusieurs versions d'un fichier de données administratives pourraient être dupliquées et détenues par des utilisateurs.

Afin de réduire ces risques, la DGI cherche à obtenir l'approbation de l'organisation à son Conseil de planification du secteur afin que le SDAO devienne le système intégré de gestion du processus d'approbation des autorisations d'accès à tous les renseignements Protégé A et B (ce qui comprend les données administratives). De même, la DGI a créé des pratiques exemplaires sur le stockage de tous les fonds de données de Statistique Canada précisant que les programmes devront organiser leurs fonds de données à l'aide d'étiquettes et de dossiers restreints et les identifier; que les règles d'affectation des noms aux dossiers et aux groupes de sécurité seront normalisées; et que les dossiers à usage restreint seront marqués d'un indicateur d'autorisation afin d'être générés uniquement grâce au SDAO. Des projets ont été mis en place afin de mettre à l'essai les pratiques exemplaires et leur application dans le SDAO grâce à la validation du principe.

Les privilèges d'accès sont actuellement gérés à l'aide de deux systèmes différents, de façon informelle grâce au GDS ou de manière formelle grâce au SDAO

Les employés doivent demander des privilèges d'accès à tous les fonds de données à l'aide du système de GDS ou du SDAO. Au cours des deux dernières années, des efforts ont été faits pour que des employés migrent du Système de demande d'accès aux données (SDAD) vers le SDAO puisque le SDAD devait être mis hors service par Services partagés Canada le 31 mars 2016. L'audit a constaté que, pour le moment, seuls quelques programmes ont migré au SDAO et que, sur les neuf divisions de l'échantillon, trois étaient en voie de migrer au SDAO et aucun calendrier d'achèvement n'était prévu.

Processus de demande d'approbation de GDS :

Le processus d'approbation des fonds de données gérés à l'aide du système de GDS est informel. Les utilisateurs demandent des privilèges d'accès en envoyant un courriel ou en passant un appel téléphonique. Une fois l'approbation accordée, l'utilisateur ou l'administrateur des données présente une demande de GDS. L'équipe chargée des comptes de la DOTI active manuellement cette demande. Puisque le processus d'approbation est informel et qu'aucun dossier n'est conservé, l'audit n'a pas pu examiner d'échantillons d'utilisateurs dans le système de GDS pour vérifier s'ils avaient été approuvés par le bon niveau d'autorisation. L'audit a observé qu'une division avait créé un formulaire de diffusion des données destiné aux employés des autres programmes qui doivent demander des données et justifier l'approbation par leur superviseur et leur directeur.

Processus de demande d'approbation du SDAO :

Le processus d'approbation des fonds de données gérés par l'entremise du SDAO permet aux programmes statistiques d'automatiser le processus d'approbation et d'exercer un contrôle sur les privilèges d'accès aux données. Les utilisateurs doivent ouvrir une session (comme lorsqu'ils ouvrent une session sur leur poste de travail); donner leur identité; indiquer l'ensemble de données demandées et fournir une justification; entrer une date d'expiration (le maximum autorisé est d'un an); lire et accepter les conditions d'utilisation, puis présenter la demande remplie en vue de son approbation. Le système enclenche alors le processus d'approbation. La demande est transmise en vue de son approbation, d'abord au superviseur du programme, ensuite au directeur du programme et à l'administrateur des données, et enfin au directeur qui détient le pouvoir prévu à l'article 13 pour l'ensemble des données administratives. Le SDAO génère finalement une demande de GDS pour l'équipe chargée des comptes informatiques qui configure manuellement les privilèges d'accès de l'utilisateur approuvé. Le SDAO conserve une piste de vérification du processus d'autorisation et fournit des rapports sur le nombre d'utilisateurs et les données auxquelles ils ont accès.

Des demandes et justifications de données, ainsi que les niveaux d'approbation appropriés ont été examinés pour dix utilisateurs sélectionnés selon un échantillon discrétionnaire dans le SDAO. Une piste de vérification de la demande et de la justification des données ainsi que des niveaux d'approbation était disponible dans le SDAO pour neuf utilisateurs. L'approbation avait été accordée à un utilisateur, mais les renseignements sur les ensembles de données auxquels il devait avoir accès n'étaient pas indiqués.

Les privilèges d'accès accordés grâce au processus d'approbation de GDS ne comportent pas de date d'expiration

Pour tous les secteurs de programmes qui n'utilisent pas le SDAO, les privilèges d'accès accordés à un groupe de sécurité ne comportent pas de date d'expiration et l'administrateur des données est tenu de supprimer les privilèges d'accès des utilisateurs aux données administratives.

Selon les entrevues, aucune procédure de suivi formelle n'est en place. Les activités de suivi sont menées au cas par cas et le suivi des employés qui changent de programme n'est pas effectué de manière rigoureuse, ce qui permet à des employés de continuer d'avoir accès à des fonds de données dont ils n'ont plus besoin dans l'exercice de leurs nouvelles fonctions et de ne pas respecter le principe du besoin de connaitre. Une application de TI portant le nom d'Active Directory Search a été élaborée à l'interne et permet aux administrateurs de la TI de déterminer et de gérer l'accès des utilisateurs dans les groupes de sécurité. Cet outil a été mis à la disposition de certains programmes pour qu'ils puissent surveiller et mettre à jour leurs groupes de sécurité et l'accès des utilisateurs.

Les utilisateurs qui demandent l'accès à des données administratives grâce au SDAO doivent entrer une date d'expiration qui ne peut pas être supérieure à an. Avant qu'une demande n'arrive à expiration, un avis est envoyé aux utilisateurs pour leur faire savoir que, s'ils ont toujours besoin de cet accès, ils doivent entrer une nouvelle demande dans le SDAO. S'ils ne font rien, les avis du SDAO sont envoyés à l'équipe chargée des comptes informatiques de la DOTI pour que l'accès de ces utilisateurs soit supprimé. Le processus est automatisé par le SDAO pour assurer l'application du « principe du besoin de connaître».

L'audit a conclu qu'une culture organisationnelle axée sur la protection de toutes les données avait été créée à Statistique Canada et que l'ensemble de politiques de l'organisme renforçait collectivement l'importance de l'intégrité et des valeurs éthiques. Il existe une bonne connaissance des exigences de conserver les données administratives confidentielles sur le réseau A et des mesures de contrôle des postes de travail informatiques sont en place pour protéger la confidentialité des données, mais les pratiques de création des groupes de sécurité et de la structure des répertoires varient à l'échelle de l'organisme. Les privilèges d'accès sont gérés selon deux systèmes différents, sans procédures de suivi formelles pour garantir que les privilèges d'accès sont restreints selon le principe du besoin de connaître.

Recommandations :

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint, Secteur des études analytiques, de la méthodologie et de l'infrastructure statistique, s'assure :

qu'une norme et des règles d'affectation des noms à l'échelle de l'organisme pour créer des groupes de sécurité et des structures de répertoires soient élaborées et documentées afin que les pratiques de gestion des fonds de données deviennent uniformes à l'échelle de l'organisme;
qu'il existe une approche intégrée de traitement des autorisations d'accès à toutes les données administratives pour conserver une piste de vérification du processus d'autorisation, du nombre d'utilisateurs et des données auxquelles ils ont accès;
que des pratiques exemplaires soient élaborées et documentées par la DGI sur la gestion de tous les fonds de données à accès restreint de Statistique Canada afin que les pratiques d'organisation et de gestion des fonds de données confidentielles soient uniformes à l'échelle de l'organisme;
que les privilèges d'accès des utilisateurs et les groupes de sécurité soient surveillés régulièrement par les gestionnaires de programme pour que les privilèges d'accès soient restreints au principe du besoin de connaître.

Réponse de la direction :

La direction accepte les recommandations.

Une norme sur la création de groupes de sécurité et d'une structure de répertoires à l'échelle de l'organisme est en voie d'élaboration. Des normes et des règles d'affectation des noms seront créées et seront testés grâce à la validation du principe.

Les résultats de la validation du principe détermineront les mesures à prendre, notamment l'élaboration d'une stratégie de mise en œuvre et le calendrier.
Un plan de communication sera établi pour informer les utilisateurs à propos des nouvelles normes.

Le SDAO offrira une méthode intégrée pour traiter les autorisations d'accès et tenir un registre des pistes de vérification, du nombre d'utilisateurs et des données auxquelles ils ont accès. Toutefois, dans la majorité des divisions, le SDAO n'est pas utilisé pour gérer tous les ensembles de données. Pour le moment, ce système n'est employé que par un sous-ensemble de divisions dans l'organisation et, dans ces divisions, il n'est utilisé que pour gérer un sous-ensemble de tous les ensembles de données. Le SDAO n'assure pas la mise en œuvre d'une approche intégrée (il suit les exigences des divisions). On prévoit instaurer une approche uniforme à l'aide du SDAO et mettre en œuvre ce système dans toutes les divisions.

Lorsque toutes les divisions auront adopté le SDAO, les programmes surveilleront les privilèges d'accès des utilisateurs et les groupes de sécurité grâce à ce système.

