La table de concordance présentée ici indique la relation entre le SCIAN Canada 2007 (trois premières colonnes : code, titre, code d'état) et le SCIAN Canada 2012 (quatre dernières colonnes : partie, code, titre, notes explicatives) seulement pour les sections de la classification qui ont changé en termes de structure et de contenu.

NC - code SCIAN 2007 non utilisé pour 2012, mais même contenu; NU - code SCIAN 2007 non réutilisé; R - code SCIAN 2007 réutilisé, mais contenu différent; T - changement au titre; * - partie de classe 2012

Concordance entre le Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) 2007 (deux premières colonnes : code, titre) et la Classification internationale type des industries (CITI), Révision 4 (troisième et quatrième colonnes : code, titre). La dernière colonne contient les notes explicatives.

Définition et utilisation du couplage de microdonnées à Statistique Canada

Couplages de microdonnées approuvés

Contenu

• Section 1 : Sommaire
• Section 2 : Identification et catégorisation des secteurs de risque
• Section 3 : Analyse des éléments de renseignements personnels du programme ou de l'activité
• Section 4 : Flux des renseignements personnels pour le programme ou l'activité
• Section 5 : Analyse de la conformité relative à la protection de la vie privée
  • Principe 1 : Responsabilité
  • Principe 2 : Limite de la collecte
  • Principe 3 : Collecte directe et détermination de l'objet
  • Principe 4 : Conservation
  • Principe 5 : Exactitude
  • Principe 6 : Élimination
  • Principe 7 : Usage restreint
  • Principe 8 : Divulgation restreinte
  • Principe 9 : Mesures de protection
  • Principe 10 : Transparence
  • Principe 11 : Accès aux renseignements personnels
• Section 6 : Évaluation de la menace et des risques
• Section 7 : Sommaire de l'analyse et recommandations
• Section 8 : Protocole en cas d'atteinte
• Section 9 : Liste de documents supplémentaires
• Annexe 1 – Résumé de l'EFVP
• Annexe 2 – Avis de confidentialité

Section 1 : Sommaire

Ministère ou organisme responsable : Statistique Canada

Dirigeant principal de la protection des renseignements personnels Directeur, Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l'information
Gestionnaire spécialisé : Directrice, Communications du recensement
Cadre supérieur : Statisticienne en chef adjointe, Stratégies et gestion intégrées
Fondement juridique : Loi sur la gestion des finances publiques
Mention du fichier de renseignements personnels (FRP) : FRP standard – Communications avec le public, NAP 939, UPE 914

Description du projet

Afin d'améliorer les services qu'il offre aux répondants, Statistique Canada a décidé d'ajouter une nouvelle méthode de communication sur son site Web du recensement, soit un robot conversationnel. Ce canal automatisé de communication et de service vise à aider les répondants du recensement à soumettre des questions de manière anonyme et à obtenir plus rapidement des réponses à celles-ci, tout en profitant d'une expérience en ligne positive et sécurisée. Cette technologie permettra d'améliorer les services et d'aider les répondants à répondre au questionnaire, ainsi que de créer une expérience en ligne positive et sécurisée.

Même si Statistique Canada offre déjà un formulaire « Contactez-nous »^{Footnote 1} que les utilisateurs peuvent utiliser pour soumettre des questions, le robot conversationnel fournira automatiquement des réponses. Les gens n'auront donc plus à attendre 5 à 10 jours ouvrables pour recevoir une réponse.

Le robot conversationnel sera particulièrement utile lorsque Statistique Canada réalisera des activités de recensement. Au cours du cycle de collecte du Recensement de 2021, l'Assistance téléphonique du recensement (ATR) a reçu plus de 2 millions d'appels. En raison de ce volume sans précédent, 1,2 million d'appels n'ont pas été traités en raison de ressources limitées. De même, la Sous-section des relations avec les répondants de Statistique Canada a reçu 63 000 courriels et 7 000 articles de courrier, ce qui représente une quantité supérieure de 5 fois à celle reçue lors du recensement précédent. L'équipe chargée des médias sociaux (Web2Social) a par ailleurs reçu de nombreuses plaintes concernant le manque de réponses immédiates, les longues files d'attente téléphoniques ou les appels interrompus.

Le robot conversationnel ne recueille aucun renseignement personnel. De plus, un avis de confidentialité (voir l'annexe 2) sera fourni aux utilisateurs dès le début de la séance de clavardage, leur demandant de ne pas partager de renseignements personnels. Cet avis informera également les utilisateurs qui fournissent tout de même de tels renseignements que ceux-ci seront supprimés manuellement des transcriptions des conversations avec le robot conversationnel. Ce dernier utilisera l'intelligence artificielle (IA) pour détecter des mots-clés et ainsi répondre à une question d'un utilisateur. Si un utilisateur a besoin d'aide supplémentaire, le robot conversationnel transférera la conversation à un agent de clavardage en direct. Le contenu extrait des questions et réponses du Recensement de 2021 (p. ex. Qu'est-ce qu'une lettre de recensement? Où puis-je trouver mon code d'accès sécurisé?) est intégré à la programmation du robot conversationnel. Le nouveau contenu sera ajouté au besoin. Comme le robot conversationnel ne prend aucune décision administrative concernant les personnes, il n'est pas nécessaire de mener une Évaluation de l'incidence algorithmique.^Footnot2

Statistique Canada a acheté le logiciel et les licences du robot conversationnel auprès d'un prestataire de service. Cet outil a été intégré dans un environnement de développement de la structure du site Web de Statistique Canada avant d'être déplacé dans son environnement de production le 15 janvier 2024. Une évaluation complète de la sécurité a été effectuée le 9 janvier 2024. Le risque a été jugé très faible selon la rétroaction qui a été fournie sur la gestion des risques.

Section 2: Risk Area Identification and Categorization

Le tableau qui suit évalue le risque global que présente l'initiative proposée par rapport à une série de secteurs de risque normalisés applicable à la plupart des programmes et activités de Statistique Canada. L'échelle de risque chiffrée est présentée en ordre croissant : le niveau 1 représente le niveau de risque le plus bas pour le secteur et le niveau 4 représente le niveau de risque le plus élevé.

Le niveau de risque applicable pour chaque secteur de risque figure en caractères GRAS.

Section 3: Analysis of the personal information elements for the program or activity

Un avis de confidentialité informera les utilisateurs de ne pas fournir de renseignements personnels lors de l'ouverture de la séance de clavardage. Cependant, les utilisateurs pourraient tout de même en fournir de façon volontaire. Statistique Canada pourrait conserver de manière anonyme et pendant trois mois de tels renseignements sous forme de transcriptions afin d'évaluer la qualité du service et de répondre aux besoins des utilisateurs.

Si les utilisateurs partagent volontairement des renseignements personnels malgré l'avis de confidentialité, les personnes réputées être employées de la Sous-section des relations avec les répondants supprimeront manuellement de tels renseignements des transcriptions avant de sauvegarder celles-ci sur les serveurs de Statistique Canada.

Nécessité et proportionnalité

Même si le robot conversationnel n'est pas destiné à recueillir ou à utiliser des renseignements personnels et que les utilisateurs sont informés de ne pas en fournir, de tels renseignements pourraient être divulgués par inadvertance. Le déploiement du robot conversationnel peut être justifié par rapport au Cadre de nécessité et de proportionnalité de Statistique Canada.

