Foire aux questions — Statistique Mathématiques (MA)

1.0 Le recrutement des statisticiens-mathématiciens

1.1 Qu'est-ce que le recrutement des statisticiens-mathématiciens à Statistique Canada?

Les années où il est nécessaire d'engager de nouveaux employés, les postes vacants sont annoncés à la Commission de la fonction publique. Durant la campagne de recrutement, des représentants de Statistique Canada donnent des séances d'information afin de décrire brièvement le travail effectué à Statistique Canada ainsi que les avantages liés à l'emploi offert.

1.2 Engagez-vous des candidats non canadiens?

Toutes les personnes résidant au Canada ainsi que les citoyens canadiens résidant à l'étranger sont admissibles. La préférence sera accordée aux vétérans, aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.

1.3 Combien de candidats ayant un baccalauréat engagez-vous comparativement au nombre de candidats titulaires d'un diplôme d'études supérieures?

Au cours des dernières années, les candidats ayant réussi affichent une distribution uniforme de diplômes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat.

1.4 Avez-vous des exemples de questions pour nous préparer à l'examen écrit?

Oui, vous trouverez sur notre site Web des exemples de questions posées lors de l'examen écrit. Cependant, les examens des années précédentes ne sont pas disponibles.

1.5 Comment puis-je me préparer adéquatement pour l'examen écrit?

L'examen est d'une durée de trois heures et il contient deux composantes distinctes. La note de passage doit être obtenue pour chaque composante afin que l'examen soit réussi. Dans une partie, vous aurez à rédiger un court texte (composition ou lettre). L'autre partie est constituée de questions à réponse courte, de choix multiples et de questions ouvertes.

L'examen vise à évaluer votre communication écrite ainsi que vos connaissances dans les domaines de mathématiques et de statistique parmi les suivants :

  • la théorie des probabilités et la distribution des variables aléatoires;
  • les méthodes d'estimation, les méthodes bayésiennes, les méthodes multivariées;
  • les tests d'hypothèses, les plans d'expérience, l'analyse de la variance;
  • l'analyse de données, l'analyse de régression, l'analyse de séries chronologiques;
  • le couplage d'enregistrement, la théorie de l'échantillonnage et de l'estimation;
  • les modèles stochastiques, la recherche opérationnelle et la théorie des graphes.

Des lectures sont suggérées sur notre site Web.

1.6 Quand serai-je convoqué à une entrevue?

Si vous répondez aux exigences fondamentales et que votre résultat à chacune des deux parties de l'examen écrit est satisfaisant, vous serez convoqué à une entrevue. Des représentants de Statistique Canada communiqueront avec vous après l'examen pour fixer la date de l'entrevue, qui aura lieu au printemps.

1.7 Qu'est-ce qui est évalué à l'entrevue?

Les entrevues ont pour but d'évaluer :

  • application de la théorie et des techniques mathématiques ou statistiques (inclut sans s'y limiter, théorie des probabilités et distribution des variables aléatoires, tests d'hypothèses, analyse de variance, analyse de régression, analyse des données);
  • application des méthodes et concepts mathématiques, statistiques ou d'enquêtes (inclut sans s'y limiter, conception du questionnaire, plan d'échantillonnage, estimation);
  • faire preuve d'intégrité et de respect (agir avec transparence et équité);
  • réflexion approfondie (faire preuve de jugement et obtenir les faits pertinents avant de prendre une décision);
  • travailler efficacement avec les autres (comprendre le rôle, les responsabilités et la charge de travail des collègues et concilier ses besoins avec ceux des membres de son équipe);
  • faire preuve d'initiative et miser sur l'action (assumer des responsabilités et faire part de ses idées et opinions).
1.8 Quand pouvons-nous espérer obtenir les résultats et une offre d'emploi?
  • Les candidats seront informés des résultats de l'examen par courriel dans les semaines qui vont suivre l'examen.
  • Les candidats qui ont passé l'entrevue seront informés des résultats par courriel dans le mois suivant l'entrevue.
  • Les offres d'emploi seront faites jusqu'en septembre, mais la majorité dans les deux mois suivant l'entrevue. D'autres offres peuvent être faites au cours de l'année si des postes sont créés ou libérés.
1.9 Quel genre de postes offrez-vous?

Les candidats admissibles choisis se verront offrir un emploi à 37,5 heures par semaine. Les candidats admissibles reçoivent normalement une offre indéterminée (un emploi permanent), mais d'autres types d'offres pourraient être effectués en se basant sur les besoins d'embauche et les contraintes budgétaires.

2.0 La rémunération, l'avancement, les avantages sociaux et la formation

2.1 Quels sont les avantages sociaux des statisticiens-mathématiciens?
  • Quatre semaines de vacances avec des augmentations selon les années de service
  • Horaire de travail flexible
  • Régimes de soins dentaires et médical
  • Régime de retraite
  • Congés spéciaux: éducation, maternité/parental, autres
  • Congés personnels
  • Congés de maladie
  • Congé avec étalement du revenu
2.2 Donnez-vous de la formation?

Statistique Canada accorde la plus grande importance à la formation et au perfectionnement de ses employés. D'une part, le développement de leurs intérêts sont encouragés et soutenus tout au long de leur carrière. D'autre part, nous offrons un programme de perfectionnement complet et bien organisé dans les deux langues officielles.

Notre programme de formation statistique est volumineux, varié et comprend des cours ou autres activités d'apprentissage de grande qualité. Dans le contexte actuel de modernisation à Statistique Canada, les mathématiciens-statisticiens doivent conserver le développement et le maintien de leurs capacités liées aux méthodes d'enquêtes traditionnelles, tout en faisant de la place aux méthodes avant-gardistes, liées à l'intégration et la science des données.

Un des objectifs de notre programme de formation et de perfectionnement est de bâtir une culture d'apprentissage productif. Les cours plus traditionnels en classe ne sont qu'un seul moyen d'atteindre ces objectifs d'apprentissage, et les outils d'apprentissage incluent aussi l'apprentissage autodirigé, informel et par expérience, ainsi que des séminaires, des conférences et la possibilité de poursuivre vos études universitaires.

3.0 Le travail des statisticiens-mathématiciens

3.1 Qu'attendez-vous des nouveaux employés de Statistique Canada?

Dès votre arrivée, vous travaillerez en étroite collaboration avec un statisticien-mathématicien expérimenté. Ce dernier sera notamment chargé de vous attribuer des tâches, de vous conseiller sur les plans technique et professionnel, de superviser votre formation et de vous guider dans l'élaboration de votre plan de carrière.

3.2 En quoi consiste le travail d'un statisticien-mathématicien?

Les statisticiens-mathématiciens appliquent, adaptent et élaborent des méthodes mathématiques, statistiques ou d'enquêtes pour des problèmes pratiques. Ils explorent et adoptent des méthodes sophistiquées pour intégrer et transformer des sources de données alternatives en information statistique afin d'appuyer une prise de décision fondée sur des données probantes. Leur travail est primordial à Statistique Canada.

Les tâches incluent la planification, la mise en œuvre et l'évaluation de méthodes statistiques liées à la production de statistiques officielles. Ce travail pourrait inclure du travail sur des enquêtes, une participation à des projets de recherche portant sur divers sujets liés aux méthodes statistiques, ou du travail sur de nouvelles méthodes telles que l'intégration des données provenant d'une variété de sources existantes ou l'utilisation de nouvelles méthodes pour les analyser. Les statisticiens-mathématiciens peuvent aussi être impliqués dans des projets visant à combiner les méthodes statistiques classiques et les méthodes avant-gardistes à la fine pointe de la technologie incluant l'exploration des méthodes d'apprentissage automatisé, d'intelligence artificielle, de microsimulation, d'échantillonnage non-probabiliste et de données modélisées et/ou synthétiques. Les statisticiens-mathématiciens font face à un large éventail de défis statistiques, autant théoriques et pratiques!

Le rôle principal de la plupart des statisticiens-mathématiciens est de fournir des services en méthodologie pour les enquêtes de Statistique Canada. Ces services sont offerts aux clients internes et requiert, de la part des statisticiens-mathématicien, l'acquisition de certaines connaissances relatives au domaine du client afin de déterminer et de satisfaire ses besoins en méthodologie.

Le travail de statisticien-mathématicien est très diversifié. Il nécessite beaucoup de créativité et une grande capacité d'adaptation.

3.3 Y a-t-il des postes de chercheurs dans le groupe des statisticiens-mathématiciens?

Les statisticiens-mathématiciens doivent constamment maintenir un équilibre entre leurs aptitudes en recherche analytique, en recherche empirique et les travaux à caractère pratique afin d'élaborer et de mettre en œuvre une méthodologie efficace et conforme aux critères scientifiques. La plupart des statisticiens-mathématiciens fournissent des services de soutien en méthodologie pour les enquêtes et certains d'entre eux travaillent aussi du côté de la recherche. Initialement, la recherche ne représentera qu'une faible portion des tâches d'un statisticien-mathématicien. Par la suite, selon son expérience et son intérêt, la recherche peut devenir une de ses tâches principales.

3.4 Travaillons-nous en équipe, en groupe?

Les projets de Statistique Canada sont généralement conçus par des équipes de projet multidisciplinaires. Ces équipes sont typiquement constituées d'experts de différents domaines : le domaine spécialisé ( p. ex. des économistes, des sociologues, des géographes), les opérations d'enquête, le développement des systèmes et la méthodologie d'enquête (les statisticiens-mathématiciens).

3.5 Dans quelle langue travaillons-nous à Statistique Canada?

Statistique Canada est un organisme où les deux langues officielles sont représentées. Tous les gestionnaires de Statistique Canada devraient être en mesure de travailler dans les deux langues officielles et nous encourageons tous les employés à devenir bilingues et à utiliser le français et l'anglais dans tous les aspects de leur travail. Cependant, le bilinguisme n'est pas un critère de recrutement. La formation dans l'autre langue officielle, que ce soit grâce à des cours internes ou à des cours donnés par des institutions de formation publiques ou privées, fait partie du programme de recrutement et de perfectionnement.

4.0 Le lieu de travail

4.1 Si je suis employé comme statisticien-mathématicien à Statistique Canada, où travaillerai-je?

Nous offrons un environnement de travail hybride qui combine le travail à distance et sur place, ainsi qu'un environnement de travail modernisé. L'approche de Statistique Canada est conforme à la directive du Bureau du Dirigeant principal des Ressources Humaines de mettre en œuvre un modèle de travail hybride commun à l'ensemble de la fonction publique fédérale concernant la présence prescrite sur le lieu de travail. Conformément à cette directive et afin d'assurer l'efficience, l'efficacité, les exigences opérationnelles et/ou pour des raisons de collaboration, d'esprit d'équipe, d'innovation et de création d'une culture d'appartenance, la personne nommée devra travailler sur place pendant au moins 60 % de son horaire de travail régulier. Avant la nomination, le responsable du recrutement discutera avec le(s) candidat(s) retenu(s) des options et/ou des spécificités relatives à l'organisation du travail.

4.2 Remboursez-vous les frais de déménagement?

Si vous devez déménager à notre demande, les frais de déménagement sont généralement remboursés par Statistique Canada.

Pour plus de renseignements

Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les possibilités d'emploi en temps que statisticien-mathématicien à Statistique Canada, vous pouvez communiquer avec nous par courriel à l'adresse statcan.marecruitment-marecrutement.statcan@statcan.gc.ca.

Statistique sociale et économique (EC) — Programme de recrutement et de perfectionnement

Recrutement postsecondaire - Économistes, sociologues et analystes

Veuillez consulter les informations ci-dessous pour obtenir des détails au sujet des postes et du processus d'application.

  • Bloc d'information 1 : Travailler en tant qu'économiste, sociologue ou analyste

    Travailler en tant qu'économiste, sociologue ou analyste

    Travailler en tant qu'économiste, sociologue ou analyste, c'est aussi contribuer à l'évolution de la statistique.

    Les travaux que nous menons à Statistique Canada viennent appuyer l'économie, l'environnement et les programmes sociaux et aident les décideurs à formuler les politiques nécessaires à notre société et à notre économie.

    Ouvrez-vous à un monde de possibilités et bâtissez votre avenir avec nous.

    Vous pouvez jouer un rôle dans la mission fondamentale de Statistique Canada, qui consiste à servir les Canadiens avec des renseignements statistiques de grande qualité qui comptent — des données qui peuvent contribuer à améliorer leur qualité de vie. En vous joignant à notre équipe, vous pourrez, vous aussi, faire bouger les choses.

    L'un ou l'autre des domaines suivants vous intéresse-t-il?

    • la comptabilité
    • l'agriculture
    • la criminologie
    • le commerce
    • la science ou l'analyse de données
    • la démographie ou les études de population
    • les sciences de l'environnement
    • l'économie
    • l'éducation
    • l'épidémiologie
    • la finance
    • la géographie
    • la santé
    • la sociologie
    • la statistique

    Élargissez vos connaissances et contribuez au développement de notre organisme.

  • Bloc d'information 2 : Milieu de travail

    Milieu de travail

    Un milieu de travail sain comporte plus d'éléments que vous ne pourriez l'imaginer — il doit être diversifié, souple, enrichissant et conciliant pour que les employés puissent réaliser leur plein potentiel.

    Heureusement pour nous, Statistique Canada constitue l'un de ces milieux.

    Les programmes de recrutement et de perfectionnement de Statistique Canada vous fournissent les outils dont vous avez besoin pour réussir. Vous travaillerez avec quelques-uns des plus grands chercheurs au monde, qui seront vos guides et mentors et vous aideront à comprendre des techniques de pointe et à obtenir une meilleure compréhension des méthodes, systèmes et processus d'enquête. Nos programmes constituent pour vous une occasion unique :

    • d'élargir vos connaissances et votre savoir-faire;
    • d'explorer vos capacités analytiques et quantitatives;
    • de renforcer votre esprit d'équipe et d'accroître vos compétences en gestion de projets;
    • de proposer des idées novatrices;
    • et bien plus encore!

    Nous soutenons le talent. Exercez le vôtre et perfectionnez vos compétences à Statistique Canada.

    Économistes, sociologues et analystes

    Les recrues de ce volet commencent au niveau EC-02 et terminent le programme au niveau EC-04. Le Programme de recrutement et de perfectionnement des EC (PRPEC) de Statistique Canada est fondé sur une expérience de travail pratique (affectations par rotation) et une formation structurée. Les recrues acquièrent les connaissances et les compétences nécessaires qui les feront passer du niveau d'entrée à des postes de niveau opérationnel. Il faut à la plupart des recrues au moins 24 mois pour compléter le programme.

    En tant qu'économiste, sociologue ou analyste à Statistique Canada, vous pourrez effectuer l'analyse des tendances et développements socioéconomiques, évaluer la faisabilité et les répercussions des programmes statistiques nouveaux ou modifiés, et analyser des programmes statistiques. Votre rôle consiste à analyser des données provenant de programmes statistiques et à participer à la préparation de produits analytiques aux fins de publication et d'utilisation au sein de l'organisme. La nature de votre travail dépendra des enquêtes ou des programmes auxquels vous serez affectés.

  • Bloc d'information 3 : Formation et perfectionnement

    Formation et perfectionnement

    Pour le volet des économistes, des sociologues et des analystes

    Statistique Canada accorde la plus grande importance à la formation et au perfectionnement de ses employés. L'organisme encourage ceux-ci à approfondir leurs intérêts et les soutient tout au long de leur carrière. Statistique Canada offre un programme de perfectionnement complet dans les deux langues officielles. Ce programme comprend notamment les éléments suivants :

    Cours de base sur les enquêtes

    Tous les nouveaux employés participent à ce cours d'une durée de six semaines à temps plein. Ensemble, les participants doivent concevoir, de bout en bout, une enquête sur échantillon portant sur une question socioéconomique choisie à l'avance. À cette fin, ils négocieront une entente avec le client, élaboreront un questionnaire, définiront un échantillon, recueilleront les données sur le terrain, feront des estimations, analyseront les résultats de l'enquête et présenteront les conclusions. Cette formation pratique est accompagnée de séances en classe.

    Atelier d'interprétation de données

    L'Atelier d'interprétation de données est un cours de six semaines qui offre une formation intensive pratique et analytique. Dans le cadre de cette formation, les participants auront l'occasion d'élaborer, de produire et de présenter un article analytique original qui répond à un besoin en information de Statistique Canada. Ainsi, les participants renforceront leurs compétences relatives aux différentes techniques statistiques utilisées pour soutenir les activités d'analyse empirique et de confrontation des données à Statistique Canada. Le cours comprend de l'encadrement individuel et des activités en classe.

    Programme intensif sur les statistiques économiques

    Ce programme offre aux participants une solide base de connaissances et leur présente des sujets et des disciplines des programmes sur les statistiques économiques de Statistique Canada. Il est obligatoire pour les employés qui travaillent dans le domaine des statistiques économiques.

  • Bloc d'information 4 : Taux de rémunération

    Taux de rémunération

    EC - Groupe: économique et services de sciences sociales Taux annuels de rémunération (en dollars)

  • Bloc d'information 5 : Postes disponibles

    Postes disponibles

    En tant qu'économiste, sociologue ou analyste, vous devrez :

    • faire l'analyse des données des programme statistiques et préparer des produits analytiques à des fins de publication et d'utilisation interne;
    • cerner les tendances et développements statistiques;
    • analyser des données et formuler une rétroaction possible sur les méthodes et les procédures de collecte, de traitement, d'édition, de compilation et de présentation, et émettre des recommandations visant à améliorer les méthodes et les activités d'enquête;
    • fournir des données et de l'aide à des utilisateurs à l'intérieur et à l'extérieur de Statistique Canada;
    • participer à des enquêtes et à des examens spécialisés pour soutenir le travail des équipes de projet et des cadres.

    Tout au long de votre carrière, vous aurez accès à un large éventail de programmes de formation et de possibilités de perfectionnement. La formation offerte portera sur des sujets comme la réalisation d'une enquête auprès des ménages, et celle-ci vous permettra de perfectionner vos compétences en analyse de données, de vous renseigner sur les enquêtes auprès des entreprises, de renforcer vos compétences en gestion de projet et bien plus encore! Vous pourrez ainsi acquérir une expérience pratique pertinente qui améliorera vos compétences professionnelles et vous permettra d'accéder à des postes de direction.

  • Bloc d'information 6 : Qui est admissible

    Qui est admissible

    Les personnes résidant au Canada ainsi que les citoyens canadiens résidant à l'étranger. La préférence sera accordée aux citoyens canadiens.

  • Bloc d'information 7 : Foire aux questions

    Foire aux questions

    1. Qu'est-ce que le « recrutement postsecondaire des économistes, des sociologues et des analystes » à Statistique Canada?

    Statistique Canada recrute son personnel par le truchement du Programme de recrutement postsecondaire de la Commission de la fonction publique. Les années où il est nécessaire d'embaucher de nouveaux employés, les postes vacants sont annoncés à la Commission de la fonction publique en septembre. Durant la campagne de recrutement, des représentants de Statistique Canada se rendent dans certaines universités canadiennes pour rencontrer les candidats éventuels et leur décrire brièvement le travail effectué à Statistique Canada ainsi que les avantages liés à l'emploi offert.

    2. Recrutez-vous des candidats non canadiens?

    Toutes les personnes résidant au Canada ainsi que les citoyens canadiens résidant à l'étranger sont admissibles. La préférence sera accordée aux citoyens canadiens.

    3. Combien de candidats ayant un diplôme universitaire de premier cycle recrutez-vous comparativement au nombre de candidats titulaires d'un diplôme d'études supérieures?

    Au cours des dernières années, nous avons observé une répartition équilibrée de candidats retenus détenant un baccalauréat, une maîtrise ou un doctorat.