La DGI veillera à appuyer la mise en place des groupes de sécurité et des privilèges d'accès si de nouvelles infrastructures sont instaurées à Statistique Canada.

Résultats attendus et échéancier :

Le directeur de la DGI et le directeur de la Direction des communications et de la diffusion :

élaboreront et procéderons à des tests de validation du principe applicable à la norme et à la structure d'ici mars 2017, l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie et d'un calendrier seront en place d'ici mai 2017 et un plan de communication sera instauré d'ici septembre 2017;
élaboreront une feuille de route pour intégrer les divisions dans le SDAO d'ici mai 2017 et un échéancier pour la mise en œuvre du SDAO sera fixé en mai 2017;
rendront compte de l'utilisation du SDAO dès sa mise en œuvre dans l'organisme et un échéancier sera fixé en mai 2017.

Annexes

Annexe A : Critères d'audit

Critères d'audit
Objectif du contrôle / Contrôles de base / critères	Sous-critères	Instrument de politique
Objectif 1 : Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance adéquat et appliqué de manière uniforme pour appuyer la gestion efficace des données administratives.
1.1 L'orientation stratégique et les objectifs relatifs à la gestion des données administratives sont établis, clairement définis et communiqués.	1.1.1 L'orientation stratégique et les objectifs sont documentés. 1.1.2 Les processus et procédures existent, sont documentés et sont communiqués. 1.1.3 Les organismes de surveillance appropriés et adéquats ont été établis pour surveiller la gestion des données administratives.	Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) Contrôle de gestion de base Organigramme de Statistique Canada Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada Procès-verbal des réunions du CGDA Politique sur la gestion de l'information Politique sur l'utilisation des données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique (ébauche) Directive sur l'obtention des données administratives en vertu de la Loi sur la statistique Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques Directive sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate Directive sur le couplage d'enregistrements (6.0)
1.2 Les rôles, les responsabilités et l'imputabilité pour la gestion des données administratives sont clairs et bien communiqués.	1.2.1 Les rôles, les responsabilités et l'imputabilité pour l'acquisition des données administratives par la DDA sont clairement documentés et bien compris à Statistique Canada. 1.2.2 Les rôles, les responsabilités et l'imputabilité des administrateurs des données et de divers groupes de travail chargés de gérer les données administratives sont clairement documentés et bien compris.
1.3 Il existe des pratiques adéquates de gestion des risques pour assurer la sécurité des données administratives confidentielles.	1.3.1 Des stratégies d'atténuation des risques ont été élaborées pour contrer les principaux risques et elles sont surveillées régulièrement pour assurer la sécurité et la confidentialité des données administratives. 1.3.2 Les employés sont au courant des directives sur les valeurs et l'éthique et ils comprennent à qui et à quel endroit ils doivent signaler les éventuels écarts de conduite.
1.4 La DDA et le CGDA fournissent aux employés les outils, les ressources, les renseignements et la formation nécessaires pour soutenir l'exercice de leurs responsabilités et atteindre les résultats attendus.	1.4.1 Il existe un plan de formation et de perfectionnement convenable pour les intervenants qui s'occupent du processus de gestion des données administratives. 1.4.2 Les employés ont accès à suffisamment d'outils, comme des logiciels, du matériel, des méthodes de travail et des procédures opérationnelles normalisées. 1.4.3 Il existe un processus de partage des renseignements pour soutenir la diffusion efficiente et ciblée de renseignements fiables et utiles aux bons intervenants.
1.5 Lorsque la situation le permet, l'organisation mise sur les possibilités de collaboration afin d'obtenir des données administratives et de réduire le fardeau des citoyens.	1.5.1 Statistique Canada utilise le processus de planification stratégique pour identifier les possibilités de collaboration avec des partenaires externes. 1.5.2 Il existe des processus et des mécanismes formels de communication qui soutiennent le partage de renseignements pertinents, fiables et en temps utile.
Objectif 2 : Des mécanismes de contrôle efficaces de la sécurité et de la confidentialité des données administratives sont en place et assurent la conformité aux lois, aux politiques et aux directives pertinentes de Statistique Canada.
2.1 La confidentialité des données administratives est protégée.	2.1.1 L'accès aux données administratives est limité aux personnes autorisées. 2.1.2 Les directeurs font un suivi de l'emplacement, des utilisateurs et de l'utilisation des données administratives conservées dans leur division. 2.1.3 Les dossiers de données administratives sont gardés en lieu sûr, conformément aux politiques, aux directives et aux lois sur la protection des renseignements personnels de Statistique Canada. 2.1.4 Il existe des procédures pour surveiller et supprimer l'accès aux données administratives lorsqu'un employé change de fonctions.	Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) Contrôle de gestion de base Organigramme de Statistique Canada Directives concernant la qualité de Statistique Canada Procès-verbal des réunions du CGDA Politique sur la gestion de l'information Politique sur l'utilisation des données administratives obtenues en vertu de la Loi sur la statistique (ébauche) Directive sur l'obtention des données administratives en vertu de la Loi sur la statistique Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques Directive sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate Directive sur le couplage d'enregistrements (6.0)
2.2 La direction a établi des processus sur l'élaboration et la gestion des ententes administratives conclues avec des tiers.	2.2.1 Le processus en place respecte les exigences stratégiques et législatives pertinentes et est conforme aux valeurs éthiques ainsi qu'aux codes de conduite de Statistique Canada. 2.2.2 Les processus sont compris et suivis. 2.2.3 L'acquisition de données administratives est : documentée de façon formelle; approuvée par l'article 13; appuyée par l'entente et les conditions applicables. 2.2.4 La DDA et la DGI donnent des avis et des conseils sur l'acquisition des données administratives.
2.3 La direction reçoit des renseignements pertinents et en temps opportun pour prendre des décisions	2.3.1 La direction et l'organisme ou les organismes de surveillance demandent et obtiennent des renseignements exacts, complets et en temps opportun. 2.3.2 Le répertoire des dossiers de données administratives est exact, bien organisé et conservé dans un répertoire central. 2.3.3 Les données administratives confidentielles sont conservées sur le réseau A. 2.3.4 Les ensembles de données administratives contenant des renseignements personnels sont repérés et marqués en vue d'être signalés au Fichier de renseignements personnels. Les identificateurs personnels sont supprimés.
2.4 La direction évalue le caractère adéquat de la combinaison de mesures de contrôle en place pour assurer la confidentialité des données administratives et surveille l'efficacité de ces mesures à intervalles réguliers.	2.4.1 Les mesures de contrôle de la comprennent une combinaison de mesures manuelles et automatiques. 2.4.2 L'efficacité opérationnelle des mesures de contrôle est régulièrement testée. 2.4.3 Les exceptions aux politiques et aux procédures exigées sont repérées et les mesures indiquées sont prises.
2.5 Par ses actions, la direction démontre que l'intégrité et les valeurs éthiques de l'organisation ne peuvent pas être compromises (c.-à-d. qu'elle favorise l'acquisition sécuritaire des données administratives et insiste sur un processus qui est conforme aux politiques et aux procédures établies).	2.5.1 Par la communication, la direction renforce régulièrement l'importance de l'intégritéet des valeurs éthiques pendant l'acquisition, la gestion et l'élimination sécuritaire des dossiers de données administratives. 2.5.2 La direction intervient rapidement et prend des mesures appropriées en cas d'écart par rapport aux politiques et aux procédures approuvées.

Annexe B : Acronymes

Acronymes
Acronyme	Description
CGDA	Comité de gestion des données administratives
DDA	Division des données administratives
DGI	Division de la gestion de l'information
DOI	Division des opérations et de l'intégration
DOTI	Division des opérations des technologies de l'information
FRP	Fichier de renseignements personnels
GDS	Gestion des demandes de service
SDA	Secrétariat des données administratives
SDAD	Système de demande d'accès aux données
SDAO	Système de demande d'accès de l'organisme
TI	Technologie de l'information
USB	Universal Serial Bus (bus série universel)

Audit du Registre des entreprises

Septembre 2016
Numéro de projet : 80590-94

Table des matières

Sommaire
Introduction
- Contexte
- Objectifs de l'audit
- Portée
- Approche et méthodologie
- Autorité
Constatations, recommandations et réponse de la direction
- Cadre à l'appui du Registre des entreprises
- Mécanismes de contrôle pour le Registre des entreprises
- Traitement des données
- Mise à jour des données du Registre des entreprises
- Information fournie aux clients
Annexes
- Annexe A : Critères de l'audit
- Annexe B : Acronymes

Sommaire

Le Registre des entreprises (RE) est le répertoire central de données sur les entreprises au Canada. Il s'agit de la principale base de sondage pour le programme de la statistique économique de Statistique Canada (« l'organisme »). Le RE comprend une liste complète, à jour et unique de toutes les entreprises actives (6 millions) au Canada. Le rôle du RE est de servir de base de sondage pour les activités de collecte de données de Statistique Canada (c.-à-d. les enquêtes) et de fournir une liste exhaustive des entités commerciales, à partir de laquelle les échantillons d'enquête sont sélectionnés.