1. Nécessité : Le robot conversationnel constituera une nouvelle méthode de communication sur le site Web de Statistique Canada pour améliorer les services rendus aux répondants. Pour ce faire, des canaux de communication et de service automatisés seront fournis afin d'accroître l'efficacité du Programme du recensement en réduisant le nombre d'articles de correspondance que le personnel de Statistique Canada doit traiter. Ces améliorations profiteront également aux Canadiens en créant une expérience en ligne positive et sécurisée et en aidant les utilisateurs à répondre à leur questionnaire du Recensement de la population de 2026.
2. Efficacité – Hypothèses de travail : Le robot conversationnel permettra aux agents en direct de se concentrer à répondre en temps opportun aux questions plus complexes et à améliorer les normes de service. Il aidera de plus les utilisateurs à remplir plus rapidement leur obligation juridique en matière de recensement en soumettant une question de manière anonyme au robot conversationnel. Celui-ci détectera ensuite des mots-clés et proposera des réponses aux utilisateurs sans utiliser de renseignements personnels. Les Canadiens et l'organisme seront en mesure de profiter de gains d'efficacité grâce au robot conversationnel.
3. Proportionnalité : Bien que l'organisme puisse recueillir des renseignements personnels par l'intermédiaire de cet outil, les avantages d'un accès rapide et efficace à l'information pour aider les Canadiens à remplir le questionnaire du recensement sont très précieux par rapport aux risques d'atteinte à la vie privée. En créant une expérience en ligne positive et sécurisée et en aidant les utilisateurs à répondre au questionnaire du Recensement de la population de 2026, le robot conversationnel vise à améliorer et à compléter les services existants offerts aux Canadiens.
4. Autres options : Malheureusement, il n'existe pas d'autres options aux services automatisés tels qu'un robot conversationnel. En raison de la méthode qui était employée auparavant, l'ATR et la Sous-section des relations avec les répondants ont reçu un très grand nombre d'appels et de courriels au cours du cycle de collecte du Recensement de 2021, dont bon nombre d'entre eux ont été laissés sans réponse en raison de leurs volumes sans précédent et du manque de ressources. Le robot conversationnel permettra d'automatiser les services liés au Programme du recensement et de fournir efficacement des réponses aux Canadiens. Si le robot conversationnel n'est pas en mesure de fournir aux utilisateurs les renseignements dont ces derniers ont besoin pour remplir leur obligation à l'égard du Programme du recensement, il transférera leur demande à notre ATR pour leur fournir une assistance supplémentaire. Les demandes nécessitant une recherche ou une réponse personnalisée, telles que des plaintes, seront transférées à un agent de la Sous-section des relations avec les répondants qui s'efforcera de fournir une réponse personnalisée.

Section 4 : Flux des renseignements personnels pour le programme ou l'activité

Nommer la ou les sources des renseignements personnels recueillis et la manière, s'il y a lieu, dont les renseignements personnels seront créés.

Lorsqu'un utilisateur ouvrira une séance de clavardage, avant d'être invité à poser une question, il verra apparaître un avis de confidentialité et sera informé de ne pas partager de renseignements personnels. Une fois la question soumise dans la fenêtre de conversation, le robot conversationnel analysera les mots-clés afin de trouver une réponse appropriée à la question de l'utilisateur. Bien que les utilisateurs soient informés de ne fournir aucun renseignement personnel, ils pourraient tout de même le faire de façon volontaire.

Nommer les utilisations et les divulgations internes et externes. Plus précisément, nommer les secteurs, les groupes et les individus qui auront accès aux renseignements personnels et les personnes auxquelles ces renseignements seront fournis ou communiqués.

Les renseignements qui pourraient être fournis volontairement par les utilisateurs ne seront pas utilisés ni divulgués, que ce soit à l'interne ou à l'externe. Seules les personnes réputées être employées de la Sous-section des relations avec les répondants, de l'ATR et de Web2Social peuvent voir et manipuler les données.

Nommer l'endroit où circuleront les renseignements personnels et où ils seront entreposés et détenus.

Au cours de la séance de clavardage avec le robot conversationnel, tout renseignement personnel qui pourrait être fourni de façon volontaire par l'utilisateur sera en transit sur le portail Microsoft Dynamics de Statistique Canada. La conversation sera alors manuellement dépouillée de tout renseignement personnel et conservée pendant trois mois sur la plateforme infonuagique de Statistique Canada afin d'évaluer la qualité du service et de répondre aux besoins de l'utilisateur.

Nommer l'endroit où les secteurs, groupes et individus auront accès aux renseignements personnels.

Lorsqu'un utilisateur de robot conversationnel est redirigé vers un agent d'une séance de clavardage en direct avec l'ATR, de la Sous-section des relations avec les répondants, de Web2Social ou de recrutement, l'agent en question et son superviseur auront accès à ces renseignements.

Au cours de la période de stockage de trois mois, seuls les superviseurs et les gestionnaires (quatre à six personnes) qui auront besoin de consulter les renseignements à des fins d'évaluation auront accès aux données.

Section 5 : Analyse de la conformité relative à la protection de la vie privée

Comme le recommande le Guide du Commissariat à la protection de la vie privée au sujet du processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ce programme a été évalué selon les principes suivants, fondés sur les Lignes directrices de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) sur la protection de la vie privée et les flux transfrontières de données de caractère personnel.

Principe 1 : Responsabilité

Statistique Canada est responsable de tous les renseignements personnels confidentiels recueillis et utilisés en vertu de la Loi sur la statistique. L'organisme est responsable de tous les renseignements personnels dont il a la garde, et il a désigné des personnes pour veiller à ce qu'il respecte les obligations des ministères fédéraux envers le respect des droits à la vie privée décrit aux articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le directeur du Bureau de gestion de la protection de la vie privée et de coordination de l'information est le dirigeant principal de la protection des renseignements personnels (DPPRP) de Statistique Canada, et il lui incombe de veiller à ce que l'organisme respecte les principes énoncés dans le présent document. Le DPPRP est chargé d'élaborer des politiques sur les renseignements de Statistique Canada, dont tous les aspects de la classification et du contrôle des renseignements et de leur accès. Il doit également fournir des conseils, donner une orientation et apporter de l'aide pour la mise en œuvre des mesures relatives à la sécurité des renseignements.

La dirigeante principale de la sécurité est responsable des opérations quotidiennes du Bureau de la sécurité ministérielle ainsi que de l'élaboration et de l'administration du programme de sécurité pour Statistique Canada.

Les équipes de la Sous-section des relations avec les répondants, de l'ATR et de Web2Social et leurs gestionnaires, sous les directives de la directrice des Communications du recensement (Direction des communications et de la mobilisation), sont chargées d'appliquer toutes les politiques des organismes centraux et de Statistique Canada concernant la protection de la vie privée et les renseignements personnels dans le cadre de cette activité.

La Direction des communications et de la mobilisation est responsable de l'ensemble du site Web de Statistique Canada.

Un particulier peut porter plainte contre le non-respect par Statistique Canada des principes énoncés ci-dessus.

Les plaintes peuvent être adressées à :

Dirigeant principal de la protection des renseignements personnels
Statistique Canada Immeuble R.-H.-Coats, 2e étage
100, promenade Tunney's Pasture
Ottawa (Ontario) K1A 0T6
Téléphone : 613-951-0466
Courriel : statcan.atip-aiprp.statcan@statcan.gc.ca

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, les particuliers peuvent également porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, qui entreprendra une enquête.

Principe 2 : Limite de la collecte

L'autorisation de recueillir et d'utiliser ces renseignements relève de la Loi sur la gestion des finances publiques. Même si aucun renseignement personnel ne sera recueilli, ceux qui pourraient être volontairement fournis par les utilisateurs seront protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont compris dans le fichier de renseignements personnels « Communications publiques ».

Le robot conversationnel n'exige pas la collecte de renseignements personnels pour fournir un service aux Canadiens. Tel qu'il est mentionné dans la section précédente, les utilisateurs peuvent volontairement partager des renseignements personnels même s'ils ont été informés de ne pas le faire au début de la séance de clavardage.

Principe 3 : Collecte directe et détermination de l'objet

Le robot conversationnel vise à fournir aux Canadiens un service qui augmentera l'efficacité du Programme du recensement de Statistique Canada. En effet, il aidera les répondants à remplir plus rapidement et plus efficacement leur obligation juridique en matière de recensement, notamment en leur permettant de soumettre de façon anonyme une question au robot conversationnel.
Aucun renseignement personnel n'est demandé ou requis des utilisateurs pour utiliser le robot conversationnel. Statistique Canada ne divulguera pas les renseignements personnels qui pourraient être fournis par les utilisateurs du robot conversationnel. Un avis de confidentialité (Annexe 2) sera fourni aux utilisateurs au début de la séance de clavardage, leur demandant de ne pas partager de renseignements personnels.

L'historique de la conversation servira à améliorer les services de Statistique Canada et à rendre plus accessible à la population canadienne l'information sur le recensement. Seules les personnes ayant un besoin de connaître, dont les agents de recrutement, de la Sous-section des relations avec les répondants et de l'équipe des médias sociaux et leurs superviseurs, se servent des données pour assurer la qualité du service fourni et répondre aux besoins des utilisateurs.

Aucun consentement ne sera demandé puisqu'aucun renseignement personnel ne sera recueilli, utilisé ou divulgué. Aucun renseignement personnel qu'un utilisateur pourrait fournir volontairement ne sera utilisé. Toute information de cette nature sera supprimée manuellement des transcriptions des conversations. Statistique Canada ne conservera celle-ci que pour une période de trois mois.

