La protection des données sensibles est de la plus haute importance pour Statistique Canada. Il s'agit d'une valeur fondamentale profondément ancrée dans la culture de l'organisme, tout comme l'engagement de fournir à la population canadienne un accès rapide et équitable aux données et aux analyses. Cela s'inscrit dans le mandat de publier des statistiques au sujet de l'économie et de la société du Canada, conformément à la Loi sur la statistique.
L'offre d'un accès limité aux renseignements diffusés de façon anticipée est un élément important des pratiques de l'organisme pour un certain nombre de raisons, dont les suivantes :
- améliorer la qualité des données et des analyses;
- assurer la sécurité des données;
- tenir les hauts fonctionnaires et les ministres informés en temps opportun.
La présente politique est mise à jour régulièrement pour veiller à ce qu'elle demeure pertinente.
1.0 Date d'entrée en vigueur
1.1 La présente politique est entrée entre en vigueur le 15 mai 2013. Elle a été mise à jour le 6 mai 2021.
2.0 Champ d'application
2.1 La présente politique s'applique aux employés de Statistique Canada et aux destinataires externes autorisés qui gèrent la diffusion officielle de nouveaux ensembles de données, de produits analytiques et de produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données; elle exclut les éléments suivants :
- les totalisations provenant d'ensembles de données déjà diffusés;
- les données administratives recueillies par Statistique Canada;
- les couplages de données créés à partir d'ensembles de données déjà diffusés officiellement;
- les fichiers de microdonnées de statistiques agrégées déjà diffusées officiellement;
- les résultats d'essais, les enquêtes pilotes, les documents de travail, les études de faisabilité et les rapports analytiques sur les méthodes employées, assujettis aux restrictions imposées par la Loi sur la statistique;
- la présentation ou la publication d'analyses ou de résultats de recherches provisoires qui s'appuient sur des ensembles de données déjà diffusés.
2.2 La présente politique s'applique à tous les nouveaux ensembles de données ainsi qu'aux produits analytiques et aux produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données créés par Statistique Canada. Elle est conforme aux dispositions de la Loi sur la statistique et ne restreint pas les pouvoirs du statisticien en chef.
2.3 La présente politique s'applique aux conditions visant à fournir de nouveaux ensembles de données ainsi que des produits analytiques et des produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données à une tierce partie avant la diffusion publique par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle de Statistique Canada.
2.4 La présente politique s'applique à la diffusion coordonnée de nouveaux ensembles de données ainsi que des produits analytiques et des produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données avec d'autres ministères, organismes et organisations.
2.5 Le statisticien en chef peut accorder des exemptions à la présente politique, assujetties aux lois canadiennes ou aux politiques du gouvernement du Canada.
3.0 Objectifs et résultats attendus de la politique
3.1 La présente politique vise à énoncer les conditions permettant de rendre les produits statistiques produits par Statistique Canada accessibles à la population canadienne de manière équitable et rapide, conformément à la responsabilité de l'organisme de publier des renseignements statistiques, comme le prévoit la Loi sur la statistique.
3.2 Afin d'atteindre cet objectif, la politique établit des dispositions pour :
3.2.1 veiller à ce que tous les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données soient diffusés dans le cadre d'une annonce publiée par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle de l'organisme, comme Le Quotidien;
3.2.2 veiller à ce que tous les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données soient sécurisés et protégés jusqu'à leur diffusion officielle par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle;
3.2.3 veiller à ce que tous les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données ne soient pas communiqués à l'extérieur de Statistique Canada avant leur diffusion officielle, sauf si des conditions strictes leur ont été imposées.
3.3 Les résultats attendus de la présente politique sont les suivants :
3.3.1 fournir un accès équitable à tous les nouveaux ensembles de données, ainsi qu'aux produits analytiques et aux produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données de Statistique Canada.
3.3.2 restreindre l'accès anticipé des parties tierces aux diffusions officielles, ce qui permet d'atténuer le risque d'accès inéquitable aux renseignements;
3.3.3 fournir un cadre redditionnel et sécurisé pour donner accès aux diffusions officielles.
4.0 Énoncé de la politique
4.1 Diffusion officielle
4.1.1 La politique de Statistique Canada vise à diffuser tous les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données par l'entremise de ses instruments de diffusion officielle, comme Le Quotidien, avant qu'ils soient communiqués à l'externe, à quelques exceptions près.
4.1.2 La Direction des communications fournit un calendrier des diffusions à venir et collabore avec les domaines spécialisés pour assurer l'exactitude et l'accessibilité des diffusions officielles.
4.2 Diffusion anticipée de données
4.2.1 Statistique Canada partage certains renseignements avec des partenaires externes, avant leur diffusion officielle, en ce qui a trait à certaines considérations, comme la validation, l'information et la diffusion anticipée de données de nature délicate.
4.2.2 Diffusion anticipée à des fins de validation des données : Lorsqu'il est jugé nécessaire de s'assurer que les données sont de bonne qualité, l'organisme peut demander à des personnes et organisations qualifiées de valider les données recueillies et traitées avant leur diffusion officielle. Par exemple, des spécialistes du domaine à l'extérieur de Statistique Canada peuvent valider les données de l'organisme et contribuer à améliorer leur qualité et leur exactitude.
4.2.3 Diffusion anticipée à des fins d'information : Statistique Canada peut également partager de nouvelles données ainsi que des produits analytiques et des produits d'information fondés sur de nouvelles données à des fins d'information, avant une diffusion, avec les types d'organisations suivants :
- Organisations commanditaires : Il s'agit d'organisations qui aident Statistique Canada à produire et à publier des données au moyen de financement (comme par l'intermédiaire d'une lettre d'entente ou d'un protocole d'entente), de soutien méthodologique ou de gouvernance partagée des programmes statistiques. Ces organisations comprennent les clients auprès de qui les coûts sont recouvrés.