Les dossiers des entreprises qui sont conservés dans le RE sont classés comme correspondant à des structures d'entreprise simples ou complexes. La partie des structures complexes du RE représente environ 1 % de toutes les entreprises actives dans la base de données, et environ 52 % de l'activité économique totale au Canada. La partie des structures simples représente environ 99 % de toutes les entreprises actives dans la base de données, et environ 48 % de l'activité économique totale au Canada.

L'une des principales méthodes de mise à jour du RE est l'établissement de profils, qui consiste à effectuer des recherches sur Internet, des appels téléphoniques et des visites sur place, en vue de recueillir des renseignements sur la structure juridique et opérationnelle de l'entreprise, son adresse, ses activités principales, son numéro de code selon le Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN), ses rapports, ses pratiques comptables et tous les renseignements financiers pertinents la concernant. Des représentants des deux programmes, le Programme du RE de la Division des registres statistiques et de la géographie (DRSG) et le Programme de gestion de portefeuille d'entreprises de la Division de la statistique des entreprises, mènent les activités d'établissement de profils.

Des intervenants de l'ensemble de Statistique Canada jouent un rôle important dans le maintien de la qualité des données du RE. La Division des données administratives de l'organisme assure la liaison avec l'Agence du revenu du Canada (ARC), en vue de recueillir des données administratives de l'impôt et d'appliquer des procédures de validation avant les téléchargements dans le RE. Les divisions spécialisées et les bureaux régionaux sont chargés de collaborer avec le Programme du RE; ils assurent la mise à jour des données du RE et reçoivent des fichiers de sortie appropriés pour déterminer les échantillons et élaborer les enquêtes.

L'audit visait à fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification l'assurance que :

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance approprié pour appuyer la qualité du RE.
Des mécanismes de contrôle efficaces ont été établis et sont appliqués de façon uniforme, afin d'assurer le maintien de la qualité des données dans le RE, en conformité avec les Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada.

La portée de l'audit comprenait un examen du Cadre d'assurance de la qualité des données du RE. L'audit a porté sur la période du 1^er avril 2015 au 31 janvier 2016.

Pourquoi est-ce important?

Statistique Canada continue de mener à bien son mandat en fournissant aux Canadiens des données de qualité concernant l'état de l'économie canadienne. Le RE fournit à Statistique Canada une base de sondage pour le programme de la statistique économique, en vue de la tenue d'enquêtes. Ainsi, il est essentiel d'établir un cadre de gouvernance approprié et des mécanismes de contrôle efficaces pour assurer le maintien de la qualité des données dans le RE, conformément aux Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada.

Principales constatations

Dans l'ensemble, les rôles, responsabilités et imputabilités des employés clés responsables de la qualité du RE, y compris des intervenants de l'extérieur du RE, sont bien compris; toutefois, dans certains cas, ces rôles et responsabilités ne sont pas documentés formellement. Même si de nombreux intervenants sont concernés et s'intéressent directement à la qualité des données du RE, aucun cadre global de reddition de comptes n'a été établi pour intégrer les rôles, responsabilités, imputabilités et interdépendances de tous les intervenants. Les risques pour le RE n'ont pas été formellement identifiés et validés, mais ils sont discutés dans les réunions clés de la direction, sur une base permanente.

Des processus formels ont été établis pour valider et tester les mises à jour des données avant leur téléchargement dans le RE; toutefois, la documentation concernant les résultats de ce processus est limitée, et plus particulièrement en ce qui a trait aux problèmes décelés et aux procédures de suivi appliquées pour des données particulières.

Les processus en place sont appropriés pour s'assurer que l'établissement des profils des activités des entreprises et les mises à jour du RE en découlant sont menés à bien. Des documents d'orientation ont été élaborés pour appuyer le personnel dans ses activités au quotidien. Toutefois, aucun critère particulier n'a été établi pour déterminer la priorité des avis de mises à jour (messages) du RE reçus par les chargés de profils, et on n'a pas fixé de cibles ou d'échéances pour donner suite aux messages.

Un programme d'assurance de la qualité a été établi pour évaluer la qualité des données clés du RE, et il continue d'être passé en revue et mis à jour. Il existe des possibilités d'améliorer ce qui suit :

Les activités d'établissement de profils du RE devraient faire l'objet d'un contrôle formel, afin de veiller à ce que les activités et les résultats soient documentés et à ce que les approches soient uniformes d'un superviseur à l'autre.
Des mécanismes appropriés d'assurance de la qualité devraient être appliqués aux activités d'établissement de profils dans l'ensemble de l'organisme.
Même si les processus de formation et d'orientation sont bien définis et documentés, un cours de perfectionnement devrait être élaboré, et des exemples et exercices plus pratiques devraient être inclus dans le contenu de la formation.

Des processus sont en place et ont été documentés pour la validation des fichiers de données de production utilisés pour les enquêtes; toutefois, il existe des données limitées concernant les résultats du processus de validation, y compris les problèmes de suivi, la communication avec les divisions spécialisées et le règlement final.

Conclusion générale

Le Programme du RE comporte une structure de gouvernance pour assurer la qualité permanente de ses données. La complexité croissante du RE, ainsi que le nombre d'intervenants responsables de l'assurance de la qualité, ont fait en sorte qu'il est nécessaire de trouver des façons d'améliorer la gouvernance et la gestion des risques. Cela pourrait se faire en formalisant le cadre de reddition de comptes, en énonçant les rôles, responsabilités, imputabilités et interdépendances de tous les intervenants du RE, ainsi qu'en identifiant formellement et en gérant les risques, à l'intérieur du cadre de gestion des risques à l'échelle de l'organisme.

Dans l'ensemble, l'audit a permis d'identifier que des mécanismes de contrôle efficaces sont en place et sont appliqués de façon uniforme, afin d'assurer la qualité permanente du RE. Le renforcement du caractère formel d'éléments particuliers du programme d'assurance de la qualité garantirait une plus grande efficience et le maintien de la conformité aux Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada.

Conformité aux normes professionnelles

Cet audit s'est déroulé conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, appuyées par les résultats d'un programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Des procédures d'audit suffisantes et appropriées ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour appuyer l'exactitude des constatations et des conclusions énoncées dans le présent rapport et fournir une assurance de niveau audit. Les constatations et les conclusions sont fondées sur une comparaison des conditions, telles qu'elles existaient à l'époque, au regard de critères d'audit préétablis. Les constatations et conclusions s'appliquent à l'entité examinée et pour la portée et la période de référence de l'audit.

Steven McRoberts
Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation

Introduction

Contexte

La qualité est ce qui caractérise Statistique Canada. L'organisme tente d'intégrer la pertinence et la qualité dans tous ses programmes et produits. La qualité des statistiques officielles repose sur l'emploi de méthodes scientifiques éprouvées, qui sont adaptées progressivement aux besoins changeants des clients, à la réalité en évolution que Statistique Canada tente de mesurer ou à la capacité ou la volonté des répondants de fournir des données fiables et à jour. Les Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada définissent la qualité du point de vue de six éléments : pertinence, exactitude, actualité, accessibilité, intelligibilité et cohérence. Ensemble, ces éléments aident les gestionnaires de programme à tenir compte de la nature multidimensionnelle de la qualité.

Le Registre des entreprises (RE) est le répertoire central de données sur les entreprises au Canada. Il est utilisé comme principale base de sondage pour le programme de la statistique économique de Statistique Canada. Il comprend une liste complète, à jour et unique de toutes les entreprises actives (environ 6 millions) au Canada, qui ont un compte d'impôt sur le revenu des sociétés (T2), des employés (PD7) ou un compte de taxe sur les produits et services (TPS), ainsi que les propriétaires uniques qui déclarent un revenu d'entreprise (T1). Le rôle du RE est de servir de base de sondage pour les activités de collecte de données de Statistique Canada (c.-à-d. les enquêtes) et de fournir une liste exhaustive des entités commerciales, à partir de laquelle les échantillons d'enquête sont sélectionnés. Le RE comprend des attributs clés, comme la classification des industries, les revenus et le nombre d'employés, qui servent à stratifier les échantillons d'enquête, afin d'améliorer l'efficacité de l'échantillonnage. Environ 200 enquêtes auprès des entreprises utilisent le RE pour appuyer leurs activités, y compris l'établissement d'une base de sondage, l'échantillonnage, la collecte et le traitement des données, ainsi que la production d'estimations.

Les dossiers d'entreprise qui sont conservés dans le RE sont classés comme correspondant à des structures d'entreprise simples ou complexes. Les structures d'entreprise complexes dans le RE représentent environ 1 % de toutes les entreprises actives dans la base de données, et environ 52 % de l'activité économique totale au Canada. Les structures simples représentent environ 99 % de toutes les entreprises actives dans la base de données, et environ 48 % de l'activité économique totale au Canada.

Les données sont mises à jour au moyen d'activités d'établissement de profils, qui consistent à procéder à des interviews approfondies par téléphone ou sur place auprès de cadres d'entreprise, en vue d'obtenir toutes les données financières pertinentes, ainsi que les données sur les relations et les structures d'une entreprise. Des modifications et des corrections des données de base de sondage dans le RE sont aussi transmises régulièrement par les secteurs de collecte d'enquête, pendant la collecte de données d'enquêtes économiques. Des outils de recherche comme Internet, les gazettes provinciales, les publications spécialisées et d'entreprises, ainsi que les coupures de presse, sont aussi utilisés pour mettre à jour les données du RE.