Principe 4 : Conservation

Les renseignements personnels saisis par les répondants ne seront pas conservés puisque la nature du robot conversationnel ne nécessite pas l'utilisation de tels renseignements pour fournir aux utilisateurs une réponse à leur question posée. Si les utilisateurs incluent volontairement des renseignements personnels, ceux-ci seront supprimés manuellement des transcriptions des conversations. Statistique Canada conservera ces transcriptions caviardées pendant trois mois afin d'améliorer ses services et rendre l'information sur le recensement plus accessible à la population canadienne.

De plus, le système Power Virtual Agent (de Microsoft) conservera les transcriptions des conversations pendant une période de 28 jours, après quoi elles seront automatiquement supprimées. Microsoft a confirmé qu'il n'utilise pas les renseignements pour entraîner, réentraîner ou améliorer leurs modèles.

Principe 5 : Exactitude

Les participants soumettront leurs propres renseignements par voie électronique. Statistique Canada ne modifiera aucun des renseignements soumis, ce qui devrait prévenir les inexactitudes. Cependant, toute erreur portée à l'attention de Statistique Canada par les participants sera immédiatement corrigée. Si le robot conversationnel fournit les mauvaises réponses en fonction des renseignements erronés des utilisateurs, il invitera l'utilisateur à reformuler ou à préciser ses préoccupations afin de fournir l'information appropriée.

Statistique Canada ne modifiera aucun renseignement qui pourrait être soumis volontairement par les utilisateurs, et ces renseignements ne seront conservés que pour une période de trois mois. Puisque ces renseignements ne sont pas requis et qu'ils ne seront pas utilisés ni divulgués, leur exactitude dans le contexte de cette activité n'est pas pertinente.

Principe 6 : Élimination

Les renseignements personnels communiqués volontairement seront en format numérique. L'élimination de ces renseignements se fera directement à partir du système de robot conversationnel.

Technologie et protection de la vie privée

• Aucune modification ne sera apportée aux exigences opérationnelles. Les mêmes principes et lignes directrices applicables à la communication par courriels par l'intermédiaire du service de communication existant, la Sous-section des relations avec les répondants, seront appliqués au robot conversationnel.
• Les outils de communication existants, ainsi que l'ajout du robot conversationnel, respectent les obligations en ce qui concerne la protection de la vie privée.
• Avant d'utiliser le robot conversationnel, les utilisateurs seront informés par un avis de confidentialité que leurs renseignements demeureront protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Principe 7 : Usage restreint

L'information sera utilisée dans le but d'améliorer les services de Statistique Canada et de rendre plus accessibles les données offertes à la population canadienne. Seuls les agents de la Sous-section des relations avec les répondants et de l'équipe des médias sociaux et leurs superviseurs utiliseront ces renseignements pour assurer la qualité du service fourni et répondre aux besoins des utilisateurs. L'utilisation des renseignements personnels n'est toutefois pas nécessaire au fonctionnement du robot conversationnel.

Lorsque le robot conversationnel sera lancé, un message automatisé informera les utilisateurs qu'ils ne doivent pas partager de renseignements personnels.

Principe 8 : Divulgation restreinte

Statistique Canada ne divulguera pas les renseignements personnels confidentiels qui seront transmis au robot conversationnel sans le consentement du répondant ou à moins que la Loi sur la statistique ne l'autorise. L'accès à toute information obtenue en vertu de la Loi sur la statistique est limité aux employés, qui doivent prêter serment de respecter la confidentialité en vertu de la Loi et qui ont également un besoin de connaître dans le cadre de leurs fonctions.

Principe 9 : Mesures de protection

Statistique Canada prend très au sérieux son obligation juridique selon laquelle il doit assurer la protection des renseignements personnels de tous les Canadiens. C'est la raison pour laquelle l'organisme a mis en place un ensemble de politiques, de directives, de procédures et de pratiques pour protéger l'information confidentielle contre la perte, le vol, l'accès ou la divulgation non autorisé. Elles comprennent des mesures d'ordre matériel, organisationnel et technologique qui protègent l'ensemble des renseignements personnels que détient Statistique Canada.

L'accès sera limité uniquement aux agents de la Sous-section des relations avec les répondants, de l'ATR et de Web2Social et de leurs superviseurs qui travaillent au bureau de la région de la capitale nationale. Les renseignements seront protégés par les mécanismes en place tels que les suivants :

• Lors de l'ouverture d'une session de travail à l'ordinateur, les agents et superviseurs doivent entrer leur nom d'utilisateur et mot de passe protégés et gardés confidentiels.
• Les renseignements personnels transmis volontairement par les clients passeront par le site uniquement pour mesurer le rendement, la productivité et la qualité du service fourni par les agents de la Sous-section des relations avec les répondants, de l'ATR et de Web2Social, ainsi que pour répondre aux questions des utilisateurs. En résumé, de tels renseignements contribueront à mesurer l'exactitude des réponses et nous permettront de demeurer à l'affût de nouveaux sujets émergeant pour réadapter notre contenu.
• Les renseignements seront conservés uniquement sur la plateforme interne de Statistique Canada – aucune diffusion ou impression physique de l'information ne sera effectuée.
• Les renseignements en transit sur Internet seront sécurisés par le HTTPS. Ils seront ensuite stockés sur la plateforme infonuagique de Statistique Canada qui répond aux exigences de sécurité des TI les plus rigoureuses. Par ailleurs, la Division de la cybersécurité de Statistique Canada a procédé à des analyses de vulnérabilité du robot conversationnel du recensement. Elle a également effectué une évaluation et autorisation de sécurité (EAS), et une autorisation provisoire d'exploitation (APE) a été accordée pour un an (janvier 2024 à janvier 2025).
• Le logiciel utilisé contient une option pour masquer l'adresse IP, et cette option sera utilisée afin d'empêcher le stockage d'adresses IP.

Lorsqu'une atteinte réelle ou soupçonnée à la vie privée est découverte (ce qui est peu probable), les mesures décrites à la section 8 seraient prises.

Principe 10 : Transparence

Statistique Canada produit de l'information précise facilement accessible sur ses politiques et ses pratiques en ce qui a trait à la gestion et à la protection des renseignements personnels. Le site Web de l'organisme (www.statcan.gc.ca) contient de l'information sur l'utilisation des renseignements personnels sous forme d'avis de confidentialité.

Des résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée approuvés sont aussi accessibles à partir du site Web, sous l'onglet « À propos de Statistique Canada – Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ».

Renseignements sur les politiques et les procédures qui figurent sur le site Web de Statistique Canada

L'Avis de confidentialité de l'organisme se trouve sous l'onglet « À propos de nous – Avis et Confidentialité » du site Web de Statistique Canada, où se trouvent également des renseignements sur ce qui suit :

• le Cadre de protection des renseignements personnels de Statistique Canada
• la protection des renseignements confidentiels et des renseignements personnels à Statistique Canada;
• les politiques et les pratiques en matière de protection des renseignements personnels à Statistique Canada;
• la définition et l'utilisation du couplage d'enregistrements à Statistique Canada;
• la Directive sur le couplage de microdonnées de Statistique Canada;
• les couplages d'enregistrements approuvés à Statistique Canada, leur but, leur description et les produits s'y rattachant.

Le Centre de confiance de Statistique Canada fournit également des réponses aux questions sur la sécurité, ainsi que la protection et la confidentialité des renseignements personnels.

Renseignements complémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le robot conversationnel du recensement, veuillez communiquer avec la personne-ressource suivante :

Emilie Hamel
Gestionnaire de l'équipe chargée des messages et des relations avec les répondants
Communications du recensement
Statistique Canada
150, promenade Tunney's Pasture
Ottawa (Ontario) K1A 0T6
Téléphone : 343-573-8220
Courriel : emilie.hamel@statcan.gc.ca

Principe 11 : Accès aux renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels au moyen du robot conversationnel du recensement est décrite dans le fichier de renseignements personnels (Communications publiques – UPE 914), qui se trouve au chapitre « Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements » de Statistique Canada

Sur demande, Statistique Canada fournira aux employés un accès à leurs renseignements personnels détenus par l'organisme.