    4. Ces emplois sont-ils permanents ou temporaires?

    Les candidats sélectionnés se verront offrir un emploi d'une durée indéterminée (un emploi permanent) à raison de 37,5 heures par semaine.

    5. Quels sont les avantages à être un économiste, un sociologue ou un analyste?

    • Trois semaines de vacances, auxquelles s'ajoutent des jours de congé avec les années de service
    • Un horaire de travail modifié
    • Des régimes de soins dentaires et de soins de santé
    • Un régime de retraite agréé
    • Des congés spéciaux, p. ex. études, maternité, paternité
    • Un congé personnel et un congé de bénévolat
    • Des congés de maladie
    • Des congés avec étalement du revenu

    6. Donnez-vous de la formation?

    Statistique Canada accorde la plus grande importance à la formation et au perfectionnement de ses employés. Vos intérêts personnels et vos efforts en matière de perfectionnement professionnel sont encouragés et soutenus tout au long de votre carrière. Statistique Canada offre un programme de perfectionnement complet dans les deux langues officielles. Parmi les éléments clés de ce programme, vous trouverez le Cours de base sur les enquêtes, des cours internes, des séminaires, des conférences ainsi que la possibilité de faire des études universitaires.

    7. En quoi consiste le travail? À quoi devrais-je m'attendre lorsque je commencerai à travailler à Statistique Canada?

    Dès votre arrivée, vous travaillerez en étroite collaboration avec un économiste, un sociologue ou un analyste expérimenté, qui vous attribuera des tâches, vous conseillera sur des questions techniques et professionnelles, supervisera votre formation et vous guidera dans l'élaboration de votre plan de carrière.

    8. Travaillez-vous en équipe ou en groupe?

    Vous travaillerez en équipe avec d'autres économistes, sociologues ou analystes. Votre équipe immédiate travaillera en collaboration avec des équipes de projet multidisciplinaires dans un environnement matriciel. Celles-ci sont composées de représentants des quatre principaux groupes suivants : le domaine spécialisé (p. ex. les économistes, les sociologues, les géographes), les opérations d'enquête, le développement des systèmes et la méthodologie d'enquête (les statisticiens-mathématiciens).

    9. Je parle seulement une langue officielle, est-ce un problème?

    À Statistique Canada, vous travaillerez avec des collègues qui parlent français, anglais ou les deux langues. Tous les gestionnaires à Statistique Canada doivent être en mesure de travailler dans les deux langues officielles, et l'on encourage tous les employés à devenir bilingues et à utiliser le français et l'anglais dans tous les aspects de leur travail. Cependant, le bilinguisme n'est pas un critère de recrutement. L'organisme favorise et appuie la formation dans l'autre langue officielle (cours internes, cours offerts par des établissements de formation publics ou privés).

    10. Si je suis embauché comme économiste, sociologue ou analyste à Statistique Canada, où vais-je travailler?

    Tous les postes d'économiste, de sociologue ou d'analyste offerts se trouvent au bureau central de Statistique Canada à Ottawa. Vous travaillerez au pré Tunney, un complexe d'immeubles gouvernementaux entouré de grands espaces verts, situé à environ deux kilomètres à l'ouest du centre-ville d'Ottawa, près de la rivière des Outaouais.

    11. Si je dois déménager à Ottawa, paierez-vous pour le déménagement?

    Les frais de réinstallation sont généralement remboursés par Statistique Canada.

    12. Offrez-vous de l'aide afin de trouver un logement?

    À l'embauche, vous recevez de l'information utile pour vous trouver un logement dans la région de la capitale nationale.

Systèmes d'information sur ordinateur (CS) — Programme de recrutement et de perfectionnement

Recrutement postsecondaire - Systèmes d'information sur ordinateur (CS-01/CS-02)

Veuillez consulter les informations ci-dessous pour obtenir des détails au sujet des postes et du processus d'application.

  • Le travail en technologie de l'information

    Puisque le travail en TI effectué au sein de Statistique Canada est varié et spécialisé, l'organisme cherche à embaucher des personnes qui possèdent les connaissances et les habiletés requises pour fonctionner efficacement dans notre environnement de travail unique. Statistique Canada reconnaît aussi que les connaissances et les habiletés associées à de la formation interne et à de l'expérience pratique sont le meilleur moyen de constituer un effectif de TI compétent qui peut contribuer à exécuter le mandat de l'organisme.

    Environnement professionnel

    Statistique Canada compte parmi ses employés environ 800 professionnels CS, tous regroupés au sein de la Direction de l'informatique. Leurs connaissances et leurs expériences professionnelles forment un énorme bassin d'expertise. En tant que recrue, vous constaterez que la consultation et l'échange d'idées avec vos collègues contribueront de façon inestimable à votre formation et à votre perfectionnement.

    Environnement technologique – développement d'applications

    Le processus de développement de logiciels à Statistique Canada est très diversifié. Alors que certaines équipes choisissent d'utiliser une approche plus traditionnelle, plusieurs ont mis en œuvre une méthode agile de développement de logiciels, notamment SCRUM ou Kanban. Ces équipes peuvent comprendre de trois à plus de 15 employés et comprennent des experts de plusieurs spécialités comme l'analyse opérationnelle, la conception de l'expérience utilisateur, la mise à l'essai, l'architecture des systèmes, la programmation de bases de données, en plus de la programmation orientée objet. Les employés sont à leur mieux lorsque les meilleurs outils sont à leur disposition. Ainsi, nous fournissons à notre personnel des outils de pointe afin d'exécuter leurs tâches, ce qui inclut : git, JIRA, Confluence, Team Foundation Server, Jenkins, Sonar, Visual Studio, Eclipse et/ou IntelliJ.

    Nous utilisons une architecture orientée service et des approches orientées objet aux étapes de la conception et du développement, et .NET et Java sont les plateformes de prédilection. Les principaux progiciels incluent SQL Server, Oracle et SAS.

  • La formation et le perfectionnement

    Une carrière stimulante et enrichissante attend les nouveaux employés en informatique qui se joignent à Statistique Canada. En tant que recrue, vous participerez à un programme de perfectionnement de deux ans, au cours duquel vous serez affecté à deux projets. Vos tâches, exécutées au sein d'équipes de projets comprenant des professionnels d'expérience, pourraient inclure l'analyse, la conception, le développement et l'amélioration de systèmes afin de produire des renseignements statistiques ainsi que du travail sur les bases de données ou la sécurité.

    En tant que recrue, vous recevrez une formation structurée et une formation en cours d'emploi sur des aspects techniques et spécialisés reliés à vos affectations, ainsi qu'une formation générale concernant l'organisme dans son ensemble.

    Orientation à la fonction publique

    Cette séance d'orientation parrainée par l'École de la fonction publique du Canada s'adresse aux nouveaux employés de la fonction publique du Canada.

    Orientation à Statistique Canada

    Ce cours d'une journée donne aux employés une idée globale des activités de l'organisme, ce qui leur permet de savoir quelles sont leurs options et de tirer pleinement parti des possibilités de carrière qui s'offrent à eux.

    Le cours traite des sujets suivants : le mandat, les principes directeurs et le rôle changeant de Statistique Canada; la valeur et la pertinence de notre travail; les défis que nous devons relever; le perfectionnement des ressources humaines à Statistique Canada et la structure organisationnelle de Statistique Canada.

    Programme d'orientation technique des employés du groupe CS

    Ce programme d'une journée donne un aperçu du Les programmes de recrutement et de perfectionnement du groupe CS et des services informatiques offerts à Statistique Canada. Il décrit de plus quelques initiatives techniques importantes assurant le soutien des programmes d'enquête. Des conférenciers possédant une expérience appréciable à Statistique Canada présentent des exposés sur divers sujets, comme le cadre de la technologie de l'information, la gestion de projets portant sur les systèmes, la sécurité, l'infrastructure technique, l'assistance logicielle et la formation en informatique. Les nouveaux employés sont invités à participer tout au long du programme au moyen de discussions libres et de périodes de questions. Vous tirez avantage de l'expérience et des connaissances de gens qui ont contribué au succès d'un certain nombre de projets informatiques à Statistique Canada.

    Formation technique

    Les employés ont accès à une formation technique diversifiée. Citons à titre d'exemple la formation offerte par les fournisseurs commerciaux, les cours donnés à Statistique Canada, la formation assistée par ordinateur (FAO) et la formation en milieu de travail.

    Formation linguistique

    Tous les employés de Statistique Canada ont accès à des cours de langue seconde.

    Formation spécialisée

    On offre périodiquement un certain nombre de cours sur des sujets spécialisés.

    Cours de base sur les enquêtes

    Ce cours de six semaines à temps plein s'adresse aux employés des domaines spécialisés. Vous devrez concevoir et exécuter, en équipe, toutes les étapes d'une enquête par sondage sur un sujet socioéconomique prédéterminé. Vous devrez notamment négocier une entente avec le client, concevoir le questionnaire, sélectionner l'échantillon, recueillir les données sur le terrain, faire des estimations et des analyses des résultats de l'enquête et présenter les conclusions. Des exposés théoriques complètent la formation pratique. Ce cours a pour but d'équiper les participants avec une compréhension du processus complet d'une enquête et une appréciation pour la contribution de la TI.

    Perfectionnement

    Nous encourageons les employés à travailler sur différents projets tout au long de leur carrière afin d'apprendre de nouvelles technologies ou de développer leurs compétences existantes et leurs compétences dans une technologie.

  • Rémunération

    CS - Groupe des Systèmes d'Ordinateurs - Taux de Rémunération annuels (en dollars)

    Un régime de pension agréé, un régime de soins dentaires, un régime de soins de santé, un régime d'assurance-invalidité et une assurance-vie font partie des avantages sociaux accordés aux employés de la fonction publique fédérale. Vous avez droit, en tant que nouvel employé à temps plein, à 15 jours de vacances, 15 jours de congé de maladie, 5 jours de congé pour obligations familiales, un congé de bénévolat et un congé personnel. Vous aurez également droit à un congé de maternité ou un congé parental allant jusqu'à 52 semaines ainsi qu'à un congé sans solde d'une durée maximale de 5 ans pour la garde des enfants ou des parents.

    Affiliation syndicale

    Le groupe CS est représenté par l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC). Tous les membres du groupe doivent verser une cotisation pour les services de représentation assurés par l'Institut, mais l'adhésion à l'organisation est facultative.

  • Qui est admissible

    Les personnes résidant au Canada et les citoyens canadiens résidant à l'extérieur du Canada.

    Le répertoire de recrutement et de perfectionnement du groupe CS constitue une partie importante du Programme de recrutement post-secondaire de Statistique Canada. Nous sommes à la recherche des talent les plus prometteurs du Canada!

Favoriser la diversité et l'inclusion

Nous sommes tous uniques. À Statistique Canada, nous en sommes convaincus, et nous encourageons la spécificité de chaque personne, car nous croyons que les différences renforcent notre organisation. Comme employeur, nous comprenons que, en fin de compte, la diversité des perspectives, des expériences et des cultures favorise l'efficience et l'innovation. Au sein de l'organisme, nous appuyons la diversité à l'échelle du gouvernement fédéral en offrant des occasions professionnelles intéressantes et des défis valorisants à tous. Jeunes, personnes plus âgées, personnes ayant un handicap, membres d'un groupe de minorité visible, Autochtones, femmes ou défenseurs de tout groupe de diversité : soyez assurés que vous êtes les bienvenus et valorisés dans notre milieu de travail.

Les valeurs fondamentales de notre culture comprennent le respect, l'inclusion, la collaboration et la participation — des valeurs qu'à titre de candidat potentiel, vous contribuerez à renforcer.

Qu'est-ce qui fait que ça fonctionne?

Notre engagement envers la diversité et l'inclusion s'applique à tous les niveaux : de haut en bas et de bas en haut.

Les cadres supérieurs participent par l'entremise du programme d'équité en matière d'emploi et de diversité, qui compte également un champion à l'échelon de sous-ministre adjoint. Le statisticien en chef ouvre activement la voie à la diversité en milieu de travail, et les champions de la haute direction font la promotion d'initiatives d'inclusion.

Certains bénévoles participent personnellement en prenant part à des groupes de travail dirigés par les employés pour promouvoir les bienfaits de la diversité. Ces groupes mettent en évidence les besoins, les préoccupations et les priorités dont il faut tenir compte pour s'assurer que tous se sentent appréciés dans le milieu de travail, ont accès à des activités de perfectionnement et peuvent participer pleinement à la réalisation des objectifs organisationnels. Ces groupes de travail célèbrent également la diversité par des activités, comme la Semaine de sensibilisation aux cultures autochtones, l'Exposition sur les cultures du monde organisée par le Groupe consultatif des minorités visibles et la Semaine de la francophonie. Statistique Canada compte notamment les groupes suivants :

  • Cercle consultatif autochtone
  • Sous-comité des questions touchant les personnes handicapées
  • Groupe consultatif des minorités visibles
  • Sous-comité des femmes
  • Groupe des lesbiennes, gais, bisexuels, transgenres et queer (LGBTQ+)/diversité
  • Espace positif
  • Comité sur le mieux-être au travail
  • Réseau des jeunes professionnels de StatCan
  • Réseau des chefs de StatCan

Les professionnels de l'équité en matière d'emploi et de la diversité sont déterminés à appuyer ces groupes. Ensemble, nous travaillons à promouvoir la diversité et à soutenir des initiatives qui rendent notre milieu de travail plus inclusif pour tous les employés.

Votre milieu de travail idéal valorise-t-il la diversité et en tire-t-il parti, en plus de promouvoir l'inclusion? Songez à faire partie de l'équipe de Statistique Canada!

Description de la figure - Structure sur le terrain du Recensement de 2011

Cette figure représente la Structure sure ;e terrain du Recensement de 2011. Il a la forme d'une pyramide.

En partant du bas vers le haut on y retrouve :

  • Employés recruités en vertu de la Loi sur la statistique :
    • Agents recenseurs (30 000)
    • Chefs d'équipe (y compris les chefs d'équipage du recrutement) et adjoints(2 500 CE, 2 500 adjoints)
    • Assistants Champ Opération Superviseur (300)
  • Employés recrutés en vertu de la LEFP (Loi sur l'emploi dans la fonction publique) :
    • Chargés des opération sur le terrain (300)
    • Chefs adjoints - Opérations sur le terrain (y compris les gestionnaires du dénombrement des Premières Nations et les gestionnaires du dénombrement des logements collectifs) (45)
    • Chefs de bureaux locaux du recensement (37)
    • Chefs de zone (y compris les chefs de zone pour les population spéciales) (14)
    • Directeurs adjoints du recensement (5)

Description : Aperçu du Réseau des Centres de données de recherche

Le Réseau canadien des centres de données de recherche (CDR) compte en tout 15 centres de données, 9 antennes et 26 partenaires. Trois principales structures sous-tendent le Programme des CDR :

  1. Les organismes subventionnaires, notamment le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).
  2. Le Comité coordonnateur du Réseau canadien des CDR (CCRCCDR), le principal organe directeur du Réseau.
  3. La portion du Réseau qui relève de Statistique Canada, regroupant la Sous-section de l’analyse et de la diffusion, une sous-section des opérations située au bureau central, et des superviseurs et analystes régionaux provenant de chaque centre, qui travaillent tous sous l’autorité du gestionnaire du Programme des CDR.

Bien que le Réseau canadien des CDR et Statistique Canada se caractérisent par des structures de reddition de comptes qui leur sont propres, tous deux travaillent en partenariat.

Vérification des processus administratifs du Bureau régional du Centre (Toronto)

Rapport final
Rapport original approuvé par le Comité de vérification interne le 30 août 2006
Addenda approuvé le 18 janvier 2008

Division de la vérification interne
Décembre 2005

Énoncé du vérificateur

Nous avons terminé la vérification des processus administratifs du Bureau régional du Centre (Toronto). L’objectif était d’évaluer le degré de conformité des pratiques et des processus financiers et de ceux touchant les ressources humaines, ainsi que d’autres processus et pratiques administratifs généraux, avec des règlements, politiques et directives pertinents du gouvernement du Canada et de l’organisme. Nous avons examiné les domaines suivants: comptes créditeurs; rémunération des intervieweurs; voyages, y compris l’utilisation des cartes individuelles de voyage; achats; contrôle des stocks, c’est‑à‑dire conformité au Système automatisé d’information sur la gestion du matériel (SAIGM); certains éléments de la sécurité matérielle, par exemple, le contrôle de l’accès et l’application de mesures de sécurité de base; la dotation en ressources humaines (RH), y compris la documentation des dossiers; la formation relative à la modernisation des RH; le contrôle de l’accès aux technologies de l’information (TI). Étant donné que la même équipe de gestion est responsable des pratiques et procédures administratives à Toronto et à Sturgeon Falls, la vérification s’est tenue à Toronto seulement. Elle s’est concentrée sur les activités courantes du bureau régional et n’a pas touché les opérations du Recensement de 2006.

La vérification interne a été effectuée en conformité avec les Normes de vérification internes en vigueur dans l’administration fédérale. Les activités principales de la vérification, qui s’est déroulée du 21 novembre au 2 décembre à Toronto, ont été axées sur les opérations financières, celles touchant les ressources humaines et d’autres opérations administratives du bureau régional. Les vérificateurs ont interrogé environ 30 employés de Statistique Canada, 11 intervieweurs et 1 gardien de sécurité, ils ont observé les pratiques et ont passé en revue des documents.

L’examen de certaines pratiques et processus financiers et de ceux touchant les ressources humaines, ainsi que d’autres pratiques et processus administratifs généraux, en rapport avec les politiques, directives et règlements pertinents de l’organisme central et du Bureau, nous a permis de conclure que les domaines examinés sont essentiellement conformes. Dans quelques domaines, toutefois, les constatations montrent qu’il existe un niveau de risque modéré pour l’organisation. Il s’agit notamment des suivants: manque de preuves que l’on a cherché à obtenir le meilleur prix lorsque l’on a utilisé des commandes d’achat local (CAL) (page 9); l’entreposage des données protégées B (page 12), et la gestion des commutateurs A/B (page 14). Le rapport de vérification présente les recommandations découlant de toutes les constatations des vérificateurs. Les gestionnaires du Bureau régional du Centre ont préparé un plan d’action en vue de donner suite à toutes les recommandations (annexe B). Une équipe de vérification contrôlera les progrès réalisés à l’égard de ce plan et fera rapport au Comité de la vérification interne.

Les conclusions sont fondées sur l’évaluation des constatations par rapport à des critères établis au préalable et approuvés par le Comité de la vérification interne, en octobre 2005. Elles rendent compte des travaux de vérification qui se sont déroulés principalement entre le 21 novembre et le 2 décembre 2005.

L’équipe de vérification était constituée de Mylène Belzile, Maria Escobar Rivera, Johanne Grégoire, Bev Prentice, Fadi Hélou et Jacques Lepage, ce dernier agissant comme vérificateur principal.

À notre avis, les travaux de vérification ont été suffisants et appropriés, et des preuves ont été recueillies pour appuyer les constatations mentionnées dans le présent rapport de vérification.

Contexte

Des vérifications des bureaux régionaux sont effectuées en alternance à Statistique Canada, depuis le milieu des années 90. Les bureaux régionaux, comme notre bureau central, mènent des activités financières, des activités dans le domaine des ressources humaines et des activités administratives. La charte de délégation des pouvoirs de signature rend compte du caractère particulier des bureaux régionaux.