Les activités d'établissement de profils du RE relèvent principalement de deux programmes : les chargés de profils du RE de la Division des registres statistiques et de la géographie (DRSG) et ceux de la Gestion de portefeuille d'entreprises (GPE) de la Division de la statistique des entreprises (DSE). On a confié aux chargés de profils de la GPE environ 350 des entreprises les plus importantes du RE. Les chargés de profils du RE sont chargés d'établir le profil de toutes les autres entreprises classées comme des structures d'entreprise complexes. Les chargés de profils du RE et de la GPE sont responsables d'établir les profils et de mettre à jour les données pour les entreprises complexes, à partir de données administratives et de messages des divisions spécialisées (DS), des bureaux régionaux, et par suite des demandes de mises à jour des données des services de collecte.

Les intervenants de l'ensemble de Statistique Canada jouent un rôle important dans le maintien de la qualité des données du RE. La Division des données administratives (DDA) assure la liaison entre Statistique Canada et l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour les données fiscales et les essais de validation des changements dans les données administratives fournies par l'ARC, afin qu'elles correspondent au système du RE. Les divisions spécialisées et les bureaux régionaux, sont chargés de fournir des données à jour au RE. Ils envoient des messages aux chargés de profils pour les entreprises complexes, ou procèdent eux-mêmes directement à des mises à jour dans le cas des entreprises simples, sur la base de la rétroaction d'enquête. Les divisions spécialisées collaborent aussi avec les gestionnaires de compte d'enquête (GCE) pour s'assurer que les fichiers de sortie reçus du RE répondent aux besoins des GCE et que ces derniers peuvent se fier aux données du RE pour la création des enquêtes.

Le diagramme suivant représente le processus opérationnel principal du RE.

**Figure 1. Le processus opérationnel principal du RE**

Un cadre d'assurance de la qualité a été établi dans le Programme du RE pour valider et analyser les principales sources de données et les principaux produits. On procède à la détection des erreurs sur une base continue, au moyen de diverses méthodes, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du Programme du RE. Une Enquête sur l'assurance de la qualité est menée sur une base bimensuelle, et est conçue principalement pour tirer des conclusions concernant la qualité de tout le codage du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) dans le RE, et plus particulièrement le taux d'erreur (proportion d'entreprises codées incorrectement), le taux de volatilité (proportion d'entreprises ayant un numéro périmé du SCIAN) et le taux de disparition (proportion d'entreprises inactives). Les taux d'erreur et de disparition sont produits au niveau du secteur industriel sur la base de l'enquête. Puis, on met à jour la classification et la situation de l'entreprise en conséquence dans le RE. Des mesures permanentes d'assurance de la qualité ont aussi été établies et mises en œuvre dans le Programme du RE. De façon plus particulière, le RE vérifie 100 % des mises à jour effectuées par les nouveaux employés, et les superviseurs procèdent régulièrement à des vérifications ponctuelles concernant les changements apportés au RE par les chargés de profils. Un programme de formation exhaustif est en place pour ceux qui sont chargés de mettre à jour le RE.

Objectifs de l'audit

Les objectifs de l'audit étaient de fournir au statisticien en chef et au Comité ministériel de vérification l'assurance que :

Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance approprié pour appuyer la qualité du RE.
Des mécanismes de contrôle efficaces ont été établis et sont appliqués de façon uniforme, afin d'assurer le maintien de la qualité des données dans le RE, en conformité avec les Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada.

Portée

La portée de l'audit comprenait les aspects suivants, afin d'évaluer si :

la gouvernance, les rôles, les responsabilités et les imputabilités pour la qualité des données dans le Programme du RE, ainsi que pour d'autres utilisateurs qui accèdent au RE et le mettent à jour, sont clairs et bien communiqués;
la direction identifie et évalue les risques qui pourraient empêcher l'obtention de données de qualité pour le RE;
des processus efficaces ont été établis pour l'entrée des données dans le RE, les mises à jour manuelles des données du RE, et la production de données extraites du RE et fournies aux clients pour l'élaboration d'enquêtes; et
la formation et l'orientation fournies aux utilisateurs du RE sont appropriées pour qu'ils s'acquittent des responsabilités relatives au RE et veillent à ce que la qualité des données soit maintenue dans le RE.

La portée de l'audit comprenait un examen du Cadre d'assurance de la qualité des données du RE. L'audit a porté sur la période du 1^er avril 2015 au 31 janvier 2016.

Les critères de l'audit sont présentés à l'annexe A.

Approche et méthodologie

Les travaux d'audit comprenaient une analyse et un examen exhaustifs de la documentation pertinente, des entrevues avec les gestionnaires et les employés clés, et des tests de vérification, afin d'évaluer l'efficacité des processus en place.

Les travaux sur le terrain comprenaient un examen et des tests sur les processus et les procédures du Programme du RE liés à la qualité et à l'exactitude des données de celui-ci.

L'audit a permis d'évaluer le Programme du RE par rapport à des éléments des Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada. Compte tenu de l'évaluation des risques, cet audit a été principalement axé sur les éléments d'exactitude et de cohérence de ces lignes directrices.

Autorité

L'audit a été mené en vertu des autorités du Plan intégré d'audit et d'évaluation fondé sur les risques approuvé par Statistique Canada pour 2015-2017 à 2019-2020.

Constatations, recommandations et réponse de la direction

Cadre à l'appui du Registre des entreprises

Dans l'ensemble, les rôles, responsabilités et imputabilités des employés clés responsables de la qualité du RE, y compris les intervenants de l'extérieur du Programme du RE, sont bien compris; toutefois, dans certains cas, ces rôles et responsabilités ne sont pas documentés formellement.

Même si de nombreux intervenants sont concernés et s'intéressent directement à la qualité des données du RE, aucun cadre global de reddition de comptes n'a été établi pour intégrer les rôles, responsabilités, imputabilités et interdépendances de tous les intervenants.

Les risques pour le RE n'ont pas été formellement identifiés et validés, mais ils sont examinés dans les réunions clés de la direction, sur une base permanente.

Par définition, le Programme du RE dépend de plusieurs organisations de Statistique Canada pour assurer le maintien de la qualité des données. Cela comprend la DDA, qui assure la liaison avec l'ARC et valide les données reçues de celle-ci, ainsi que les divisions spécialisées, qui mettent à jour le RE et qui reçoivent des fichiers de sortie pour les échantillons d'enquête.

Compte tenu du nombre d'intervenants responsables du maintien du RE, un cadre robuste de gouvernance et de reddition de comptes est essentiel pour assurer la qualité du RE. Les rôles, responsabilités et imputabilités pour la qualité des données du RE, y compris ceux de la DDA et des divisions spécialisées, doivent être clairement documentés et bien compris, et ils doivent comprendre des mécanismes de supervision formels pour contrôler la qualité des données du RE.

Aucun cadre formel n'a été établi pour énoncer les rôles, responsabilités, imputabilités et interdépendances clés des parties concernées.

L'établissement de rôles, de responsabilités et des imputabilités pour les intervenants est une composante clé des structures de gouvernance. L'équipe d'audit a noté que, même si les rôles, responsabilités et imputabilités des employés clés responsables de la qualité du RE sont appropriés et bien compris, ces rôles et responsabilités sont documentés formellement à des niveaux différents.

Dans le cadre du Programme du RE, on a mis au point, outre les descriptions de travail formelles, un guide abrégé du RE, qui décrit les divers rôles et responsabilités des différentes sections du RE. Toutefois, le guide n'identifie pas les intervenants externes qui influencent la qualité des données du RE. Le Programme de GPE a aussi sa propre documentation concernant les activités d'établissement de profils et les responsabilités connexes.

Même si la DDA est responsable des diverses procédures de validation des fichiers de données reçus de l'ARC, afin d'identifier les erreurs ou les valeurs aberrantes dans les données, avant leur chargement dans le RE, ces rôles et responsabilités ne sont pas formellement documentés.

Une entente sur les niveaux de service (ENS) existe entre le RE et les divisions spécialisées, y compris les bureaux régionaux, et fait état des rôles et responsabilités particuliers des divisions spécialisées concernant le RE. Même si l'ENS n'énonce pas de tâches particulières concernant la qualité des données, certaines des fonctions décrites, affectent et améliorent la qualité des données.