Si les répondants souhaitent présenter une demande officielle d'accès à leurs renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la personne-ressource à Statistique Canada est la suivante :

Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Statistique Canada
Immeuble R.-H.-Coats, 2e étage
100, promenade du pré Tunney
Ottawa (Ontario) K1A 0T6
Téléphone : 613-951-0466
Courriel : ATIP-AIPRP.StatCan@canada.ca

Section 6 : Évaluation de la menace et des risques

La présente partie vise à évaluer la consultation afin de détecter les menaces potentielles et les risques qui pourraient compromettre la confidentialité des renseignements personnels. Elle décrit les mesures de protection qui existent à Statistique Canada, la probabilité qu'une menace devienne réalité et la sévérité des répercussions en ce qui concerne l'atteinte portée à la vie privée et à la protection des renseignements du répondant.

Statistique Canada utilise actuellement de nombreuses mesures de protection pour réduire la probabilité qu'une menace devienne réalité. Ces mesures de protection sont décrites dans les politiques, les pratiques, les outils et techniques de l'organisme.

Les cotes associées à la probabilité qu'une menace devienne réalité, à la sévérité des répercussions et au risque résiduel se définissent comme suit :

Menace : Un événement indésirable ayant le potentiel de compromettre l'intégrité des renseignements personnels ou la confidentialité des données.

Probabilité qu'une menace devienne réalité : la possibilité que la menace devienne réalité, compte tenu des mesures de protection existantes de Statistique Canada. Une cote numérique est utilisée pour évaluer la probabilité qu'une menace devienne réalité.

• Niveau 1 : La menace peut uniquement se concrétiser lorsque des connaissances très pointues ou des installations spécialisées coûteuses sont utilisées ou par l'effet d'un effort soutenu. Il est peu probable que la menace se concrétise.

• Niveau 2 : Il faut posséder certaines connaissances ou installations spécialisées, ou déployer des efforts spéciaux pour que la menace se concrétise ou pour tirer parti de la situation. Il est assez probable que la menace se concrétise.

• Niveau 3 : La probabilité que la menace devienne réalité est très élevée, et une telle situation peut être le fruit d'un acte intentionnel ou accidentel et nécessiter peu ou pas de connaissances ou d'installations spécialisées. Il est très probable que la menace se concrétise.

Incidence : Les répercussions sur la vie privée d'un participant si une menace se concrétise et si ses renseignements sont compromis. L'importance des répercussions ou le genre de répercussions s'exprime par la gravité des conséquences relatives à la vie privée d'une personne.

• Niveau 1 : Préjudice mineur n'ayant causé aucun tort ou embarras à la personne ou lui ayant causé un tort ou un embarras minime.

• Niveau 2 : Préjudice modéré ayant causé un certain tort ou embarras à la personne, mais sans conséquences négatives directes.

• Niveau 3 : Préjudice grave comme un tort ou un embarras permanent qui aura des conséquences négatives directes sur la carrière, la réputation, la situation financière, la sécurité, la santé ou le bien-être de la personne.

Risque résiduel : Une cote numérique est obtenue en évaluant et comparant la probabilité que la menace devienne réalité, compte tenu des répercussions sur la vie privée d'une personne.

Grille d'évaluation de la menace et des risques

Robot conversationnel sur le site Web de Statistique Canada

Certes, le robot conversationnel ne recueille pas de renseignements personnels et les utilisateurs sont invités à ne pas fournir de tels renseignements au cours de la séance de clavardage. Les points suivants traitent toutefois de tous les risques qui pourraient se présenter si des renseignements personnels étaient inclus par inadvertance ou volontairement et compromis avant qu'ils ne soient supprimés manuellement par les personnes réputées être des employées de la Sous-section des relations avec les répondants.

Section 7 : Sommaire de l'analyse et recommandations

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée concernant le robot conversationnel afin de déterminer si celui-ci posait des problèmes sur le plan du respect de la vie privée, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations pour résoudre ou atténuer ces problèmes.

Le présent document résume l'évaluation que Statistique Canada a faite du robot conversationnel en regard de ses répercussions sur le respect de la vie privée. L'évaluation inclut un examen des principes de la protection de la vie privée qui s'appliquent au programme. Elle comprend également une évaluation des risques d'atteinte à la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité des renseignements fournis par les utilisateurs.

Cette évaluation n'a mis au jour aucun risque relatif à la vie privée qui ne puisse être géré au moyen des mesures de protection existantes.

Section 8 : Protocole en cas d'atteinte

Le robot conversationnel respecte les normes de l'organisme en matière de TI et de sécurité physique. La sécurité physique comprend la protection des mots de passe utilisés pour accéder au serveur et à la base de données ou à l'outil, la configuration et l'utilisation d'un coupe-feu. Pour cette raison, les cotes indiquées dans les grilles d'évaluation de la menace et des risques pour un accès non autorisé par un employé de Statistique Canada ou par une personne à l'extérieur de Statistique Canada correspondent à une faible probabilité.

Lorsqu'une atteinte suspectée ou avérée à la protection de la vie privée est découverte (même si elle est peu probable), les étapes énumérées ci-dessous, conformément au Protocole en cas d'atteinte portée aux renseignements personnels et à la protection de la vie privée de Statistique Canada, sont suivies :

• Notification immédiatement de la dirigeante principale de la sécurité et du dirigeant principal de la protection des renseignements personnels. La réponse pourrait inclure une interruption des activités du robot conversationnel.
• Une enquête serait menée en collaboration avec la sécurité ministérielle et la sécurité des TI au terme de laquelle des recommandations seraient faites pour empêcher qu'une telle situation ne se reproduise. Les enquêtes permettent de consigner les circonstances qui ont causé l'atteinte à la protection de la vie privée, et de déterminer les renseignements qui ont été divulgués, y compris les répercussions et les mesures qui ont été prises pour empêcher qu'une telle situation ne se reproduise.
• Dans le cas d'une « atteinte substantielle à la vie privée », Statistique Canada doit, selon la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), avertir le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les « atteintes substantielles » mettent en jeu les renseignements personnels de nature délicate, atteintes qui pourraient selon toute vraisemblance causer des dommages ou un tort sérieux à la personne.
• Selon la nature de l'atteinte, des explications sont fournies aux personnes touchées par la situation ainsi qu'une description des étapes suivies pour supprimer les renseignements qui sont entre les mains de personnes non autorisées. Les personnes seraient également informées qu'elles ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Le nom des personnes dont les renseignements personnels auront été divulgués est communiqué au CPVP et au SCT, y compris les résultats de l'enquête et les mesures prises pour empêcher que la situation ne se reproduise.

Section 9 : Liste de documents supplémentaires

Annexe 1 – Résumé de l'EFVP
Annexe 2 – Avis de confidentialité

Annexe 1 – Résumé de l'EFVP

Robot conversationnel du recensement
Sommaire de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

Afin d'améliorer les services qu'il offre aux répondants, Statistique Canada a décidé d'ajouter une nouvelle méthode de communication sur son site Web du recensement, soit un robot conversationnel. Ce canal automatisé de communication et de service vise à aider les répondants du recensement à soumettre des questions de manière anonyme et à obtenir plus rapidement des réponses à celles-ci, tout en profitant d'une expérience en ligne positive et sécurisée. Cette technologie permettra d'améliorer les services et d'aider les répondants à répondre au questionnaire, ainsi que de créer une expérience en ligne positive et sécurisée.

Même si Statistique Canada offre déjà un formulaire « Contactez-nous »^{Footnote 3} que les utilisateurs peuvent utiliser pour soumettre des questions, le robot conversationnel fournira automatiquement des réponses. Les gens n'auront donc plus à attendre 5 à 10 jours ouvrables pour recevoir une réponse.

Objectif

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le robot conversationnel a été effectuée pour déterminer si des problèmes liés à la protection de la vie privée, à la confidentialité des renseignements personnels et à la sécurité existaient et, le cas échéant, pour faire des recommandations en vue de leur résolution ou de leur atténuation.

Description

Le robot conversationnel sera particulièrement utile lorsque Statistique Canada réalisera des activités de recensement. Au cours du cycle de collecte du Recensement de 2021, l'Assistance téléphonique du recensement (ATR) a reçu plus de 2 millions d'appels. En raison de ce volume sans précédent, 1,2 million d'appels n'ont pas été traités en raison de ressources limitées. De même, la Sous-section des relations avec les répondants de Statistique Canada a reçu 63 000 courriels et 7 000 articles de courrier, ce qui représente une quantité supérieure de 5 fois à celle reçue lors du recensement précédent. L'équipe chargée des médias sociaux (Web2Social) a par ailleurs reçu de nombreuses plaintes concernant le manque de réponses immédiates, les longues files d'attente téléphoniques ou les appels interrompus.