- Organisations fournissant des données administratives : Il s'agit d'organisations qui fournissent des données administratives dont Statistique Canada se sert pour produire et publier des statistiques.
- Organisations faisant partie d'ententes de gouvernance partagée : L'organisme peut partager des données avec des organisations faisant partie d'une entente officielle de gouvernance partagée qui est établie spécifiquement pour le partage de ces données. Il s'agit d'organisations ayant conclu une entente partagée avec Statistique Canada qui a été approuvée par le statisticien en chef sur recommandation du Comité de gestion stratégique. Par exemple, des comités interministériels chargés de produire des données pourraient avoir accès à des données avant leur diffusion.
4.2.4 Diffusion anticipée de données de nature délicate autorisée par le statisticien en chef sur recommandation du greffier du Conseil privé
Les données de nature délicate, comme le Comité de gestion stratégique les a désignées et approuvées, comprennent les principaux indicateurs économiques et les diffusions.
Le statisticien en chef est chargé d'autoriser l'accès anticipé d'une organisation à des données de nature délicate, sur l'avis du greffier du Conseil privé. Un maximum de deux personnes par organisation a accès à des données de nature délicate, sauf sur autorisation du statisticien en chef.
4.3 Mesures de sécurité
4.3.1 L'organisme a établi un protocole officiel rigoureux pour le partage anticipé de renseignements avec des organisations tierces afin d'assurer la sécurité des données.
4.3.2 Les données sont partagées uniquement selon le principe du « besoin de savoir », c'est-à-dire que l'on juge que le destinataire désigné doit avoir un accès anticipé à l'ensemble de données pour exercer ses fonctions officielles.
4.3.3 Voici les principales étapes de la diffusion anticipée de données de nature délicate :
- L'administrateur général d'une organisation, d'un ministère ou d'un organisme présente une demande officielle au statisticien en chef accompagnée d'une justification décrivant la mesure dans laquelle un accès anticipé à des données de nature délicate sert les intérêts de la population canadienne.
- Des spécialistes du domaine au sein de l'organisme examinent la demande et formulent une recommandation à leurs cadres supérieurs, en fournissant notamment une justification qui décrit :
- les avantages de la diffusion anticipée pour la population canadienne;
- les avantages de la diffusion anticipée pour les activités de l'administration publique fédérale ou celles d'autres administrations provinciales, territoriales ou municipales;
- la mesure dans la diffusion anticipée est essentielle à des fins d'information.
- Le directeur général de la Direction des communications valide les demandes relatives à la diffusion anticipée.
- Le statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé et le statisticien en chef adjoint du Secteur de l'engagement stratégique formulent des recommandations sur la diffusion anticipée de données de nature délicate à l'intention du Comité de gestion stratégique et pour obtenir l'autorisation du statisticien en chef.
- Le statisticien en chef, sur l'avis du greffier du Conseil privé, prend une décision concernant l'approbation. Les ententes de diffusion anticipée autorisées par le statisticien en chef sont valides pour une période de 12 mois à partir de la date à laquelle le statisticien en chef signe l'autorisation.
- Si la demande de diffusion anticipée est approuvée, l'organisation destinataire doit s'engager à nommer un agent de liaison qui collaborera avec les représentants de l'organisme afin de :
- fournir des formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés par toutes les personnes qui peuvent avoir un accès anticipé aux données;
- veiller à ce que toutes les personnes qui peuvent avoir un accès anticipé aux données soient informées des protocoles et de la nécessité d'assurer la sécurité des données;
- veiller à ce que les dispositions en matière de sécurité soient respectées au sein de l'organisation.
Voir l'annexe A : Liste des ensembles de données de nature délicate
Voir l'annexe B : Procédures relatives à la diffusion anticipée de données de nature délicate
Voir l'annexe C : Procédures relatives à la diffusion anticipée à des fins de validation ou d'information
Voir l'annexe D : Procédures relatives à la diffusion anticipée en vertu d'une entente de gouvernance partagée
4.4 Considérations relatives au besoin de savoir
4.4.1 Les organisations doivent convenir de restreindre l'accès à des renseignements avant leur diffusion uniquement aux personnes qui ont « besoin de savoir » pour exercer leurs fonctions durant la période qui précède la diffusion et de fournir une justification appropriée. De plus, les personnes doivent avoir été informées de la sécurité des données et avoir signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés ».
4.4.2 La Direction des communications est chargée d'assurer la sécurité de tous les dossiers, y compris les formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés », relatifs à l'accès aux données par une partie tierce avant la diffusion officielle.
4.4.3 Dans le cas de données de nature délicate, la Direction des communications doit fournir au statisticien en chef une liste de toutes les ententes conclues avec les organisations participantes, ainsi que le nom et le titre de poste de chaque personne qui aura accès à des données de nature délicate, en plus de le tenir informé des changements apportés aux ententes.
4.4.4 Dans certaines situations, des fichiers de microdonnées ou des données agrégées confidentielles à partir desquels sont obtenus les ensembles peuvent être partagés avec un récipient externe dans le cadre d'une entente de diffusion anticipée, pourvu que l'une des conditions suivantes soit remplie :
- une entente de partage de données en vertu de l'article 11 ou 12 de la Loi sur la statistique est en vigueur (conformément à la Directive sur le partage des données);
- un ordre de révélation discrétionnaire en vertu du paragraphe 17(2) de la Loi sur la statistique est en vigueur (conformément à la Directive relative à la révélation discrétionnaire).
4.4.5 Tout partage d'ensembles de données avant leur diffusion doit se faire par l'entremise de modes autorisés approuvés par le statisticien en chef.