Deux comités, le Comité de liaison du RE et le Comité des enjeux stratégiques du RE, ont été établis et représentent les intervenants de l'ensemble de Statistique Canada, afin d'appuyer la qualité des données du RE, de la façon suivante :

Le Comité de liaison du RE fonctionne au niveau opérationnel et est chargé d'informer toutes les divisions spécialisées des changements relatifs à la base de sondage du RE qui pourraient avoir des répercussions sur leurs programmes d'enquête. Le comité est constitué de représentants de la Division des registres statistiques et de la géographie (DRSG), de la DDA, de tous les gestionnaires d'enquête des clients, de méthodologistes de la Division des méthodes d'enquêtes auprès des entreprises et de représentants des systèmes de la Division du développement des systèmes.
Le directeur adjoint de la DRSG préside le Comité des enjeux stratégiques du RE. Ce dernier est constitué de directeurs adjoints des clients du RE, y compris les divisions spécialisées. Ce comité tient des réunions mensuelles, afin de discuter des enjeux stratégiques qui ont des répercussions sur le RE et d'examiner comment y donner suite. Les représentants des divisions spécialisées jouent un rôle pour représenter les intérêts de leur division et soulever les enjeux et les défis clés qui se posent.

Il existe un document de mandat pour chacun de ces deux comités, mais on n'a pas établi de modalités formelles pour ceux-ci, en vue de rendre compte de leurs responsabilités et autorités. Dans chaque cas, des comptes rendus de réunion formels sont rédigés, et des questions de suivi sont soumises par le Programme du RE à l'équipe de gestion, en vue de trouver des solutions appropriées et d'en rendre compte.

Comme il est indiqué précédemment, compte tenu du nombre d'organisations chargées d'assurer la qualité des données du RE, aucun cadre global n'a été établi pour définir les intervenants et leurs responsabilités et interdépendances. Sans cadre de reddition de comptes formel faisant état des rôles et responsabilités individuels, il existe une possibilité de chevauchement ou d'écarts dans la couverture par rapport à la qualité des données du RE, et des interdépendances clés pourraient être négligées.

Dans le Programme du RE, on tire parti de la structure de gestion en place, afin d'assurer une gestion et une supervision continues de la qualité du RE au quotidien. Les risques pour le RE n'ont pas été formellement identifiés ni validés dans le Cadre de gestion des risques de Statistique Canada depuis 2014. L'équipe de gestion tient des réunions régulières pour examiner et résoudre les enjeux et les risques opérationnels qui se sont concrétisés. Les risques et les enjeux sont aussi présentés par d'autres intervenants, dans le cade de divers comités de gouvernance, et sont soumis au comité de gestion pour qu'il les examine et les règle.

Recommandation

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint, Études analytiques, Méthodologie et Infrastructure statistique, s'assure de ce qui suit :

Un cadre de reddition de comptes formel est élaboré et communiqué pour le RE, et énonce les rôles, responsabilités et imputabilités de tous les intervenants du RE, y compris les comités pertinents et leurs interdépendances, dans le contexte du mandat du RE. Ce cadre de reddition de comptes devrait énoncer les mesures de suivi progressives pour le règlement des enjeux et la modification des demandes.
Les risques sont formellement identifiés et gérés dans le cadre de gestion des risques à l'échelle de Statistique Canada.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec la recommandation.

Un cadre formel de gouvernance et de règlement des enjeux/changements sera défini et élaboré pour le Registre des entreprises, ainsi que validé et communiqué aux gestionnaires et comités des intervenants dans les secteurs spécialisés et dans ceux de la collecte des données d'enquête, de la méthodologie, de la comptabilité nationale et des TI. La présence d'un cadre bien défini augmentera les avantages du Registre comme pierre angulaire des programmes de la statistique économique de Statistique Canada, et fera en sorte que nous puissions accroître l'efficience et la cohérence de nos programmes statistiques en général.
Un processus formel de gestion des risques sera élaboré pour le Registre des entreprises. Les risques seront identifiés et documentés, et des stratégies d'atténuation appropriées seront mises au point.

Produits livrables et échéancier :

Le directeur général, Division des registres statistiques et de la géographie, et le directeur, Division des communications et de la diffusion, élaboreront un nouveau cadre de reddition de comptes et plan de communication au plus tard en juin 2017.
Le directeur général, Division des registres statistiques et de la géographie, collaborera avec le groupe de coordination de la Gestion intégrée des risques pour officialiser le processus de gestion des risques pour le Registre des entreprises. L'élaboration des processus de gestion des risques aura lieu en 2017-2018, et les risques mis à jour seront documentés au plus tard le 31 mars 2018.

Mécanismes de contrôle pour le Registre des entreprises

Des processus formels ont été établis pour valider et effectuer des tests sur les changements avant le téléchargement des données dans le RE; toutefois, la documentation des résultats de ce processus est limitée, et plus particulièrement en ce qui a trait aux problèmes décelés et aux procédures de suivi appliquées à certaines sources de données, mais pas toutes.

Les processus en place sont appropriés pour veiller à l'établissement des profils des activités des entreprises. Des documents d'orientation ont été élaborés pour appuyer le personnel dans ses activités au quotidien. Toutefois, aucun critère particulier n'a été établi pour déterminer la priorité des avis de mises à jour (messages) du RE reçus par les chargés de profils, et on n'a pas fixé de cibles ou d'échéances pour donner suite aux messages.

Les activités d'établissement de profils du RE devraient faire l'objet d'un contrôle formel, afin de veiller à ce que les activités et les résultats soient documentés et à ce que les approches soient uniformes d'un superviseur à l'autre.
Des mécanismes appropriés d'assurance de la qualité devraient être appliqués aux activités d'établissement de profils dans l'ensemble de Statistique Canada.
Même si les processus de formation et d'orientation sont bien définis et documentés, un cours de perfectionnement devrait être élaboré, et des exemples et exercices plus pratiques devraient être inclus dans le contenu de la formation.

Traitement des données

La DDA assure la liaison entre Statistique Canada et l'ARC pour les données fiscales. Il est par conséquent important que des processus soient établis pour la DDA, afin qu'elle soit informée et que des essais de validation puissent être effectués relativement aux changements dans les données administratives fournies par l'ARC, afin de s'assurer que ces dernières correspondent au système du RE. Un processus de validation efficace devrait aussi être mis en place pour confirmer la fiabilité, l'intégralité et l'exactitude des données fournies par l'ARC, avant leur intégration dans le RE.

Globalement, il existe un processus efficace pour valider les changements dans les formats de données reçues de l'ARC.

Un protocole d'entente (PE) existe entre Statistique Canada et l'ARC et énonce les rôles et responsabilités de chaque partie concernant la fourniture de données par l'ARC à la DDA. Le PE prévoit que l'ARC informe la DDA de tout changement dans les données administratives fournies. Ces changements comprennent souvent des changements dans le format des fichiers fournis, y compris les champs de données utilisés, qui ont des répercussions sur la compatibilité des données avec le système du RE et exigent de la DDA qu'elle procède à des vérifications, afin de rajuster le formatage. Lorsque la DDA est avisée de changements dans les données administratives, des procédures de validation sont requises pour s'assurer que le format des données continuera d'être compatible avec le RE. Au besoin, des changements doivent être apportés au RE, avant que de nouveaux fichiers de données puissent être téléchargés et considérés comme fiables.

À titre d'exemple, chaque mois, la Sous-section T2 de la DDA traite et télécharge les nouvelles données et les nouvelles cotisations reçues de l'ARC. Avant de télécharger ces données dans le RE, la Sous-section T2 exécute plusieurs programmes de vérification conçus pour déceler les erreurs particulières et apporter les corrections appropriées, selon les variables définies pour les données T2. Ces variables sont fondées sur des champs à l'intérieur des données, comme la « date de fin » et le « nombre de mois ». De nouvelles variables pour ces données sont reçues deux fois par année de l'ARC, à partir des changements apportés au format des fichiers de données. La complexité des variables nouvelles ou supprimées détermine le délai de traitement par la DDA, pour l'entrée en production de ces données. Dans le cadre de l'audit, on a passé en revue la liste des variables T2 ajoutées par l'ARC pour les données en date du 31 décembre 2015, et on a confirmé que les variables avaient été mises à jour pour les données courantes diffusées.

La documentation existante est limitée relativement aux résultats de la validation des fichiers de données de l'ARC.

La DDA est chargée de procéder à la validation des fichiers de données reçus de l'ARC avant leur téléchargement dans le RE, afin d'assurer la qualité et l'intégrité des données. Cette validation comprend la vérification des couplages d'enregistrements, des variables de données, de la longueur des enregistrements et de leur nombre, ainsi que des fluctuations irrégulières dans les revenus, et vise à faire en sorte qu'aucune erreur ne se produise lorsque les données sont converties en d'autres formats.

L'équipe d'audit a pu passer en revue la documentation faisant état des processus de validation appliqués aux données, ainsi que les façons de confirmer l'exactitude des données avant leur téléchargement dans le RE. Chaque mois, la DDA traite et télécharge les données nouvelles et les nouvelles cotisations reçues de l'ARC pour environ 220 annexes T2. Avant de télécharger ces données, la Sous-section T2 de la DDA exécute plusieurs programmes de validation conçus pour vérifier les erreurs particulières et apporter les corrections appropriées, et l'audit a permis de confirmer que ces procédures de validation sont documentées.