Le robot conversationnel ne recueille aucun renseignement personnel. De plus, un avis de confidentialité (voir l'annexe 2) sera fourni aux utilisateurs au début de la séance de clavardage, leur enjoignant de ne pas partager de renseignements personnels. Cet avis informera par ailleurs les utilisateurs qui fournissent quand même de tels renseignements de ce qui se passera dans un tel cas. Ce dernier utilisera l'intelligence artificielle (IA) pour détecter des mots-clés et ainsi répondre à une question d'un utilisateur. Si un utilisateur a besoin d'aide supplémentaire, le robot conversationnel transférera la conversation à un agent de clavardage en direct. Le contenu extrait des questions et réponses du Recensement de 2021 (p. ex. Qu'est-ce qu'une lettre de recensement? Où puis-je trouver mon code d'accès sécurisé?) est intégré à la programmation du robot conversationnel. Le nouveau contenu sera ajouté au besoin. Comme le robot conversationnel ne prend aucune décision administrative concernant les individus, il n'est pas nécessaire de mener une Évaluation de l'incidence algorithmique.

Statistique Canada a acheté le logiciel et les licences du robot conversationnel auprès d'un prestataire de service. Cet outil a été intégré dans un environnement de développement de la structure du site Web de Statistique Canada avant d'être déplacé dans son environnement de production le 15 janvier 2024. Une évaluation complète de la sécurité a été effectuée le 9 janvier 2024. Le risque a été jugé très faible selon la rétroaction qui a été fournie sur la gestion des risques.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée détermine le niveau de risque (le niveau 1 correspond au plus faible niveau de risque, et le niveau 4, au le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

Conclusion

La présente évaluation du robot conversationnel n'a révélé aucun risque d'entrave à la protection de la vie privée qui ne peut être géré à l'aide des mesures de protection existantes.

Annexe 2 – Avis de confidentialité

Lorsque le robot conversationnel sera lancé, un avis de confidentialité apparaîtra dans une bannière en haut de la fenêtre de clavardage.

Version abrégée de l'avis de confidentialité pour la bannière du robot conversationnel (limite de 600 caractères incluant les espaces) :

Le robot conversationnel est conçu pour fournir des réponses aux questions d'ordre général que vous pourriez avoir concernant le recensement. Veuillez ne fournir aucun renseignement personnel, comme votre nom, votre adresse ou tout autre renseignement d'identification.

Si vous avez des préoccupations ou des problèmes spécifiques qui nécessitent une assistance personnalisée, nous vous recommandons de communiquer avec nos canaux de soutien dédiés. Des professionnels qualifiés se feront un plaisir de vous aider.

Pour en savoir plus, consultez la section « Confidentialité » de la page (nom de la page Web).

Avis de confidentialité détaillé disponible pour les répondants sur (hyperlien vers la page Web de StatCan) :

Le robot conversationnel est conçu pour fournir des réponses aux questions d'ordre général que vous pourriez avoir concernant le recensement. Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels, tels que votre nom, votre adresse ou toute autre information d'identification, comme ils ne sont pas nécessaires pour répondre aux demandes de renseignements générales liées au recensement.

Dans l'éventualité où des utilisateurs décidaient tout de même de partager des renseignements personnels, de tels renseignements seraient manuellement supprimés des transcriptions du robot conversationnel. Ces transcriptions pourraient être conservées de façon anonyme pendant une période de trois mois sous la forme d'une compilation destinée à évaluer la qualité du service et à répondre aux besoins des utilisateurs.

Si vous avez des préoccupations ou des problèmes spécifiques qui nécessitent une assistance personnalisée, nous vous recommandons de communiquer avec nos canaux de soutien dédiés. Des professionnels qualifiés se feront un plaisir de vous aider.

Si vous avez des questions, veuillez consulter notre site Web à l'adresse www.recensement.gc.ca, où vous pourrez aussi clavarder en ligne avec nous, ou composez le 1-833-835-2024. Les répondants qui utilisent le service ATS (pour les personnes ayant une déficience auditive ou un trouble de la parole) doivent composer le 1-833-830-3109. Vous pouvez également utiliser des services de relais vidéo.

Le logiciel NetSupport est nécessaire pour que notre organisation puisse fournir un Programme efficace de surveillance aux fins de contrôle de la qualité. Il permettra aux superviseurs de fournir une rétroaction complète aux commis à la collecte des données sur les compétences essentielles à détenir dans des domaines qui ne peuvent être abordés uniquement par l'intermédiaire d'une observation audio. La présente évaluation démontre que les risques liés à l'utilisation de NetSupport sont largement compensés par la fonction cruciale qu'il remplit. L'application est essentielle pour fournir les données de formation, de soutien et d'encadrement nécessaires pour que les commis à la collecte des données répondent à nos normes les plus élevées en matière de contrôle de la qualité des données.

Objectif

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée afin de déterminer s'il y avait problèmes de protection de la vie privée, de confidentialité et de sécurité en ce qui concerne l'utilisation de NetSupport dans le cadre du Programme de surveillance aux fins de contrôle de la qualité, et, le cas échéant, de formuler des recommandations quant à leur résolution ou leur atténuation.

Aperçu

Conformément au mandat législatif qu'il doit remplir en vertu de la Loi sur la statistique, Statistique Canada doit recueillir auprès des répondants des renseignements sur divers sujets. Pour s'acquitter de ce mandat, il incombe à l'organisme d'atteindre les objectifs de maintien d'un haut niveau de contrôle de la qualité et d'assurer une gestion efficace du rendement des employés. Le Programme de surveillance aux fins de contrôle de la qualité a été établi dans les bureaux régionaux afin d'atteindre ces objectifs. Il est toutefois inefficace en l'absence d'observations visuelles d'interviews téléphoniques.

Le logiciel NetSupport est une application tierce qui répondra au besoin d'effectuer des observations visuelles lors de séances de surveillance d'interviews téléphoniques. Pour notre utilisation, l'application permettra à un ensemble d'utilisateurs (c.-à-d. les superviseurs de la collecte des données) d'observer visuellement les écrans des autres utilisateurs (c.-à-d. les commis à la collecte des données) aux seules fins de la gestion du rendement et du contrôle de la qualité. Le logiciel permettra aux superviseurs d'évaluer en temps réel les compétences des commis à la collecte des données, de veiller à la qualité des données et d'établir des domaines d'amélioration dans le processus d'interview. Par conséquent, la qualité et le niveau de détail de la rétroaction sur le rendement que les superviseurs peuvent fournir aux commis à la collecte des données sont considérablement améliorés. À aucun moment, les renseignements consultés par l'intermédiaire de NetSupport ne seront enregistrés, recueillis ou enregistrés par le logiciel.

En ce qui concerne les répercussions sur la protection des renseignements personnels liées à NetSupport, des mesures sont en place pour veiller à ce que les parties concernées soient informées. Les commis à la collecte des données seront informés de la possibilité d'être observés par l'intermédiaire de leur convention collective, de la formation qu'ils reçoivent et du texte d'interview qu'ils auront lu. Les répondants aux enquêtes de Statistique Canada seront informés de l'activité surveillance au début de l'interview par l'intermédiaire d'un énoncé type dans nos textes d'enquête qui indiquent qu'il est possible qu'un superviseur écoute l'appel à des fins de contrôle de la qualité.

Bien que NetSupport ne permette pas de sauvegarder ou d'enregistrer des renseignements personnels, les utilisateurs du logiciel auront accès aux renseignements personnels des répondants qui seront visibles à l'écran des commis à la collecte des données. Ces renseignements peuvent contenir des renseignements permettant d'identifier les répondants, tels que des noms, des adresses, des âges et d'autres données démographiques, ainsi que des réponses aux questions de nos enquêtes. Compte tenu du caractère confidentiel de ces renseignements, l'utilisation de NetSupport se limitera aux superviseurs et aux gestionnaires qui ont prêté le serment professionnel. De tels employés suivent une formation sur la façon de traiter et de protéger les renseignements confidentiels qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la statistique.