4.4.6 Les organisations qui ont accès aux données de nature délicate avant la diffusion officielle doivent s'engager à mener des examens annuels afin d'assurer la conformité et la tenue à jour des dossiers (comme les changements dans le personnel. Les organisations doivent également s'engager à mener une enquête exhaustive en cas de non-respect réel ou présumé de la politique. Si le non-respect est fondé, les organisations destinataires s'engagent à mettre rapidement en place des mesures correctives appropriées, lorsque la situation le justifie.
4.4.7 Tout non-respect du processus de diffusion anticipée est considéré comme étant un non-respect de la présente politique. La haute direction de Statistique Canada, y compris le dirigeant principal de la sécurité et le Comité de gestion stratégique, doit être informée de ce non-respect. La haute direction sera chargée de déterminer un plan d'action appropriée, qui pourrait comprendre la révocation des ententes de diffusion anticipée conclues avec les personnes ou les organisations. Voir la section 6 pour obtenir plus de renseignements.
5.0 Exigences
5.1 Responsabilités du statisticien en chef
5.1.1 Effectuer la dernière étape de la révision institutionnelle de l'ensemble du contenu proposé pour la publication par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle de Statistique Canada.
5.1.2 Consulter le greffier du Conseil privé avant de prendre une décision relative à une demande de diffusion anticipée de données de nature délicate.
5.2 Responsabilités du bureau du statisticien en chef
5.2.1 Fournir à la Direction des communications toute la documentation liée aux diffusions anticipées aux fins de tenue de dossiers.
5.3 Responsabilités du Comité de gestion stratégique
5.3.1 Mener un examen annuel des ententes de diffusion anticipée et de toutes les ententes de gouvernance partagée.
5.3.2 Recommander au statisticien en chef la désignation de gouvernance partagée (avec des organisations partenaires, par l'intermédiaire d'une structure de gouvernance reconnue) sur recommandation d'un statisticien en chef adjoint.
5.3.3 Examiner et approuver la liste des indicateurs économiques et des diffusions classées comme des données de nature délicate.
5.3.4 Déterminer les mesures appropriées que l'organisme doit prendre si une organisation ou une personne de l'extérieur ne respecte pas les conditions établies par l'organisme pour accéder aux données avant la diffusion officielle; ces exigences sont décrites dans la Politique sur la diffusion officielle aux fins de consultation interne dans l'ensemble de l'organisme.
5.4 Responsabilités de la Division de l'audit interne
5.4.1 Réaliser des audits, des examens ou des missions de consultation qui figurent dans le Plan pluriannuel d'audit et d'évaluation fondé sur les risques, et à la demande de la haute direction au besoin.
5.4.2 Examiner et évaluer les résultats des audits, des évaluations de la conformité ou des examens effectués par les organisations destinataires concernant le respect de la Politique sur la diffusion officielle et fournir des conseils à la haute direction de l'organisme à ce sujet.
5.5 Responsabilités des directeurs
Avis de diffusion officielle
5.5.1 Veiller à ce que les nouveaux ensembles de données ainsi que les produits analytiques et les produits d'information fondés sur de nouveaux ensembles de données soient publiés par l'entremise de l'un des instruments de diffusion officielle de l'organisme, comme Le Quotidien.
5.5.2 Veiller à ce que les diffusions officielles et leur contenu analytique soient approuvés par le statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé avant leur publication et fournir à la Direction des communications une copie de l'approbation.
5.5.3 Veiller à ce que les diffusions officielles des indicateurs économiques et celles de nature analytique soient examinées par le statisticien en chef avant leur publication. Les diffusions officielles de nature analytique comprennent des renseignements qui présentent un nouvel éclairage sur un sujet, qui sont pertinents pour un enjeu actuel ou qui éclairent les débats sur les politiques publiques.
5.5.4 Veiller à ce que les analystes qui rédigent les communiqués principaux aient suivi une formation sur la rédaction en vue de la diffusion officielle.
5.5.5 S'assurer que les coordonnées d'une personne-ressource ou d'un porte-parole pour les médias sont fournies dans les deux langues officielles pour chaque diffusion et que cette personne a suivi une formation officielle sur les médias, comme l'exige la Directive sur les relations avec les médias.
5.5.6 Veiller à ce que la personne-ressource pour les médias soit disponible jusqu'à 17 h, heure de l'Est, le jour de la production, le jour de la diffusion et le jour ouvrable suivant la diffusion.
Diffusion anticipée à des fins de validation des données et d'information
5.5.7 Déterminer les conditions pour lesquelles les avantages justifient la diffusion anticipée de données à des organisations externes à des fins de validation des données.
5.5.8 Veiller à ce que les renseignements protégés soient transmis en toute sécurité lorsqu'ils sont communiqués à l'extérieur de l'organisme.
5.5.9 Veiller à ce que tous les destinataires externes qui ont accès à des renseignements avant leur diffusion aient signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés ».
5.5.10 Intégrer les conditions régissant les diffusions anticipées dans les ententes relatives aux enquêtes à frais recouvrables et s'assurer du respect de ces conditions par le commanditaire de l'enquête.
5.5.11 Définir une période raisonnable pour réaliser des activités analytiques et d'autres activités, allant de la transmission de données aux commanditaires des enquêtes à frais recouvrables à leur diffusion officielle par Statistique Canada.
5.5.12 Demander l'autorisation, par l'entremise de la Direction des communications, de fournir des renseignements avant la diffusion officielle, conformément à la section 4.2 de la Politique sur la diffusion officielle, en remplissant le formulaire de demande de diffusion anticipée et en procédant à la diffusion anticipée dans le respect des procédures de l'organisme.