Les responsables du RE s'attendent à ce que la DDA fournisse des données de qualité utilisables à télécharger dans le RE, et à ce qu'elle s'acquitte de tous les contrôles des T2 et des valeurs de la taxe de TPS requis. Par suite de l'examen complet par l'équipe d'audit des procédures de validation et de la documentation en découlant, ainsi que de discussions avec les gestionnaires du Programme du RE, l'équipe d'audit a confirmé que les procédures de validation appliquées par la DDA respectent les besoins du RE en ce qui a trait à la qualité des données téléchargées dans le RE.

La DDA contrôle ses processus de validation grâce à un rapport de contrôle mensuel, qui comprend une liste du nombre de dossiers qui ont été touchés par chaque processus de contrôle. Dans le cadre de l'audit, on a passé en revue des exemples des tableaux de sortie créés pendant le processus de validation. Ces tableaux sont générés tout au long du processus, et ils sont passés en revue et mis à jour; toutefois, la documentation concernant les valeurs aberrantes et les problèmes identifiés par suite de l'examen de ces tableaux et des procédures de suivi exécutées est limitée, particulièrement pour les données T2. Cela pourrait donner lieu à un suivi inapproprié des problèmes et à l'absence de solution appropriée. Les résultats concernant les données de la TPS sont documentés, et les problèmes font l'objet d'un suivi formel.

Mise à jour des données du Registre des entreprises

Afin de respecter les Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada et de fournir les données les plus précises possible aux intervenants, des mécanismes de contrôle doivent être mis en place pour s'assurer que toutes les mises à jour apportées aux dossiers du RE sont pertinentes. Un programme d'assurance de la qualité approprié devrait être mis en place pour évaluer la qualité des données conservées dans le RE. Par ailleurs, de la formation et des conseils appropriés devraient être fournis à tous les utilisateurs du RE, à l'appui de mises à jour fiables, complètes, exactes et opportunes des données.

Des processus et des documents d'orientation connexes ont été élaborés pour appuyer les activités d'établissement de profils au jour le jour.

Le Programme de GPE est chargé des activités d'établissement de profils pour plus de 350 des entreprises les plus importantes et complexes au Canada. Ce programme a une équipe de 10 chargés de profils, chacun ayant un portefeuille de 32 à 35 entreprises et devant procéder à 8 à 10 examens complets de profils de sociétés mères pendant une année.

Les chargés de profils du Programme du RE sont responsables d'établir le profil de toutes les autres entreprises complexes (environ 32 000), et chacun d'eux reçoit un portefeuille d'entreprises. Chacun doit produire de 30 à 40 profils d'entreprise par année et doit répondre aux avis de changement ou aux messages relatifs à son portefeuille.

La Section de l'établissement de profils du RE a mis au point plusieurs guides et manuels de formation pour appuyer les activités à ce chapitre. Par exemple, une liste de vérification pour les chargés de profils décrit les étapes de mise à jour du RE. Il existe un autre guide, soit le Manuel de l'intervieweur pour l'assurance de la qualité de l'établissement des profils, qui décrit les procédures de l'Enquête sur l'assurance de la qualité relatives au SCIAN. La rétroaction obtenue des chargés de profils et des superviseurs pendant l'audit a montré que les documents d'orientation fournis sont appropriés et appuient les activités au quotidien. Dans l'ensemble, les activités d'établissement de profils correspondent aux Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada.

Des critères limités ont été établis pour les chargés de profils, afin qu'ils déterminent la priorité des avis de changements ou de mises à jour (messages) des données du RE, autres que les messages qui ont des répercussions sur les enquêtes mensuelles ou annuelles, et qu'ils y donnent suite.

Les messages représentent toutes les demandes de mise à jour et d'information reçues pendant la collecte des données pour les structures complexes. La collecte de ces données peut avoir lieu à divers endroits, comme les centres de collecte, les bureaux régionaux, les divisions spécialisées et l'ARC. Les messages envoyés sont automatiquement acheminés au chargé de profils affecté à ce portefeuille, afin qu'il procède aux mises à jour manuelles requises. Un message peut être signalé comme « critique » ou « non critique », selon le choix de l'auteur. Parmi les types de messages figurent la demande de changement de nom légal, le changement d'adresse ayant des répercussions sur la province, la cessation des activités de l'entité commerciale (ou faillite) et les modifications au SCIAN.

D'après les entrevues et les examens effectués à l'intérieur du Programme du RE, lorsqu'un message est reçu, le chargé de profils procède à une recherche ou communique avec le propriétaire de l'entreprise pour confirmer l'information qu'il contient. Au besoin, la mise à jour est faite dans le RE et l'état du message est modifié à « mise à jour appliquée », la justification étant documentée dans une entrée de journal dans le système du RE. À partir des renseignements recueillis ou des recherches effectuées, si le chargé de profils détermine que le changement proposé est inexact ou inapproprié et, par conséquent, non requis, aucune mise à jour n'est effectuée. Le message est par la suite annulé, et la justification est documentée dans le journal. Les superviseurs passent en revue les messages périodiquement, mais aucune documentation n'est conservée pour démontrer qu'un examen a été effectué.

Les chargés de profils reçoivent un nombre important de messages et ont la responsabilité de déterminer leur priorité. En date du 31 mars 2016, 56 204 messages auxquels on n'avait pas répondu étaient toujours dans le RE. Même si les chargés de profils tentent de donner la priorité aux messages qui ont des répercussions sur les enquêtes mensuelles et de s'assurer que tous les messages qui touchent les enquêtes annuelles ont fait l'objet d'un suivi au plus tard le 31 décembre, des critères limités ont été établis pour déterminer la priorité des messages reçus par les chargés de profils. Par ailleurs, aucune cible ni échéance n'a été déterminée pour le suivi des messages. Cela augmente le risque que des changements nécessaires ne soient pas apportés aux données du RE au moment opportun, ce qui réduit la qualité des données comprises dans le RE.

Un programme d'assurance de la qualité formel a été établi pour évaluer la qualité des données clés du RE. Au fur et à mesure que ce programme évolue, il existe des possibilités d'améliorer l'uniformité d'éléments particuliers.

Deux niveaux d'assurance de la qualité sont appliqués pour évaluer la qualité des données conservées dans le RE. Le premier niveau est un niveau micro à l'intérieur de la section des chargés de profils du RE et du Programme de GPE. Le deuxième est au niveau macro et relève de la section des concepts, de l'assurance de la qualité et de la formation (CAQF). Ainsi, l'équipe d'assurance de la qualité veille à ce que la qualité des données du système du RE soit appropriée, grâce à l'établissement de plusieurs mécanismes d'assurance de la qualité. Les résultats de l'essai d'assurance de la qualité effectué servent à tirer des conclusions concernant la qualité de tous les codes du SCIAN dans le RE. Ces résultats sont communiqués aux méthodologistes, puis aux gestionnaires, grâce à des rapports de tableau de bord.

Le contrôle (c.-à-d. les vérifications ponctuelles) des activités d'établissement de profils du RE n'est pas officialisé ni uniformisé.

Les superviseurs des chargés de profils doivent passer en revue les activités de ces derniers. Dans le cas des nouveaux chargés de profils, les superviseurs examinent tous les profils produits. Ils procèdent à des vérifications ponctuelles pour les chargés de profils plus expérimentés qui procèdent aux enquêtes par téléphone et aux mises à jour du RE. Puis, les superviseurs fournissent des observations aux chargés de profils concernant la pertinence des activités menées. Toutefois, aucune preuve n'est conservée pour les examens/vérifications ponctuelles effectués, en ce qui a trait à la façon dont les profils qui ont fait l'objet de vérifications ponctuelles ont été sélectionnés et aux résultats de ces vérifications ponctuelles.

Dans le cadre de l'audit, on a procédé à revue générale des vérifications ponctuelles effectuées par un superviseur du RE relativement aux activités d'établissement de profils, et on a confirmé que les vérifications ponctuelles étaient menées de façon appropriée et que tous les problèmes faisaient l'objet de mesures de suivi progressives et étaient réglés de façon appropriée. Toutefois, aucune documentation n'est conservée à l'appui de ces activités d'assurance de la qualité. Pendant l'audit, les superviseurs ont confirmé qu'il n'existe pas de fréquence type ou de processus uniforme pour procéder aux vérifications ponctuelles parmi eux. Par conséquent, c'est au superviseur qu'il revient de déterminer comment il procédera aux vérifications ponctuelles et quel sera le nombre de vérifications effectuées.

L'examen des activités d'établissement de profils menées par les chargés de profils de la GPE diffère de celui des chargés de profils du RE, les premiers traitant les quelque 350 entreprises les plus importantes et complexes et étant aussi responsables d'activités comme la collecte et les enquêtes. Aucune vérification ponctuelle n'est effectuée lorsque les chargés de profils de la GPE procèdent à des mises à jour manuelles dans le RE. Les chefs de section passent plutôt en revue les activités d'établissement de profils, une fois qu'un profil est complet pour une entreprise, et documentent les résultats dans un rapport sur l'entreprise. L'audit a confirmé que tous les commentaires ou questions soulevés par les chefs de section pendant leur examen font l'objet d'un suivi approprié et sont documentés dans le rapport.

Le Profilage sur l'assurance de la qualité du SCIAN est mené de façon appropriée.