Du point de vue de la collecte des données, les régions (Région de l’Est, Région du Centre et Région de l’Ouest et des Territoires du Nord‑Ouest) sont responsables de la gestion des opérations des enquêtes dans huit centres: Halifax; Montréal, Sherbrooke; Toronto, Sturgeon Falls; Winnipeg, Edmonton; et Vancouver. À cette fin, on assure le recrutement, le maintien en poste, la formation et l’affectation d’un effectif capable de traiter toute une gamme d’enquêtes permanentes et ponctuelles, on produit des estimations de coûts, on fournit des conseils et de l’aide pour les situations qui se présentent au niveau local, on assure les relations avec les répondants, on gère les opérations de collecte au jour le jour, y compris l’élargissement et le recrutement à contrat d’un effectif d’intervieweurs, au besoin, on respecte les objectifs de coûts, de qualité et d’actualité, on met à jour les échantillons, on assure le maintien des bureaux locaux, on contrôle la qualité des données et on collabore avec la Division des opérations des enquêtes (DOE), afin de déterminer des façons d’améliorer la collecte des données.

Les régions sont l’un des deux principaux secteurs de collecte de l’organisme. À ce titre, elles assurent un service essentiel au mandat de Statistique Canada, qui est de fournir aux Canadiens des statistiques et des produits, services et analyses statistiques objectifs et non partisans au sujet de l’économie et de la société canadiennes, qui sont pertinents, qui correspondent aux enjeux émergents, qui respectent les exigences législatives et qui sont de grande qualité. Les régions fournissent des services de collecte des données à plusieurs divisions responsables d’enquêtes économiques et socioéconomiques.

Le Bureau régional du Centre est constitué du centre de Toronto - qui fournit aussi des services administratifs pour la région - et du centre de Sturgeon Falls.

Avant d’entreprendre la vérification du Bureau régional du Centre (Toronto), les éléments vérifiés dans le cadre des vérifications antérieures des bureaux régionaux ont fait l’objet d’une évaluation, de concert avec les gestionnaires du Secteur des communications et des opérations, ainsi que les gestionnaires des ressources financières et humaines, du point de vue des menaces et des risques pour l’organisation. La plupart des éléments financiers inclus dans les vérifications antérieures ont été conservés. Les nouveaux éléments qui se sont ajoutés à la liste portent sur des questions liées aux RH.

Objectif

L’objectif de cette vérification consistait à évaluer le degré de conformité des pratiques et des processus financiers et de ceux touchant les ressources humaines, ainsi que d’autres pratiques et processus administratifs généraux, avec des règlements, politiques et directives pertinents de l’organisme central et du Bureau.

Portée

La vérification a servi à examiner les processus et les pratiques suivis par le Bureau régional du Centre, pour s’assurer que certaines activités financières et administratives et certaines activités touchant les ressources humaines soient conformes aux règlements, politiques et directives du gouvernement du Canada, ainsi qu’aux politiques et directives de Statistique Canada. Les domaines examinés comprenaient : les comptes créditeurs; la rémunération des intervieweurs; les voyages, y compris l’utilisation des cartes individuelles de voyage; les achats; le contrôle des stocks, c’est‑à‑dire conformité au Système automatisé d’information sur la gestion du matériel (SAIGM); certains éléments de la sécurité matérielle, par exemple, le contrôle de l’accès et application de mesures de sécurité de base; la dotation en RH, y compris documentation des dossiers; formation relative à la modernisation des RH; le contrôle de l’accès aux TI. Étant donné que la même équipe de gestion est responsable des pratiques et procédures administratives à Toronto et à Sturgeon Falls, la vérification s’est tenue à Toronto seulement. Elle s’est concentrée sur les activités courantes du bureau régional et n’a pas touché les opérations du Recensement de 2006.

Approche

Cette vérification a été guidée par des critères et des cadres d’examen fondés sur les guides et analyses de vérification du Conseil du Trésor. Un plan de vérification a été élaboré et comprenait des activités détaillées pour toutes les composantes comprises dans la portée de la vérification.

Les vérificateurs ont utilisé des bases de données administratives (par exemple, le Système financier ministériel commun (SFMC), le Système automatisé d’information sur la gestion du matériel (SAIGM), le Système de paye des opérations des enquêtes statistiques (SPOES). Les vérificateurs ont interrogé les employés des ressources financières et humaines et le personnel administratif du Bureau régional du Centre (Toronto). Dans certains cas, la vérification de la conformité a nécessité la sélection et le remaniement d’échantillons appropriés (par exemple, pour les demandes de remboursement de frais de voyage, les comptes créditeurs, les achats) et la consignation des résultats dans les outils de collecte de données appropriés. Les travaux ont aussi consisté à examiner des dossiers (principalement sous forme papier), afin de s’assurer qu’ils comprenaient de la documentation appropriée. Diverses inspections visuelles (par exemple, aires de travail, procédures, tableaux d’affichage) ont aussi été effectuées. En ce qui a trait à la sécurité, les vérificateurs ont questionné un échantillon d’employés et ont procédé à une inspection de la sécurité physique des lieux. À leur retour, ils ont procédé à des enquêtes de sécurité sur le personnel au bureau de la sécurité du Bureau central et à un examen des titulaires de cartes de voyage, à l’aide des dossiers administratifs.

Avant de quitter le bureau de Toronto, les vérificateurs ont discuté des constatations préliminaires avec le directeur régional et le gestionnaire des Services de la gestion et de l’informatique (SGI) (qui est aussi le directeur régional adjoint par intérim, Opérations).

Afin de respecter la portée de la vérification, le plan de vérification comprenait un certain nombre de sous‑objectifs, à savoir:

  • s’assurer que les comptes à payer ou à régler sont vérifiés de façon rentable et efficace, tout en maintenant des contrôles appropriés;
  • s’assurer que les achats de biens et de services sont effectués de la façon la plus rentable possible, tout en maintenant des contrôles financiers appropriés;
  • s’assurer que les voyages sont gérés et contrôlés efficacement;
  • s’assurer que les cartes individuelles de voyage (CIV) sont utilisées de façon économique et efficace;
  • s’assurer que les stocks sont gérés de façon appropriée;
  • s’assurer que la rémunération des intervieweurs est gérée de façon appropriée;
  • veiller à la sécurité des employés, des données et des actifs des régions;
  • s’assurer que la dotation dans le cadre des concours ouverts et fermés est conforme à l’article 10 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, que les nominations intérimaires et les prolongations de nominations intérimaires sont conformes à l’article 7 du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, et que les prolongements de nomination pour une période déterminée sont conformes à l’article 7 de la Politique sur l’emploi pour une période déterminée de 2003;
  • s’assurer que les lignes directrices clés en matière de dotation de SC s’appliquant aux Opérations des enquêtes statistiques ont été appliquées pour le recrutement des intervieweurs à l’externe, les promotions des intervieweurs à des postes d’intervieweurs principaux et les affectations intérimaires, ainsi que les prolongations d’affectations intérimaires des employés des Opérations des enquêtes statistiques (OES);
  • s’assurer que les gestionnaires et le personnel des RH sont préparés en vue de la modernisation des RH.

Les sous‑objectifs, critères connexes et résultats figurent à l’annexe A.

Résultats

Dans l’ensemble, la vérification a confirmé, selon la portée définie, que les pratiques et processus financiers et ceux touchant les ressources humaines, ainsi que d’autres processus et pratiques administratifs généraux du Bureau régional du Centre (Toronto), sont pour la plupart conformes aux règlements, politiques et directives pertinents de l’organisme central et du Bureau. Dans quelques domaines, toutefois, les constatations montrent des risques possibles pour l’organisation. Les constatations sont les suivantes:

  • Les vérificateurs n’ont pas trouvé de preuves tangibles que les meilleurs prix ont été obtenus par suite de l’utilisation des CAL. Nous nous attendions à trouver au moins deux soumissions dans les dossiers. On n’en a retrouvé aucune, ce qui fait qu’il a été impossible de déterminer si le meilleur prix avait été recherché (page 8).
  • Les utilisateurs de commutateurs A/B n’avaient pas signé de déclaration. Nous n’avons pas trouvé de commutateur A/B sur les ordinateurs dans lesquels on devrait normalement retrouver des données confidentielles, ni aucune déclaration signée par les utilisateurs (page 12).
  • Les données protégées B devraient être entreposées soigneusement après les heures de travail, selon les pratiques appropriées. Nous avons remarqué que des données d’enquête et des données personnelles n’étaient pas entreposées de façon sécuritaire après les heures de travail (page 11).

Toutes les constatations sont abordées de façon plus détaillée dans la section des constatations et des recommandations du présent rapport.

Certains des sous‑objectifs examinés dans le cas des voyages, de l’utilisation des cartes individuelles de voyage et de la formation relative à la modernisation des RH ont été jugés entièrement conformes.

Constatations et recommandations

Les critères utilisés pour la vérification sont énumérés pour chaque sous‑objectif à l’annexe A. Dans la présente section du rapport, les constatations et recommandations sont présentées selon des regroupements de sous‑objectifs. Le rapport ne comprend que les constatations qui s’accompagnent de recommandations.

Comptes créditeurs et achats

De nombreux critères de ces deux sous‑objectifs ont été analysés au moyen d’échantillons de transactions exécutés à travers des grilles. Les échantillons ont été sélectionnés de façon aléatoire dans des listes stratifiées.

Les résultats de l’analyse des échantillons exécutés au moyen de la grille sont présentés dans les tableaux qui suivent. Il convient de souligner que seuls les critères vérifiés au moyen de la grille et qui n’étaient pas entièrement conformes figurent dans le tableau (une liste complète des critères se trouve à l’annexe A). Les recommandations regroupent souvent plus d’un critère et sont présentées après la description des constatations.

Comptes créditeurs

Un certain nombre de critères mesurés avec l’aide de la grille ont été jugés entièrement conformes. Il s’agit notamment des suivants:

  • La documentation est conforme à l’article 34 (signature de l’agent à qui les pouvoirs de signer sont délégués).
  • Le codage financier est correct (CRF, responsabilité, article d’exécution et code de projet correspondant à l’approbation en vertu de l’article 34).
  • Les factures à payer reçues à la salle de courrier sont estampillées avec un timbre dateur et envoyées rapidement aux finances, où elles sont estampillées à nouveau.
  • Les factures sont appariées avec les formulaires de commande d’achat, afin de vérifier que les prix correspondent à ceux figurant dans la commande d’achat.
  • Les exonérations de TVP sont appliquées et le calcul de la TPS est approprié.
  • Les demandes de paiement sont approuvées par l’agent financier, en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Aucune personne ne doit se prévaloir des pouvoirs de signature en vertu de l’article 33 et de l’article 34 de la LGFP relativement à un paiement particulier.
  • Les paiements sont traités rapidement par les Finances au moyen du SMFC. Les chèques doivent être renvoyés à l’adresse du domicile de l’employé ou à l’adresse de la compagnie.
  • Les transactions doivent suivre un cheminement logique (c.-à-d. , commandes d’achat, formulaires de demandes et d’évaluation comportant une date antérieure à la date de la facture).

D’autres critères, qui n’ont pas été mesurés au moyen de la grille, ont aussi été respectés. Il s’agit notamment des suivants:

  • Les formulaires de signature indiquant les pouvoirs délégués sont mis à jour et conservés dans un classeur fermé à clé. Les nouveaux formulaires doivent être remplis et signés au plus tard le 31 octobre 2005.
  • L’accès aux dossiers des fournisseurs est restreint et les dossiers sont conservés sous clé.
  • Les relevés mensuels des cartes d’achat font l’objet d’une réconciliation avec les achats individuels encourus, et les paiements sont réglés rapidement, afin d’éviter le paiement d’intérêts.
  • On maintient un fichier distinct pour les cartes d’achat.
Les critères figurant dans le tableau suivant n'étaient pas conformes.
Critères (numéro du critère de l’annexe A) Conforme (N) Total (N) Pourcentage de conformité
Les achats sont approuvés par l’agent à qui les pouvoirs sont délégués1. (1.2) 23 33 70
La date de versement du paiement doit être postérieure de 30 jours à la réception de la facture (versement immédiat pour les employés) ou à l’acceptation du bien/service, selon la plus tardive de ces dates. La facture doit être datée au moyen d’un timbre au moment de la réception et lorsque le paiement est traité. La date de réception de la facture devrait correspondre à la date de réception dans le SMFC. (1.10) 6 40 15
On conserve des dossiers pour tous les fournisseurs, dans lesquels on retrouve tous les documents d’appui pour tous les achats (formulaire de commande, y compris commande d’achat local (CAL), facture, connaissement, bordereau d’emballage, et preuves que ces documents ont été vérifiés). (1.11) 23 33 70
La date et le numéro de la facture sont entrés correctement dans le SMFC. (1.16) 6 40 15

Ces constatations et les recommandations connexes sont examinées après la sous‑section sur les achats.

Achats

Un certain nombre de critères mesurés à l’aide de la grille ont été jugés entièrement conformes. Il s’agit notamment des suivants.

  • Les offres à commande ou les contrats dont les montants sont supérieurs à 5 000 $ pour les biens et à 25 000 $ pour les services ont été négociés avec les fournisseurs principaux.
  • Les factures et les bordereaux d’emballage séparés sont vérifiés, afin de déterminer si les quantités et les prix soumis sont justes.
  • Les gestionnaires confirment la réception des biens ou services en vertu de l’article 34.
  • Les factures et les bordereaux d’emballage estampillés sont envoyés rapidement aux Finances pour paiement.

D’autres critères non mesurés au moyen de la grille ont aussi été respectés. Il s’agit notamment des suivants.

  • Un agent désigné est responsable de tous les achats.
  • Des procédures sont en place pour la réception et la vérification des biens ou des services.
  • Les critères s’appliquant aux comptes créditeurs, en ce qui a trait aux responsabilités des Finances, sont consultés avant le paiement.
  • Un coordonnateur –qui n’est pas l’agent chargé des achats- est désigné pour superviser l’utilisation des cartes d’achat (Master Card). Les cartes sont émises au nom des employés courants de l’unité administrative et doivent être utilisées par le titulaire, uniquement pour des achats officiels pour le gouvernement. Elles doivent être conservées en un lieu sûr, dont l’accès est contrôlé, lorsqu’elles sont utilisées.
  • Le coordonnateur est pleinement responsable de tous les achats effectués au moyen des cartes, et il existe une entente dûment signée à cet effet. Chaque titulaire de carte doit signer une acceptation.
  • Un registre ou un répertoire distinct existe pour tous les achats effectués au moyen de CAL, les offres à commande et les cartes d’achat.
  • La carte n’est pas utilisée pour certains types d’achats précisés dans la politique du CT, par exemple, les dépenses de voyage, les réparations, les avances en espèces et les transactions interministérielles (cet élément a été vérifié en même temps que le sous‑objectif 1 – Comptes créditeurs).
  • Les paiements sont versés rapidement à la compagnie de cartes de crédit, afin d’éviter le paiement d’intérêts.
Les critères figurant dans le tableau suivant n'étaient pas conformes.
Critères (numéro du critère de l’annexe A) Conforme Total Pourcentage de  Conformité
Lorsque des commandes d’achat local (CAL) sont utilisées, il existe des preuves que les meilleurs prix ont été obtenus. (4.3) 0 15 0
Les formulaires de demande internes et les CAL sont signés par l’agent à qui les pouvoirs sont délégués2.(4.4) 23 33 70

Les achats (y compris au moyen de commandes d’achat local (CAL) ne sont pas toujours approuvés par l’agent à qui les pouvoirs sont délégués (critères 1.2, 1.11 et 4.4 de l’annexe A)

L’agent des SGI et l’agent financier ont indiqué, dans le cadre de leurs entrevues générales respectives, que les formulaires de demande internes et les CAL étaient approuvés par un agent à qui les pouvoirs avaient été délégués, ou qu’un courriel était envoyé à l’agent des achats. L’agent des achats a confirmé leurs propos, mais il a admis qu’il ne conservait pas de copies des courriels dans ses dossiers (électroniques ou sur papier). Cela a été confirmé par l’analyse de l’échantillon (voir les résultats de l’analyse au moyen de la grille ci‑dessus).

Dans 10 cas (30%), on ne retrouvait pas de formulaire de demande interne, de commande d’achat local (CAL) signé par un employé à qui les pouvoirs étaient délégués en vertu de l’article 22 de la LGFP, ni de courriel envoyé à l’agent des achats dans le dossier. Dans le cas de l’imprimerie, les procédures actuelles ne concordent pas avec les exigences. À l’heure actuelle, les commandes d’impression sont soumises sur une base permanente, souvent plus d’une fois par jour, et on ne conserve pas de dossiers des prix soumis ni de l’approbation par un agent à qui les pouvoirs sont délégués.

Recommandation 1: Le gestionnaire des SGI devrait établir des procédures d’achat appropriées, afin de s’assurer qu’un agent à qui les pouvoirs sont délégués signe un formulaire d’achat ou envoie un courriel, avant qu’un achat soit effectué.

Les factures sont presque toujours payées avant l’échéance de 30 jours (critères 1.10 et 1.16 de l’annexe A)

Nous avons déterminé qu’il n’existe pas de problème dans le cas des paiements dus aux employés ou de l’estampillage des factures. Toutes les factures étaient estampillées de façon appropriée. L’échantillon relatif aux voyages a montré que les demandes de remboursement de frais de voyage des employés sont traitées comme il se doit lorsqu’elles sont reçues à la section des finances du bureau régional. Les autres demandes de remboursement des employés, par exemple, celles touchant la petite caisse, ont aussi été traitées rapidement par la section des finances.

Toutefois, les factures des fournisseurs sont presque toujours remboursées avant l’échéance de 30 jours prévue (85%). La date de réception de la facture correspondait rarement à la date de réception par le SMFC. Les fournisseurs sont remboursés avant l’échéance de 30 jours prévue, contrairement à la Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d’échéance. Cela nécessite que la date de la facture soit entrée de façon incorrecte dans le SMFC, cette action est faite délibérément. À l’origine, cette procédure était appliquée pour que les fournisseurs, surtout les petits, soient payés avant l’échéance de 30 jours. Toutefois, les preuves montrent que cette pratique s’étend maintenant à tous les fournisseurs (petits et grands).

Recommandation 2: Le directeur devrait prendre des mesures immédiates pour mettre fin à la pratique de paiement anticipé. Il devrait s’assurer que des procédures claires sont en place en vue de respecter l’échéance de 30 jours pour le versement des paiements prévue dans la Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d’échéance, et il devrait contrôler la situation, afin de s’assurer que le problème a été corrigé.

Il n’y a pas de preuves que les meilleurs prix ont été obtenus par suite de l’utilisation des CAL (critère 4.3 de l’annexe A)

Nous nous attendions à trouver au moins deux soumissions par achat dans les dossiers. Les dossiers ne comportaient aucune soumission. Les transactions découlant de CAL ne comportaient aucun document d’appel d’offres, ni aucune preuve que le meilleur prix avait été obtenu. Le responsable des SGI et l’agent financier ont indiqué, au moment de leurs entrevues générales respectives, que des soumissions étaient obtenues dans le cadre des CAL. L’agent des achats a confirmé leurs propos, mais il a admis qu’il ne conservait pas ces renseignements dans ses dossiers (électroniques ou sur papier). Cela a été confirmé par l’analyse de l’échantillon (voir les résultats de l’analyse au moyen de la grille ci‑dessus).

Recommandation 3: Le gestionnaire des SGI devrait établir un ensemble de procédures, afin de s’assurer que les meilleurs prix sont obtenus par suite de l’utilisation d’une CAL. Les résultats de ce processus devraient être conservés dans des dossiers. Ces procédures pourraient inclure l’obtention de soumissions pour chaque CAL. Le gestionnaire des SGI devrait aussi contrôler la situation régulièrement, afin de s’assurer que les nouvelles procédures sont suivies et que le problème a été corrigé.

Stocks

Un certain nombre de critères ont été entièrement respectés. Il s’agit notamment des suivants.