5.5.13 Examiner chaque année les diffusions anticipées et leurs destinataires afin de veiller à ce que seules les personnes ayant un besoin évident d'accéder aux diffusions anticipées pour le travail y aient accès.
5.5.14 Fournir à la Direction des communications toute la documentation liée aux diffusions anticipées aux fins de tenue de dossiers.
5.5.15 Mener des diffusions anticipées de données à des fins de validation de données et d'information conformément à l'annexe C.
Ententes de gouvernance partagée
5.5.16 Proposer la reconnaissance de programmes concertés dans une entente de gouvernance partagée à leur directeur général, qui formulera une recommandation sur l'état et les membres des programmes concertés à l'intention du statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé.
5.5.17 Dans le cadre d'ententes de gouvernance partagée, procéder aux diffusions anticipées de données destinées à être publiées officiellement conformément à l'annexe D.
Diffusion anticipée de données de nature délicate autorisée par le statisticien en chef sur l'avis du greffier du Conseil privé
5.5.18 Demander une nouvelle autorisation auprès du bureau du statisticien en chef.
5.5.19 Veiller à ce que les renseignements protégés soient transmis en toute sécurité lorsqu'ils sont communiqués à l'extérieur de l'organisme (conformément à la Directive sur la transmission des renseignements protégés).
5.5.20 Veiller à ce que tous les destinataires externes qui ont accès à des renseignements avant leur diffusion aient signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés ».
5.5.21 Avant chaque diffusion, confirmer le nom des destinataires des renseignements obtenus avant leur diffusion auprès des organisations destinataires afin de veiller à ce que seules les personnes ayant clairement « besoin de savoir » pour le travail aient accès aux renseignements avant leur diffusion.
5.5.22 Fournir à la Direction des communications toute la documentation liée aux diffusions anticipées aux fins de tenue de dossiers.
5.5.23 Procéder aux diffusions anticipées de données agrégées de nature délicate conformément à l'annexe B.
5.6 Responsabilités de la Direction des communications
5.6.1 Surveiller l'application de la présente politique, fournir des conseils aux domaines spécialisés et à la haute direction sur l'interprétation de la présente politique et faire état au Comité de gestion stratégique de toute nouvelle question au sujet de son application.
5.6.2 Gérer le calendrier des diffusions officielles et préparer, en collaboration avec les divisions spécialisées, le calendrier annuel de diffusion des principaux indicateurs économiques et les avis hebdomadaires des communiqués à venir.
5.6.3 Soumettre au Comité de gestion stratégique toute demande de diffusion anticipée qui porte sur une situation spéciale que les principes de la présente politique n'abordent pas, ou qui n'est pas conforme aux exigences de la politique afin qu'il formule une recommandation à l'intention du statisticien en chef.
5.6.4 Tenir un registre de toutes les diffusions anticipées, y compris les documents d'approbation, et veiller à ce que les signatures soient à jour.
5.6.5 Faire état chaque année du registre des diffusions anticipées au Comité de gestion stratégique, après avoir vérifié son exactitude auprès des directeurs des divisions.
5.6.6 Tenir un registre de toutes les organisations externes ainsi que du nom et du titre de poste des personnes au sein de ces organisations dont l'accès aux renseignements avant leur diffusion a été approuvé, y compris de la justification de leur accès.
5.6.7 Examiner et approuver la liste des destinataires externes des ententes de diffusion anticipée et valider la justification de leur accès en fonction du principe du « besoin de savoir ».
5.6.8 Tenir un registre de tous les formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés par des personnes dont l'accès anticipé aux données a été approuvé et veiller à ce que les signatures soient à jour.
5.6.9 Veiller à ce que tous les registres liés aux diffusions anticipées soient conservés dans un répertoire organisationnel.
5.6.10 Surveiller, de manière périodique, le respect de la politique par les domaines spécialisés.
5.6.11 Fournir des conseils au Comité de gestion stratégique sur tous les aspects de la diffusion officielle.
5.6.12 Informer le statisticien en chef des ententes conclues avec les organisations participantes, ainsi que du nom et du titre de poste de chaque personne qui aura accès à des données de nature délicate, et le tenir informé des changements apportés aux ententes.
5.6.13 Offrir une formation sur les médias aux personnes-ressources et aux porte-parole pour les médias qui informeront les médias le jour de la diffusion.
5.6.14 Offrir une formation sur la rédaction par l'entremise des instruments de diffusion officielle.
5.7 Responsabilités du Secteur des solutions numériques
5.7.1 Surveiller l'accès aux renseignements protégés sur son infrastructure des technologies de l'information (par exemple, le système de transfert électronique de fichiers, le Laboratoire virtuel de données) par les destinataires externes afin de s'assure que seules les personnes autorisées accèdent aux renseignements protégés.
5.7.2 Soumettre des rapports à la Direction des communications et aux domaines spécialisés, au besoin.
5.8 Responsabilités des organisations auxquelles Statistique Canada fournit des renseignements avant leur diffusion
5.8.1 Préserver les renseignements protégés en veillant à ce que les participants aient été informés convenablement et qu'ils communiquent les renseignements uniquement aux personnes qui ont signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » et qui figurent sur la liste soumise par l'organisation.
5.8.2 Limiter l'accès au nombre le plus restreint possible d'employés en fonction du principe du « besoin de savoir » et fournir à Statistique Canada une liste complète de tous les destinataires ayant un accès, y compris leur nom et leur titre de poste ainsi que la justification de leur accès.
5.8.3 Confirmer le respect des conditions régissant les ententes de diffusion anticipée, y compris la reconnaissance des conséquences de non-conformité.
5.8.4 Mener une enquête exhaustive sur le non-respect réel ou présumé de la présente politique au sein de l'organisation et mettre en place des mesures correctives appropriées lorsque la situation le justifie.