Sur une base bimensuelle, l'équipe chargée du Profilage sur l'assurance de la qualité (PAQ) mène des enquêtes téléphoniques auprès d'environ 650 entreprises dans le RE, afin de déterminer si le codage des entreprises actives dans le RE selon le SCIAN est exact ou doit être mis à jour. L'échantillon est sélectionné par l'équipe de la Méthodologie et est fondé sur les entreprises actives qui n'ont pas été contactées au cours des deux dernières années. L'équipe du PAQ est constituée d'un groupe distinct de chargés de profils qui communiquent avec les entreprises pour obtenir les données requises et déterminer si un changement est nécessaire dans le codage du SCIAN.

Dans le cadre de l'audit, on a vérifié un échantillon de 20 entreprises qui avaient déjà fait l'objet d'une vérification en vertu du PAQ. Les tests de vérification effectués dans le cadre de l'audit ont montré qu'un chiffrier est conservé et montre toutes les entreprises vérifiées, toutes les mises à jour requises, ainsi que les commentaires fournis concernant les données obtenues. Des observations plus détaillées sur les procédures appliquées, ainsi que des données détaillées sur l'industrie et la structure, sont documentées dans le journal du RE. Les travaux d'audit ont confirmé que lorsqu'un changement était requis au SCIAN, il était effectué avec précision dans le RE. Pour toutes les mises à jour effectuées, un registre montre le champ qui a été mis à jour, le responsable de la mise à jour et le moment de la mise à jour. Selon les tests de vérification menés par l'équipe d'audit, le PAQ est réalisé de façon appropriée et les résultats sont suffisamment documentés.

L'examen des résultats des rapports des incohérences ont fait l'objet d'un suivi, et des corrections ont été apportées dans le RE.

L'assurance de la qualité au niveau macro par la section des CAQF repose sur un examen des rapports des incohérences, afin de veiller à ce que le Fichier générique de l'univers de l'enquête (FGUE) soit approprié pour la production de diverses enquêtes. Des rapports des incohérences sont produits sur une base mensuelle à partir du FGUE final et de demandes concernant divers types de données du RE, afin d'identifier les irrégularités dans des champs de données clés particuliers. Le FGUE donne un aperçu de la population des unités comprises dans le champ des programmes d'enquête et est généré sur une base mensuelle pour que les divisions spécialisées le passent en revue lorsqu'elles élaborent leurs enquêtes. Afin de pouvoir fournir les données les plus exactes possible aux divisions spécialisées, des rapports des incohérences sont produits relativement aux données du RE, afin d'identifier les anomalies possibles dans les données et de montrer quand des mises à jour sont requises.

Des rapports des incohérences sont produits pour ce qui suit :

entité juridique opérationnelle, qui fait partie d'une consolidation et qui a un numéro de TPS, mais pas de numéro du SCIAN
sociétés mères T4 dans une consolidation
incohérences dans la PD7 (employés)
incohérences dans les déclarations de revenu
incohérences dans le SCIAN
entité déclarante inactive
entité d'exploitation ayant une seule filiale directe
participants d'une consolidation sans numéro du SCIAN
production de centre de coûts sans revenu.

Seules les incohérences figurant dans deux des neuf rapports (sociétés mères T4 dans une fusion et entité déclarante inactive) doivent être prises en compte avant la production du FGUE final, parce qu'elles ont de grandes répercussions sur la qualité des données dans le cadre des enquêtes. Les rapports des incohérences qui restent sont considérés comme non critiques et sont fournis aux chargés de profils du RE, à la GPE et à des divisions spécialisées particulières pour qu'ils y donnent suite. Les tests de vérification dans le cadre de l'audit ont confirmé que pour les deux rapports des incohérences critiques, les résultats ont fait l'objet d'un suivi et des corrections ont été apportées au RE.

Dans le but de continuer à évoluer et de préciser le programme d'assurance de la qualité dans le RE, la section des CAQF a élaboré des indicateurs d'assurance de la qualité des entreprises, afin d'évaluer la qualité des entreprises à partir de divers indicateurs d'établissement de profils, y compris les messages, les incohérences, les données T4 et la date de l'établissement du profil. La section des CAQF a indiqué que les nouveaux indicateurs aideront à mieux établir la priorité des activités d'établissement de profils et à évaluer la qualité des travaux d'établissement de profils menés pour chaque entreprise du RE.

Les processus d'assurance de la qualité visant à superviser les activités d'établissement de profils et les changements apportés par les divisions spécialisées qui ont un accès de mise à jour direct ne font pas l'objet du même niveau de contrôle d'assurance de la qualité que pour les chargés de profils du RE.

La majorité des activités d'établissement de profils et des changements au RE relèvent des chargés de profils du RE et de la GPE; toutefois, l'équipe d'audit a observé que de nombreux utilisateurs des divisions spécialisées ont un accès de mise à jour direct et peuvent apporter des modifications, non seulement aux données, mais aussi aux structures des entreprises, ce qui est conforme à l'accès au RE par les chargés de profils. Il a été confirmé que, par définition, des divisions spécialisées particulières ont des activités d'établissement de profils directes pour s'assurer que les exigences de l'enquête sont respectées et pour permettre des mises à jour plus rapides et précises du RE.

Même si les changements apportés par les divisions spécialisées directement au RE font l'objet de certaines activités d'assurance de la qualité, d'autres, qui s'appliquent de façon particulière aux chargés de profils (p. ex., les vérifications ponctuelles), ne sont pas appliqués aux divisions spécialisées, ce qui pourrait entraîner des mises à jour inexactes du RE.

Les processus de formation et d'orientation sont bien définis et documentés. En général, les chargés de profils et les utilisateurs du RE ont reçu de la formation appropriée avant d'avoir accès au RE.

Dans le cadre du Programme du RE, de la formation obligatoire est prévue pour obtenir accès au système du RE, et des cours de formation ont été élaborés et adaptés aux utilisateurs selon leurs rôles et responsabilités, ainsi que l'accès au RE dont ils ont besoin.

Le chef de la Section d'établissement des profils du RE est responsable de la formation de tous les employés. La section des CAQF fournit ou coordonne la formation pour tous les autres utilisateurs du RE, y compris les bureaux régionaux qui ont des activités d'établissement de profils.

Dans le cadre d'un audit précédent, une constatation a été faite concernant la formation fournie aux employés des bureaux régionaux. La recommandation connexe suggérait que la formation soit adaptée aux besoins particuliers et aux faiblesses des employés régionaux. Étant donné que cela comprenait de la formation relative au RE, les responsables du Programme du RE ont tenu compte de cette recommandation; la formation a été rationalisée depuis, afin de mettre l'accent sur des concepts clés du RE.

L'équipe d'audit a déterminé que les programmes de formation et le matériel connexe sont bien définis et documentés, et que l'on assure un suivi approprié de la formation terminée. Des entrevues auprès de plusieurs utilisateurs du RE ont confirmé que du matériel de formation et de la formation suffisants ont été reçus, et qu'ils étaient utiles pour mener des activités d'établissement de profils. Il a été noté, toutefois, qu'il serait utile de fournir un cours de perfectionnement aux utilisateurs du RE, sur une base périodique, particulièrement pour appuyer ceux des divisions spécialisées et des bureaux régionaux. Par ailleurs, de la rétroaction des bureaux régionaux a permis d'identifier la possibilité d'inclure davantage d'exemples et d'exercices pratiques dans le contenu de la formation.

Information fournie aux clients

Des mécanismes de contrôle efficaces pour la production des données du RE aident le Programme du RE à respecter les attentes des intervenants en matière de qualité. Conformément aux Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada, un processus efficace d'examen devrait être établi pour identifier et résoudre les erreurs possibles dans les données, et pour s'assurer que les données diffusées par le RE sont pertinentes, exactes, à jour et cohérentes.

Des processus ont été établis pour la validation des fichiers de production utilisés pour la création des enquêtes; toutefois, les résultats n'ont pas été documentés formellement.

L'équipe du gestionnaire de compte d'enquête (GCE) procède à des validations du FGUE, étant donné que les divisions spécialisées choisissent leurs échantillons d'enquête à partir de ce fichier et que les GCE doivent s'assurer que les échantillons ont été tirés correctement et respectent les caractéristiques de l'enquête. Un document sur les règles de traitement d'enquête a été élaboré, en mars 2014, et fournit un aperçu du processus, ainsi que des exemples pour aider les divisions spécialisées à déterminer les règles qui seraient les plus profitables pour leurs enquêtes. Ce document comprend aussi un modèle servant à noter les règles pertinentes, qui est renvoyé aux GCE.

Dans le cadre de l'audit, on a passé en revue des exemples de fichiers produits et on a examiné comment les procédures de validation étaient menées relativement à ces fichiers. Les résultats des procédures appliquées et des problèmes décelés, ainsi que la correspondance avec les divisions spécialisées pour résoudre ces problèmes, ne sont pas documentés formellement. Les responsables du Programme du RE font énormément confiance aux connaissances et à l'expérience des GCE pour identifier et résoudre les problèmes. Sans suivi et documentation formels de la communication et du règlement des problèmes identifiés, il existe une possibilité que ces problèmes ne soient pas résolus, ce qui aura des répercussions sur la qualité des fichiers de production finaux.