  • Un agent est désigné comme responsable de la conservation sécuritaire des stocks d’articles de grande valeur, responsabilité qu’il a acceptée officiellement.
  • On procède à des inventaires périodiques.
  • Les stocks sont protégés de façon appropriée.

Des dossiers appropriés ne sont pas conservés pour tous les articles en stock, et il manque des procédures écrites (critères 5.2 et 5.6 de l’annexe A)

Les stocks pour lesquels des frais sont imputés pour les postes de travail (OP) ou qu’il est important de gérer d’un point de vue opérationnel (ordinateurs portables) font l’objet d’enregistrements précis, tout comme les écrans, qui sont généralement répertoriés en même temps que les OP. On ne tient pas d’inventaire des commutateurs A/B, et cela pose un problème de sécurité qui sera abordé dans les constatations sur la sécurité ci‑après. Le stock d’imprimantes n’est pas à jour.

Le SAIGM est le seul répertoire utilisé pour les articles non informatiques, et les articles achetés localement ne sont pas entrés de façon appropriée. On ne tient pas de dossiers précis pour cette partie des stocks, un certain nombre d’articles n’ayant pas de numéro C. Les personnes chargées de l’inventaire n’ont pas accès au SAIGM.

Recommandation 4: Nous recommandons que le gestionnaire des SGI fournisse aux personnes responsables de l’inventaire (tant informatiques que non informatiques) des procédures écrites et un accès en consultation seule au SAIGM. Dans le cas des articles non informatiques, les procédures devraient comprendre une étape prévoyant l’obtention d’un numéro C avant le déploiement du matériel. Le gestionnaire des SGI devrait assurer un contrôle régulier et fournir de la rétroaction requise aux responsables des stocks.

Rémunération des intervieweurs

Un certain nombre de critères ont été entièrement respectés. Il s’agit notamment des suivants.

  • Les gestionnaires procèdent à une vérification des demandes de rémunération et de remboursement de frais (article 34 de la LGFP) avant de les envoyer aux finances.
  • L’agent financier exerce ses responsabilités et s’assure qu’un système de vérification des comptes est en place.
  • Il existe un processus à suivre pour les paiements en trop (à cette fin, il faut établir un système de dossiers précis et être capable de repérer les erreurs).
  • Les postes de dépenses liés à la rémunération des intervieweurs correspondent aux articles d’exécution appropriée du SMFC.

Il faut raffermir les procédures de rémunération des intervieweurs destinées aux gestionnaires de la collecte des données (GCD) (critère 6.1 de l’annexe A)

Nous avons trouvé des procédures et des directives écrites sur la méthode de traitement des demandes de rémunération des intervieweurs. Par exemple, il existe une ébauche de guide d’utilisateur du SPOES (Système de paye des opérations des enquêtes statistiques), datée de décembre 2004, qui explique les étapes techniques. Elle ne vise toutefois pas les responsabilités prévues à l’article 34. Il existe aussi une procédure de la DOR pour le paiement des heures supplémentaires. On nous a présenté le site de paie en ligne de TPSGC, qui est un outil clé des conseillers régionaux en rémunération des RH.

Il est impossible de rédiger une procédure type que tous les GCD devraient suivre – il n’existe pas d’ensemble mécanique d’étapes pouvant s’appliquer de façon générale.

Toutefois, il devrait exister des procédures pour rappeler aux GCD leurs responsabilités, et celles‑ci devraient comprendre à tout le moins, des vérifications de base à appliquer aux demandes de paiement.

Il existe différents niveaux d’autorisation dans le SPOES (la recommandation de l’interviewer principal, approbation par le GCD, l’examen par les gestionnaires de projet (PM4)) et divers contrôles sont intégrés au processus. Il semble y avoir suffisamment de vérifications pour répondre aux exigences et confirmer à l’agent financier que les modalités de l’article 34 sont respectées. Toutefois, il n’existe pas de directives écrites à ce sujet.

Recommandation 5:
La Direction des opérations régionales (DOR) devrait rédiger des lignes directrices à l’intention des gestionnaires de la collecte des données (GCD), relativement à leurs responsabilités en vertu de l’article 34, et à l’intention de l’agent financier, en ce qui a trait à l’article 33 et à la rémunération des intervieweurs.

Sécurité matérielle

Un certain nombre de critères ont été entièrement respectés. Il s’agit notamment des suivants.

  • Des numéros d’urgence sont affichés dans des emplacements centraux, où les employés peuvent facilement les consulter.
  • Les étrangers sont interpellés.
  • Les employés portent leurs pièces d’identité selon les directives de sécurité.
  • Des procédures sont en place pour s’assurer que les employés ne reçoivent pas de numéro d’identification d’utilisateur leur permettant d’accéder au réseau A ou à des données confidentielles, tant que leur enquête de sécurité n’est pas terminée.
  • Un Comité de l’hygiène et de la sécurité professionnelles est établi et est opérationnel. Des réunions sont tenues sur une base régulière.
  • Certains employés ont été formés en secourisme et leurs noms sont affichés.
  • Des extincteurs sont en place et des affiches indiquent clairement où ils sont situés.
  • Les employés ont été formés quant aux procédures à suivre lorsqu’une alarme est déclenchée.
  • Des affiches indiquent l’emplacement des sorties d’urgence, qui sont facilement accessibles.

Entreposage des données protégées B (critère 7.4 de l’annexe A)

Les mesures de sécurité décrites dans le Manuel des pratiques de sécurité ne sont pas toujours suivies pour l’entreposage des fichiers protégés B après les heures de travail. Même si le risque que des gens de l’extérieur aient accès à des données protégées est faible, à cause du périmètre de sécurité, l’accès aux données est fondé sur le principe du «besoin de savoir», qui est respecté lorsque les documents sont entreposés de façon appropriée. La confidentialité représente une valeur clé pour tous les employés de Statistique Canada qui doivent protéger les données reçues des répondants, ainsi que toute autre information protégée.

Nous avons remarqué que des fichiers protégés B (par exemple, données d’enquête, renseignements personnels) demeuraient sur les bureaux une fois que les employés avaient terminé leur journée. Certains classeurs n’étaient pas fermés à clé pendant la nuit, et certains employés occupant des bureaux fermés choisissaient de ne pas les fermer à clé, même si des renseignements protégés y sont conservés, sans être placés dans des classeurs. En ce qui a trait aux renseignements personnels, la section des Ressources humaines est située dans la zone des SGI, dont l’accès est contrôlé, mais les dossiers personnels devraient être mis sous clé la nuit. Ce type de renseignements devrait être traités avec le même soin que les données d’enquête.

Nous avons aussi noté que les classeurs utilisés pour entreposer les données protégées B ne répondent pas aux normes décrites dans le Manuel des pratiques de sécurité.

Recommandation 6: Le directeur régional prend des mesures pour s’assurer que les employés protègent de façon appropriée les données protégées B après les heures de travail, qu’il s’agisse de données fournies à titre confidentiel, de données statistiques délicates ou d’autres types de données protégées, comme des dossiers personnels. Nous recommandons en outre que le BR fasse l’achat d’un certain nombre de classeurs appropriés pour entreposer des données protégées B ou consultent la sécurité du BC, afin de déterminer comment les classeurs utilisés actuellement peuvent être modifiés pour répondre aux exigences de sécurité.

Des lacunes concernant les enquêtes de sécurité sur le personnel (critère 7.7 de l’annexe A)

Dans le cadre du sous‑objectif de la sécurité matérielle, on a passé en revue les enquêtes de sécurité sur le personnel. Le critère est tiré directement de la Politique du gouvernement sur la sécurité. Cela peut être considéré comme un suivi de la vérification des enquêtes de sécurité sur le personnel de 2002, qui englobait l’ensemble du Bureau.

Dans le cadre de la vérification actuelle, en ce qui a trait aux employés, nous nous sommes concentrés sur les personnes recrutées au cours de la dernière année (de novembre 2004 à novembre 2005), sauf les employés du recensement. Au total, 18 noms figuraient dans notre liste, et nos constatations montrent que trois de ces employés ont commencé à travailler sans avoir de cote de sécurité valide. Par ailleurs, seulement un des trois a signé le formulaire d’attestation de sécurité avant de commencer à travailler. Les deux autres ont signé leur formulaire après leur première journée de travail (un jour et dix jours plus tard).

Dans le cas des intervieweurs, on a examiné la même période et on est arrivé aux conclusions suivantes.

  • Aucune cote de sécurité
  • Cote obtenue après avoir commencé à travailler
  • Conformité
  • Dossier non localisé
  • Total
  • 6
  • 38
  •  
  • 48
  • 1
  • 93

Les résultats montrent que  44 (6+38) des 93 intervieweurs, soit 47%, ne respectaient pas les exigences de la Politique du gouvernement sur la sécurité au moment de la vérification. Cela peut être considéré comme une amélioration par rapport aux résultats de la vérification des enquêtes de sécurité sur le personnel de 2002, mais des mesures particulières sont requises pour rectifier la situation.

Le recrutement d’une personne sans cote de sécurité comporte un risque pour le Bureau. Ce risque n’est pas élevé, mais des problèmes pourraient se poser à long terme si les règles ne sont pas respectées. Si un événement malheureux devait se produire, les répercussions sur la réputation de Statistique Canada pourraient être importantes.

Recommandation 7: Le directeur devrait adopter des procédures pour s’assurer que les employés et les intervieweurs obtiennent une cote de sécurité avant de commencer à travailler pour le BR. Cela devrait faire l’objet d’un contrôle sur une base permanente, afin d’assurer l’entière conformité.

Les modalités d’utilisation du commutateur A/B devraient être améliorées (critère 7.9 de l’annexe A)

Le gestionnaire des SGI a souligné que toutes les demandes de commutateur A/B doivent être approuvées par un cadre supérieur, et il a mentionné que la diffusion de ces commutateurs est très limitée. Au moment de la vérification portant sur les stocks, nous n’avons pas trouvé de commutateur A/B sur des ordinateurs dans lesquels on devrait normalement retrouver des renseignements confidentiels.

On nous a dit que les employés qui utilisent les commutateurs A/B n’ont pas à signer de déclaration au préalable. Cette déclaration est requise conformément à la Politique sur la sécurité informatique, annexe A, section 11 ii. Il n’existe pas de liste des personnes qui ont un commutateur A/B au BR.

Les déclarations dûment signées montrent que les employés comprennent leurs obligations, et une liste complète des personnes qui disposent de commutateurs permet de veiller à ce que ces derniers ne soient pas installés par inadvertance où ils ne devraient pas l’être.

Recommandation 8: Le gestionnaire des TI devrait maintenir une liste des utilisateurs de commutateurs A/B, et des déclarations devraient être produites en conformité avec la Politique sur la sécurité informatique, annexe A, section 11 ii.  Cette pratique devrait faire l’objet d’un contrôle permanent.

Dotation en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP)

Les éléments suivants étaient conformes, mais la documentation pourrait être améliorée (voir ci‑après).

  • Les dossiers des concours ouverts et fermés comprennent tous les documents clés figurant dans le Manuel de dotation de la CFP, chapitre 8. Les documents clés sont dûment remplis et signés et montrent que des mesures ont été prises pour respecter le principe du mérite, en vertu de la LEFP, paragraphe 10 (1). L’approbation du Comité de contrôle et du Comité supérieur d’examen du personnel (CSEP) a été obtenue au besoin.

La documentation peut être améliorée pour les concours ouverts et fermés (critère 8.1 de l’annexe A), et les dossiers sur les nominations intérimaires, les prolongations de nominations intérimaires et les prolongations de nominations pour une période déterminée sont difficiles à localiser (critères 8.2 et 8.3 de l’annexe A)

Dans le cas des concours ouverts et fermés, nous avons trouvé la majeure partie des preuves requises pour faire la démonstration que les processus s’étaient déroulés de façon appropriée.

Toutefois, les étapes à suivre par les gestionnaires ne le sont pas toujours; par exemple, la signature des déclarations des membres du jury de sélection et le tri des formulaires de sélection, ainsi que dans un cas, la documentation selon laquelle une personne répondait aux exigences, même s’il s’agissait du seul candidat.

Recommandation 9: Les RH ne devraient pas publier les résultats d’un concours tant que tous les documents requis n’ont pas été reçus des gestionnaires.

Dans le cas des autres formes de dotation en vertu de la LEFP – prolongations de nominations pour une période déterminée, nominations intérimaires et prolongations de nominations intérimaires – nous ne pouvons tirer de conclusions, étant donné le nombre insuffisant de dossiers de dotation de notre échantillon qui ont pu être localisés. Nous avons trouvé que le système de classement comportait des lacunes, en raison des déménagements et des ressources rares affectées aux priorités, comme les mesures de dotation courantes, y compris la dotation du recensement.

Recommandation 10: Le gestionnaire des RH devrait s’assurer que le système de classement est en ordre et à jour.

Dotation en vertu de la Loi sur la statistique pour les Opérations des enquêtes statistiques (OES) (critères 9.1 et 9.2 de l’annexe A)

Nous nous attendions à ce que des processus de concours conformes au principe du mérite soient utilisés pour les employés recrutés en vertu de la Loi sur la statistique, et que les intervieweurs recrutés aient réussi un test de sélection. Nous avons déterminé que le test de sélection des intervieweurs est administré et que les candidats qualifiés ont obtenu au moins 65%. Toutefois, nous n’avons pas pu localiser suffisamment de données pour pouvoir tirer des conclusions sur la mesure dans laquelle les OES ont eu recours à des processus de concours pour établir le mérite. Selon ce que nous avons entendu, le principe du mérite est appliqué, mais les preuves sont insuffisantes pour tirer des conclusions.

Nos réserves viennent du fait qu’il n’existe pas de dossiers centralisés de dotation, ni de normes concernant les renseignements à garder dans les dossiers pour les employés recrutés en vertu de la Loi sur la statique, comme c’est le cas pour les fonctionnaires recrutés en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Recommandation 11: Le directeur adjoint, Opérations, devrait créer et tenir à jour un système central de classement et des procédures connexes pour les mesures de dotation des OES. Si cela était fait de concert avec la Direction des opérations régionales, cela favoriserait l’application de normes uniformes dans les bureaux régionaux.

Des changements ont touché l’effectif et les responsabilités des RH depuis que nombre de ces mesures de dotation ont été accomplies. Cela, combiné au problème de localisation des dossiers et au souhait du directeur de s’assurer que la dotation respecte les normes, ainsi que l’invitation du directeur de revenir dans son service, laissent supposer que la Division de la vérification interne devrait envisager la poursuite des vérifications dans ce secteur, dans le cadre de son prochain plan de vérification pluriannuel.

Annexe A

Critères de chaque sous‑objectif et résultat

Sous­objectif 1: S’assurer que les comptes à payer ou à régler sont vérifiés de façon rentable et efficace, tout en maintenant des contrôles appropriés
Critères Résultat sommaire
1.1 Les formulaires de signature indiquant que les pouvoirs délégués sont mis à jour et conservés dans un classeur fermé à clé. Les nouveaux formulaires doivent être remplis et signés au plus tard le 31 octobre 2005. Oui
1.2 Les achats sont approuvés par l’agent à qui les pouvoirs sont délégués. Non respecté. (voir la recommandation : rec 1)
1.3 La documentation est conforme à l’article 34 (signature de l’agent à qui les pouvoirs de signer sont délégués). Oui.
1.4 Le codage financier est correct (CRF, responsabilité, article d’exécution et code de projet correspondant à l’approbation en vertu de l’article 34). Oui.
1.5 Les factures à payer reçues à la salle de courrier sont datées au moyen d’un timbre et envoyées rapidement aux finances, où elles sont estampillées à nouveau. Oui.
1.6 Les factures sont appariées avec les formulaires de commande d’achat, afin de vérifier que les prix correspondent à ceux figurant dans la commande d’achat. Oui, lorsqu’il y a une commande d’achat.
(voir le critère 1.11)
1.7 Les exonérations de TVP sont appliquées et le calcul de la TPS est approprié. Oui.
1.8 Les demandes de paiement sont approuvées par l’agent financier, en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Aucune personne ne doit se prévaloir des pouvoirs de signature en vertu de l’article 33 et de l’article 34 de la LGFP relativement à un paiement particulier. Oui.
1.9 Les paiements sont traités rapidement par les Finances au moyen du SMFC. Les chèques doivent être renvoyés à l’adresse du domicile de l’employé ou à l’adresse de l’entreprise. Oui.
1.10 La date de versement du paiement doit être postérieure de 30 jours à la réception de la facture (versement immédiat pour les employés) ou à l’acceptation du bien/service, selon la plus tardive de ces dates. La facture doit être datée au moyen d’un timbre au moment de la réception et lorsque le paiement est traité. La date de réception de la facture devrait correspondre à la date de réception dans le SFMC. Non respecté.
(voir rec 2)
1.11 On conserve des dossiers de tous les fournisseurs, dans lesquels on retrouve tous les documents d’appui pour tous les achats (formulaire de commande (y compris CAL), facture, connaissement, bordereau d’emballage et preuves que ces documents ont été vérifiés). Le numéro d’identification unique du SFMC doit figurer sur la facture. Non respecté.
(voir rec 1)
1.12 Les transactions doivent suivre un cheminement logique (c.-à-d., commandes d’achat, formulaires de demandes et formulaires d’évaluation comportant une date antérieure à la date de la facture). Oui.
1.13 L’accès aux dossiers des fournisseurs est restreint et les dossiers sont conservés sous clé. Oui.
1.14 Les relevés mensuels des cartes d’achat et les achats font l’objet d’un rapprochement et les paiements sont versés rapidement, afin d’éviter le paiement d’intérêts. Oui.
1.15 On maintient un dossier distinct pour les cartes d’achat. Oui.
1.16 La date et le numéro de la facture sont entrés correctement dans le SFMC. Non, date d’entrée correspondent à un paiement anticipé.
(voir rec 2)

 

Sous­objectif 2: S’assurer que les voyages sont gérés et contrôlés efficacement
Critères Résultat sommaire
2.1 Tous les voyages sont approuvés à l’avance par un agent à qui les pouvoirs sont délégués, ou bien il existe un formulaire à jour d’autorisation générale de voyager. Oui.
2.2 Les formulaires d’avance et d’autorisation de voyage sont remplis et indiquent le but du voyage. Oui.
2.3 Les montants demandés sont raisonnables et sont versés au voyageur dans des délais raisonnables (deux jours avant le voyage).  Oui.
2.4 Les dépenses respectent les critères et les limites figurant dans la directive du CT. Oui.
2.5 Si une autorisation générale de voyager est utilisée, elle figure dans le dossier de l’employé. Oui.
2.6 Les déplacements d’urgence sont approuvés après coup et les demandes de remboursement de frais comprennent une explication. Aucun cas dans l’échantillon3
2.7 Les formulaires de réclamation de dépenses sont remplis dans un délai acceptable et signés par un agent à qui les pouvoirs sont délégués. Oui.
2.8 Les demandes s’accompagnent de reçus et il existe une preuve que les Finances ont examiné la demande (crochets rouges). Oui.
2.9 Il est du ressort des superviseurs d’autoriser l’utilisation de taxis pour les employés qui voyagent dans l’exercice de leurs fonctions. On ne peut pas utiliser de coupons pour les déplacements vers ou d’un aéroport, d’un terminus d’autobus ou d’une gare, en vue d’un voyage, ou une fois rendu à destination. L’utilisation doit être contrôlée. Oui.
2.10 Les experts-conseils et les autres personnes qui effectuent des travaux pour le compte du gouvernement ne doivent pas recevoir de coupons de taxi. Oui.
2.11 Lorsque des coupons de taxi sont remis, plutôt que de l’argent, les ministères et organismes doivent utiliser le coupon standard utilisé à l’échelle du gouvernement (GC 89). Oui
2.12 Toutes les réservations de voyage par avion et par train doivent être effectuées par l’entremise d’AcXess Voyage. Oui.
2.13 Les chèques de voyage doivent être utilisés pour les voyages autorisés, sur une base exceptionnelle seulement. Oui.
2.14 Un responsable des chèques de voyage et un remplaçant ont été nommés. Oui.
2.15 Les chèques de voyage sont entreposés dans un coffre-fort ou un classeur fermé à clé, dont l’accès est restreint. Oui.
2.16 Le responsable est chargé de traiter les transactions et d’acheter, de protéger, de contrôler et de manipuler les chèques. Oui.
2.17 Le responsable approuve le réapprovisionnement, après avoir vérifié les quantités reçues. Oui.
2.18 Un registre est maintenu et comprend le nom des voyageurs et les montants versés. Oui.
2.19 Le voyageur signe un document pour confirmer les montants reçus, dont une copie figure dans le dossier et une autre, remise au voyageur. Oui.
2.20 Le responsable a fait la réconciliation de l’inventaire. Oui.
2.21 L’inventaire correspond aux montants détenus. Oui.
2.22 Les factures American Express sont remboursées rapidement. Oui.
2.23 Les montants reçus par les voyageurs sont appuyés par des formulaires d’avance et d’autorisation de voyage et des formulaires de remboursement de réclamation de dépenses dûment signés par l’agent à qui les pouvoirs sont délégués. Oui.
2.24 Les chèques de voyage ne sont pas être utilisés pour des avances de salaire ou des prêts. Oui.