5.8.5 Informer Statistique Canada lorsque des employés ne respectent pas les exigences de la Politique sur la diffusion officielle.
5.8.6 Accuser réception des renseignements obtenus avant leur diffusion.
5.8.7 Supprimer les renseignements protégés en leur possession à la fin de l'examen ou de la séance d'information, avant la diffusion officielle, et confirmer la suppression de ces renseignements à Statistique Canada.
5.9 Responsabilités des personnes auxquelles Statistique Canada fournit des renseignements avant leur diffusion
5.9.1 Signer le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés ».
5.9.2 Confirmer le respect des conditions régissant les ententes de diffusion anticipée, y compris la reconnaissance des conséquences de non-conformité.
5.9.3 Accuser réception des renseignements obtenus avant leur diffusion.
5.9.4 Communiquer les renseignements uniquement aux personnes qui ont signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » et qui figurent sur la liste soumise par l'organisation.
5.9.5 Supprimer les renseignements protégés en leur possession à la fin de l'examen ou de la séance d'information, avant la diffusion officielle, et confirmer la suppression de ces renseignements à Statistique Canada.
5.9.6 Respecter les exigences de Statistique Canada en matière de transmission de renseignements protégée, conformément à la Directive sur la transmission des renseignements protégés, au moment du partage de renseignements avec des personnes autorisées.
6.1 Statisticien en chef
6.1.1 Le statisticien en chef est chargé de déterminer les conséquences appropriées en cas de non-conformité.
6.2 Employés de Statistique Canada
6.2.1 Les conséquences du non-respect de la présente politique pour les employés de Statistique Canada peuvent comprendre des mesures disciplinaires ou des poursuites conformément aux articles 30 et 34 de la Loi sur la statistique.
6.3 Organisations et personnes de l'extérieur
6.3.1 Les conséquences du non-respect de la présente politique pour les personnes et les organisations qui obtiennent des renseignements protégés avant leur diffusion officielle peuvent aller jusqu'à la résiliation de toutes les ententes de diffusion anticipée en vigueur ayant été conclues avec la personne ou l'organisation en question.
7.0 Bibliographie
7.1 Lois pertinentes
Loi sur la statistique
Loi sur l'accès à l'information
7.2 Politiques connexes
Politique sur la sécurité du gouvernement
Politique sur la sécurité informatique
Politique sur les communications et l'image de marque
Politique sur les faits saillants des publications
Politique sur la gestion de l'information
Politique sur l'accès aux microdonnées
Politique sur la diffusion des microdonnées
Politique sur les évaluations par les pairs et les révisions institutionnelles
7.3 Directives connexes
Directive sur la sécurité des renseignements statistiques de nature délicate
Directive sur les corrections apportées aux communiqués du Quotidien et aux produits statistiques
Directive sur le partage des données
Directive relative à la révélation discrétionnaire
Directive sur la gestion des statistiques agrégées
Directive sur la gestion des fichiers de microdonnées statistiques
Directive sur la transmission des renseignements protégés
Directive sur l'obtention de données administratives en vertu de la Loi sur la statistique
Directive sur les relations avec les médias
8.0 Demandes de renseignements
Veuillez faire parvenir toute demande de renseignements au sujet de la présente politique au directeur général de la Direction des communications.
Annexes
Annexe A : Liste des ensembles de données de nature délicate
Aux fins de la Politique sur la diffusion officielle, les données suivantes ont été désignées comme étant de nature délicate :
- balance des paiements internationaux du Canada;
- commerce international de marchandises du Canada;
- Indice des prix à la consommation;
- produit intérieur brut par industrie;
- Enquête mensuelle sur les industries manufacturières;
- produit intérieur brut, revenus et dépenses;
- Enquête sur la population active;
- productivité du travail, rémunération horaire et coût unitaire de main-d'œuvre;
- comptes du bilan national et des flux financiers;
- commerce de détail.
À la discrétion du statisticien en chef, de nouveaux ensembles de données pourraient être ajoutés ou des exceptions pourraient être faites à cette liste.
Annexe B : Procédures relatives à la diffusion anticipée de données de nature délicate
Les domaines spécialisés doivent :
- obtenir une liste exhaustive de tous les employés au sein des organisations destinataires qui auront accès aux données de manière anticipée avant leur partage, et ce, toutes les fois où des renseignements fournis avant leur diffusion sont partagés; cette liste doit comprendre ce qui suit :
- le nom de tous les employés,
- le titre de poste de tous les employés,
- la justification de l'accès anticipé pour tous les employés;
- soumettre la liste de tous les employés ayant accès aux renseignements de manière anticipée au sein de l'organisation destinataire à la Direction des communications, qui s'appuiera sur le principe du « besoin de savoir » pour valider la liste;
- veiller à ce que tous les destinataires au sein des organisations destinataires disposent chacun d'un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » valide; les formulaires doivent être à jour (ils sont valides pour une période de 12 mois) et signés par :
- le destinataire externe,
- un représentant du domaine spécialisé de Statistique Canada;
- soumettre des copies de tous les formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés à la Direction des communications aux fins de tenue de dossiers;
- utiliser le système de technologie de l'information approuvé par le statisticien en chef pour partager des renseignements avant leur diffusion;
- veiller à ce que tous les renseignements partagés avant leur diffusion avec des clients externes affichent le filigrane « protégé »;
- communiquer les conditions régissant la diffusion anticipée des renseignements, y compris les conséquences de non-conformité, à toutes les personnes ayant accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion, et ce, toutes les fois où ces renseignements sont partagés;
- obtenir une confirmation de la part de toutes les personnes destinataires qu'elles connaissent les conditions régissant les renseignements diffusés de manière anticipée et qu'elles comprennent les conséquences de non-conformité;
- faire le suivi de l'accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion par les destinataires externes et conserver les documents de suivi pour une période de 12 mois;
- rencontrer les agents de liaison de l'organisation, du ministère ou de l'organisme afin d'examiner les besoins en matière de documentation et leur utilisation chaque année;
- partager les renseignements avec l'organisation destinataire à partir de 6 h 30, heure de l'Est, le jour de la diffusion officielle, sauf si le statisticien en chef l'autorise avant cette heure (cette condition ne s'applique pas aux clients auprès de qui les coûts sont recouvrés).