Notre organisme prend les précautions nécessaires pour limiter le nombre de risques liés à l'utilisation de NetSupport pour les répondants et les employés. Par exemple, l'utilisation de NetSupport sera seulement réservée à l'observation du rendement lié au travail et pour des durées limitées (p. ex. 20 minutes). Les paramètres d'utilisateur seront également restreints afin de désactiver les fonctionnalités qui vont au-delà de la surveillance du rendement. (p. ex. des enregistrements audio ou vidéo) afin d'assurer le respect des procédures de sécurité. De plus, les autorisations liées aux comptes d'utilisateur seront normalisées et harmonisées avec les procédures de sécurité interne.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée détermine le niveau de risque (le niveau 1 correspond au plus faible niveau de risque, et le niveau 4, au le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

Conclusion

La présente évaluation de NetSupport n'a révélé aucun risque d'entrave à la protection de la vie privée qui ne peut être géré à l'aide des mesures de protection existantes.

Section 1 : Aperçu

Les modifications suivantes doivent être appliquées à la Modification de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada – Sondage sur le mieux-être des employés (SME) d'Emploi et Développement social Canada (EDSC) (signés par le statisticien en chef du Canada le 26 septembre 2022) :

EDSC a déterminé qu'il devait avoir accès aux microdonnées du SME d'EDSC pour mener des analyses plus complexes que ce qui était envisagé à l'origine et au-delà des capacités du système d'accès à distance en temps réel (ADTR) ^{Note de bas de page 1},^{Note de bas de page 2} (décrit dans l'EFVP du SME d'EDSC). Ainsi, Statistique Canada partagera avec EDSC un sous-ensemble du fichier-maître (microdonnées entièrement anonymisées de tous les répondants), sous la forme d'un fichier de partage de microdonnées, c.-à-d. un ensemble de données analytique excluant les identificateurs directs qui comprend uniquement les renseignements des répondants qui ont fourni un consentement éclairé par écrit à partager leurs renseignements avec EDSC au terme du sondage. Un protocole d'entente au sujet de ce partage de l'information tirée du Sondage sur le mieux-être des employés d'EDSC (PE) en vertu de l'article 12 de la Loi sur la statistique, englobe des conditions strictes qui comprennent ce qui suit, sans toutefois s'y limiter :

• EDSC consent à garder les réponses au sondage confidentielles et consent à ne pas apparier les renseignements partagés à tout autre enregistrement ou fichier de données, pour quelque raison que ce soit, y compris pour identifier une personne.
• EDSC utilisera les renseignements à des fins statistiques et de recherche uniquement.
• EDSC prendra les mesures nécessaires pour protéger les renseignements conformément aux exigences en matière de sécurité qui satisfont ou dépassent celles de Statistique Canada pour le stockage, l'accès (physique et à distance) et la destruction des renseignements partagés.

De plus, EDSC ajoutera une variable de Catégorie de travailleur au fichier de coordonnées des répondants fourni à Statistique Canada aux fins d'intégration aux résultats analytiques finaux, y compris ceux qui sont fournis dans le fichier de partage à EDSC. La catégorie de travailleurs indiquera si l'employé est un cadre de direction, un gestionnaire ou un employé.

Une analyse de la protection de la vie privée de ces modifications suit; elle vise à compléter les renseignements qui se trouvent dans la Modification initiale de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada – Sondage sur le mieux-être des employés (SME) d'Emploi et Développement social Canada (EDSC). Veuillez noter que seules les sections applicables auront des changements mis en évidence. Pour toutes les autres sections, veuillez consulter la version originale de la Modification initiale de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada – Sondage sur le mieux-être des employés (SME) d'Emploi et Développement social Canada (EDSC).

Section 2 : Détermination et catégorisation des secteurs de risque

La détermination et la catégorisation des secteurs de risque restent inchangées.

Section 3 : Analyse des éléments de renseignements personnels du programme ou de l'activité

Parmi les changements, notons ce qui suit :

Nécessité

La fourniture d'un fichier de partage qui comprendra uniquement les renseignements des répondants qui ont donné leur consentement à partager leurs réponses avec EDSC est requise par EDSC pour mener une analyse approfondie des résultats du sondage. L'ADTR permet uniquement des statistiques descriptives (les utilisateurs du système d'ADTR peuvent calculer des fréquences, des moyennes, des centiles, des répartitions en pourcentage, des proportions, des ratios et des parts^{Note de bas de page 3}) et ne soutient pas l'analyse complexe, comme les régressions linéaires multivariées (c.-à-d., un résultat continu est prédit par un ensemble de variables) ou logistiques (c.-à-d., un résultat binaire est prédit par un ensemble de variables) ainsi que des modèles de parcours (c.-à-d., la combinaison de plusieurs régressions multivariées dans un modèle unique pour mettre à l'essai des chaînes d'associations mettant en cause de nombreuses variables descriptives et de nombreux résultats) qui pourraient aider EDSC à mieux comprendre les liens entre la santé psychologique et d'autres variables clés.

EDSC profitera du fichier de partage et de l'ajout de la variable de Catégorie de travailleurs, car cela leur permettra de mener les analyses plus complexes qui sont typiques à ce domaine de recherche sur le mieux-être des employés (comme décrit dans la modification initiale) et de maximiser l'utilisation efficace des données du sondage, en comprenant les résultats du sondage par catégorie de travailleurs, entre autres domaines. On s'attend aussi à ce que les employés d'EDSC profitent des conclusions de l'analyse plus approfondie des résultats du sondage, ce qui devrait permettre une meilleure compréhension de leur situation par rapport au marché du travail et éclairer le processus décisionnel d'EDSC dans le cadre de leurs efforts pour mieux appuyer le mieux-être des employés. Par exemple, les analyses supplémentaires menées par EDSC pourraient permettre de déterminer d'autres groupes d'employés qui sont à risque de quitter le ministère en raison de conditions de travail insatisfaisantes relativement à leur propre secteur. À ce titre, EDSC pourrait consentir des efforts concertés pour améliorer la situation et le mieux-être de ces secteurs particuliers en utilisant des stratégies ciblées. En définitive, les Canadiens qui utilisent les services d'EDSC seront gagnants, alors qu'ils auront une fonction publique plus efficace et plus résiliente.

Efficacité — Hypothèses de travail

Le fichier de partage permettra à EDSC de mener une analyse plus exhaustive que par l'entremise de l'ADTR, car la capacité de réaliser des fonctions statistiques plus avancées telles que la régression linéaire et logistique multivariée, les analyses de facteurs (c.-à-d., si les questions du sondage visant à mesurer un facteur ont été assez efficaces pour le faire à travers différents sous-groupes d'employés), l'analyse du parcours (c.-à-d., la combinaison de plusieurs régressions multivariées dans un modèle unique pour tester les chaînes d'associations mettant en cause de nombreuses variables descriptives et de nombreux résultats), l'analyse de dominance (c.-à-d., une technique utilisée pour établir un ordre d'importance relative lors de l'utilisation de multiples variables descriptives dans une analyse de régression), les analyses de médiation (c.-à-d., la détermination de variables d'intervention qui transmettent les effets des variables descriptives aux résultats) et de modération (c.-à-d., la détermination des variables qui ont une incidence sur l'association entre les variables descriptives et les résultats), ou l'analyse de profil latent (c.-à-d., la classification des employés dans des groupes distincts selon leurs similarités) devraient permettre de mener des analyses plus ciblées relativement au mieux-être des employés. Ces analyses plus complexes pourraient donner lieu à des perspectives plus nuancées qui permettront de déterminer les éléments clés pour mieux délimiter et comprendre les données, permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées et d'élaborer des stratégies plus personnalisées et de faire des interventions efficaces afin d'améliorer le mieux-être des employés et en définitive, une main-d'œuvre plus efficace (p. ex., taux d'absentéisme moins élevés) mieux apte à servir les Canadiens. La variable supplémentaire (Catégorie de travailleur) permettra de déterminer les différences entre les groupes de cadres supérieurs, de gestionnaires et d'employés, car il pourrait y avoir d'importantes nuances qui nécessitent des interventions distinctes.