 

 

Sous­objectif 3: S’assurer que les cartes individuelles de voyage (CIV) sont utilisées de façon économique et efficace
Critères Résultat sommaire
3.1 Les cartes sont remises par un agent à qui les pouvoirs sont délégués et qui est identifié comme le coordonnateur régional. Oui.
3.2 Les CIV sont utilisées pour les voyages d’affaires seulement et pour des dépenses approuvées, comme par exemple, hébergement, location de voiture. Oui.
3.3 Les voyageurs disposent d’une approbation préalable avec le formulaire d’avance de voyage et d’autorisation, ou ont une autorisation générale de voyager dans leur dossier. Oui.
3.4 Les types de dépenses non courantes sont approuvés par un agent à qui les pouvoirs sont délégués, par exemple, la location de salles de réunion, les frais d’accueil. Aucun cas dans l’échantillon.
3.5 Des procédures sont en place pour autoriser et délivrer la carte. Oui.
3.6 Des procédures sont en place pour récupérer et annuler les cartes lorsqu’un employé quitte le Bureau ou obtient un nouveau poste. Oui, mais des améliorations sont possibles (Note de service 4)

 

 

Sous-objectif 4: S’assurer que les achats de biens et de services sont effectués de la façon la plus rentable possible, tout en maintenant des contrôles financiers appropriés
Critères Résultat sommaire
4.1 Un agent désigné est responsable de tous les achats. Oui.
4.2 Les offres à commande ou les contrats dont les montants sont supérieurs à 5 000 $ pour les biens et à 25 000 $ pour les services ont été négociés avec les fournisseurs principaux. Oui.
4.3 Lorsque des commandes d’achat local (CAL) sont utilisées, il existe des preuves que les meilleurs prix ont été obtenus. Non respecté.
(voir rec 3)
4.4 Les formulaires de demande internes et les CAL sont signés par l’agent à qui les pouvoirs sont délégués. Non respecté.
(voir rec 1)
4.5 Des procédures sont en place pour la réception et la vérification des biens ou des services. Oui.
4.6 Les factures et les bordereaux d’emballage quand ils sont séparés, sont vérifiés afin de déterminer si les quantités et les prix soumis sont justes. Oui.
4.7 Les gestionnaires confirment la réception des biens ou services en vertu de l’article 34. Oui.
4.8 Les factures et les bordereaux d’emballage estampillés sont envoyés rapidement aux Finances pour paiement. Oui.
4.9 Les critères s’appliquant aux comptes créditeurs, en ce qui a trait aux responsabilités des Finances, sont consultés avant le paiement. Oui.
4.10 Il y a un coordonnateur désigné pour superviser l’utilisation des cartes d’achat (Master Card), et qui n’est pas l’agent chargé des achats. Les cartes sont émises au nom des employés actuels de l’unité administrative et doivent être utilisées par les titulaires uniquement pour des achats officiels pour le gouvernement. Elles doivent être conservées en un lieu sûr, dont l’accès est contrôlé, lorsqu’elles sont utilisées. Oui.
4.11 Le coordonnateur est pleinement responsable de tous les achats effectués au moyen des cartes, et il existe une entente dûment signée à cet effet. Chaque titulaire de carte doit signer une acceptation. Oui.
4.12 Un registre ou un répertoire distinct existe pour tous les achats effectués au moyen de CAL, d’offres à commande et de cartes d’achat. Oui, mais des améliorations sont possibles.
(Note de service)
4.13 La carte n’est pas utilisée pour certains types d’achats précisés dans la politique du CT, par exemple, les dépenses de voyage, les réparations, les avances en espèces et les transactions interministérielles (cet élément sera vérifié en même temps que le sous‑objectif 1 – Comptes créditeurs). Oui.
4.14 Les paiements sont effectués rapidement à la compagnie de cartes de crédit, afin d’éviter le paiement d’intérêts. Oui.

 

 

Sous­objectif 5: S’assurer que les stocks sont gérés de façon appropriée
Critères Résultat sommaire
5.1 Un agent est désigné comme responsable de la conservation sécuritaire des stocks d’articles de grande valeur, responsabilité qu’il a acceptée officiellement.   Oui.
5.2 Des enregistrements précis sont conservés pour tous les articles en stock. Non respecté.
(voir rec 4)
5.3 On procède à des inventaires périodiques. Oui.
5.4 Des procédures sont en place pour tenir compte des pertes ou des dommages et pour la radiation des stocks. Non respecté.
(note de service)
5.5 Les stocks sont protégés de façon appropriée. Oui.
5.6 Il existe des instructions ministérielles et régionales documentées pour le maintien des dossiers des stocks et elles sont connues. Non respecté. Aucune instruction régionale documentée.
(voir rec 4)

 

 

Sous­objectif 6: S’assurer que la vérification de la rémunération des intervieweurs est gérée de façon appropriée, qu’un processus existe pour assurer un suivi des paiements en trop et que les postes de dépenses sont codés de façon appropriée
Critères Résultat sommaire
6.1 Il existe des procédures à jour faisant état des responsabilités des gestionnaires et des finances au chapitre de la vérification des demandes de rémunération des intervieweurs. Partiellement, certaines procédures existent (voir rec 5)
6.2 Les gestionnaires procèdent à une vérification des demandes de rémunération et de remboursement de frais (article 34 de la LGFP) avant de les envoyer aux finances. Oui.
6.3 L’agent financier exerce ses responsabilités pour s’assurer qu’un système de vérification des comptes est en place. Oui.
6.4 Il existe un processus à suivre pour les paiements en trop (à cette fin, il faut établir un système de dossiers précis et être capable de repérer les erreurs). Oui.
6.5 Les postes de dépenses liés à la rémunération des intervieweurs correspondent aux articles d’exécution appropriée du SMFC. Oui.

 

 

Sous-objectif 7: Veiller à la sécurité des employés, des données et des actifs des régions
Critères Résultat sommaire
7.1 Un agent de sécurité est nommé et les employés savent de qui il s’agit et où cette personne se trouve. Non respecté.
(Note de service)
7.2 Des procédures sont en place pour donner accès aux locaux aux employés et aux visiteurs pendant et après les heures normales de travail. Respecté, avec des réserves. Le problème vient du fait que les nouvelles portes magnétiques ne fonctionnaient pas bien. Ce problème a été résolu.
7.3 Des numéros d’urgence sont affichés dans des emplacements centraux, où les employés peuvent facilement les consulter. Oui.
7.4 Les employés ont été formés relativement aux mesures de sécurité et connaissent les procédures à suivre dans diverses circonstances, par exemple, odeur de gaz, étranger dans le secteur. Non respecté.
(voir rec 6)
7.5 Les étrangers sont interpellés. Oui.
7.6 Les employés portent leurs pièces d’identité selon les directives de sécurité. Oui
7.7 Des procédures d’enquête de sécurité sur le personnel sont en place, afin de s’assurer que les employés nouvellement recrutés obtiennent une cote de sécurité avant de commencer à travailler (vérification au moyen de l’outil servant à la dotation en RH). Non respecté
(voir rec 7)
7.8 Des procédures sont en place pour s’assurer que les employés ne reçoivent pas de numéro d’identification d’utilisateur leur permettant d’accéder au réseau A ou à des données confidentielles, tant que leur enquête de sécurité n’est pas terminée. Oui.
7.9 Des contrôles de gestion sont en place pour s’assurer que les commutateurs A/B ne sont pas utilisés par les personnes qui accèdent à des données fournies à titre confidentiel. Non respecté.
(voir rec 8)
7.10 Un Comité de l’hygiène et de la sécurité professionnelles est établi et est opérationnel. Oui.
7.11 Des réunions sont tenues sur une base régulière. Oui.
7.12 Les procès‑verbaux et les comptes rendus des décisions sont affichés dans des secteurs clés ou envoyés par courriel à tous les employés. Non respecté. Non affichés, et ce ne sont pas tous les employés qui ont accès au courriel. (Note de service)
7.13 Certains employés ont été formés en secourisme et leurs noms sont affichés. Oui.
7.14 Des extincteurs sont en place et des affiches indiquent clairement où ils sont situés. Oui.
7.15 Les employés ont été formés quant aux procédures à suivre lorsqu’une alarme est déclenchée. Oui.
7.16 Des affiches indiquent l’emplacement des sorties d’urgence, qui sont facilement accessibles. Oui.

 

 

Sous­objectif 8: Dotation en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique
Critères Résultat sommaire
8.1 Les dossiers des concours ouverts et fermés comprennent tous les documents clés figurant dans le Manuel de dotation de la CFP, chapitre 8. Les documents clés sont dûment remplis et signés et montrent que des mesures ont été prises pour respecter le principe du mérite, en vertu de la LEFP, paragraphe 10 (1). L’approbation du Comité de contrôle et du Comité supérieur d’examen du personnel (CSEP) a été obtenue au besoin. Oui, mais les éléments qui sont du ressort des gestionnaires pourraient être améliorés.
(Voir rec 9)
8.2 Les dossiers de dotation des nominations intérimaires et des prolongations de nominations intérimaires (plus de quatre mois) comprennent les documents clés signés par les personnes à qui les pouvoirs sont délégués et montrent qu’un processus a eu lieu pour respecter le principe du mérite relatif, en vertu de la LEFP, paragraphe 10 (1), et du REFP, article 7. L’approbation du Comité de contrôle et du Comité supérieur d’examen du personnel a été obtenue au besoin. Impossible de tirer des conclusions en raison des données insuffisantes.
(Voir rec 10)
8.3 Les dossiers de prolongations de nominations pour une période déterminée dans la fonction publique comprennent les documents clés signés par les personnes à qui les pouvoirs sont délégués et montrent qu’un avis de droit d’appel a été donné et que les exigences de la politique concernant la période cumulative de trois années ont été appliquées, en vertu du paragraphe 10 (2) de la LEFP et de l’article 7 de la Politique sur l’emploi pour une période déterminée de 2003. L’approbation du Comité de contrôle et du Comité supérieur d’examen du personnel a été obtenue au besoin. Impossible de tirer des conclusions en raison des données insuffisantes.
(Voir rec 10)

 

 

Sous­objectif 9 : Dotation pour les Opérations des enquêtes statistiques (OES)
Critères Résultat sommaire
9.1 Les dossiers de dotation comportent des preuves qu’un processus de concours en vue d’établir le mérite s’est tenu pour toutes les nominations externes, les promotions internes et les affectations intérimaires de longue durée, en vertu des Lignes directrices en matière de dotation, sections 2 et 5. Dans le cas des dossiers examinés, il existe des preuves que les éléments clés d’un processus de concours ont été utilisés, mais il est impossible de tirer des conclusions en raison des données insuffisantes.
(Voir rec 11)
9.2 Le test de sélection des intervieweurs a été administré pour la dotation des nouveaux postes, et tous les candidats qualifiés ont obtenu au moins 65 %, conformément aux Lignes directrices en matière de dotation, section 5.2.4. Dans le cas des dossiers examinés, un test de sélection a été administré, mais il est impossible de tirer des conclusions en raison des données insuffisantes.
(Voir rec 11)

 

 

Sous­objectif 10: S’assurer que les gestionnaires et le personnel des RH sont prêts pour la modernisation des RH
Critères Résultat sommaire
10.1 Le gestionnaire des RH est au courant des nouvelles exigences relatives à l’agrément. Oui.
10.2 Les exigences en matière de formation sont déterminées. Oui.
10.3 Un plan de formation en RH est en place pour le personnel et les gestionnaires des RH. Oui.
10.4 Le personnel des RH a reçu de la formation de base. Il s’agit notamment des cours suivants : Responsabilités et obligations relatives à la LMFP (P101), Compétences essentielles pour la mise en œuvre de la LMFP (P102), Préparation pour les formateurs LMFP (P103), Essentiels de la LEFP (P106), Dotation pour les spécialistes expérimentés en dotation (P110) (prêt en septembre) et Planification intégrée des ressources humaines et des activités (P100) (prêt en octobre). Oui.
10.5 Les gestionnaires ont reçu de la formation de base ou en recevront avant la mise en œuvre de la nouvelle politique. Oui.

 

Annexe B

Plan d’action de la direction
Recommandations Plan d’action ou explication de l’absence de mesures à l’égard des recommandations Responsable Date de réalisation prévue Situation
Le gestionnaire des SGI devrait établir des procédures d’achat appropriées, afin de s’assurer qu’un agent à qui les pouvoirs sont délégués signe un formulaire d’achat ou envoie un courriel, avant qu’un achat soit effectué: Le gestionnaire des SGI a rédigé des procédures appropriées. L’agent des finances procédera à des vérifications périodiques, afin d’assurer la conformité, et en fera rapport au Directeur. Gary Dillon   Terminé
Le directeur devrait prendre des mesures immédiates mettre fin à la pratique de paiement anticipé. Il devrait s’assurer que des procédures claires sont en place en vue de respecter l’échéance de 30 jours pour le versement des paiements prévue dans la Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d’échéance, et il devrait contrôler la situation, afin de s’assurer que le problème a été corrigé: Le directeur a pris des mesures pour s’assurer que les procédures existantes PDE sont suivies dans la mesure du possible. Nous soutenons qu’un problème subsiste dans le cas des entreprises plus importantes (par exemple, Bell Canada), qui demande des intérêts lorsque nous appliquons la politique PDE à leurs factures. Étant donné qu’il est de notre ressort de gérer les fonds publics de la façon la plus rentable possible, nous croyons que nous devrions continuer de payer certaines factures dès leur réception. Doug Newson   Terminé
Le gestionnaire des SGI devrait établir un ensemble de procédures, afin de s’assurer que les meilleurs prix sont obtenus par suite de l’utilisation d’une CAL. Les résultats de ce processus devraient être conservés dans des dossiers. Ces procédures pourraient comprendre l’obtention de soumissions pour chaque CAL. Le gestionnaire des SGI devrait aussi contrôler la situation régulièrement, afin de s’assurer que les nouvelles procédures sont suivies et que le problème a été corrigé: Le gestionnaire des SGI a rédigé un ensemble de procédures qui font état du processus à suivre au moment de l’acquisition de biens par l’entremise d’une CAL et qui rendent compte des lignes directrices de TPSGC, selon lesquelles l’utilisation d’offres à commande est obligatoire. Afin de s’assurer que ces procédures sont suivies, toutes les CAL doivent être approuvées en vertu de l’article 33 de la LGFP par les directeurs adjoints ou le directeur régional. L’agent  des finances passera en revue les dossiers de façon périodique, afin d’en assurer la conformité. Gary Dillon   Terminé
Nous recommandons que le gestionnaire des SGI fournisse aux personnes responsables des articles en stock (tant informatiques que non informatiques) des procédures écrites et un accès en consultation seule au SAIGM. Dans le cas des articles non informatiques, les procédures devraient comprendre une étape prévoyant l’obtention d’un numéro C avant le déploiement du matériel. Le gestionnaire des SGI devrait assurer un contrôle régulier et fournir de la rétroaction au besoin aux responsables des stocks: La responsabilité des stocks d’ordinateurs et des commutateurs A/B a été négociée avec la DSTI. Une ENS signée, prenant effet le 1er avril 2006 définit leur responsabilité. Le gestionnaire des SGI a informé le représentant de la DSTI de ses constatations et lui a demandé de rédiger des procédures. En date du 24 avril 2006, toutes les personnes responsables des stocks d’ordinateurs avaient accès au SAIGM. En ce qui a trait au matériel non informatique, le gestionnaire des SIG a rédigé des procédures écrites pour les achats et le contrôle des stocks. Le gestionnaire des SGI assurera un contrôle sur une base trimestrielle. L’accès au SAIGM a été obtenu pour le commis aux achats. Gary Dillon   Terminé
La Direction des opérations régionales (DOR) devrait rédiger des lignes directrices à l’intention des gestionnaires de la collecte des données (GCD), relativement à leurs responsabilités en vertu de l’article 34, et à l’intention de l’agent financier, en ce qui a trait à l’article 33 et à la rémunération des intervieweurs: Cette question a été soumise à la DOR, afin qu’une approche nationale soit adoptée. Gestionnaires, SG Été 2006  
Le directeur régional devrait prendre des mesures pour s’assurer que les employés protègent de façon appropriée les données protégées B après les heures de travail, qu’il s’agisse de données fournies à titre confidentiel, de données statistiques délicates ou d’autres types de données protégées, comme des dossiers personnels. Nous recommandons en outre que le BR fasse l’achat d’un certain nombre de classeurs appropriés pour entreposer des données protégées B ou consultent la sécurité du BC, afin de déterminer comment les classeurs utilisés actuellement peuvent être modifiés pour répondre aux exigences de sécurité: Tous les classeurs seront modifiés afin de répondre aux exigences de sécurité du 5 mai 2006.
Le directeur a envoyé une note rappelant à tous les employés leurs responsabilités à l’égard de la sécurité des données protégées B après les heures de travail. L’agent de sécurité procédera à des inspections périodiques, afin d’assurer la conformité.		 Doug Newson   Terminé
Le directeur devrait adopter des procédures pour s’assurer que les employés et les intervieweurs obtiennent une cote de sécurité avant de commencer à travailler pour le BR. Cela devrait faire l’objet d’un contrôle sur une base permanente, afin d’assurer l’entière conformité: Des lignes directrices datées d’octobre 2005 ont été distribuées à tous les employés. Une partie de ces lignes directrices a trait aux enquêtes de sécurité (en caractères gras) et souligne que personne ne doit être recruté sans vérification approfondie de la fiabilité. Ces procédures seront distribuées à nouveau, avec la signature du directeur, et mettront l’accent sur les cotes de sécurité. L’expert‑conseil en RH procédera à une vérification d’un échantillon de dossiers, afin d’en assurer la conformité Doug Newson   Terminé
Le gestionnaire des TI devrait maintenir une liste des utilisateurs de commutateurs A/B, et des déclarations devraient être produites en conformité avec la Politique sur la sécurité informatique, annexe A, section 11 ii.  Cette pratique devrait faire l’objet d’un contrôle permanent: La responsabilité de la production et de la mise à jour d’un inventaire a été transférée à la DSTI, par l’entremise de l’ENS. Le gestionnaire des SGI a fait en sorte que tous les utilisateurs actuels des commutateurs A/B signent une déclaration. Gary Dillon   Terminé
Les RH ne devraient pas publier les résultats d’un concours tant que tous les documents requis n’ont pas été reçus des gestionnaires: Une discussion à l’égard de cette procédure a eu lieu avec les employés qui sont responsables de la dotation. Un rappel a été envoyé aux gestionnaires, et les communications se poursuivront sur une base continue, au fur et à mesure des nouveaux concours. Heather Jefferys   Terminé
Le gestionnaire des RH devrait s’assurer que le système de classement est en ordre et à jour: Un système a été créé. Les employés des RH sont en voie de le mettre en œuvre. Un étudiant est recruté pour mener à bien ce projet. Heather Jefferys Automne 2006 Partiellement terminé
Le directeur adjoint, Opérations, devrait créer et tenir à jour un système central de classement et des procédures connexes pour les mesures de dotation des OES. Si cela était fait de concert avec la Direction des opérations régionales, cela favoriserait l’application de normes uniformes dans les bureaux régionaux: Selon nous, cette responsabilité relève de l’unité des RH. L’expert‑conseil en RH créera et mettra à jour un système central de classement, dressera une «liste de vérification» pour les dossiers de dotation, de concert avec le BC, et les autres régions élaboreront des procédures et offriront des conseils au personnel des Opérations, afin d’en assurer la conformité. Heather Jefferys Automne 2006 Partiellement terminé

Addenda – Septembre 2007

Dotation en RH

À la suite de l’approbation du rapport initial et sous réserve d’un paragraphe5 figurant à la page 17 du rapport, la Division de la vérification interne a réexaminé les deux sous‑objectifs de dotation en RH. Ces sous‑objectifs sont la Dotation en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et la Dotation pour les Opérations des enquêtes statistiques (OES). Ce sont les sous‑objectifs 8 et 9, respectivement, dans le rapport.