Les organisations destinataires doivent :
- convenir de restreindre l'accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion uniquement aux personnes qui ont reçu une approbation et qui ont signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés »;
- utiliser le système de technologie de l'information électronique approuvé par Statistique Canada pour partager des renseignements avant leur diffusion;
- fournir à Statistique Canada des copies des formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés;
- fournir la liste complète des employés autorisés à Statistique Canada avant toute diffusion anticipée, y compris le nom et le titre de poste de tous les participants, leurs coordonnées ainsi que la justification de leur accès à des fins de validation par l'organisme; l'accès pour certains employés peut être refusé selon le cas;
- s'assurer que l'administrateur général nomme un agent de liaison qui sera chargé de ce qui suit :
- fournir tous les mois des mises à jour et des confirmations de la liste des employés autorisés à Statistique Canada à des fins de validation et s'assurer que tous les employés figurant sur la liste ont un « besoin de savoir »,
- superviser tout le processus de diffusion et signaler à Statistique Canada toute vulnérabilité observée ou tout cas de non-conformité,
- coordonner l'évaluation annuelle de l'organisation en ce qui concerne le respect de la politique,
- veiller à ce que tous les employés ayant accès à des renseignements avant leur diffusion aient été informés, par un représentant désigné de Statistique Canada, des conditions à respecter pour accéder à ces renseignements et des conséquences du non-respect de la politique;
- établir avant la première diffusion anticipée un processus d'information officiel en matière de sécurité afin de veiller à ce que tous les employés ayant accès à des renseignements diffusés de manière anticipée soient informés des conditions de la politique :
- tenir des séances d'information annuelles, en collaboration avec Statistique Canada, et veiller à ce que tous les nouveaux employés qui signent le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés» soient également informés des conditions,
- fournir à Statistique Canada les comptes rendus des séances d'information et les registres des présences;
- établir avant la première diffusion anticipée une évaluation interne annuelle du respect des exigences de la politique, en fonction des critères fournis par Statistique Canada, qui sera gérée par les agents de liaison de l'organisation comme suit :
- utiliser les critères d'évaluation fournis par Statistique Canada,
- demander à l'administrateur général de se charger de la validation et de la présentation des résultats de l'évaluation à Statistique Canada,
- faire état chaque année à Statistique Canada des résultats et de la mise en place de mesures correctives découlant de l'évaluation interne;
- mettre en place des mesures pour assurer le respect des conditions de Statistique Canada liées à l'accès aux données avant leur diffusion.
Toute situation de partage avec des participants externes de renseignements de nature délicate avant leur diffusion qui ne respecte pas la politique sera considérée comme un non-respect de la présente politique et devra être signalée au statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé concerné.
Dans les cas où l'organisation ou la personne de l'extérieur ne respecte pas les conditions de la Politique sur la diffusion officielle, ce non-respect devra être signalé au statisticien en chef.
Les personnes ou les organisations qui ne respectent pas les conditions établies ci-dessus devront faire face aux conséquences décrites à la section 6 de la présente politique.
Annexe C : Procédures relatives à la diffusion anticipée à des fins de validation ou d'information
Les domaines spécialisés doivent :
- obtenir une liste exhaustive de tous les employés au sein des organisations destinataires qui auront accès aux données de manière anticipée avant leur partage, et ce, toutes les fois où des renseignements fournis avant leur diffusion sont partagés; cette liste doit comprendre ce qui suit :
- le nom de tous les employés,
- le titre de poste de tous les employés,
- la justification de l'accès anticipé pour tous les employés;
- soumettre la liste de tous les employés ayant accès aux renseignements de manière anticipée au sein de l'organisation destinataire à la Direction des communications, qui s'appuiera sur le principe du « besoin de savoir » pour valider la liste;
- veiller à ce que tous les destinataires au sein des organisations destinataires disposent chacun d'un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » valide; les formulaires doivent être à jour (ils sont valides pour une période de 12 mois) et signés par :
- le destinataire externe,
- un représentant du domaine spécialisé de Statistique Canada;
- soumettre des copies de tous les formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés à la Direction des communications aux fins de tenue de dossiers;
- utiliser le système de technologie de l'information approuvé par le statisticien en chef pour partager des renseignements avant leur diffusion;
- veiller à ce que tous les renseignements partagés avant leur diffusion avec des clients externes affichent le filigrane « protégé »;
- communiquer les conditions régissant la diffusion anticipée des renseignements, y compris les conséquences de non-conformité, à toutes les personnes ayant accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion, et ce, toutes les fois où ces renseignements sont partagés;
- obtenir une reconnaissance de la part de toutes les personnes destinataires qu'elles connaissent les conditions régissant les renseignements diffusés de manière anticipée et qu'elles comprennent les conséquences de non-conformité;
- faire le suivi de l'accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion par les destinataires externes et conserver les documents de suivi pour une période de 12 mois;
- rencontrer les organisations ou les ministères afin d'examiner les besoins en matière de documentation et leur utilisation chaque année.