Proportionnalité

En plus de Statistique Canada qui fournit un sommaire des résultats agrégés et EDSC qui a l'option d'utiliser le service d'ADTR pour soumettre des requêtes pour bâtir des tableaux de données de base comme décrit dans l'EFVP initiale, la fourniture d'un fichier de partage permettra d'obtenir une plus grande variété d'analyses et de profiter encore plus des réponses au sondage, au-delà de ce qui était prévu aux fins de diffusion, tout en continuant de respecter la vie privée et la confidentialité des répondants en partageant uniquement les données anonymisées de ceux qui ont donné leur consentement éclairé à partager leurs renseignements avec EDSC à des fins statistiques et de recherche uniquement. Ces analyses de données plus éclairantes permettront à EDSC d'adopter des modifications de politiques plus efficaces qui touchent de façon plus proportionnelle certains groupes ou sous-groupes afin d'améliorer le mieux-être général des employés dans l'ensemble du ministère. Par exemple, il serait peut-être préférable de se concentrer sur la réduction de l'interférence travail-vie personnelle pour certaines unités organisationnelles au sein d'EDSC, alors que pour d'autres, la réduction de la charge de travail pourrait être une manière plus efficace d'améliorer leur mieux-être et leur fonctionnement psychologique au travail, ou peut-être serait-il nécessaire d'insister davantage sur la clarification des rôles et des attentes liés à leurs postes.

À l'instar d'autres variables fournies par EDSC pour créer la base de sondage des répondants, il y a une réduction proportionnelle du fardeau du répondant en utilisant plus de renseignements administratifs d'EDSC pour annexer la variable de Catégorie de travailleurs au fichier de partage, plutôt que de mener un nouveau sondage pour recueillir l'information directement. L'inclusion de cette variable devrait être avantageuse pour comprendre le mieux-être à différents niveaux de la hiérarchie des travailleurs à EDSC. La variable supplémentaire représente une intrusion minimale et proportionnelle comparativement aux avantages d'être en mesure de mieux tenir compte des résultats du sondage désagrégés à ce niveau pour tous les segments de l'effectif. EDSC a effectué des analyses en fonction de la catégorie de travailleurs auparavant et a découvert d'importantes différences entre les cadres de direction, les gestionnaires et les employés en ce qui a trait à leur mieux-être. Ces constatations sont le miroir des résultats d'autres sondages (sur le mieux-être) des employés qui ont aussi permis de découvrir des différences entre les cadres de direction et les non-cadres sur le plan de leur santé psychologique. L'ajout de cette variable au fichier de données leur permettra aussi de désagréger les résultats selon la catégorie de travailleur et de personnaliser leurs interventions et leurs politiques pour les adapter à chaque secteur. En utilisant ce processus personnalisé, EDSC pourrait être en meilleure posture pour répondre aux besoins particuliers de ces groupes, améliorer le mieux-être général de ses employés et être en mesure de mieux servir les Canadiens.

Autres options :

Sans fichier de partage, les seules solutions de rechange pour permettre à EDSC d'accéder aux microdonnées d'une manière qui permet tout de même le calcul des indicateurs de qualité serait l'ADTR (abordé dans l'EFVP initiale du SME d'EDSC). Cependant, cette méthode n'appuierait pas les analyses plus complexes typiques à ces types de sondages sur le mieux-être. Donner à EDSC l'accès au fichier-maître dans les CDR n'est pas non plus une option, car certains répondants n'ont pas donné leur consentement à partager leurs renseignements avec EDSC; un fichier personnalisé comportant uniquement les données des répondants qui ont donné leur consentement à partager leurs données avec EDSC doit par conséquent être créé.

La seule solution de rechange à l'annexion de la variable de Catégorie de travailleur au fichier de coordonnées du répondant serait une collecte directe de cette information auprès des répondants, ce qui pourrait être beaucoup trop lourd en raison de la lassitude des répondants et du risque de sacrifier la qualité et l'exactitude des statistiques.

Section 7 : Sommaire de l'analyse et recommandations

Le sommaire de l'analyse et les recommandations restent inchangés.

Section 8 : Protocole en cas d'atteinte à la protection de la vie privée

Le protocole en cas d'atteinte à la protection de la vie privée reste inchangé.

Section 9 : Liste des documents supplémentaires

Introduction

Il s’agit d’une évaluation complémentaire liée aux activités évaluées à l’origine dans le cadre de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour les sondages sur le mieux-être des employés (SME) et les sondages éclair.

Objet

Le projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre a fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d'établir s'il présentait des problèmes touchant la protection de la vie privée, la confidentialité et la sécurité et, le cas échéant, de formuler des recommandations permettant d'atténuer ou de régler de tels problèmes.

Description

L'objectif de la composante du SME du projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre de Statistique Canada (StatCan) est de permettre de mieux comprendre les facteurs qui ont contribué à la non-réponse des employés qui auraient pu participer à la collecte de données du SME en novembre et en décembre 2021, mais qui ont choisi de ne pas le faire. Le programme du SME comprend un sondage principal et une série de sondages éclair soumis aux employés de StatCan, tous réalisés en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Il a été conçu pour aider à évaluer et à améliorer le mieux-être des employés dans l'ensemble de l'organisme, mais le taux de réponse au plus récent sondage s'est élevé à seulement environ 56 %. Le projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre permettra d'effectuer un suivi auprès d'un petit échantillon de non-répondants au SME au moyen d'une méthodologie d'échantillonnage déterminé selon les répondants afin de joindre les employés qui sont réticents, ou qui n'ont pas tendance à répondre à des approches d'enquête plus traditionnelles. De brèves interviews sur place seront menées par l'équipe de la mobilisation consultative de la Division des relations avec les intervenants et de la mobilisation. Les participants seront encouragés et informés sur les moyens de recruter d'autres participants parmi leurs pairs, qui communiqueront à leur tour avec l'équipe de la mobilisation consultative afin de fixer un rendez-vous pour une interview.

Le projet pilote répond à un besoin opérationnel en ressources humaines (mise à jour des politiques liées au programme pour inciter les non-répondants — dans ce cas, les employés — à répondre aux futurs sondages) au moyen d'un échantillonnage déterminé selon les répondants pour joindre les non-répondants au SME et les convaincre de participer.

Les activités suivantes seront menées pour tenir compte de la nouvelle orientation :

1. Projet pilote sur les populations difficiles à joindre
   Le projet pilote vise les non-répondants au SME. Chaque participant sera convié à une brève interview sur place de 15 minutes avant de recevoir un « code-coupon » qu'il sera invité à transmettre à 3 de ses collègues. À leur tour, ces personnes secondaires (recrutées) seront également invitées à faire de même jusqu'à la fin de l'activité d'échantillonnage déterminé selon les répondants. L'étude de suivi vise le recrutement de 300 participants échelonné sur six à huit vagues, en espérant que l'échantillon réalisé atteigne un caractère pseudo-aléatoire. En plus du contenu lié spécifiquement à la non-réponse, le questionnaire de l'étude permettra de recueillir des données démographiques, une autoévaluation par les participants du nombre de pairs faisant partie de leur « réseau personnel », et un certain nombre d'indicateurs du mieux-être (comme le demande le SME). Les éléments démographiques et les éléments du mieux-être retenus seront utilisés, respectivement, pour évaluer le caractère aléatoire de l'échantillon réalisé et pour mesurer la relation entre le sujet du SME et la non-réponse.
2. Suivi du SME et utilisation des résultats
   Le questionnaire de suivi permettra d'étudier les besoins opérationnels en ce qui concerne la non-réponse au sondage. Ces besoins opérationnels visent les obstacles et les facteurs de réponse aux sondages qui peuvent, respectivement, entraver ou renforcer la volonté des employés de participer à de futures recherches fondées sur des sondages (p. ex. la deuxième vague du SME ou d'autres sondages internes).
   Les besoins opérationnels à satisfaire sont liés à la détermination des facteurs qui sont de nature psychosociale (p. ex. la charge de travail, l'épuisement professionnel) et de ceux qui ne le sont pas (p. ex. une explication inadéquate de l'objectif du sondage, les avantages liés à la réalisation du sondage). Ainsi, les interviews sur place comprendront des questions visant à étudier les divers obstacles et facteurs que les non-répondants ont pu rencontrer et qui ont contribué à leur non-réponse au sondage initial. En outre, un sous-ensemble limité de questions du SME d'origine a été inclus; elles peuvent être considérées comme des obstacles ou des facteurs psychosociaux.
   Afin de répondre à ces besoins opérationnels, les microdonnées dépersonnalisées de l'étude pilote seront utilisées pour effectuer des analyses statistiques des différences entre les réponses des participants à l'étude pilote et les renseignements recueillis précédemment auprès des répondants au SME. Toute désagrégation des données ne sera envisagée que si les sous-échantillons d'intérêt (p. ex. le sexe) sont suffisamment grands pour atténuer tout problème potentiel de confidentialité et se prêtent à une analyse statistique.
   Seuls les produits statistiques agrégés conformes aux dispositions en matière de confidentialité concernant ce qui aurait été requis si les données avaient été recueillies en vertu de la Loi sur la statistique seront pris en compte pour la diffusion. Les résultats de la recherche, s'ils sont diffusés en dehors de l'équipe du projet, le seront sous la forme de publications universitaires évaluées par les pairs.