Les critères ont été légèrement modifiés en fonction de la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique et de son règlement d’application.

Critère

Dotation en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique

  1. Les documents clés sont dûment remplis et signés et montrent que des mesures ont été prises pour respecter le principe du mérite, en application de l’article 30 de la LEFP. L’approbation du Comité de contrôle et du Comité supérieur d’examen du personnel (CSEP) a été obtenue au besoin.
  2. Les dossiers de dotation pour les nominations intérimaires et les prolongations de nominations intérimaires (plus de 4 mois) comprennent les documents clés signés par les personnes à qui les pouvoirs sont délégués et montrent que des mesures ont été prises pour respecter le principe du mérite relatif, en application de l’article 30 de la LEFP et des articles 12 à 16, inclusivement, du REFP. L’approbation du Comité de contrôle et du Comité supérieur d’examen du personnel a été obtenue au besoin.
  3. Les dossiers de prolongations de nominations pour une période déterminée comprennent les documents clés signés par les personnes à qui les pouvoirs ont été délégués et montrent qu’un avis de droit d’appel a été donné (l’exigence concernant la période cumulative de trois ans, conformément à l’article 7 de la Politique sur l’emploi pour une période déterminée de 2003, ne s’applique pas ici). L’approbation du Comité de contrôle et du Comité supérieur d’examen du personnel a été obtenue au besoin.

Dotation pour les Opérations des enquêtes statistiques (OES)

  1. Les dossiers de dotation comportent des preuves qu’un concours en vue d’établir le mérite s’est tenu pour toutes les nominations externes, les promotions internes et les affectations intérimaires de longue durée, conformément aux Lignes directrices en matière de dotation, sections 2 et 5. Les documents clés sont dûment remplis et signés.
  2. Le test de sélection des intervieweurs a été administré pour la dotation des nouveaux postes et tous les candidats qualifiés ont obtenu au moins 65 %, conformément aux Lignes directrices en matière de dotation, section 5.2.4.

Portée et approche

La portée et l’approche de la partie sur la dotation en RH sont les mêmes que celles exposées dans le rapport initial. Elles sont décrites à la page 4 du rapport initial.

Constatations

Dans la présente section, nous présentons seulement les constatations qui sont accompagnées de recommandations. Les constatations et les recommandations mineures ou d’ordre technique ont fait l’objet d’une note à la direction.

Dotation en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique

Nous avons déterminé que le bureau régional se conforme essentiellement à ce sous‑objectif. Les quelques éléments qui nécessitent une attention ont été exposés dans une note à la direction.

Dotation pour les Opérations des enquêtes statistiques (OES)

Le système de classement utilisé actuellement pour le processus de dotation des OES a été mis en place récemment au bureau régional de Toronto. Il a été créé pour donner suite à la recommandation 11 selon laquelle « Le directeur adjoint, Opérations, devrait créer et tenir à jour un système central de classement et des procédures connexes pour les mesures de dotation des OES. Si cela était fait de concert avec la Direction des opérations régionales, cela favoriserait l’application de normes uniformes dans les bureaux régionaux ».

Nous avons déterminé que les dossiers ont été centralisés. Nous avons trouvé des preuves que des concours ont eu lieu et que le principe du mérite a été respecté. Nous avons également trouvé des preuves que les candidats ont obtenu 65 % au test. Nous avons aussi déterminé que le dossier de dotation pour le dernier processus de dotation du poste d’intervieweur principal était complet.

Nous nous attendions à ce que les documents clés pour chaque processus de dotation soient dûment remplis et signés. Nous avons constaté que bon nombre des documents énumérés dans le Manuel de dotation de la CFP, chapitre 8, manquaient dans les dossiers de dotation que nous avons examinés (sauf dans le cas du dernier processus de dotation du poste d’intervieweur principal mentionné ci‑dessus). Nous ne préconisons pas l’utilisation du Manuel de dotation de la CFP pour le personnel des OES et il n’y a pas d’obligation légale de l’utiliser. Le Manuel de dotation de la CFP a servi de substitut parce qu’aucun document précisant les documents requis n’était disponible au moment de la vérification. S’agissant des documents manquants, il faut signaler ce qui suit :

  • Il n’y avait pas de demande documentée d’entreprendre une mesure de dotation (initialisation). Le gestionnaire détermine combien de nouveaux intervieweurs sont requis lorsqu’un nouveau contrat est conclu et l’on procède à une analyse des intervieweurs disponibles. Les exigences sont ensuite acheminées aux chargés de projet et aux intervieweurs principaux de façon officieuse. Le nombre d’intervieweurs pouvant être recrutés n’est pas indiqué dans le dossier.
  • Les documents clés des dossiers centralisés de dotation ne comprennent pas une copie des lettres d’offre. Les offres sont conservées dans les dossiers du personnel (à la sous‑section de la paye).
  • Les enquêtes de sécurité sur le personnel et la vérification de la cote de sécurité ne sont pas bien documentées dans les dossiers de dotation. Toutefois, ces documents se trouvent généralement dans les dossiers du personnel (environ 20 % manquaient).
  • Les critères de mérite ne figurent pas dans les dossiers de dotation.
  • Nous avons trouvé certains des formulaires de consentement aux enquêtes de sécurité sur le personnel (environ 50 %) dans les dossiers du personnel.
  • Les listes d’admissibilité ne sont pas signées par le gestionnaire ou les membres du jury, selon le processus.

Nous croyons comprendre qu’un comité de travail a été chargé d’élaborer et de déterminer les documents de dotation clés qui seront requis pour chaque processus de dotation des OES. Nous avons appris en outre qu’un coordonnateur statistique a été chargé de s’assurer que le processus de dotation est uniforme à l’échelle de la région et que les dossiers de dotation des OES sont tenus comme il se doit.

La situation est attribuable à divers facteurs mais principalement, comme nous l’avons signalé ci‑dessus, au système central de classement, qui est relativement nouveau. Il a été mis sur pied au cours des derniers mois pour donner suite à une recommandation dans le rapport initial. Il n’est pas encore tout à fait perfectionné et le personnel des RH tient à jour et améliore les dossiers actuellement.

L’absence de demande d’entreprendre une mesure de dotation (initialisation) tient à une façon de procéder du personnel des opérations établie depuis longtemps. Très souvent, le nombre exact de nouveaux intervieweurs requis ne peut être déterminé que vers la fin du processus.

Nous n’avons pas trouvé de preuves que les concours étaient annoncés. Nous avons constaté, toutefois, que le bureau régional reçoit sans cesse des curriculum vitae non sollicités. Il y a maintenant des lignes directrices concernant les demandes. Un système de présentation d’une demande par voie électronique mis en service récemment dans le site de recrutement de la fonction publique permet aux personnes qui cherchent un emploi de poser leur candidature à un poste aux OES en ligne. On nous a dit que le bureau régional se conforme à ces lignes directrices et demande aux personnes qui leur envoient leur curriculum vitae de poser leur candidature dans le site officiel. On nous a dit également qu’au besoin, les postes vacants sont annoncés dans les médias locaux ainsi que dans les lieux publics (p. ex., bureaux de poste, bibliothèques).

L’effet des documents incomplets dans les dossiers de dotation est assez mineur. Dans le cas des OES, il est très peu probable que le Bureau perde les pouvoirs qui lui sont délégués puisqu’il est un employeur distinct. Les dossiers incomplets, toutefois, rendent généralement le processus de dotation plus risqué. On pourrait aussi en conclure que nous ne sommes pas aussi transparents que nous devrions l’être.

Recommandation

Le coordonnateur statistique doit poursuivre le travail de centralisation des dossiers entrepris il y a quelques mois à peine. Le nouveau comité de travail doit déterminer les documents de dotation clés requis pour chaque processus de dotation des OES. Il faut continuer de sensibiliser les gestionnaires des opérations aux exigences concernant les dossiers et les convaincre des avantages qui en découleront. Il convient de contrôler périodiquement la mise en œuvre du processus amélioré de dotation des OES afin d’assurer les gestionnaires de sa mise en œuvre de la manière appropriée.

 Recommandation Plan d’action ou explication de l’absence de mesures prises pour donner suite aux recommandations Responsable Date de réalisation prévue État d’avance-ment
Le coordonnateur statistique doit poursuivre le travail de centralisation des dossiers entrepris il y a quelques mois à peine. Le nouveau comité de travail doit déterminer les documents de dotation clés requis pour chaque processus de dotation des OES. Il faut continuer de sensibiliser les gestionnaires des opérations aux exigences concernant les dossiers et les convaincre des avantages qui en découleront. Il convient de contrôler périodiquement la mise en œuvre du processus amélioré de dotation des OES afin d’assurer les gestionnaires de sa mise en œuvre de la manière appropriée. La Région du Centre a confié la responsabilité de la dotation des OES à un seul coordonnateur statistique qui travaille avec la fonction Ressources humaines ainsi qu’avec les Opérations. Cette personne est chargée de s’assurer que le processus de dotation se déroule de façon uniforme à l’échelle de la région. Elle s’assure que tous les dossiers de dotation et les documents nécessaires au recrutement du personnel des OES (ITAO & IPAO) sont en règle.
La DOR a créé un groupe de travail national présidé par Connie Graziadei et comprenant des représentants des Ressources humaines et des Opérations de chaque région. Le groupe de travail a été chargé d’élaborer des normes nationales pour les processus de dotation des OES. Ces normes portent, entre autres,  sur l’adoption d’une approche uniforme du recrutement, l’identification et la conservation des dossiers ainsi que la détermination des documents qui doivent être remplis et conservés dans les dossiers de dotation.
Le groupe de travail a présenté ses recommandations au Comité de gestion de la Direction des opérations régionales en octobre 2006. Les recommandations suivantes ont été acceptées :
- standardiser et automatiser le processus de recrutement pour les OES en utilisant le nouveau Système d’information de gestion des intervieweurs (SIGI);
- pour les grands processus de sélection ou un recrutement permanent, la région devrait nommer un coordonnateur du recrutement;
- des dossiers de dotation officiels doivent être ouverts pour tous les processus de dotation des OES;
- les gestionnaires doivent demander aux RH un numéro de concours et le dossier de concours doit être retourné aux RH lorsque le processus est achevé.

La première étape du SIGI, l’application en ligne, a été mise en œuvre. Les deux étapes suivantes (processus automatisé et base de données sur les employés) seront élaborées et mises en œuvre au cours des deux prochaines années.
Les Ressources humaines ont élaboré des listes de contrôle et des modèles à l’intention des gestionnaires. Les listes de contrôle comprennent tous les documents qui doivent être remplis et retournés aux RH tout au long du processus de dotation. La prochaine étape consistera à dresser une liste des documents qui doivent être conservés dans le dossier de dotation et de ceux qui doivent être transférés aux dossiers du Personnel une fois remplis.
La formation des gestionnaires opérationnels aux nouvelles exigences en matière de dotation est commencée. Les gestionnaires régionaux des Ressources humaines sont chargés de fournir cette formation et de coordonner des activités de dotation.  		 Connie Graziadei
Heather Jefferys		 Juin 2008  

Notes

  1. Purolator, Postes Canada et Bell Canada ont été laissés de côté au moment de l’analyse de ce critère, étant donné qu’on ne s’attendait pas à trouver de formulaire signé au niveau régional pour ces contrats.
  2. Purolator, Postes Canada et Bell Canada ont été laissés de côté au moment de l’analyse de ce critère, étant donné qu’on ne s’attendait pas à trouver de formulaire signé au niveau régional pour ces contrats.
  3. Du fait de l’utilisation répandue des autorisations générales de voyager, les déplacements d’urgence sont très rares.
  4. Un certain nombre de constatations, du fait de leur caractère secondaire, ont fait l’objet d’une note de service de la direction. Ces constatations sont liées aux critères suivants: 3.6, 4.12, 5.4, 6.2, 7.1 et 7.12.
  5. « Des changements ont touché l’effectif et les responsabilités des RH depuis que nombre de ces mesures de dotation ont été prises. Cela, combiné aux problèmes de localisation des dossiers et au souhait du directeur de revenir dans son service, laissent supposer que la Division de la vérification interne devrait envisager la poursuite des vérifications dans ce secteur, dans le cadre de son prochain plan de vérification pluriannuel. »

Confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate

Rapport de vérification final
Confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate

Services de la vérification interne
30 Septembre 2009

Sommaire
Introduction

Annexe A – Critères de vérification
Annexe B – Acronymes

Sommaire

Statistique Canada a pris l’engagement et est tenu par la loi de protéger la confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate qui lui sont confiés en vertu de la Loi sur la statistique. Il est essentiel pour le Bureau d’établir et de maintenir une relation de confiance avec les répondants aux enquêtes afin d’être en mesure de bien remplir son mandat et de fournir aux canadiens des statistiques de qualité. La confidentialité est l’affaire de tous au sein de l’organisme.

L’objectif de la présente vérification était de déterminer si des contrôles sont en place et s’ils protègent efficacement la confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate; il s’agit notamment des contrôles suivants:

  • contrôles de l’accès physique,
  • contrôles de l’accès électronique,
  • contrôles du personnel,
  • contrôles opérationnels.

Les contrôles ont été examinés aux niveaux de l’organisme ainsi que de certaines enquêtes.

La vérification a été effectuée par les Services de la vérification interne conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

La vérification a révélé que les contrôles qui protègent la confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate sont appropriés. Il est possible de faire progresser les pratiques de gestion des risques dans deux domaines; toutefois, ceci n’a aucune incidence sur l’évaluation globale. Ces deux domaines comprennent les contrôles de l’accès physique et les contrôles de l’accès électronique. En outre, une pratique exemplaire divisionnaire a été déterminée.

Les contrôles de l’accès physique sont efficaces, mais quelques lacunes furent identifiées. Il est possible d’apporter des améliorations aux pratiques de gestion des risques liées à la sécurisation du milieu de travail au-delà du niveau de base. L’équipe de vérification a cerné aussi les problèmes suivants : un questionnaire de type carte postale demandant aux répondants de fournir des renseignements confidentiels, mais qui est envoyé par la poste ouvertement, crée des problèmes de confidentialité; il y a lieu de resserrer les pratiques en matière de sécurité des intervieweurs sur le terrain; enfin, des employés divisionnaires qui travaillent dans un milieu protégé au-delà du niveau de base ne mettent pas sous clé les documents confidentiels après les heures de travail.

La vérification a révélé que les contrôles de l’accès électronique présentent certaines lacunes et qu’il est possible de renforcer le cadre de contrôle. Le programme de chiffrement requis pour protéger la confidentialité des données n’est pas installé sur tous les portables. En outre, il convient d’améliorer la surveillance par la direction des droits et autorisations d’accès aux postes de travail et aux serveurs.

Une pratique exemplaire a été observée à la Division de la statistique du travail et mérite d’être étudiée par d’autres divisions. Les droits d’accès électronique sont surveillés étroitement et revus continuellement à la Division.

La vérification a révélé que les contrôles opérationnels et du personnel sont efficaces.

Résultats sommaires

La protection de la confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate comprend plusieurs niveaux ainsi que des contrôles de l’accès physique et électronique, des contrôles du personnel et des contrôles opérationnels.

La confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate est protégée, mais il est possible d’apporter des améliorations aux pratiques de gestion des risques liées au milieu de travail protégé et il faut en outre améliorer les pratiques de sécurité des intervieweurs sur le terrain. Il convient de renforcer la surveillance de l’accès électronique.

Une pratique exemplaire divisionnaire a été déterminée en matière de surveillance des droits d’accès.

Introduction

Contexte

La confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate est une valeur essentielle et une nécessité au sens de la loi à Statistique Canada (StatCan)1. En 2005, un groupe d’étude formé de cadres intermédiaires a été chargé de recommander des mesures visant à enrichir et à renforcer la culture de confidentialité à Statistique Canada. Ce groupe d’étude a formulé des recommandations visant à accroître la sensibilisation aux risques et aux responsabilités ainsi qu’à promouvoir et à améliorer les pratiques en matière de sécurité.

Statistique Canada tient son mandat essentiellement de la Loi sur la statistique. En vertu de cette loi, l’organisme a la responsabilité de recueillir, de dépouiller, d’analyser et de publier de l’information statistique sur les conditions économiques, sociales et générales du pays et de sa population. Les renseignements statistiques sont d’importance capitale en ce qu’ils permettent aux Canadiens de prendre des décisions éclairées et aux administrations publiques à tous les niveaux d’élaborer des politiques appropriées. Les types de répondants aux enquêtes sont divers; il peut aussi bien s’agir de ménages que d’organismes privés ou publics. La plupart des enquêtes-entreprises sont à participation obligatoire, alors que la majorité des enquêtes-ménages du Bureau sont volontaires (font exception le Recensement de la population et l’Enquête sur la population active). Il est donc essentiel que le Bureau établisse et maintienne une relation de confiance avec les répondants afin d’être en mesure de remplir son mandat et de fournir aux Canadiens des statistiques de qualité. Il est d’importance primordiale de protéger les renseignements fournis à titre confidentiel, puisqu’il s’agit du facteur clé pour obtenir la collaboration des répondants.

Plusieurs méthodes sont employées pour recueillir des données sur les personnes et les entreprises : questionnaires papier, interviews sur place ou interviews téléphoniques menées par des employés du Bureau, déclaration électronique de données par les répondants et sources administratives. Les données recueillies en dehors du bureau central sont transférées à Ottawa, où elles sont soumises à un processus centralisé de traitement, d’analyse et de diffusion confié à différents secteurs d’enquête et de service. Outre les employés du Bureau, des personnes de l’extérieur, sous certaines conditions très strictes exposées dans la Loi sur la statistique, ont également accès à des renseignements statistiques de nature délicate. Il s’agit, par exemple, d’organismes statistiques provinciaux, de ministères fédéraux commanditaires et de chercheurs universitaires. La confidentialité des renseignements de nature délicate doit être protégée, peu importe la méthode employée pour recueillir les données, l’endroit où celles-ci sont traitées et les processus utilisés.