Les organisations destinataires doivent :
- convenir de restreindre l'accès aux renseignements obtenus avant leur diffusion uniquement aux personnes qui ont obtenu une approbation et qui ont signé le formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés »;
- utiliser le système de technologie de l'information électronique approuvé par Statistique Canada pour partager des renseignements avant leur diffusion;
- fournir à Statistique Canada des copies des formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés;
- fournir la liste complète des employés autorisés à Statistique Canada avant toute diffusion anticipée, y compris le nom et le titre de poste de tous les participants, leurs coordonnées, ainsi que la justification de leur accès à des fins de validation par l'organisme; l'accès pour certains employés peut être refusé selon le cas;
- établir avant la première diffusion anticipée un processus d'information officiel en matière de sécurité afin de veiller à ce que tous les employés ayant accès à des renseignements avant leur diffusion soient informés des conditions de la politique :
- tenir des séances d'information annuelles, en collaboration avec Statistique Canada, et veiller à ce que tous les nouveaux employés qui signent un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » soient également informés des conditions,
- fournir à Statistique Canada les comptes rendus des séances d'information et les registres des présences;
- établir avant la première diffusion anticipée une évaluation interne annuelle du respect des exigences de la politique, en fonction des critères fournis par Statistique Canada, qui sera gérée par les agents de liaison de l'organisation comme suit :
- utiliser les critères d'évaluation fournis par Statistique Canada,
- demander à l'administrateur général de se charger de la validation et de la présentation des résultats de l'évaluation à Statistique Canada,
- faire état chaque année à Statistique Canada des résultats et de la mise en place de mesures correctives découlant de l'évaluation interne;
- mettre en place des mesures pour assurer le respect des conditions de Statistique Canada liées à l'accès aux données avant leur diffusion.
Toute situation de partage avec des participants externes de renseignements de nature délicate avant leur diffusion qui ne respecte pas la politique sera considérée comme un non-respect de la présente politique et doit être signalée au statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé concerné.
Dans les cas où l'organisation ou la personne de l'extérieur ne respecte pas les conditions de la Politique sur la diffusion officielle, ce non-respect devra être signalé au statisticien en chef.
Les personnes ou les organisations qui ne respectent pas les conditions établies ci-dessus devront faire face aux conséquences décrites à la section 6 de la présente politique.
Annexe D : Procédures relatives à la diffusion anticipée en vertu d'une entente de gouvernance partagée
- Un formulaire de demande de reconnaissance d'une structure de gouvernance partagée doit être rempli dans le cadre d'un programme de collaboration officiel qui a été désigné par le Conseil de gestion stratégique comme une structure de gouvernance partagée reconnue avec des organismes partenaires.
- Lorsqu'un programme de collaboration ayant une structure de gouvernance partagée est reconnu et autorisé, le programme, la date d'approbation et d'autres renseignements sont publiés sur le Réseau de communications internes de Statistique Canada.
- Lorsqu'une structure de gouvernance partagée existe et que des renseignements protégés sont partagés avant la diffusion officielle avec l'organisme partenaire, il n'est pas nécessaire de remplir le formulaire de demande de diffusion anticipée si les conditions suivantes sont satisfaites :
- La liste détaillée des données ou des produits partagés fait partie de l'entente de gouvernance partagée (dans le formulaire ou dans une annexe).
-
- Les membres externes de l'entente de gouvernance partagée ont chacun un formulaire « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signé et valide.
- Lorsqu'une entente de gouvernance partagée existe et que des renseignements protégés sont partagés avant leur diffusion officielle avec l'organisme partenaire, mais que les conditions établies ci-dessus ne sont pas satisfaites, le formulaire de demande de diffusion anticipée doit être rempli.
- Bien qu'une demande de reconnaissance d'une structure de gouvernance partagée n'a pas de date d'expiration, les formulaires « Reconnaissance des exigences de sécurité relatives aux renseignements protégés » signés pour les ententes de gouvernance partagée sont valides pour une période de 12 mois à compter de la date de la signature du destinataire. Ils doivent être transmis au directeur général de la Direction des communications.
Signalement de cas de non-conformité
Toute situation de partage avec des participants externes de renseignements de nature délicate avant leur diffusion qui ne respecte pas la politique sera considérée comme un non-respect de la présente politique et devra être signalée au statisticien en chef adjoint du domaine spécialisé concerné.
Dans les cas où l'organisation ou la personne de l'extérieur ne respecte pas les conditions de la Politique sur la diffusion officielle, ce non-respect devra être signalé au statisticien en chef.
Les personnes ou les organisations qui ne respectent pas les conditions établies ci-dessus devront faire face aux conséquences décrites à la section 6 de la présente politique.
Annexe E : Définitions
« À titre confidentiel » signifie qu'il est interdit de communiquer à un tiers tout renseignement relatif aux résultats statistiques.
Par besoin de savoir, on entend, selon la Norme sur le filtrage de sécurité, un critère utilisé par l'administrateur des données de nature délicate, des biens ou des installations pour établir, avant leur divulgation ou l'octroi d'accès, que le destinataire visé doit y avoir accès pour exercer ses fonctions officielles.
Les données administratives sont des renseignements recueillis par d'autres organisations et ministères pour leurs propres fins et que Statistique Canada cherche à obtenir, au niveau micro ou agrégé, dans le cadre de la Loi sur la statistique.
Par données agrégées confidentielles, on entend des renseignements qui pourraient dévoiler directement ou indirectement l'identité d'une personne, d'une entreprise ou d'une organisation.
Parmi les données de nature délicate, telles qu'elles sont désignées et approuvées par le statisticien en chef, on compte les principaux indicateurs économiques et les diffusions. Le Comité de gestion stratégique recommande pour le statisticien en chef une liste de diffusions classées comme étant des données de nature délicate.
Par données en temps réel, on entend des statistiques qui sont prêtes à être publiées à peu près au moment où elles sont recueillies. L'approche participative est un exemple de telles données.