Détermination et catégorisation des secteurs de risque

L'EFVP détermine le niveau de risque potentiel (le niveau 1 représentant le risque le plus faible et le niveau 4, le risque le plus élevé) associé aux secteurs de risque suivants :

Conclusion

Cette évaluation complémentaire du projet pilote interne sur les populations difficiles à joindre n’a mis au jour aucun risque d’atteinte à la vie privée qui ne puisse être géré au moyen des mesures de protection existantes.

Sommaire de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été réalisée pour évaluer les modifications apportées à Microsoft 365.

Objectif

On a mené une modification à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour Microsoft 365 (M365) afin de déterminer si, entre autres, les modifications apportées à ce produit soulève des problèmes ou des questions sur le plan de la protection de la vie privée, de la confidentialité et de la sécurité, et, le cas échéant, de formuler des recommandations en vue de les résoudre ou de les atténuer.

Description

Les modifications suivantes sont apportées à l'EFVP de Microsoft 365 (signée par le statisticien en chef du Canada le 5 octobre 2021) :

• L'application Teams de Microsoft 365 comprend désormais une fonctionnalité de voix sur IP (VoIP) que les intervieweurs des Opérations des enquêtes statistiques peuvent utiliser à la place des téléphones traditionnels pour réaliser des interviews téléphoniques assistées par ordinateur (ITAO).
• Microsoft 365 peut désormais aussi être utilisé avec des personnes réputées être employées pour discuter de renseignements personnels ou de renseignements statistiques de nature délicate.
• Les utilisateurs ne sont plus dissuadés de fournir les renseignements du profil personnel dans Microsoft 365.
• Les renseignements statistiques de nature délicate qui peuvent être contenus ou mentionnés dans Microsoft 365 peuvent désormais inclure les données avant diffusion.

Détermination et catégorisation des secteurs de risque

La détermination et la catégorisation des secteurs de risque restent inchangées.

Conclusion

La présente évaluation des modifications apportées à Microsoft 365 n'a pas permis de déterminer de risques relatifs à la vie privée qui ne peuvent pas être gérés à l'aide des mesures de protection existantes.

Sondage sur le mieux-être des employés (SME) d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) en vertu de la Loi sur la statistique
Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

La présente modification s'applique à l'EFVP des Sondages sur le mieux-être des employés et des sondages éclairs (signée par le statisticien en chef du Canada le 5 novembre 2021) et doit également être considérée comme un supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada pour les activités d'enquête statistique, étant donné que le SME d'EDSC sera mené conformément à la Loi sur la statistique selon le principe de recouvrement des coûts pour le client, EDSC, et sera effectué auprès des employés d'EDSC par Statistique Canada.

Objectif

Une modification de l'EFVP des Sondages sur le mieux-être des employés ainsi que des sondages éclairs et un supplément à l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada — SME d'EDSC en vertu de la Loi sur la statistique ont été réalisés pour déterminer si cette activité posait des problèmes de protection de la vie privée, de confidentialité ou de sécurité et, le cas échéant, pour formuler des recommandations en vue de résoudre ou d'atténuer ces problèmes.

Description

La version originale du SME était réalisée en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) auprès des employés de Statistique Canada et des Opérations des enquêtes statistiques, et les données étaient examinées dans les Sondages sur le mieux-être des employés — EFVP, tandis que cette nouvelle collecte sera effectuée en vertu de la Loi sur la statistique selon un principe de recouvrement des coûts pour EDSC auprès de ses employés. Ainsi, bien que l'Évaluation générique des facteurs relatifs à la vie privée de Statistique Canada traite de la plupart des risques pour la vie privée et la sécurité liés aux activités statistiques menées par Statistique Canada, cette modification et ce supplément sont nécessaires pour décrire la façon dont le cadre interne des activités liées aux renseignements personnels des ressources humaines qui fonctionne en vertu de la LGFP (le SME original) est modifié pour recueillir des renseignements personnels à l'externe en vertu de la Loi sur la statistique.

• Le SME d'EDSC sera réalisé une seule fois, avec la possibilité de cycles futurs.
• Un changement important est à noter : contrairement à l'analyse originale du SME, les activités de couplage visant les fichiers de renseignements personnels suivants ne seront pas réalisées pour le SME d'EDSC :
  • Présences et congés (POE 903)
  • Dossier personnel d'un employé (POE 901)
  • Équité en emploi et diversité (POE 918)
  • Langues officielles (POE 906)
  • Dotation (POE 902)
  • Rémunérations et avantages (POE 904)
• Une autre modification a été apportée à l'enquête : le fichier de l'échantillon sera fourni par EDSC, et il sera apparié, après la collecte, à la base de sondage qui sera établie par Statistique Canada à partir du Fichier des titulaires. Le fichier de l'échantillon contiendra des renseignements personnels de base pour chacun des employés d'EDSC (nom et prénom, adresse électronique, première langue officielle et code d'identification de dossier personnel [CIDP]). Le Fichier des titulaires, fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor, est un extrait du système de paie de Services publics et Approvisionnements Canada. Le Fichier des titulaires est le fichier administratif le plus exhaustif dont disposent les institutions du gouvernement du Canada, en raison de sa relation avec la rémunération et la dotation. Bien qu'il contienne un grand nombre de renseignements sur les employés, leur poste, leur statut et leur rémunération, seul un petit nombre de variables sont requises et retenues du fichier pour être incluses dans la base de sondage, qui ne sera utilisée qu'à l'interne à Statistique Canada aux fins de traitement statistique (voir l'article 4 pour en savoir plus sur les variables extraites du Fichier des titulaires pour les employés d'EDSC).
• Du nouveau contenu a été ajouté au questionnaire :
  • Questions sur l'unité organisationnelle à un niveau de granularité qui décrit où, au sein du portefeuille d'EDSC, un employé travaille, jusqu'à la division ou la région (niveau 4), afin de garantir que les environnements de travail divers mais distincts que l'on trouve dans les portefeuilles et les régions sont représentés et identifiables dans les données.
  • Questions du fichier de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor pour Équité en emploi et diversité (POE 918) qui comprennent l'identité autochtone, le sexe et les renseignements sociodémographiques.
    • Ces questions fourniront un contexte important permettant de comprendre les défis uniques auxquels doivent faire face des populations uniques qui soutiennent l'appel à l'action sur l'équité, la diversité et l'inclusion « Rien sur nous, sans nous ».
  • Une question « Diriez-vous que vous êtes : Hétérosexuel, Lesbienne ou gai, Bisexuel, ou veuillez préciser » qui fournit des renseignements importants sur les expériences uniques que peuvent vivre les personnes interrogées en fonction de leur identité.
  • Une question « Sur une échelle de 1 à 10, où 1 signifie "Pas d'importance" et 10, "Importance capitale", quelle importance est accordée à la santé et à la sécurité psychologiques au sein d'EDSC? » afin de déterminer l'importance que les employés accordent à certains services ou programmes.
  • Une question « Selon vous, où en est EDSC en ce qui concerne la création et le maintien d'un environnement de travail sain et sécuritaire sur le plan psychologique? Utilisez une échelle de 1 à 10, où 1 signifie « Au tout début » et 10, « Politiques, programmes et services de soutien bien établis et maintenus en place », afin d'évaluer la perception des employés quant au degré de maturité de la mise en œuvre de la stratégie de santé mentale d'EDSC.
  • Une question « Vous trouverez ci-dessous une liste des services de soutien en milieu de travail offerts aux employés pour les aider à faire face aux situations difficiles et aux problèmes liés à la santé mentale. Veuillez indiquer tous les services de soutien que vous connaissez : » afin de comprendre les programmes dont les employés sont au courant.

Identification et classement des secteurs de risque

L'identification des secteurs de risque a changé par rapport à l'EFVP originale des Sondages sur le mieux-être des employés et des sondages éclairs dans les sous-sections suivantes; le risque pour la vie privée a diminué.

Conclusion