Le cadre de contrôle comprend plusieurs niveaux. Le premier est celui de la Loi sur la statistique qui protège les renseignements des répondants. À l’appui de la Loi, le Bureau a mis en place un certain nombre de politiques et de pratiques afin de gérer les risques d’accès non autorisé, de perte, de vol, de divulgation, de reproduction ou d’utilisation de renseignements de nature délicate. Les politiques en place sont notamment la Politique sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate, la Politique sur la diffusion des microdonnées, la Politique relative à la révélation discrétionnaire, la Politique relative au couplage d’enregistrements, la Politique d’information des répondants aux enquêtes, la Politique sur l’utilisation de personnes réputées être employées et la Politique sur la sécurité de la TI. De plus, le Manuel des pratiques de sécurité de Statistique Canada renferme des renseignements complémentaires et plus détaillés sur les politiques du Bureau et sur la Politique du gouvernement sur la sécurité. Des comités de gestion dont le mandat est lié à la sécurité sont également en place, à savoir, le Comité de la confidentialité et des mesures législatives et son Sous-comité de la diffusion des microdonnées, le Comité de l’informatique et le Comité de coordination de la sécurité. Enfin, la Division des services d’accès et de contrôle des données conseille les cadres et fait fonction de coordonnateur pour les questions concernant la confidentialité des données statistiques.

Durant la vérification, Statistique Canada a retenu les services d’une société d’experts-conseils qu’il a chargée de procéder à une Évaluation de la menace et des risques en ce qui concerne l’accès aux immeubles et de recommander des options aux fins du remplacement du système de contrôle technique existant qui a été mis en place en 2002. Cette évaluation ne portait pas sur les bureaux régionaux. La société d’experts-conseils a présenté en juillet 2007 un rapport contenant plusieurs recommandations. Ce rapport a servi de document de référence supplémentaire aux fins de la vérification.

Autorité

La vérification a été entreprise par les Services de la vérification interne et un cadre de référence a été approuvé par le Comité de vérification interne le 28 mars 2007. La mission a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

Objectifs de la vérification

L’objectif de la vérification était de déterminer si des contrôles sont en place et s’ils protègent efficacement la confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate; il s’agit notamment des contrôles suivants:

  • contrôles de l’accès physique
  • contrôles de l’acc&egregrave;s électronique
  • contrôles du personnel
  • contrôles opérationnels

Les contrôles ont été examinés aux niveaux de l’organisme et de certaines enquêtes.

Les critères de vérification appliqués sont résumés au tableau qui figure à l’annexe A. Ils ont été sélectionnés durant un examen de pré-planification mené de concert avec la direction de StatCan, en fonction des risques éventuels et en connaissance du cadre de contrôle de gestion, des besoins opérationnels de Statistique Canada et des vérifications et/ou examens antérieurs.

Portée et approche

Le bureau central à Ottawa se compose de trois immeubles, et il y a trois bureaux régionaux dotés de bureaux satellites. La portée de la vérification comprenait une évaluation des trois immeubles du bureau central ainsi que d’un bureau régional, soit le bureau régional de l’Est (Montréal) et d’un de ses bureaux satellites (Sherbrooke).

Lorsque le cadre de référence a été approuvé en mars 2007, selon la Politique du gouvernement sur la sécurité, les renseignements statistiques de nature délicate étaient des renseignements « protégé B » regroupant:

  • les données obtenues en vertu de la Loi sur la statistique directement de répondants ou de tierces parties, sous une forme permettant l’identification de ceux-ci;
  • les données dépourvues d’identificateurs mais qui sont gardées selon une structure ou un format par élément ou région qui permettrait d’établir un lien direct entre ces données et des unités identifiables;
  • les renseignements statistiques officiels avant leur diffusion.

Au cours de la vérification, il a été déterminé que les paradonnées2 entrent également dans cette catégorie. Il en été tenu compte au cours de cette vérification.

Pour des raisons opérationnelles, les renseignements statistiques officiels avant leur diffusion et les renseignements statistiques conservés dans les centres de données de recherche ne faisaient pas partie de la portée de la vérification. Certains de ces domaines seront visés par d’autres vérifications prévues dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2008-2009 /2010-2011.

La vérification a été conçue de manière à recueillir des données sur les mesures utilisées pour protéger la confidentialité des renseignements statistiques de nature délicate et sur la sensibilisation des employés à l’importance de cette confidentialité. La vérification a été menée au niveau de l’organisme ainsi qu’au niveau d’enquêtes particulières.
Cinq enquêtes ont été sélectionnées, en tenant compte de la méthode de collecte, de la période de collecte, de la périodicit&eacueacute; de l’enquête et du type d’enquête. Il s’agissait de l’Enquête sur les voyages internationaux, l’Enquête sur la population active, l’Enquête longitudinale nationale sur les enfants et les jeunes, l’Enquête sur les dépenses de protection de l’environnement et l’Enquête sur l’origine et la destination des marchandises transportées par camion.

Les travaux comprenaient :

  • des entrevues personnelles menées avec des employés à tous les niveaux dans les diverses divisions au bureau central qui ont participé directement à la réalisation des enquêtes sélectionnées ou qui ont fourni au Bureau les services centraux associés à la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate;
  • des entrevues personnelles menées auprès d’employés à tous les niveaux dans le bureau régional de Montréal et le centre d’appels de Sherbrooke;
  • l’examen de fichiers électroniques et de dossiers sur papier, y compris la vérification de l’accès électronique aux données et des portables chiffrés;
  • le balayage (inspection physique) des locaux du bureau central les plus susceptibles de contenir des renseignements statistiques de nature délicate tirés des cinq enquêtes;
  • l’analyse des résultats d’un questionnaire envoyé à un échantillon de 59 intervieweurs représentant les trois bureaux régionaux.

Constatations, recommandations et plan d’action de la direction

I – Contrôles de l’accès physique

Les contrôles de l’accès physique comprennent les suivants : l’accès aux immeubles est réglementé; l’accès aux zones protégées dans les immeubles est réglementé; la transmission physique de l’information à l’intérieur et à l’extérieur de StatCan est faite conformément aux normes approuvées; l’information est stockée, marquée et supprimée conformément aux normes approuvées; l’accès physique aux serveurs et à l’ordinateur central est règlementé; le matériel informatique est réparé dans les locaux de StatCan par des employés de StatCan.

Les contrôles de l’accès physique fonctionnent comme prévu. Les entrées des immeubles sont protégées et les renseignements demeurent confidentiels. Toutefois, il est possible d’apporter des améliorations aux pratiques de gestion des risques liées à la confidentialité des renseignements statistiques. Pour améliorer l’efficacité du cadre de confidentialité, il faut que la direction mette l’accent sur la protection des lieux de travail et de l’information.

Les immeubles sont protégés mais il faut des directives pour des aires protégées à l’intérieur de ces immeubles

Les contrôles de l’accès aux immeubles de Statistique Canada, y compris ceux au bureau central, au bureau régional de Montréal et au bureau de Sherbrooke, sont efficaces. Le système de contrôles comprend des barrières, des gardiens et des caméras vidéo, y compris un nouveau système de sécurité et de caméras installé au bureau central en 2008 pour améliorer la surveillance dans les immeubles.

La vérification a révélé que les exigences de la Politique sur la sécurité des renseignements de nature délicate de Statistique Canada sont satisfaites; toutefois, le Bureau ne satisfait pas aux critères énoncés au paragraphe 10.7 de la Politique du gouvernement sur la sécurité portant sur les mesures de sécurité au-delà des mesures de base. Ce paragraphe stipule ce qui suit : « Les ministères doivent effectuer des évaluations des menaces et des risques pour déterminer la nécessité d’aller au-delà des mesures sécuritaires de base3. Ils doivent continuellement être aux aguets de tout changement aux menaces et faire les ajustements nécessaires au maintien d’un niveau de risque acceptable et d’un équilibre entre les besoins opérationnels et la sécurité ». L’équipe de vérification n’a pas constaté de mesures de surveillance ou d’évaluations des menaces et des risques à l’appui de cette exigence.

Certaines mesures de contrôle au-delà du niveau de base ont été déterminées, mais il s’agit de décisions aléatoires plutôt que fondées sur les risques. Par exemple, certaines aires dans l’immeuble Principal sont protégées à cause de la présence d’autres locataires dans les locaux. En outre, la décision de protéger l’accès aux divisions dans les autres immeubles est prise principalement par le directeur, en fonction des risques perçus et des fonds disponibles. Dans certaines aires, les risques sont peut-être plus élevés mais l’accès n’est pas protégé.

Comme mesure de contrôle supplémentaire des aires protégées dont l’entrée est protégée au niveau de base, les employés sont priés d’interroger tout inconnu qu’ils rencontrent dans leur aire de travail. Ce contrôle peut être efficace dans de petites aires de travail; toutefois, dans un édifice comme l’immeuble Jean-Talon, où les étages sont grands et partagés par de nombreuses divisions dont les locaux respectifs ne sont pas délimités clairement, ce contrôle a des limites.

Dans le cas des locaux des deux divisions responsables des enquêtes dans notre échantillon, l’entrée à l’aire de travail n’était pas protégée outre l’entrée à l’intérieur de l’immeuble. Durant notre balayage, l’Enquête sur la population active (EPA) était en mode de traitement final. En outre, l’Enquête sur les dépenses de protection de l’environnement n’était pas à l’étape de la production, de sorte qu’il était difficile de déterminer si une aire de travail protégée était nécessaire. Dans l’un et l’autre cas, une évaluation de la menace et des risques pour déterminer la nécessité de mesures de sécurité au-delà des niveaux de base serait utile pour améliorer les pratiques de gestion des risques.

Le Bureau devrait déterminer le niveau de sécurité de base requis en fonction du caractère délicat des fonds de données. On pourrait ensuite procéder à une analyse de la menace et des risques afin de déterminer les zones exposées à des risques plus grands et exigeant des mesures de sécurité améliorées, au-delà du niveau de base. Selon l’analyse de la menace et des risques, les aires ne présentant pas de risques élevés seraient protégées par des mesures de sécurité de base.

Le Bureau se trouve dans une situation où un incident pourrait avoir des répercussions considérables. En l’absence de lignes directrices du Bureau précisant les aires devant être protégées au-delà du niveau de base, et étant donné l’absence d’une approche intégrée de la gestion des risques présentés par les visiteurs, les employés, les autres locataires et, éventuellement, les entrepreneurs, le Bureau s’expose à des risques plus élevés liés à la confidentialité qui pourraient porter atteinte à sa réputation. Étant donné le très grand nombre de personnes qui travaillent dans le complexe, une personne non autorisée pourrait avoir accès à une aire protégée au niveau de base et ainsi à des renseignements statistiques de nature délicate.

Recommandation no 1

Le statisticien en chef adjoint, Secteur des services intégrés, devrait veiller à ce que la Division des services d’accès et de contrôle des données (DSACD) élabore des lignes directrices générales pour assurer une approche commune à l’échelle du Bureau et aide le Comité des politiques4, en passant par le Comité de coordination de la sécurité, à déterminer les zones à risque élevé en procédant à une analyse périodique de la menace et des risques.

Réponse et plan d’action de la direction

La direction accepte la recommandation.

La DSACD propose une approche intégrée de l’établissement d’une norme de contrôle de l’accès fondée sur les « zones de sécurité progressive », conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité. La norme serait utilisée pour l’approbation de dispositifs supplémentaires de contrôle de l’accès.

Cette proposition sera présentée au Comité de coordination de la sécurité à l’automne.

Réalisation attendue et calendrier
Directives et présentation et Comité de coordination de la sécurité
Résultats ensuite présentés au Comité des politiques
Directeur, Services d’accès et de contrôle des données – automne 2009

Sécurité des renseignements

Les renseignements de nature délicate sont transmis physiquement à l’intérieur et à l’extérieur de Statistique Canada conformément aux normes approuvées, mais l’équipe de vérification a constaté deux problèmes qui exigent une attention particulière.

Un questionnaire de type « carte postale » utilisé aux fins de l’Enquête sur les voyages internationaux (EVI), que les répondants sont priés de retourner par la poste une fois rempli, présente un risque sur le plan de la confidentialité. Les employés de la division responsable de l’EVI demandent aux répondants de remplir la carte postale et de la retourner par la poste. La carte postale porte la mention « Confidentiel une fois rempli ». Ce processus est à tout le moins ambigu et ne donne pas une impression de discipline et de rigueur en matière de transmission de renseignements réputés être confidentiels. Si le public canadien, et plus particulièrement la presse imprimée/les médias, remarquent cette situation étrange, la réputation de Statistique Canada pourrait en souffrir. Nos répondants pourraient croire que nous n’accordons pas l’attention voulue à la confidentialité.

En outre, les renseignements statistiques de nature délicate devraient être gardés sous clé après les heures de travail. Dans le cadre de la vérification, nous avons procédé à un balayage de certaines aires après les heures de travail, les 28 et 31 janvier 2009. Nous voulions déterminer si les documents confidentiels étaient gardés sous clé dans des contenants approuvés munis de serrures approuvées et si les clés des contenants et des serrures étaient gardées en lieu sûr comme il se doit. Nous avons également vérifié l’utilisation des commutateurs A/B et des assistants numériques personnels pour nous assurer du respect des politiques.

Les résultats du balayage ont révélé que la Division des opérations et de l’intégration, qui occupe des locaux protégés à accès restreint, ne se conforme pas aux attentes en matière d’entreposage adéquat des renseignements statistiques de nature délicate à la fin de la journée de travail. La direction a indiqué que l’aire est protégée, que l’accès y est restreint et qu’entreposer tous les renseignements statistiques de nature délicate à la fin de chaque jour prendrait beaucoup de temps et serait contre-productif. En cas d’accès non autorisé à l’aire protégé, il n’y aurait pas d’autres contrôles protégeant la sécurité des renseignements. En outre, dans l’aire protégée, l’accès aux renseignements devrait être accordé seulement selon le « besoin de savoir ». La direction responsable de cette aire élabore un plan de mise en oeuvre selon lequel les questionnaires papier seront balayés et seule la version électronique sera diffusée ensuite.

Statistique Canada remet aux intervieweurs sur le terrain des directives écrites strictes concernant le traitement de matériels confidentiels comme les questionnaires, les ordinateurs portables et les listes d’adresses lorsqu’ils travaillent à l’extérieur de la maison, et concernant l’entreposage sécuritaire de ces documents à la maison. Pour évaluer les directives, l’équipe de vérification a mené une enquête auprès des intervieweurs sur le terrain. Selon les résultats de l’enquête, les intervieweurs sur le terrain assurent de façon efficace la confidentialité et la sécurité des documents lorsqu’ils sont à l’extérieur de la maison. Toutefois, les résultats de l’enquête ont indiqué également que 50 % des intervieweurs sur le terrain ne gardent pas leurs documents sous clé à la maison à la fin de leur journée de travail.

Il faut renforcer les directives portant sur l’entreposage de documents confidentiels à la maison par les intervieweurs sur le terrain et accorder plus d’attention à cette question. La perte de renseignements statistiques de nature délicate par les intervieweurs sur le terrain porterait atteinte à la confiance des répondants en Statistique Canada et pourrait empêcher le Bureau d’atteindre son objectif.

Recommandation no 2

Le statisticien en chef adjoint, Secteur de la statistique sociale, de la santé et du travail, devrait veiller à ce que la Division du tourisme et du Centre de la statistique de l’éducation, de concert avec la Division des services d’accès et de contrôle des données, trouve une solution à l’incohérence évidente que présente la carte postale de l’Enquête sur les voyages internationaux.

Réponse et plan d’action de la direction

La direction accepte la recommandation.

La DTCSE convient que la mention « Confidentiel une fois rempli » sur le questionnaire carte postale est illogique. Étant donné que le questionnaire rempli ne contient pas de renseignements permettant d’identifier le répondant, nous convenons de supprimer cette mention. En outre, le remaniement actuel de l’enquête fera disparaître le problème, puisque nous cesserons d’utiliser le questionnaire carte postale.

Réalisation attendue et calendrier
Questionnaire révisé
Directeur adjoint, Division du tourisme et du Centre de la statistique de l’éducation – août 2010

Recommandation no 3

Le statisticien en chef adjoint, Secteur du recensement et des opérations, devrait veiller à ce que la direction du bureau régional sensibilise davantage les intervieweurs sur le terrain à l’importance des documents confidentiels en leur possession, à leur responsabilité à cet égard et aux conséquences d’une irrégularité.

Réponse et plan d’action de la direction

La direction accepte la recommandation.

Nos réviserons notre documentation ainsi que nos documents de formation des intervieweurs portant sur l’importance de la protection des documents/renseignements confidentiels, ainsi que les divers mécanismes devant être mis en place à cette fin. Ainsi, nous ajusterons le contenu du manuel de formation de manière à refléter les dispositions du Code de conduite.

Lorsque de nouveaux employés reçoivent la formation de base, les superviseurs ou les gestionnaires veilleront à ce que tous comprennent bien leurs rôles et responsabilités en tant qu’intervieweur ou intervieweur principal aux Opérations des enquêtes statistiques en matière de confidentialité, de protection des renseignements et de sécurité.

Nous utiliserons divers moyens de communication (brochures, réunions avec les employés, etc. ) pour souligner encore l’importance de la confidentialité et de la sécurité des données aux employés et renforcer leurs responsabilités en ce qui a trait à la gestion des renseignements dans le processus de collecte.

Réalisation attendue et calendrier
Renforcement de la confidentialité des renseignements
Révision de nos lignes directrices et préparation d’un plan d’action
Directeur, Division des services de gestion régionale – automne 2009
Mise en oeuvre
Directeurs régionaux– hiver 2010

Recommandation no 4

Le statisticien en chef adjoint, Secteur du recensement et des opérations, devrait s’assurer que la Division des opérations et de l’intégration entrepose les documents confidentiels comme il se doit à la fin de la journée.

Réponse et plan d’action de la direction

La direction accepte la recommandation.

La DOI a entrepris de déménager notre équipement d’imagerie à une salle protégée, aux fins de l’imagerie de tous les questionnaires à ce lieu d’entrée, ce qui aura pour effet d’éliminer le risque pour les questionnaires papier. Les questionnaires papier seront ensuite entreposés en lieu sûr en attendant qu’ils puissent être éliminés de la manière appropriée. Le déménagement de l’équipement se fera à l’automne 2009 et on préparera un calendrier de conversion de tous les questionnaires d’enquête papier en images numériques. Ce processus devrait s’achever d’ici un an. L’accès aux questionnaires sera uniquement au moyen d’images numériques dans le système de gestion du contenu FileNet où l’accès est rigoureusement contrôlé.

Réalisation attendue et calendrier
Images numériques de tous les questionnaires
Directeur, Division des opérations et de l’intégration – septembre 2010.

II – Contrôles de l’accès électronique

Les contrôles de l’accès électronique comprennent les suivants : les postes de travail et les serveurs sont configurés avec des contrôles d’accès; la transmission électronique de l’information à l’intérieur et à l’extérieur de Statistique Canada est faite conformément aux normes approuvées; le stockage de l’information sur des supports de stockage amovibles est fait selon les procédures de sécurité approuvées par la DSTI; l’information est traitée, stockée, consultée ou transmise uniquement sur le réseau A; tous les ordinateurs portables sont dotés de fonctions de chiffrement intégral; et, les ordinateurs sont nettoyés suivant des méthiodes ayant été approuvées par la DSTI.

L’équipe de vérification a observé que les postes de travail et les serveurs sont dotés de contrôles d’accès électronique maintenus par la Division des services de technologie informatique (DSTI); toutefois, les divisions exécutent de façon sporadique les activités de surveillance en vue d’accorder ou de retirer une autorisation. En outre, la vérification a révélé que le programme de chiffrement approprié est installé sur seulement 75 % des ordinateurs portables utilisés par des personnes autres que les intervieweurs.