Recommandations

Il est recommandé que le statisticien en chef adjoint, Études analytiques, Méthodologie et Infrastructure statistique, s'assure de ce qui suit :

Un processus uniformisé et des outils connexes sont établis pour le suivi de toutes les valeurs aberrantes et de tous les problèmes identifiés par suite du processus de validation mené par la DDA, y compris la documentation de la correspondance entre l'ARC et le RE, ainsi que le règlement des problèmes.
Le programme d'assurance de la qualité est raffermi, grâce à :
- l'établissement de critères pour les chargés de profils, afin qu'ils déterminent automatiquement la priorité des messages reçus, et l'établissement d'objectifs ainsi que d'un contrôle, pour s'assurer que les messages font l'objet d'un suivi approprié;
- l'établissement d'une approche de contrôle uniformisée pour les superviseurs du RE et la documentation formelle des activités de contrôle;
- l'application d'un niveau constant d'activités d'assurance de la qualité à l'établissement de profils dans l'ensemble de l'organisation par les divisions spécialisées;
- l'inclusion d'exemples et d'exercices plus pratiques dans le programme de formation existant.
Un processus uniformisé et des outils connexes sont établis pour l'équipe de GCE et font état des procédures de validation à effectuer, et plus particulièrement de la façon d'assurer le suivi et la documentation de la communication et du règlement des erreurs de système identifiées.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec les recommandations.

L'élaboration de nouveaux outils et processus se fera dans le cadre des éléments approuvés du Plan de maintien de la continuité et de la qualité (MCQ), qui sont prévus pour le remaniement T2 qui aura lieu d'avril 2017 à mars 2020. D'ici mars 2017, la DDA passera en revue les outils et les procédures existants et précisera les changements requis.

En attendant, des mécanismes à plus court terme seront identifiés et mis en œuvre, et ils pourront répondre aux besoins avant que des solutions pleinement intégrées ne soient élaborées dans le cadre du MCQ.

Il existe un système d'établissement des priorités qui est communiqué aux employés. Toutefois, il n'y a pas de système permettant le contrôle du traitement des messages selon les diverses priorités.

On créera des méthodes plus automatiques pour identifier les messages prioritaires. Cela pourrait se faire grâce à la création d'un indice de priorité des messages, qui pourrait servir par la suite à établir les cibles/quotas pour les chargés de profils et les responsables des mises à jour. On s'assurera ainsi que l'accent est mis sur les messages qui peuvent avoir des répercussions sur les agrégations statistiques pour des domaines d'industrie/géographiques clés.

Les procédures et les lignes directrices seront passées en revue et améliorées, en vue de la vérification des mises à jour apportées par les chargés de profils et les responsables directs de la mise à jour des diverses divisions (p. ex., les chargés de profils de la Division des registres statistiques et de la géographie, les chargés de profils de la GPE et les divisions spécialisées). De nouvelles lignes directrices et procédures formelles seront documentées, communiquées et mises en œuvre. Cela devrait permettre à toutes les divisions d'utiliser une approche uniforme.

De nouveaux exercices et documents de formation, qui font l'objet d'essais pilotes dans les bureaux régionaux, seront passés en revue et finalisés en tenant compte des recommandations de l'audit.

Des procédures et de la documentation pour l'identification, la communication et le règlement des problèmes liés au traitement des dossiers par les gestionnaires de compte d'enquête (GCE) et les divisions spécialisées seront passées en revue. On tirera parti de la documentation existante des procédures, ainsi que des ententes sur les niveaux de service nouvellement mises en œuvre avec les divisions spécialisées. Le règlement des problèmes correspondra au cadre devant être mis en œuvre par suite de la recommandation liée au cadre d'imputabilité formel.

Produits livrables et échéancier :

Le directeur de la Division des données administratives devra :

identifier et mettre en œuvre des solutions à court terme d'ici mars 2017;
passer en revue les outils et les procédures existants et préciser les changements requis d'ici mars 2017; et
mettre en œuvre les outils et les procédures pleinement intégrés du MCQ, y compris le remaniement des T2, d'ici mars 2020.

Le directeur général, Division des registres statistiques et de la géographie, devra :

mettre en œuvre une méthode pour établir la priorité des messages et fixer des quotas, d'ici mars 2017;
documenter, communiquer et mettre en œuvre des nouvelles procédures et lignes directrices formelles pour la vérification des mises à jour apportées par les chargés de profils et les responsables directs de la mise à jour dans les diverses divisions, d'ici mars 2017;
mettre en œuvre les exemples de formation pour les intervieweurs régionaux, d'ici juin 2017; et
élaborer des procédures et des outils documentés et uniformisés pour valider les fichiers de production, d'ici décembre 2017.

Annexes

Annexe A : Critères de l'audit

Critères de l'audit
Objectif du contrôle/contrôles de base/critères	Sous-critères	Instruments de politique
Objectif 1 : Statistique Canada a établi un cadre de gouvernance approprié pour appuyer la qualité du Registre des entreprises (RE).
1.1 Les rôles, responsabilités et imputabilités pour la qualité des données du RE sont clairs et bien communiqués.	1.1.1 Les rôles, responsabilités et imputabilités du personnel clé responsable de la qualité du RE sont clairement documentés et bien compris. 1.1.2 Des organismes de supervision compétents et appropriés ont été établis pour contrôler la qualité des données du RE. 1.1.3 Des ressources appropriées dotées des ensembles de compétences et des connaissances pertinentes ont été recrutées pour assurer la qualité du RE.	Cadre de responsabilisation de gestion – Contrôle de gestion de base Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada
1.2 La direction identifie et évalue les risques qui pourraient empêcher l'atteinte de l'objectif de qualité pour le RE.	1.2.1 Des lignes directrices et des processus formels existent et sont appliqués pour faciliter l'identification et l'évaluation des risques pour la qualité des données du RE. 1.2.2 Des stratégies d'atténuation des risques ont été élaborées pour résoudre les principaux risques et font l'objet d'un contrôle sur une base permanente, afin d'en assurer l'efficacité.	Cadre de responsabilisation de gestion – Contrôle de gestion de base Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada
Objectif 2 : Des mécanismes de contrôle efficaces ont été établis et sont appliqués de façon uniforme, afin d'assurer le maintien de la qualité des données dans le RE, en conformité avec les Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada.
2.1 Des mécanismes de contrôle efficaces ont été établis et sont appliqués de façon uniforme pour assurer la qualité des données administratives servant à mettre à jour le RE.	2.1.1 Un processus a été établi relativement à l'annonce et à l'exécution d'essais de validation concernant tous les changements dans les données administratives fournies par l'Agence du revenu du Canada (ARC), afin d'assurer la conformité avec le système du RE. 2.1.2 Un processus de validation efficace a été établi pour confirmer la fiabilité, l'intégralité et l'exactitude des données fournies par l'ARC, avant leur acceptation dans le RE.	Cadre de responsabilisation de gestion – Contrôle de gestion de base Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada
2.2 Des mécanismes de contrôle efficaces ont été établis et sont appliqués de façon uniforme pour assurer la qualité des mises à jour manuelles apportées au RE dans l'ensemble de Statistique Canada.	2.2.1 Un processus efficace a été établi pour l'établissement des profils des entreprises et les mises à jour qui doivent être apportées au RE. 2.2.2 Les messages envoyés aux chargés de profils concernant les mises à jour proposées par les divisions spécialisées sont passés en revue et font l'objet d'un suivi rapidement. 2.2.3 Un programme approprié d'assurance de la qualité a été élaboré et est en place pour évaluer la qualité des données conservées dans le RE. 2.2.4 De la formation et des lignes directrices appropriées sont fournies à tous les utilisateurs du RE, à l'appui de mises à jour complètes, précises et opportunes des données.	Cadre de responsabilisation de gestion – Contrôle de gestion de base Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada
2.3 Des mécanismes de contrôle efficaces ont été établis et sont appliqués de façon uniforme pour assurer la qualité des renseignements fournis par le RE aux clients pour l'élaboration d'enquêtes.	2.3.1 Un processus efficace est en place pour la production, l'examen et l'approbation des données utilisées pour la création des enquêtes.	Cadre de responsabilisation de gestion – Contrôle de gestion de base Lignes directrices concernant la qualité de Statistique Canada

Annexe B : Acronymes

Acronymes
Abréviation	Description
ARC	Agence du revenu du Canada
CAQF	Concepts, assurance de la qualité et formation
DDA	Division des données administratives
DES	Division de la statistique des entreprises
DRSG	Division des registres statistiques et de la géographie
ENS	Entente sur les niveaux de service
FGUE	Fichier générique de l'univers de l'enquête
GCE	Gestionnaire de compte d'enquête
GPE	Gestion de portefeuille d'entreprises
PAQ	Profilage sur l'assurance de la qualité
PE	Protocole d'entente
RE	Registre des entreprises
SCIAN	Système de classification des industries de l'Amérique du Nord
TPS	Taxe sur les produits et services

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Date de modification :: 2024-11-27