Un ensemble de données désigne les données agrégées non confidentielles, les microdonnées ou les agrégats statistiques obtenus à partir de microdonnées, d'un fichier administratif ou d'une combinaison de ces deux sources. Un ensemble de données est considéré comme étant « nouveau » s'il provient d'un programme statistique récemment créé ou s'il provient d'un cycle de données n'ayant pas encore été diffusées d'un programme statistique existant. Les nouveaux ensembles de données excluent les éléments suivants :
- les totalisations provenant d'ensembles de données déjà diffusés;
- les données administratives recueillies par Statistique Canada;
- les couplages de données créés à partir d'ensembles de données déjà diffusés officiellement;
- les fichiers de microdonnées de statistiques agrégées qui ont été diffusées officiellement;
- les résultats d'essais, les enquêtes pilotes, les documents de travail, les études de faisabilité et les rapports analytiques sur les méthodes employées, assujettis aux restrictions imposées par la Loi sur la statistique;
- les présentations ou la publication d'analyses ou de résultats de recherches provisoires qui s'appuient sur des ensembles de données déjà diffusés.
Un ensemble de données définitif signifie que l'ensemble de données est considéré comme étant prêt à être diffusé de façon officielle.
Un ensemble de données de validation signifie que l'ensemble de données n'est pas encore définitif et, par conséquent, n'est donc pas prêt à être diffusé. La vérification des données est en cours.
Une entente de gouvernance partagée désigne une entente officielle qui définit les conditions de la collaboration entre Statistique Canada et d'autres organisations en vue de la collecte et de la production de statistiques.
Par fichier de microdonnées, on entend un fichier structuré contenant des renseignements confidentiels au sujet de particuliers, d'entreprises ou d'organisations.
Par information, on entend le partage de renseignements avec un partenaire externe, ce qui permet à ce dernier :
- d'informer ses cadres supérieurs, y compris le sous-ministre et le ministre (dans le cas des ministères);
- de préparer du matériel de communication, comme des foires aux questions, des infocapsules, des déclarations ministérielles, des communiqués de presse, des campagnes sur les médias sociaux et des lettres à des intervenants;
- de publier des données de Statistique Canada (dans une publication ou sur un site Web) au même moment que la publication de l'organisme.
Par instruments de diffusion officielle, on entend des modes de diffusion officiels qui ont été approuvés par le statisticien en chef dans le but de communiquer de nouveaux produits de données à la population canadienne. Ces modes sont facilement accessibles et visibles, en plus d'assurer un accès équitable aux produits statistiques de l'organisme. Le Quotidien fait partie des instruments de diffusion officielle de Statistique Canada.
Un jour ouvrable désigne une journée de la semaine, du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés. Le Quotidien n'est pas publié du 25 décembre au 2 janvier.
Le Quotidien fait partie des instruments de diffusion officielle de Statistique Canada. Il comprend une ou plusieurs annonces appelées « communiqués ». Ces communiqués peuvent être principaux ou secondaires. Les communiqués principaux renferment habituellement des renseignements importants pour le public canadien et offrent une perspective nationale, régionale ou industrielle. Ils comprennent généralement des tableaux et des graphiques pour appuyer les renseignements fournis dans le texte. Les communiqués secondaires se concentrent habituellement sur une industrie ou un sujet particulier et fournissent un aperçu des données. Ils peuvent comprendre des tableaux et des graphiques pour appuyer les renseignements fournis dans le texte.
Les personnes-ressources pour les médias sont les membres du personnel professionnel que la haute direction a désignés pour expliquer ou interpréter des statistiques et dont elle a transmis les coordonnées à la Direction des communications.
Les porte-parole sont des personnes désignées par le statisticien en chef pour répondre au nom de l'organisme aux demandes de renseignements des médias sur des questions transsectorielles ou liées aux programmes.
Les produits analytiques pour la diffusion comprennent une large gamme de textes (ainsi que des graphiques, des tableaux et autres résultats quantitatifs connexes), y compris ceux qui s'adressent à un vaste public, ceux qui portent principalement sur un seul ensemble ou une seule série de données et ceux destinés à un public scientifique qui comprennent des méthodes et un raisonnement plus complexes en plus de faire largement référence à une vaste littérature de recherche.
Par produits d'information, on entend la compilation des résultats issus des activités de Statistique Canada, y compris les fichiers de données non confidentielles, les bases de données, les fichiers de microdonnées à grande diffusion, les tableaux (y compris les tableaux de l'Entrepôt commun de données de sortie), les graphiques et les cartes. Les produits d'information requièrent généralement un numéro au catalogue et peuvent être disponibles en format imprimé ou sur support électronique. Il existe deux catégories de produits d'information, soit ceux qui s'appuient sur de nouvelles données qui n'ont pas encore été diffusées et ceux fondés sur des données ayant déjà été diffusées.
Un texte du Quotidien renvoie au sommaire destiné à être publié dans Le Quotidien en vue de communiquer des résultats significatifs susceptibles d'intéresser la population canadienne.
La transmission sécurisée signifie de s'assurer de transmettre les renseignements protégés dans un format auquel seules les personnes désignées de l'organisation sélectionnée peuvent avoir accès.
Par validation des données, on entend l'examen des données pour garantir leur exactitude et leur qualité. Les personnes qui ne sont pas des employés (ou qui ne sont pas réputées être des employés) de Statistique Canada et qui peuvent aider Statistique Canada à valider des données peuvent avoir accès à ces données avant leur diffusion officielle, conformément aux procédures décrites dans la politique. Dans de tels cas, les divisions spécialisées sont chargées de prouver que les personnes en question sont qualifiées, qu'elles sont en mesure de valider les données et que leur rétroaction aidera Statistique Canada à améliorer l'exactitude et la qualité des données.