Les postes de travail et les serveurs sont dotés de contrôles de l’accès

La DSTI maintient éeacute;lectroniquement l’accès aux postes de travail et aux serveurs; toutefois, le pouvoir d’accorder et/ou de retirer l’accès appartient aux directeurs divisionnaires. L’équipe de vérification a constaté que la surveillance par la direction en vue d’accorder ou de retirer les autorisations d’accès aux postes de travail et aux serveurs varie d’une division à l’autre. Par conséquent, la surveillance de l’accès électronique aux postes de travail et aux serveurs se fait de façon sporadique.

Le processus d’accord des autorisations est efficace et fonctionne bien. Il convient d’apporter des améliorations au retrait des autorisations lorsque l’accès n’est plus requis. Dans la plupart des cas, les personnes chargées de retirer l’accès comptent sur les employés qui ont présenté la demande d’accès initiale pour les informer d’un changement. Les contrôles sont efficaces dans le cas des employés qui quittent leur division mais ils deviennent inefficaces dans le cas des utilisateurs de l’aire de service et d’autres utilisateurs de l’extérieur de la division. La surveillance de la direction, conformément aux processus en place pour l’Enquête sur la population active (EPA– mentionnée plus loin dans cette section), améliorerait la surveillance et la gestion des risques des fichiers confidentiels.

L’équipe de vérification a déterminé une pratique exemplaire de gestion des droits d’accès par les responsables de l’EPA. Les responsables de l’EPA évaluent les fichiers électroniques selon les risques et la confidentialité. Très peu d’employés ont accès aux fichiers les plus confidentiels. Pour y obtenir accès, il faut présenter une demande par l’entremise du système de gestion des cas et le directeur doit signer un formulaire d’autorisation. Lorsque la demande est présentée, un mot de passe permettant d’avoir accès aux fichiers est attribué. Les autorisations d’accès aux fichiers confidentiels de l’EPA sont accordées pour une période de trois mois et les droits d’accès aux serveurs font l’objet d’une surveillance constante.

Recommandation no 5

Les statisticiens en chef adjoints, Secteur des services intégrés et Secteur de l’informatique et de la méthodologie, devraient veiller à ce que:

  • la Division des services d’accès et de contrôle des données, de concert avec la Division des services de technologie informatique, émettent des directives claires portant sur le caractère délicat des données et la gestion des autorisations d’accès aux serveurs/dossiers partagés;
  • la Division des services de technologie informatique continue d’accorder et de retirer l’accès lorsqu’on lui en fait la demande et élabore des outils pour automatiser davantage ce processus.

Tous les statisticiens en chef adjoints doivent veiller à ce que les lignes directrices soient mises en oeuvre.

Réponse et plan d’action de la direction

La direction accepte la recommandation.

Les directeurs divisionnaires sont chargés de la mise en oeuvre du principe du besoin de savoir en ce qui a trait à l’accès aux fichiers. La DSACD, de concert avec la DSTI, élaborera un ensemble de lignes directrices sur la gestion de l’accès aux fichiers. La DSACD communiquera ces lignes directrices aux directeurs divisionnaires. Ces travaux devraient s’achever d’ici la fin de décembre 2009.

La DSTI continuera d’accorder et de retirer l’accès aux serveurs et aux dossiers partagés conformément aux demandes divisionnaires.

La DSTI rétablira automatiquement les autorisations et l’accès de groupe lorsqu’un employé change de division.

Réalisation attendue et calendrier
Lignes directrices acheminées aux directeurs divisionnaires – décembre 2009
Directeur, Division des services d’accès et de contrôle des données
Directeur, Division des services de technologie informatique

Installation des programmes de chiffrement sur les ordinateurs portables

Selon une directive de Statistique Canada, un programme de chiffrement doit être installé sur tous les portables. L’équipe de vérification s’attendait à trouver le programme de chiffrement approuvé par la DSTI (technologie Pointsec) installé sur tous les portables.

Durant leurs entrevues avec les administrateurs du réseau local et le personnel de la Sécurité des TI du Bureau, les vérificateurs ont été informés que le programme de chiffrement était installé sur la plupart des portables. Un échantillon de portables sélectionné au jugé a été soumis à un nouveau contrôle. Selon les résultats, les programmes de chiffrement étaient installés sur la majorité des portables dans l’échantillon. D’autres entrevues ont été menées auprès des représentants de la Sécurité des TI du Bureau; en outre, on a procédé à une comparaison du fichier clé portable du Bureau et du SAIGM (le système d’inventaire). Les résultats ont révélé que le programme était installé correctement dans le cas de 75 % des portables utilisés par des personnes autres que les intervieweurs seulement. Le programme était installé sur tous les portables utilisés par les intervieweurs. Les vérificateurs ont vérifié si le programme de chiffrement peut être désactivé par les employés. Les résultats du test montrent que les employés ne peuvent ni désactiver ni supprimer le programme de chiffrement. La Sécurité des TI a envoyé un courriel aux directeurs sollicitant leur soutien sur cette question.

Il pourrait y avoir une violation de la confidentialité en cas de perte d’un portable non doté d’un programme de chiffrement et contenant des renseignements confidentiels.

Recommandation no 6

Le statisticien en chef adjoint, Secteur de l’informatique et de la méthodologie, devrait veiller à ce que la Division des services de technologie informatique surveille les progrès de l’installation de la technologie Pointsec sur les ordinateurs portables et informe le Comité de coordination de la sécurité des résultats sur une base trimestrielle jusqu’au respect intégral de la directive.

Réponse et plan d’action de la direction

La direction accepte la recommandation.

L’inventaire des portables de Statistique Canada peut être divisé en deux grandes catégories, à savoir les portables utilisés par les intervieweurs sur le terrain et ceux utilisés par des personnes autres que les intervieweurs. Les portables utilisés par les intervieweurs sont gérés et entretenus par la Division de la planification et de la gestion de la collecte (DPGC); dans le cadre de leur processus de déploiement, tous les portables sont chiffrés.

Les portables utilisés par des personnes autres que les intervieweurs sont entretenus par les Services de soutien aux postes de travail du Bureau (SSPTB) de la DSTI. En juillet 2009, 84 % de ces portables étaient entièrement conformes à la directive et leur fichier de récupération de chiffrement était enregistré à la DSTI. Pour ce qui est des autres portables, soit ils ne sont pas chiffrés, soit ils sont chiffrés et leur fichier de récupération de chiffrement n’a simplement pas été déclaré. En ce qui concerne ces derniers, le plan d’action suivant est proposé.

Les tâches générales comprennent repérer chaque portable, s’assurer qu’il est chiffré et copier le fichier de récupération. Le système SAIGM sera utilisé pour déterminer les portables actifs. Le groupe SSPTB DSTI collaborera avec chaque secteur et nommera un représentant du secteur qui sera responsable du respect de la conformité à la directive. Des rapports de surveillance des progrès seront acheminés aux représentants des secteurs.

Le directeur de la DSTI fera rapport au Comité de coordination de la sécurité sur une base trimestrielle des progrès réalisés en matière de conformité.

Résultat attendu et calendrier
Surveillance des rapports destinés aux représentants des secteurs – décembre 2009
Rapport trimestriel au Comité de coordination de la sécurité – en cours
Directeur, Division des services de technologie informatique

III – Contrôles du personnel

L’information sur la confidentialité est communiquée à tous les employés de façon régulière.

Statistique Canada emploie diverses méthodes pour promouvoir la sécurité et la confidentialité des renseignements statistiques. Il s’agit entre autres de formation, de manuels, de courriels, d’articles dans @statcan, d’événements spéciaux et d’affiches. L’équipe de vérification a constaté que les méthodes utilisées pour communiquer avec les employés du Bureau et de la Direction des opérations régionales afin de promouvoir la sécurité et la confidentialité sont efficaces. Les entrevues menées auprès des employésà Ottawa et dans les régions ont montré que les employés comprennent l’importance de la sécurité et de la confidentialité.

Les preuves recueillies montrent que les contrôles du personnel sont en place et sont efficaces. Par conséquent, il n’y a pas lieu de formuler de recommandations.

IV – Contrôles opérationnels

Les identificateurs personnels sont supprimés des fichiers principaux et sont conservés séparément de ces derniers dès qu’ils ne sont plus nécessaires, et les violations de la confidentialité sont signalées au statisticien en chef.

L’équipe de vérification s’attendait à constater que les identificateurs personnels sont supprimés des fichiers statistiques principaux. La vérification a révélé que, dans le cas des enquêtes sociales, les identificateurs personnels sont supprimés tôt dans le processus tandis que dans le cas des enquêtes économiques, ils sont supprimés beaucoup plus tard. Cette question a été une source de préoccupation pour les vérificateurs qui ont décidé de l’approfondir. Il a été déterminé que, dans le cas des enquêtes économiques, les identificateurs personnels sont nécessaires durant toute l’étape de l’analyse mais qu’ils sont supprimés dès qu’ils ne sont plus nécessaires.

Il existe de nombreuses sources d’information recommandant aux employés de signaler les éventuelles violations de la confidentialité. Il s’agit, entre autres, de la Politique sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate de 2007, du Manuel des pratiques de sécurité, chapitre 2 (révisé à l’été de 2007) et du site Web de sensibilisation à la confidentialité.

Au niveau régional, le risque d’une violation de sécurité est beaucoup plus élevé à l’étape de la collecte. L’équipe de vérification a trouvé des preuves de l’existence de procédures claires pour signaler une violation de la sécurité. Les intervieweurs et les intervieweurs principaux reçoivent des instructions sur la façon de déclarer la perte d’un document confidentiel ainsi que de déclarer immédiatement la perte ou le vol d’ordinateurs portables. Ultérieurement, le directeur régional est informé et des mesures correctives sont prises. L’équipe de vérification a observé des fichiers documentés du Bureau portant sur des violations de confidentialité. Les procédures en place ont été suivies et les mesures correctives appropriées ont été prises.

Les preuves recueillies montrent que des contrôles opérationnels sont en place et qu’ils sont efficaces. Par conséquent, il n’est pas nécessaire de formuler de recommandations.

Annexe A

Critères de vérification
Objectifs Critères de vérification
Contrôles de l’accès physique 1. L’accès aux immeubles est réglementé.
2. L’accès aux zones protégées dans les immeubles est réglementé.
3. La transmission physique de l’information à l’intérieur et à l’extérieur de SC est faite conformément aux normes approuvées.
4. L’information est stockée, marquée et supprimée conformément aux normes approuvées.
5. L’accès physique aux serveurs est réglementé.
6. Le matériel informatique est réparé dans les locaux de SC par des employés de SC.
Contrôles de l’accès électronique 7. Les postes de travail, les serveurs sont configurés avec des contrôles d’accès.
8. La transmission électronique de l’information à l’intérieur et à l’extérieur de Statistique Canada est faite conformément aux normes approuvées.
9. Le stockage de l’information sur des supports de stockage amovibles est fait selon les procédures de sécurité approuvées par la DSTI.
10. L’information est traitée, stockée, consultée ou transmise uniquement sur le réseau A afin d’empêcher tout accès non autorisé de la part du public.
11. Tous les ordinateurs portables sont dotés de fonctions de chiffrement intégral des données stockées ayant été approuvées par la DSTI.
12. Avant d’être mis au rebut, les ordinateurs sont nettoyés selon les méthodes approuvées par la DSTI.
Contrôles du personnel 13. L’information sur la confidentialité est communiquée à tous les employés de façon régulière.
Contrôles opérationnels 14. Les identificateurs personnels sont supprimés des fichiers principaux et sont conservés séparément de ces derniers dès qu’ils ne sont plus nécessaires au traitement des données.
15. Les violations de la confidentialité, s’il y a lieu, sont signalées officiellement à l’agent de la Sécurité du Bureau, qui en informe le statisticien en chef.

 

Annexe B

 

Acronymes
BR Bureau régional
DOI Division des opérations et de l'intégration
DSTI Division des services de technologie informatique
EDPE Enquête sur les dépenses de protection de l'environnement
ELNEJ Enquête longitudinale nationale sur les enfants et les jeunes
EPA Enquête sur la population active
EVI Enquête sur les voyages internationaux
IPAO Interview sur place assistée par ordinateur
IPC Interview utilisant papier et crayon
ITAO Interview téléphonique assistée par ordinateur
ODMTC Enquête sur l'origine et la destination des marchandises transportées par camion
SACD Division des services d'accès et de contrôle des données
SAIGM Système automatisé d'information sur la gestion du matériel
SDAD Système de demande d'accès aux données
SSPTB Services de soutien aux postes de travail du Bureau
StatCan Statistique Canada

 

Note

 

  1. Les acronymes sont définis à l’annexe B.
  2. Les paradonnées sont des renseignements liés à un processus de collecte de production de données statistiques se rapportant à une personne, une entreprise ou un organisme identifiable. Il s’agit généralement d’un type de renseignements utiles aux intervieweurs (p. ex. , meilleur moment pour appeler, type de répondant, etc. ).
  3. Les mesures sécuritaires de base à Statcan consistent en la sécurité du périmètre, y compris les caméras, gardiens et barrières.
  4. La structure de comités à Statcan est un élément essentiel de la gouvernance. Les sujets sont discutés d’abord à un comité de gestion tel le Comité de coordination de la sécurité. Le président de ce comité présentera par la suite le résultat des délibérations au Comité des politiques qui rendra une décision si nécessaire. Le Comité des politiques est présidé par le Statisticien en chef et chapeaute tous les comités.

Annexe A
Critères et contrôles connexes

Objectifs de vérification Critères Objectifs de contrôle
1. Vérifier que l’inventaire des immobilisations est complet Établissement de rapports d’inventaire appropriés

Exactitude mathématique et codage adéquat de l’information contenue dans les rapports		 On dresse l’inventaire des biens productifs et improductifs

L’inventaire est tenu à jour au fil des ajouts et des retraits de biens

Une vérification sert à établir la présence des biens à l’inventaire

Les erreurs de codage sont décelées grâce à des examens de surveillance ou à des rapprochements

Les erreurs de transposition et les saisies incorrectes sont décelées grâce à des examens de surveillance ou à des rapprochements

Des mesures efficaces sont prévues pour corriger les erreurs (p. ex., correction d’écritures de journal, révision de politiques)
2. Vérifier que des mécanismes de contrôle sont en place pour protéger les biens contre le vol et contre tout accès non autorisé Mécanismes de sécurité prévus pour protéger les biens

Obtention des autorisations requises		 Les articles sont identifiés et étiquetés

Des gardes peuvent détecter les vols de biens aux tourniquets

Les marchandises sont entreposées dans des endroits protégés munis de serrures adéquates et de caméras, sans oublier des modalités d’accès par carte de sécurité aux quais de chargement

Seules les personnes autorisées ont accès aux articles entreposés dans les cages

L’accès aux données d’inventaire est protégé au moyen de codes de sécurité, par exemple des mots de passe et des codes d’identification des utilisateurs

Le matériel informatique fait l’objet d’un entretien périodique (plus précisément les ordinateurs portatifs)

Les opérations sont autorisées par voie de délégation de pouvoirs à chaque étape du cycle de vie

On obtient la signature des personnes disposant des autorisations requises pour chaque seuil

Il y a délégation appropriée des pouvoirs (séparation des tâches), la signature de personnes différentes étant requise pour l’application de l’article 33 et pour l’application de l’article 34
3. Vérifier que des procédures efficaces sont prévues pour établir la valeur des biens, en tenant compte d’éléments comme l’apport d’améliorations, l’amortissement et la durée de vie utile estimative des immobilisations Documentation du cycle de vie

Traitement comptable approprié des opérations		 Le cycle de vie correspond à un calendrier allant du point A au point Z et correspondant à la catégorie de biens pertinente

Les biens sont classés comme il se doit (groupés ou individuels)

Les biens sont constatés de façon appropriée dans les livres comptables

Les biens sont amortis de façon appropriée

La cession des biens est effectuée de la façon appropriée
4. Vérifier que les procédures en vigueur à Statistique Canada au regard des immobilisations sont conformes à la Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations Conformité à la Norme comptable 3.1 et à la politique de contrôle interne(version provisoire) de Statistique Canada Les échéanciers appropriés sont indiqués

Les biens sont comptabilisés à leur valeur historique, et on inscrit les opérations se rapportant à ces biens (achat, cession, amortissement, amélioration, réduction de valeur)

Normes de service à la clientèle

Statistique Canada s'engage à fournir des services rapides, fiables et courtois et à faire preuve d'équité envers ses clients. À cette fin, nous prenons les engagements suivants.

Disponibilité

Rendre l'information disponible constitue l'un des aspects importants de nos activités. C'est pourquoi Statistique Canada s'engage à :

  • communiquer avec les clients dans la langue officielle de leur choix;
  • fournir des services durant les heures normales d'ouverture, soit de 8 h 30 à 16 h 30 dans tous les fuseaux horaires du Canada, à partir du Service de renseignements statistiques (SRS), au moyen du numéro de téléphone sans frais et du courriel;
  • fournir l'information, sur demande, sur divers supports, tel qu'en audio, en braille, en texte électronique et en gros caractères afin de répondre aux besoins des personnes handicapées.

Promptitude

Le temps de réponse varie selon la nature de la demande. Afin de garantir la rapidité du service, Statistique Canada fera en sorte :

  • de retourner les appels téléphoniques des clients dans un délai de 1 jour ouvrable;
  • d'accuser réception des courriels ou d'y répondre dans un délai de 2 jours ouvrables; dans le cas des lettres reçues par la poste ou par télécopieur, ce délai est de 5 jours ouvrables à compter de la date de réception;
  • de répondre aux demandes de renseignements de base et de donner suite aux commandes de produits immédiatement disponibles dans les 2 jours ouvrables de la date de réception;
  • de répondre aux demandes de produits ou de services personnalisés selon les conditions stipulées par écrit et en respectant l'échéancier fixé d'un commun accord avec le client;
  • d'informer les clients de tout changement de la date de livraison et de leur expliquer clairement la raison de ce changement.

Frais

Statistique Canada fournit sans frais au public des renseignements d'intérêt général par le truchement de son site Web et des bibliothèques publiques dans l'ensemble du Canada.

Statistique Canada recouvre les frais associés à la fourniture de produits et à la prestation de services spécialisés à des personnes et à des groupes divers. Pour ces produits et services, nous nous engageons à :

  • toujours informer les clients du prix du produit ou du service avant d'entreprendre le travail;
  • informer le client immédiatement de tout changement de prix et en donner la raison.

Les frais sont fixés en fonction de facteurs comme la complexité de la demande, le temps nécessaire pour effectuer le travail, les exigences technologiques et les frais de transmission de données.

Répondre aux besoins des clients

Afin de répondre aux besoins d'information des clients, Statistique Canada :

  • consultera le client afin de bien comprendre ses besoins;
  • informera immédiatement le client des différences entre le produit demandé et le produit qui sera fourni, s'il y a lieu, et lui en donnera la raison;
  • proposera une solution, et ce, gratuitement, si le produit offert n'est pas conforme au produit demandé, à cause d'une erreur commise par Statistique Canada.

Si, comme client, vous croyez que ces normes n'ont pas été respectées au cours de vos transactions avec Statistique Canada, veuillez communiquer avec nous :

Directeur général
Collecte et services régionaux
Statistique Canada
170, promenade du Pré Tunney
Immeuble Jean Talon, 7e étage, section D5
Ottawa (Ontario) K1A 0T6
Téléphone : 613-218-3731
Courriel : infostats@statcan.gc.ca à l'attention du directeur général, Collecte et services régionaux

Nous ferons un suivi auprès des clients pour étudier les plaintes dans un délai de 3 jours ouvrables à compter de leur réception.

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